De technologieën die (on- en offline) meetings veranderenDen Haag, september 2017

TECHPAPER

Vergaderen in 2020

2

InleidingTechnologische disruptie verandert onze maatschappij ingrijpend. Wie in pakweg het jaar

1990 in een tijdmachine zou stappen om naar het nu te reizen, zou in een voor hem of

haar bijna onherkenbare wereld terechtkomen. Vooral op communicatiegebied is er veel

veranderd. We ontmoeten elkaar net zo eenvoudig online als fysiek. Met de lancering van

de Virtual Meeting Room (VMR) door Worldmeetings, in samenwerking met KPN Talk &

Vision, kunnen bedrijven bijvoorbeeld nu al beschikken over een praktisch alternatief voor

kortdurende bijeenkomsten met een klein gezelschap. Het is een praktische oplossing die

vergaderkosten reduceert en bijdraagt aan duurzaamheid door het vermijden van

reisbewegingen.

Dat er behoefte is aan een dergelijke oplossing blijkt uit een begin dit jaar uitgevoerd

onderzoek door Worldmeetings onder boekers. 83 procent geeft aan in meer of mindere

mate nieuwe technologieën te willen omarmen. En een deel maakt al continu gebruik van

technologische toepassingen in het boekingsproces, zoals WhatsApp en social media.

Het efficiënter laten verlopen van meetings en het inzetten van nieuwe middelen om tot

een beter resultaat te komen staat op ieders netvlies. Maar wat speelt er nu zoal op

technologisch gebied? Wat is nu al mogelijk en wat komt er nog aan de komende jaren?

Gaan robots een rol spelen? Ontmoeten wij elkaar straks in een virtuele ‘heisessie’? Wat is

nu eigenlijk een Virtual Meeting Room en wat gebeurt er met fysiek, offline vergaderen?

Het zijn vragen waarop u antwoorden nodig heeft. Omdat iedere meeting beslissend is.

3

Boost in online meeten Mensen willen sneller meeten, effectiever zijn en geen reistijd meer hebben. Bepalende technologieleveranciers als Microsoft en Cisco spelen in op deze trend. In de afgelopen anderhalf jaar is er sprake geweest van een ‘boost’ in online meeten, door snelle technologische ontwikkelingen.

Met name de opkomst van ‘Unified

Communication’ (UC) speelt een rol, een

vakterm die er in de praktijk op neerkomt

dat het niet langer uitmaakt op welk

apparaat je werkt (laptop, tablet of

smartphone). Deelnemen aan een online

vergadering is simpelweg een kwestie van

inloggen: waar je op dat moment ook bent

en welk apparaat je ook in je hand hebt.

Een mooie ontwikkeling voor wie van

gemak en snelheid houdt.

Wie echter denkt dat UC op dit moment

helemaal ‘hip en happening is’, vergist

zich in de snelheid van technologische

ontwikkelingen. Waar het nu om gaat

is UCC: Unified Communication &

Collaboration. Het kunnen delen van

presentaties en documenten is een

essentieel onderdeel van online

vergaderen geworden. Dé trend is om

online samen te kunnen werken. Een

Virtual Meeting Room (VMR) maakt dit

mogelijk. Sinds kort biedt Worldmeetings

zo’n oplossing als alternatief voor

kortdurende bijeenkomsten met een klein

gezelschap. Het is een praktische

oplossing die vergaderkosten reduceert

en bijdraagt aan duurzaamheid door het

vermijden van reisbewegingen. Aan een

bijeenkomst in een VMR kunnen

deelnemers vanaf de eigen werkplek

deelnemen, via teleconferencing. Het

maakt niet uit of de ene deelnemer in

Amerika zit, de andere vanuit huis werkt

en weer iemand anders bij een klant zit.

“VMR is een praktische oplossing die

vergaderkosten reduceert en bijdraagt aan

duurzaamheid door het vermijden van

reisbewegingen”

4

Teleconferencing is geen nieuwe ontwikkeling, want veel organisaties gebruiken al Skype of andere gratis programma’s.

Wat het wél anders maakt is de kwaliteit.

Als Skype het eens niet doet... wat dan?

Wisselende kwaliteit van de verbinding

maakt dat Skype en veel andere

zogenaamde ‘Voice over IP’ (VoIP) diensten

weliswaar leuk zijn om je reizende zoon of

dochter in Australië te spreken, maar

minder geschikt als zakelijk alternatief

voor het opzetten van meetings. Wie een

directie meeting of een serieus

klantoverleg inplant, wil dit niet via Skype

doen want a) de verbinding is niet

gegarandeerd en b) je wilt dit op een

hoogwaardig niveau doen, met beeld en

geluid dat van topkwaliteit is. VMR maakt

gebruik van een protocol voor dataverkeer

dat encrypted (versleuteld) is en dus zeer

veilig. Andere voordelen zijn dat het

eenvoudig is om meerdere mensen aan

een vergadering te laten deelnemen

met de principes van UCC.

Wat betreft de voordelen van VMR zit

kwaliteit ook gewoon in de details. KPN,

dat deze ‘virtuele vergaderkamers in

de cloud’ verhuurt (een dienst die

Worldmeetings aanbiedt aan klanten),

heeft deze zo ingericht dat alle aanwezige

deelnemers in een soort ‘filmstrip’ staan.

Met hun webcam zijn zij zo in beeld voor

de overige deelnemers. Even weglopen

en koffie zetten - een berucht fenomeen

tijdens conference calls - zit er dan niet

meer in. Degene die aan het woord is,

is groot in beeld. Hetzelfde geldt voor

gedeelde content, bijvoorbeeld slides van

een presentatie.

Fysiek wordt het nieuwe uniekOrganisaties die gebruikmaken van VMR

als alternatief voor offline meeten, kunnen

stellen dat zij de mogelijkheden die

technologie hen biedt op dit moment goed

‘ Een Virtual Meeting Room, is dat niet gewoon Skype?’

5

benutten. Maar wat speelt er nog meer?

Hoe zit het met trends als virtual reality?

Wat is de rol van algoritmen? En wat is

over pakweg vijf of tien jaar de positie van

ouderwets, offline vergaderen? “Fysiek

wordt het nieuwe uniek”, zegt trend-

watcher futuroloog Tony Bosma wanneer

hij gevraagd wordt naar zijn visie.

“Online meeten zal over enkele jaren de

standaard zijn. Alleen bij overleg met echt

belangrijke klanten of andere relaties, uit

je dat door juist fysiek te meeten.” In zijn

presentatie voor locatiepartners van

Worlmeetings ter gelegenheid van het

25-jarig jubileum van Worldmeetings (eind

2016) deelde hij al eerder zijn bevindingen

over de meeting branche. Hij merkte toen

op dat bedrijven nog maar weinig gebruik

maken van de technologische hulp-

middelen die tegenwoordig beschikbaar

zijn. Menselijk gedrag en gewoonten ten

opzichte van vergaderen zijn ingesleten en

laten zich niet zomaar veranderen.

Vernieuwing ziet hij voornamelijk op het

boekingsproces: “Hier zien we technologie

zoals het internet, data analytics en

mobiele technologie steeds meer

geadopteerd worden.”

Gebruik van algoritmenNiet alleen het vergaderen zelf, maar ook

het proces dat daaraan vooraf gaat

verandert. Het is een herkenbare frustratie

voor velen: het vinden van dat éne gaatje

in de agenda wanneer iedereen kan.

Na veel geschuif met agenda’s, gebel en

gemail over en weer staat er dan eindelijk

een afspraak over een week of drie. Dit

kan stukken efficiënter. Er zijn verschillende

tools beschikbaar die helpen. Een voor-

beeld is de Whatson Planner, een soort

zoekmachine voor tijdstippen. Met behulp

van een algoritme legt deze agenda’s

naast elkaar. Het gebruik is simpel:

download de app en geef deze toe-

stemming in je (digitale) agenda te kijken.

Selecteer de contacten waarmee je wilt

afspreken en er komen een aantal tijd-

stippen uit waarop iedereen beschik baar

is. Vervolgens plan je de afspraak in en

klaar. Nog een stap verder gaat X.ai, een

virtuele assistent die volledig autonoom

een afspraak voor jou afstemt met een

contactpersoon naar keuze. Het voordeel

van deze tools is dat je niet meer hoeft

te wachten totdat iedereen heeft

gereageerd. Wil je meer controle houden

op je beschikbaarheid, dan is Datum-

prikker een prima alternatief. Je moet dan

natuurlijk wel je agenda op orde hebben,

anders werkt het nog steeds niet, maar

het gaat een stuk sneller dan het

eindeloos schuiven met agenda’s.

Virtuele heisessiesMisschien nog wel het meest tot de

verbeelding sprekend als het gaat om

technologische ontwikkelingen, is het

vermengen van de fysieke en virtuele

wereld. Stel je bijvoorbeeld eens een

“Niet alleen het vergaderen zelf,

maar ook het proces dat daaraan vooraf

gaat verandert”

6

vergadering voor waarbij alle deelnemers

zich midden in de Grand Canyon

bevinden. In werkelijkheid zou zo’n trip

natuurlijk peperduur zijn, maar uitgerust

met Virtual Reality (VR) headsets hoef je

niet eens het kantoor uit. En wanneer elke

deelnemer wordt vertegenwoordigd door

een virtueel figuurtje (ook wel een ‘avatar’

genoemd, al dan niet gemodelleerd naar

zijn/haar daadwerkelijke voorkomen),

wordt het ook mogelijk om collega’s uit

andere landen te ontmoeten in een online

‘Grand Canyon-heisessie’. Een overdreven

gimmick? Dat hoeft zeker niet zo te zijn.

Sfeer en omgeving zijn bepalend voor

de uitkomst van een meeting. In het

onderzoek van Worldmeetings komt dit

ook terug: 87 procent van de boekers is

het in meer of mindere mate eens met

deze stelling.

Vaak in één adem genoemd met VR wordt

het fenomeen Augmented Reality (AR).

Waar de eerste technologie de gebruiker

in een virtuele omgeving brengt, voegt de

tweede technologie virtuele elementen toe

aan de fysieke omgeving. Een bekend

voorbeeld van een AR-toepassing is het

spel Pokémon Go, dat in de zomer van

2016 plotseling zeer populair werd en

waarin gamers massaal op zoek gingen

naar Pokémonfiguurtjes in straten en

buurten. Echte toepassingen op meeting-

gebied zijn er nog niet, maar ongetwijfeld

zullen er creatieve toepassingen opduiken

nu de onder liggende technologie volop in

ontwikkeling is. De vraag blijft in hoeverre

VR en AR toepassing gaan vinden voor

on- en offline meetings. Nu werkt het vaak

nog nét niet soepel genoeg. De techno-

logie moet nog betrouwbaarder worden.

Grote tech-bedrijven zien er wel veel

potentie in en ook lijkt de markt er nu klaar

voor. De Google Glass flopte enkele jaren

geleden door de hoge prijs en een gebrek

aan praktische toepassingen. Microsoft

heeft nu met de HoloLens een AR/

VR-product in ontwikkeling waarvan het

hoge verwachtingen heeft. In de gaten

houden dus.

7

Online: meer eenvoud Uit onderzoek van Booking.com blijkt dat 61 procent van de zakenreizigers face-to-face-ontmoetingen met partners buiten het kantoor prefereert. In de praktijk echter komt minder dan de helft (46 procent) hier daadwerkelijk aan toe.

Dit gegeven leidt tot twee ontwikkelingen.

Ten eerste zijn er bedrijven die allerlei

methodes ontwikkelen om meeten

efficiënter te maken. Het automatiseren

van het boekingsproces is daarvan een

voorbeeld, maar ook de opkomst van

WebRTC, een standaard voor video-

verbindingen via je webbrowser. Het

voordeel van deze technologie is dat het

niet nodig is een specifieke toepassing

te installeren. Je stuurt iemand een link,

waar je gespreks partner alleen maar op

hoeft te klikken en je bent in gesprek.

Op dit moment wordt nog heel hard door

verschillende ontwikkelaars (het is een

open standaard, geïnitieerd door Google)

aan het project gewerkt, met als doel

meer functionaliteiten voor veelgebruikte

browsers als Firefox en Chrome. Toch kan

het wel eens hard gaan met WebRTC.

Onderzoeksbureau Disruptive Analysis

verwacht dat er in 2018 wereldwijd al

1 miljard WebRTC gebruikers zijn.

Offline: op zoek naar de ‘wow-maker’Meeten wordt ons steeds makkelijker

gemaakt, zowel in het online domein

als in de fysieke wereld. Een tweede

ontwikkeling, parallel aan meer efficiency

en gemak, is het inzetten van de ‘wow-

maker’. Vaak gaat het om inspirerende

locaties met een verhaal, die van meeten

weer een ‘experience’ moeten maken.

De congreslocatie Innovatiekracht in

Spijkenisse, gebouwd op een groene

landtong met uitzicht op het Rotterdamse

havengebied is zo’n plek. Met natuu r-

vriendelijke materialen en gerecyclede

producten volgens het cradle-to-cradle

principe, verwarming van het pand met

biomassa en koeling met water uit het

kanaal koppelt het bedrijf Green.DNA hier

een mooie locatie aan het thema

duurzaamheid. Maar ook traditionele

meetinglocaties investeren volop om

aantrekkelijk te blijven. Hotel Crowne Plaza

in Den Haag bijvoorbeeld, dat recent een

“Je stuurt iemand een link, waar je gesprekspartner

alleen maar op hoeft te klikken en je bent

in gesprek”

8

verbouwing doorvoerde en een wereld-

primeur aankondigde met een Sony 4K

laserprojectiesysteem. Het systeem kan

meerdere beelden tegelijk op de wand

projecteren en deze wisselen, vergroten

of verkleinen via een tablet. Dit geeft

presentaties een interactief en creatief

karakter. Een opvallende ontwikkeling

tenslotte voor externe fysieke vergader-

locaties (met name hotels) is de inzet van

robots. Deze vervangen niet zozeer

menselijke collega’s als wel de technisch

beperktere incheck-zuil. Zo heeft

Hampshire hotels op locaties in

Amsterdam en Rotterdam het

57-centimeter hoge robotje ‘Hugo’ staan.

Deze spreekt 19 talen, reageert op

spraakcommando’s en wordt door middel

van kunstmatige intelligentie zo getraind

dat deze vragen van gasten steeds beter

weet te beantwoorden.

Vergaderen in de autoWe zijn vaak zo druk dat we weinig tijd

hebben om elkaar te ontmoeten. Fysieke

ontmoetingen en zelfs online meetings

komen in het gedrang doordat we

constant onderweg zijn. Soms ontkom je

daardoor niet aan het moeten inbellen

op conference calls vanuit de auto.

Gelukkig zijn er technologische trends

die automobilisten een betere

meeting-ervaring geven. Hoewel Skypen

of Whats Appen in de auto of bellen via

bluetooth al lang geen uitzondering meer

zijn, gaat automerk Volvo nog een stap

verder door de Skype for Business-app te

integreren in het display van de auto.

Deze toepassing moet niet verward

worden met de consumentenvariant van

het ‘oude’ Skype. Het komt erop neer dat

bestuurders in de auto een online meeting

kunnen bijwonen zonder dat zij daarbij

handmatig ingewikkelde toegangs- of

pincodes moeten intikken. Op het grote

display in de auto kunnen zij de planning

voor die dag zien en online vergaderingen

bijwonen met één simpele klik op de knop.

Skype en Volvo zijn niet de enige bedrijven

die zich richten op de vergaderende

automobilist. Zo heeft Google aan-

passingen gedaan aan de communicatie-

en messaging-app Hang outs, waardoor

deze gemakkelijker handsfree is te

gebruiken. Natuurlijk moeten al deze

ontwikkelingen niet ten koste gaan van

de alertheid van de gebruiker, die immers

verkeersdeelnemer blijft. Nu zijn de

ontwikkelingen nog vooral gericht op

het eenvoudiger maken van basale

vergader handelingen. Dat kan veranderen

met de komst van de zelfrijdende auto,

die dan verandert in een zelfrijdende

vergaderruimte.

9

Conclusie Er gebeurt op dit moment zoveel op

technologisch gebied, dat het soms lastig

is om in te schatten welke technologie

klaar is voor gebruik in de praktijk. En

ontwikkelingen gaan zo snel, dat

technologieën die vandaag nog niet

helemaal volwassen zijn, volgend jaar de

normaalste zaak van de wereld zijn. Wat

als bijvoorbeeld Microsofts’ HoloLens

volgend jaar een knallend marktsucces

blijkt te zijn? Geen bedrijf wil de laatste zijn

met nieuwe trends, ook niet op vergader-

gebied. Toepassingen moeten daaren-

tegen wel zinvol zijn en bijdragen aan een

beter vergaderresultaat. De Virtual Meeting

Room bijvoorbeeld, is een duurzaam,

kosteneffectief en hoogwaardig alternatief

voor vergaderen vanaf verschillende

locaties. Uit verschillende onderzoeken

blijkt dat hier veel behoefte aan is.

We hoeven niet altijd te vergaderen alsof

het nog 1900 is. Meetings moeten persoon-

lijker, in verschillende vormen en het liefst

door middel van nieuwe technologie.

Voor traditioneel vergaderen zal

waarschijnlijk altijd wel een plek blijven,

maar het is ook tijd om verder te kijken

naar de mogelijk heden die technologie

biedt. En dan hebben we het over kwaliteit,

kosten besparing, tijdsbesparing en

duurzaamheid. Wie wil dat nou niet?

“Geen bedrijf wil de laatste zijn met

nieuwe trends, ook niet op vergadergebied”

10

omdat iedere meeting beslissend is

worldmeetings.com

Meer informatieLaan van Meerdervoort 50

2517 AM Den Haag

T. +31 (0)70 313 11 00

F. +31 (0)70 313 11 22

info@worldmeetings.nl

worldmeetings.com

Linkedin

twitter

facebook

Worldmeetings.com, sept 2017

Virtual Meeting room: www.worldmeetings.com/nl/vmr

Worldmeetings Datumprikker: www.worldmeetings.com/nl/meetingtools/datumprikker