Vakware 19 - Admicom Systems B.V. · Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200519 6 Kies de gewenste...
Transcript of Vakware 19 - Admicom Systems B.V. · Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200519 6 Kies de gewenste...
Verschillenanalyse Vakware 19
0318 – 548 648 | [email protected] | www.admicom.nl
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 2
Inhoudsopgave
1. Business Box ..................................................................................................................................................................... 6
Algemeen ...................................................................................................................................................................... 6
Relatiebeheer.............................................................................................................................................................. 21
Artikelbeheer .............................................................................................................................................................. 23
Materieelbeheer ......................................................................................................................................................... 25
Boekhouding ............................................................................................................................................................... 25
Betalingen ................................................................................................................................................................... 33
Inlezen bankafschriften .............................................................................................................................................. 35
Calculatie .................................................................................................................................................................... 35
Werken ....................................................................................................................................................................... 37
Facturering .................................................................................................................................................................. 44
Centrale agenda .......................................................................................................................................................... 45
Dashboard ................................................................................................................................................................... 46
2. Modules ......................................................................................................................................................................... 48
Kantoorautomatisering ............................................................................................................................................... 48
2.1.1. Documentenbeheer ............................................................................................................................................... 48
2.1.2. Projectverzamelmap............................................................................................................................................... 55
Calculatie .................................................................................................................................................................... 55
2.2.1. Calculatie PRO ........................................................................................................................................................ 55
Werkvoorbereiding ..................................................................................................................................................... 56
2.3.1. Digitale werkvoorbereiding .................................................................................................................................... 56
2.3.2. Resourceplanning ................................................................................................................................................... 56
2.3.3. Bestellingen ............................................................................................................................................................ 64
2.3.4. Bonnen ................................................................................................................................................................... 68
Uitvoering ................................................................................................................................................................... 70
2.4.1. Klussen .................................................................................................................................................................... 70
2.4.2. (Onderhouds)contractenadministratie .................................................................................................................. 72
2.4.3. Productie-eenheden ............................................................................................................................................... 74
2.4.4. Magazijnbonnen/balieverkopen ............................................................................................................................ 77
2.4.5. Voorraadbeheer ..................................................................................................................................................... 77
2.4.6. Materieelexploitatie (incl. verhuur) ....................................................................................................................... 78
2.4.7. Objectenbeheer ...................................................................................................................................................... 80
Projectbeheersing ....................................................................................................................................................... 80
2.5.1. Inkoopbeheer en offertevergelijk ........................................................................................................................... 80
2.5.2. Meer- en minderwerkcontracten ........................................................................................................................... 82
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 3
Factuurverwerking ...................................................................................................................................................... 83
2.6.1. Inkomend facturenregister ..................................................................................................................................... 83
2.6.2. Electronische factuuruitwisseling ........................................................................................................................... 86
Financieel .................................................................................................................................................................... 89
2.7.1. Dashboard PRO ....................................................................................................................................................... 89
Financieel management.............................................................................................................................................. 90
2.8.1. Incasso’s ................................................................................................................................................................. 90
2.8.2. Intercompany journaalposten ................................................................................................................................ 90
2.8.3. Kredietmanagement ............................................................................................................................................... 90
Koppelingen ................................................................................................................................................................ 94
2.9.1. Loon- en salarisadministratie ................................................................................................................................. 94
2.9.2. Pdrie ....................................................................................................................................................................... 94
2.9.3. Bouwdelen.nl .......................................................................................................................................................... 94
3. Mobiele oplossingen ...................................................................................................................................................... 96
Digitale Werkbon ........................................................................................................................................................ 96
Urenbriefje .................................................................................................................................................................. 99
Uren fiatteren ........................................................................................................................................................... 100
Materiaalbriefje ........................................................................................................................................................ 101
Persoonsgegevens .................................................................................................................................................... 102
Verlofkaart ................................................................................................................................................................ 103
Takenoverzicht .......................................................................................................................................................... 104
Berichtencentrum ..................................................................................................................................................... 105
Productiestanden...................................................................................................................................................... 106
IFR ............................................................................................................................................................................. 107
Relatiebeheer............................................................................................................................................................ 108
Dashboard ................................................................................................................................................................. 109
4. Webservices ................................................................................................................................................................. 110
Webservice Onderhoudsberichten ........................................................................................................................... 110
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 4
Colofon
Tweede uitgave, juni 2020
Copyright
Deze handleiding is eigendom van Admicom Systems B.V. De in deze handleiding opgenomen afbeeldingen, (handels)namen, logo’s
en teksten zijn ofwel ons exclusieve eigendom, of voeren wij in licentie. Ze worden beschermd door het auteurs-, merken- en/of
enig ander intellectueel eigendomsrecht. Deze rechten gaan op geen enkele wijze over op lezers van deze handleiding.
Het geheel of gedeeltelijk overnemen van de inhoud van deze handleiding is op geen enkele wijze toegestaan, zonder onze
voorafgaande schriftelijke toestemming.
Heeft u op- of aanmerkingen over deze handleiding, stuur dan een e-mail naar [email protected].
Disclaimer
Admicom aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige vorm van schade, die mogelijk uit het gebruik van deze informatie kan
ontstaan. Wij houden ons het recht voor de inhoud van deze handleiding zonder nadere kennisgeving te wijzigen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 5
Voorwoord
In Vakware 19 zit meer dan twee jaar innovatie verwerkt. U vindt in Vakware 19 wensen van onze klanten, aanpassingen vanwege
wetswijzigingen en gebruiksvriendelijke verbeteringen.
Meer dan 500 aanpassingen zijn voorzien in Vakware 19. Naast een snellere database en de nieuwe functionaliteiten is het design
aangepast. Al deze wijzigingen zijn doorgevoerd in Vakware 19 met een build-datum vanaf 3110019 (lees: 31 oktober 2019). Om
te controleren of u over de juiste versie beschikt kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Help’, ‘Info’. In het informatiescherm
vindt u onder de keuze ‘Info’, in de kolom ‘Onderdeel’ de regel ’Versie’. Hier dient Vakware 19 te staan. Wordt er bij u een andere
versie vermeld, dan dient u Vakware eerst te updaten. Het werken met Vakware 19 vraagt ook om andere systeemeisen. Voor het
downloaden en installeren van de Vakware 19 versie verwijzen wij u graag naar de Installatiehandleiding.
Mocht u na het lezen van de verschillenanalyse nog vragen hebben, dan staat ons helpdeskteam u graag te woord (op telefoonnummer 0318 – 548 648). Wij wensen u veel werkplezier met de vernieuwingen in Vakware 19! Met vriendelijke groeten, Admicom Systems B.V. J. van Nieuwamerongen Alg. Directeur
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 6
1. Business Box
Algemeen
Omschrijving Aanpassing interface naar eigentijds design
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Vakware heeft een nieuw design. Met de nieuwe stijl zijn o.a. de kleuren, het lettertype en
de knoppen aangepast. Maar ook de knoppen rechtsboven op de kaart zijn aangepakt en dat
in combinatie met de hogere resolutie geeft u veel vrijheid voor het indelen van uw scherm.
Meteen bij het opstarten van Vakware klikt u op het vernieuwde Admicom pictogram:
Ook het bureaublad is volledig aangepast in kleuren, knoppen en lettertype.
Onderstaand een voorbeeld van een willekeurige kaart in Vakware:
Wilt u uw snelzoekschermen aanpassen aan het nieuwe Vakware design, dan kiest u in het
hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’, ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en
‘Gebruikersrechten’. Klik op de kaart op het tabblad ‘Instellingen’. Het volgende scherm
wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 7
Kies de gewenste gebruiker en via de optie ‘Volg Vakware style voor alle snelzoekschermen’,
worden alle snelzoekschermen (ook op de tabbladen) van deze gebruiker omgezet naar het
nieuwe design.
Omschrijving In snelzoek zichtbaar of tabblad ‘Opmerking’ is gevuld
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Op alle kaarten in Vakware kunt u via het tabblad ‘Opmerking’ een tekst in geven. Via het
snelzoekscherm kunt u de kolom ‘Opmerking aanwezig’ selecteren om snel te zien of er wel
of geen opmerking aanwezig is op de kaart.
Omschrijving Extra knoppen in de knoppenbalk
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Op diverse plaatsen in Vakware zijn knoppen toegevoegd voor het inlezen van gegevens.
In de ‘Werkenadministratie’ is de knop voorzien voor het inlezen van XML-werkbonnen.
In het Inkomend facturenregister zijn de knoppen en voor het inlezen van
respectievelijk Sales in de Bouw facturen en Z-facturen.
Omschrijving Schermresolutie
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Wanneer u inlogde op meerdere werkplekken met Vakware, dan was het mogelijk dat u met
verschillende beeldschermresoluties geconfronteerd werd. Had u in Vakware op uw laptop
bijvoorbeeld uw scherm ingedeeld door tabbladen uit te slepen en te positioneren, dan kon
dit bij een andere resolutie niet hetzelfde resultaat geven. Met Vakware 19 kunt u dit zelf
instellen. Wanneer u op een andere werkplek met een andere resolutie Vakware opent, dan
wordt de volgende melding getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 8
Vervolgens kunt u een bestaande resolutie kiezen of een nieuwe aanmaken. Kiest u voor een
bestaande resolutie, dan zijn alle schermen binnen Vakware gelijk. Kiest u voor een nieuwe
resolutie, dan dient u de schermindeling voor deze werkplek eenmalig in te stellen.
Vervolgens kunt u met bijvoorbeeld onderstaande indeling op beide beeldschermen werken.
Schermindeling
Omschrijving Volledige vrijheid met de indeling van het scherm
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Met Vakware 19 kunt u het scherm van elk onderdeel en module inrichten naar uw wensen.
Rechtsboven in de kaart van het betreffende onderdeel worden de volgende drie knoppen
weergegeven .
Met de knop kunt u de kaart vergroten en met de knop kunt u de kaart sluiten. Via de
knop wordt de volgende pop-up getoond:
Kiest u vervolgens voor ‘Lay-out’ dan kunt u aangeven waar u de kaart gepositioneerd wilt
hebben op het scherm. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 9
In dit raster kunt u met de muis de cellen selecteren. Op basis van de geselecteerde cellen
wordt de kaart gepositioneerd op het scherm. Sleept u vervolgens een tabblad uit de kaart,
dan kunt u ook die op dezelfde manier positioneren op het scherm met bijvoorbeeld het
volgende scherm als resultaat:
Onder de knop vindt u ook de keuzes ‘Standaard lay-out’ en ‘Tabbladenbeheer’. Wilt u
de kaart weer in het standaardformaat en op de standaard positie plaatsen, dan kiest u voor
‘Standaard lay-out’. Via de keuze ‘Tabbladenbeheer’ wordt het volgende scherm getoond:
Hier kunt u tabbladen uitslepen of terugplaatsen op de kaart en heeft u een overzicht van de
tabbladen die zichtbaar zijn op de kaart of uitgesleept zijn.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 10
Omschrijving Venster positionering
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Naast het indelen van het scherm kunt u ook vensters positioneren. Zodra de betreffende
optie wordt gekozen, wordt via de knop in het venster het volgende scherm getoond:
Met de muis selecteert u een aantal vakken op het scherm en vervolgens wordt het scherm
op die positie gepositioneerd. De volgende keer dat u de betreffende optie kiest, wordt het
scherm op de nieuwe positie weergegeven.
Omschrijving Versiebeheer
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting In het hoofdmenu van Vakware, kunt u via ‘Help’, ‘Info’ informatie opvragen over het
versiebeheer. In het Infoscherm dat wordt getoond, staan aan de linkerkant de volgende
opties:
Via ‘Support’, ‘Versiebeheer’ wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 11
Hiermee heeft u inzicht welke Vakware versies u geïnstalleerd heeft in het verleden.
Omschrijving Nieuwste versie SALES Standaard
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting De nieuwe Sales Standaard is verwerkt in Vakware. Hierin zijn diverse verbeteringen
doorgevoerd die van invloed kunnen zijn op het Artikelbeheer, Bestellingen, Inkomend
Facturenregister, etc.
Omschrijving Gelijktijdig inloggen in Vakware en in een Admicom mobiele oplossing (app)
Module/onderdeel Vakware / Admicom Mobiele oplossingen
Toelichting Met Vakware 19 kunt u als gebruiker gelijktijdig in Vakware werken en in een Admicom
mobiele oplossing.
Omschrijving Autorisatie kopiëren
Module/onderdeel LBB
Toelichting Werkt u met verschillende gebruikers die dezelfde rechten hebben binnen Vakware, dan
kunt u de autorisatie van de ene gebruiker kopiëren naar de andere gebruiker.
U vindt deze keuze door in het hoofdmenu van Vakware te kiezen voor ‘Onderhoud’,
‘Onderhoud’, ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en ‘Gebruikersrechten’. Het volgende scherm wordt
getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 12
Kies vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Kopiëren autorisatie’ en het volgende scherm wordt
getoond:
Vervolgens kunt u de keuze maken welke gebruiker u wenst te kopiëren, of de autorisatie
van een bestaande gebruiker moet worden aangepast en of u een nieuwe gebruiker
aanmaakt.
Werkt u met gebruikersgroepen, dan kunt u ook de autorisatie van een gebruikersgroep
aanpassen. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’, ‘Bestand’,
‘Autorisatie’ en ‘Gebruikersgroepen’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 13
Kies vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Kopiëren autorisatie’ en het volgende scherm wordt
getoond:
Vervolgens kunt u de keuze maken welke groep u wenst te kopiëren en of de autorisatie van
een bestaande groep(en) moet worden aangepast, of dat u een nieuwe groep aanmaakt.
Omschrijving Inzicht in mutaties betreffende gebruikersrechten
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Met behulp van de gebruikerskaart en gebruikersgroepen kunt u bepalen van welke
functionaliteiten de betreffende medewerker gebruik kan maken. Wanneer u aanpassingen
doet aan de ‘Gebruikersrechten’ en/of de ‘Gebruikersprofielen’, dan wordt vastgelegd wie
de aanpassing heeft uitgevoerd en wanneer.
Via het snelzoekscherm van de ‘Gebruikersrechten’ en/of ‘Gebruikersprofielen’ kunt u de
volgende variabele selecteren:
- Kaart laatst gewijzigd door
- Kaart laatste wijziging
Omschrijving Gebruikersprofielen i.p.v. gebruikers
Module/onderdeel LBB
Toelichting Om in Vakware in te loggen, wordt de gebruikersnaam gevraagd. U heeft de gebruikers
aangemaakt in het betreffende bedrijf waar u ook de opties en rechten heeft toegekend. Op
deze manier kunt u per bedrijf met verschillende opties en rechten werken. Wanneer dit
niet van toepassing is en de gebruiker in alle toegekende bedrijven dezelfde opties en
rechten heeft, kunt u werken met gebruikersprofielen. Kies in het hoofdmenu van Vakware
voor ‘Onderhoud, ‘Onderhoud’. Kies vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en
‘Gebruikersprofielen’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 14
Kies in de knoppenbalk voor de knop om een nieuw profiel aan te maken. Vervolgens
wordt het volgende scherm getoond:
Vul de gegevens in en klik op de knop om de gegevens op te slaan. Klik op het tabblad
‘Bedrijf’ en selecteer via de optie ‘Toevoegen bedrijven’ in het menu onder de
rechtermuisknop de juiste bedrijven. Met de multiselect functie kunt één of meerdere
bedrijven selecteren en klik op de knop om de geselecteerde bedrijven over te halen. Het
volgende scherm wordt getoond:
Vervolgens kunt u net als bij het aanmaken van gebruikers de opties en rechten vastleggen
op de verschillende tabbladen.
Kiest u vervolgens om in te loggen als gebruikersprofiel, dan werkt ook het wisselen tussen
bedrijven op een andere manier. Kiest u voor de optie ‘Wissel’ in de menubalk, dan worden
via een dropdown venster de verschillende bedrijven getoond die aan het profiel gekoppeld
zijn:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 15
In dit voorbeeld betreft het alleen bedrijf 00080.
Omschrijving Lay-outs delen over de bedrijven
Module/onderdeel MBB/LBB
Toelichting Werkt u met meerdere administraties binnen Vakware, dan kunt u lay-outs en sjablonen
delen met andere bedrijven. Deze optie kunt u vinden in het hoofdmenu van Vakware onder
‘Bedrijfsgegevens’, tabblad ‘Algemeen’. Het volgende scherm wordt getoond:
Kies voor de optie ‘Lay-outs delen over de bedrijven’ en vervolgens kunt u bij de gebruiker
instellen dat de betreffende gebruiker snelzoek lay-outs mag aanmaken voor iedereen en in
alle bedrijven. Om dit vast te leggen kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor
‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’ en vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en
‘Gebruikersrechten’. Op het tabblad ‘Algemeen’ bij de optie ‘Gebruiker mag snelzoek lay-
outs aanmaken’ kiest u voor de optie ‘Voor iedereen in alle bedrijven’. Bij het opslaan van
een lay-out kan de betreffende gebruiker vervolgens kiezen om de lay-out op te slaan voor
zichzelf, voor iedereen in het bedrijf waar de lay-out wordt aangemaakt en voor iedereen in
alle bedrijven.
Werkt u met gebruikersprofielen, dan kunt u per gebruikersprofiel vastleggen of u een lay-
out wilt aanmaken voor iedereen in alle bedrijven.
Omschrijving Kopiëren snelzoek lay-outs
Module/onderdeel MBB/LBB
Toelichting Werkt u met meerdere administraties binnen Vakware, dan kunt u lay-outs en sjablonen
delen met andere bedrijven. Deze optie kunt u vinden in het hoofdmenu van Vakware onder
‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’. Kies vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Autorisatie’ en
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 16
‘Gebruikersrechten’. Op de gebruikerskaart kiest u voor ‘Onderhoud’, ‘Kopiëren snelzoek
lay-outs’. Het volgende scherm wordt getoond:
Selecteer het juiste bedrijf van waaruit u de lay-out(s) wenst te kopiëren. U kunt de lay-outs
van alle gebruikers kopiëren, maar ook van een selectie. Kies vervolgens of u gebruiker
specifieke en/of algemene lay-outs wilt kopiëren. Ook kunt u aangeven of u een lay-out,
filter en sortering met dezelfde naam overschreven mag worden.
Omschrijving Wachtwoordenbeleid
Module/onderdeel MBB/LBB
Toelichting Binnen Vakware kunt u werken met een wachtwoordbeleid. Dit onderdeel vindt u in het
hoofdmenu van Vakware onder ‘Bedrijfsgegevens’, ‘Onderhoud’, ‘Wachtwoordbeleid’. Het
volgende scherm wordt getoond:
Kiest u voor deze functie dan verdwijnt het veld ‘Wachtwoord’ van de kaart met
gebruikersrechten.
Als u wilt werken met een wachtwoordbeleid, kunt u vervolgens zelf bepalen aan welke
eisen het wachtwoord dient te voldoen.
Is een gebruiker het wachtwoord vergeten, dan kan het wachtwoord gereset worden door
de gebruiker met ‘Administrator’ rechten. Ook kunt u voor meerdere gebruikers tegelijk het
wachtwoord resetten op een bepaalde datum. Bij de volgende keer inloggen moet de
gebruiker een nieuw wachtwoord ingeven.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 17
Het volgende scherm wordt getoond:
Het wachtwoord is dus alleen bekend bij de desbetreffende gebruiker(s).
Let op! Ook als u wilt gaan werken met het wachtwoordenbeleid, dan dient u voor de
betreffende medewerkers eerst de wachtwoorden te resetten!
Omschrijving Mijn Admicom
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Onder de menukeuze ‘Help’ in het hoofdmenu van Vakware kunt u kiezen voor ‘Mijn
Admicom’. Wanneer u hiervoor kiest wordt het volgende scherm getoond:
Hier kunt uw vragen stellen aan de afdeling Support en vindt u o.a. instructievideo’s,
handleidingen en release notes.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 18
Omschrijving Herinnering bij taken
Module/onderdeel MBB/LBB
Toelichting Wanneer u wilt werken met herinneringen binnen de taken, dan kunt u dat in Vakware 19
instellen. Kies in het ‘Onderhoud’ van het/de betreffende onderdeel/module voor ‘Taken’ en
selecteer de gewenste taak (of maak via de knop een nieuwe taak aan). Het volgende
scherm wordt getoond:
Via de parameter ‘Herinnering’ stelt u één en ander in. Wanneer de taak uitgevoerd dient te
worden, verschijnt er een pop-up als herinnering.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 19
Omschrijving Zoeken op
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Wanneer u zoekt in Vakware door in het veld ‘Code’ een deel van de omschrijving in te
geven, worden alle items getoond die het betreffende deel bevatten in de omschrijving. Met
Vakware 19 werkt dit ook voor wat betreft de code. In het onderstaande voorbeeld is
gezocht op ‘130’. Zodra de ‘Code’ en/of de ‘Omschrijving’ de waarde ‘130’ bevat, wordt de
regel weergegeven in het snelzoekscherm.
Omschrijving Resetten melding
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Op verschillende plaatsen in Vakware kunt u een antwoord op een melding opslaan. Het
voordeel daarvan is dat de volgende keren de vraag niet meer gesteld wordt. Wilt u dit
herstellen en een bepaalde vraag voortaan weer in beeld krijgen, dan kunt u de betreffende
melding resetten. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,
‘Onderhoud’, ‘Bestand’ en ‘Gebruikersrechten’. Op de kaart van de betreffende gebruiker
kunt u via het tabblad ‘Reset meldingen’ de melding (of meerdere) selecteren en via het
menu onder de rechtermuisknop de keuze ‘Geselecteerde melding(en) resetten’.
Omschrijving Toevoegen betrokkenen
Module/onderdeel LBB/Projectverzamelmap
Toelichting Op het tabblad ‘Betrokkenen’ kunt u relaties toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op het
tabblad en kies voor ‘Nieuw’. Het volgende scherm wordt getoond:
Als de gegevens van de betrokkene zijn ingevoerd, kunt u de volgende betrokkene direct
toevoegen door te klikken op de knop .
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 20
Omschrijving Online registratie Vakware licenties
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Bij het registreren van Vakware licenties kunt u de werkplek koppelen aan de Vakware
gebruiker. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Vakware registratie’. Het
volgende scherm wordt getoond:
In het veld ‘Naam werkplek’ kunt u de naam ingeven. Standaard wordt hier de naam van de
ingelogde gebruiker ingevuld.
Ook het vrijgeven van de licenties kunt u zelf regelen in de Bedrijfsgegevens van Vakware.
Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de ‘Online registratiehandleiding’ die u kunt
vinden op ‘Mijn Admicom’.
Omschrijving Wisselen tussen bedrijven
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Het wisselen tussen deze bedrijven is in Vakware 19 aangepast. Zodra u in het hoofdmenu
van Vakware kiest voor ‘Wissel’ wordt het volgende scherm getoond:
U kiest het gewenste bedrijf via de knop en geeft het wachtwoord in. Wilt u terug naar
het 1e bedrijf dat u geopend heeft, dan kiest u opnieuw voor de keuze ‘Wissel’ en wordt het
volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 21
U kunt direct dubbel klikken met de linkermuisknop en het bedrijf wordt geopend. Alle
onderdelen die u tijdens het wisselen open had staan, worden opnieuw geopend. Op deze
manier kunt u snel wisselen tussen de verschillende administraties.
Relatiebeheer
Omschrijving Inlezen relaties via een xlsx bestand
Module/onderdeel MBB/LBB Relatiebeheer
Toelichting Naast het inlezen van relaties via een xls bestand, kunt u ook relaties inlezen via een xlsx
bestand.
Omschrijving Inlezen relaties
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Relatiebeheer
Toelichting Het inlezen van relaties is uitgebreid met diverse velden. Onder andere IBAN-nummers,
Branche, Rayon voor klanten en WKA, ZZP, Emailspecificatie voor leveranciers. Dit is
aangepast in de sheet die u kunt vinden in de import-map van Vakware.
Omschrijving Wijzigen financiële gegevens
Module/onderdeel MBB/LBB Relatiebeheer
Toelichting Op de klant- en leverancierskaart kunnen voor meerdere relaties tegelijk financiële gegevens
gewijzigd worden. Kies op de klantkaart voor ‘Onderhoud’, ‘Wijzigen financiële gegevens’.
Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 22
Opent u het snelzoekscherm via de knop , dan kunt u via de multiselect functie
(spatiebalk) meerdere klanten selecteren. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de
krediettermijn, het toegestane krediet, het percentage kredietbeperking, het
verkoopuurtarief en de grootboekrekening aan te passen.
Ook voor leveranciers is een dergelijke functie voorzien. Kies op de leverancierskaart voor
‘Onderhoud’, ‘Wijzigen financiële gegevens’. Het volgende scherm wordt getoond:
Hier kunt u na selectie van de leveranciers de krediettermijn, het toegestane krediet, het
percentage kredietbeperking, het percentage G-rekening, de BTW-code en de
grootboekrekening aanpassen.
Omschrijving Klantkaart kopiëren naar leverancier is aangepast
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Relatiebeheer
Toelichting Wanneer u een klant heeft die ook een leverancier wordt, dan kunt u de gegevens van de
klantkaart kopiëren naar de leverancierskaart. Selecteer in het ‘Relatiebeheer’ de
betreffende klantkaart en kies in het menu ‘Invoegen’, voor de optie ‘Als leverancier’.
Vervolgens verschijnt de volgende vraag:
Met de knop kunt u leverancier aanmaken. Een groot deel van de gegevens van de klant
wordt ook op de leverancierskaart aangemaakt. Wijzigt u vervolgens het adres bij de
leverancier, dan zal dat ook gevolgen hebben voor de adresgegevens bij de klant.
Omschrijving Leverancierskaart kopiëren naar klant is aangepast
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Relatiebeheer
Toelichting Wanneer u een leverancier heeft die ook klant wordt, dan kunt u de gegevens van de
leverancierskaart kopiëren naar de klantkaart. Selecteer in het ‘Relatiebeheer’ de
betreffende klantkaart en kies in het menu ‘Invoegen’, voor de optie ‘Als klant’. Vervolgens
verschijnt de volgende vraag:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 23
Met de knop kunt u de klant aanmaken. Een groot deel van de gegevens van de
leverancier wordt ook op de klantkaart aangemaakt. Wijzigt u vervolgens het adres bij de
klant, dan zal dat ook gevolgen hebben voor de adresgegevens bij de leverancier.
Omschrijving Standaard boekingssoort voor externen
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Relatiebeheer i.c.m. Mobiele Werkbon / Mobiel Urenbriefje
Toelichting Wanneer er bijvoorbeeld uren vastgelegd worden via de digitale werkbon, kan dit ook
gelden voor externen/inleners. Standaard worden deze uren geboekt op de boekingssoort
die is vastgelegd voor de digitale werkbon. Indien u voor externen/inleners een andere
boekingssoort wilt toepassen, dan kunt u dit op het tabblad tarieven van het personeelslid
ingeven. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Relatiebeheer’, gevolgd door
‘Bestand’, ‘Personeel’ en klik op het tabblad ‘Tarieven’. Het volgende scherm wordt getoond:
In het veld ‘Boekingssoort’ kiest u via de knop de gewenste boekingssoort.
Artikelbeheer
Omschrijving Artikelen inlezen met een vast opslagpercentage
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Sommige artikelbestanden zijn niet voorzien van verkoopprijzen en/of u wilt zelf het
opslagpercentage bepalen tussen inkoopprijs (netto) en verkoopprijs. Bij het inlezen van de
artikelbestanden kunt u bij de betreffende leverancier het opslagpercentage ingeven.
Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Bestand’, ‘Artikelbeheer’. Op de artikelkaart kiest
u voor ‘Extra’, ‘Inlezen leveranciersbestanden’, ‘XML’, ‘Bouw branche model’. Het volgende
scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 24
Op het tabblad ‘Algemeen’ kunt u het gewenste opslagpercentage ingeven.
Omschrijving Achteraf aan artikelen een groep koppelen
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Wilt u achteraf aan artikelen een groep koppelen, dan kiest u in het artikelbeheer voor
‘Onderhoud’, ‘Artikelbestand prijzen en opslagen wijzigen’. Het volgende scherm wordt
getoond:
Door te klikken op de knop kunt u in het snelzoekscherm dat wordt getoond via
multiselect (spatiebalk) de artikelen selecteren. Via de parameter ‘Groep koppelen’ kunt u
de groep aan de betreffende artikelen koppelen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 25
Materieelbeheer
Omschrijving Importeren Materieel (en materieelsoorten)
Module/onderdeel Materieelbeheer MBB
Toelichting Indien gewenst kunt u materieelstukken importeren in Vakware met een Excel-bestand met
een vastgelegde structuur. Wenst u deze functionaliteit toe te passen, dan adviseren wij om
gebruik te maken van één van onze consultants. Voor het maken van een afspraak kunt u
contact opnemen met onze afdeling Consultancy telefonisch bereikbaar op 0318 – 548 648
of per e-mail [email protected].
Boekhouding
Omschrijving Scheidingsteken duizendtallen.
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding
Toelichting Op het tabblad ‘Saldi Grootboek’ kunt u via het menu onder de rechtermuisknop aangeven
of u de getoonde bedragen wilt weergeven met of zonder scheidingsteken voor
duizendtallen.
Omschrijving Printen betaalspecificatie
Module/onderdeel Boekhouding
Toelichting Bij het aanmaken van een SEPA betaling kunt u aangeven of er een betaalspecificatie geprint
of gemaild dient te worden. Net als in het betaaloverzicht, kunt u bij een betaling op een G-
rekening en een N-rekening beide rekeningnummers tonen.
Omschrijving Blokkeren van inkoopfactuur
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Bij het inboeken van een factuur, kunt u direct kiezen om deze te blokkeren. Wanneer u
hiervoor kiest, wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 26
U kunt vervolgens aangeven of u een deel of het gehele bedrag wilt blokkeren en u kunt een
toelichting geven op de blokkering.
Omschrijving Datum factuur geblokkeerd
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Wanneer u een factuur geblokkeerd heeft, wordt de datum van de blokkering vastgelegd in
het systeem. Via bijvoorbeeld het Crediteurenoverzicht, kunt u de variabele opnemen in het
snelzoekscherm. Dit geldt ook voor de module Inkomend Factuurregister. Ook hier kunt u
via het snelzoekscherm de datum geblokkeerd weergeven.
Omschrijving Formaataanpassing Auditfile
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Binnen de boekhouding kunt u een Auditfile aanmaken voor bijvoorbeeld uw accountant,
adviseur of de Belastingdienst. Naast het 2.0 formaat kunt u nu ook kiezen voor de versie
3.2.
Kies in de boekhouding voor ‘Onderhoud’, ‘Exporteren Auditfile’.
Het volgende scherm wordt getoond:
Selecteer de periode t/m de gewenste versie etc. en klik op de knop om het exporteren
te starten.
Omschrijving Periodieke boekingen meenemen naar het nieuwe jaar
Module/onderdeel MBB/LBB
Toelichting Wanneer u werkt met periodieke boekingen (opgeslagen memoriaal boekingen), dan kunt u
ook na de jaarafsluiting de boekingen toepassen in het nieuwe boekjaar. Nadat u het
memoriaal heeft geopend, kiest u in het menu voor ‘Invoegen’, ‘Periodieke run (vorig
boekjaar)’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 27
Selecteer de betreffende regel door erop te dubbel klikken. Het volgende scherm wordt
getoond:
. Vul de gegevens in en klik op de knop om de journaalpost over te halen.
Omschrijving Afletteren grootboekrekening
Module/onderdeel LBB
Toelichting Met Vakware 19 kunt u per grootboekrekening vastleggen of afletteren gewenst is.
Selecteer de gewenste grootboekrekening. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 28
Selecteer de parameter ‘Afletteren grootboekrekening’ en via de knop slaat u de
instellingen op.
In de boekhouding kiest u vervolgens voor ‘Periode’, ‘Afletteren grootboekrekening’. Het
volgende scherm wordt getoond:
Selecteer de gewenste rekening en de regels worden getoond. Via de verschillende
filtermogelijkheden kunt u een selectie van de af te letteren regels maken.
Omschrijving Balans, Winst- en Verliesrekening, etc. exporteren naar Excel
Module/onderdeel LBB
Toelichting Binnen het onderdeel ‘Verslaglegging’ kunt u de Balans, Winst- en Verliesrekening, etc.
printen. Wanneer u hiervoor kiest, wordt het volgende scherm getoond:
Naast het direct printen, kunt u ervoor kiezen om de gegevens te exporteren naar Excel via de
knop .
Omschrijving Overzicht budgetteringen exporteren naar Excel
Module/onderdeel LBB
Toelichting Binnen het onderdeel ‘Budgetteringen’ kunt u de budgetteringen printen. Wanneer u
hiervoor kiest, wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 29
Naast het direct printen, kunt u ervoor kiezen om de gegevens te exporteren naar Excel via de
knop .
Omschrijving Scan inkoopfactuur op het 2e scherm
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding en Scannen inkoopfacturen (PDF koppeling)
Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur kunt u ervoor kiezen om de scan van de factuur te
tonen op het 2e scherm. Kies hiervoor in het inkoopdagboek voor de knop en sleep het
scherm naar de gewenste positie. Onderstaand een voorbeeld:
Omschrijving Controlelijst btw-aangifte
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding
Toelichting Om de controle van de btw-aangifte te vereenvoudigen, zijn er een aantal kolommen
toegevoegd op de controlelijst. Het betreft de kolommen: ‘Factuurnummer’, ‘Runnummer’
en ‘Periode’. Om deze kolommen in beeld te krijgen, dient u bij het printen van de ‘Aangifte
btw’ te kiezen voor de optie ‘Landscape’.
Onderstaand de kolomkoppen die vervolgens worden weergeven in de controlelijst:
Omschrijving Verwijderen van ‘oude’ boekjaren (ouder dan 10 jaar)
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding
Toelichting In verband met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming moet het mogelijk zijn
om gegevens van klanten na 10 jaar te verwijderen. Om die reden is het mogelijk om een
boekhouding ouder dan 10 jaar te verwijderen uit Vakware.
Let op! Zorg voor een goede back-up van de map ADMNT voordat u deze handeling
uitvoert!
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 30
Kies in de financiële administratie voor ‘Onderhoud’, ‘Overig’, ‘Verwijderen boekjaar. Het
volgende scherm wordt getoond:
Het wachtwoord is ‘Admicom’. Wanneer u vervolgens kiest voor de knop , wordt
afhankelijk vanaf wanneer u werkt met Vakware het volgende scherm getoond:
Klik vervolgens op de knop om het boekjaar te verwijderen. Nadat u de boekhouding
heeft verwijderd, kunt u de facturen, werken en de relaties verwijderen.
Omschrijving Extra informatie tabblad ‘Saldi grootboek’.
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding
Toelichting Wanneer u een inkoopfactuur heeft geboekt op een grootboekrekening, dan kunt u
detailinformatie betreffende de factuur inzien. Selecteer de gewenste grootboekrekening en
kies voor de optie ‘Overzicht’ in het menu onder de rechtermuisknop. Selecteer vervolgens
de betreffende regel en kies in het menu onder de rechtermuisknop voor ‘Inkoopfactuur’.
Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 31
Hier heeft u vervolgens alle informatie betreffende de inkoopfactuur.
Omschrijving Scan van de factuur bij het boeken op kostendrager/-plaats
Module/onderdeel LBB Boekhouding/Scannen inkoopfacturen
Toelichting Bij het boeken van een inkoopfactuur op een rekening met een koppeling naar
kostendrager/-plaats, kunt via ‘Detail factuur’ informatie van de factuur opvragen. Selecteer
hiervoor in het onderdeel ‘Kostenplaatsen’ in de boekhouding van Vakware. Kies vervolgens
de juiste kostendrager en dubbelklik op de betreffende kostensoort. Selecteer de
betreffende regel en kies in het menu onder de rechtermuisknop voor ‘Detail factuur’. Het
volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 32
Omschrijving Navigeren in het bankboek
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Boekhouding
Toelichting Om in het bankboek te navigeren, kunt u gebruik maken van de volgende toets combinaties:
Ctrl + Up → Cel op eerste rij
Ctrl + Down → Cel op laatste rij
Ctrl + Home → Eerste cel op eerste rij
Ctrl + End → Laatste cel op laatste rij
PageDown → Volgende pagina
PageUp → Vorige pagina
Omschrijving Opslaan run kostendrager/kostenplaatsen
Module/onderdeel LBB Boekhouding
Toelichting De uitsplitsing naar kostenplaatsen en -dragers kunt u opslaan in Vakware. Het volgende
scherm wordt getoond:
Heeft u de gegevens ingevoerd, dan kunt u via de knop de gegevens vastleggen. Het
volgende scherm wordt getoond:
Geef de run een code en een omschrijving en klik op de knop .
De volgende keer dat u de gegevens wilt uitsplitsen, klikt u in de subadministratie van de
kostenplaatsen en -dragers op de knop en selecteert u vervolgens de betreffende
kostenrun.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 33
Betalingen
Omschrijving Altijd een betaalspecificatie naar betreffende leverancier meesturen
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Betalingen
Toelichting Wanneer u met een leverancier heeft afgesproken dat u altijd een betaalspecificatie
meestuurt (ongeacht het aantal betalingen), dan kunt u dit aangeven op de
leverancierskaart.
Kies op de leverancierskaart voor het tabblad ‘Betalingen’. Het volgende scherm wordt
getoond:
Met de parameter ‘Altijd betaalspecificatie versturen’ kunt u aangeven dat dit standaard
wordt uitgevoerd bij het doen van een betaling aan de betreffende leverancier. Ook kunt u
hier het emailadres ingeven waar de betaalspecificatie naar gemaild dient te worden. Via de
knop achter het veld ‘E-mail betaalspecificatie’ kunt u het gewenste mailadres selecteren
dat is aangemaakt op het tabblad ‘Bereikbaar’ van de leverancierskaart.
Omschrijving Tabblad ‘Betaalinfo’ voor extra informatie
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Betalingen
Toelichting Binnen het onderdeel Betalingen is het tabblad ‘Betaalinfo’ toegevoegd met informatie over
de betaling.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 34
Omschrijving Weergeven bankrekening op betaalspecificatie
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Betalingen
Toelichting Indien gewenst, kunt u aan de betaalspecificatie het bankrekeningnummer toevoegen.
Hierdoor is het inzichtelijk welk bedrag er naar de G-rekening wordt overgemaakt.
Omschrijving Factoring
Module/onderdeel LBB / Betalingen
Toelichting Dient de betaling aan de leverancier overgemaakt te worden naar een factorbedrijf, dan
kunt u dit instellen op de leverancierskaart. Maak in het leveranciersbestand het
factorbedrijf aan en vul alle gegevens in. Kies vervolgens de betreffende leverancier waarvan
de betaling van de factuur dient te worden overgemaakt naar het factorbedrijf. Klik op het
tabblad ‘Betalingen’ en het volgende scherm wordt getoond:
Op het tabblad ‘Betalingen’ kunt u achter het veld ‘Factoring’ het factorbedrijf kiezen.
Zodra u een inkoopfactuur inboekt van deze crediteur wordt automatisch de bankrekening
van het factorbedrijf gekoppeld aan de inkoopfactuur.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 35
Inlezen bankafschriften
Omschrijving Opsplitsen van een betaling
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Inlezen bankafschriften
Toelichting Wanneer u een bedrag heeft ontvangen dat bestaat uit meerdere facturen van verschillende
debiteuren, dan kunt u in Vakware het bedrag opsplitsen. Kies hiervoor de betreffende regel
in het bankboek en kies voor ‘Opsplitsen regel’ onder het menu van de rechtermuisknop.
Het opsplitsingsscherm wordt getoond en vervolgens vult u de grootboekrekening in en
selecteert u de juiste debiteur en factuur. Klik op de knop om de regel op te slaan. In het
opsplitsingscherm kunt u vervolgens de volgende regel boeken.
Omschrijving Toon PDF
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Inlezen bankafschriften
Toelichting Bij het inlezen van een bankafschrift kunt u via de optie ‘Toon PDF’ onder het menu van de
rechtermuisknop de PDF tonen.
Calculatie
Omschrijving Kopiëren van de calculatie
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Calculatie
Toelichting Bij het kopiëren van de calculatie op de calculatiekaart kunt u aangeven of u het huidige
nummer wilt voorzien van een toevoeging of dat het calculatienummer op basis van de
autonummering dient te worden voorgesteld. Bij het kopiëren van de calculatie wordt het
volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 36
Om het nummer te wijzigen, dient u de parameter ‘Autonummer’ uit te zetten.
Omschrijving Aanmaken objecten
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Calculatie en Objecten
Toelichting Via het tabblad ‘Objecten’ in de calculatie kunt u objecten aanmaken. Klik op het tabblad
met de rechtermuisknop en kies voor ‘Nieuw’. Het volgende scherm wordt getoond:
Omschrijving Kopiëren van de calculatie inclusief project
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Calculatie
Toelichting Calculaties zijn op verschillende manieren te kopiëren. Wanneer u op de calculatiekaart kiest
voor ‘Extra’, ‘Kopiëren Calculatie’ wordt het volgende scherm getoond:
Wanneer de autonummering aan staat, wordt het eerst volgende calculatienummer
voorgesteld. Indien gewenst, kunt u hiervan afwijken. Werkt u ook met de
Projectverzamelmap van Vakware en de calculatie is gekoppeld aan een project, dan wordt
de kopie calculatie automatisch aan dit project gekoppeld.
Omschrijving Calculeren met productie-eenheden
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Calculatie
Toelichting Wanneer u calculeert met productie-eenheden, dan wordt standaard gecalculeerd op basis
van verkoopprijzen.
Deze parameter vindt u op het tabblad ‘Algemeen’ van de calculatie.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 37
Omschrijving Regels wel of niet onderdrukken
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Calculatie
Toelichting In de calculatie kunt u regels onderdrukken door te dubbel klikken in de kolom . De regels
worden dan niet meegeteld. Op die manier kunt u ook een groep onderdrukken. Wilt u alle
regels van de groep onderdrukken, maar niet de groep, dan kunt u kiezen voor de optie
‘Activeren’ in het menu onder de rechtermuisknop. Hier heeft u de volgende mogelijkheden:
- Activeren
- Alle regels van deze groep de-activeren
- Alle regels van deze groep activeren
Werken
Omschrijving Status wijzigen
Module/onderdeel MBB/LBB Werkenadministratie
Toelichting Binnen de Werkenadministratie kunt u werken met statussen. Wijzigt u de status, dan heeft
u de mogelijkheid om een toelichting te geven. In de Bedrijfsgegevens van Vakware kunt u
dit op het tabblad ‘Werken’ instellen. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,
‘Bedrijfsgegevens’. Kies het tabblad ‘Werken’ en het volgende scherm wordt getoond:
Kiest u voor de parameter ‘Toelichting bij statuswijziging’ en wijzigt u vervolgens in de
werken de status, dan wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 38
Op het tabblad ‘Historie status’ worden de verschillende statussen getoond en wordt ook de
toelichting weergegeven:
Omschrijving Tabblad ‘Rollen’
Module/onderdeel LBB Werkenadministratie
Toelichting In de Werkenadministratie is het tabblad ‘Rollen’ toegevoegd. Hier kunt u naast het tabblad
‘Betrokkenen’ de volgende specifieke rollen/functies toewijzen een personeelslid:
Projectleider
Uitvoerder
Werkvoorbereider
Vervolgens kunt u de gegevens op diverse sjablonen (bestellingen, contracten etc.), waarbij
u specifiek moet kunnen vermelden wie deze rol vervult, toepassen.
Omschrijving Printen totaalstand
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie
Toelichting In de Werkenadministratie kunt u een totaalstand printen van de door u gewenste werken.
In het selectiescherm kunt u nu ook kiezen voor het type werk: ‘Regie’, ‘Aangenomen’ en
‘Indirect’.
Omschrijving Weekrapport manuren
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie
Toelichting Er zijn 2 nieuwe sjablonen toegevoegd voor het printen van het mandagenregister. Beide
sjablonen kunt u naar wens kopiëren en aanpassen. Voor het printen, kiest u in de
Werkenadministratie voor de menukeuze ‘Printen’, ‘Weekrapport manuren onderaannemer
nieuw’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 39
Selecteer vervolgens de gewenste weken en werk(en) en klik op de knop om
mandagenregister te printen:
Omschrijving Weekrapport manuren met Nationaliteit, BSN en GPI-nummer
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie
Toelichting Bij het printen van het nieuwe weekrapport kunt u naast Nationaliteit en BSN ook kiezen
voor het GPI-nummer (Generieke Poortinstructie). Medewerkers die de toets hebben
afgelegd, krijgen een GPI-nummer. Medewerkers met de poortinstructie kunnen op alle
bouwplaatsen van bij de Governance Code aangesloten bouw- en installatiebedrijven
terecht.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 40
Achter het veld ‘Kolom’ kunt u kiezen voor de ‘Nationaliteit’, het ‘BSN’ nummer of het BSN
en het GPI-nummer.
Het GPI-nummer kunt u invullen op de personeelskaart (tabblad ‘Algemeen’) van de
betrokken medewerker.
Omschrijving Printen mandagenregister
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie
Toelichting Het printen van een mandagenregister is ook mogelijk voor opdrachtgevers zonder de
parameter ‘Hoofdaannemer’. Voor het printen kiest u in de Werkenadministratie voor de
menukeuze ‘Printen’, ‘Weekrapport manuren onderaannemer nieuw’. Het volgende scherm
wordt getoond:
Door de keuze ‘Enkel hoofdaannemer’ uit te zetten, kunt u ook werken selecteren van
opdrachtgevers die geen hoofdaannemer zijn.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 41
Omschrijving Urenregistratie van ‘in de wacht’
Module/onderdeel SBB/ MBB Werkenadministratie
Toelichting In de urenregistratie kan indien gewenst ook een overzicht getoond worden van de uren die
nog niet zijn door geboekt. Kies in de Werkenadministratie voor ‘Bestand’, ‘Urenregistratie’.
Het volgende scherm wordt getoond:
Op het tabblad ‘Openstaande uren’ worden de uren getoond van:
- De uren die nog in invoerregels staan.
- De uren die op een werkbon staan.
- De nog niet geaccordeerde uren die in de urenregistratie app staan.
Omschrijving Datum opdracht werk
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie/Projecten
Toelichting Bij het aanmaken van een werk vanuit de module ‘Projecten’ kunt u een opdrachtdatum
meegeven. Wanneer u in de module ‘Projecten’ kiest voor de menukeuze ‘Invoegen’,
‘Koppeling projecten’, wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 42
Kiest u bij ‘Werken’ voor ‘Nieuw’, dan krijgt u de mogelijkheid om een ‘Datum opdr.’ in te
geven.
Omschrijving Standaard ‘regie’ groepen op aangenomen werk
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie
Toelichting Binnen de Werkenadministratie kunt u werken met standaard groepen voor aangenomen-
en voor regiewerken. Kies in de Werkenadministratie voor ‘Onderhoud’, ‘Standaard
groepen’. Het volgende scherm wordt getoond:
Klik vervolgens op de knop om een nieuwe groep aan te maken en het volgende scherm
wordt getoond:
U kunt regie- en aangenomen groepen aanmaken. Regiegroepen kunt u selecteren op een
regiewerk en aangenomen groepen op een aangenomen werk. Kiest u voor de parameters
‘Regie’ en ‘Meerwerk’, dan kan deze groep ook geselecteerd worden bij het aanmaken van
een aangenomen werk.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 43
Omschrijving Printen ‘Totaalstand’
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie
Toelichting Het printen van de ‘Totaalstand’ werken is uitgebreid met de mogelijkheid om naast de
naam van de opdrachtgever ook de omschrijving van het werk te tonen. Voorheen diende er
een keuze gemaakt te worden. Let op! Kies bij de afrdukstand voor ‘Landscape’.
Omschrijving Afwijkend betalingstermijn
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Werkenadministratie/Kredietmanagement
Toelichting Bij het factureren, wordt er standaard gewerkt met de betalingstermijn van de betreffende
debiteur of, indien deze niet gevuld is, met het betalingstermijn uit de bedrijfsgegevens.
Heeft u voor een specifiek werk met de opdrachtgever een afwijkend betalingstermijn
afgesproken, dan kunt u dit op het werk vastleggen.
Kies in het werk voor het tabblad ‘Algemeen’. Zodra de parameter ‘Afwijkende
betalingstermijn’ wordt geactiveerd, kunt u het aantal dagen aanpassen.
Tijdens het factureren van het werk wordt rekening gehouden met deze betalingstermijn.
Omschrijving Printen controlelijst totaalintegratie met TOF
Module/onderdeel Werkenadministratie
Toelichting Het printen van de ‘Controlelijst Totaalintegratie’ in de werken is uitgebreid met de
mogelijkheid om ook de TOF regels te printen. Zodra u kiest voor het printen van de
controlelijst, wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 44
Via de parameter ‘TOF’ kunt u aangeven om ook de TOF regels te printen.
Facturering
Omschrijving Briefpapier als watermerk voor digitaal factureren in MBB (nieuw!)
Module/onderdeel MBB/LBB Facturering
Toelichting Voor het versturen van digitale verkoopfacturen kunt u uw briefpapier als watermerk
toevoegen aan de factuur. Hiervoor dient u het sjabloon aan te passen of een nieuw
sjabloon te maken. Kies in het onderdeel ‘Facturering’ voor ‘Opmaak’, ‘Sjablonen’ en kies het
gewenste sjabloon of maak een nieuw sjabloon. In de opmaak van het sjabloon kiest u voor
‘Bewerken’ gevolgd door ‘Instellingen document’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 45
Achter het veld ‘Achtergrond PDF’ kunt u via de knop een PDF-bestand selecteren.
Let op! Het briefpapier is alleen actief bij PDF-facturen die aangemaakt worden tijdens het
e-mailen van de factuur vanuit Vakware.
Centrale agenda
Omschrijving Instellingen voor het tonen van taken
Module/onderdeel LBB
Toelichting Wanneer u werkt met taken binnen Vakware, kunt u instellen of u bij het opstarten van
Vakware geïnformeerd wilt worden over de taken. U bepaalt vervolgens welke taken u
getoond wilt hebben. U kunt hier kiezen voor de volgende opties:
- Alleen jouw taken
- Jouw taken + alle niet toegekende taken van jouw afdeling
- Jouw taken + alle taken van jouw afdeling
Om dit in te stellen, kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Centrale
agenda’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 46
Via de parameter ‘Toon Pop-up openstaande taken’ kunt u aangeven dat er bij het opstarten
van Vakware een pop-up wordt getoond. Vervolgens kunt u aangeven welke taken er
getoond dienen te worden. Bij het opstarten van Vakware wordt rechtsonder de volgende
pop-up getoond:
Dashboard
Omschrijving Nieuwe Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) van uw bedrijfsdata
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB Vakware Dashboard
Toelichting Met Vakware beschikt u over een dashboard met KPI’s van uw bedrijf. Op het bureaublad
van Vakware kunt u de KPI’s tonen. De volgende KPI’s zijn inmiddels beschikbaar:
- Ontwikkeling van uw debiteurensaldo
- De openstaande offertes
- De actuele werkvoorraad
- Resultaat opgeleverde werken
- Actueel openstaand saldo debiteuren
- Aantal werkbonnen gereed per periode
- Actueel openstaand saldo vervallen facturen
- Actueel openstaand saldo crediteuren
- Aantal offertes per periode
- Per medewerker aantal openstaande inkoopfacturen
- Gescoorde calculaties jaar per categorie (x €1000)
- % directe uren t.o.v. mogelijke uren per periode
- Jaaromzet klanten per branche (x €1000)
- Bedrag openstaande offertes per medewerker
- Bedrag offertes per periode (x €1000)
- Bedrag openstaande bestellingen
- Aantal facturen per ouderdomsgroep goed te keuren
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 47
Omschrijving Instellen van KPI’s per gebruiker
Module/onderdeel Vakware Dashboard PRO
Toelichting Op de gebruikerskaart kunt u per gebruiker instellen welke KPI’s de medewerker in beeld
krijgt op het bureaublad van Vakware. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor
‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’ gevolgd door ‘Bestand’, ‘Autorisatie’, ‘Gebruikersrechten’ en klik
op het tabblad ‘Beschikbare KPI’s’. Het volgende scherm wordt getoond:
Via de optie ‘Nieuw(e) KPI(s)’ onder het menu van de rechtermuisknop kunt u de gewenste
KPI(s) selecteren. Ook kunt u de volgorde van de KPI’s instellen via het menu onder de
rechtermuisknop, keuze ‘Wijzigen volgorde’.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 48
2. Modules
Kantoorautomatisering
2.1.1. Documentenbeheer
Omschrijving Geen scans van inkoopfactuur op tabblad ‘Documenten’ bij leverancier
Module/onderdeel Documentenbeheer en Scannen inkoopfacturen (PDF koppeling)
Toelichting Op de leverancierskaart worden standaard de inkoopfacturen (PDF) van een leverancier
geplaatst op het tabblad ‘Documenten’. Wilt u dit niet, dan kunt u dit aangeven in de
‘Bedrijfsgegevens’.
Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het
tabblad ‘Documentbeheer’. Het volgende scherm wordt getoond:
De parameter ‘Scan inkoopfactuur tonen op leverancierskaart’ staat standaard aan. Zodra u
deze uitzet, krijgt u de volgende vraag:
Wilt u op de leverancierskaart geen scans van de facturen, dan kiest u voor de knop .
Omschrijving Alleen werk gerelateerde documenten als bijlage
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Bij het mailen vanuit Vakware kunt u bijlages koppelen. Hiervoor kunt u kiezen uit het
bestand van bijlages, maar u kunt ook alleen gerelateerde documenten selecteren. In het
volgende voorbeeld mailen we een factuur met bijlage aan de opdrachtgever. Zodra u bij het
factureren kiest om te mailen, wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 49
Kies achter ‘Bijlage’ voor de knop en het volgende scherm wordt getoond:
Via de knop (links) krijgt u alleen de gerelateerde documenten in beeld.
Selecteer de juiste bestand(en) en klik op de knop . Het volgende scherm wordt getoond:
Via de knop kunt u ervoor kiezen, om de bijlages als één PDF te versturen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 50
Omschrijving Algemeen e-mail sjabloon
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Het is mogelijk om te werken met een algemeen e-mailsjabloon. U kunt dit instellen in de
‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,
‘Bedrijfsgegevens’ en kies vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Sjablonen’. Het volgende scherm
wordt getoond:
Selecteer in de kolom ‘Sjabloon’ het gewenste sjabloon. De sjablonen die hier getoond
worden zijn aangemaakt in het onderdeel ‘E-mailbeheer’ binnen de module ‘Documenten
beheer’. In de sjablonen kunt u de gewenste variabele opnemen.
Omschrijving Standaard bijlage bij sjabloon
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Wanneer u gebruik maakt van sjablonen in de module ‘Documentenbeheer’, dan kunt u aan
het sjabloon ook een bijlage koppelen. Zorg voordat u begint, dat de bijlage is opgenomen
als document in het ‘Documentenbeheer’. Kies vervolgens in het ‘Documentenbeheer’ voor
‘Opmaak’, ‘Sjabloon kaart’. In de lijst die geopend wordt, klikt u op het gewenste sjabloon.
Via het menu onder de rechtermuisknop kiest u voor ‘Bijlage toevoegen’. In het
snelzoekscherm dat wordt geopend, selecteert u de betreffende bijlage(s).
Omschrijving Relaties zoeken bij mailen ‘Aan’, ‘CC’ en ‘BCC’
Module/onderdeel Documentenbeheer/emailbeheer
Toelichting Wilt u vanuit Vakware mailen, dan kan dat op diverse plaatsen. Zodra u heeft aangegeven te
willen mailen, wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 51
Via de knop achter ‘Aan’, ‘CC’ en ‘BCC’ wordt het snelzoekscherm getoond met de
relaties. Via de zoekfuncties in het snelzoekscherm selecteert u de juiste relatie.
Omschrijving Sjablonen exporteren en importeren
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Werkt u met sjablonen, dan is het met Vakware 19 mogelijk om de sjablonen te importeren
en te exporteren. Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Onderhoud’ en
vervolgens voor ‘Bestand’, ‘Systeemgegevens’, ‘Exporteren sjablonen’ of ‘Importeren
sjablonen’. Bij het exporteren wordt het volgende scherm getoond:
Kies de map waar de export geplaatst moet worden en geef het exportbestand een naam.
Selecteer vervolgens via de spatiebalk het gewenste sjabloon of sjablonen en klik op de knop
om het bestand aan te maken.
Omschrijving Verwijzingen van documenten ook zichtbaar in de Prullenbak
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Wanneer u documenten verwijdert uit Vakware, worden deze geplaatst in de prullenbak.
Soms komt het voor dat u het betreffende document wilt terug plaatsen. Kies hiervoor in het
hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Documentenbeheer’ en op de documentkaart
voor ‘Bestand’, Prullenbak. Selecteer het gewenste document en op het tabblad
‘Verwijzingen’ is de afkomst van het document zichtbaar.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 52
Wenst u het document terug te plaatsen, dan kiest u in de menubalk voor ‘Invoegen’,
‘Document terugzetten’.
Omschrijving Meerdere e-mails tegelijk afdrukken
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Het is mogelijk om meerdere e-mails vanaf het tabblad ‘Documenten’ tegelijk af te drukken
d.m.v. multiselect (spatiebalk).
Omschrijving Mail (.vwx bestanden) opslaan als PDF
Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling / Documentenbeheer
Toelichting Bij het mailen uit Vakware wordt er een .vwx bestand aangemaakt op het tabblad
‘Documenten’. Wanneer u een mail als bijlage wilt versturen, dan kunt u de mail in Vakware
eenvoudig omzetten naar een PDF. Kies hiervoor op het tabblad ‘Documenten’ de
betreffende mail (.vwx bestand) en kies de optie ‘Beheer’ en vervolgens voor ‘Opslaan als
pdf’ in het menu onder de rechtermuisknop. Op het tabblad ‘Documenten’ wordt vervolgens
een PDF document geplaatst, welke u als bijlage kunt versturen.
Omschrijving Instellen van een tekenbevoegde
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Werkt u met een tekenbevoegde, dan kunt u de gegevens van de tekenbevoegde opnemen
op de sjabloonkaart. Voor het vastleggen van de tekenbevoegde kiest u in het hoofdmenu
van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’. Klikt u op het tabblad 'Documentbeheer'
en het volgende scherm wordt getoond:
Linksonder kunt u via de knop de betreffende relatie kiezen in het snelzoekscherm dat
wordt geopend.
Vervolgens kunt u de op de betreffende sjabloonkaart de gewenste variabele selecteren.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 53
Omschrijving Documenten opslaan buiten de map ADMNT
Module/onderdeel Documentenbeheer
Toelichting Wanneer u de documenten in Vakware wilt beheren, kunt u ervoor kiezen om de
documenten op te slaan buiten de map ‘ADMNT’. Bijvoorbeeld op een andere server of een
NAS schijf.
Om dit in te stellen, kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’,
‘Bedrijfsgegevens’. Klikt u op het tabblad 'Documentbeheer' en het volgende scherm wordt
getoond:
Onder ‘Soort beheer’ kun u dit instellen. Heeft u gekozen voor de parameter ‘Beheren in
Vakware’, dan kunt u vervolgens onder ‘Basismap’ via de knop de gewenste map
selecteren. Zodra u dit instelt of de map wilt aanpassen, wordt het volgende scherm
getoond:
U geeft vervolgens aan of:
- Er een back-up is gemaakt van de huidige documenten.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 54
Geldt de omzetting voor alle bedrijven dan kunt u ook dat instellen via de keuze
‘De aanpassing geldt voor ALLE bedrijven’
Selecteer met de knop de juiste map en klik vervolgens op de knop om het
omzettingsproces te starten.
De (nieuwe) basismap wordt altijd aangevuld met
‘DOCUMENTEN\BEDRIJF\{Bedrijfsnummer}\{Module}\{Moduleitem}'
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 55
2.1.2. Projectverzamelmap
Omschrijving Datum opdracht Werk
Module/onderdeel Projectverzamelmap
Toelichting Bij het aanmaken van een werk vanuit de module ‘Projecten’ kunt u een opdrachtdatum
meegeven. Wanneer u in de module Projecten kiest voor de menukeuze ‘Invoegen’,
‘Koppeling projecten’, wordt het volgende scherm getoond:
Kiest u bij ‘Werken’ voor ‘Nieuw’, dan krijgt u de mogelijkheid om een ‘Datum opdr.’ in te
geven.
Calculatie
2.2.1. Calculatie PRO
Omschrijving Nieuwe manier van begroten (Nieuw!)
Module/onderdeel Calculatie PRO
Toelichting Naast de huidige manier van calculeren, kunt u in Vakware 19 ook kiezen voor een nieuwe
manier van begroten. Het programma kent o.a. snelle invoermethoden, nieuwe meetstaten,
intelligente kopieerfuncties en drag-en-drop functionaliteit vanuit moederbestanden.
Daarnaast kunt u in combinatie met de Mobiele Opname app op locatie de specificaties van
het werk opnemen, die de basis vormen voor uw calculatie. Ook beschikt Calculatie PRO
over een professionele BIM-viewer om eenvoudig door tekeningen te kunnen navigeren.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 56
Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de instructievideo’s op onze site
www.admicom.nl. Wilt u meteen een afspraak met één van onze adviseurs? Bel dan met ons
kantoor in Veenendaal. Wij zijn te bereiken op 0318 – 548 648.
Werkvoorbereiding
2.3.1. Digitale
werkvoorbereiding
Omschrijving Planblokgegevens van een ander cluster zichtbaar in planblok
Module/onderdeel Digitale werkvoorbereiding
Toelichting Indien een medewerker is ingezet in een ander cluster, dan wordt dit weergegeven in het
planblok.
2.3.2. Resourceplanning
Omschrijving Paginanummer en printdatum
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Bij het printen van de resourceplanning worden het paginanummer en de printdatum
weergegeven.
Omschrijving Meerdere personeelsleden afvoeren uit cluster
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Via de multiselect functie (spatiebalk) kunt u meerdere personeelsleden tegelijk afvoeren uit
een cluster.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 57
Omschrijving Terug naar datum vandaag
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Via de kalender in de resourceplanning navigeert u eenvoudig naar een dag, week, etc. Via
de knop ‘Vandaag’ bent u in de planning direct terug op de systeemdatum.
Omschrijving Archiefcluster
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting In de resourceplanning kunt u een archiefcluster aanmaken. Hier kunt u de planblokjes van
werken/klussen die financieel gereed zijn (status G) archiveren. Voor het archiefcluster dient
u een apart cluster aan te maken of toe te wijzen. Heeft u een cluster dat kan dienen als
archiefcluster, dan kunt u dit instellen in de bedrijfsinstellingen. Kies in de
‘Resourceplanning’ voor ‘Opmaak’, ‘Instellingen bedrijf’. Het volgende scherm wordt
getoond:
Via het veld ‘Archiefcluster’ selecteert u het gewenste cluster.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 58
Vervolgens kunt u de werken/klussen met status ‘G’ archiveren. Kies hiervoor in het
planboord ‘Bestand’, ‘Archiveren opdrachten’. Het volgende scherm wordt getoond:
Klik vervolgens op de knop om het archiveren te starten. Vervolgens krijgt u de melding
hoeveel opdrachten er zijn verplaatst.
Omschrijving Opmerking in planblok
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Bij het aanmaken van een planblok kunt u direct een opmerking plaatsen op het tabblad
‘Opmerking’.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 59
Omschrijving Navigeren tussen werk/klus/contract en planbord
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Vanuit de planbord was het al mogelijk om direct de kaart van bijvoorbeeld het werk te
openen. Andersom werkt het nu ook. Vanaf het tabblad ‘Resourceplanning’ in de werken,
klussen en contracten, opent u direct het planbord. Kies het betreffende werk/klus/contract
en klik op het tabblad ‘Resourceplanning’. Het volgende scherm wordt getoond:
Selecteer de gewenste regel en kies voor de optie ‘Open kaart’ onder het menu van de
rechtermuisknop. Vervolgens wordt het planbord geopend en het planblok geselecteerd.
Omschrijving Herhaalpatroon planblok
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Door een planblok te selecteren en te kiezen voor de optie ‘Nieuw herhaalpatroon’ in het
menu onder de rechtermuisknop kunt u eenvoudig het planblok herhalen. Het volgende
scherm wordt getoond:
Vervolgens kunt u het gewenste herhaalpatroon en herhaalbereik aangeven.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 60
Omschrijving Kopiëren planblok
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Door een planblok te selecteren en te kiezen voor de optie ‘Kopiëren’ in het menu onder de
rechtermuisknop, kunt u eenvoudig het planblok kopiëren en vervolgens via de keuze
‘Plakken’ het planblok op een gewenste dag plaatsen.
Omschrijving Uitvoerende, omschrijving en opmerking werkbon direct invullen bij aanmaken planblok
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Wilt u bij het aanmaken van een planblok direct een werkbon aanmaken, dan kunt u dat
instellen in de ‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware. Op het tabblad ‘Bonnen’ kiest u voor de optie
‘Integratie planning-werkbonnen’. Het volgende scherm wordt getoond:
Vervolgens verschijnen de volgende opties:
- Uitvoerende voorstellen
- Omschrijving planbord overhalen
Omschrijving Instellingen planning koppelen aan soort planning i.p.v. personeelslid
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Heeft u medewerkers die slechts enkele keren gebruik maken van de ‘Resourceplanning’ in
Vakware, dan kunt u de instellingen geven die horen bij het ‘Soort planning’.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 61
Selecteer de betreffende soort en kies voor de optie ‘Instellingen personeel’. Het volgende
scherm wordt getoond:
Vervolgens kunt u de standaard voor de betreffende ‘Soort planning’ vastleggen.
Omschrijving Gegevens personeel inzichtelijk in planbord
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Wilt u gegevens raadplegen van een personeelslid op het planbord, dan kunt u de
personeelskaart openen door te dubbelklikken op de naam (y-as). Vervolgens wordt de
personeelskaart van het betreffende personeelslid geopend.
Omschrijving Melding indien datum in dienst of uit dienst wordt aangepast
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Wanneer de datum ‘In dienst’ en/of de datum ‘Uit dienst’ wordt aangepast op de
personeelskaart en er zijn planbokken voor de datum ‘In dienst’, dan verschijnt de volgende
melding:
Bij de datum ‘Uit dienst’ verschijnt de melding:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 62
Omschrijving Diverse instellingen toegevoegd aan personeelsinstellingen
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Per medewerker of per soort planning kunt u de instellingen vastleggen. Hier zijn diverse
opties toegevoegd, zoals ‘Knipper selectie’, ‘Toon volledige namen personeel in blokjes bij
autoplan’, Toon naamkort onderaannemers in blokjes’, etc.
Omschrijving Overnemen gebruikers- en scherminstellingen
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Heeft u het planbord ingericht en de gebruikersinstellingen voor een medewerker bepaald,
dan kunt u via de menukeuze ‘Opmaak’, ‘Overnemen instellingen’ de gegevens overnemen
voor een andere gebruiker. Kies in het snelzoekscherm betreffende gebruiker waarvan u de
gegevens wilt overnemen.
Omschrijving Scrollen door kalender
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Met de scrollfunctie kunt u eenvoudig door de kalender navigeren. Op die manier selecteert
u snel een vorige/volgende week of maand.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 63
Omschrijving Kleuren planblok automatisch aanpassen aan status bon
Module/onderdeel Resourceplanning
Toelichting Werkt u met bonnen in de ‘Resourceplanning’, dan kunt u de kleur van het planblok laten
bepalen door de status van de bon. Kies in de ‘Resourceplanning’ voor ‘Onderhoud’,
‘Kleuren status werkbon’. Het snelzoekscherm met statussen wordt geopend. Selecteer de
gewenste status en klik op de knop . Het volgende scherm wordt getoond:
Klik op de knop om de kleur in te stellen en het volgende scherm wordt getoond:
Kies opnieuw voor de knop en het volgende scherm wordt getoond:
Selecteer de gewenste kleur en klik op de knop ‘Ok’ om de kleur vast te leggen.
Nadat u voor de verschillende statussen de kleuren heeft vastgelegd, dient u ook de
parameter ‘Status bon bepaalt kleur’ in te stellen. Kies voor ‘Opmaak’, ‘Instellingen bedrijf’
en zet de parameter aan.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 64
2.3.3. Bestellingen
Omschrijving Afwijkende betalingstermijn crediteuren
Module/onderdeel Bestellingen/kredietmanagement
Toelichting Bij het aanmaken van een nieuwe bestelling kunt u de standaard betalingstermijn
aanpassen.
Zodra de parameter ‘Afwijkend betalingstermijn’ wordt geactiveerd, kunt u het aantal dagen
aanpassen. De bestelling wordt ook aangemaakt op basis van deze betalingstermijn. Wordt
de inkoopfactuur ingeboekt, dan zal er gewerkt worden met deze betalingstermijn.
Omschrijving Repeterende bestellingen
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting Zit u veel in het renovatiewerk, dan is het u niet vreemd dat u regelmatig eenzelfde
bestelling opstelt voor uw leverancier, echter voor een ander werk. Met Vakware 19 is het
mogelijk om een bestelling te kopiëren. Kies in de module ‘Bestellingen’ voor ‘Invoegen’,
‘Kopiëren bestelformulier’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 65
Wanneer u kiest voor de optie ‘Prijzen actualiseren’, dan worden de gegevens uit het
artikelbeheer opgehaald. Is de prijs aangepast, dan zal dit worden aangepast.
Omschrijving Wijzigen leverancier
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting Heeft u een bestelling gedaan bij een leverancier en kan deze om welke reden dan ook niet
meer of niet op tijd leveren, dan kunt u zoals hierboven beschreven de bestelling kopiëren.
Nadat u de bestelling heeft gekopieerd, kunt u indien gewenst kiezen voor een andere
leverancier. Selecteer hiervoor in het menu ‘Invoegen’ de optie ‘Leverancier wijzigen’. Indien
bekend, worden op basis van de GTIN-code de prijzen aangepast.
Omschrijving Converteren bestelnummer
Module/onderdeel SBB/MBB/LBB
Toelichting Indien uw leverancier besluit om met andere bestelnummers te gaan werken, kunt u in
Vakware het ‘oude’ bestelnummer converteren naar het ‘nieuwe’ bestelnummer. Om dit te
realiseren, maakt u gebruik van een Excel document met daarin twee kolommen. Eén met
het oude bestelnummer ‘Oud’ en één met het nieuwe bestelnummer ‘Nieuw’, zoals in het
onderstaande voorbeeld.
In het Artikelbeheer van Vakware kiest u vervolgens ‘Onderhoud’, ‘Converteren
bestelnummer’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 66
Selecteer het gewenste bestand, geeft de naam van het werkblad in (bijvoorbeeld Blad1),
selecteer de gewenste leverancier en klik op de knop om te controleren of er geen
fouten in het bestand zitten. Klik vervolgens op de knop om de conversie te starten.
Omschrijving E-mail sjabloon voor bestellingen
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting Het is mogelijk om te werken met een e-mailsjabloon voor de bestellingen. U kunt dit
instellen in de ‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware door in het hoofdmenu van Vakware voor
‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en vervolgens voor ‘Onderhoud’, ‘Sjablonen’ te kiezen. Het
volgende scherm wordt getoond:
Selecteer in de kolom ‘Sjabloon’ het gewenste sjabloon. De sjablonen die hier getoond
worden, zijn aangemaakt in het onderdeel ‘E-mailbeheer’ binnen de module ‘Documenten
beheer’.
Omschrijving Tabblad ‘Taken’ toegevoegd
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting Op de bestelkaart is het tabblad ‘Taken’ toegevoegd. Indien gewenst kunt u taken toevoegen
aan een bestelling bijvoorbeeld voor een akkoord van een leidinggevende/directie.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 67
Omschrijving Geannuleerde bestelling terugzetten
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting In de praktijk komt het voor dat een deel van de bestelling wordt geannuleerd. Hiervoor
selecteert u de gewenste bestelling en kiest u voor ‘Invoegen’, ‘Annuleren rest
bestelformulier’. De bestelling krijgt vervolgens de status ‘Afgehandeld’. Via de menukeuze
‘Invoegen’, ‘Annuleren rest bestelformulier ongedaan maken’, kunt u de status van de
bestelling wijzigen naar ‘Gereed voor ontvangst’.
Omschrijving Procuratie op bestellingen
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting Een procuratie geeft kaders voor het aangaan van verbintenissen/contracten en voor het
uitvoeren van transacties. Met andere woorden: wie mag namens uw organisatie
verbintenissen aangaan en welke financiële speelruimte heeft deze functionaris? Wanneer u
kaders wilt instellen voor het plaatsen van bestellingen, dan kunt u dit instellen in Vakware
19. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en
klik op het tabblad ‘Bestellingen’. Het volgende scherm wordt getoond:
Kies voor de parameter ‘Procuratie op bestellingen’ en vervolgens kunt u vastleggen vanaf
welk bedrag er een akkoord noodzakelijk is. Om de procuratiehouder te informeren, wordt
er gewerkt met taken. Hiervoor dient u in de bedrijfsgegevens een takenbundel aan te
maken. De taak of taken die u in de bundel opneemt, kunt u koppelen aan de betreffende
medewerker. Zodra er een bestelling wordt aangemaakt die het maximum overschrijdt,
wordt er op de bestelling een taak aangemaakt voor de procuratiehouder. Ook wordt de
status van de bestelling aangepast naar ‘In procuratie’. Is de taak nog niet gereed gemeld en
de bestelling wordt geplaatst, dan verschijnt de volgende melding:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 68
Omschrijving Werken met ontvangstbonnen
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting Wanneer u een ontvangstbon boekt, wordt de instelling 'Alles ontvangen' per gebruiker
onthouden. Zet u als gebruiker het vinkje uit, dan staat deze ook bij de eerst volgende keer
dat u een ontvangst boekt uit.
Let op! Dit heeft ook gevolgen voor de aantallen bij een standaard contract en het bedrag bij
een aannemingscontract. Staat het vinkje uit, dan wordt er ook geen voorstel gedaan
betreffende het aantal of het bedrag.
Omschrijving Standaard e-mailadres instellen bij ICM bestelling
Module/onderdeel Bestellingen
Toelichting Bij het bestellen via ICM kunt u een standaard e-mailadres opgeven. Bij het versturen van
mails, zal dit e-mailadres voorgesteld worden. Om het e-mailadres vast te leggen, kiest u in
het hoofdmenu van Vakware voor ‘Algemeen’, ‘Relatiebeheer’. Vervolgens kiest u ‘Bestand’,
‘Leverancier’ en klikt u op het tabblad ‘Bestelformulier’. Het volgende scherm wordt getoond:
Selecteer achter de parameter ‘Versturen naar E-mail’ het gewenste e-mailadres. Uiteraard
dient het e-mailadres aangemaakt te zijn op het tabblad ‘Bereikbaar’.
2.3.4. Bonnen
Omschrijving Tabblad ‘Historie status’ en toelichting status wijziging
Module/onderdeel Bonnen
Toelichting Ook in de module ‘Bonnen’ is het tabblad ‘Historie status’ toegevoegd. Wijzigt u de status
van de bon, dan heeft u de mogelijkheid om een toelichting te geven. In de Bedrijfsgegevens
van Vakware kunt u dit op het tabblad ‘Werken’ instellen. Kies in het hoofdmenu van
Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het tabblad ‘Werken’. Het volgende
scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 69
Kies het tabblad ‘Werken’ voor de parameter ‘Toelichting bij statuswijziging’.
Wijzigt u vervolgens de status van de bon, dan wordt het volgende scherm getoond:
Op het tabblad ‘Historie status’ worden de verschillende statussen getoond en wordt ook de
toelichting weergegeven:
Omschrijving Afvoeren werkregels via multiselect
Module/onderdeel Bonnen
Toelichting Op het tabblad ‘Werkregels’ kunt u meerdere regels tegelijk afvoeren door middel van de
multiselect functionaliteit. Selecteer de gewenste regel(s) en kies voor de optie ‘Afvoeren’ in
het menu onder de rechtermuisknop. Het volgende scherm wordt getoond:
Klik vervolgens op de knop , om de regels af te voeren. Let op! Dit geldt alleen voor de
regels die nog niet zijn gefactureerd!
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 70
Omschrijving Sjabloon rapportage werkzaamheden
Module/onderdeel Bonnen
Toelichting Werkt u met de ‘Digitale werkbon’ van Admicom, dan kunt u na ondertekening de bon
meteen mailen naar de opdrachtgever. Het is ook mogelijk om de bon te mailen vanaf
kantoor. Hiervoor kunt u gebruik maken van een sjabloon waarop u alle gewenste
informatie opneemt.
Kies in het hoofdmenu van Vakware voor ‘Werken’, ‘Werkenadministratie’ gevolgd door
‘Bestand’, ‘Werkbonnen’. Via de menukeuze ‘Opmaak’, ‘Sjabloon rapport werkzaamheden’.
Het volgende scherm wordt getoond:
Het opmaken en inrichten van het document wordt als bekend verondersteld. Wanneer u de
rapportage heeft geprint, wordt het document automatisch op het tabblad ‘Documenten’
geplaatst. Via het menu onder de rechtermuisknop kunt u de rapportage mailen naar de
klant.
Uitvoering
2.4.1. Klussen
Omschrijving Toelichting status wijzigen
Module/onderdeel Klussenadministratie
Toelichting Binnen de Klussen kunt u werken met statussen. Wijzigt u de status, dan heeft u de
mogelijkheid om een toelichting te geven. Wilt u geen toelichting geven, dan kunt u dit
instellen in de Bedrijfsgegevens van Vakware op het tabblad ‘Werken’. Kies in het
hoofdmenu van Vakware voor ‘Onderhoud’, ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het tabblad
‘Werken’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 71
Kies het tabblad ‘Werken’ voor de parameter ‘Toelichting bij statuswijziging’.
Wijzigt u vervolgens de status van een klus, dan wordt het volgende scherm getoond:
Op het tabblad ‘Historie status’ worden de verschillende statussen getoond en wordt ook de
toelichting weergegeven:
Omschrijving Tabblad ‘Rollen’
Module/onderdeel Klussenadministratie
Toelichting In de Klussenadministratie is het tabblad ‘Rollen’ toegevoegd. Hier kunt u naast het tabblad
‘Betrokkenen’ de volgende specifieke rollen/functies toewijzen aan een personeelslid:
Projectleider
Uitvoerder
Werkvoorbereider
Vervolgens kunt u de gegevens op diverse sjablonen (bestellingen, contracten etc.), waarbij
u specifiek moet kunnen vermelden wie deze rol vervult, toepassen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 72
Omschrijving Totaal onderhanden factuurregels
Module/onderdeel Klussenadministratie
Toelichting In de klussenadministratie is op het tabblad ‘Overzicht’ het veld ‘Totaal
onderhand.factregels’ opgenomen. Dit veld bevat de totale verkoopwaarde van alle
factuurregels van de klus die nog niet zijn gefactureerd of de status X (definitief geblokkeerd)
hebben.
Bij het wijzigen van de regels op het tabblad factuurregels wordt het bedrag direct
aangepast. Ook als er nieuwe regels worden toegevoegd.
Omschrijving Factureren run, systeemdatum is factuurdatum
Module/onderdeel Klussenadministratie
Toelichting Bij het factureren van een run (meerdere klussen tegelijk) kunt u aangeven dat bij het
definitief maken van de factuur de factuurdatum bepaald wordt door de systeemdatum. U
kunt dit instellen in de factuurinstellingen bij het aanmaken van een run.
2.4.2. (Onderhouds)contracten
administratie
Omschrijving Selectie/filter voorafgaand aan printen inspectiebonnen
Module/onderdeel (Onderhouds)contractenadministratie
Toelichting Bij het printen van de inspectiebonnen, heeft u diverse filtermogelijkheden. Kies in de
Contractadministratie voor ‘Printen’, ‘Inspectiebonnen’. Het volgende scherm wordt
getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 73
Vervolgens kunt u filteren op Contracten, Type inspecties, Type contracten, etc. Klik
vervolgens op de knop om de filter te activeren. In het onderste deel van het scherm
zullen de contracten getoond worden die voldoen aan de filtercriteria.
Omschrijving Sjablonen per klant
Module/onderdeel (Onderhouds)contractenadministratie
Toelichting Het was al mogelijk om factuursjablonen per bedrijf in te stellen, nu is het ook mogelijk om
per relatie het contractsjabloon vast te leggen.
Omschrijving Statussen kunnen toevoegen
Module/onderdeel (Onderhouds)contractenadministratie
Toelichting Binnen de (Onderhouds)contractenadministatie kunt u eigen statussen aanmaken. Op die
manier bent u bijvoorbeeld in staat om op basis van statussen uw opdrachtgever te
informeren over de voortgang. Voor het aanmaken van een nieuwe status kiest u binnen de
(Onderhouds)contractenadministatie voor ‘Onderhoud’, ‘Status’. Wanneer u klikt op de knop
wordt het volgende scherm getoond:
Via het veld ‘Vakware-code’ dient u de nieuwe status te koppelen aan een Vakware status.
Vervolgens kunt u de nieuwe status toepassen op het betreffende contract.
Omschrijving Klussen aanmaken op basis van inspectieregels
Module/onderdeel (Onderhouds)contractenadministratie
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 74
Toelichting Wanneer u klussen wilt aanmaken op basis van inspectieregels, dan kiest u hiervoor in het
hoofdmenu van Vakware voor ‘Werken’, ‘Contractadministratie’. Op de kaart kiest u voor
‘Invoegen’, ‘Aanmaken klussen van inspecties’. Het volgende scherm wordt getoond:
Via de filter selecteert u de gewenste inspectieregels en via de knop wordt er vervolgens
van elke inspectieregel een klus aangemaakt.
Omschrijving Klus op basis van inspectieregel
Module/onderdeel (Onderhouds)contractenadministratie
Toelichting Naast het in één keer aanmaken van meerdere klussen kunt u ook een klus aanmaken op
basis van één inspectieregel. Hiervoor selecteert u het gewenste contract en kiest u op het
tabblad ‘Inspectie’ de gewenste regel. Via het menu onder de rechtermuisknop selecteert u
de optie ‘Nieuwe klus’. Het volgende scherm wordt getoond:
Via de knop wordt de klus aangemaakt. U kunt een inspectieregel ook aan een bestaande
klus koppelen. Hiervoor dient u ook de inspectieregel te selecteren en vervolgens te kiezen
voor de optie ‘Bestaande klus’ onder het menu van de rechtermuisknop.
2.4.3. Productie-eenheden
Omschrijving Importeren productie-eenheden
Module/onderdeel Productie-eenheden
Toelichting Werkt u binnen de verschillende administraties in Vakware met dezelfde productie-
eenheden, dan kunt u deze importeren. Kies in de module ‘Productie-eenheden’ voor
‘Onderhoud’, ‘Importeren productie-eenheden vanuit andere administratie’. Het volgende
scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 75
Selecteer de gewenste administratie, geef aan of u de onderbouwing (onderliggende regels
met benodigde middelen en codering) wilt overnemen en klik op de knop om het
importeren te starten.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 76
Omschrijving Vergelijken productie-eenheden
Module/onderdeel Productie-eenheden
Toelichting Werkt u binnen de verschillende administraties met dezelfde productie-eenheden, dan kunt
u de productie-eenheden onderling vergelijken. Kies in de module ‘Productie-eenheden’
voor ‘Onderhoud’, ‘Vergelijken productie-eenheden vanuit andere administratie’. Het
volgende scherm wordt getoond:
Selecteer het gewenste bedrijf waarmee u wilt vergelijken en klik op de knop om het
vergelijk te starten. In het scherm worden vervolgens alle productie-eenheden getoond die
afwijkend van elkaar zijn.
Omschrijving Bijwerken productie-eenheden
Module/onderdeel Productie-eenheden
Toelichting Naast het onderling vergelijken, kunt u ook de productie-eenheden van de prijsinformatie
bijwerken. Dit geldt niet alleen voor de verkoopprijs, maar ook voor de onderliggende regels
die tot de kostprijs leiden. Kies in de module Productie-eenheden voor ‘Onderhoud’,
‘Bijwerken productie-eenheden vanuit andere administratie’. Het volgende scherm wordt
getoond:
Selecteer de gewenste administratie die als bron geldt voor de productie-eenheden in deze
administratie en klik op de knop om het bijwerken te starten. Ook eventuele verwijderde
productie-eenheden worden opnieuw aangemaakt.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 77
2.4.4. Magazijnbonnen/baliev
erkopen
Omschrijving Veld referentie toegevoegd
Module/onderdeel Magazijnbonnen/balieverkopen
Toelichting Bij het aanmaken van een contantbon kunt u op het tabblad ‘Algemeen’ een projectnummer
ingeven in het veld ‘Referentie’.
2.4.5. Voorraadbeheer
Omschrijving Aanpassen van de voorraad
Module/onderdeel Voorraadbeheer in combinatie met Totaal integratie
Toelichting Wilt u de voorraad aanpassen, dan is dit mogelijk door een correctie op de beginbalans te
maken. Naast deze mogelijkheid kunt u nu ook via het memoriaal boeken op de
grootboekrekening die is gekoppeld aan het voorraadwerk/magazijn. Zodra u op deze
rekening boekt, wordt het voorraadwerk geopend en kunt u de mutaties invoeren.
Omschrijving Tabblad betrokkenen
Module/onderdeel Voorraadbeheer
Toelichting Op de voorraadkaart is het tabblad ‘Betrokkenen’ toegevoegd.
Omschrijving Overzicht werkregels
Module/onderdeel Voorraadbeheer
Toelichting Wilt u van een voorraadartikel de werkregels opvragen, dan kan dat via ‘Overzicht
werkregels’. Open de module ‘Voorraadbeheer’ en klik op de voorraadkaart op het tabblad
‘Materiaal’. Selecteer het gewenste artikel en kies in het menu onder de rechtermuisknop
voor de optie ‘Overzicht werkregels’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 78
Vul de gewenste gegevens in en nadat u op de knop klikt wordt de lijst samengesteld.
2.4.6. Materieelexploitatie
(incl. verhuur)
Omschrijving Inzet materieel
Module/onderdeel MBB/LBB Materieelbeheer
Toelichting Bij het inzetten van materieel en het toewijzen als benodigd middel op een werk wordt
gekeken of het materieelstuk in gebruik is. Op de materieelkaart kan worden aangegeven of
een materieelstuk buiten gebruik is en per wanneer. Wordt het betreffende materieelstuk
toch gekozen, dan verschijnt de volgende melding:
Omschrijving Calculeren met Materieelsoorten
Module/onderdeel Materieelexploitatie (incl. verhuur) i.c.m. Calculatie PRO
Toelichting Wanneer u met materieel calculeert (Calculatie PRO), kunt u het materieelstuk opnemen,
maar ook een materieelsoort. Dit laatste kunt u toepassen wanneer u beschikt over
meerdere dezelfde materieelstukken. Omdat op het moment van calculeren nog niet
duidelijk is welk materieelstuk wordt ingezet, kunt u kiezen voor een materieelsoort. Wordt
het werk u gegund, dan kan de materieeldienst later het betreffende materieelstuk
toewijzen i.v.m. de doorbelasting op het werk.
Voor het aanmaken van materieelsoorten, kiest u in het hoofdmenu van Vakware voor
‘Algemeen’, ‘Materieelbeheer’. Op de materieelkaart kiest u voor ‘Bestand’,
‘Materieelsoorten’. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 79
Kies vervolgens voor de knop om een nieuw materieelsoort aan te maken. Het volgende
scherm wordt getoond:
Vul de juiste gegevens in en sla via de knop de gegevens op.
Voor het calculeren met Materieelsoorten verwijzen wij u graag naar de handleiding
Calculatie PRO.
Omschrijving Materieelbehoefte vastleggen op de werken
Module/onderdeel MBB Materieelbeheer i.c.m. Digitale werkvoorbereiding
Toelichting Nadat een werk opdracht is geworden, dient er van alles vastgelegd te worden. O.a. de
materieelbehoefte op een werk. Via het tabblad benodigde middelen, kunt u de
materieelbehoefte vastleggen. Om inzetproblemen te voorkomen, wijst u niet de
materieelstukken toe, maar materieelsoorten. Nadat u de materieelsoorten heeft
aangemaakt, kunt u de behoefte aan materieel vastleggen op een werk. De materieeldienst
kan vervolgens op basis van de behoefte, op een later tijdstip, de materieelstukken
toewijzen.
Omschrijving Bulk materieelstukken
Module/onderdeel Materieelexploitatie (incl. verhuur)
Toelichting Sommige materieelstukken koopt u in als bulk zoals bijvoorbeeld steigerdelen. In Vakware 19
kunt u op de materieelkaart vastleggen dat het een ‘bulk’ betreft. Bij het vastleggen van een
‘Bulk’ materieelstuk als benodigd middel ontstaat er geen inzet conflict.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 80
2.4.7. Objectenbeheer
Omschrijving Type, referentie en rayon bij inlezen objecten
Module/onderdeel Objectenbeheer
Toelichting Bij het inlezen van objecten worden indien aanwezig ook het type, referentie en het rayon
ingelezen. Voor het inlezen maakt u gebruik van het Excel-document ‘ImportObject.xlsx’ dat
u kunt vinden in de ‘Import’ map. De volgende gegevens van het object kunt u inlezen:
- Object cluster code
- Object cluster omschrijving
- Relatiecode
- Objectcode
- Object omschrijving
- Telefoonnummer
- Mobiel
- Object omschrijving 2
- Straat
- Huisnummer
- Toevoeging
- Postcode
- Plaatsnaam
- Object bouwjaar
- Eigenaar
- Beheerder
- Debiteur
- Merk
- Type
- Fabricagenummer
- Rayon
- Referentie
Projectbeheersing
2.5.1. Inkoopbeheer en
offertevergelijk
Omschrijving Werken met subcontracten
Module/onderdeel Inkoopbeheer en offertevergelijk
Toelichting In Vakware vastgelegde inkoopcontracten kunnen worden aangepast. Voor het bijhouden
van aanpassingen wordt automatisch een sub-contractnummer aangemaakt. Na het
definitief maken van een sub-contract wordt voor de volgende aanpassing weer een nieuw
sub-contractnummer aangemaakt.
Voor het werken met sub-contracten dient u in de ‘Bedrijfsgegevens’ de parameter ‘Werken
met sub-contracten toestaan’ activeren. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Vakware voor
‘Onderhoud’ ‘Bedrijfsgegevens’ en klik op het tabblad ‘Kostenbewaking’. Het volgende
scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 81
Wanneer de parameter is geactiveerd, kunt u werken met sub-contracten. Via het tabblad
‘Algemeen’ in de ‘Kostenbewaking’ geeft u vervolgens per contract aan of het sub-contract is
toegestaan. Zodra de parameter is geactiveerd, kunt u op het tabblad ‘Subcontracten’ via het
menu onder de rechtermuisknop het sub-contract aanmaken. Vervolgens heeft u diverse
mogelijkheden voor de subcontracten:
1. Het aanpassen van bestaande inkoopregels (alleen het aantal of bedrag, zonder
begroting).
2. Het aanmaken van nieuwe inkoopregels (zonder begroting).
3. Het aanmaken van één of meer nieuwe inkoopregels middels het toevoegen van één of
meer begrotingsregels (met begroting).
4. Het aanpassen van bestaande inkoopregels door het toevoegen van één of meer
begrotingsregels (alleen het aantal of bedrag).
Voor het inrichten van de sub-contracten adviseren wij u gebruik te maken van een
consultant van Admicom. Wilt u meer informatie? Bel dan met ons kantoor in Veenendaal en
vraag naar de afdeling Consultancy (0318 – 548 648).
Omschrijving Afwijkende betalingstermijn inkoopcontract
Module/onderdeel Inkoopbeheer en offertevergelijk
Toelichting Op het inkoopcontract en vervolgens op de bestelling kan een afwijkende betaaltermijn
worden vastgelegd. Wanneer u op het tabblad ‘Leverancier’ een leverancier heeft
gekoppeld, dan kunt u vervolgens via de optie ‘Gegevens offerte aanpassen’ onder het menu
van de rechtermuisknop. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 82
Zodra de parameter ‘Afwijkend betalingstermijn’ wordt geactiveerd, kunt u het aantal dagen
aanpassen. De bestelling wordt ook aangemaakt op basis van dit betalingstermijn.
Omschrijving Splitsen van inkoopregels
Module/onderdeel Inkoopbeheer en offertevergelijk
Toelichting Regels uit de calculatie kunt een eenvoudig vastleggen in een contract. Wilt u een
calculatieregel voor een deel inkopen, dan kunt u de regel splitsen en vervolgens het
contract aanmaken. Voor het splitsen van een regel kiest u in het hoofdmenu van Vakware
voor ‘Algemeen’, ‘Kostenbewaking’. Open via het tabblad ‘Te bewaken’ het ‘inkoopbeheer’
en klik op het tabblad ‘Alle regels’. Het volgende scherm wordt getoond:
Selecteer de gewenste regel en kies in het menu onder de rechtermuisknop voor de optie
‘Regels splitsen’. Het volgende scherm wordt getoond:
Is het aantal op de regel 1, dan kunt u een deelbedrag ingeven. Is het aantal groter dan 1,
dan kunt u een deelaantal ingeven. Er worden automatisch 2 inkoopregels aangemaakt:
De gesplitste regel(s) kunt u vervolgens opnemen in een inkoopcontract.
2.5.2. Meer- en
minderwerkcontracten
Omschrijving Schilderscalculatie koppelen aan meer- en minderwerk in de kostenbewaking
Module/onderdeel Meer- en minderwerkcontracten
Toelichting Bij het aanmaken van een meer- en minderwerk in de kostenbewaking kunt u een calculatie
koppelen. Hier kunt u ook kiezen voor een schilderscalculatie.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 83
Factuurverwerking
2.6.1. Inkomend
facturenregister
Omschrijving Aanpassen IBAN nummer
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur kan het voorkomen dat er op een andere rekening
dan de ‘Hoofd’ bankrekening geboekt dient te worden. Nadat u de factuur heeft ingeboekt,
kunt u via het tabblad ‘Betaalinfo’ een andere bankrekening selecteren.
Omschrijving Extra knoppen in de knoppenbalk
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting In het Inkomend facturenregister zijn de knoppen en toegevoegd voor het inlezen van
respectievelijk Sales in de Bouw facturen en Z-facturen.
Omschrijving Controle factuur op basis van verantwoordelijke medewerker op grootboekrekening
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting Heeft u binnen uw organisatie medewerkers die de facturen dienen te controleren van
bepaalde grootboekrekeningen, dan kunt u dit vastleggen in Vakware. Bij het
aanmaken/wijzigen van een grootboekrekening kunt u de betreffende medewerker
koppelen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 84
Zodra er op de betreffende grootboekrekening een factuur wordt geboekt, krijgt de
medewerker een taak om de factuur te controleren.
Omschrijving Alleen facturen in beeld met openstaande taken van jezelf
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting In het ‘Inkomend facturenregister’ kunt u filters zetten om alleen de facturen in beeld te
krijgen waarvan u een openstaande taak hebt staan. Met Vakware 19 is het ook mogelijk om
deze facturen in beeld te krijgen via deze optie in Vakware. Kies in het ‘Inkomend
facturenregister’ voor het tabblad ‘Snelzoek’. Via de optie ‘Mijn openstaande facturen’ in het
menu onder de rechtermuisknop krijgt u alleen uw openstaande facturen in beeld.
Omschrijving Wijzigen boekjaar factuur
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting In het ‘Inkomend facturenregister’ kunt u op het tabblad ‘Snelzoek’ het boekjaar van de
factuur aanpassen. Selecteer hiervoor de betreffende regel(s) en kies de optie ‘Wijzigen
boekjaar van factuur’ onder het menu van de rechtermuisknop. Vervolgens kunt u het
boekjaar aanpassen.
Omschrijving Aanmaken materieel
Module/onderdeel Inkomend facturenregister/Vaste activa
Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur voor bijvoorbeeld een materieelstuk, kunt u in
combinatie met de module ‘Vaste activa’ het materieelstuk direct aanmaken. Wanneer u
boekt op een grootboekrekening met een materieelkoppeling wordt het volgende scherm
getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 85
Vervolgens kunt u direct de gegevens van het materieelstuk vastleggen.
Omschrijving Wijzigen ICF factuur
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting Bij het boeken van een ICF-inkoopfactuur, kunt u de factuur wijzigen. Kies hiervoor de
betreffende factuur en klik in het menu onder de rechtermuisknop op de optie ‘Wijzig
factuur’. Het volgende scherm wordt getoond:
Vervolgens kunt u de gegevens van de factuur wijzigen.
Omschrijving BTW code inzichtelijk
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting Bij het inlezen van inkoopfacturen (SidB en WhiteVision), wordt naast het btw-bedrag, het
btw-percentage, ook de btwcode weergegeven.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 86
Omschrijving Toon PDF
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting Wanneer u kiest voor de menukeuze ‘Inlezen digitale facturen’ in het ‘Inkomend
facturenregister’, dan worden alle in te lezen regels (facturen) getoond. Via de optie ‘Toon
PDF’ onder het menu van de rechtermuisknop, wordt de PDF getoond van de betreffende
factuur. Selecteert u vervolgens de volgende factuur, dan wordt direct de betreffende PDF
getoond.
Omschrijving Inlezen in vorig boekjaar
Module/onderdeel Inkomend facturenregister
Toelichting Bij het inlezen van inkoopfacturen via SidB en WhiteVision wordt op basis van de
factuurdatum de factuur automatisch geplaatst in het betreffende boekjaar. Indien gewenst
kunt u hiervan afwijken.
Omschrijving Intercompany boeking
Module/onderdeel Inkomend facturenregister/Intercompany journaalposten
Toelichting Bij het boeken van een inkoopfactuur, kunt u in combinatie met de module ‘Intercompany
journaalposten’ de inkoopfactuur of een deel daarvan direct doorboeken naar een andere
administratie.
Omschrijving Scan inkoop factuur op het 2e scherm
Module/onderdeel Inkomend facturenregister en Scannen inkoopfacturen
Toelichting Bij het inboeken van een inkoopfactuur kunt u ervoor kiezen om de scan van de factuur te
tonen op het 2e scherm. Kies hiervoor in de knoppenbalk voor de knop en sleep het
scherm naar de gewenste positie. Onderstaand een voorbeeld:
2.6.2. Electronische
factuuruitwisseling
Omschrijving Alleen werk gerelateerde documenten als bijlage
Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling
Toelichting Bij het mailen vanuit Vakware kunt u bijlages koppelen. Hiervoor kunt u kiezen uit het
bestand van bijlagen, maar u kunt ook alleen gerelateerde documenten selecteren. In het
volgende voorbeeld mailen we een factuur met bijlage aan de opdrachtgever. Zodra u bij het
factureren kiest om te mailen, wordt het volgende scherm getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 87
Kies achter ‘Bijlage’ voor de knop en het volgende scherm wordt getoond:
Via de knop (links) krijgt u alleen de gerelateerde documenten in beeld.
Selecteer de juiste bestand(en) en klik op de knop . Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 88
Vervolgens kunt u de documenten versturen.
Omschrijving Samenvoegen van verschillende bestanden tot één PDF.
Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling
Toelichting Wanneer u gaat mailen kunt u verschillende bestanden selecteren en als bijlage versturen,
zoals beschreven in het vorige punt. Voor het versturen van verschillende bestanden als één
PDF, bijvoorbeeld een factuur en een opdracht bon en/of weekrapport, klikt u op de knop
om de gewenste documenten te selecteren. Wanneer u de verschillende bijlagen heeft
geselecteerd, klikt u op de knop en het volgende scherm wordt getoond:
Indien gewenst, kunt u de naam van de PDF aanpassen. Klik vervolgens op de knop en het
volgende scherm wordt getoond:
Door nogmaals op de knop te klikken, wordt het samenvoegen afgerond en kunt u
vervolgens de samengestelde PDF mailen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 89
Omschrijving Interne factuuruitwisseling
Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling
Toelichting Factureert u van de ene administratie naar de andere administratie, bijvoorbeeld het
factureren van de managementfee van de directeur-grootaandeelhouder (DGA) aan de
werkmaatschappij voor verrichtte werkzaamheden, dan kunt u Vakware zo instellen dat een
verkoopfactuur in de holding automatisch een inkoopfactuur wordt in de werkmaatschappij.
Op deze manier kunt u ook materieel en uren doorbelasten van de ene administratie naar de
andere administratie. Wilt u deze functionaliteit toepassen, dan adviseren wij u om gebruik
te maken van één van onze consultants. Om een afspraak te maken, kunt u contact opnemen
met onze afdeling Consultancy telefonisch bereikbaar op 0318 – 548 648 of per e-mail
Omschrijving Mail (.vwx bestanden) opslaan als PDF
Module/onderdeel Electronische factuuruitwisseling / Documentenbeheer
Toelichting Bij het mailen in Vakware wordt er een .vwx bestand aangemaakt op het tabblad
‘Documenten’. Wanneer u een mail als bijlage wilt versturen, dan kunt u de Vakware mail
eenvoudig omzetten naar een PDF. Kies hiervoor op het tabblad ‘Documenten’ de
betreffende mail (.vwx bestand) en kies de optie ‘Beheer’ en vervolgens voor ‘Opslaan als
pdf’ in het menu onder de rechtermuisknop. Op het tabblad ‘Documenten’ wordt vervolgens
een PDF document geplaatst, die u als bijlage kunt versturen.
Financieel
2.7.1. Dashboard PRO
Omschrijving Exporteren en importeren van KPI’s
Module/onderdeel Vakware Dashboard PRO
Toelichting KPI’s die u heeft aangemaakt in Vakware, kunnen via de menukeuze ‘Extra’ in dit onderdeel
worden geëxporteerd en vervolgens worden geïmporteerd.
Kiest u voor exporteren, dan wordt het volgende scherm getoond:
Via de spatiebalk (multiselect) kunt u de KPI’s selecteren en vervolgens kiest u via de knop
de map waar de export geplaatst wordt. Vervolgens kunt u de KPI’s importeren.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 90
Financieel management
2.8.1. Incasso’s
Omschrijving Eenmalige incasso’s voorzien van uniek ID
Module/onderdeel Incasso’s
Toelichting Maakt u gebruik van incasso’s voor het innen van vorderingen bij uw klanten, dan kunt u bij
het factureren dat direct aangeven. Vervolgens kunt u een incassobatch aanmaken.
Betreft het een eenmalige incasso, dan moet de incasso voorzien zijn van een uniek nummer.
U kunt dit instellen in de ‘Bedrijfsgegevens’ van Vakware op het tabblad ‘Betalingen’.
Wanneer de parameter ‘Uniek ID mandaat bij eenmalige incasso’ actief is, wordt achter het
mandaat ID de datum van de factuur geplakt (YYYYMMDD). Is dit ID nog niet uniek, dan
wordt er een extra letter achter geplakt (beginnend met ‘A’).
2.8.2. Intercompany
journaalposten
Omschrijving Intercompany boeking via Inkomend facturenregister
Module/onderdeel Inkomend facturenregister / Intercompany journaalposten
Toelichting Bij het boeken van een inkoopfactuur kunt u in combinatie met de module ‘Intercompany
journaalposten’ de inkoopfactuur of een deel daarvan direct doorboeken naar een andere
administratie.
2.8.3. Kredietmanagement
Omschrijving Vooruitbetaalde bedragen van debiteuren vastleggen
Module/onderdeel Kredietmanagement
Toelichting Indien u een betaling ontvangt van een debiteur, waarvoor u nog geen factuur heeft, dan
kunt u een voorschot boeken. Via het liquiditeitendagboek opent u de subadministratie
debiteuren. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 91
Vervolgens kunt u via de knop een voorschot ingeven. Let op! U dient wel te beschikken
over een dagboek ‘voorschot debiteuren’ en de daarbij behorende grootboekrekeningen.
Omschrijving Debiteuren- en crediteuren bewaking integraal
Module/onderdeel Kredietmanagement
Toelichting Wanneer u werkt met meerdere administraties en binnen die administraties werkt u met
dezelfde debiteuren en/of crediteuren, dan is een overzicht over de bedrijven heen gewenst.
Binnen het kredietmanagement kunt u hiervoor de functies ‘Debiteurenbewaking integraal’
en ‘Crediteurenbewaking integraal’ gebruiken. Wanneer u voor één van deze functies kiest,
krijgt u op de kaart op het tabblad ‘Facturen’ alle facturen (over de bedrijven heen) in beeld.
Via de optie ‘Detail factuur’ onder het menu van de rechtermuisknop, kunt u de gegevens
van de factuur inzien en indien gewenst de PDF bekijken.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 92
Omschrijving Opmerking ingeven over meerdere facturen
Module/onderdeel Kredietmanagement
Toelichting Werkt u met de integrale bewaking, zoals hierboven beschreven, dan kunt u op het tabblad
‘Facturen’ bij de debiteur en de crediteur via multiselect (spatiebalk) meerdere facturen
selecteren. Via de optie ‘Opmerking’ onder het menu van de rechtermuisknop kunt u een
opmerking ingeven die voor alle geselecteerde facturen van toepassing is. De opmerking is
ook zichtbaar op de printlijst ‘Openstaande debiteuren’ en ‘Openstaande crediteuren’.
Omschrijving Standaard lijst met issues (redenen) voor debiteurenbewaking
Module/onderdeel Kredietmanagement
Toelichting Een andere mogelijkheid met de integrale debiteurenbewaking is het werken met issues. U
kunt hier zelf een aantal issues bedenken. Kies hiervoor in het onderdeel
‘Debiteurenbewaking integraal’ voor de menukeuze ‘Onderhoud’ en in het snelzoekscherm
voor de knop . Het volgende scherm wordt getoond:
Geef vervolgens de code en de omschrijving in en sla de gegevens op met de knop .
Om een issue te koppelen aan een factuur, selecteert u via de betreffende factuur of
facturen op het tabblad ‘Facturen’ en kiest u voor de optie ‘Issue’ in het menu onder de
rechtermuisknop. Op de printlijst ‘Openstaande debiteuren’ wordt het issue weergegeven.
Omschrijving Vanaf de klantkaart direct de debiteurenbewaking openen
Module/onderdeel Kredietmanagement
Toelichting Via het menu ‘Invoegen’ en de optie ‘Naar debiteurenbewaking’ kunt u direct de
debiteurenbewaking openen. Is de klant hier nog niet bekend (nog geen facturen verstuurd),
dan krijgt u de volgende vraag:
Via de knop wordt de klant aangemaakt in de debiteurenbewaking.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 93
Omschrijving Melding indien debiteur is geblokkeerd
Module/onderdeel Kredietmanagement
Toelichting Op de debiteurenkaart in het kredietmanagement heeft u de mogelijkheid om de debiteur te
blokkeren met een eventuele reden. Wanneer de debiteur is geblokkeerd, krijgt u hiervan
ook een melding bij het aanmaken van een project, calculatie, werk, klus, etc. Het volgende
scherm wordt getoond:
Omschrijving Melding bij aanmaken van bestelling indien crediteur geblokkeerd is
Module/onderdeel Kredietmanagement
Toelichting Op de crediteurenkaart in het kredietmanagement heeft u de mogelijkheid om de crediteur
te blokkeren. De redenen van blokkeren, kunt u vastleggen in een tabel. Kies hiervoor op de
crediteurenkaart voor ‘Onderhoud’, ‘Reden blokkeren’. Het volgende scherm wordt getoond:
Hier kunt u via de knop nieuwe redenen toevoegen. Op de kaart van de betreffende
crediteur blokkeert u de crediteur door een reden te selecteren. Wanneer de crediteur is
geblokkeerd, krijgt u hiervan ook een melding bij het aanmaken van een bestelling. Het
volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 94
Koppelingen
2.9.1. Loon- en
salarisadministratie
Omschrijving Koppelingen met de volgende salarispakketten
Module/onderdeel Koppeling met loon- en salarisadministratie
Toelichting De geregistreerde uren ‘gewerkt’, ‘verlof’ en ‘scholing’ in Vakware kunnen eenvoudig
ingelezen worden in uw salarisadministratie. Daarbij maakt het niet uit of de
salarisadministratie intern of extern plaatsvindt. Met de meeste koppelingen is het
vervolgens ook mogelijk om de loonjournaalpost in te lezen in de financiële administratie van
Vakware.
Vakware kent koppelingen met o.a. de volgende salarispakketten:
SCAB, Easylon, ADP, CTB, CMG, CBBS, Microloon, UNIT4, BCS, AFAS, Centric en RAET.
2.9.2. Pdrie
Omschrijving Koppelingen met Vakware
Module/onderdeel Pdrie koppeling
Toelichting De tijd van lang zoeken naar het juiste product in onoverzichtelijke artikelbestanden van
leveranciers is voorbij.
Met Pdrie kan iedere werkvoorbereider, calculator, projectleider of inkoper, gemakkelijk
real-time producten zoeken en filteren bij toonaangevende toeleveranciers. En dat in zijn of
haar eigen softwareprogramma. Doordat u real-time door het assortiment van uw
leveranciers kunt zoeken, beschikt u altijd over de actuele prijs. Bovendien ziet u direct of
het product dat u nodig heeft op voorraad is.
De SALES-webservice voor het opvragen van product, prijs en voorraadinformatie die in 2015
is ontwikkeld, is het vertrekpunt geweest voor de ontwikkeling van Pdrie. Deze SALES-
webservice is door Raab Karcher en Admicom doorontwikkeld en zijn de resultaten hiervan
beschikbaar gesteld aan Ketenstandaard. Daardoor is de veel uitgebreidere versie van de
SALES-webservice nu beschikbaar voor de markt. Deze sluit aan op de SALES Standaard voor
de uitwisseling van productinformatie en logistieke berichten, offertes en facturen.
De SALES Standaard wordt op brede schaal gebruikt door bouw- en onderhoudsbedrijven,
groothandels en fabrikanten in de bouw- en installatiesector en woningcorporaties.
In de praktijk met Vakware betekent dit dat als u bijvoorbeeld aan het calculeren bent of een
bestelling wilt plaatsen u de artikelen online tot uw beschikking heeft. Dus altijd de meest
actuele prijs- en voorraadinformatie.
2.9.3. Bouwdelen.nl
Omschrijving Bouwdelen.nl
Module/onderdeel Koppeling Bouwdelen.nl
Toelichting Met de koppeling tussen Bouwdelen.nl en Vakware heeft u als gebruiker van de Admicom
software toegang tot meer dan 10.000 voor gedefinieerde bouwdelen. Calculeren in de
Admicom software gaat hierdoor nog sneller en nauwkeuriger. Bovendien calculeert u altijd
met de actuele prijzen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 95
De voor gedefinieerde bouwdelen vindt u in de catalogus van Bouwdelen.nl. Deze is te
benaderen vanuit uw calculatie in de Admicom software. Mocht u een element willen
toevoegen of verwijderen aan de calculatie, dan kan dit uiteraard ook.
Alle voordelen van Bouwdelen.nl
U bespaart tot 70% tijd bij het maken van een calculatie.
Door de voor gedefinieerde bouwdelen vergeet u nooit meer iets.
U calculeert altijd met uw actuele artikelprijzen.
Voor meer informatie bekijk de video.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 96
3. Mobiele oplossingen
Digitale Werkbon
Omschrijving Agenda in de werkbon
Webapplicatie Admicom Mobiele Werkbon
Toelichting Binnen de Mobiele werkbon kunt u de weergave van de bonnen tonen in een agendaview.
Kies in de app voor en kies onder ‘Weergave’ voor ‘Agenda’. Het volgende scherm wordt
getoond:
Omschrijving Gereed melden bonnen
Module/onderdeel Bonnen i.c.m. Resourceplanning
Toelichting In de ‘Resourceplanning’ van Vakware kunt u werken en klussen plannen en kan er
vervolgens automatisch een werkbon worden aangemaakt. De werkbon kan daarna door de
medewerker worden opgepakt en verwerkt. Omdat wellicht niet alle medewerkers over de
mobiele werkbon van Admicom beschikken, kan het voorkomen dat bonnen niet verwerkt
worden. In het onderdeel ‘Bonnen’ kunt u via de menukeuze ‘Invoegen’, ‘Gereed melden
lege bonnen’ de bonnen gereed melden. Het volgende scherm wordt getoond:
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 97
Geef de data of de weeknummers in en selecteer via de multiselect (spatiebalk) de gewenste
bonnen. Via de knop kunt het gereed melden starten.
Omschrijving Aanpassen breedte kolommen in overzichtsscherm
Webapplicatie Admicom Mobiele Werkbon
Toelichting Indien gewenst kunt u de breedte van de kolommen in het overzichtsscherm met bonnen
aanpassen. Kies rechtsboven voor en kies in het menu voor de optie 'Velden aanpassen'.
Naast het selecteren van de gewenste kolommen en de volgorde, kunt u ook de breedte
aanpassen via de knop . Zodra u hiervoor kiest, wordt het scherm aangepast zoals
hieronder weergegeven:
Vervolgens kunt u de kolommen aanpassen aan de gewenste breedte. Via de knop slaat u
de ingestelde breedte op.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 98
Omschrijving Offline werken
Webapplicatie Admicom Mobiele Werkbon
Toelichting Met Vakware 19 kunt u indien gewenst ook offline werken met de mobiele werkbon.
Belangrijk is dat de bon in het geheugen is opgeslagen op uw mobiele apparaat. Hiervoor
dient u de bon te openen op het moment dat u online bent. Ook eventuele bijlages dient u
geopend te hebben om deze in de offline modus te kunnen raadplegen. Opent u een tweede
bon, dan worden de gegevens van die bon in het geheugen van het mobiele apparaat
geplaatst.
Wijzigingen die gedaan worden terwijl het mobiele apparaat offline is, worden bewaard en
opnieuw uitgevoerd zodra u weer online bent. Alleen het tekenen vormt hierop een
uitzondering, hiervoor dient het device online te zijn.
Het offline werken heeft ook gevolgen voor het boeken van de regels. Voor het materieel en
productie-eenheden wordt er, net als bij de uren, een volledige lijst getoond. Bij materiaal is
ervoor gekozen om te werken met een * artikel. De offline geboekte regels worden
gemarkeerd met een afwijkende kleur. Wanneer het mobiele apparaat weer online is,
worden deze regels alsnog gesynchroniseerd en wordt de afwijkende kleur van de regel
verwijderd.
Omschrijving Alle soorten bestanden kunnen toevoegen aan een bon
Webapplicatie Admicom Mobiele Werkbon
Toelichting Alle bestanden die zijn toegevoegd aan de werkbon (tabblad “Documenten’) en die gelabeld
zijn als ‘Online beschikbaar’, kunnen worden getoond. Daarnaast kunt u via uw mobiele
apparaat elk bestandstype aan de mobiele werkbon toevoegen.
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 99
Urenbriefje
Omschrijving Admicom Mobiel Urenbriefje (nieuw!)
Webapplicatie Admicom Mobiel Urenbriefje
Toelichting Het Mobiele Urenbriefje maakt een einde aan papieren urenbriefjes. Deze app zorgt ervoor
dat uw medewerkers buiten kantoor de gewerkte uren in kunnen voeren via een tablet. De
communicatie tussen de bouwplaats en kantoor wordt hierdoor geautomatiseerd.
Met het Mobiele Urenbriefje houdt iedere werknemer dagelijks de uren op zijn tablet bij.
Om uren in te voeren, wordt er een werk, klus of contract gekozen waarop de uren geboekt
worden. De uren worden rechtstreeks naar Vakware verstuurd waar ze klaarstaan om
gefiatteerd te worden. Na goedkeuring worden de uren direct in het systeem op het juiste
werk geboekt en hoeven niet aan het einde van de week verzameld en ingevoerd te worden.
Alle voordelen op een rij:
• Geen overtypwerk
• Tijdsbesparing administratie
• Snelle actuele stand van zaken zodat u kunt factureren
• Direct inzicht in de bewaking van het project
• Controle per werknemer
• Integratie met digitale werkbonnen en het softwareprogramma op kantoor
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 100
Uren fiatteren
Omschrijving Mobiel uren fiatteren (nieuw!)
Webapplicatie Admicom Mobiel Urenbriefje
Toelichting Projectleiders fiatteren eenvoudig de uren van hun medewerkers. Gewoon vanuit de keet.
Met onze nieuwste app ‘Mobiel Uren Fiatteren’ is het mogelijk om de uren die digitaal zijn
geboekt ook digitaal goed te keuren (via bijvoorbeeld een tablet). Overal waar u maar wilt.
Met deze app kan de projectleider alle ingediende uren van de medewerkers goed- of
afkeuren. Zo krijgt u op kantoor alleen nog maar de juiste urenstaten te zien. Dat scheelt tijd!
In één oogopslag alle gewerkte uren van uw medewerkers
Een projectleider krijg in één oogopslag te zien op welke projecten er uren zijn ingediend en
welke medewerkers deze uren hebben gemaakt. Via de projectview is het mogelijk om op
een makkelijke manier alle uren binnen een project te fiatteren. Via de medewerkersview
kan hij de uren van de individuele medewerkers of van een ploeg goedkeuren.
De projectleider kan uren uiteraard ook afkeuren. Voldoet een medewerker bijvoorbeeld
niet aan de contracturen? Dan keurt hij het weekbriefje (voorlopig) af. Hij vult de reden in en
de betreffende medewerker krijgt een melding in zijn of haar app. Zo houdt u de
verantwoordelijkheid bij de medewerker.
Alle voordelen op een rij:
• Grip op de gewerkte uren van al uw projecten
• Eenvoudig alle uren binnen een project goedkeuren
• Altijd een juiste urenregistratie
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 101
Materiaalbriefje
Omschrijving Admicom Mobiel Materiaalbriefje (nieuw!)
Webapplicatie Admicom Mobiel Materiaalbriefje
Toelichting Met het Mobiel Materiaalbriefje laat factureren nooit meer op zich wachten. Medewerkers
kunnen na het afronden van een klus of project de gebruikte materialen invoeren via een
smartphone of tablet. Deze zijn direct beschikbaar voor het personeel op kantoor zodat de
factuur gestuurd kan worden.
Nadat u in de app het juiste project of de juiste klus heeft gekozen, selecteert u in het
artikelbeheer het artikel dat u heeft gebruikt. Wanneer u een aantal en een eenheid heeft
gekozen, kunt u het artikel opslaan. Als een medewerker meerdere dagen aan hetzelfde
project werkt, kan hij materialen eenvoudig dupliceren. Hij kan vervolgens de datum en
andere regels wijzigen. Wel zo makkelijk.
Zodra alle materialen ingevuld en gecontroleerd zijn, kan de medewerker alle materialen
tegelijk, of per stuk accorderen en naar de software op kantoor verzenden. Op kantoor kan
men de materialen, nadat deze gefiatteerd zijn, direct factureren.
Alle voordelen op een rij
• Het Mobiel Materiaalbriefje levert een administratieve tijdsbesparing op
• Medewerkers hoeven elkaars (onleesbare) notities niet meer over te typen
• Lijstjes met gebruikte materialen raken nooit meer kwijt
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 102
Persoonsgegevens
Omschrijving Admicom Mobiele Persoonsgegevens (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiele Persoonsgegevens
Toelichting Het raadplegen van personeelsdocumenten zoals ID-kaarten, certificaten en diploma’s
brengt flink wat werk met zich mee. Bovendien moet uw personeel zich met deze gegevens
kunnen identificeren op het moment dat hij een project voor een hoofdaannemer uitvoert.
Met de Mobiele Persoonsgegevens van Admicom hebben uw medewerkers altijd de juiste
informatie bij zich. Heeft u een nieuwe versie van een bestaand document? Dan kunt u deze uploaden en
toevoegen in het systeem. De documenten worden automatisch aangepast in de Mobiele
Persoonsgegevens app van uw personeel. Op deze manier kunnen uw medewerkers zich
overal identificeren en kan hij aantonen over welke certificaten zij beschikken.
Alle voordelen op een rij:
• U heeft de gegevens van medewerkers overal en altijd bij de hand
• De medewerker heeft inzicht in zijn eigen gegevens en kan dat altijd actualiseren
• Voorkom dat medewerkers niet aan kunnen tonen over welke certificaten en
diploma’s zij beschikken
• Het maakt de administratie van alle gegevens flexibel en bespaart veel tijd
• Deze app voldoet aan de AVG-wetgeving die per 25 mei 2018 is ingegaan
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 103
Verlofkaart
Omschrijving Admicom Mobiele Verlofkaart (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiele Verlofkaart
Toelichting Met de Mobiele Verlof app van Admicom vragen uw medewerkers eenvoudig verlof aan.
Nadat medewerkers de aanvraag via de verlof app inzenden, wordt deze op kantoor goed- of
afgekeurd. Zowel de gebruiker van de verlof app als de persoon die de aanvragen keurt
hebben inzicht in het aantal resterende verlofdagen van de medewerker.
Ook is het voor kantoor personeel eenvoudig om collectieve vrije dagen te verwerken. De
collectieve vrije dagen staan direct in de app van al het personeel. Met de Mobiele Verlof
app raken verlofbriefjes nooit meer kwijt en kan snel gecommuniceerd worden. Bovendien
dient men hun verlofaanvragen in op hun eigen telefoon. Waar ze ook zijn.
Alle voordelen op een rij:
• Medewerker en werkgever hebben direct en overal inzicht in verlof
• Centraliseren verlofaanvragen
• Snelle communicatie, geen verlofbriefjes die kwijtraken
• Collectieve verlofdagen eenvoudig verwerken
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 104
Takenoverzicht
Omschrijving Admicom Mobiele Taken (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiele Taken
Toelichting Met het Mobiele Takenoverzicht heeft u altijd een overzicht van alle werkzaamheden en
taken die u moet uitvoeren. Ook kunt u eenvoudig een taak aanmaken voor uzelf of voor een
collega of afdeling. Dit zijn taken als bijvoorbeeld het uitvoeren van een meerwerkopdracht,
het controleren van een inkoopfactuur, het bestellen van materiaal en nog veel meer.
Wanneer u in Vakware of in de app een taak aanmaakt, kunt u daar een medewerker of
afdeling aan koppelen. Die taak is dan direct zichtbaar in de app van de desbetreffende
medewerker(s). Zodra een taak in de app wordt geselecteerd, kan de medewerker alle
details bekijken, opmerkingen plaatsen en/of de taak gereed melden. Zo houdt iedereen
scherp zicht op de werkzaamheden die nog moeten gebeuren.
Alle voordelen op een rij:
• Met het Mobiele Takenoverzicht heeft u altijd een overzicht van alle
werkzaamheden en taken
• Alle taken zijn direct zichtbaar voor alle desbetreffende medewerkers
• U kunt taken aanmaken voor het keuren van materieel, het uitvoeren van een
meerwerkopdracht, controleren van inkoopfacturen, bestellen van materiaal etc.
• Alle informatie over de taken is op kantoor direct inzichtelijk in Vakware
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 105
Berichtencentrum
Omschrijving Admicom Mobiel Berichtencentrum (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiel Berichtencentrum
Toelichting U kunt het Mobiele Berichtencentrum gebruiken om berichten te versturen naar uw
personeel of collega’s. Handig, want op deze manier kunt u al uw personeel in één keer op
de hoogte stellen van veranderingen in werken, verlof aanvragen of updates over de stand
van zaken. Het Mobiele Berichtencentrum is gekoppeld aan Vakware. Alle berichten die u
verstuurd of ontvangt, worden in Vakware op de juiste plek gearchiveerd.
Alle voordelen op een rij:
• Snelle manier van onderlinge communicatie tussen betrokkenen
• De historie van onderlinge berichten is inzichtelijk
• Geen apps van derden meer nodig om tekstberichten te kunnen versturen
• Iedereen is gemakkelijk in één keer te informeren
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 106
Productiestanden
Omschrijving Admicom Mobiele Productiestanden (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiele Productiestanden
Toelichting De kostenbewaking van bouwprojecten wordt nog gemakkelijker met de Mobiele
Productiestanden app. De projectleider voert vanaf de bouwplaats in de app in hoe ver een
bouwproject gevorderd is. Op kantoor kunt u vervolgens eenvoudig met dit
gereedheidspercentage de kosten van het bouwproject bewaken. Met de begrootte kosten,
de werkelijke kosten tot nu toe en het gereedheidspercentage van een project krijgt u inzicht
in wat het project u gaat kosten. Met deze prognose kunt u nu indien nodig het project
bijsturen. Optimale communicatie tussen de bouwplaats en kantoor zorgt er voor dat u meer grip
krijgen op de kosten van uw bouwproject. Door kosten en gereedheidspercentages te
monitoren, worden kosten beter beheersbaar en verkleint u risico’s. Bovendien kunt u nog
beter communiceren over de voortgang van een project richting uw opdrachtgevers.
Alle voordelen op een rij:
• De uitvoerder kan op de bouwplaats de productiestanden bijwerken, die vervolgens
automatisch worden verwerkt op kantoor
• Actuele kostenbewaking in iedere fase van uw bouwproject
• Meer grip op de kosten van een bouwproject
• Betere communicatie naar uw opdrachtgevers over voortgang van een bouwproject
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 107
IFR
Omschrijving Admicom Mobiel IFR (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiel IFR
Toelichting Met het Mobiel Inkomend Factuurregister kunt u vanaf uw tablet inkoopfacturen goed- of
afkeuren. U stelt zelf in wat er met een factuur gebeurt, nadat u uw goedkeuring heeft
gegeven. Zo kunt u instellen dat facturen ook door een collega gekeurd moeten worden of
dat deze direct beschikbaar zijn voor de betaling en boekhouding.
Er komen veel handelingen kijken bij het goed- of afkeuren van inkoopfacturen. Bij
factuurverwerking zijn vaak meerdere personen binnen een organisatie betrokken. In
Vakware bepaalt u zelf door welke personen een inkoopfactuur gekeurd moet worden en in
welke volgorde. Met het Mobiel Inkomend Factuurregister kunt u facturen overal keuren
waar u maar bent. Hierdoor laat goedkeuring nooit meer op zich wachten.
De crediteurenadministratie is vervolgens altijd up-to-date en u beperkt de kans op fouten.
Alle voordelen op een rij:
• Overal facturen goedkeuren: onderweg, op de bouwplaats of op kantoor
• Direct overzicht in de door u goed te keuren facturen
• Bij het blokkeren van de inkoopfactuur kan er een reden ingevoerd worden waarom
de factuur is afgekeurd
• Medewerkers die niet op kantoor komen, kunnen toch facturen fiatteren
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 108
Relatiebeheer
Omschrijving Admicom Mobiel Relatiebeheer (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiel Relatiebeheer
Toelichting Met het Mobiel Relatiebeheer van Admicom neemt u alle gegevens van uw relaties overal
mee naar toe. Vanuit het Mobiel Relatiebeheer kunt u bellen, mailen en adressen op de
kaart bekijken. Zo kunt u direct contact opnemen of naar het juiste adres navigeren. U kunt
de app openen op uw mobiel, tablet of desktop.
De app geeft toegang tot de gegevens van uw klanten, leveranciers en medewerkers. U kunt
deze gegevens in de app aanmaken, inzien en wijzigen. Wijzigingen staan direct in de
Admicom software, waardoor collega’s op kantoor en onderweg meteen de gegevens
kunnen gebruiken. Dit geldt andersom ook: relatiegegevens die op kantoor worden
ingevoerd in het relatiebeheer zijn direct in de app beschikbaar. Zo heeft u altijd de juiste
gegevens digitaal bij u, waar u ook bent.
Alle voordelen op een rij:
• Altijd al uw relaties digitaal bij u, waar u ook bent
• Direct contact opnemen vanuit de app
• Bestaande en nieuwe relaties makkelijk wijzigen of toevoegen synchroon met
Vakware op kantoor
• Alle functies van het Mobiel Relatiebeheer zijn beschikbaar op elk soort mobiele
apparaat (mobiel, tablet of desktop)
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 109
Dashboard
Omschrijving Admicom Mobiel Dashboard (nieuw!)
Module/onderdeel Admicom Mobiel Dashboard
Toelichting Met de software van Admicom heeft u op kantoor inzicht in al uw projecten, afdelingen en
de financiële situatie van uw bedrijf. Maar wist u dat u deze informatie ook onderweg mee
kunt nemen? Met het Mobiel KPI Dashboard heeft u overal inzicht in de project voortgang,
statussen van werken en andere KPI’s binnen uw organisatie. Uw medewerkers kunnen het
KPI Dashboard openen vanaf hun smartphone of tablet.
KPI is een afkorting van de term kritieke prestatie indicatoren. Een KPI is een variabele
waarmee voortgang en resultaten gemeten kunnen worden. Doordat u KPI’s aan een
medewerker of afdeling koppelt, kunt u zelf bepalen hoe een dashboard van een
medewerker eruit ziet. Het Mobiel KPI Dashboard is gekoppeld aan de software op
kantoor waardoor de gegevens altijd up-to-date zijn.
Alle voordelen op een rij:
• Het dashboard is overal toegankelijk
• Altijd de meest actuele informatie op zak
• Altijd en overal uw managementinformatie bij de hand
• Sneller inspelen op ontwikkelingen binnen uw bedrijf (bijv. openstaande klussen en
fiattering facturen)
Wilt u meer informatie kijk dan op Admicom.nl/apps
Verschillenanalyse Vakware 19 ADM20200625 110
4. Webservices
Webservice
Onderhoudsberichten
Admicom Webservice Onderhoudsberichten (nieuw!)
Omschrijving Digitale berichten uitwisseling met opdrachtgevers (voorheen Kovra-koppeling)
Module/onderdeel DigiToegang
Toelichting Veel bouw-, installatie- en onderhoudsbedrijven voeren opdrachten uit voor
woningcorporaties. Deze opdrachten variëren van eenvoudige reparaties tot grote
renovatieprojecten. In de communicatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer komen
van beide partijen veel administratieve handelingen kijken. Denk hierbij aan het versturen en
ontvangen van opdrachtbonnen, het handmatig overnemen van gegevens en het bijhouden
van de actuele stand van de opdrachten.
Veel van onze klanten laten daarom hun software direct communiceren met de software van
hun opdrachtgever. Dit kan middels Ketenstandaard Onderhoudsberichten, die wordt
bewaakt door Ketenstandaard Bouw en Techniek. Het gaat om de versie SALES005 van de
Onderhoudsopdracht, Onderhoudsstatus en het Planningsbericht. Onderhoudsberichten is
de digitale standaard die elektronische uitwisseling tussen opdrachtgevers en
opdrachtnemers mogelijk maakt. Hierdoor wisselen automatiseringssystemen van
aannemers, installateurs en woningcorporaties, maar ook bij voorbeeld VvE’s en
vastgoedbeheerders informatie moeiteloos met elkaar uit.
Met de webservice Onderhoudsberichten komen opdrachten direct in de software van de
opdrachtnemer binnen. Tegelijkertijd kunt u de opdrachtgever informeren over de
voortgang van de opdrachten door automatische statusberichten en kunt u facturen in de
software van de opdrachtgever op de juiste plek zetten.
De volgende soorten DigiToegang worden ondersteund:
Z-Solutions / Z-Factuur
NCCW
DataRotonde
DoubleGuns
Casix
Mareon
Alle voordelen op een rij:
• Minder fouten
• Tijdbesparing
• Tevreden opdrachtgevers
• Huurders worden sneller geholpen
Wilt u meer informatie kijk dan op https://www.admicom.nl/kovra-ervaring