Vergrijzing van Kennis!-sept16
-
Upload
peter-beerten -
Category
Documents
-
view
146 -
download
0
Transcript of Vergrijzing van Kennis!-sept16
Vergrijzing van‘technische’ Kennis tijdig aanpakken
dmv Tacit Kennis Conversie
september 2016
De KennisFlexIndex© Hoe wordt de kennisflex binnen de organisatie ervaren ?
10
Vergrijzing (aanpak?)
Kenniswerkers Directie Soll
Kennis Flex Methodiek (verbeteringsmodel?)
0
Kennisorganisatie (netwerk/co-creatie?)
Kenniswerkers (bekend ?)
Primaire processen (bekend?)
Kennisontwikkeling (ondersteuning?)
Kennisdeling (ondersteuning?)
Kennisverankering (beschikbaarheid ?)
Kennisbeleid (vast/flex?)
Kennisgaps (aanpak?) © copyright BeMa
2
§ Vergrijzing van kennis betekent dat de kennis zich concentreert bij de oudere kenniswerkers vanwege een uitblijvende kennisdeling met de jongere kenniswerkers
§ Het risico van deze‘Grijze Druk’ is dat deze kennis van zowel theoretische als praktische aard dreigt verloren te gaan bij VUT of AOW-van de oudere kenniswerker. Hierdoor ontstaan kennis gaps in de primaire processen
PS: Kennisverlies kan ook ontstaan door onvoorbereid vertrek van een jonge kenniswerker naar een andere opdracht of afdeling!
Vergrijzing van kennis binnen de organisatie ? Hoezo!
Grijze'Druk'201227%!*
*CBS
Grijze'Druk'202535%*?
*CBS
Grijze Drukaug2016
35-55%!
3
Ø Een strategisch kennisoverzicht, i.e. : welke kennis(werkers) zijn van primair belang voor de primaire activiteiten van de organisatie? Wat is de status van deze kennis? Wat is de benutting of onderbenutting en waar zitten de kennisrisico’s?
=> De ‘Kenniskaart’ geeft ons hierin overzicht en inzicht (zie lager)
Ø Een structureel plan en methode voor kennisdeling en/of overdracht bij kennisvergrijzing
=> De Tacit kennis Conversie levert ons een op-maat aanpak voor kennisoverdracht en -deling (zie lager)
Vergrijzing vergt een strategisch en structurele aanpak
4
1 2 3DEELS TOELICHTING (& ACTIES)
1 2 3 1 2 3 3In beperkte mate meer produkten dan beleid
21 1 1 2 2 3
32 2 2 1 3 3
Processen wel vastgelegd. Nog wel voor ontwikkelruimte gezorgd te wordenNiet over de regioProces wordt nog fijngeslepen
43 1 2 3 3 3
Op de G en P schijfEr mee bezig
52 2 2 1 3 3
Mensen binnen B&O vertrokken en kennis is nu verdwenenJa, want we leggen het gewoon niet vastEr vertrekt kennis. Wat moeten we nu vastleggen?. Wat hebben we specifiek nodig?
6 1 1 1 1 3 3Doormiddel van samenwerkingsvormen. AM komen periodiek tezamen. Er zijn gezamenlijke ontwikkelgroepen
7
2 3 3 3 3 2
Kennisgap op verkeersbegeleidende systemen natBij E en IA zijn er nog kennisgapsWel leemtes, wel goede techniciNog te veel op de oude manier en verkeerde dingen doen
82 3 1 1 3 1
Geen ruimte inzake capaciteitKrijgt wel te weinig prioriteit, veel initiatieven zorgen voor verwarring
92 1 2 1 2 3
Overleg is wel structureelIets meer bundelen en aansturen. Wel initiatieven met contractors maar geen formeel protocolPIP's worden nu uitgerold
#1 2 1 1 3 3
Binnen beheer bekend maar niet alle afdelingenPOV ziet het nog niet voldoende . Districten doen onderhoud naar behoren maar regio dient meer te ondersteunen. Te weinig feeling met het volledige proces
I. ALGEMENE B&O-KENNISSTATUS
Wordt B&O-kennisdeling pro-actief gestimuleerd ?
Zijn onderhoudsprocessen vrij van kennisgaps ?
Is er ruimte voor ontwikkeling van nieuwe onderhoudsconcepten?
Is er een methode voor B&O- kennisontwikkeling en -deling ? (binnen/buiten/tussen afdelingen?)
Zijn de primaire onderhoudsprocessen bekend bij het district?
Is er een (kennis)beleid voor B&O binnen de dienst?
Zijn de B&O-kenniswerkers (=bezitters van cruciale werkkennis) bekend binnen de dienst?
Is de taakverdeling tussen verschillende afdelingen binnen B&O bekend en vastgelegd?
Wordt RGO-kennis op een bereikbare plek voor alle gebruikers verankerd ?
Vergrijzing B&O-kennis op het District onder controle?
KENNISKAART REGIO NH
NIET AANWEZIG
Deelname : JanP, LeenS, KlaasT,MirandaH,AdK,HansV
32%
30%
38%
KENNISFLEX B&O
De Kenniskaart Kennisstatus Regio NH-B&O
NH
De KennisKaartsignaleert
‘Vergrijzing’!
! ?! !! !
5
Kenniskaart regio-Noord Holland
Kennisstatus en aanzet tot corrigerende acties
Vaststellingen Toelichting en ondersteunende acties J/N Wie Datum
Sterkten ü Kenniswerkers (=bezitters cruciale werkkennis) bekend binnen dienst
ü De primaire onderhoudsprocessen bekend bij het district
ü Kennisdeling proactief gestimuleerd
Ø Beeld volledig maken dmv overzicht?
Ø Binnen beheer bekend maar niet alle afdelingenPOV ziet het nog niet voldoende . Te weinig feeling met volledige proces
Ø AM komen periodiek tezamen. Er zijn gezamenlijke ontwikkelgroepen
Uitdagingen ² Onderhoudsprocessen onderhevig aan kennisgaps
² Vergrijzing technische kennis op het District
² Taakverdeling tussen verschillende afdelingen binnen de afdeling niet bekend en vastgelegd
Ø Kennisgap op verkeersbegeleidende systemen natBij IA en WTB zijn er nog kennisgaps
Ø Mensen binnen afdeling B&H vertrokken en kennis is nu verdwenen.We leggen het gewoon niet vastEr vertrekt kennis. Wat nu vastleggen?. Wat hebben we specifiek nodig? -> Overdrachts-oefening
Ø Niet over de regio. Proces wordt nog fijn geslepenTaakverdeling vastleggen?
32%
30%
38%
KENNISFLEX B&O
De KennisKaart lichttoe en adviseert
6
RWS Kenniskaart regio-Noord Holland
NWSP-Team- Kennisrisico’s AM
Kennisonderdelen
Piet Jansen-Zelf/ Gemid Hans Gorter - Zelf/Gem Mark Leeflang -Zelf/Gemid Sido Koning - Zelf/Gemid
Aandachtspunten
Ver
grijz
ing
Ken
nisg
aps
Ver
anke
ring
Taci
t
Impl
icie
t
Expl
icie
t
Ver
grijz
ing
Ken
nisg
aps
Ver
anke
ring
Taci
t
Impl
icie
t
Expl
icie
t
Ver
grijz
ing
Ken
nisg
aps
Ver
anke
ring
Taci
t
Impl
icie
t
Expl
icie
t
Ver
grijz
ing
Ken
nisg
aps
Ver
anke
ring
Taci
t
Impl
icie
t
Expl
icie
t
IST SOLL IST SOLL IST SOLL IST SOLL
Opstellen NWSP-format(AM-algemeen)
/1,0 /1,0 /1,0 /0 /100 /0 /1,0 /2,0 /1,0 /0 /100 /0 0,0 2,0 2,0 33 33 33 0,0 2,0 2,0 33 33 33
-Coördinatie en inhoudelijke bijdrage!-Gebeurd nu in excel!-verankering!-Impliciet daar AM-gedeelte onder AM Adviseurs wordt opgesteld
Inschatten gevolgen B&O/2,0 /2,0 /0,0 /0 /0 /100 /2,0 /2,0 /0,0 /0 /0 /100
-Kennis en uitwerking wordt met het team gedeeld-Risico verankering en vindbaarheid
Prestatiebepaling BSE0,0 1,0 1,0 /0 /50 /50 /0,0 2,0 /2,0 /0 /0 /100
-Nog zoektocht en aannames. Nog niet zeker. Nog in groeien ( =gaps)
Omschrijving PIP /0,0 /2,0 /2,0 /0 /0 /100 /0,0 /0,0 /2,0 /0 /0 /100 -Gebeurd nu in word! Verankering!
Methode,StructuurRUPS
2/1,3
2/ 1,3
2/ 0,7 0/0 20/
4080/ 60
2/ 1,0
2/ 1,0 0/0 0/0 0/50 100
/50
-Kennis en uitwerking wordt met het team gedeeld-WTB is de GAP
Ambassadeur/0,0 /0,0 /0,0 /0 /0 /100
-Aansluiten op de keten! ( program., nwp, prestaties,…)
Kennisdeling Score 4 ->7 5->8 4->8 5->7
Correctieve actiesEind volgend jaar is Piet weg! Kennisoverdracht gewenst!
Beter in afd N dan in afd L Regio vastlegging is uitdaging
Meer verdiepen in assets van afdelingen N&L
6%26%
68%
KennisdelingExpliciet
ImplicietTacit
De KennisKaart zoemt in tot op
kenniswerkers niveau
Kennisrisico’s : Zelf en/of Gemiddelde0=niet -/ 1=deels-/2=aanwezigGroen= 0-<0,5 Geel= ≥0,5-<1,5 Rood= ≥1,5-2Kennisdeling : Zelf en/of Gemiddelde Groen= Explicit ≥50/Implic <50/Tacit<25 Geel= Expl >25-50/Impl ≥50-75/Tac ≥25-50Rood= Expl ≤25/Impl >75/Tac >50ps: 100%+ verschillen geel - Uitzonderingen op de regel!
7
• Tacit kennis conversie is een structurele kennisoverdracht op basis van verschillende gecombineerde pragmatische acties.
• Gecombineerde acties die rekening houden met de wetmatigheden van Dale.
• Deze acties worden ism de Senior, Junior Kenniswerkers, Leiding en mmv HRM opgezet.
En wat nu? Tacit kennis Conversie?! (TkC)
Doing a discoveryDeveloping in co-creation
100% of whatwe discover
Source: BON- 2010
8
Tacit kennis conversie is een structurele kennisoverdracht/ -deling op basis van pragmatische en non-conformistische leeracties, i.e. :
• On-site opleiding : tijdens het werk wordt olv de senior kenniswerkeren adhv een complexe praktijk case behandelkennis overgedragen en gelinkt aan potentiële opdrachten. ( 💡 : inbouw storing/analyse case)
• On-the-job training: tijdens het werk wordt olv de senior kenniswerkeren adhv real life opdracht behandelkennis overgedragen.
• Meester-Gezel opleiding: senior kenniswerker neemt junior mee in zijn dag of weekprogramma ( 💡 : vastleggen van leerdoelen en –momenten)
• Co-instructieve opleiding: externe senior kenniswerker neemt interne junior mee tijdens de installatie van nieuwe technologie en kennis.
• Werkinstructieve opdracht: de junior kenniswerker krijgt de opdracht om adhv de bestaande werkinstructies en opdracht een nieuwe werkinstructie te ontwikkelen.
• …
Wat is Tacit kennis Conversie? (TkC)‘Een pragmatische overdracht/deling van kennis’
Meester-Gezel kan niet alles opvangen!
9
Tacit kennis Conversie is een snelle/efficiënte‘op-maat’ aanpak!
1. Orientatiefase (1dag*):
A. Bepalen van het ‘kennisthema’ en kennisonderdelen (Opdrachtgever/Kennisadviseur-1/4dag)e.g. : Kennisthema: Industriële Automatisatie Brug typen X1,Y2,Z3 – Kennisonderdelen: LCC, Decompositie object,…
B. Voorbereiding en uitwerken van een basis TkC-format (Kennisadviseur – 3/4dag)
2. Voorbereidingsfase (1dag*) :
A. Gezamenlijk vastleggen kennisniveaus, doelen/kennisonderdeel, overdrachtsmethode & timing (Senior/Junior/Kennisadviseur-1/2dag)e.g.: Kennisniveaus: Basis- en storingskennis - Kennisdoelen: storingskennis typen Xx1,Yy2,Zz3,…
Overdrachtsmethode : on-site en on-the-job training – afronding met toets: dec2016
B. Afwerken van een TkC-format (Kennisadviseur – 1/2dag)
C. Optioneel: Assessment van de beschikbare kennisdragers ( procedures, werkinstructies, leidraden,…beoordelen/selecteren)e.g.: Onderhouds- en Storingmanuals X1,Y2,Z3
3. Implementatiefase (1dag*):
A. Planning van de activiteiten met de senior coach(es) en junior(s) – (Senior/Junior/Kennisadviseur-1/2dag)e.g.: Onderhoud storinggevoelige Lock Mechanisme Xx1- Senior monteur JanG – 19mei16
B. Uitvoering dan het TkC-plan on the job!
C. Feedback en beoordeling kennisoverdracht en –(correctieve) verankering (Senior-Junior/Opdrachtgever/Kennisadviseur-1/4x2dag)e.g.: Correcties/aanvullingen X1 –Lock Mechanisme Xx1 –Verslag/beoordeling Junior kenniswerker.
*Indicatief en afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de kennisonderdelen. PS: Leiding en HRM worden nauw betrokken in de opzet, uitrol en afronding van de TkC-aanpak.
Hoe werkt TkC?: het stappenplan
10
Voorbeeld TkC-kaart: Techniek
Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Nienke Gerrits
Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16
Kenn
isni
veau
s
Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach
Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking
Basiskennis On-site Instelling schakelaar
DatasheetTekening
WerkprocedureWI TS900
nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken
Oefening TS900Inbouw storing
nov16 W. Groot
Storingskennis Herinstellingschakelaar
nvt nvt nvt nvt
…
Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar
nvt nvt nvt nvt
Format wordt ism Senior en Junior op maat ontwikkeld!
Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Olaf Pabst
Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16
Kenn
isni
veau
s
Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach
Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking
Basiskennis On-site Instelling schakelaar
DatasheetTekening
WerkprocedureWI TS900
nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken
Oefening TS900Inbouw storing
nov16 W. Groot
Storingskennis Herinstellingschakelaar
nvt nvt nvt nvt
…
Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar
nvt nvt nvt nvt
Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Jip Adema
Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16
Kenn
isni
veau
s
Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach
Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking
Basiskennis On-site Instelling schakelaar
DatasheetTekening
WerkprocedureWI TS900
nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken
Oefening TS900Inbouw storing
nov16 W. Groot
Storingskennis Herinstellingschakelaar
nvt nvt nvt nvt
…
Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar
nvt nvt nvt nvt
Kennisthema : Schakelaars Kennisonderdeel : Tractieschakelaars Senior : Jaap Holten Junior : Gerard Jans
Doelstelling(en) : Hoe en waarom instelling van Tractieschakelaars Conversieperiode : 30sept- 30dec16
Kenn
isni
veau
s
Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach
Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking
Basiskennis On-site Instelling schakelaar
DatasheetTekening
WerkprocedureWI TS900
nvt Impliciete Kennis vanJaap Expliciet maken
Oefening TS900Inbouw storing
nov16 W. Groot
Storingskennis Herinstellingschakelaar
nvt nvt nvt nvt
…
Ontwikkelkennis Modificeren van schakelaar
nvt nvt nvt nvtRe
gio’
s
11
Voorbeeld TkC-kaart : Diensten
Kennisthema : Financiële rekenmodellen
Kennisonderdeel : Financieel Rekenmodel project XU23 Senior : Rinie Verkerk Junior : Mark Ipema
Doelstelling(en) : Het gebruik van het bestaande financieel rekenmodel voor projecten XU Conversieperiode : 30jan- 30jun16
Kenn
isni
veau
s
Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach
Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking
Basiskennis On-the-jobactivering van rekenmodelproject XU23
WorkmanualCases
Java FG3 –IBIS-Calc1.0,…
nvt Impliciete Kennis vanRinie Expliciet maken
Start project XU23 jan16 R.Verkerk
Storingskennis Zoeken van foutmeldingen
nvt nvt nvt nvt
…
Ontwikkelkennis Modificeren van rekenmodellen
nvt nvt nvt nvt
Format wordt ism Senior en Junior op maat ontwikkeld!
Kennisthema : Financiële rekenmodellen
Kennisonderdeel : Financieel Rekenmodel project XU23 Senior : Rinie Verkerk Junior : Mart Geens
Doelstelling(en) : Het gebruik van het bestaande financieel rekenmodel voor projecten XU Conversieperiode : 30jan- 30jun16
Kenn
isni
veau
s
Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach
Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking
Basiskennis On-the-jobactivering van rekenmodelproject XU23
WorkmanualCases
Java FG3 –IBIS-Calc1.0,…
nvt Impliciete Kennis vanRinie Expliciet maken
Start project XU23 jan16 R.Verkerk
Storingskennis Zoeken van foutmeldingen
nvt nvt nvt nvt
…
Ontwikkelkennis Modificeren van rekenmodellen
nvt nvt nvt nvt
Kennisthema : Financiële rekenmodellen
Kennisonderdeel : Financieel Rekenmodel project XU23 Senior : Rinie Verkerk Junior : Arie Moons
Doelstelling(en) : Het gebruik van het bestaande financieel rekenmodel voor projecten XU Conversieperiode : 30jan- 30jun16
Kenn
isni
veau
s
Type Type Actie Ondersteunend kennismateriaal Praktijkoefening Timing Coach
Kennis Vaardigheden Gedrag Opmerking
Basiskennis On-the-jobactivering van rekenmodelproject XU23
WorkmanualCases
Java FG3 –IBIS-Calc1.0,…
nvt Impliciete Kennis vanRinie Expliciet maken
Start project XU23 jan16 R.Verkerk
Storingskennis Zoeken van foutmeldingen
nvt nvt nvt nvt
…
Ontwikkelkennis Modificeren van rekenmodellen
nvt nvt nvt nvt
Regi
o’s
12
1. Het is een op maat plan en geen standaard aanpak
2. Het wordt ism met senior/junior (of junior/junior) kenniswerker opgesteld
3. Het gebeurd in nauwe samenwerking met leiding, HRM en betrokkenen
4. De junior kenniswerker wordt de eigenaar van het TkC-plan en staat in voor de organisatie en beoogde resultaten
5. Het is pragmatisch en op korte termijn ingesteld
6. Het is afdelings- of regionaal overstijgend
7. Het is een eenvoudig systeem dat snel zelf kan gehanteerd worden
8. TkC wordt naast vergrijzing ook ingezet bij andere risico’s van kennisverlies, e.g. : kennisoverdracht vóór vertrek naar een andere organisatie, afdeling of project
Wat zijn de specifieke key succes factoren van TkC? :
13
Feiten over overdracht van kennis
• 75% van de kennis bij de medewerkers wordt niet met de organisatie gedeeld. ( Delphi Group study )
• Organisaties worden in hun functioneren en resultaten door een toenemendevergrijzing gehinderd. ( nu al 35-40%- CBS)
• De opdrachten en uitdagingen worden complexer en de beschikbare van experten neemt af.
• Tijdens inkrimp- of veranderoperaties gaat er onnodig veel kennis verloren
• De focus op kostenreductie en lean proces dragen niet bij tot duurzame groei en ontwikkeling van oplossingen.( Dr. Robert M. Tomasko)