Archivering – enkele begrippen (o.a. wettelijke) Mechelen – 16 december 2011.
V ict-or over archivering-emc panoptic_2010
-
Upload
wim-putzeys -
Category
Business
-
view
662 -
download
5
description
Transcript of V ict-or over archivering-emc panoptic_2010
En dan zit je daar met je data... Over archivering
Wim Putzeys
Uw gemeente een papiermolen
Nou ja, papier
Naast papier ook digitaal archief
Origineel archiveren:• Papieren origineel op papier (bij digitalisatie
blijft papier origineel)• Digitale origineel digitaal
Hoofdpunten
• Wat zijn de uitdagingen voor digitaal archiveren?
• Hoe kan je zo efficiënt mogelijk digitaal archiveren?
• Welke hulpmiddelen zijn er vandaag beschikbaar?
Moeder, waarom archiveren wij
Omdat het ons werk ondersteunt:• Informatie terugvinden• Administratief of juridisch belang
Moeder, waarom archiveren wij
Omdat het moet:• Wettelijke verplichting (Archiefwet)• Openbaarheid van bestuur
(bestuursdocumenten)
Uitdagingen
• E-government• Globalisatie• Economie
Gebruik van e-government groeit
Ook in Europa
73% 54% 51% 46% 42% 39% 35% 19% 12%
Socia
al netw
erk onderh
ouden
Reizen boeke
n
Producte
n en diensten ve
rgelijk
en
Finan
ciën beheren
Gezondheidsin
formati
e zoeke
n
Milieuinform
atie zo
eken
Loka
le overh
eidsinform
atie ra
adplege
n
Liefdadigh
eid steunen
Interactie m
et ove
rheid en politi
eke parti
jen
Bron: IEAA Mediascope Europe 2008
En niet alleen jongeren zijn mee
In 2007 was al
18% 55-plussers
in Europa actief op
sociale netwerksites
Corina Pascu, An Empirical Analysis of the Creation, Use and Adoption of Social Computing Applications, JRC Scientific and Technical Reports, 2008, p.12, ftp://ftp.jrc.es/pub/EURdoc/JRC46431.pdf
En het einde is nog niet in zicht
Uitdagingen
• E-government• Globalisatie• Economie
Regelgeving in België
• KAFKA• Voor specifieke types• Elektronische facturen
(KB 16/02/2004 en KB 15/12/2009)• Digitale sociale zekerheidsdocumenten
(KB 15/03/1999)• Verschillende initiatieven: e-David, VVBAD,…
Europese richtlijnen
• Elektronische facturen (2001/115/EG)• MoReq (1991, 2008) – Model Requirements
for Records Management
Internationale inspiratie
• Nederland gidsland• Substitutie gereguleerd sinds 2005• Voor alle archieven• Zonder beperking in de tijd• Specifieke technische richtlijnen
rond o.a. compressie
Uitdagingen
• E-government• Globalisatie• Economie
Besparingen
De Morgen, donderdag 20 mei 2010
Véél besparingen
De Morgen, donderdag 20 mei 2010
Efficiënt digitaal archiveren
• Beperk wat je moet archiveren• Definieer een archiveerbeleid• Kies een efficiënt archiveringsplatform
Digitaliseer bij de bron
• Beperk papieren originelen: e-forms, e-mail• Beperk papieren distributie en duplicatie• Gebruik scansoftware:• Beeldoptimalisatie• OCR• Duurzame formaten
(TIFF, PDF)
Pas documentbeheer toe
• Definieer documentbeheersbeleid• Beperk het aantal repositories• Gebruik documentbeheerssoftware:• Metadata/kenmerken/documentbeschrijving (XML,...)• Beperkt duplicaten• Versiebeheer en historiek• Beveiliging, permissies en audit trail• Workflow en collaboratie• Beheert levenscyclus van document
Gebruik de levenscyclus
Productieservers Archief
Actieve informatie Passieve informatie
Gebruik de levenscyclus
• Voordelen voor productie-omgeving:• Doorzoekbaarheid• Indexeerbaarheid• Backup
Archivering ≠ backup
Backup Archief
Secundaire copie Primaire copie
Voor recovery Voor retrieval
Verhoogt beschikbaarheid Verhoogt operationele efficiënte
Korte termijn (weken of maanden) Lange termijn (jaren of tientallen jaren)
Data wordt overschreven Data wordt bijgehouden
Niet geschikt voor compliance Geschikt voor compliance
Efficiënt digitaal archiveren
• Beperk wat je moet archiveren• Definieer een archiveerbeleid• Kies een efficiënt archiveringsplatform
Nood aan archiveringsbeleid
Records management:• Welke informatie archiveren• In welk formaat• Waar• Met welke metadata• Door wie• Voor hoe lang• Onder welke voorwaarden raadpleegbaar
Efficiënt digitaal archiveren
• Beperk wat je moet archiveren• Definieer een archiveerbeleid• Kies een efficiënt archiveringsplatform
Kenmerken van een efficiënt platform
• Kan vlot uitgebreid worden• Overleeft technische evolutie• Kost relatief weinig (stroom, plaats, capaciteit)• Vereist weinig beheer• Voldoet aan de wetgeving
Wettelijke vereisten
Gebruikte technologie en processen garanderen:• Authenticiteit (herkomst)• Integriteit (inhoud)• Leesbaarheid (vorm)• Toegankelijkheid• Vertrouwelijkheid
Tape en optische schijf Arbeidsintensief (beheer en herstel) Te veel technologische wijzigingen Gevoelig voor beschadiging Lange antwoordtijd Offsite niet toegankelijk
SAN/NAS ATA arrays Online toegankelijk Arbeidsintensief Geen intelligent capaciteitsbeheer Geen garantie van authenticiteit
Opties
Authentiekedata
Eenvoudig beheer
LageTCO
EMC Centera
• Lage TCO en eenvoudig beheer:– Single-instance storage– Zelfconfigurerend, zelfherstellend,
zelfbeherend (geen backup nodig)– 5e generatie hardware
• Veilig:– Niet uitwisbaar– Gekoppeld aan bewaarregels
• Authenticiteit (CAS)• Niet gekoppeld aan applicatie• Online beschikbaar met snelle respons
Geen complex SAN beheer Geen beheer van LUN/RAID groepen
Geen file systemmanagement
Eenvoudig beheer
75 percent minder energie
31.3 Watt per TB
125 Wattper TB
100 percent meer capaciteit per node
4 TB per node2 TB per node
Gen 4 Node Gen 4 Low-Power Node
128 TBper rack
64 TB per rack 50 percent minder
ruimte
Lage TCO
Network switchDual, self-managedprivate LAN
Cube-switch
Cube-switch
Storage nodes••••••••••Storage nodes
Access/storage nodes••Access/storage nodes
Content Protection Mirror
Œ
Œ
Redundant power
Network switchDual, self-managedprivate LAN
Redundant power
Cube-switch
Cube-switch
Storage nodes••••••••••Storage nodes
Access/storage nodes••Access/storage nodes
Content Protection Parity
Network switchDual, self-managedprivate LAN
Cube-switch
Cube-switch
Storage nodes••••••••••Storage nodes
Access/storage nodes••Access/storage nodes
Œ
Œ
Œ
Zelfherstellend!
Redundant power
4-nodeCentera
IP Address
Rack 1
Lower cube
Upper cube
Root switches
Rack 2
Uitbreidbaar en zelfconfigurerend
Efficiënte enkelvoudige opslag
Mijn briefMijn brief
Mijn brief
C:\Mijn documenten
G:\Gedeelde documenten\Milieu\Dossier123
Applicatie bewaart Content Address ter referentie
EMC Centera berekent Content Address en stuurt adres naar applicatie
Applicatie server stuurt bestand naarEMC Centera over IP network
Bestand aangemaakt op applicatie server
LANCA
CA
Content Address
10001010
Digitale vingerafdruk
Uniek Niet locatie-
gebonden
ContentAddress
algorithme
Content Address
algorithme10111011
Authenticiteit: CAS
Content Addressable Storage
EMC Centera
Universele toegang
EMC Centera
API
NFS/CIFS
XAM FTP
HTTP
Emulatie
Bedankt
Vragen? Contacteer:
Panoptic NV EMC Information Systems NVWim Putzeys Luc Van RemoortelVeldkant 31, B-2550 Kontich Imperiastraat 18, B-1930 Zaventem+32 (0)3 443 20 75 +32 (0)475 810 [email protected] [email protected] www.panoptic.biz belgium.emc.com