HET MERCURIUSPORTAAL

Met deze korte handleiding willen we je graag ondersteunen bij het: opvolgen, invoeren en verzenden

van je elektronische facturen en creditnota’s voor VDAB via het Mercuriusportaal.

Je vindt er ook meer info over je toegangsrechten. Heb je deze niet automatisch dan moet je ze eenmaal instellen.

Toegang tot het Mercuriusportaal

Voor Belgische ondernemingenHet Mercuriusportaal is toegankelijk voor Belgische ondernemingen waarvan de vertegenwoordigers of hoofdtoegangsbeheerders over een Belgische elektronische identiteitskaart of verblijfsvergunning (eID) beschikken.

Wie kan facturen indienen?1. De zaakvoerder2. De facturatieverantwoordelijke of boekhoudkantoor

Hoe verkrijg je toegang?

1. Als zaakvoerder zelf e-facturen indienenJe bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger met een Belgische elektronische identiteitskaart of verblijfsvergunning (eID) en je staat vermeld als natuurlijke persoon in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

● Controleer de functiehouders van je onderneming via je KBO-nummer hier .

2. Facturatieverantwoordelijke of boekhoudkantoorJe bent verantwoordelijk voor de facturatie in je onderneming, dan moet je officieel de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ hebben:

● Via ‘Mijn roltoekenningen ‘op iamapps.belgium.be/rma/ kan je zien of je rol als

facturatieverantwoordelijke ‘actief’ staat.

● Heb je die rol nog niet of is ze nog niet actief, neem dan contact op met de

gemandateerde toegangsbeheerder(s) van je onderneming.

● Via de hyperlink in de e-mail die je hebt ontvangen via de ‘Hoofdtoegangsbeheerder’

of ‘Lokale beheerder domein financiën’, kan je de uitnodiging voor deze rol aanvaarden. Pas als de betrokken toegangsbeheerder vervolgens in ‘Mijn openstaande taken’ de aanvraag goedgekeurd heeft, wordt jouw rol ‘actief’.

3. Je wil de rol van facturatieverantwoordelijke toekennenJe hebt de rol van ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ of ‘Lokale Beheerder voor Financiën’ en wenst de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ aan een medewerker toe te toekennen:

● Nodig een medewerker uit voor de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ via de functie

‘Nieuwe uitnodiging aanmaken’ op iamapps.belgium.be/rma/ .

● Nadat deze de uitnodiging aanvaard heeft, keur dan in ‘Mijn openstaande taken’ de

aanvraag goed zodat de status van de rol ‘Actief’ wordt.

4. Je wil de rol van toegangsbeheerder delegerenJe bent hoofdtoegangsbeheerder en wenst het toegangsbeheer voor facturatieverantwoordelijken te delegeren aan een ‘Lokale beheerder voor Financiën’:

● Via deze link kan je een ‘Lokale Beheerder voor Financiën’ aanstellen.

5. Aanstellen van een hoofdtoegangsbeheerderJe bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger en je wil een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen:

● Ken je de toegangsbeheerders voor je onderneming niet of heb je hulp nodig bij het

aanstellen ervan? Mail naar info@csam.be of bel naar +32 2 290 28 45.

● Via deze link kan je een hoofdtoegangsbeheerder aanstellen.

● Met de ‘Uitzonderingsprocedure’ kan je een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ met een eID

aanstellen als de wettelijk vertegenwoordiger geen eID heeft (bv. buitenlandse bestuurders, enkel rechtspersonen, niet vermeld in de KBO, tijdelijke handelsvereniging).

Elektronische facturen en creditnota’s opvolgen en versturen via het Mercuriusportaal

Log in via digital.belgium.be/e-invoicing als je vermeld staat als functiehouder in de KBO of een actieve rol ‘facturatieverantwoordelijke’ hebt.

Aanloggen doe je met je eID.

Onmiddellijk na het aanloggen krijg je een overzicht van je verzonden of ontvangen facturen en creditnota’s ( ook deze via een Acces Point i.p.v. het portaal). Je kan doorklikken om de details te zien en de status van je factuur (ontvangen, verwerkt= betaald, verworpen).

Bovendien kan je een PDF-versie van de ingevulde factuur of creditnota opvragen.

Je kan ook onmiddellijk na het inloggen een nieuwe factuur of nieuwe creditnota maken.

Nuttige tips:

Algemeen● De ingebrachte factuur in het Mercurius-portaal is wettelijk je originele factuur. De wettelijk

verplichte gegevens op een factuur moeten dus een correcte weerspiegeling zijn van de factuur in je eigen boekhoudsysteem.

● Velden met een sterretje zijn verplicht.

● Kijk je bankrekeningnummer (IBAN) goed na als je voor de eerste maal factureert aan de overheid.

● Een factuurnummer kan slechts éénmaal gebruikt worden. Anders kan je je Mercuriusfactuur niet versturen.

Rubriek ‘Leverancier’

● Je kiest het correcte ondernemingsnummer via de dropdown-lijst als je voor meerdere

ondernemingen als functiehouder of ‘facturatieverantwoordelijke’ geregistreerd bent in de KBO. Indien het correcte ondernemingsnummer niet in de lijst staat, moet je nog de rol ‘facturatieverantwoordelijke’ toegekend krijgen binnen je bedrijf.

● Vul daarna de leveranciersgegevens verder aan met je bedrijfsgegevens en vul vooral de statutaire naam van je bedrijf in het 'Naam'-veld in. Het portaal zal deze vanaf nu voor je onthouden, je kan deze nog altijd wijzigen.

Rubriek ‘Klant’

● Je selecteert in de dropdown-lijst: VDAB, controleert het Ondernemingsnummer ‘0887010362’ en vult verder aan met Keizerslaan 11, 1000 Brussel, Belgium.

Rubriek ‘Factuurhoofding’● Je geeft je verkoopsfactuurnummer in het 'Factuurnummer'-veld in en je vult het VDAB-

referentienummer in het 'Ordernummer'-veld in. Beide zijn verplicht! Dit laatste nummer heb je gekregen van VDAB. Een factuur zonder of met een verkeerd ‘Ordernummer’ wordt door het financieel systeem van VDAB niet automatisch verwerkt en vertraagt de betaling. Zorg daarom dat je het nummer identiek overneemt zonder enige toevoeging of aanpassing.

● De factuurdatum is de datum waarop je je factuur ingeeft op het Mercurius-portaal en op de factuur in je eigen boekhoudsysteem.

● In het 'Opmerkingen'-veld kan je alle nodige extra informatie of referenties kwijt en die ook vermeld stonden op de PDF/papieren factuur naar VDAB, bv. ‘BTW verlegd’.

● Klik op het plusteken bij het 'Andere referenties'- veld voor extra informatie of om referenties toe te voegen die ook op de PDF/papieren factuur zijn vermeld. Bijvoorbeeld: dossiernummer, periode, financieringsnummer, lijnomschrijving conform de bestelbon, ...

● Via het ‘Annexes’-veld voeg je zoveel mogelijk bijlagen toe die ons kunnen helpen om jouw factuur geautomatiseerd te verwerken.

Rubriek ‘Factuurlijnen’● Zorg dat alle velden en de BTW correct ingevuld zijn, want ook zij bepalen of de factuur

elektronisch verwerkt kan worden en dus snel betaald. Lijnen met eenzelfde BTW-tarief kan je bundelen tot 1 lijn. Je vindt verder een voorbeeld van een factuur met meerdere lijnen en BTW-tarieven.

Je bent nu klaar om je e-factuur te versturen:

En krijgt de boodschap dat dit succesvol verlopen is:

Je kan de status van je factuur via het portaal verder blijven opvolgen.

Voorbeeld factuur met meerdere lijnen en BTW-tarieven

Meer informatie of hulp nodig?

● Neem zeker een kijkje op overheid.vlaanderen.be/overheidsopdrachten-en-raamcontracten/e-

procurement/e-invoicing-voor-leveranciers

● Mail je vraag naar e.procurement@vlaanderen.be.

● Schrijf je in voor een infosessie van de Vlaamse Overheid via

overheid.vlaanderen.be/overheidsopdrachten-en-raamcontracten/e-procurement/e-invoicing-voor-leveranciers.

● Neem deel aan een studiedag of informatiesessie georganiseerd door je beroepsfederatie.

● Vragen over de inhoud van je factuur mail je naar infocla@vdab.be.