uit.no20172908133442/Beste... · Web viewReferat fra intervju/intervju rapport X/I P 25.1...

Beste praksisRegistreringsveiledning for arkivarerAvdeling for personal og organisasjonSeksjon for arkiv

Oppdateres fortløpende

InnholdInnledning.........................................................................................................5Skriveregler i ePhorte.......................................................................................6Dokumenttyper i ePhorte..................................................................................8Enkeltrutiner i ePhorte.....................................................................................9

1. Intern korrespondanse der den ene ikke er i ePhorte (ePhortebruker)....................................9

2

2. Brev til ekstern institusjon/firma skal ikke ha personnavn som mottaker..............................93. Rutiner for journalposter og saker som utgår........................................................................104. Avskrivning av journalposter mot hverandre i etterkant......................................................115. Notater mellom enheter.........................................................................................................116. Kontroll av dokumenter i utvalgsmodulen............................................................................11

Klasse 0 – Organisasjon og administrasjon.....................................................12000 – Generelle lover, instrukser og bestemmelser som ikke kan henføres til bestemte fagområder...................................................................................................................................12008 – Eksterne høringer...............................................................................................................12012 og 013 Faste og midlertidige administrative organer, råd, utvalg, komiteer..................12MØTEBOK..................................................................................................................................13042 - IKT-tjenester og telefoni.....................................................................................................14

a) Tildeling / opphør av tjenestetelefon m.m.....................................................14048 – Kjøp av tjenester................................................................................................................14

a) Avropskonkurranse........................................................................................14b) Avropskonkurranse – bemanningstjenester...................................................15

05 – Inventar, utstyr og transportmidler.......................................................................................15Klasse 1 – Økonomi.........................................................................................17

114 - Budsjettarbeid – årlig budsjettdokument............................................................................17115 – Tildelt budsjett – det enkelte budsjettår.............................................................................17123 – Disponering av gitt bevilgning...........................................................................................18152 – Refusjoner..........................................................................................................................18

a) NAV................................................................................................................18164 – Lån (også boliglån fra fonds- og legatmidler)...................................................................19

Klasse 2 – Stillinger og personale...................................................................20212.1/212.2 – Tilsettinger............................................................................................................20212.4 Arbeidsmarkedstiltak, utplassering, hospitanter, sivilarbeidere og lignende................21213 - Avskjed, oppsigelse (under arbeid)....................................................................................21214.1 - Oppfølging av sykmeldte.................................................................................................22221 – Personalmappe...................................................................................................................22222 – Opprykk etter kvalifisering................................................................................................24222 – Søknad om å bli merittert underviser.................................................................................25231.5 - Lokale lønnsforhandlinger på særlig grunnlag................................................................26254.6 – Varsling av kritikkverdige forhold. Løpende rapportering av ulykker, uhell, skademeldinger............................................................................................................................26254.8 Kritikkverdige forhold (trusler, trakassering – også eksternt fremsatt - mobbing, diskriminering, varsling)..............................................................................................................27255 – Velferdstiltak for ansatte (også kantinebruk, idrett, trim, velferdsmidler)........................28

a) Trening i arbeidstiden....................................................................................28257 – Tjenestetvister, arbeidstvister.............................................................................................29271 – Kompetanseutvikling, karriereplaner o.l............................................................................29

a) Pedagogiske mapper.....................................................................................29b) Administrasjon av pedagogiske godkjenninger..............................................30c) Førstelektorprogrammet................................................................................30

Klasse 3 – Utdanning, læring, vurdering og eksamen....................................31311 Læringsmidler (bl.a. skriftlige. audiovisuelle, legemer, skjeletter, tenner, stein- og plantesamlinger)...........................................................................................................................31

a) Donerte legemer..............................................................................................31324 Individuell praksisplass (særplass)........................................................................................31

3

326 - Klage på undervisnings- og læringsaktiviteter................................................................32344 Utveksling.............................................................................................................................32351 – Bidragsfinansiert studietilbud............................................................................................32352 – Oppdragsfinansierte studietilbud.......................................................................................33361 Innpassing/godkjenning av ekstern utdanning......................................................................33361 Godkjenning av prosjektoppgaver/pensum...........................................................................34371 Tilrettelegging ved eksamen.................................................................................................34372 Eksamensforvaltning.............................................................................................................35373 Klage på formelle feil...........................................................................................................35375 - Eksamenskommisjoner, sensorer. Om sensur og karakterer..............................................36

a) Eksamenskommisjoner..................................................................................36b) Sensorer........................................................................................................36

376 Klage på sensur.....................................................................................................................36EKSAMEN - Eksamensdokumentasjon...........................................................37Klasse 4 – Forskning og utvikling...................................................................38

402 – Forskningsetikk..................................................................................................................38422 – Studentmapper ph.d.-studenter..........................................................................................38

8000-emner.........................................................................................................40423 – Frie doktorgrader – p.t. kun dr. philos...............................................................................40426 Samarbeid om forskerutdanning (under arbeid)...................................................................41431 FoU-termin (tidl. forskningstermin).....................................................................................41452 Meldinger om oppfinnelser og nyskaping.........................................................................4247 Bidrags- og oppdragsfinansiert forskning...............................................................................42

a) 470 Generelt..................................................................................................42b) 471 Forskning finansiert av NFR / 472 Forskning finansiert gjennom EUs rammeprogram / 473 Forskning finansiert av andre finansieringskilder..............42

476 Oppdragsfinansiert forskning og utvikling...........................................................................44Klasse 5 – Studenter, studentforhold..............................................................45

513 Opptak...................................................................................................................................45515/516 Permisjoner/slutt............................................................................................................47516 Masteroppgave......................................................................................................................47516 Studieprogresjon og studierett..............................................................................................47521 Tilrettelegging for studenter med spesielle behov................................................................48525 Uregelmessighet ved eksamen..............................................................................................48522 Skikkethetsvurdering............................................................................................................48

Klasse 9 Andre saksområder..........................................................................4999 Andre generelle samfunnsspørsmål........................................................................................49

Vedlegg 1: Slette en journalpost Utgående e-post i ephorte..........................49

4

Innledning

Denne oversikten er ment som en veiledning før, under og etter registrering av dokumenter i ePhorte. En rekke dokumenttyper har faste registrerings- og behandlingsmønstre og det er disse vi prøver å samle her.

Oversikten er kontinuerlig under arbeid. Den er organisert etter arkivnøkkelen og tar for seg de felles rutiner samt “avvik” hos de enkelte fakulteter/enheter.

Videre er det innforstått at bruken av hjemler iht. Offentlighetsloven er kjent. Denne veiledningen tar kun for seg tilfeller hvor og hvordan graderingene brukes både på saks- og dokumentnivå. Hvert enkelt dokument må likevel vurderes i hvert enkelt tilfelle uavhengig av forslag som er nevnt i dette dokumentet.

Det er ikke utarbeidet kassasjonsplan for fagklassene 3-8. Disse feltene står derfor tomme i ePhorte ved avslutning av sak.

5

Skriveregler i ePhorteMetadataene registreres i hovedsak på norsk og bokmål. Unntak her er prosjekttitler og andre navn, begreper som kan karakteriseres som egennavn. Eksempel på dette kan være prosjekttitler på engelsk.

Sakstittelen skal bestå av en tematisk beskrivelse som sier noe om hva saken handler om og hvilke dokumenter den innehar.

Dokumenttitlene skal ha en handling og et tema. Den kan derfor ikke bestå av bare et ord eller en handling, f.eks bedømmelse eller svar fra instituttet. Den skal også være søkbar, dvs at man skal kunne søke på tema også i dokumentbeskrivelsen.

Eksempel på handlinger:

Ber om merknader, kommentarer etc. om ...

Orientering, informasjon etc. om …

Oversendelse av …

Ber om å få oversendt…

Takker ja til stilling…

Svar på søknad (ev. godkjenning/avslag på søknad)…

Høringssvar …

Retur av …

For å sikre gjenfinning på sikt og gi et helthetlig inntrykk er det viktig at vi bruker entydige begreper og skrivemåter. Følgende liste gir oversikt over hvilken skrivemåte som anbefales og hvilke skrivemåter som er tillatte. Det er ikke nødvendig å rette opp alternative skrivemåter.

Begrep Anbefaling Alternativer/kommentarer

Dato 010112 1. januar 20121.1.201201.01.121.1.12

Dato på arbeidsavtale 010112-311212 Ikke mellomrom mellom

Gjelder også alternative måter å skrive dato på

Fornavn Etternavn Gjelder også i Avsender-/Mottakerfeltet

6

OBS. Ikke e-postadresse

Saksframlegg Format: Sak TU HELSEFAK 1-12 Tilsetting…

Fullmaktssak IS IHO 15-12 Tilsetting…

Sak FS = Fakultetsstyrer

Sak M (museumsstyret)

Sak BS (biblioteksstyret)

Sak Sesam

Sak U-vett

Sak KVINNF

Sak NUV

Sak IS = Instituttstyrer

Sak PS = Programstyrer

Sak PM= Programstyret medisin

Sak FU = Forskningsutvalg

Sak SU = Studieutvalg

Sak TU = tilsettingsutvalg

Sak TR = Tilsettingsråd

Om formatet:

Sak (skrives inn først) +

utvalgsforkortelse-institusjonsforkortelse (offisielle forkortelser, ikke ePhorte-forkortelser) +

nummer og åå (bindestrek uten mellomrom og 0)

Merk: Vedtak skal føres i dokumentet, ikke skrives som merknad på journalpostdetaljer

OBS. Gjelder ikke for styrer og utvalg som bruker utvalgsmodulen

ph.d.-studiet Ikke phd

Utlysing/Utlysning

Utlysingstekst/Utlysningstekst

Begge deler gyldig

Fullmaktssak Ikke fullmaktsak

Tjenstlig tilrettevisning Ikke tjenEstlig

Direktetilsetting Ikke direkte tilsetting

1 år, 10 % OBS mellomrom

Emne – og fagbenevnelser KJE-8704, PSY-0001 Skrives uten mellomrom

Husk at navnet på emnet bør skrives helt ut i sakstittel i tillegg til forkortelse

Gårds- og bruksnr Gnr. 119 bnr. 3955 Ikke 119/3955

ex.phil. ex.fac.

Consortium Agreement Konsortieavtale

Letter of intent Intensjonserklæring

Til den det angår, se liste etc. I henhold til liste (dersom det foreligger liste)

Avsenderne beskrives så langt som mulig, for eksempel Studenter på kull 2013, Ansatte ved Institutt for farmasi.

Ikke bruk setningen Til den det angår. Dokumentets mottaker

7

registreres

Akutt aksent (Komitè) Komite Tegnet stopper søk i ePhorte. Bør ikke brukes

Dokumenttyper i ePhorteVi har fem dokumenttyper i ePhorte: I, U, N, X og S. Dokumenttype I

Dette er henvendelser til UiT fra eksterne avsendere. Som eksterne avsendere regnes også ansatte når de ikke har rollen som saksbehandler for UiT, for eksempel dokumenter i eget arbeidsforhold som en signert arbeidsavtale eller en oppsigelse.

Hvis avsender sender brevet i egenskap av ansatt ved UiT, men ikke er ePhorte-bruker, skal stillingstittel føyes til navnet i avsenderfeltet (f. eks. professor Nina Nilsen).

Ved journalføring av journalposter i status S må journalføringsdato endres manuelt!

Dokumenttype U Dette er henvendelser fra UiT til eksterne mottakere. Som eksterne mottakere regnes også ansatte

som ikke har rollen som saksbehandler for UiT (se ovenfor) Hvis mottaker skal ha henvendelsen i egenskap av ansatt ved UiT, men ikke er ePhorte-bruker, skal

stillingstittel føyes til navnet i mottakerfeltet (f. eks. professor Hans Hansen).

Dokumenttype N N-dokumenter er interne dokumenter med behandlingsoppfølging, der både avsender og mottaker er

ePhorte-brukere. Vær oppmerksom på at dersom navnet på saksbehandler står i feltet Navn (intern mottaker i redigeringsbildet til journalposten), må det endres til navn på enhet ved journalføring.

Dokumenttype X X-dokumenter er interne dokumenter uten behandlingsoppfølging og skal brukes til møteinnkallinger,

referater og annen dokumentasjon som skal oppbevares i ePhorte. Eventuelle mottakere som settes på vil kun motta dokumentet som kopi (Til orientering i arbeidslista).

Ved journalføring av X-dokumenter er det spesielt viktig å vurdere om saksbehandler har valgt riktig dokumenttype eller om dette skulle vært et N-dokument. Ved tvil, kontakt saksbehandler.

Dokumenttype S Brukes kun til saksframlegg. Ved journalføring av saksframlegg er det forskjellige rutiner avhengig av om saksframlegget er knyttet

til Utvalgsmodulen eller ikke (hvis fanen Behandlinger er i bruk er det knyttet til Utvalgsmodulen). Vær oppmerksom på fullmaktssaker til rektor (se under).

8

Knyttet til Utvalgsmodulen Ikke knyttet til UtvalgsmodulenJournalposttittel skal ikke inneholde saksnummer/utvalgsforkortelse

Journalposttittel skal starte med Sak + utvalgsforkortelse + enhetsforkortelse + nummer og år (bindestrek uten mellomrom og 0)Eks: Sak SU HSL 6-17

Vedtaket skal ikke skrives inn i saksframlegget

Saksbehandler må skrive vedtaket inn i saksframlegget før ferdigstilling (obs! ikke i merknadsfeltet til journalposten).

Spesielt for fullmaktssaker til rektor Journalposttittel skal ikke inneholde saksnummer/utvalgsforkortelse (fjernes i så fall av arkivar

ved journalføring). Utvalgssaksnummer skal være flettet inn i dokumentet (saksbehandlers ansvar, skal ikke

sjekkes av arkivet). Saksbehandler må skrive vedtaket inn i saksframlegget før ferdigstilling.

Enkeltrutiner i ePhorte

1. Intern korrespondanse der den ene ikke er i ePhorte (ePhortebruker)

Hovedregel: Korrespondanse mellom ePhorte brukere: N-notat

Hvis én ikke er i ePhorte/ikke bruker ePhorte: I og U og med TITTEL foran navnet til avsender/mottaker. Eks: veileder Max Villeder; professor Ola Svenske

Presisering:

1) Til/fra ansatte “som privatperson” registreres som I/U uten tittel foran navnet til personen2) Til/fra ansatte som saksbehandlere (og ledere) og som ikke er ePhorte-brukere registreres som

I/U. Vi snakker altså om dokumenter som sendes utenfor ePhorte, eksempelviso sender en e-post eller et brev til en ePhortebruker. Brukeren registrerer denne som I

avsenderen, eksempelvis en veileder. Fiktiv saksbehandler skal ikke brukeso ePhortebrukeren sender en e-post eller et brev til en ikke-bruker – registreres som U. Bør

ikke registres som N-dok med fiktiv mottaker da dokumentet i prinsippet havner i “feil hender”

3) Praksisen har ingen betydning for offentlig journal eller distribusjon (siden dette foregår utenfor ePhorte)

2. Brev til ekstern institusjon/firma skal ikke ha personnavn som mottaker

Gjelder spesielt der saksbehandler har registrert en e-post som dokumenttype I eller U. Hvis avsender/mottaker av e-posten sender/mottar denne i egenskap av å være ansatt ved en institusjon eller i et firma, skal institusjonsnavnet/firmanavnet stå i avsender-/mottakerfeltet. Hvis ikke institusjonsnavn/firmanavn kommer tydelig frem av innholdet i e-posten, er det et godt tips å skrive domenenavnet som finnes i e-postadressen inn i URL-feltet i en nettleser, da kommer man ofte direkte til hjemmesiden deres. (Domenenavn = det som står etter @ i e-postadressen, eks: [email protected])

9

3. Rutiner for journalposter og saker som utgår

Slette journalposter (sette i status U)

Unntak: Hvis journalposten ikke lar seg sette til status U, flyttes den til sak 2016/70. (Eksempel på feilmelding: Journalposten mangler standard avsmot raden i databasen).

Unntak: Hvis journalposten er opprettet via funksjonen «Ny utgående E-post», lar den seg ikke slette etter denne fremgangsmåten. Se egen veiledning for sletting i Vedlegg 1 i Beste praksis.

1. Sett journalposten i status R –> lagre

- hvis saken står i status U eller A, må saksstatus i tillegg endres til B eller R

2. Hvis journalposten har en eller flere filer (hoveddok/vedlegg):

- opprett et hoveddok. uten fil (fanen dokumenter –> nytt vedlegg –> endre fra vedlegg til hoveddokument –> lagre)

- slett vedlegg(ene) vha. nedtrekkspila på fila -> Slett vedlegg

3. Opphev avskriving

- hvis saksbehandler har avskrevet journalposten, må avskrivingen oppheves. Gå til fanen «Avsender/Mottaker» eller «Interne mottakere» og bruk nedtrekkspila til venstre for saksbehandlernavn/brukernavn

4. Slett avsender/mottaker

- A) for dokumenttype I og U: gå til fanen «Avsender/Mottaker» og slett avsendere (dok. type I) eller mottakere (dok. type U) og eventuelle kopimottakere

- B) for dokumenttype N: går til fanen «Interne mottakere» og slett mottakere og evt. kopimottakere

5. Endre dokumenttype til X

- nedtrekkspila på journalposten -> funksjoner -> bytt dokumenttype. Dokumenttype skal være X

6. Fjern alle metadata og sett i status U

- fjern evt. merknader, dokumentflyt og lenker på journalposten

- åpne redigeringsbildet via nedtrekkspila på journalposten -> skriv «utgår» i innholdsfeltet – fjern evt. kassasjonskode (sett blank) – fjern Adm.enhet og Saksbehandler – fjern evt. Tilgangskode, Hjemmel u.off. og Tilgangsgruppe -> endre status til U -> lagre

7. Renummerer journalpostene på saken

- nedtrekkspila på saksnivå -> funksjoner -> renummerer journalposter

8. Husk å sette saken tilbake til U eller A hvis du endret det under pkt. 1

9. Dersom det bare er en jp som står på denne saken må også saken slettes når jp er slettet.

Slette saker (sette i status U)

1. Saken må ikke ha noen journalposter

2. Fjern arkivkode via fanen Klassering

3. Åpne redigeringsbildet via nedtrekkspila på saksnivå

4. Fjern alle metadata (skriv Utgår i tittelfeltet – fjern Adm.enhet og Saksansvarlig – fjern evt. Tilgangskode, Hjemmel u.off. og Tilgangsgruppe)

10

5. Endre status til U og lagre

4. Avskrivning av journalposter mot hverandre i etterkant

Brukes dersom funksjonen “Svar med…” ikke er brukt av saksbehandler der et U-dok. besvarer et I-dok, ev. N-dok.

1) Velg Funksjoner – Angi som svar – Inngående på den utgående journalposten (U-dok) eller Utgående på den innkomne journalposten (I-dok)

2) Søk opp riktig journalpost som besvares via ikonet forstørrelsesglasset og velg Legg til valgte rader og Lagre

3) Hvis avsender legger seg inn på nytt på det utegående dokumentet – husk å fjerne denne

5. Notater mellom enheter

Når det sendes interne notater mellom enhetene og saksbehandlers navn er påført, byttes dette ut med enhetens navn i feltet Navn.

6. Kontroll av dokumenter i utvalgsmodulen

Kommer. Se eget dokument

11

Klasse 0 – Organisasjon og administrasjon

000 – Generelle lover, instrukser og bestemmelser som ikke kan henføres til bestemte fagområder

Sakstittel

Dokumentbeskrivelse

Kassasjon/avslutning av sak

Gradering sak/jp.

Annet

Innsynsbegjæringer?

008 – Eksterne høringer

Sakstittel Høring + <tittel>

Dokumentbeskrivelse Handling + Høring + <tittel>


Bevares dersom (reelt) svar.

Kasseres + antall år (10)

Avsluttet etter siste høringsuttalelse så fremst ikke samlesak

Gradering sak/jp

Annet Høringer som faller inn under UITs fagområder arkiveres på fagområdets arkivkode

For høringer som er adressert til UiT sentralt:

- Dersom det er åpenbart hvilken enhet som skal behandle høringen, fordeles sak/journalpost dit med Udir/ufordelt som kopimottaker

- Dersom det er usikkerhet om hvilken enhet som skal behandle høringen, eller flere enheter kan være aktuelle, registreres sak/journalpost på Udir/ufordelt

012 og 013 Faste og midlertidige administrative organer, råd, utvalg, komiteer

Sakstittel Organisering (og lignende) av <navn på utvalg, styre>

Dokumentbeskrivelse


Gradering sak/jp

Annet Sakene skal kun inneholde oppnevning, nedlegging og andre organisatoriske elementer i administrasjonen av disse organene. Fagsaker skal på fagkode. For styrer og utvalg som IKKE fatter vedtak, skal møteinnkallinger og referater ligger på fagklasse.

12

MØTEBOK

Sakstittel Møtebok <år> + <organ> ved <enhet>

Dokumentbeskrivelse Innkalling <dato> - <organ>

Referat <dato> - <organ>


Bevares Avsluttes fortløpende

Gradering sak/jp

Annet

Retningslinjer for arkivering av møte- og utvalgssaker

Rutiner for møte og utvalgssaker

Oversikt over hvilke utvalg som bruker utvalgsmodulen finnes i vedlegg 1 i Rutiner for møte og utvalgssaker. Utfyllende beskrivelse finnes også i Retningslinjer for arkivering av møte- og utvalgssaker.

Det er kun enhetsstyrer samt faste styrer og utvalg som fatter vedtak på vegne av universitetet som skal arkiveres i denne arkivdelen (fakultetsstyrer, instituttstyrer, programstyrer, tilsettingsråd og –utvalg, klagenemnd). Andre midlertidige råd og utvalg skal arkiveres på fagklasse (se skjema under).

Organisering av råd og utvalg, se 011, 012

Utgangspunktet er følgende:- Møtebøkene legges på den fagkoden de hører hjemme- Arkivserien MØTEBOK brukes til våre faste, større styrer og utvalg – karakteriseres ved at de er

beslutningsdyktig - 01 – brukes til den administrative oppbyggingen av utvalgene og styrene, for eksempel medlemmer,

mandater, møtedatoer etc.

Arkivkode Utvalg Merknad

Møtebok og arkivdel MØTEBOK

Fak.styrer og instituttstyrer

Programstyrer

Tilsettingsråd og –utvalg

Klagenemnd

AMU

Studieutvalg

Gjelder de som ikke er i utvalgsmodulen

Fullmakt delegert fra fak.styret

Klasse 02 En del interne strategiske utvalg

Klasse 3 Utdanningsutvalg (330)

LMU (321)

Klasse 4 Ph.d-utvalg (421)

Forskningsetisk utvalg (402)

Forskerutdanning/forskningsutvalg (421)

Andre forskningsrelaterte utvalg (f.eks. 415, 416, 421)

Klasse 5 Opptakskomiteer (513)

13

Andre studentrelaterte utvalg, råd, dialogmøter o.l.

042 - IKT-tjenester og telefoni

a) Tildeling / opphør av tjenestetelefon m.m.Sakstittel Avtale om arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon (UiT EK-

tjenester) ved + - <fakultet/enhet>

Dokumentbeskrivelse Avtale om UiT EK-tjenester:

To dokumenter type N – Ett med skjema for tildeling og ett for opphør

Begge skal ha følgende mottakere:

1) POA2) Arbeidstaker – denne sendes via e-postfunksjonen og legges ikke

inn som intern mottaker3) ITA = Kopimottaker

Avtale om bruk av arbeidsgivers mobiltelefon som stilles til arbeidstakers disposisjon til bruk i tjenesten: (X-notat)


Kasseres - K10 Samlesakene “periodiseres” ut fra volum og kan gjerne inneholde flere år.

Gradering sak/jp

Annet Gjelder fasttelefon, mobiltelefon og internett. Samlesaker per fakultet/enhet.

- Skjemaet for tildeling skal ha tre underskrifter. - For skjemaer som er lagt inn av enhetene selv, sjekker vi mottaker.

Vi forutsetter at de selv har sendt brevet til arbeidstaker.

Se ePhorte-sak 2012/2597-3 for retningslinjer for tildeling/behandling.

048 – Kjøp av tjenester

a) Avropskonkurranse1

Sakstittel Avropskonkurranse - <hvilken tjeneste > + - <fakultet/enhet>

Dokumentbeskrivelse - Invitasjon (skjema)- Innkomne tilbud (utfylte skjema)- Meddelelse om valgt leverandør


Kasseres 10 år Saken avsluttes ved meddelelse om valgt leverandør

Gradering sak/jp Innkomne tilbud graderes U (gjelder bemanningstjenester)

1 Egen retningslinje utarbeidet av Innkjøpstjenesten

14

Annet

b) Avropskonkurranse – bemanningstjenesterSakstittel Avropskonkurranse - <hvilken tjeneste > + - <fakultet/enhet>

Dokumentbeskrivelse - Invitasjon/Bemanningsbehov (skjema «Mal for Avropskonkurranse v.2)- Innkomne tilbud (utfylte skjema) - Meddelelse om valgt leverandør


Kasseres 10 år Saken avsluttes ved meddelelse om valgt leverandør

Gradering sak/jp Innkomne tilbud graderes A

Annet

05 – Inventar, utstyr og transportmidler

Anskaffelse, kontrakter, vedlikehold, avgang, salg mv, også leie og tillatelse til brukAnskaffelse over nasjonal terskelverdi (kr. 1,1 mill eks.mva.)

Journalpostopplysninger Dok U.off.

KGV nr (eks. ANSK 0009-13) <Hva anbudet gjelder>

Dersom saken gjelder rammeavtale må dette tas med i sakstittelen. Innkjøpsenhet bør konfereres før endring av titttel.

Minimumsdokumentasjon:Konkurransegrunnlag (til Doffin/TED) - <objekt/tjeneste>

U

Tilbud2 - <objekt/tjeneste>En journalpost per tilbyder

I A §23,3 – brukes fram til valg av leverandør er gjortellersA §13,1, jf. fvl. §13,1 nr.2 dersom det inneholder forretningshemmeligheter

Anbudsprotokoll med innstilling - <objekt/tjeneste>

X A §13,1, jf. fvl. §13,1 nr.2dersom det inneholder forretningshemmeligheter

Meddelelse om valg av leverandør

U

Avtale/kontrakt - U A §13,1, jf. fvl. §13,1 2 Registreres ETTER anbudsåpning

15

<objekt/tjeneste> nr.2dersom det inneholder forretningshemmeligheter

Andre type dokumenter:Avvisning av tilbud UBegjæring om innsyn og svar I/UKlage på <tema> og svar I/U


K - 10 år (fra kontrakts-inngåelse) (ev utløp av garantitid)

Andre anbud på papir som ikke kan skannes = 3 år

Gradering sak/jp. A =Anbud

§23,3 (tilbud og protokoll) – brukes fram til valg av leverandør er gjort

§13,1, jf. fvl. §13,1 nr.2 (tilbud, protokoll og kjøpekontrakter) – dersom det inneholder forretningshemmeligheter

Ellers journalføres korrespondanse med tilbyder (dokumenteier) om egenvurdering ved innsynskrav, ev. endringer/tillegg etter forhandlinger og annen viktig korrespondanse med tilbydere o.aInnkjøpsenhet bør konfereres før evt. endring av jp-beskrivelse.Se forøvrig Retningslinjer for praktisering av offentleglova ved UiT kap. 5 for behandling av innsyn i anskaffelsessaker

Anskaffelse under nasjonal terskelverdi (kr. 100 000-1,1 mill eks.mva.)

Journalpostopplysninger Dok U.off.

KGV nr (eks. ANSK 0009-13) <Hva tilbudet gjelder> + tilbudskonkurranse

Minimumsdokumentasjon:Tilbudsforespørsel (til Doffin/TED) - <objekt/tjeneste>

U

Tilbud - <objekt/tjeneste>En journalpost per tilbyder

I A §13,1, jf. fvl. §13,1 nr.2 dersom det inneholder forretningshemmeligheter

Tilbudsprotokoll med innstilling - <objekt/tjeneste>

X A §13,1, jf. fvl. §13,1 nr.2dersom det inneholder forretningshemmeligheter

16

http://uit.arkivplan.no/content/view/full/37267

Meddelelse om valg av leverandør

U

Avtale/kontrakt - <objekt/tjeneste>

U A §13,1, jf. fvl. §13,1 nr.2dersom det inneholder forretningshemmeligheter

Andre type dokumenter:Avvisning av tilbud UBegjæring om innsyn og svar I/UKlage på <tema> og svar I/U


K - 10 år (fra kontrakts-inngåelse) (ev utløp av garantitid)

Andre anbud på papir som ikke kan skannes = 3 år

Gradering sak/jp. A =Anbud

§23,3 (tilbud og protokoll) – brukes fram til valg av leverandør er gjort

§13,1, jf. fvl. §13,1 nr.2 (tilbud, protokoll og kjøpekontrakter) – dersom det inneholder forretningshemmeligheter

Ellers journalføres korrespondanse med tilbyder (dokumenteier) om egenvurdering ved innsynskrav, ev. endringer/tillegg etter forhandlinger og annen viktig korrespondanse med tilbydere o.aSe forøvrig Retningslinjer for praktisering av offentleglova ved UiT kap. 5 for behandling av innsyn i anskaffelsessaker

Innkjøp under kr. 100 000

Journalpostopplysninger Dok

U.off.

Anskaffelser under kr. 100 000 eks. mva. arkiveres normalt ikke i ePhorte. Saksbehandler vurderer selv hvorvidt det er hensiktsmessig å arkivere anskaffelsesdokumenter basert på kompleksitet etc.

Saker som fører til rettslig prøving


U.off.

Dersom en anskaffelsessak blir stevnet for retten opprettes det en egen sak. Det lages toveis lenke til anskaffelsessaken

17

http://uit.arkivplan.no/content/view/full/37267

Klasse 1 – Økonomi

114 - Budsjettarbeid – årlig budsjettdokument

Sakstittel Budsjett År – Avdeling/fakultet

Plan- og budsjettarbeid ved UiT År – År

Dokumentbeskrivelse Årsplan for enhet

Innspill fra enhet


Bevares Avsluttes for hvert budsjettår

Gradering sak/jp.

Annet

Forskjellen mellom 114 og 123 må gjøres klarere

115 – Tildelt budsjett – det enkelte budsjettår

Sakstittel Statsbudsjettet År – bevilgning kap 271 eller kap 281

Dokumentbeskrivelse Tildeling

Tilleggsbevilgning

Endringer



Gradering sak/jp.

Annet

123 – Disponering av gitt bevilgning

Sakstittel Budsjett År – intern fordeling – Enhet

Dokumentbeskrivelse Midler til…

Tilskudd til…. Styresak/fakultetsstyresak

Budsjettforslag



Gradering sak/jp.

Annet I de tilfeller årsplan behandles sammen med budsjettet, brukes arkivkoden for budsjett

18

152 – Refusjoner

a) NAVSakstittel Refusjon av sykepenger fra NAV – Arbeidsrettede tiltak (fellessak POA)

Refusjon fra NAV – Tilrettelegging (IA-virksomhet) (fra NAV Arbeidslivssenter) (fellessak fakultetene/enhetene)

Unntak fra å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden for sykmeldte

Refusjon fra NAV - Utvidet rett til omsorgspenger

Dokumentbeskrivelse Søknad om (U)

Tilsagn om tilskudd (I), ev. avslag (I)

Refusjonskrav (U)

Utvidet rett til omsorgspenger – melding om vedtak (I)

Avslag på for sent framsatt krav om refusjon av sykepenger etter utløpet av arbeidsgiverperioden (I)

Vedtak om unntak for arbeidsgiveransvar for sykepenger til arbeidstaker som har sykefravær grunnet svangerskap (I)

Unntak fra arbeidsgiverperioden – kronisk syk – melding om vedtak (I)

(Diagnosen – kronisk sykdom/svangerskap osv – registreres ikke i journalpostteksten)


Gradering sak/jp. P §13.1

Annet Alle refusjonskrav vedr. tilrettelegging fra NAV Arbeidslivssenter skal behandles av fak/enheter og ha egne saker. Fak/enhetene sender refusjonskrav.

Alle andre refusjonskrav skal behandles av POA sentralt – uthevet sakstittel behandles av refusjonsteamet i Alta (inkluderer brev fra NAV med tittel «Sykepenger – melding om vedtak»).

Om refusjon av forskutterte sykepenger og midlertidig stans av dette – legges på den enkeltes sykeoppfølgingssak, se 214.1

164 – Lån (også boliglån fra fonds- og legatmidler)

Gjelder også lønnslån (tidligere Forskudd på lønn).Navn på lånetaker skjermes, §13.1.

19

Klasse 2 – Stillinger og personale

212.1/212.2 – Tilsettinger

Tilsettingssak Journalpostopplysninger Dok U.off.Stillingstittel (engasjement/vikar) i fag/arbeidsområde ved enhet

Saken lenkes til personalmappe, toveis og U. OFF.

Ber om utlysing av stilling NForslag til utlysningstekst/endelig utlysningstekst

N/X

Off/utvidet søkerliste (utvidet søkerliste kan legges som vedlegg)Saksbehandlerliste trenger ikke registrers

N Utvidet søkerliste:P §25.1

Bedømmelse av søkere – avsender Bedømmelseskomiteen

I/N/X3

P §25.1

Trekker søknad I Jf. offentlig søkerliste

Innstilling til tilsetting/engasjement

N P §25.1

Søknader til innstilte søkere:Søknad, cv, attester og vitnemål – Innstilt navn

X P §25.1

Saksframlegg S P §25.1Tilbud om stilling UEv. takker nei til stilling IKorrespondanse om tilsettingsvilkår (lønn etc.)

I/U VurderesP §25.1

Takker ja til stilling – registreres som første dokument på personalmappa

Saker vedr. direktetilsetting gjøres om til personalmappe idet personen tilsettes, dvs. dokumenter om direktetilsetting skal registreres i personalmappen Informasjon om tilsetting (til søkerne)

- I JobbNorge

Nei

3 Dok.type I fra ekstern bedømmelseskomite, dok.type N/X for intern bedømmelseskomite. Bedømmelsen skal alltid være egen journalpost.

20

Informasjon om stans i tilsettingsprosessen til søkerne

- Fra JobbNorge

U

Ev. ny utlysning NTillegg for vitenskapelig stilling:

Når stipendiater tilsettes lenkes det også til studentmappe, toveis og U. OFF.

Forslag til betenkning/endelig betenkning

N

For stipendiatstilling: Vurdering av opptaksgrunnlag + navn (ph.d.-søknad skal registreres på studentmappe ved ev. tilsetting)

N P §25.1

Forslag til/oppnevning av bedømmelseskomité

S/U

Ber om merknader til bedømmelse og ev. innkomne merknader

U/I Etter vurderingP §25.1

Referat fra intervju/intervju rapport

X/I P §25.1

Tilsettingssaken avsluttes når innstilte søker har takket ja og søknad, cv, attester og vitnemål er overført til personalmappen. For bemanningstjenester (vikarbyråer), se arkivkode 048 Kjøp av tjenester.

212.4 Arbeidsmarkedstiltak, utplassering, hospitanter, sivilarbeidere og lignende

Sakstittel Arbeidsforhold (praksis, hospitant etc) ved enhet + navn etternavn

Dokumenttittel


Gradering sak/jp. Sak graderes ikke Dok unntas etter vurdering. Det er ikke behov for å skjerme navn

Annet

213 - Avskjed, oppsigelse (under arbeid)

Sakstittel Sak for Nord-Troms tingrett eller Arbeidsrettssak - Oppsigelse + navn

Dokumenttittel I henhold til de enkelte dokumentenes innhold


Bevares (avventer nye regler)

Gradering sak/jp. Tilgangskode P /Personnavn skjermes

§ 18 (rettssaksdokumenter)

21

Annet

Saken lenkes til personalmappe, toveis og U. OFF.

Ny sak starter ved stevning for tingretten.

Klage på oppsigelse og behandling i UiTs tilsettingsorgan og ev. UiTs klageorgan (universitetsstyret) og b) hvis denne oppsigelse er klaget inn for Sivilombudsmannen - legges dette på personalmappa.

214.1 - Oppfølging av sykmeldte

Oppfølging av sykmeldte


U.off.

Oppfølging av sykmeldte fornavn etternavn

P §13.1Navn skjermes

Saken lenkes til personalmappe, toveis og U.OFF.

Oppfølgingsplan (kan ev. legges som vedlegg til oversendelse til sykemelder)

X P §13.1

Oversendelse av oppfølgingsplan (til sykemelder, ev. NAV)

U P §13.1

Innkallinger til dialogmøte 1 (til arbeidstaker) (ved behov, også flere kan innkalles)

U P §13.1

Oversendelse av revidert oppfølgingsplan (innen 25 uke til NAV)

U P §13.1

Innkallinger dialogmøte 2 (fra NAV)

I/U P §13.1

Innkallinger dialogmøte 3 (NAV) I/U P §13.1Stans av refusjon (NAV) I P §13.1Logg ved oppfølging journalføres ikke.

Annet “Unntak fra å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden for sykmeldte” registreres på egen POA samlesak per år.

221 – Personalmappe

Personalmappe Journalpostopplysninger Dok U.off.Personalmappe Fornavn Etternavn fødselsdato (ddmmåå)

PM §13.1Navn skjermes

OBS. Avsender/mottaker skjermes i all

Takker ja til stilling I P §25.1

Søknader, attester og vitnemål navn(ev. flyttet fra tilsettingssaken)

X P §25.1

Arbeidsavtale dato stillingstittel(ulike rutiner for den enkelte enhet om hvordan disse legges inn)

I P §25.1(Stillingstittel skjermes ved lederstilling eller annen lett identifiserbar

22

korrespondanse med den ansatte

stilling)Forlengelse av tilsettingsperiode(ulike dokumenttyper avhengig av prosess, notat, saksframlegg, ny arbeidsavtale etc.)

P §25.1

Søknad og svar vedr. permisjon som avgjøres av tilsettingsmyndigheten- Permisjoner som avgjøres

administrativt registreres i PAGA

I/U P §13.1

Meddelelse om tjenstlig tilrettevisning/advarsel(Ordensstraff registreres på egen sak med arkivkode 266)

I/U PX §13.1 (tekst skjermes)

Dokument om skikkethetsvurdering

I/U PX §13.1 (tekst skjermes)

Oppsigelse I/U P §13.1

Korrespondanse vedr klage på oppsigelse

I/U/N

P §13.1

Attest på arbeidsforhold U P §13.1Kassasjon/avslutning av sak

Bevares – påføres arkivdel PERS1/arkivkode 221

Når oppsigelse/opphør av arbeidsforhold registreres, endres arkivdel til PERS-SLUT1.

Ved jevne mellomrom søkes opp mapper i arkivdel PERS-SLUT1 og avsluttes.

NB: Professor emeritus/emerita har ikke et tilsettingsforhold, personalmappen beholdes men settes i arkivdel PERS-SLUT1.

Andre dokumenter som skal/kan ligge på personalmappen:

- Korrespondanse/notater om ansettelses- og arbeidsforhold som har konsekvenser for tilsettingsforholdet, ansiennitet og lignende

- Pensjonsforhold/AFP, korrespondanse med Statens Pensjonskasse- Korrespondanse rundt bierverv- Melding til NAV,SPK om yrkesskade (U)- Frikjøp (hvis permisjon uten lønn, søknad i PAGA)- Oppholdstillatelse (kopi av brev fra UDI/Politiet) (X)- Vedtak om pedagogisk basiskompetanse (legges som lenke fra sentral

behandlingssak)- Dokumenter vedr. professor emeritus/emerita

Typiske personalområder som skal ha egne

- Oppfølging av sykmeldte (egen sak)- NAV tilskudd (fellessak sentralt POA)- Skade, nestenulykker, yrkessykdommer (interne meldeskjema på

23

saker eller fellessaker:

fellessak POA, melding til NAV,SPK på personalmappe)- Lønnsforhandlinger (fellessak for enhetene)- Personalsaker (tjenestetvister, konflikter og lignende) (egen sak)- Forskningstermin (fellessak for enhetene)

Typiske personalområder som skal i PAGA eller til POA

- Alle typer permisjoner som godkjennes administrativt- Egenmeldinger/sykemeldinger- Fravær og ferie- Tjenestereiser/reiseregninger- Lønn/overtid og godtgjørelser- Vurdering av lønn etter 12 mnd (HTA §2.5.5)- Lønnstrekk- Vedtak om medlemskap i folketrygden (kopi fra NAV)- Registrering av tjenestereise og studieopphold for ansatte (kan

oppbevares lokalt eller i PAGA)Dokumenter som skal oppbevares lokalt

- Referat fra medarbeidersamtaler- Referat fra samtale om lønn, karriere- Rapport fra arbeidsplassbesøk (kan opp registreres i egen sak dersom

det er å dokumentere er et behov; for vernerunder, felles sak for fak/adm)

Annet Søknad om permisjon over ett år journalføres – permisjoner til og med ett år registreres i PAGA.

Dokumentasjon på vurdering av lønn etter 12 mnd (HTA §2.5.5) skal ikke registreres i ePhorte.

Dokumenter vedr opprykk registreres i egen sak, se 222

Pedagogiske mapper, se 271

For personalmapper for stipendiater lenkes saken to-vei og u.off til studentmappe. På disse mappene registreres heller ikke søknader om ammefri. Disse følger en ev. søknad om forlengelse av stipendiatperiode.

Dersom man takker nei til stillingen etter at man har takket ja og personalmappe er opprettet – flyttes dokumentene tilbake til tilsettingssak og personalmappen settes til utgår.

Det opprette ikke personalmappe for personale etter arkivkode 212.4

Arbeidsavtaler skal registreres som innkommende dokument.

222 – Opprykk etter kvalifisering

Opprykk til professor/dosent/ førstebibliotekar etter kompetanse


U.off.

Personlig opprykk til professor etter kompetanse - fagfelt – ev. navnPersonlig opprykk til professor/dosent etter kompetanse - navn

Søknad om opprykk til … I VurderesEv. Forslag til komite for bedømmelse av …

N/I

Saksframlegg – komite for bedømmelse av …

S

Til komiteen: Ber om bedømmelse av..

U

24

Opprykk til professor på grunnlag av søknad på stilling ved ekstern institusjon

Lenke til personalmappe toveis og U. OFF.

Fra komiteen: Bedømmelse av … I P §13.1Til/fra søker: Ev. oversendelse av bedømmelse og merknader fra søker

U/I P §13.1

Saksframlegg – endelig vedtak – søknad om opprykk til ….

S P §13.1

Svar på søknad om opprykk til… U Skal ikke unntas offentlighet, heller ikke ved avslag

Dette er noen eksempler på hvilke typer dokumenter som kan inngår i en opprykkssak. Dokumenter fra bedømmelse til endelig vedtak er unntatt offentlighet dersom innholdet tilsier dette. Dette gjelder både søknader fra egne ansatte og søknader oversendt fra andre institusjoner.Spørsmål om lønn i forbindelse med opprykk skal journalføres på personalmappen


Bevares Avsluttes når tilsettingsmyndigheten har fattet vedtak og/eller søker er underrettet.

Annet Lønnsopprykk etter hovedavtalen (på særlig grunnlag - HTA 2.5.3 (tidligere 2.3.4) og lønnsopprykk innen ett år etter tilsetting - HTA 2.3.8): - se rutine under 231.5.

Om opprykk etter kvalifisering (nasjonale bestemmelser)

Fra forskrift om ansettelser og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger, med utfyllende bestemmelser for UiT.

Opprykkene er personlige. Følgende opprykk kan søkes:

fra førsteamanuensis til professor fra førstelektor til dosent fra amanuensis og universitetslektor til førsteamanuensis eller

førstelektor fra forsker kode 1108 til forsker kode 1109 og forsker kode 1109

og 1110 til forsker kode 1183.

Følgende søkere trenger normalt ikke bedømmes på nytt:

Søkere som er bedømt ved en norsk undervisnings- og forskningsinstitusjon og enstemmig funnet kvalifisert innen sitt fagområde.

Søkere som har avlagt norsk doktorgrad i faget, eller har utenlandsk doktorgrad som er godkjent som likeverdig med norsk.

Opprykk til professor, dosent og forsker kode 1183 skal godkjennes av tilsettingsorganet. Opprykk til førsteamanuensis, førstelektor, forsker kode 1109 og universitetslektor godkjennes administrativt.

Ansatte som er dokumenterbart kvalifisert som førsteamanuensis eller som forsker kode 1109 (f.eks. ved avlagt doktorgrad), kan gis opprykk administrativt uten at vedkommende har søkt.

25

222 – Søknad om å bli merittert underviser

Saksopplysninger Journalpostopplysninger Dok

U.off.

Søknader om å bli merittert underviser – Søknadsrunde <år>

Søknad om å bli merittert underviser - <navn>

I Vurderes

Ev. vurdering av søknad om å bli merittert underviser - <navn>

X P §13.1

Vurdering av søknader om å bli merittert unverviser – Søknadsrunde 2017 (til POA)

N P §13.1

Svar på søknad om å bli merittert underviser - <navn> (fra POA til søker)(kopieres til personalmappe)

U P §13.1

Nytt fra 2017, rutinen evalueres før søknadsrunde 2018. Ved innvilget søknad vil søkeren få lønnsopprykk. Svarbrev til søker fra POA skal kopieres over til personalmappe.


Bevares Avsluttes når søker er underrettet.

Annet

231.5 - Lokale lønnsforhandlinger på særlig grunnlag

Lønnsforhandlinger


U.off.

Opprykk på særlig grunnlag – hovedtariffavtalens pkt 2.5.3 - Enhet (en sak pr enhet pr år)

Ber om forhandlinger fra enhet for navn

N P §23.1 (navn skjermes)

Ber om forhandlinger fra organisasjon for navn

I P §23.1 (navn skjermes)

Protokoll fra forhandlingsmøte - navn

X Nei

Annet Het tidligere «...hovedtariffavtalens pkt 2.3.4»

Lønnsopprykk innen ett år etter tilsetting (iht. HTA 2.3.8) registreres normalt ikke (går i PAGA), ev. på personalmappe.

26


Bevares

254.6 – Varsling av kritikkverdige forhold. Løpende rapportering av ulykker, uhell, skademeldinger

Varslingssaker Journalpostopplysninger Dok

U.off.

Varsling om kritikkverdige forhold - fornavn etternavn

Sak graderes PX §13.1Navn skjermes

Det lenkes mellom varslingssak og personalsak (ikke personalmappe)

Varsling om kritikkverdige forhold I PX §13.1Dersom avsender er eller ønsker å være anonym skrives dette i avsenderfeltet

ev. nedskrivelse av varslet forhold

X PX §13.1

Faktaundersøkelser, notater, referater og lignende

X PX §13.1

Meddelelse (sluttmelding) om varsling av kritikkverdige forhold

U PX §13.1

Dersom varsling omhandler leder eller person med utvidede tilganger i ePhorte, må annen graderingskode vurderes.For tjenstlig tilrettevisning/advarsel, se personalmappeVed behov opprettes det personalsak og varslingssak avsluttes.

Intern skademelding


U.off.

Intern melding av skader, nestenulykker og yrkessykdommer + år

Intern melding om... (til POA) N Tilgangskode: P - § 13,1 Ev. navn skjermes

Annet Saksgang følger retningslinje om skademelding og avviksbehandling

Melding om yrkesskade eller –sykdom til NAV og SPK registreres på personalmappe. Det lages lenke til skademeldingsskjema

Melding om yrkesskade eller –sykdom til NAV for studenter legges på egen sak (per hendelse), se under. Det lages ev lenke til skademeldingsskjema

Skademelding Journalpostopplysninger Do U.off.

27

http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_menu=42431&p_document_id=134969&p_dimension_id=88218

student kSkademelding – studentens navn

Skademeldingsskjema – studentens navn (til NAV)

U Tilgangskode: U - § 13,1 Ev. navn skjermes

Annet Sykemeldinger og legeerklæringer o.l. arkiveres på studentens skademeldingssak.

Dersom gjester ved UiT skades under oppholdet skal en følge samme prosedyre som ved studentsak. Egen sak (pr. hendelse) på gjest.

254.8 Kritikkverdige forhold (trusler, trakassering – også eksternt fremsatt - mobbing, diskriminering, varsling)

Sakstittel Kritikkverdige forhold – handling og navn på person Navn skjermes

Tilgangskode UT - off. § 13,1, jf. fvl 13,1 nr.1

Saken fordeles direkte til SAE000

Dokumentbeskrivelse Beskrivelse av handling

Journalposten fordeles direkte til SAE000


Gradering sak/jp. UT - off. § 13,1, jf. fvl 13,1 nr.1 Navn skjermes

Annet Det er bare Svein-Are Edøy og arkivarer her på huset som har denne tilgangen

255 – Velferdstiltak for ansatte (også kantinebruk, idrett, trim, velferdsmidler)

a) Trening i arbeidstidenSakstittel Trening i arbeidstiden + fak

Dokumentbeskrivelse Svar på søknad om trening i arbeidstiden


Gradering sak/jp. Dokumenter graderes P § 13.1

Annet Det er ikke nødvendig å registrere innkommet søknad.

Ved utlevering iht innsyn leveres sladdet versjon (treningsform og –tid)

28

257 – Tjenestetvister, arbeidstvister

Tjenestetvister, arbeidstvister


U.off.

Personalsak fornavn etternavn

PX §13.1Navn skjermes

OBS. Det kan lenkes fra personalsak til personalmappe men ikke omvendt

Korrespondanse vedr. tvisten I/U PX §13.1Intern korrespondanse vedr. tvisten

N PX §13.1

Det kan være vanskelig å sette et skille mellom hva som skal på personalmappen og hva som skal på personalsaken. Leder og arkiv vil måtte vurdere i de enkelte tilfellene. Hovedregel er at personalmappen i hovedsak skal inneholde dokumenter vedr tilsettingsforhold som har konsekvenser for tilsettingsforholdet (tilsetting, lønn og pensjon), mens dokumenter på personalsaken har et mer personlig preg og større grad av alvorlighet, for eksempel en konflikt, et kritikkverdig eller straffbart forhold.

Det opprettes egne oppsigelsessaker ved stevning til tingretten

271 – Kompetanseutvikling, karriereplaner o.l.

Også tiltak for å øke kvinneandelen i vitenskapelige stillinger og kompetanseprogrammene pedagogiske mapper og førstelektorprogrammet.

a) Pedagogiske mapperSakstittel Pedagogisk mappe - <navn på ansatt>

Saksansvarlig UB (RESULT)

Dokumentbeskrivelse Den mappen som at den ansatte leverer for godkjenning Vurdering som blir gjort av sensor Meddelelse til fakultet/institutt om resultat

Diplom arkiveres på personalmappe


Gradering sak/jp. Dokumenter graderes P § 13.1

Brev med underretning om vedtak er offentlig.

Gammel og ny ordning Tidligere (før 1.8.2014) ble disse dokumentene arkivert i samlesaker. Ny ordning fra 1.8.2014 innføres enkeltsaker per person.

Dersom denne blir godkjent/bestått avsluttes mappen og RESULT oversender kopi av diplomene som den ansatte mottar til arkivet som

29

legger disse på de respektive personalmappene og lenker til den pedagogiske mappen.

Annet Fra 1.1.08 innførte universitetsstyret pedagogiske mapper som et vurderingskriterium for pedagogiske kvalifikasjoner ved tilsettinger i undervisnings- og forskerstillinger ved UiT. Ved tilsetting på kvalifiseringsvilkår på grunn av manglende pedagogiske kvalifikasjoner, skal det stilles krav om utvikling av pedagogisk mappe i løpet av kvalifiseringsperioden. Et tilbud til alle ansatte i undervisnings- og forskerstillinger fra 2008. (Styresak S 60-07).

Ordningen ble administrert av ILP/HSL-fak med et eget programstyre til det ble flyttet til UB/Result fra februar 2013. Results styre skal ha samme funksjon som tidligere programstyre. Dette styret kom ikke i gang før høsten 2013 som følge av nedleggelse av U-vett og flytting av oppgaver til UB/Result (i flg. Marit Allern).

Ordningen er evaluert i 2011 og videreført (ref. 11/1307).

b) Administrasjon av pedagogiske godkjenningerSakstittel Fellessak per år - Administrasjon av alt av administrativ korrespondanse

(Forslag til sakstittel?)

Dokumentbeskrivelse Utlysning for kurs Evt. dokumenter om opptak (kan ligge i FS) Lister over de som søker Lister over de som er opptatt Evt. annen korrespondanse i henhold til dette


Gradering sak/jp.

Annet

c) FørstelektorprogrammetSakstittel Opptak hvert år: Opptak til førstelektorprogrammet – oppstart høst <år>

En sak per ansatt som er tatt opp: Deltaker på førstelektorprogrammet <år> - <navn, fakultet>

Dokumentbeskrivelse


Gradering sak/jp.

Annet Et kompetanseutviklingsprogram som skal kvalifisere faglig ansatte til å søke om opprykk til førstelektor. Formålet er å sikre førstestillings-kompetanse på fagområder med stort rekrutteringsbehov, utvikle kompetanse innen praksisnær forsknings- og utviklingsarbeid og høyne kvaliteten på den forskningsbaserte undervisningen.

Opprettet av universitetsstyret i 2009. Opprinnelig opprettet av HiTø i 2000 og videreført som en del av fusjonsavtalen mellom HiTø og UiT.

Tildeles for inntil 4 år.

Administreres av AFU. Beslutningsorgan: Førstelektorutvalget FLU

30

Ref. 2009/3150, 2012/430

31

Klasse 3 – Utdanning, læring, vurdering og eksamen

311 Læringsmidler (bl.a. skriftlige. audiovisuelle, legemer, skjeletter, tenner, stein- og plantesamlinger)

a) Donerte legemerSakstittel Mottatt avtale om donasjon av legeme – Anatomisk avdeling

Utsending av donerte legemer – Anatomisk avdeling

Tilbaketrekking av avtale om donasjon av legeme – Anatomisk avdeling

Dokumentbeskrivelse


Gradering sak/jp. Sak graderes UX JP graderes UX

Annet

324 Individuell praksisplass (særplass)

Individuell praksisplass Journalpostopplysninger Hvor

Dok U.off

Samlesak <år> - Søknad om individuelt tildelt praksisplass (særplass) - <inst/fak>

Søknad og svar om særplass i praksis

eph I/U S §13.1

Fritak fra praksis Journalpostopplysninger Hvor Dok U.offSamlesak <år> - Søknad om fritak fra praksis - <inst/fak>

Søknad og svar om fritak fra praksis <studie>

eph I/U Vurderes

Praksisevalueringer Journalpostopplysninger Hvor Dok U.offSamlesak <år> - Oppfølging i praksis for <studie>- <inst/fak>

Det må vurderes hva som vil være nødvendig å dokumentere og dermed arkivere i ePhorte

Dokumenter som vedrører studentprogresjon, se kap. 8

Referat fra møter med studenter

eph X S §13.1

Annen korrespondanse med praksissted, student

eph I/U VurderesS §13.1

Praksisrapport Registreres ikke i ePhorte

32

326- Klage på undervisnings- og læringsaktiviteter

Kontra personalsak - Hva skal unntas her?

344 Utveksling

Utreisende utveksling Journalpostopplysninger Hvor Dok U.offUtvekslingsstudenter ved <enhet> <semester/år>

Endelig innpassing, se kap 3

Søknad om utveksling FS

Learning Agreement (sendes avtaleinstitusjon)

FS

Forhåndsgodkjenning FS

Kontrakt (ved avreise) FS

Anbefalingsbrev ved utveksling/bekreftelse på studietilhørighet

Eph U

Innreisende utveksling Journalpostopplysninger Hvor Dok U.offSøknad om utveksling FS

Opptaksbrev FS

351 – Bidragsfinansiert studietilbud

Sakstittel Bidragsprosjekt + prosjektnavn + prosjektleder/enhet

Dokumentbeskrivelse


Gradering sak/jp.

Annet

Begrepsforklaring Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor både UiT og eksterne finansieringskilder bidrar til finansieringen av prosjektet uten krav til leveranser ved avtaleinngåelse. Det foreligger her en finansiering uten krav til forskningsresultat eller en konkret leveranse, ut over eventuell rapportering på økonomi, faglige resultater, fremdrift eller tilsvarende ihht aktuell prosjektbeskrivelse.

Eksempler på finansieringskilder som normalt tildeler midler uten krav til motytelse:

o Norges forskningsråd o EU o Ideelle organisasjoner o Departementer og direktorater

Eksempler på prosjekter som skal defineres som bidrag:

o Forskningssamarbeid med andre universiteter i inn og utland

33

o Videreutdanning/etterutdanning med egenbetaling fra studentene/kursdeltakere

o Kulturminne-/forvaltningsprosjekter (jf Kulturminneloven) ved Tromsø museum

352 – Oppdragsfinansierte studietilbud

Sakstittel Oppdragsprosjekt + prosjektnavn + oppdragsgiver

Dokumentbeskrivelse


Gradering sak/jp.

Annet

Begrepsforklaring Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter som Universitetet i Tromsø (UiT) utfører mot vederlag/betaling fra ekstern oppdragsgiver, med krav til leveranse/motytelse ved avtale/kontraktinngåelse. Aktiviteten har preg av en konkret tjenesteleveranse mot betaling, og oppdraget er spesifisert med hensyn til resultatene som skal oppnås.

Eksempler på prosjekter som ofte vil kunne defineres som oppdrag:

o Laboratorietjenester og analyser o Feltundersøkelser o Rapporter, betenkninger, utredninger, evalueringer o Utdanningsvirksomhet finansiert av ekstern oppdragsgiver

361 Innpassing/godkjenning av ekstern utdanning

Registreres kun i ePhorte dersom det medfører saksbehandling som for eksempel skriftlig vurderinger/begrunnelser og/eller styrebehandlingInnpassing/godkjenning

Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off

Samlesak <år> - Innpassing/godkjenning/fritak fra andre læresteder - <fak/inst>

Søknad om innpassing/godkjenning/fritak fra <>

eph I S §26.1 dersom dok gjengir karakter

Begrunnelse fra fagansvarlig eph XEv. styrebehandling (vedtak) eph SSvar på søknad om innpassing/godkjenning/fritak fra <>

eph U

Annet Det er ikke lagt noen føringer på om enhetene bør ha enkeltsaker eller fellessaker.

Jamfør Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved UiT, kap. 10

34

http://uit.no/ansatte/organisasjon/kvalitetssikring?p_dimension_id=88200&p_menu=65815

Begrepsforklaring Godskrivning innebærer at en utdanning fra en statlig høyere utdanningsinstitusjon gir uttelling ved andre statlige utdanningsinstitusjoner etter tid-for-tid-prinsippet og med samme antall studiepoeng.

Godkjenning av ekstern utdanning innebærer at utdanning fra utlandet eller fra private norske utdanningsinstitusjoner kan inngå som en del av, eller vurderes som jevngod med en norsk grad.

Innpassing: Dersom en student skal ta videre studier innenfor samme fagområde som den tidligere utdanningen hun/han har tatt, må det foretas en innpassing av den eksterne utdanningen til et av UIT sine studieprogram og dermed gi grunnlag for fritak

361 Godkjenning av prosjektoppgaver/pensum

Godkjenninger – oppgaver/pensum4

Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off

Samlesak <år> - Godkjenning av prosjektoppgaver - <studie> <inst/fak>

Søknad om godkjenning av kontrakt for prosjektoppgave <emnekode>

eph I

Ev. saksframlegg eph S(Svar på søknad om) godkjenning av kontrakt for prosjektoppgave <emnekode>

eph U

Samlesak <år> - (Godkjenning av) pensum/ spesialpensum/selvvalgt pensum <studie> <inst/fak>

Søknad om godkjenning av pensum/ spesialpensum <emnekode>

eph I

Ev. saksframlegg eph S(Svar på søknad om) godkjenning av pensum/ spesialpensum <emnekode>

eph U

Selvvalgt pensum eph X

371 Tilrettelegging ved eksamen

Tilrettelegging eksamen Journalpostopplysninger Hvor

Dok U.off

Samlesak <år> - Individuell tilrettelegging under eksamen - <inst/fak>

Også søknad om frist

Søknad om tilrettelegging under eksamen(hvis legeattest skal denne ligge som vedlegg)

eph I S §13.1Studentnavn skjermes

Svar på søknad om tilrettelegging under eksamen

eph U S §13.1Studentnavn skjermes

4 Gjelder for fakultet som har utfyllende bestemmelser på dette området

35

372 Eksamensforvaltning

Eksamensforvaltning Journalpostopplysninger Hvor Dok U.offSamlesak <år> - Eksamensforvaltning - <inst/fak> <ev. studie/kull/emne>

Orientering/melding om konsekvenser av ikke-godkjente arbeidskrav/obligatorisk studiedeltakelse

(arkiveres i ePhorte ved behov)

FS/Eph

U S §26.1Studentnavn skjermes

Søknad og svar om endring/fritak av arbeidskrav

eph I/U

Søknad og svar om utsatt innlevering/eksamen

eph I/U Vurderes

S §13.1

Søknad og svar om ekstraordinær eksamen

eph I/U Vurderes

S §13.1

Søknad og svar om å avlegge eksamen etter tidligere fag/-studieplan

eph I/U

Søknad og svar om ekstern eksamensavvikling

eph I/U

Søknad og svar om dispensasjon eksamensforskriften - tregangerregelen

eph I/U S §26.1Studentnavn skjermes

Søknad og svar om dispensasjon fra frist for registrering og oppmelding til eksamen

eph I/U Vurderes

Typiske saker som ikke skal i ePhorte

Korrespondanse om for eksempel - oppmelding til eksamen- utsatt prøve/kontinuasjon- orientering om sensur

Legeattester Legeattester som dokumentasjon på gyldig fravær på eksamen arkiveres samlet per semester i avlåst skap. Skal IKKE arkiveres i ePhorte. Oppbevares i minimum tre år av enhetene.

Signaturliste/kandidatlister og trekkskjema

Oppbevares lokalt. Kan kasseres etter 3 år

373 Klage på formelle feil

Klage på formelle feil Journalpostopplysninger Hvor

Dok U.off

Klage på formelle feil ved eksamen <emnekode> <semester/år>

Klage på formelle feil ved eksamen <emnekode> <semester/år>

Eph I Vurderes

36

En sak per eksamen

Vurderes også om studentnavn må skjermes

Ev. oversendelse av klage til universitetets klagenemnd

Eph N Vurderes

Sak K <saksnr> - Klage over formelle feil ved eksamen <studentnavn>

Eph S Vurderes

Svar på klage på formelle feil ved eksamen <emnekode> <semester/år>

Eph U Vurderes

Gradering sak/jp. Klage over formelle feil unntas som hovedregel IKKE.

Unntak kan være dersom et dokument omtaler taushetsbelagte forhold som f.eks. manglende tilrettelegging pga helse eller andre taushetsbelagte forhold. Navn må i såfall vurderes skjermet.

Annet Sakene skal ikke være “samlenummer” siden slike saker kan gå til klagenemnda dersom klagen blir avvist på fakultetet.

375 - Eksamenskommisjoner, sensorer. Om sensur og karakterer

Oppnevnelse av eksamenskommisjoner og sensorer, korrespondanse om sensur og frister og lignende

a) EksamenskommisjonerSakstittel Godkjenning av eksamenskommisjoner + ev. fag/emne + fakultet/institutt

+ år

Dokumentbeskrivelse


Årlig

Gradering sak/jp.

Annet Ny sak hvert år

Alle eksamenskommisjoner skal godkjennes hver gang det arrangeres en eksamen selv om sensorene er godkjent i en egen sak tidligere (dette er ikke det samme som å godkjenne en sensor)

b) SensorerSakstittel Godkjenning av eksterne sensorer + institutt/fakultet

Dokumentbeskrivelse


Gradering sak/jp.

Annet Saken kan være tidsuavhengig (avgrenses ved behov)

En sensor som godkjennes kan være med i flere eksamenskommisjoner

For Helsefak CV eller lignende dokumentasjon skal alltid legges ved som vedlegg til saken første gang en sensor godkjennes.

376 Klage på sensurKlage på sensur Journalpostopplysninger Hv

orDok U.off

Samlesak <år> - Klage på Begrunnelse for sensur

37

sensur - <inst/fak>

Dersom man har store mengder klager, kan man dele saker inn etter program/emne

registreres ikke i ePhorte

Klage på sensur <emnekode> Eph I S §26.1 dersom dok gjengir karakter

Oversendelse til ny sensur FS USvar fra sensor/ny sensurLegges til vurderingsprotokollen

FS

Svar på klage på sensur Eph U S §26.1Gradering sak/jp. S §26.1 kun der

dokumentet inneholder opplysning om karakter (også bestått/ikke bestått)

Navn skjermes ikke.

EKSAMEN - Eksamensdokumentasjon

Eksamensoppgaver og sensorveiledninger

Journalpostopplysninger Hvor

Dok U.off

Eksamensoppgaver og sensorveiledninger <år> - <fakultet> ev. <fag/studieretning>

Kan organiseres på ulike måter Eph X Legges inn etter eksamen er avholdt

Annet Sensorveiledninger skal følge med oppgaven – enten som vedlegg eller egen journalpost

Eksamensoppgaver legges inn etter at eksamen er avholdt. Periodisk kontrolloppgave for arkivarer

Sensurlister/vurderingsprotokoll Journalpostopplysninger

Hvor

Dok

U.off

Sensurlister / vurderingsprotokoll <år> - <fakultet/enhet> ev. <fag/studieretning>

Gjelder fra 1.1.2013Kvalitetskontroll ved innskanning kreves. Oppbevares min 6 mnd etter innskanning.

Kan organiseres på ulike måter Eph X S §26.1 (karakterer)

Godkjennelsesbrev fra ekstern sensor

(Vedlegg til sensurliste)

Eph X

Signatur-/kandidat-/oppmøtelister

Oppbevares av enhetene i min. 3 år

Papir

Annet Godkjennelsesbrev fra eksterne sensor der godkjenning av

38

oppgavesett er gjort på forhånd skal ligge ved sensurlisten.

Signatur-/kandidat-/oppmøtelister skal IKKE ligge ved protokollen. Oppbevares av enhetene i min. 3 år

Sensurlister / vurderingsprotokoll skal legges inn når eksamensarbeidet er ferdig. Eksamensansvarlige på den enkelte enhet har ansvar for å kontrollere at innskannet protokoll er i samsvar med kvaliteten på papir

Periodisk kontrolloppgave for arkivarer

EksamensbesvarelserBacheloroppgaver Oppbevares minimum 2 år. Kan kasseres deretter

Masteroppgaver

Overføres automatisk fra iPortal Munin til arkivMunin ved ferdigstillelse

Besvarelser fra og med 2009 bevares kun elektronisk i ArkivMuninBesvarelser 2008 og tidligere må oppbevares på papir.

Doktoravhandlinger

Overføres automatisk fra iPortal Munin til arkivMunin ved ferdigstillelse

Besvarelser fra og med 2012 bevares kun elektronisk i ArkivMuninBesvarelser 2011 og tidligere må oppbevares på papir.

VitnemålOppbevaring av kopi av vitnemål, se Kvalitetssystemets kap. 22 om Forvaltning av vitnemål, kap. 10 og 11

Klasse 4 – Forskning og utvikling

402 – Forskningsetikk

Gjelder blant annet rettigheter til forskningsdata for medforfattere, fusk og uredelighet, personvern m.v.Sak opprettes på den enheten som mottar melding om fusk/uredelighet. Dersom saken gjelder enkeltpersoner skal navnet utelates i sakstittelen og alle dokumenter frem til et eventuelt vedtak skal unntas offentlighet (offl. § 5,3, tilgangskode U, navn skjermes). Dokument med vedtak i saken kan unntas offentlighet etter vurdering. Dersom saken gjelder fagmiljøer eller fakulteter/enheter skal dokumentene ikke unntas offentlighet.

39

http://uit.no/om/enhet/artikkel?p_document_id=356762&p_dimension_id=88200&men=28714#Anker5

http://uit.no/om/enhet/artikkel?p_document_id=356762&p_dimension_id=88200&men=28714#Anker5

422 – Studentmapper ph.d.-studenter

Saksdetaljer Journalpostopplysninger Dok

U.off.

Studentmappe <navn> ph.d.-studiet i <fag + enhet>

Lenke til personalmappe to-veis og unntatt offentlighet

Mappe graderes ikke

Søknad om opptak til ph.d.-studiet i <fag>

I S §26.1 ved karakterer

Sak FU <enhetsforkortelse> xx-xx – Opptak til ph.d.-studiet i <fag> - <navn>

S S §26.1 ved karakterer

Svar på søknad om opptak til ph.d.-studiet i <fag>

U

Avtale om opptak, del A, B, C X Skal ikke unntas offentlighet

Fremdriftsrapport <år> I S §26.1 ved karakterer§13.1 ved sykdom/svangerskap

Søknad / svar på søknad om endelig godkjenning av opplæringsdelen

I/U S §26.1 ved karakterer

Avhandling innlevert for vurdering - <studentens navn> (avsender skal være «Munin – Universitetsbiblioteket i Tromsø»

I

Anbefaling om å få avhandlingen vurdert (fra veileder)

I

Sak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx – Oppnevning av bedømmelseskomite - <navn>

S

Bedømmelse av avhandling I Hvis ikke godkjent: S §26.1

Sak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx - Godkjenning av bedømmelse av avhandling - <navn>

Hvis ikke godkjent: S §26.1

Komiteens endelige godkjenning av avhandling, prøveforelesning og disputas

I S §26.1 ved karakterer eller hvis ikke godkjent

Innstilling til kreering (til AFU) NFullmaktssak xx-xx – Kreering av <navn> til philosophiae doctor - ph.d.-graden i <fag>

S

40

(AFU)Melding om kreering (til fakultetet)

N


Bevares. Avsluttes når brev til fakultetet om kreering er avskrevet, evt. når saksbehandler har ferdigstilt saken.

Annet Vitnemål trenger ikke arkiveres (eventuelt duplikat skrives ut fra FS).

Diplomer arkiveres av AFU på sak 16/66 i ePhorte (samlefiler for ph.d. og dr.philos per år). Diplomene er ikke signerte men kan brukes til å lage ev. duplikater ved behov.

Saker vedrørende konflikter/tvungent avbrudd skal ha egen sak (personalsak 257/forskningsetikk 402 – skal ikke på personalmappe).Se også 423 om «Frie doktorgrader – dr. philos.»Se også 426 om nærings-ph.d. (samarbeid mellom næringsliv og UiT om finansiering, veiledning m.m. av ph.d.-studenter)8xxx-emner (inkl. opptak): se under

8000-emnerSaksdetaljer Journalpostopplysninger Do

kU.off.

Samlesak <år> - Oppretting, endring og nedlegging av 8000-emner - <fakultet>

eller

Oppretting, endring og nedlegging av <emnekode><emnenavn> - <fakultet>

Søknad om oppretting/endring/nedlegging av <emnekode><emnenavn> (til fakultetet)

N

Sak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx – Oppretting/endring/nedlegging av <emnekode><emnenavn>

S

Orientering om vedtak - Oppretting/endring/nedlegging av <emnekode><emnenavn>(fra fakultetet)

N

Emnebeskrivelse - <emnekode><emnenavn>

X

Annet Arkivkode 421


U.off.

Opptak til 8xxx-emne <emnenavn> <år>Annet Søknad om opptak til 8000-emner fra interne søkere

foregår gjennom søknadsveven og skal ikke registreres i

41

ePhorte. Søknader fra eksterne søkere skal ikke registreres i ePhorte men oppbevares ved fakultetet før evt. registrering i FS. Korrespondanse mellom fakultetene og Avdeling for forskning og utviklingsarbeid om opptak til 8000-emner skal registreres i ePhorte.

423 – Frie doktorgrader – p.t. kun dr. philos

Dr.philos (doctor philosophiae) er en såkalt “fri” doktorgrad uten studieløp. Må IKKE forveksles med graden philosophiae doctor (ph.d.-graden) som har et “organisert” studieløp, jf. 422.

Ved søknadstidspunktet leveres en ferdig avhandling som ønskes vurdert for graden dr.philos. Bedømmes, prøveforeleser og disputerer som for organisert forskerutdanning.

Saksdetaljer Journalpostopplysninger Dok U.off.Vurdering for graden dr. philos. <fag + navn>

Mappe graderes ikke

Søknad om å bli vurdert for graden dr. philos.

I S §26.1 ved karakterer

Sak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx – Oppnevning av bedømmelseskomite - <navn>

S

Avhandling innlevert for vurdering - <studentens navn> (fra Munin)

I

Bedømmelseskomiteens vurdering av avhandlingen

I Hvis ikke godkjent: S §26.1

Sak <utvalgsforkortelse> <enhetsforkortelse> xx-xx - Godkjenning av bedømmelse av avhandling - <navn>

S Hvis ikke godkjent: S §26.1

Avslag på søknad om å få disputere (hvis avhandlinga underkjennes)

U S §26.1 dersom avhandlinga legges ved

Komiteens endelige godkjenning av avhandling, prøveforelesning og disputas

I

Innstilling til kreering (til AFU) NFullmaktssak xx-xx – Kreering av <navn> til philosophiae doctor - ph.d.-graden i <fag> (AFU)

S

Melding om kreering (til fakultetet)

N


Bevares. Sak avsluttes når brev til fakultetet om kreering er avskrevet, evt. når saksbehandler har ferdigstilt saken.

42

426 Samarbeid om forskerutdanning (under arbeid)

- Nasjonale forskerskoler- - Fellesgrader- - Nærings-ph.d

431 FoU-termin (tidl. forskningstermin)

Saksdetaljer Journalpostopplysninger Dok U.off.FoU-termin <tidsrom> <fakultet>

eller

FoU-termin med oppstart <semester og/eller år) <fakultet>

Invitasjon til å søke FoU-termin (se merknad 1)

N/U

Søknad om FoU-termin IInnstilling fra <institutt> - Søknader om FoU-termin - <tidsrom>

N

Svar på søknad om FoU-termin <tidsrom> (også avslag)

U

Rapporter fra FoU-termin <tidsrom> <fakultet>ellerRapporter fra FoU-termin med oppstart <tidsrom> <fakultet>

Rapport fra FoU-termin <tidsrom>

I Dokumenter unntas etter vurdering - §13.1

Oppsummering etter FoU-termin <tidsrom><fakultet>

S

Merknader (1) Invitasjon til å søke forskningstermin (FoU-termin) sendes enten direkte til de faglig ansatte (U) eller som internt notat til instituttene for videreformidling. Alle søknader skal registreres i ePhorte, men de kan legges som vedlegg til oversendelsesbrevet til fakultetet i stedet for å registreres som separate journalposter på saken.

452 Meldinger om oppfinnelser og nyskaping

Saksdetaljer Journalpostopplysninger Dok U.off.Melding om oppfinnelse - <navn på oppfinnelse> < navn på ansatte (eventuelt «m.fl» når det ikke er UiT-ansatte) >

DOFI-skjema I F §13,1 jf. fvl. §13,1 nr.2

Kvittering for mottatt DOFI UKunngjøring vedrørende overtakelse av rettigheter

I/U Etter vurdering F §13,1 jf. fvl. §13,1 nr.2

Prosjektavtaler I/U F §13,1 jf. fvl.

43

§13,1 nr.2Øvrige dokumenter vurderes enkeltvis for gradering

47 Bidrags- og oppdragsfinansiert forskning

a) 470 GenereltRegelverk, bestemmelser og generelle/prinsipielle saker om bidrags- og oppdragsfinansiert forskning (BOA). Se også nettsidene til Økonomiavdelinga om BOA-reglementet.

b) 471 Forskning finansiert av NFR / 472 Forskning finansiert gjennom EUs rammeprogram / 473 Forskning finansiert av andre finansieringskilder

Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor eksterne finansieringskilder bidrar til finansieringen av prosjekter uten krav til leveranser ved kontraktsinngåelse.

Felles rutiner for 471/472/473:

Saksdetaljer Journalpostopplysninger Dok U.off.Enten samlesak:

Søknader til <finansieringskilde> <år> Eksternt finansierte forskningsprosjekter <fakultet eller institutt>

Eller en sak per søknad:

Søknad til <finansieringskilde> <prosjektnavn> - prosjektleder <navn> <institutt>

Godkjenning av søknad om midler (til prosjektleder) (se merknad 1)

U F §26.4 (ved prosjektbeskrivelse)

Søknad om midler U F §26.4 Kvittering for mottatt søknad (NFR) (se merknad 2)

I

Avslag på søknad I F §26.4 (ved vurdering/begrunnelse for avslag)

Retur av signert kontrakt - <prosjektnummer>

U

Prosjektopprettingsskjema med faglig begrunnelse <A....><prosjekttittel> (se merknad 3)

N

Internbudsjett <A....> XFremdriftsrapport <år> U F §26.4

(prosjektbeskrivelse)

Sluttrapport UKassasjon/avslutning av sak

Saken avsluttes når prosjektet har levert sluttrapport.

Spesielt om eKontrakt (NFR)

Følgende rutine gjelder for avtaler/kontrakter som godkjennes elektronisk i portaler som ikke tilhører UiT:Når kontrakten er godkjent elektronisk, registreres dokumentene som et utgående brev (U) i ePhorte av

44

saksbehandler med tittel «Retur av signert kontrakt – <prosjektnummer>». Dokumentet følger godkjenningsrutinene i ePhorte, dvs. det skal foreligge en dokumentflyt, en merknad eller en e-post som vedlegg som angir at dokumentet er godkjent av den som har myndighet.

Merknader (1) Det er forskjellige prosedyrer for å registrere godkjenning av søknad om midler i ePhorte. Søknad om godkjenning og behandling av denne kan registreres, mens selve godkjenningen skal registreres. Større bidragsprosjekter og søknader om SFF, SFI og SFU skal godkjennes av Universitetsdirektøren.(2) Kvitteringer som mottas ved Postmottak UiT videresendes til forskningsansvarlig på fakultetet for registrering.(3) Dokument om opprettelse av bidragsprosjekt (N) skal være signert eller godkjent på dokumentflyt. I prosjekter med egeninnsats skal feltet for faglig begrunnelse være utfylt.(4) Excel-fil med Agressobudsjett skal IKKE i ePhorte.

Saksbehandlers ansvar

Saksansvarlig i ePhorte har ansvar for å registrere nødvendige dokumenter på saken. Dette gjelder godkjenning av søknad, kvittering for mottatt søknad, aksept av kontrakt m.v.

Arkivets ansvar I utgangspunktet skal prosjektleder sende kopi av innsendt søknad til fakultetets postmottak og arkivet registrerer den i ePhorte. Saksbehandlere som ønsker å registrere søknadene fra sine enheter selv, kan avtale dette direkte med prosjektlederne.Prosjektbeskrivelser skal alltid unntas offentlighet (§26.4).Spesielt for samlesaker: Arkivkode 478. Prosjekttittel og/eller navn på prosjektleder må stå i tittelen på de enkelte journalpostene. Søknader som innvilges flyttes over til separat sak av arkivet med lenke til samlesaken.For enkeltsaker: Dersom prosjekteier er ved en annen institusjon, skal ekstern prosjekteier (=institusjonsnavn) oppgis i sakstittelen i tillegg til intern prosjektleder/-deltaker. Ved innvilgelse/avslag endrer arkivet sakstittel til hhv. «Prosjekt <navn på finansieringskilde> ...» eller «Avslått søknad <navn på finansieringskilde>...». Ved avslag endres arkivkode til 478.

Spesielt om Tromsø forskningsstiftelse

Utlysninger fra Tromsø forskningsstiftelse har vært administrert hos Universitetsdirektøren. Sekretærfunksjonen er overført til Norinnova, og søknadsprosessen vil heretter følge standard prosedyre for søknader til eksterne finansieringskilder.

45

476 Oppdragsfinansiert forskning og utvikling

Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter som UiT utfører mot vederlag/betaling fra ekstern oppdragsgiver, med krav til leveranse/motytelse ved avtale/kontraktsinngåelse.


U.off.

Oppdragsfinansiert prosjekt <oppdragsgiver> - <prosjektnavn> - <vår prosjektleder/enhet>

Godkjenning av søknad/tilbud (se merknad 1)

N §26,4

Godkjenning av oppdragsprosjekt (se merknad 2)

N §26,4 etter vurdering

Oppdragskontrakt mellom <oppdragsgiver> og UiT Norges arktiske universitet - signert

U/I §26,4 etter vurdering

Opprettelse av oppdragsprosjekt A... <Prosjektnavn> (til Avdeling for økonomi)

N

Sluttrapport (til oppdragsgiver) U §26,4 etter vurdering

Merknader (1) Ved deltakelse i søknads-/tilbudsrunde skal søknad/tilbud og budsjett godkjennes av Universitetsdirektøren(2) Kontrakt og budsjett skal godkjennes av universitetsdirektøren før signering

Klasse 5 – Studenter, studentforhold

513 Opptak

Det er kun saker vedr. lokale opptak som registreres i ePhorte/FS. Øvrige opptak går igjennom SO (Samordna opptak). Opptaksgrunnlag lagres i FS (vitnemål, karakterutskrift, arbeidsattester som har relevans og lignende). Ev. sensitiv informasjon kan arkiveres i ePhorte. Opptak etter kvote, freemovere og egenfinansierte mastergradsstudenter følger rutinene for hvorvidt det er opptak via SO eller lokalt.

Realkompetanse Journalpostopplysninger Hvor

Dok

U.off

Samlesak <år> <fak> ev. <program> – Søknad om opptak på bakgrunn av realkompetanse

Samlesak for samordna opptak

Søknad om opptak på bakgrunn av realkompetanse

eph N

Vurdering av opptak på bakgrunn av realkompetanse

eph N Vurderes

Søknad om Søknad om opptak på bakgrunn av eph N

46

opptak på bakgrunn av realkompetanse - <navn>

Enkeltsak per student for lokalt opptak

realkompetanse Vurdering av opptak på bakgrunn av realkompetanse

eph N Vurderes


Saken avsluttes når søker har fått svar. Åpnes igjen hvis samme person søker om ny realkompetanse

Gradering sak/jp. Journalpost unntas kun dersom det i vurderingen fra institutt el. fakultet fremkommer personlige opplysninger om søker eller karakter. Vedtak om studenten tilkjennes realkompetanse eller ikke, unntas ikke.

Annet Saksbehandlingen:

1. For søkere uten generell studiekompetanse må realkompetanse vurderes for hvert enkelt fag vedkommende søker opptak til. Én sak kan derfor bestå av flere søknader fra samme søker.

2. Saken opprettes i ePhorte av UTA.3. UTA skanner opptaksgrunnlaget til dokumentarkivet i FS. Sender kun følgebrev

m/vurderingsskjema til fakultetet for behandling.4. Fakultetet og/eller institutt vurderer grunnlaget og melder beskjed tilbake

til UTA i brevs form.5. UTA skriver (som regel) brev til søker

Opptakssak Journalpostopplysninger Hvor

Dok

U.off

Opptak <semester + år> – master i <program> ved <fak>

Saken skal eies av UTA. En sak per studieprogram per opptak

Oversendelse av søknader til master i <program> eph NTilbuds-/avslagsbrev til studentene (valgfritt ePhorte eller FS)

FS U

Tilbakemelding om tildelte studieplasser til master i <program>

ePh N

Dersom student takker ja/nei til studieplass skriftlig oppbevares dette lokalt av saksbehandler inntil søknadsprosessen er over

Dispensasjon frist Journalpostopplysninger Hvor

Dok

U.off

Dispensasjon fra frist for søknad om opptak til studier <semester + år>

Søknad om dispensasjon fra søknadsfristen – opptak til <program>

eph I VurderesS §13.1

Svar på søknad om dispensasjon fra søknadsfristen – Eph U Vurdere

47

opptak til <program> sS §13.1

Ved klage på vedtak opprettes egen sak per klage

OpptaksprøverOpptaksprøver oppbevares lokalt og kan kasseres når de har mistet sin administrative betydning

Klage på opptak Journalpostopplysninger Hvor

Dok

U.off

Klage på opptak til studier <studentnavn> <studier> <år>

Klage på vedtak om opptak eph I Vurderes

Sak K – Klage på vedtak om opptak <studentens navn> + ev. studie

eph S Vurderes

Melding om vedtak i klagesak eph U

Ordinær saksbehandling av reservering av studieplass gjøres primært i FS. Dersom saken får et negativt utfall eller noe annet skulle tilsi saksbehandling utover normalt, arkiveres dokumentene i ePhorte.

Reservering av studieplass Journalpostopplysninger Hvor

Dok

U.off

Reservering av tildelt studieplass for studieåret <år> + UiT Norges arktiske universitet

(kun en fellessak for hele UiT)

Begrepet utsatt studieplass brukes ikke

Søknad om reservering av tildelt studieplass

Legeerklæring etc. må følge som vedlegg i ephorte

eph I S §13.1(Vurderes)

Svar på søknad om reservering av tildelt studieplass

eph U VurderesS §13.1

Annet Legeerklæringer etc. som ikke registreres i ePhorte oppbevares lokalt inntil de har mistet sin administrative betydning (min. ett år)

UTA har ansvar for å behandle søknader til alle grunnutdanninger hvor det fattes vedtak om opptak (årsstudier, bachelorprogram femårige integrerte mastere og medisin). Fakultetene har ansvar for å behandle reservertsøknader til alle andre studier (videreutdanninger, 2-årige mastere etc.).

515/516 Permisjoner/slutt

Permisjoner/slutt Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off

48

Samlesak <år> - Søknad om permisjoner <inst/fak> <ev. studie>

Søknad om permisjon

(hvis legeattest skal denne ligge som vedlegg)

eph I S §13.1

Svar på søknad om permisjon eph U S §13.1Melding om slutt FS I

516 Masteroppgave

Masteroppgaven Journalpostopplysninger Dok

U.off

Masteroppgave - <studentnavn> + ev. studie/enhet

Også mulig å lage fellessak per kull eller program

Veilederkontrakt5 for masteroppgave/ 5. årsoppgave (fra studenten)

ePh X

Søknad og svar om bytte av veileder ePh I/U Vurderes

S §13.1

Søknad og svar om utsettelse av innlevering/mer tid til veiledning

Eph I/U Vurderes

S §13.1

516 Studieprogresjon og studierett

Studieprogresjon/studierett Journalpostopplysninger Hvor

Dok

U.off

Samlesak <år> - Studieprogresjon og studierett ved <inst/fak>, <ev. studie/kull>

Ordinær oppfølging av studenter skjer i FS

Det tas hensyn til faglige forskjeller for behov for varsling til student

Det opprettes egne klagesaker ved klage på vedtak. Fellessak kan vurderes der klager behandles samlet

Korrespondanse om studieprogresjon (ev. søknad/svar om endret studieprogresjon)

eph I/U S §26.1Studentnavn skjermes

Orientering om konsekvenser for ikke-bestått praksis


Forhåndsvarsel om (mulig) inndragning av studierett

eph U S §26.1 ev. 13.1

Studentnavn skjermes

Varsel om tap av studierett eph U S §13.1Studentnavn skjermes

5 I noen tilfeller saksbehandles kontrakten og det vil være naturlig å legge inn den som en søknad fra studenten

49

521 Tilrettelegging for studenter med spesielle behov

Tilrettelegging av studiesituasjon


Dok U.off

Individuell tilrettelegging av studiesituasjon - <studentnavn>

Sak graderes S og studentnavn skjermes

Søknad om individuell tilrettelegging av studiesituasjon

(hvis legeattest skal denne ligge som vedlegg)

eph I S §13.1Studentnavn skjermes

Svar på søknad om individuell tilrettelegging av studiesituasjon


525 Uregelmessighet ved eksamen

Uregelmessighet Journalpostopplysninger Hvor

Dok U.off

Uregelmessighet ved eksamen <emne> <studentnavn>

Sak graderes S og studentnavn skjermes

Melding om uregelmessighet ved eksamen <emne>

eph I S 24.2

Oversendelse til UTA Eph N S §13.1Sak K <saksnr> - Uregelmessighet ved eksamen <emne> <studentnavn>

Eph S S §13.1

Øvrig korrespondanse mellom UTA, fakultet, advokat, student mfl.

Eph I/U/N

S §13.1

Forhåndsvarsel/underretning i sak om uregelmessighet ved eksamen

Eph U S §13.1

Melding om annullering av eksamen/utestenging

Eph U S §13.1

522 Skikkethetsvurdering

Skikkethetsvurdering Journalpostopplysninger Hvor

Dok U.off

Skikkethetsvurdering <studentnavn>

Sak graderes SX og studentnavn skjermes

Gjelder også bekymringsmelding/tvilsmelding slik at saken kan endre karakter

Bekymringsmelding/tvilsmelding vedr student

Eph I SX §13.1

Innkalling til vurderingsamtale U SX §13.1Referat fra vurderingssamtale eph X SX §13.1Oversendelse til klagenemnda Eph N SX §13.1Sak K <saksnr> - Skikkethetsvurdering <studentnavn>

eph S SX §13.1

50

og sakstittel endres deretterMelding om vedtak i skikkethetssak Eph U SX §13.1Melding til Samordnet opptak

Saker vedr disiplinære forhold


Dok U.off

<Hendelse> - <studentnavn>

Sak graderes SX og studentnavn skjermes

Korrespondanse vedr hendelse/melding/varsel

Eph I/U SX §13.1

Oversendelse til UTA Eph N SX §13.1Sak K <saksnr> - <hendelse> <studentnavn>

Eph S SX §13.1

Øvrig korrespondanse mellom UTA, fakultet, advokat, student, politi mfl.

Eph I/U/N

SX §13.1

Forhåndsvarsel/underretning i sak om <hendelse>

Eph U SX §13.1

Melding om utestenging Eph U SX §13.1

Klasse 9 Andre saksområder

99 Andre generelle samfunnsspørsmål

Sakstittel Samlesak <år> - Generelle samfunnsspørsmål

Dokumentbeskrivelse Henvendelse vedrørende generelle samfunnsspørsmål (I)Kassasjon/avslutning av sak

Gradering sak/jp. Sak unntas ikke Journalpost unntas etter vurdering, eventuelt i samråd med saksbehandler. Avsender skal ikke skjermes.Hjemmel: offl. § 13,1, jf. fvl. § 13,1 nr. 1Tilgangskode U

Annet Dokumenter som har et uforståelig eller sjikanerende innhold, eller som består av generelle betraktninger som ikke faller inn under våre saksbehandlingsområder.Det skal ikke sendes bekreftelse fra postmottak til avsender.Samlesak for hele universitetet, ny sak for hvert år.

Vedlegg 1: Slette en journalpost Utgående e-post i ephorteGjelder journalposter som er opprettet via funksjonen «Ny utgående E-post». Disse journalpostene har status E.

51

Om du har behov for å slette journalposten Utgående e-post som en saksbehandler har opprettet er oppskriften følgende:

1. Det første du gjør, er å opprette en tom e-post i Outlook. (Har du en slik tom e-post fra før, så gjenbruk den på punkt 3).En tom oppretter du i Outlook, ved å åpne en e-post evt ta bort signaturen din. Deretter trykk på fana fil og velg Lagre som. I det nye bildet som kommer, velger du hvor du lagrer. Jeg bruker Skrivebordet. Nr. to du må huske, er å endre filtypen til HTML. Navn på filen er valgfritt. Husk bare at du skal finne den igjen får og bytte den ut med dokumentet som ligger på journalposten.

2. Tilbake i ePhorte og e-postjournalposten. Endre status fra E til R. Du finner Statusfeltet på fanen Saksbehandler/tilgang. Trykk Lagre etter statusbyttet.

3. Så bytte du ut dokumentet som ligger der med den en tom e-post. I motsetning til andre journalposttyper, så må det være et dokument og en mottaker på denne type jp.

Om ikke så låser jp seg og du vil ikke få redigere den.Bytte dokument - stå i fana Dokumenter, trykk på dokumentikonet velger du Nytt tekstdokument

I neste bildet trykker du Ja. Du ønsker å overskrive eksisterende dokument.I malboksen dobbeltklikker du på: Hent fil fra disk. Så finner du den tomme e-posten du lagret i punkt.1Dobbeltklikk på filen tom e-post, så vil den legge seg som dokumentet på journalposten.

4. Skrive Utgår på dokumenttittel, du åpner samme hurtigmeny som på punkt 3. men velger Rediger dokumentdetaljer. Endre tittel til Utgår i feltet Dokumenttittel og trykk Lagre

5. Tilbake i jp åpner du fanen Avsender/Mottaker. Her endrer du Navn og epostadressen til utgår og utgå[email protected] – deretter Lagrer du

52

mailto:utg%C3%[email protected]

6. Så åpner du jp på Rediger.Innhold: her skriver du Utgår.Deretter går du på fanen Saksbehandler/tilgang. Ta bort: Adm.enhet, saksbehandler evt tilgangskode og hjemmel u.off.På statusfeltet detter du U – Utgår/flyttet

Deretter trykker du Lagre, og jp er utgått/slettet .

7. For å renummerere journalpostnr, trykker du på Saksikonet – Funksjoner – Renummerer journalposter.

53

uit.no20172908133442/Beste... · Web viewReferat fra intervju/intervju rapport X/I P 25.1...

Documents

Transcript of uit.no20172908133442/Beste... · Web viewReferat fra intervju/intervju rapport X/I P 25.1...