1

VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN CJVV GEHOUDEN OP

9 DECEMBER 2013

aanwezig: de presentielijst is getekend door 40 personen.

1. Opening.

De voorzitter heet de aanwezigen welkom. Freek van Slooten opent de vergadering door lezing uit 1 Korintiërs

9: 24- 26, over het lopen en het behalen van de prijs in de vorm van een onvergankelijke erekrans. Hierin wordt

een parallel getrokken tussen geloof en sport.

2. Mededelingen en ingekomen stukken.

De secretaris deelt mee berichten van verhindering te hebben ontvangen van Peter Coenen, Chris Smits, Marco

Floor, Gert Prosman en Han Kempenaar.

3. Verslagen van de algemene ledenvergaderingen d.d. 10 december 2012 en 22 april 2013.

De verslagen worden ongewijzigd vastgesteld. Er zijn geen vragen naar aanleiding van de verslagen.

4. Verslag kascommissie.

De penningmeester reikt een nieuwe versie van de jaarrekening uit. In de versie die bij de voor de vergadering

verspreide stukken is gevoegd, is post 8590 Overige opbrengsten € 160 te laag. Daardoor neemt het positieve

resultaat ook met € 160 toe en komt daarmee op € 11.697,82.

De Kascommissie heeft gecontroleerd op basis van deze bijgestelde jaarrekening.

Eline Werkman leest het verslag van de Kascommissie, die naast haar bestond uit Henk Glashorst, voor. De

commissie heeft de boekhouding gecontroleerd en concludeert dat de balans en de resultatenrekening een goede

weergave geven van de werkelijkheid en geen onregelmatigheden laten zien. De Kascommissie complimenteert

de penningmeester en stelt voor het bestuur decharge te verlenen over het gevoerde financiële beleid over het

boekjaar 2012-2013.

Verder doet de Kascommissie de aanbeveling om de commissie met één persoon uit te breiden en de zittingsduur

van de leden te verlengen met een jaar om op die wijze voor voldoende continuïteit te zorgen. Tenslotte adviseert

de Kascommissie om kritisch te kijken naar de kosten in verband met de lasten die de uitbreiding van het

clubgebouw met zich meebrengt. Zo is bijvoorbeeld op de begroting geen rekening gehouden met extra

verzekeringskosten vanwege de uitbreiding van het clubgebouw.

De secretaris deelt mee dat voor uitbreiding van de omvang van de Kascommissie en de zittingsduur van de

leden een wijziging van de statuten nodig is. Hiertoe zal in de volgende algemene ledenvergadering een voorstel

tot statutenwijziging moeten worden voorgelegd en goedgekeurd.

Aart van de Hazel vraagt of een lid van de Kascommissie lid van de vereniging moet zijn of dat je ook een

externe hiervoor kan inhuren. De secretaris antwoordt dat in de statuten is bepaald dat indien de werkzaamheden

van de Kascommissie bijzondere boekhoudkundige kennis vergen, de commissie zich, voor rekening van de

vereniging, door een deskundige kan doen bijstaan.

Omdat het clubgebouw juridisch eigendom is van de gemeente, schijnt volgens de penningmeester het eigen

aandeel in de verzekering gedekt te zijn via gemeente of de SRO. Hij zal dit nader uitzoeken.

5. Jaarrekening 2012/2013.

2

De penningmeester licht de balans en de jaarrekening nader toe. Het resultaat is positief, ondanks dat een

vrijwilliger geld heeft ontvreemd uit de kantinekas. Het positieve resultaat komt voor een groot deel door lagere

personeelskosten.

Willem Homan vraagt hoeveel geld er is ontvreemd. De penningmeester antwoordt dat dit niet vastgesteld kan

worden omdat onduidelijk is over welke periode er is ontvreemd en hoeveel geld er elke keer is weg genomen.

Hij wijst er op dat als gevolg van de diefstal de winstmarge op de kantine-omzet erg laag is: slechts 82,1% tegen

89,7% in het voorgaande seizoen, terwijl minimaal 100% het streven is. Van de diefstal is aangifte gedaan bij de

politie. De zaak is nog onder rechter.

Er zijn verder geen vragen over de jaarrekening en de balans.

Op voorstel van de Kascommissie verleent de ledenvergadering het bestuur decharge over het gevoerde

financiële beleid.

De vergadering gaat akkoord met het voorstel om het positieve resultaat van € 11.697,80 toe te voegen aan het

eigen vermogen en als volgt te verdelen: € 1.000,-- naar de reserve personeel, € 2.046,-- naar de reserve

nieuwbouw en € 8.651,80 naar de algemene reserve.

De vergadering stelt de balans en de jaarrekening vast.

6. Benoeming kascommissie

Henk Glashorst treedt af als lid van de kascommissie. Eline Werkman blijft. Tot nieuwe leden worden benoemd

Willem Homan en Job van de Bovenkamp. Met de benoeming van Job van de Bovenkamp wordt al een

voorschot genomen op de in de volgende algemene ledenvergadering te formaliseren uitbreiding van de

Kascommissie. Bij deze uitbreiding is de benoeming van een reserve-lid niet meer nodig.

7. Jaarverslag 2012/2013

Er zijn geen vragen naar aanleiding van het bij de vergaderstukken gevoegde jaarverslag.

De vergadering stelt vervolgens het jaarverslag vast.

8. Bestuursverkiezing

Joop Bliekendaal en Jacqueline Roest treden af als bestuurslid. De voorzitter bedankt beiden met een bloemetje

en een cadeau voor hun inzet. Gelukkig betekent dit niet het einde van hun werkzaamheden voor CJVV. Beiden

blijven als vrijwilliger actief.

De aftredende en herkiesbare bestuursleden Hidde ten Hoor, Frans Kolijn en Peter van de Kamp worden

herbenoemd.

In de vacature ontstaan door het aftreden van Joop Bliekendaal wordt benoemd Paul Tulp.

Het bestuur wordt gemachtigd zelf te voorzien in de benoeming van één of meer nieuwe bestuursleden in de

door het aftreden van Jacqueline Roest ontstane vacature.

9. Beleidsspeerpunten 2013/2014

De voorzitter licht de beleidsspeerpunten voor het lopende seizoen toe. Het overkoepelende thema is Positief

scoren. De gedachte achter dit thema is om vanuit het vele dat goed gaat (“positief”) verder te werken aan

verbetering (“scoren”). Hij roept iedereen op daar samen met het bestuur het komende jaar de schouders onder

zetten. Om invulling te geven aan dit thema zijn voor elke bestuursportefeuille doelen geformuleerd.

Willem Homan stelt voor een beleidsdoelstelling te formuleren voor de opbouw van de vereniging. Hoeveel

teams willen we in elke geleding van de vereniging hebben? De voorzitter antwoordt dat we impliciet wel een

ideale samenstelling van de vereniging in gedachten hebben. Maar dit is niet expliciet verwoord. Het lijkt hem

goed om dat te doen. Zeker nu de ledenaanwas bij de jongste pupillen achter blijft.

3

De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde beleidsspeerpunten.

10. Begroting 2013/2014

De penningmeester licht de begroting voor het seizoen 2013/2014 toe. Voor het eerst is er ook een financiële

doorkijk naar het daarop volgende seizoen opgenomen, omdat het seizoen 2013/2014 een overgangsjaar is. De

doorkijk is met name bedoeld om duidelijk te maken hoe de exploitatie verandert als gevolg van de verhuur van

de nieuwe ruimtes in het clubgebouw. Ook de invoering van de werkkostenregeling is in die doorkijk

meegenomen. Daardoor zullen de personele kosten naar verwachting met € 6000 toenemen, omdat netto-

kostenvergoedingen fors worden beperkt. Verder zijn in de doorkijk de eenmalige extra inkomsten van het

Amersfoorts Voetbalkampioenschap in de vorm van entree en extra kantine-omzet meegenomen.

Arie van Barreveld constateert dat er geen bedrag is geraamd voor klein onderhoud. De penningmeester

antwoordt dat de betreffende post betrekking heeft op het onderhoud van de velden. Die kosten bestonden uit het

aanschaffen van kalk voor het trekken van lijnen. Nu alle velden van kunstgras zijn, is dat niet meer nodig. De

kosten voor onderhoud van het gebouw zijn verspreid over de posten kantine en huisvesting. In totaal is hier €

2500 voor begroot. Dat zal voor dit seizoen voldoende zijn vanwege garanties op de aanbouw van het

clubgebouw. Het seizoen daarop zal mogelijk meer nodig zijn.

Keimpe Holtewes vraagt waarom de contributie-inkomsten lager zijn geraamd. De penningmeester antwoordt

dat de daling van het ledenaantal ten opzichte van vorig seizoen hierin is verwerkt. De toename in de doorkijk

naar het daarop volgende seizoen is de indexering met 3% waartoe de ledenvergadering op 22 april 2013 heeft

besloten.

Keimpe Holtewes wijst op de voor het Amersfoorts Kampioenschap geraamde entreegelden. Als er geen

hekwerk om het sportpark komt, zal het een hele uitdaging zijn om alle toeschouwers te laten betalen.

Job van de Bovenkamp vraagt waarom de post diverse baten is verdubbeld. De penningmeester antwoordt dat dit

een toezegging van de SRO betreft om de besparing op de ballenvangers langs de velden 2 en 3 ten goede te

laten komen aan CJVV.

Keimpe Holtewes vraagt waarom de kantine-inkomsten € 7000 hoger zijn begroot. De penningmeester

antwoordt dat die toename is gebaseerd op een nagestreefde winstmarge van 100% op de inkoopkosten. De

raming van de inkoopkosten is nagenoeg gelijk aan de begroting voor afgelopen seizoen.

De vergadering stelt de begroting 2013/2014 vast.

11. Vrijwilligersborg

Simone Kennedy licht het voorstel om de vrijwilligersborg ook in te voeren voor jeugdleden, toe. De tot nog toe

gehanteerde manieren om ouders van jeugdleden te bewegen vrijwilligerswerk te doen, leveren nog te weinig

mensen op. Daardoor moet een beperkt aantal vrijwilligers te veel werk doen. Daarom is het voorstel de al eerder

voor senioren ingevoerde vrijwilligersborg die mensen terug kunnen verdienen als ze een minimum aantal uren

vrijwilligerswerk verrichten, uit te breiden naar alle leden.

Overigens zal er wel een verschil zijn ten opzichte van de tot nu toe bij de senioren gehanteerde werkwijze. De

borg zal pas bij de tweede contributiefactuur worden geïnd. Mensen die in de eerste seizoenhelft al voldoende

vrijwilligerswerk hebben verricht, hoeven de borg niet meer eerst te betalen. Dat zal ook gaan gelden voor

senioren.

Aan het begin van het seizoen zijn de ouders al geïnformeerd dat deze verplichting er onder voorbehoud van

goedkeuring van de ledenvergadering, aan komt. Dat heeft al tot veel (ca. 400) aanmeldingen geleid.

Ruben Postma vraagt of ook naar mogelijkheden is gekeken om ouders op andere manieren te betrekken. Simone

Kennedy antwoordt dat de ouders de afgelopen seizoen zijn gevraagd om op vrijwillige basis werkzaamheden te

verrichten. Dat werkte onvoldoende. Een manier die wat dwingender is, is daarom noodzakelijk. Dat is ook

uitgelegd bij de verschillende ouderbijeenkomsten aan het begin van het seizoen.

Arjan Delhaas wijst er op dat ouders die bij de trainingen zijn aan het begin van de avond niet in de kantine

terecht kunnen, omdat de BSO er in zit. Op zaterdagochtend is de kantine pas vanaf 09.00 uur openen. Dat leidt

tot ontevredenheid bij de ouders.

Ton van Buuren vraagt wat er gebeurt als een pupil zich persoonlijk aanmeldt om vrijwilligerswerk te doen in

plaats van een ouder. Simone Kennedy antwoordt dat dit in de praktijk nog niet is voorgekomen. Kinderen

kunnen en willen overigens vaak best helpen.

Harry van Assen vraagt wat er gebeurt als de borg niet wordt betaald. De penningmeester antwoordt dat dan

dezelfde procedure zal worden gevolgd als bij het niet betalen van de contributie. Als er na aanmaning nog niet

wordt betaald, wordt een incassobureau ingeschakeld.

4

Harry van Assen constateert dat ouders achter de bar vaak niet goed zijn geïnstrueerd. Simone Kennedy beaamt

dat er door ouders wordt geklaagd over gebrek aan begeleiding. Het streven is een ervaren kracht te koppelen

aan nieuwkomers, zodat die hen wegwijs kan maken.

Willem Homan vraagt of we succes kunnen managen. Als iedereen zich opgeeft voor vrijwilligerswerk, kunnen

we dan we ze dan allemaal plaatsen? Simone Kennedy antwoordt dat het de bedoeling dat iedereen een aanbod

voor werk krijgt. Tot nu toe is er nog geen sprake van een overaanbod.

De voorzitter brengt de voorstellen van het bestuur in stemming.

Het voorstel om de betaling van een vrijwilligersborgsom ook in te voeren voor jeugdleden, wordt met één stem

tegen aangenomen.

Het voorstel om het bedrag dat als borgsom bovenop de contributie wordt geheven, vast te stellen op 20 euro per

jeugdspeler, wordt aangenomen.

Het voorstel om het minimum aantal uren dat een jeugdlid aan werkzaamheden moet verrichten, vast te stellen

op 4 uur en bij twee of meer jeugdleden uit hetzelfde gezin op 8 uur, wordt aangenomen.

Het voorstel dat jeugdspelers niet zelf dit aantal uren hoeven te maken, maar zich kunnen laten vervangen door

hun ouders of andere familieleden, wordt aangenomen.

11. Rondvraag

Ton van Buuren complimenteert het bestuur met de website. Wel is het pijnlijk dat op de verjaardagskalender

leden staan die zijn overleden. De voorzitter beaamt dat dit pijnlijk is. Het punt is al gesignaleerd en er wordt

actie ondernomen om dit in de toekomst te voorkomen.

Harry van Assen is van mening dat de deelname van de jeugd aan de winterbosloop te gering is. Hij vraagt

waarom deelname niet meer wordt gestimuleerd. Hidde ten Hoor antwoordt dat leiders en trainers worden

gevraagd deelname te stimuleren. Voor alle activiteiten, dus ook voor winterbosloop, geldt, dat als de deelname

achter blijft, je je moet afvragen of de activiteit nog wel in een behoefte voorziet.

Arnoud van Slooten merkt op dat warmlopen op zaterdag een probleem is. Doordat de wedstrijden dicht op

elkaar zitten, kan er niet worden warm gelopen op de velden. Alleen de strook langs de Rubensstraat en de

keepershoek kan hiervoor gebruikt worden. Dat is gewoon gras. De voorzitter antwoordt dat meerdere malen met

de gemeente en de SRO is gesproken om op de keepershoek ook kunstgras aan te leggen. Maar helaas is daar

geen budget voor.

Arnoud van Slooten heeft herhaaldelijk geconstateerd dat de deuren van het gebouw open staan als hij aankomt.

De voorzitter antwoordt dat er met de BSO duidelijker afspraken moeten worden gemaakt en

verantwoordelijkheden vastgelegd. Onderdeel daarvan zal een sleutelplan moeten zijn. Vervolgens is het aan een

ieder om de afspraken na te komen en daarop zo nodig op aangesproken te worden.

Arnoud van Slooten vraagt aandacht voor het opruimen van spullen na gebruik.

Willem Homan vraagt hoe staat het met de vervanging van het busje. De voorzitter antwoordt in gesprek te zijn

met een verhuurbedrijf.

Wim de Leu merkt op dat hij in de afgelopen tijd weinig heeft gemerkt van acties voor de nieuwbouw. Hebben

we hier geen kansen laten liggen? Freek van Slooten antwoordt dat dit een terecht punt van kritiek is. Door

omstandigheden zijn voorgenomen acties niet van de grond gekomen. Maar de bedoeling is dat de komende tijd

nog enkele acties zullen worden georganiseerd. Bijv. een sponsorloop. Ook al is de nieuwbouw klaar, de Bouw-

mee-commissie stopt nog niet met haar activiteiten.

Gerard van Soeren stelt voor mee te doen aan de Grote Club Actie. Verder adviseert hij om oud-leden te

betrekken bij het van de grond trekken van acties.

Ben Bouman stelt voor via de website CJVV-merchandising te verkopen. Freek van Slooten antwoordt dat hier

over wordt nagedacht. Het probleem is echter dat je eerst fors moet investeren en dus risico loopt. Eline

Werkman vult aan dit je eerst goed moet onderzoeken of er vraag is naar bepaalde artikelen, voordat je hier in

investeert.

Wim de Leu is van mening dat de kantine beter gerund moet worden. Nu Bzzzonder er uit is, hebben we daar de

ruimte voor. Investeer in het binnen houden van mensen. Niemand moet geërgerd weg lopen. Muziekkeuze en

volume zijn daarbij belangrijk. De voorzitter merkt op dat muziekkeuze zeer persoonlijk is. Meer betrokkenheid

is een belangrijk aandachtspunt. Nu de bouwperiode voorbij is, komt daar weer tijd en ruimte voor.

Ruben Postma is van mening dat er veel wordt gesproken over symptomen, maar dat het onderliggende

probleem het gebrek aan betrokkenheid is. Simone Kennedy nodigt hem uit zijn ideeën om betrokkenheid te

vergroten, te delen.

De voorzitter sluit om 21.25 uur de vergadering en bedankt de leden voor hun inbreng.