Vrijetijdscommunicatie in Mol

Leuven, 28 januari 2014

PRINCIPES

• Actief beheer activiteitenkalender en promotie = kerntaak van communicatiedienst– Ondersteuning verenigingen en

gemeenschapsleven– Promotie eigen activiteiten en

evenementen– Toeristisch belang van evenementen

• Belang van activiteitenkalender bij onderzoek naar gebruik website

PRINCIPES

• Beheer niet overlaten aan Uit in Vlaanderen– Historiek Uit in Vlaanderen– Service aan verenigingen en eigen

diensten– Flexibiliteit van eigen moederdatabank

• Wél: vanaf 2014: doorsturen naar Uit in Vlaanderen

DATABANK: 1 GEINTEGREERDE DATABANK

• Alle OPEN activiteiten van verenigingen, bedrijven,…

• Géén wekelijkse activiteiten (voetbalwedstrijden,…): occasionele activiteiten of toegelaten vanaf maandelijkse frequentie

• OPEN = je moet géén lid zijn• Géén probleem met commerciële

activiteiten, activiteiten politieke partijen,…

DATABANK • Activiteiten van verenigingen,

bedrijven,…• Activiteiten en evenementen van: – Gemeentebestuur en OCMW– Cultuurcentrum ’t Getouw– Lokaal dienstencentrum– Sportactiviteiten– Grabbelpas en SWAP

• Eenvoudig lijsten ‘trekken’ voor publicaties

WERKING: INGAVE • Via e-formulier op www.gemeentemol.be – Formulier uitgebreid en vernieuwd in september

2012• Foto’s, affiches, bestanden,… mee opladen• Flexibiliteit voor openingsuren, herhaalde activiteiten,…• Uiterste inschrijvingsdatum• …

– Ook verplichting voor eigen gemeente- en OCMW-diensten

– Automatische koppeling met Recreatex voor sportactiviteiten en Grabbelpas & SWAP

WERKING: KWALITEITSCONTROLE

• Automatische opname in databank website– Kwaliteitscontrole door activiteitenbeheerder

• Toevoegen categorieën• Snelle tekstcontrole • Status ‘topactiviteit’

– Extra promotie via gemeentelijke communicatiekanalen nodig?

– Goedkeuring en publicatie op website– Mail naar organisator met publicatienotificatie

en duidelijkheid over de verantwoordelijkheden

WERKING: PUBLICATIE OP WEBSITE

• Vier topactiviteiten op de homepagina

• Lijst ‘alle activiteiten’ – Onderscheid ‘Wordt verwacht’ &

‘lopende activiteiten’ – Inschrijvingsdatum krijgt extra

vermelding– Segmenteren op categorie,

leeftijdscategorie, datum

WERKING: PUBLICATIE OP WEBSITE

• Activiteitendetail– Praktische informatie afzonderlijk

linksboven (‘hot spot’)–Meerdere foto’s – ‘Verwante activiteiten’: overeenkomsten

in categorieën– ‘Andere activiteiten’: alle activiteiten

binnen één ‘koepelactiviteit’– Reageren via Facebook-forum & alle

share-functies

ANDERE KANALEN

• OPTIE 1: STANDAARD • Standaard?– Alle activiteiten, als ze niet als topper

worden aangeduid of in aanmerking komen voor extra promotie

ANDERE KANALEN • OPTIE 1: STANDAARD • Hoe? – Doorsturen naar databank Uit in Vlaanderen

(opstart 2014)– Opname in de wekelijkse

activiteitenkalender in De Streekkrant– Opname in de wekelijkse e-nieuwsbrief Uit

in Mol (woensdagvoormiddag)– Opname in de tweemaandelijkse

activiteitenkrant Uit in Mol (huis-aan-huis)

ANDERE KANALEN

OPTIE 2: TOPACTIVITEIT• Toppers?– Beslissing tweemaandelijkse

redactieraad– Opvallend, uitzonderlijk, toegevoegde

waarde,…

ANDERE KANALEN

OPTIE 2: TOPACTIVITEIT • Hoe?– Alles van ‘standaard’ én extra’s– Groter artikel in activiteitenkrant Uit in

Mol– Groter artikel in de e-nieuwsbrief Uit in

Mol– Verschijning als topactiviteit op de

homepagina

ANDERE KANALEN

OPTIE 3: EXTRA PROMO• Extra promo?– Alle activiteiten en evenementen van

gemeentebestuur en OCMW – Activiteiten van onze cultureel

ambassadeur– Toeristische evenementen die we

financieel of logistiek ondersteunen

ANDERE KANALENOPTIE 3: EXTRA PROMO• Hoe? – Alles wat ‘toppers’ krijgen én extra’s – Opmaak nieuwsbericht voor persbericht, De

Streekkrant,…– Opname elektronische informatieborden– Opname intern televisiecircuit– Automatische of manuele opname Facebook-

pagina(’s): gemeente, jeugd, sport en/of toerisme– Automatische of manuele opname Twitter– Optie: opname carrousel homepagina site

ACTIVITEITENKRANT UIT IN MOL

• Tweemaandelijks huis-aan-huis en toeristische informatiepunten

• Redactieraad beslist: zoeken naar evenwichten• Selectie van 30-tal activiteiten en

themapagina’s • Geselecteerden krijgen mail voor extra foto’s

& update informatie• Eindredactie in de databank• Informatie automatisch uit de databank• Opmaak, controle én drukken

ACTIVITEITENKRANT UIT IN MOL

• Klein broertje: Uit in Mol for kids – Zelfde frequentie– Focus op activiteiten voor kinderen– Via de basisscholen

DEADLINES • Stimuleren om zo snel mogelijk activiteiten

in te sturen– Werk van lange adem!

• Deadlines afgestemd op vergaderingen redactieraad Uit in Mol

• Elke twee maanden: ‘herinneringsnieuwsbrief’ naar al wie ooit activiteit instuurde

• Na de deadline: minder mogelijkheden, wel altijd online opname