1

Noark-5 og MoReq2

EDOK 08.11.2007Anne Mette Dørum, Riksarkivet

Brev fra biskop Nikulas i Oslo12. mars 1225

2

Internasjonal standard for Records Management (RM): ISO 15489-1 og 2: 2001 Information and documentation -

Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines) Internasjonal standard for RM Metadata:

ISO 23081-1: 2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for Records

EU-standard for RM basert på ISO 15489: MoReq - Model Requirements for the management of

electronic records (MoReq2 ferdig i februar 2008) ICA: Principles and Functional Requirements for

Records in Electronic Office Environments (på høring feb 2008)--------------------------------------------------------------

Internasjonal standard for arkivbeskrivelse ISAD(G): General International Standard Archival Description

ISO-standard for bevaring av arkiv: ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival

Information System (OAIS)

Internasjonale standarder – et lite utvalg:

3

EUs MoReq-standard: utvikling og status Initiativtaker: EUs DLM-Forum i 1996 og 2004 MoReq1: Spesifisert som ledd i EUs IDA-program

Basis: ISO 15489 og Public Record Office (PRO) i England Utgitt av EU-kommisjonen 2002 Generisk og modulært oppbygd referansemodell 390 nummererte funksjonskrav (obligatoriske og anbefalte) Skiller mellom obligatoriske krav og anbefalinger Veiledende standard - ikke sertifiseringsprogram eller

bestemmelser om bruk MoReq2: Evolusjonær videreutvikling av MoReq1

Målgruppe og status: Alle EU-land; er anbefaling ikke direktiv Endelig versjon er godkjent av EU-kommisjonen 13.02.2008 Er ment å være et rammeverk for alle typer RM, men den

bør bearbeides og detaljeres nærmere før systemutvikling Testdokumentasjon er utviklet Teste- og godkjenningsordning vil etableres MoReq2 er mye mer omfattende enn MoReq1!

4

Noen standarder etter nivå og type

Generelle funksjonskrav

Funksjonskrav som må

spesifiseres

Nivå/ type

Kan systemeres direkte

ISO 15489 ICA guidelines

(ISO 23081)

Generell RM

Kapittel null i MoReq2 MoReq1

Noark-5 MoReq2 FESD

Spesifikk RM

Noark-4

5

Noark-5 sett i lys av MoRerq2 Hvorfor ikke MoReq2 i Norge?

Case-handling vs saksbehandling MoReq2 er temmelig kompleks! MoReq2 hadde uansett måttet tilpasses til norske

forhold (jf kapittel null) Noark-5 ER en bearbeiding av MoReq2,

hvor vi har hensyntatt: Bakoverkompatibilitet i fht Noark-4 Bestemmelser om journalføring, kassasjon,

periodisering, deponering og avlevering mv Norsk offentlighets- og innsynstradisjon Norsk lov- og regelverk, forvaltningsskikk og

saksbehandlingstradisjon

6

Hva er driveren i arbeidet med standardene?

Tillit til dokumentet (trust) ”Unbroken custody”

Sikring av Autentisitet Integritet Konfidensialitet Tilgjengelighet Kontekst

Dette sikres IKKE ved at leverandørene får et større marked virksomhetene får bestemme sjøl

Fragment fra omtrent 1220-1250 av avskrift fra Frostatingsloven

7

Hvorfor ny versjon av Noark?

Sterkt politisk press for digitalisering Organisasjonsstrukturen og

organisering av arkivdanningen tar nye veier Elektronisk kommunikasjon erstatter brevpost Selvbetjeningsløsninger erstatter vanlig

saksbehandling Sikkerhetsløsninger vil kunne tillate

elektronisk forsendelse av taushetsbelagte opplysninger

Arkivfaglige krav og premisser må inn når system, prosesser og rutiner planlegges og spesifiseres

8

Målbilde i Noark-5

Noark-5 kjerne

Noark-5 saksbehandling

E-post

Tekst

osv.

Komplett Noark-5

Noark-5 kjerne

Saksbehandling

E-postTekst

osv.

Noark-5 kjerne

Noark-5 kjerne

Noark-5 saksbehandling

E-post

Tekst

osv.

Komplett Noark-5

Noark-5 kjerne

Noark-5 saksbehandling

E-post

Tekst

osv.

Komplett Noark-5

Noark-5 kjerne

Saksbehandling

E-postTekst

osv.

Noark-5 kjerne

Noark-5 kjerne

Saksbehandling

E-postTekst

osv.

Noark-5 kjerne

9

NOARK 5 kjerne – vi spesifiserer fra kjernen og utNoark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering.Hovedfunksjonene ligger innen:- Arkivstruktur- Metadata- Regelverk for arkiv

I tillegg ligger det krav til de modulersom må inngå i kjernen.- Datafangst- Søking / fremhenting / vising- Administrasjon av kjernen- Bevaring og kassasjon- Avlevering

Disse kravene må oppfylles for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5 løsning.

NOARKNOARK--55KJERNEKJERNE

ARKIVARKIVFUNKSJONALITETFUNKSJONALITET

ARKIVARKIVSTRUKTURSTRUKTUR

ARKIVARKIVREGELVERKREGELVERK

10

NOARK 5 kjernens krav til eksterne valgfrie moduler/fagsystemer

NOARKNOARK--55KJERNEKJERNE

KJERNENS KRAV TIL

EKSTERNE MODULER / SYSTEMER

For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som benyttes i miljøet.

Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’

I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

11

NOARK 5 kjernens krav til eksterne valgfrie moduler/fagsystemer

NOARKNOARK--55KJERNEKJERNETILG

AN

G

OG

SIK

KE

RH

ET

SAKS-

BEHANDLING

LOGGING e-POSTADMINISTRATIV

OPPBYGGING)

BR

UK

ER

-A

DM

IN

MØ

TE- /

U

TVA

LGS

AD

M

RAPPORTERING

/ STATISTIKKER

MIGRERINGDRIFT &

FORVALTNING

BRU

KS-

FUN

KSJO

NAL-

ITET

For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som benyttes i miljøet.

Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’

I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

Disse kravene er å anse som en del av Noark 5 kjerne og må oppfylles for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5 løsning.

12

’YTRE’

OG

NOARKNOARK--55KJERNEKJERNE

e-POST

MIGRERING

NOARK 5 komplett Innen enkelte områder er det behov for å

spesifisere krav og anbefalinger til de valg-frie fag- og administrasjonssystemer som inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning.

Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning.

Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark.

13

BRU

KS-

FUN

KSJO

NAL-

ITET

NOARK 5 komplett Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valg-frie fag- og administrasjons-systemer som inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning.

Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning.

Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark.

Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav.

14

Ingen standard løser alle problemer Utfordringer til virksomhetene (arkivskaperne)

Stille de relevante kravene, ikke ”alle krav i Noark-5” Vite at det faktisk er krav om at også fagsystem skal

tilfredsstille Noark-standarden Tenke effektive løsninger - Noark er ingen tvangstrøye

Utfordringer til utviklerne Se på Noark-5 som Norges svar på ERMS-standarder Være villig til å bygge inn Noark-5 Kjernen på en god

måte – gjelder også fagsystemutviklerne! Legg til rette for gode løsninger – Noark er ingen

unnskyldning for dårlige løsninger

15

- Men blir vi noen gang ferdige?! JA

Første versjon kommer i juni 2008 NEI

Det kommer stadig nye versjoner (MoReq2 har allerede kommet med tre versjoner)

16

Takk for meg!

Vernebrev fra Hertug Håkon 12 mai 1292