Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

HandleidingIntensieve bemiddeling en begeleiding

TIBB4 en TIBB4 anderstaligenen project SCRABA1

Situering

Vanaf 2017 stellen we de tools, ontwikkeld in kader van Iedereen Bemiddelaar, geleidelijk aan open voor onze partners. Doelstelling is steeds om de bemiddelaars alle ruimte te geven om klanten dienstverlening op maat aan te bieden.

De registraties in Mijn Loopbaan voor Partners (=MLP) voor de tenders TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA zullen genoteerd worden in Mijn Loopbaan onder flap ‘dienstverlening’.

De stappen die je zet in de bemiddeling van je werkzoekende in het kader van TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA, registreer je via werkpunten, opdrachten en afsprakenbladen in het dienstverleningsmenu. Tools die in deze handleiding uitgebreid toegelicht worden.

Neem zeker de webmodule door ( link   ) waarin de belangrijkste principes en begrippen van ‘Iedereen Bemiddelaar’ verduidelijkt worden.

In het eerste deel van deze handleiding vindt u het breder kader van Iedereen bemiddelaar en hoe dit vertaald wordt in registraties in Mijn Loopbaan voor Partners.

In een tweede deel gaan we dieper in op de specifieke registraties in kader van TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA.

Hou de inhoudsopgave bij de hand, want deze geeft de structuur aan van deze handleiding.

Veel succes!

1 SCRABA is een West-Vlaams project: Screening en Arbeidsbemiddeling Anderstaligen. Is opgenomen in het perceelsbeheer van TIBB4-anderstaligen.

15/12/2017 1

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

InhoudSituering.............................................................................................................................................1

DEEL 1 : NIEUWE TOOLS in kader van IEDEREEN BEMIDDELAAR...........................................................4

1. Bemiddelingscyclus........................................................................................................................4

1.1. Inschatten...............................................................................................................................5

1.1.1. Inschatten van de nood aan dienstverlening..................................................................5

1.1.2. Werkpunten....................................................................................................................6

1.1.3. Drempels........................................................................................................................7

1.2. Afspraken maken – Opdrachten.............................................................................................9

1.2.1. Opdrachten toekennen...................................................................................................9

1.2.2. Sollicitatie-opdrachten geven.......................................................................................10

1.2.3. Opdracht bemiddelaar..................................................................................................11

1.3. Afspraken maken – Contacten..............................................................................................12

1.3.1. Types contact................................................................................................................12

1.3.2. Contact inplannen.........................................................................................................13

1.3.3. Afwezigheden op contact registreren...........................................................................14

1.4. Afspraken maken - Afsprakenbladen....................................................................................18

1.4.1. Afsprakenblad printen..................................................................................................18

1.5. Opvolgen..............................................................................................................................20

1.5.1. Dashboard....................................................................................................................20

1.5.2. Historiek.......................................................................................................................22

DEEL 2 : REGISTRATIES in kader van TIBB4, TIBB4 anderstaligen en SCRABA.......................................24

2. Aanvraag service..........................................................................................................................24

2.1. Klant verschijnt in dashboard...............................................................................................24

2.2. Start van de bemiddeling......................................................................................................25

3. Andere bemiddelingsacties..........................................................................................................28

3.1. Up-to-date dossier................................................................................................................28

3.2. Verblijfsstatuut en arbeidskaart...........................................................................................28

3.3. Begeleiding IBO....................................................................................................................28

3.4. Opleiding registreren............................................................................................................28

3.4.1. Een eigen opleiding starten..........................................................................................29

3.4.2. Een opleiding aanvragen...............................................................................................29

3.4.3. Competenties aanpassen na opleiding.........................................................................30

15/12/2017 2

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

4. Afsluiting service intensieve bemiddeling....................................................................................31

4.1. Service afsluiten met eindadvies..........................................................................................31

4.2. Service automatisch afsluiten zonder eindadvies.................................................................32

BIJLAGE 1: Overzicht van werkpunten en opdrachten

BIJLAGE 2: Overzicht geldige reden en ongeldige reden voor het afwerken van een afspraak

BIJLAGE 3: Flow: afwerken van 1ste afspraak voor bemiddeling bij partner

BIJLAGE 4: Flow: afwerken van een afspraak voor bemiddeling bij partner

BIJLAGE 5: Schematisch overzicht van de afsluiting van de dienstverlening

15/12/2017 3

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

DEEL 1 : NIEUWE TOOLS in kader van IEDEREEN BEMIDDELAAR

1. BemiddelingscyclusDe bemiddelingscyclus staat centraal in de filosofie van Iedereen Bemiddelaar. Ze bestaat uit drie stappen die zich continu herhalen.

Deze drie stappen vormen de rode raad in deze handleiding:

1) Inschatten2) Afspreken3) Opvolgen

Het verloop van de bemiddelingscyclus wordt weggeschreven in de nieuwe flap ‘dienstverlening’.Deze flap wordt opengesteld voor jullie als partner-bemiddelaars.

De flap dienstverlening bevat nog eens vier subflappen: 1) Werkpunten 2) Afspraken 3) Drempels en 4) Historiek.Om klanten op te volgen maak je verder ook gebruik van de verschillende dashboards. Een handig overzicht van de klant vind je in de flap ‘overzicht’.

In dit eerste deel van deze handleiding worden al de mogelijke registratiestappen die horen bij de bemiddelingscyclus uitgelegd. We leggen uit hoe jij als bemiddelaar van onze partnerorganisatie aan de slag kan met de nieuwe tools.

Een essentieel element om tot een goede bemiddelingscyclus te komen is een up-to-date Mijn Loopbaan dossier:

correcte contactgegevens van de burger, oplijsting van het studieverleden, één of meerdere toegevoegde jobdoelwitten, gescoorde competenties, een gepubliceerd CV, enzovoort…

Meer informatie is te vinden op de vdab-website en handleiding voor de burger, of in de handleidingen terug te vinden op de partnerwebsite.

15/12/2017 4

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

1.1. Inschatten

1.1.1. Inschatten van de nood aan dienstverleningTe registreren via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Werkpunten’ > Status Dienstverlening

Persoonlijke DienstverleningTijdens elk gesprek met een burger maakt de VDAB-bemiddelaar een inschatting van de nood aan dienstverlening van de burger. Is de burger ‘zelfredzaam’, m.a.w. heeft hij of zij geen hulp nodig bij het zoeken naar werk? Of heeft de burger nood aan extra ondersteuning in zijn zoektocht naar werk?

Als de VDAB-bemiddelaar tot de conclusie komt dat extra ondersteuning nodig is in de zoektocht naar werk, dan kiest de bemiddelaar voor ‘nood aan persoonlijke dienstverlening’. Deze status dienstverlening wordt door de VDAB-bemiddelaar aangeduid bovenaan in de flap ‘werkpunten’.

Wanneer jij als partner bemiddelaar bent van de klant, dan heeft het dossier (meestal) de status ‘persoonlijke dienstverlening’. Dat betekent dus dat de klant jouw hulp nodig heeft bij zijn zoektocht naar werk. Je vindt dit terug in de flap ‘dienstverlening ‘ > ‘werkpunten’

Klik op ‘wijzig’ om de andere soorten dienstverlening te bekijken:

Formele opvolgingWerkzoekenden die zich onvoldoende inspannen of zich niet houden aan gemaakte afspraken, plaats je in 'persoonlijke dienstverlening met formele opvolging'. Dit betekent dat je deze klanten strikter

15/12/2017 5

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

gaat opvolgen. De afsprakenbladen nemen de vorm aan van een contract en moeten ondertekend worden. We komen hier in een verder punt nog op terug (zie hoofdstuk afsprakenbladen).

Als werkzoekenden zich na dit signaal herpakken, kan je dienstverlening terugzetten naar ‘persoonlijke dienstverlening’.

AndereEr zijn nog andere statussen dienstverlening mogelijk, maar deze zijn niet van toepassing voor jou als partner-bemiddelaar. Het is niet mogelijk om de optie ‘persoonlijke dienstverlening door partner’ te selecteren. Dit wordt technisch verhinderd wanneer er in het klantendossier een actieve service intensieve bemiddeling is.

ToelichtingsveldDeze informatie verschijnt niet op het afsprakenblad. Hier noteer je:

Specifieke zaken die tijdens de bemiddelingsgesprekken naar boven komen Informatie die je niet in de werkpunten en opdrachten kunt wegschrijven Belangrijke extra info voor collega’s die je nergens anders kwijt kunt Je kan ook noteren waarom bepaalde acties niet gekozen werden, ook al wou de WZ die

misschien wel zelf (bv. een opleiding die niet realistisch bleek)

BemiddelaarDe naam van de bemiddelaar verschijnt steeds links bovenaan in de banner van het klantendossier. Deze persoon is de eindverantwoordelijke van de dienstverlening aan de klant.

1.1.2. WerkpuntenTe registreren via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Werkpunten’

Kan de werkzoekende wel wat extra hulp gebruiken, dan komt het er op aan om de werkzoekende de juiste hulp op maat te bieden. Dit wordt vertaald in het klantendossier in Mijn Loopbaan via werkpunten.

Werkpunten zijn de doelstellingen voor de klant. Ze maken duidelijk waaraan de klant moet werken om (opnieuw) op koers naar werk te komen.

De werkpunten zijn onderverdeeld in vier grote blokken:

1) Solliciteren en netwerken2) Oriënteren3) Competenties versterken4) Werken aan randvoorwaarden

15/12/2017 6

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Bij elk contact maak je samen met de burger een inschatting van de werkpunten. Het aanvinken van werkpunten is een dynamisch gegeven: de werkpunten kunnen wijzigen gedurende het bemiddelingstraject.

- Ga op zoek naar werkpunten (1) die het verschil maken en waarmee de klant eerst aan de slag moet op zijn zoektocht naar werk terug op het juiste spoor te krijgen. Je kiest daarvoor één of meerdere opdrachten binnen een werkpunt, bij voorkeur met een deadline (2). Meer over opdrachten in punt 1.2.1.

- Je sluit werkpunten af als je merkt dat de klant deze weggewerkt heeft, wanneer de klant verder met zijn werkpunten aan de slag kan zonder jouw ondersteuning, of wanneer er andere en meer urgente werkpunten opduiken. Je kan opdrachten wijzigen/afsluiten/verwijderen( 3).

- Werkpunten verschijnen op het afsprakenblad. Indien de opdrachten binnen een werkpunt zijn afgewerkt door afsluiten of verwijderen dan kan het werkpunt terug uitgevinkt worden en dan verschijnt het niet meer op het afsprakenblad.

1.1.3. DrempelsTe registreren via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Drempels’

Als je vaststelt dat de klant geconfronteerd wordt met drempels die de zoektocht naar werk ernstig belemmeren, schrijf je deze weg in de flap drempels. Vergeet niet onderaan op ‘bevestigen’ te klikken.

- De drempels komen niet op het afsprakenblad.- Je noteert alleen waarneembaar gedrag en informatie die de klant zelf aanreikt. - Informeer de klant dat je de drempels in zijn dossier noteert.- Je klikt één of meerdere drempels aan en voorziet deze al dan niet van verdere toelichting.

15/12/2017 7

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Vergeet niet om onderaan op “bewaren” te klikken.

15/12/2017 8

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

1.2. Afspraken maken – OpdrachtenWanneer de inschatting is afgerond, maak je concrete afspraken met de burger. Er worden opdrachten meegegeven met de werkzoekende. Deze worden afgedrukt op het afsprakenblad. Zo krijgt de burger meteen al zijn taken in een handig overzicht mee naar huis.

1.2.1. Opdrachten toekennenTe registreren via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Werkpunten’

Een opdracht is een taak voor een klant. De klant moet de afgesproken opdracht uitvoeren. Als bemiddelaar volg je de uitvoering ervan op.

Opdracht toevoegenOpdrachten zijn gekoppeld aan werkpunten en duid je dus ook aan in flap werkpunten. Duid een werkpunt aan, en de link “voeg opdracht toe” verschijnt.

Wanneer je hierop klikt, vind je in de drop-downlijst allerlei oefeningen en tips die je aan je klant als opdracht kan meegeven.

Als bemiddelaar selecteer je de gewenste opdracht en bewaar je op het einde door te klikken op de knop “voeg toe”. Geef opdrachten mee op maat van de burger:

- Opdrachten kunnen wijzigen gedurende het bemiddelingstraject. Probeer samen met de klant te achterhalen waar de klant op dat moment het beste baat bij heeft.

- Opdrachten en bijbehorende links worden vermeld op het afsprakenblad.

Wil je nog een andere opdracht toevoegen dan diegene die beschikbaar zijn in de lijst, kies dan voor de optie “Andere”. Je geeft zelf een omschrijving van de opdracht.

15/12/2017 9

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Aan opdrachten koppel je best een deadline. Volg deze ook op: neem contact op met de klant en vraag hem of de opdracht goed verlopen is. Dit contact kan via mail of telefoon verlopen.

Je kunt een andere opvolger (andere collega) aanduiden voor de opdracht. Op de dag van de deadline verschijnt de burger in het dashboard “klanten opvolgen” van je collega.

Opdracht wijzigen, afsluiten of verwijderen

Je kan een opdracht nog wijzigen. Bv. om een deadline te verschuiven.

Op de dag van de deadline verschijnt de klant in jouw dashboard “klanten opvolgen”. Neem contact op met de klant en vraag hem of de opdracht goed verlopen is. Zoja, kan je de opdracht afsluiten, dan verdwijnt de opdracht uit je dashboard.

Indien niet meer relevant kan je een opdracht verwijderen.

1.2.2. Sollicitatie-opdrachten gevenTe registreren via: Flap ‘Vacatures & Sollicitaties’

Een sollicitatieopdracht is een bemiddelingsactie waarbij je de werkzoekende de opdracht geeft om te solliciteren op een vacature.

Voor meer informatie over het registreren van een sollicitatie-opdracht, verwijzen we naar de algemene handleiding ‘Mijn Loopbaan voor partners’. In het hoofdstuk ‘Waar vind ik geschikte vacatures voor de burger? Hoe geef ik een sollicitatie-opdracht?’ vind je de relevante informatie terug.

15/12/2017 10

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

1.2.3. Opdracht bemiddelaarGebruik de 'opdracht bemiddelaar' om je eigen concrete engagementen op het afsprakenblad te zetten.

Je formuleert de ‘opdracht voor jezelf’ in het veld 'titel opdracht'. Je kan deze opdracht verder toelichten bij 'extra info'.

Op het afsprakenblad komen jouw opdrachten met eventuele deadlines onder het titeltje 'wat je consulent voor jou gaat doen'.

De opdracht verschijnt onmiddellijk in het dashboard ‘klanten opvolging’ onder de hoofding 'Opvolging consulenten opdrachten'.

15/12/2017 11

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

1.3. Afspraken maken – Contacten

1.3.1. Types contactBij het inplannen van face-to-face contacten, maak je het onderscheid tussen uitnodigingen, afspraken en aangetekende afspraken.2

UitnodigingBij een uitnodiging is de aanwezigheid vrijblijvend:

het niet ingaan op een uitnodiging heeft geen enkel gevolg

Je kiest voor uitnodigingen:

als je de klant een vrijwillig aanbod doet als de vertrouwensrelatie met een klant het toelaat te werken met uitnodigingen

AfspraakBij een afspraak is de aanwezigheid van de werkzoekende verplicht:

op het afsprakenblad of de brief staat expliciet vermeld dat de aanwezigheid verplicht is en dat het niet nakomen van de afspraak gevolgen kan hebben voor de uitkeringen en kinderbijslag

als de werkzoekende zonder geldige reden afwezig blijft op een afspraak kan je bij het volgende contact gebruik maken van een aangetekende afspraak

Je kiest voor afspraken:

als het nodig is een klant te wijzen op hun verplichte aanwezigheid als klanten persoonlijke dienstverlening met formele opvolging krijgen

Aangetekende afspraakIn verdere hoofdstukken (hfst 1.3.3 en hfst 2.2) verduidelijken we wanneer je kiest voor een aangetekende afspraak.

Bij het plannen van de aangetekende afspraak moet je rekening houden met minstens 14 kalenderdagen tussen het versturen van de afspraak en de afspraak zelf. Let erop de aangetekende afspraak te versturen op dezelfde dag als je hem aangemaakt hebt.

Ultieme afspraakDit type afspraak hangt samen met formele opvolging en het ultiem afsprakenblad (zie verder in deze handleiding).

Herinnering aan afspraak via SMSVDAB stuurt herinneringen aan afspraken via sms. De SMS vermeldt:

VDAB of de naam van de partner Waar men verwacht wordt Wanneer men verwacht wordt

2 Gemaakt contacten verschijnen bij VDAB-bemiddelaars automatisch in de Google Agenda. Maar voor partners is er momenteel geen synchronisatie voorzien van ingeplande contacten naar een digitale agenda.

15/12/2017 12

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Bij wie men verwacht wordt Telefoonnummer contactpersoon

Vb. “VDAB: Op 31/12/2017 verwacht Jan Jorissen je om 14u30 te 3000 Leuven, Diestsepoort 6/63. Tot dan! Verhinderd? Bel 054456589”

1.3.2. Contact inplannenTe registreren via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Afspraken’

Een nieuw contact registreer je via de flap ‘Afspraken’. Rechts bovenaan zie je de link “plan nieuw contact”.

Vul alle invulvelden in op maat van jouw contact. We stimuleren hierbij een kanalenmix: een contact kan face-to-face zijn, maar ook telefonisch of via chat. Kies de vorm die het best aansluit bij de noden en de mogelijkheden van de klant.

Bij voorkeur geef je de klant een nieuw contact mee samen met de gemaakte afspraken. Geplande contacten verschijnen immers ook op het afsprakenblad. Maak dus gebruik van de mogelijkheden die het dienstverleningsmenu biedt, en maak geen gebruik van eigen brief- of contact-sjablonen.

15/12/2017 13

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

1.3.3. Afwezigheden op contact registrerenTe registreren via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Afspraken’

Voor het afwerken van een contact zijn er meerdere mogelijkheden. Zie onderstaande flow voor een schematisch overzicht. Zie bijlage 1 voor een overzicht van geldige en ongeldige redenen van afwezigheid.

Afwezig op afspraak: geldige redenEerste keer afwezig. Verwittigt de klant je van zijn afwezigheid en je beoordeelt zijn reden als geldig, dan werk je de afspraak op deze manier af. Maak een nieuwe afspraak.

15/12/2017 14

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Je moet de reden van de afwezigheid niet noteren. Als je dit om een of andere reden toch wenst te noteren (bijvoorbeeld omdat je twijfelt aan de geldigheid), klik je bij de openstaande afspraak op ‘afwezig’ en vul je het vrije veld in.

Tweede keer afwezig. Is de werkzoekende afwezig op deze tweede afspraak, noteer je de reden voor de afwezigheid bij het geplande contact.Maak vervolgens sowieso een aangetekende afspraak (via plan nieuw contact → aangetekende afspraak).

Als de klant ook de tweede keer geldig afwezig was, kies je als onderwerp voor de aangetekende afspraak ‘geldig afwezig op 2 laatste afspraken’.

Als de klant de tweede keer afwezig was om onbekende of ongeldige reden, kies je als onderwerp voor de aangetekende afspraak ‘afwezigheid laatste afspraak’. Vermeld ook de datum van de afspraak waarop de klant afwezig was in het vrije tekstveld ‘Opmerking’.

15/12/2017 15

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Derde keer afwezig. Is de klant op de derde en aangetekende afspraak opnieuw afwezig, werk je ongeacht de reden van afwezigheid af als 'afwezig ongeldige reden'. In het veld commentaar noteer je: “Je bent voor de derde maal afwezig op een afspraak”.

Je vraagt een bemiddelingsgesprek aan bij een VDAB-collega (= Stuur een mail naar de VDAB-bemiddelaar en projectopvolger en VDAB-teamleider).

Afwezig op afspraak: onbekende/ongeldige redenBeoordeel je de reden van afwezigheid als ongeldig, dan werk je de afspraak op deze manier af.

Maak vervolgens meteen een aangetekende afspraak aan:

Als jouw klant niet verwittigd heeft je duidt aan dat de reden van afwezigheid onbekend is Als jouw klant verwittigd heeft, maar jij de reden voor de afwezigheid beoordeelt als ongeldig

je duidt de reden van de afwezigheid aan

! Als de klant je op voorhand verwittigt van zijn afwezigheid, maar jij deze reden niet als geldig accepteert, wacht je altijd tot het verstrijken van het geplande contact voor dat je overgaat tot het plannen van een aangetekende afspraak. De klant kan immers altijd beslissen alsnog aanwezig te zijn.

! Als je de aangetekende afspraak plant, check je altijd of de klant nog werkloos is en of zijn adres tussen het bezorgen van de afspraak en de afspraak zelf niet gewijzigd is.

! Bij het plannen van de aangetekende afspraak moet je rekening houden met minstens 14 kalenderdagen tussen het versturen van de afspraak en de afspraak zelf. Let erop de aangetekende afspraak te versturen op dezelfde dag als je hem aangemaakt hebt.

15/12/2017 16

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Afwezig op aangetekende afspraakEen afwezigheid op een aangetekende afspraak noteer je altijd onmiddellijk in Geplande contacten → Aangetekende afspraak → Afwezig. Geef de reden van de afwezigheid aan en jouw inschatting of dit een geldige of een ongeldige reden betreft. Een onbekende reden is altijd ongeldig.

Zie bijlage 1 achteraan deze handleiding voor een overzicht van wat we als een geldige reden en wat als een ongeldige reden van afwezigheid beschouwen.

'ongeldige reden' betekent dat VDAB het dossier van de klant mogelijks moet overmaken aan de controledienst. Vraag een bemiddelingsgesprek aan bij VDAB. Stuur een mail naar de VDAB-bemiddelaar en projectopvolger en VDAB-teamleider.

‘andere’ verduidelijk je in het vrije tekstveld. Vraag eventueel een bemiddelingsgesprek aan bij VDAB.

'geldige reden', maak een nieuwe aangetekende afspraak

Bij een afwezigheid bij een tweede aangetekende afspraak, vraag je altijd een bemiddelingsgesprek. Stuur een mail naar de VDAB-bemiddelaar en projectopvolger en VDAB-teamleider.

Als je een aangetekende afspraak onterecht afgewerkt hebt met ongeldige redenen - als de klant toch een geldig attest van afwezigheid voorlegt - neem je opnieuw contact op met de VDAB-bemiddelaar en projectopvolger en VDAB-teamleider.

Niet openen van teruggekeerde aangetekende brieven!Omwille van de bewijswaarde voor de arbeidsrechtbank mogen aangetekende brieven die terugkeren NIET geopend worden. Van zodra een teruggekeerde aangetekende brief geopend wordt, verliest deze zijn bewijskracht. Redenering is dat diegene die de aangetekende zending opent, nieuwe elementen kan opnemen in de brief.

In geval van een rechtszaak voor de arbeidsrechtbank worden de aangetekende brieven ongeopend voorgelegd aan de rechter en is het aan hem om deze brief te openen.

Voor het versturen vermeldt de bemiddelaar zijn/haar naam of initialen en het ikl-nr op de achterflap van de omslag zodat bij eventuele terugkeer van de brief kan uitgezocht worden door wie de aangetekende zending werd verstuurd zonder deze te moeten openen.

Aanwezigheden moet je nooit registreren: Je kan geplande contacten zelf verwijderen in de flap afspraken. Acht dagen na het verstrijken van de datum van een gepland contact, verdwijnen de niet

afgewerkte ‘planningslijnen’ uit het tabblad afspraken. De oude planningslijnen blijven staan in de flap historiek.

15/12/2017 17

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

1.4. Afspraken maken - Afsprakenbladen

1.4.1. Afsprakenblad printenTe registreren via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Afspraken’

Voor klanten in persoonlijke dienstverlening en persoonlijke dienstverlening met formele opvolging maak je het afsprakenblad op in 'Mijn Loopbaan'. Na het kiezen van werkpunten en opdrachten en plannen van contacten, klik je op het tabblad ‘afspraken’ op 'mail afsprakenblad' of 'print afsprakenblad'.

Alle werkpunten, opdrachten, geplande contacten en services komen automatisch op het afsprakenblad. Zo weet de burger altijd heel duidelijk wat er concreet afgesproken werd. De contactgegevens van diegene die het afsprakenblad afdrukt, verschijnen onderaan het afsprakenblad. Geef altijd een geprint afsprakenblad mee in het geval van een face-to-face contact met de burger.

De klant vindt zijn laatste afsprakenblad ook in Mijn Loopbaan voor burgers.

(‘gewoon’) AfsprakenbladEen gewoon afsprakenblad voor klanten wordt automatisch gegenereerd wanneer status 'persoonlijke dienstverlening' is geselecteerd.

Formeel afsprakenbladEen formeel afsprakenblad voor klanten met status 'persoonlijke dienstverlening met formele opvolging'.

Een formeel afsprakenblad moet altijd ondertekend worden. Als een klant dit weigert, vraag dan een bemiddelingsgesprek aan bij de VDAB-bemiddelaar en projectopvolger en VDAB-teamleider.

Ultiem afsprakenbladEen ultiem afsprakenblad wordt opgesteld voor klanten met status 'persoonlijke dienstverlening met formele opvolging' die hun afspraken niet nagekomen zijn.

Met de ultieme afspraak geef je de werkzoekende nog één allerlaatste kans. Als bemiddelaar geef je nog één kans om de afspraken na te komen (eventueel aangevuld met nieuwe werkpunten) en daarvoor geef je één maand de tijd. Het ultiem afsprakenblad is verbonden met het inplannen van een ultieme afspraak.

15/12/2017 18

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Als de klant ook deze ultieme afspraken niet nakomt, vraag je een bemiddelingsgesprek aan bij de VDAB-bemiddelaar en projectopvolger. Komt de klant de ultieme afspraken wel na, zet je de dienstverlening verder en volg je de klant verder op aan de hand van (formele) afsprakenbladen.

Om een ultiem afsprakenblad te maken, ga je als volgt te werk:

Je kiest werkpunten en opdrachten en plant contacten zoals gebruikelijk. Je kiest bij 'nieuw contact plannen' voor ‘ultieme afspraak’. Je vult de datum in: deze datum plan je één maand na de datum van het opstellen van het

ultieme afsprakenblad. bv. je gaat van 15 februari naar 15 maart, indien dit in een weekend valt, kies je de maandag na dit weekend.

Je drukt (ultieme) afsprakenblad af (via 'print afsprakenblad') en laat het ondertekenen.

15/12/2017 19

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

1.5. OpvolgenDe derde en laatste stap in de bemiddelingscyclus, na inschatten en afspraken maken, is opvolgen. En ook hiervoor werden verschillende nieuwe tools uitgewerkt in Mijn Loopbaan.

1.5.1. DashboardDashboards vind je helemaal links bovenaan op je scherm.

Je gebruikt als bemiddelaar de dashboards om een overzicht te krijgen van je klantenportefeuille of de opdrachten van je klanten op te volgen. Het systeem geeft ook zelf signalen wanneer er klanten zijn die jouw aandacht nodig hebben. Als teamleider kan je er ook je team samenstellen.

Dashboard ‘klanten opvolgen’In dit dashboard vind je een overzicht van alle klanten die jouw aandacht nodig hebben.

Blok Klanten opvolgen:

Toeleidingen: burgers die worden toegeleid naar jou als partnerbemiddelaar, bv. in kader van TIBB4, verschijnen in dit dashboard met reden “nieuwe service intensieve bemiddeling”.

Doorverwijzingen: burgers die door een andere bemiddelaar naar jou verwezen werden voor verdere dienstverlening. Bijvoorbeeld bij zwangerschap of langdurige ziekte van een collega.

klanten die een knipperlicht en/of OLA hebben gekregen

15/12/2017 20

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

OLA staat voor OnLine Assistent. Het zijn signalen die zowel voor de burger als voor de bemiddelaar zichtbaar zijn in het klantendossier. De OLA is een hulpmiddel voor de burger (en bemiddelaar) om te komen tot een sterk en matchbaar Mijn Loopbaan-dossier. Via een banner krijgt de burger en bemiddelaar een signaal als er bijvoorbeeld enkel beroepen gekozen werden met weinig perspectief op de arbeidsmarkt. Als bemiddelaar zie je OLA’s (groen) in ‘klanten opvolgen’, ‘mijn klantenoverzicht’ en in het individueel klantendossier.

De knipperlichten zijn een vertaling van de beleidsprioriteiten naar onze dienstverlening. Er zijn indicatieve (geel), prioritaire (oranje) en verplichte (rood) knipperlichten. Ze zijn zodanig geprogrammeerd dat alle werkzoekenden met beleidsprioriteit tijdig benaderd worden.

Blok Opvolging opdrachten:

Daarnaast vind je onderaan in dit dashboard ook een overzicht van de burgers met opdrachten waarvan de deadline verstreken is. Neem contact op met de burger voor verdere opvolging.

Vanuit het dasbhoard ‘klanten opvolgen’ kan er ook direct een nieuw contact ingepland worden. Selecteer de klant en klik op “plan nieuw contact”.

Dashboard ‘Mijn klantenoverzicht’In dit dashboard vind je een overzicht van alle klanten in jouw klantenportefeuille. Je kunt hier ook zoeken op basis van verschillende criteria.

Vanuit het klantenoverzicht kan er ook direct een nieuw contact ingepland worden. Selecteer de klant en klik op “plan nieuw contact”.

15/12/2017 21

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Om af en toe te controleren dat je geen klanten ‘kwijt’ bent, kan je regelmatig in je dashboard ‘mijn klantenoverzicht’ onderstaande selectie doen, en voor al deze klanten een opvolging inplannen:

Dashboard ‘Mijn team’Op het dashboard ‘Mijn team’ kan je als teamleider jouw team samenstellen door bemiddelaars van jouw organisatie toe te voegen.

15/12/2017 22

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Je ziet het aantal klanten dat ze in hun portefeuille hebben. Je klikt verder door om weer te geven over welke klanten het gaat. Vanuit dit detailscherm kan je de klanten ook toewijzen aan andere bemiddelaars van je organisatie bv bij langdurige afwezigheid van een bemiddelaar.

Dashboard ‘Groepsacties’

In het dashboard ‘groepsacties’ kan je op basis van IKL-nummers een groep personen samenstellen, en hen in groep uitnodigen. Je kunt de groep gezamenlijk uitnodigen, of individueel volgens een zelf in te stellen tijdsinterval (bv. om de 20minuten één persoon).

1.5.2. HistoriekTe vinden via: Flap ‘Dienstverleningsmenu’ > ‘Historiek’

Elke handeling in het dossier wordt weggeschreven in de historiek.

Het is mogelijk om een filter in te stellen. Klik aan de rechterkant op "Filter historiek".

Je krijgt verschillende opties bij de filter en kan zelf kiezen welke info je wenst te zien. Standaard staat alles geselecteerd. Door op "selecteer niets" te klikken kan je alles in een keer uitvinken en met een schone lei beginnen. Of je kan de items die je niet wenst te zien gewoon uitvinken.

In de historiek kunnen o.a. ook eerdere afsprakenbladen terug opgeroepen worden.

15/12/2017 23

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

DEEL 2 : REGISTRATIES in kader van TIBB4, TIBB4 anderstaligen en SCRABA

2. Aanvraag serviceWanneer een werkzoekende wordt toegeleid naar jou als partner-bemiddelaar voor intensieve bemiddeling en begeleiding, dan heeft deze persoon al een inschatting achter de rug bij VDAB.

De VDAB-bemiddelaar heeft ingeschat dat de werkzoekende extra hulp nodig heeft bij zijn zoektocht naar werk.

o In het klantendossier zijn de belangrijkste werkpunten en drempels aangeduido Status dienstverlening: “persoonlijke dienstverlening”

De VDAB-bemiddelaar heeft ook ingeschat dat deze dienstverlening door jou als partner kan uitgevoerd worden. De VDAB-bemiddelaar heeft daarom een service “intensieve bemiddeling” opgestart.

o Dit betekent dat de burger zich akkoord heeft verklaard om zijn verdere bemiddeling en begeleiding door jou als partner te laten uitvoeren.

o De werkzoekende werd toegeleid naar een specifiek perceelo De werkzoekende heeft een concrete afspraak ontvangen waarop hij zich bij jou als

partner moet melden.o Als partner heb je inzage gekregen in het dossier van de klant.

Als partner-bemiddelaar kan jij vanaf hier verder aan de slag met de werkzoekende.

2.1. Klant verschijnt in dashboardDe toegeleide werkzoekenden verschijnen in het dashboard “klanten opvolgen” in Mijn Loopbaan voor Partners.

Na inloggen in Mijn Loopbaan voor Partners (MLP) klik je links bovenaan op het dashboard “klanten opvolgen”. De werkzoekenden verschijnen daar met als reden “Nieuwe service - Intensieve bemiddeling”.

Klik op de naam en het dossier van de burger opent zich. Je komt terecht in de flap “overzicht”. Zo krijg je als bemiddelaar meteen een totaal-overzicht van deze klant voor wat betreft de zoektocht naar werk.

15/12/2017 24

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

2.2. Start van de bemiddeling

Eerste afspraak afwerken Werk het eerste ingeplande contact af. Het gaat hier dan om de “toeleidingsafspraak”, “de eerste afspraak voor bemiddeling bij partner”, die de VDAB-bemiddelaar ingepland heeft.

Deze eerste afspraak wijkt af van de richtlijnen rond afspraken die in deel 1 besproken werden en bespreken we hieronder. Zie ook de schematische flow in bijlage 2 van deze handleiding (pagina 34).

Klik op flap dienstverlening, dan op afspraken en daar zie je bij geplande contacten de eerste afspraak voor bemiddeling bij partner staan.

Speciale situatie ‘contact herinplannen’: je gebruikt deze mogelijkheid alleen wanneer je als bemiddelaar zélf op de afspraak niet aanwezig kunt zijn omwille van b.v. ziekte. Je gebruikt deze optie nooit wanneer klant afwezig is. Je kan o.a. het adres, de datum, het tijdstip en de duur wijzigen.

Klant is AfwezigIndien de klant niet aanwezig is op de afspraak, plan dan een nieuwe contact in. We streven ernaar om binnen de 7 kalenderdagen een nieuwe afspraak vast te leggen (De afspraak zelf ligt eventueel buiten die week.)

Indien de burger zonder te verwittigen of zonder geldige reden niet opdaagt op de eerste afspraak wordt de afspraak afgewerkt met ‘afwezig – ongeldige reden’.Indien de afspraak afgewerkt werd met “afwezig”, dan verschijnt de link “Nieuwe eerste afspraak maken”

Er wordt een nieuwe, aangetekende afspraak verzonden binnen de 7 dagen (het gaat hier nog steeds om een toeleidingsafspraak).

Optie 1: Indien de burger opnieuw niet opdaagt zonder te verwittigen of zonder geldige reden wordt ook deze tweede afspraak afgewerkt met ‘afwezig’ - ongeldige reden. De service stopt automatisch en er vertrekt een signaal naar de VDAB-bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid.

15/12/2017 25

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Optie 2: Indien de burger niet opdaagt, maar wel een geldige reden heeft voor de afwezigheid, wordt de afspraak afgewerkt met ‘afwezig – geldige reden’ en wordt binnen de 7 dagen een nieuwe aangetekende afspraak vastgelegd (Indien de burger 2 maal afwezig is ongeacht de reden wordt een nieuwe, aangetekende afspraak opgemaakt). Indien de burger opnieuw niet opdaagt (ongeacht de reden) wordt ook deze derde afspraak afgewerkt met ‘afwezig’. De service stopt automatisch en er vertrekt een signaal naar de VDAB-bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid.

Indien de burger niet opdaagt met een geldige reden wordt de afspraak afgewerkt met ‘afwezig – geldige reden’ en wordt binnen de 7 dagen een nieuwe afspraak vastgelegd. Indien de burger ook op deze tweede afspraak afwezig is (ongeacht geldige of ongeldige reden) wordt een nieuwe, aangetekende afspraak gemaakt (het gaat hier nog steeds om een toeleidingsafspraak).

Indien de burger opnieuw niet opdaagt, zowel bij geldige als ongeldige reden, werk je die aangetekende afspraak af met ‘ongeldige reden’. De service stopt automatisch en er vertrekt een signaal naar de VDAB-bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid.

Is de klant aanwezig, hetzij op een gewone afspraak, hetzij op een aangetekende afspraak, dan moet je de toeleidingsafspraak/eerste afspraak altijd afwerken met aanwezig!

Klant is aanwezig en Start bemiddelingsprocesIs de klant aanwezig, klik dan op “Aanwezig”.

De naam van de partner-bemiddelaar verschijnt onmiddellijk links bovenaan in de banner van het klantendossier. De overdracht van bemiddelaarschap is dus gebeurd. In de banner is rechts een rode balk zichtbaar. Dit is voor VDAB-bemiddelaars een signaal om zelf geen bemiddelings-acties meer te ondernemen met deze werkzoekende. Jij als partner neemt immers deze taak op.

Eerste afsprakenblad opstellenHet eerste afsprakenblad tussen partner-bemiddelaar en deelnemer wordt ten laatste 15 kalenderdagen na aanwezigheid op het eerste contact afgesloten. Deze wordt ondertekend door zowel de opdrachtnemer als de deelnemer (er is geen aparte ruimte voorzien voor de handtekening, plaats deze gewoon onderaan het eerste afsprakenblad).

15/12/2017 26

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Service intensieve bemiddeling opstartenPas als je de eerste afspraak hebt afgewerkt met “aanwezig”, wordt de link ‘start bemiddelingsproces’ zichtbaar in de flap ‘afspraken’ bij de rubriek ‘Lopende services’. Vergeet niet om hier op te klikken en zo de service intensieve bemiddeling te starten!

Ga aan de slag met het Mijn Loopbaan dossier van de werkzoekende, voeg werkpunten en opdrachten toe, plan contacten, en zorg voor een goede opvolging van de burger.

Op regelmatige basis worden nieuwe afsprakenbladen opgemaakt: de opdrachtnemer brengt samen met de deelnemer structuur in de chronologische opbouw van de acties die moeten leiden tot duurzame tewerkstelling en vertaalt deze stapsgewijs en concreet in opdrachten met deadlines in de afsprakenbladen. Voor alle latere ingeplande contacten en afspraken gelden de richtlijnen zoals beschreven in het hoofdstuk ‘Contacten’.

15/12/2017 27

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

3. Andere bemiddelingsacties

3.1. Up-to-date dossierEen essentieel element om tot een goede bemiddelingscyclus te komen is een up-to-date Mijn Loopbaan dossier:

correcte contactgegevens van de burger, oplijsting van het studieverleden, één of meerdere toegevoegde jobdoelwitten, gescoorde competenties, een gepubliceerd CV, enzovoort…

Meer informatie is te vinden op de vdab-website en handleiding voor de burger, of in de handleidingen terug te vinden op de partnerwebsite.

3.2. Verblijfsstatuut en arbeidskaartHet is de opdracht van de bemiddelaar om bij elk contact het verblijfsstatuut en de arbeidskaart van de deelnemer te verifiëren. Voor meer informatie verwijzen we naar:

Het draaiboek TIBB4 De partner-handleiding over verblijfsdocumenten en arbeidskaarten

3.3. Begeleiding IBOTe registreren via: Flap ‘Begeleiding’ >’stappen naar werk’

Een IBO (Individuele BeroepsOpleiding) dient, zoals elke actie, te kaderen binnen de persoonlijke dienstverlening. Dit wil zeggen dat zowel de werkzoekende als de bemiddelaar akkoord moeten gaan met de IBO als actie in het traject.

De bemiddelaar registreert de aanvraag van de IBO in “Stappen naar werk”. De gedetailleerde werkwijze vind je terug op de partnerwebsite van VDAB.

Bij uitvoerder van de IBO vermeld je de gegevens van de regionale contactpersoon voor IBO. Bij een IBO zorgt VDAB voor de administratieve en vaktechnische begeleiding. VDAB houdt de partner steeds op de hoogte van het verloop van de IBO begeleiding. Je vindt het verloop van de IBO terug in “Stappen naar werk” bij “Begeleiding IBO”. Het contact met de werkgever verloopt enkel via de VDAB IBO-consulent.

3.4. Opleiding registrerenTe registreren via: Flap ‘Begeleiding’ >’stappen naar werk’

Duidt in het dienstverleningsmenu onder de rubriek ‘competentieversterking’ het juiste werkpunt aan (met eventueel bijhorende opdracht).

Enkel de deelname van werkzoekenden aan erkende opleidingen die in de VDAB-opleidingengids gepubliceerd worden en die actief zijn, kan je registreren in de flap ‘stappen naar werk’. Dit is enkel

15/12/2017 28

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

het geval voor VDAB-opleidingen of opleidingen waarvoor de VDAB de regie voert en die door de VDAB in de opleidingengids gepubliceerd worden of opleidingen die door de VDAB erkend worden en die door andere partners via Opleidingenmanager in de opleidingengids gepubliceerd worden (aangeduid met het VDAB-logo in de opleidingengids) .

Je registreert de deelname aan een opleiding door te klikken op de link ‘voeg een stap toe’ (flap ‘begeleiding’ > flap ‘stappen naar werk’) en in de lijst van mogelijke stappen te kiezen voor ‘Opleiding’ en vervolgens te klikken op ‘Toevoegen’.

Je krijgt een scherm waar je de vraag gesteld wordt:

of je een eigen opleiding wil starten of een opleiding bij een andere organisatie wil aanvragen.

3.4.1. Een eigen opleiding startenWanneer je de start van een opleiding van de eigen organisatie wenst te registreren, dan kies je voor de eerste optie: “een eigen opleiding starten”.

Je krijgt vervolgens een overzicht van je eigen opleidingen.

Je vindt verdere informatie over deze registratie en het invoeren van prestaties en vergoedingen in de overeenkomstige handleidingen.

Opgelet! Een beroepsverkennende stage wordt geregistreerd met de opleidingscode 953030!

3.4.2. Een opleiding aanvragenWanneer de opleiding bij een externe organisatie of bij VDAB doorgaat, dan kies je voor de tweede optie: “Een opleiding aanvragen”.

Je komt terecht in een zoekscherm waar je criteria kan invoeren om de gewenste opleiding op te zoeken (meest gebruikt = opleidingscode). In de resultatenlijst staan enkel nog de erkende opleidingen. Je kiest de betreffende opleiding en bevestigt de aanvraag. In het tekstvak ‘Samenvatting’ kan je eventueel bijkomende informatie invoeren.

Bij de registratie van de aanvraag wordt een e-mail gestuurd naar de contactpersoon van de organisatie die de opleiding organiseert. Je neemt best ook contact op met deze persoon om de startvoorwaarden te bespreken. Indien de opleiding bij een andere opleidingsparter (niet VDAB) doorgaat, moet via de VDAB-werkwinkel inzage in het klantendossiers gegeven worden aan deze organisatie.

15/12/2017 29

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

De registratie van het verdere verloop van de opleiding en de bijhorende prestaties wordt door de betrokken organisatie opgenomen. Je kan enkel nog de aanvraag annuleren, zolang deze niet gestart is. Bij aanvraag van VDAB-opleidingen kan je deze niet annuleren. Je dient hiervoor een seintje te geven naar de betreffende contactpersoon.

3.4.3. Competenties aanpassen na opleidingDe competenties aanpassen in het dossier is van cruciaal belang voor de matching van deze werkzoekende met vacatures.

Zie voor uitgebreide informatie in de handleiding ‘Competenties en competentierapporten scoren’.

15/12/2017 30

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

4. Afsluiting service intensieve bemiddelingDe service kan afgesloten worden omwille van afwezigheid van de klant op de eerste afspraak.

In het geval van onttendering of bij een vervroegde stopzetting neem je contact op met de projectopvolger.

Hoe je de afsluiting van de volledig uitgevoerde service registreert, lees je verder in dit hoofdstuk.

Opgelet! Dit kan ten vroegste na 6 maanden bemiddeling EN

- een dossier 3 maanden na elkaar op de laatste dag van de maand op een passieve categorie gestaan heeft (= 3x passieve categorie aan het einde van maand 4, 5 en 6 ) OF

- de maximumduurtijd van de bemiddeling bereikt is (= max duurtijd).

Op dat moment is het bemiddelingsproces beëindigd en heb je als partner-bemiddelaar nog een maand de tijd om het eindadvies op te maken.

Zie ook bijlage 5 voor een schematisch overzicht rond het afsluiten van de dienstverlening.

4.1. Service afsluiten met eindadviesWanneer het bemiddelingsproces beëindigd is, krijg je als bemiddelaar een signaal in je dashboard dat de service ‘Ter afsluiting’ staat.

Via de flap ‘Afspraken’, onder ‘Lopende services’ klik je op ‘Geef eindadvies’. Het scherm ‘Eindadvies geven’ opent zich.

15/12/2017 31

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Duid het gekozen advies aan. Bij 3x passieve categorie krijg je 4 opties. Bij max. duurtijd zijn er slechts 3 opties, ‘Nieuwe inschatting nodig’ valt weg.

In het opmerkingenveld kan je bijkomende informatie zetten die ook op het eindadviesdocument komt. ‘Mail eindadvies’ of ‘Print eindadvies’ moet altijd aangevinkt zijn om het eindadvies te kunnen geven. Ook in de Historiek vind je het document terug.

Op het eindadvies zelf worden de opties als volgt vertaald:

Geen nood aan persoonlijke dienstverlening: Je zit op koers naar passend werk en op korte termijn heb je geen nood aan verdere persoonlijke ondersteuning. Je zet je zoektocht naar werk zelfstandig verder. Als je hier toch verdere hulp bij wil, kan je terecht bij VDAB.

Nood aan persoonlijke dienstverlening: Je hebt nog verdere hulp nodig bij het zoeken naar werk. VDAB zal je contacteren en kijken welke ondersteuning best past.

Dienstverlening uitgeput: Je zet je zoektocht naar werk zelfstandig verder. Als je hier verdere hulp bij wil, kan je terecht bij VDAB.

Nieuwe inschatting nodig: We kunnen op dit moment niet inschatten of je nog verdere hulp nodig hebt in je zoektocht naar werk. Wanneer de bemiddeling naar werk hervat wordt, zal VDAB kijken welke ondersteuning best past.

De burger ontvangt dit eindadvies ook in de mailbox van zijn dossier in Mijn Loopbaan voor Burgers.

Van zodra het eindadvies gegeven is, wordt de service afgesloten en staat het gekozen eindadvies onder de afgesloten service. De afgesloten service zie je ook in de Historiek.

De rode banner verdwijnt de dag nadien. Op dat moment verlies je ook het inzagerecht in het klantendossier.

4.2. Service automatisch afsluiten zonder eindadviesAls je na een maand geen eindadvies gegeven hebt, sluit het systeem de service automatisch af. De afgesloten service zie je ook in de Historiek. Dit is niet conform het bestek.

In het geval van maximumduurtijd verdwijnt de rode banner onmiddellijk en verlies je ook onmiddellijk je inzagerecht in het klantendossier

In het geval van 3x passieve categorie verdwijnt de rode banner de dag nadien. Op dat moment verlies je ook je inzagerecht.

15/12/2017 32

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

BIJLAGE 1: Overzicht van werkpunten en opdrachten

Overzicht van werkpunten en opdrachten

BIJLAGE 2: Overzicht geldige reden en ongeldige reden voor het afwerken van een afspraak

Niet-aanmelding na afspraak: geldige redenen met attestVoor volgende redenen moet de werkzoekende een attest voorleggen:

ziekte; het uitvoeren van een werkstraf op het ogenblik van de afspraak; de redenen van het zogenaamd “klein verlet” (huwelijk, geboorte, overlijden binnen de

familie); verlof op datum van uitnodiging (controleerbaar op stempelkaart); redenen zoals omschreven in de CAO nr.45 van 19-12-1989 houdende de invoering van een

verlof om dwingende reden (ziekte, ongeval of hospitalisatie van echtgenoot, ascendant of descendant, ernstige materiële beschadiging van de bezittingen door brand of natuurramp, bevel tot verschijning als partij in een rechtszitting);

aanvraag RVA-vrijstelling van inschrijving als werkzoekende aangevraagd (bijv. studeren (cat.97), leeftijd (cat.95), vrijstelling mantelzorg (cat.96).

tewerkstelling in de toekomst: getekend arbeidscontract voorleggen doet mee aan staking op dag van uitnodiging of opleiding (controleerbaar aan A - 'andere

situatie zonder recht op uitkering' op stempelkaart)

Indien de werkzoekende hiervoor geen attest kan of wil voorleggen wordt dit als 'ongeldige reden' beschouwd.

Niet-aanmelding na afspraak: geldige redenen zonder attestVoor deze redenen moet de werkzoekende geen attest voorleggen:

andere sollicitatie(s) naar aanleiding van een verwijzing op de afspraakdag; indien er een tijdsverloop is van minder dan 2 dagen tussen de ontvangst van de uitnodiging

en het initiatief (om regeling kinderopvang e.d. mogelijk te maken); indien er een tijdsverloop van 2 dagen of minder is tussen de datum van verzending en het

initiatief ; verschillende uitnodigingen op dezelfde dag; werkt deeltijds en voorgesteld afspraakmoment past niet ingevolge werkschema;

Alle redenen die een werkzoekende aanhaalt, en die niet in deze lijst opgenomen zijn, worden als ongeldig beschouwd!

15/12/2017 33

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

BIJLAGE 3: Flow: afwerken van 1ste afspraak voor bemiddeling bij partner Op 1ste afspraak voor bemiddeling bij partner is de burger

BIJLAGE 4: Flow: afwerken van een afspraak voor bemiddeling bij partner

15/12/2017 34

Afwezig met

ongeldige of

onbekende reden

Aangetekende 1ste

afspraak voor bemiddeling bij

partner : afwezigheid 1ste

afspraak voor bemiddeling bij

partner

Afwezig met ongeldige of onbekende

reden

Afwezig = service

geweigerd wegens

afwezigheid vdab-

bemiddelaar dient de

burger uit te nodigen voor een gesprek

(en eventueel transmissie) (krijgt een signaal van

de afwezigheid

van de burger in zijn

dashbord ‘klanten

opvolgen’ )

Afwezig met

geldige reden

Aangetekende 1ste

afspraak voor bemiddeling bij

partner: afwezigheid 1ste

afspraak voor bemiddeling bij

partner

Afwezig ongeacht de

reden

Opgelet: werk de afspraak altijd af met

‘afwezig: ongeldige

reden’

Afwezig met

geldige reden

Nieuwe 1ste afspraak voor bemiddeling

bij partner: afwezigheid voor 1ste afspraak voor bemiddeling bij

partner

Afwezig ongeacht de

reden

Aangetekende 1ste

afspraak voor bemiddeling bij

partner: afwezigheid 1e ste afspraak voor

bemiddeling bij partner

Afwezig ongeacht de

reden

Opgelet: werk deze afspraak

af met ‘afwezig: ongeldige

reden’

Contact herinplannen= dit wordt enkel gebruikt wanneer de bemiddelaar de afspraak wenst te verplaatsen bv. wegens wijzigingen in de agenda of afwezigheid

Uitnodiging = vrijblijvend => heeft geen waarde in de routing afwezigheid (ihkv weigering service, aanvraag bemiddelingsgesprek en/of transmissie) maw kun je geen aangetekende versturen.

Aangetekende afspraken kunnen tot 30 dagen na het doorgaan van de aangetekende afspraak worden afgewerkt . ‘Gewone’ contacten

kunnen tot 7 dagen na het contact worden afgewerkt.

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Op een afspraak (niet 1 ste afspraak voor bemiddeling bij partner) is de burger

15/12/2017 35

Afwezig met

ongeldige of

onbekende reden

Aangetekende afspraak:

afwezigheid laatste

afspraak

Afwezig met ongeldige of onbekende

reden

Werk af met ‘Afwezig

ongeldige reden’

vraag een bemiddelingsge-sprek aan bij de

vdab-bemiddelaar

(projectopvolger in CC)

Afwezig met

geldige reden

Aangetekende afspraak:

afwezigheid laatste

afspraak

Afwezig ongeacht de

reden

Afwezig met

geldige reden

Nieuwe afspraak

Afwezig geldige reden

Aangetekende afspraak

‘geldig afwezig op 2 laatste afspraken’

Afwezig ongeacht de reden

Afwezig onbekende

of ongeldige

reden

Aangetekende afspraak

‘afwezigheid laatste afspraak’

afspraken’

Afwezig ongeacht de

reden

Handleiding TIBB4 en TIBB4 anderstaligen en SCRABA

Bijlage 5: Schematisch overzicht van de afsluiting van de dienstverlening In dit schema vind je de standaardflow terug rond het afsluiten van de dienstverlening.OPMERKING: Indien er openstaande trajectacties of openstaande contacten in het dossier staan, zal de bemiddeling steeds terug bij VDAB komen, ook al staat er ‘Nee’ in de laatste kolom van het schema.

Reden afsluiting

Wijze afsluiten Gekozen eindadvies Bemiddeling terug bij VDAB

na 3X passieve CATWZ

manueel door partner (met eindadvies)

"Nood aan persoonlijke dienstverlening"

Nee

"Nieuwe inschatting nodig" Nee

"Geen nood aan persoonlijke dienstverlening"

Nee

"Dienstverlening uitgeput" Nee

automatisch (zonder eindadvies partner)

Nee

Afgesloten door VDAB Ja (VDAB-bemiddelaar)

na maximum duur

manueel door partner (met eindadvies)

"Nood aan persoonlijke dienstverlening"

Ja (Chef OE)

"Geen nood aan persoonlijke dienstverlening"

Nee

"Dienstverlening uitgeput" Nee

automatisch (zonder eindadvies partner)

Ja (Chef OE)

Afgesloten door VDAB Ja (VDAB-bemiddelaar)

15/12/2017 36