OctopusKLANTENDAG 2015

Begin

IntroductieSpreker: Arjen Kuin - TrueLime / Octopus

Agenda (voor de pauze)

INLOOP, ONTVANGST MET LUNCH

12:00 - 13:00

INTRODUCTIE / WELKOM & LAATSTE ONTWIKKELINGEN

13:00 - 13:10

PAPIERLOOS WERKEN,HET KAN ECHT

13:10 - 13:40

KLANTPORTAAL: WAT GAAT DAT U BIEDEN?

13:40 - 14:00

PAUZE 14:00 - 14:30

Agenda (na de pauze)

CASE STUDY:GEMEENTE DEN HAAG

14:30 - 15:00

OCTOPUS WEB: EERSTE ONLINE PLATFORM BEZWAARVERWERKING

15:00 - 15:30

TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN OCTOPUS

15:30 - 16:00

AFSLUITING & VRAGEN 16:00 - 16:10

BORREL & HAPJE 16:10 - 17:00

Laatste ontwikkelingen

Samenwerking KING/VNG

Digitalisering Rechtspraak

Brainstormmiddag

#Octoklantdag

Laatste ontwikkelingen

Case Study: Papierloos werken, hét kan echt!Spreker: Jasper Mossel - Team Manager Juridische Diensten Gem. Rotterdam

Digitalisering

Digitalisering Jd RotterdamVan volledig papier naar een volledig digitaal proces

Een aantal kengetallen

ca. 15.000 dossiers per jaar•160+ medewerkers•Voor digitalisering was1,5 jaar uitgetrokken•

Van werken met papieren dossiers naar een volledig digitaal bezwaar- en beroeps- en adviesproces

Zo veel mogelijk aansluitenop de concernstandaarden

Concreet uitvoeringsplanBinnen één jaar:

Digitaliseren lopende dossiers

Het project opgedeeld in drieën

1. Voorbereiding

2. Bouwen (en tijdens het bouwen)

3. In gebruik nemen

Voorbereiden

“Stok” bedenken; wat is de reden dat het moet!

•

Bepalen wat we nu precies willen•Processen beschrijven•Alternatieven (plan B, C of D) bedenken•Intern bespreken (intern – CIO, iRaad,portfolio I&A - en extern; bijvoorbeeld TrueLime)

•En binnen welk tijdsbestek?•Communiceren•Projectteam inrichten•Stuurgroep instellen•Opdracht geven•

• Gezamenlijk aan de bouw werken; scrum. Hierin steeds bepalen wat nu urgentie heeft en werken de aanpassingen die reeds zijn aangebracht (afhankelijkheden) • Communiceren over wat er gebeurt• Maandelijks met stuurgroep bij elkaar om zo nodig

bij te sturen• Gezamenlijk bepalen wat er minimaal nodig is om

“live” te gaan en zo nodig aanpassingen / alternatieven onderzoeken• Testen• Bepalen “GO”• “GO” communiceren en opleidingen rondom het

startpunt organiseren

Bouwen… en tijdens het bouwen

• Starten op het moment dat er minimaal genoeg (geteste) aanpassingen zijn om “live” te gaan

• Hulp en inlooptraining organiseren

• Communiceren dat indien daarvan geen gebruik wordt gemaakt, het de eigen verantwoordelijkheid is

• Groepssessies organiseren

• Indien mogelijk: trek een blik student-stagiaires van tevoren open en laat die meewerken en hulp bieden

• Laat medewerkers vooral elkaar helpen (heb in het aanloopproces oog voor die medewerkers)

In gebruik nemen

Verloop digitaliserenLopende dossiers

Do’s• Strak (wel realistisch) tijdpad• Communiceer veel en betrek de

medewerkers bij de plannen• Intern projectleider en eigen medewerkers

inzetten (weet wat je doet en ken de processen)• “Stok”• Plan B• Indien voldoende aanpassingen, ook echt

gaan!• Bied / organiseer hulp aan de gebruikers

Dont’s• Alles goed proberen te bedenken aan de

voorkant• Strak vasthouden aan dat ene plan (wees

opportunistisch aan het doel)• Luister niet naar negatieve medewerkers als

het gaat om de invoerdatum, dat de omschakeling extra tijd kost en dat het werk niet digitaal kan worden gedaan

ResultaatLege bureaus; waar eerst 200 tot 300 meter

papier doorheen ging, is het nu nog deflex-plek die je ziet

Klantportaal: Wat gaat dat u bieden?Spreker: Wilbert de Ridder, TrueLime / Octopus

Hoe werkt de huidige

Servicedesk?

Wat is het klantportaal?

Hoe wordt het

klantportaal uitgerold?

Hoe werkt het klantportaal?

Servicedesk TrueLime

Wat zijn de voordelen van het

klantportaal?

Huidige Servicedesk TrueLimeWij kennen 4 producten:

Microsoft Dynamics CRM

Kentico CMS(websites, intranet)

Canvastix(beeldschermcommunicatie)

Octopus Business Process Management (BPM)

Huidige Servicedesk TrueLimeOnderdelen huidige Octopus SD

•Meldingen

•Facturatie

•Octopus Supporttool (Up-/Downloads)

Huidige Servicedesk TrueLimeHuidige verwerking meldingen

01MELDING 02REGISTRATIE 03 ONTVANGST-BEVESTIGING 04 AFHANDELING 05 TERUG-

KOPPELING?

Onderhoudsovereenkomst - Correctief onderhoud (opsporen en herstellen gebreken)

- Preventief onderhoud (voorkomen van toekomstige gebreken) - Vernieuwend onderhoud (beschikbaar stellen nieuwe versies) - Adaptief onderhoud (programmatuur aanpassen aan nieuwe

apparatuur/besturingssystemen) - Telefonische ondersteuning (tijdens service-uren (9.00 – 17.00 uur)

en max. 10 min.)

Aparte factuur - Kleinschalig meerwerk

Abonnement klein onderhoud - Kleinschalig meerwerk

Huidige Servicedesk TrueLimeFacturatie SD werkzaamheden

Huidige Servicedesk TrueLime

Uploaden & downloadenvan bestanden•

Supporttool(www.octopus.nl/support)

• Fouten, wensen en vragen kunnen registreren• Op elk moment de status van de meldingen kunnen inzien• De status van het Abonnement Klein Onderhoud kunnen inzien• Bestanden kunnen downloaden - mijn downloads (leveringen) - algemene downloads (beschikbare updates, instructiedocumenten, enz.)• Bestanden kunnen uploaden• Tips & trics kunnen inzien

Wat is het klantportaal?Een online communicatieplatform waar klanten…

Gepland:• Inzicht in de facturering van de meldingen• Projecten (registreren en inzage van testbevindingen)

Voordelen klantportaal• Altijd en overal via internet te benaderen• Niet afhankelijk van service-uren• Eén centrale ingang• Actueel overzicht van alle meldingen• Handige selectiefilters voor het gewenste overzicht• Mogelijkheid tot aanvullende opmerkingen bij de

meldingen• Snelle communicatie m.b.t. meldingen met servicedesk

TrueLime• De geschiedenis van de melding kan worden bekeken• Ondersteunt meerdere producten• Gratis in gebruik voor max. 5 unieke gebruikers• Named accounts zodat eigenaarschap van de melding

duidelijk is• Handige “Tips & tricks” kunnen worden geraadpleegd en

worden aangevuld• Up- en downloaden vanuit klantportaal• Overzicht Abonnement Klein Onderhoud (strippenkaart)• Jullie (de klanten) helpen mee het product te verbeteren

Wat zijn de voordelen van het klantportaal?

Registreren en inzage van testbevindingen van projecten•

Inzicht in facturatie;valt de aanpassing van de melding onder het servicecontract of zijn het meerwerkkosten

•Roadmap volgende fase

Werking TrueLime Klantportaal

www.truelime.nl klantportaal.truelime.nl

Uitrol klantportaal• Uitrol vanaf medio oktober• Klanten met meeste meldingen in 2015 als

eerste of op verzoek• Berichtgeving in persoonlijke mail (in week

42)• Mail met voltooiing uitrol aan de primaire

contactpersoon (dag van activering)• Telefonisch contact met primaire

contactpersoon (enkele dagen na activering)

Vragen

PAUZE

Case Study: Gemeente Den HaagSprekers: Dick de Leeuw & Arjen Kuin

Een van de oplossingen

Traditionele oplossing:inhuren van externen

Wat is flexibele schil

Inhuur vs Flexschil

INHUUR FLEXSCHILPrijs per uur•Sollicitatiegesprekken• Geen sollicitatiegesprekken• Prijs per bezwaar•Aansturing door Teamleider JZ• Aansturing door Projectleider•Individuele beoordeling• 1 aanspreekpunt (=PL)•Langer inhuren dan noodzakelijk• Afgemeten geen cent teveel! •Meestal werkplek nodig• Op afstand (deels on site)•(meestal) niet getraind Octopus• Octopus getraind•

Prijsmodel Den Haag SZW

370 minuten = 6 uur + 10 minuten per bezwaarschrift

•

Situatie dSZW Den Haag

Enorme piek in WWB-bezwaren•“Eigen” flexschil onvoldoende capaciteit•

Wens transparantie kosten•

Pilotfase

Wennen aan nieuwe werkwijze• Nuttig en gewenst •

Kwaliteitstoets• ‘Snuffelen’ aan elkaar•Afstemming verwachtingen - realiteit•

Ervaringen in Den Haag• Opschaling kon waar dat gewenst was• Elkaar feedback geven (vice versa!)• Ervaringen uitwisselen

Ervaringen in Den Haag• Juristen kennen Octopus (TrueLime verzorgt training)• Digitale aanlevering dossiers (Dropbox en/of USB-stick)•Altijd bereikbaar

Aantallen

AfbouwVan 400 >> 0

OpbouwVan 100 >> 400

Totaal 1.300 bezwaarzaken

Samenwerken

Grote aantallen: actieve rol projectleider/linking pin

Uit handen nemen = ontzorgen

Juristen die ‘niet te beroerd zijn om ….’

Porties verdelen over juristen/tempoverschil

En: altijd bereikbaar

Mogelijke valkuilen• Geen open communicatie met counterpart bij gemeente• Beschikbaarheid juristen niet op tijd• Kwaliteit past niet bij wat de klant wil (ook na feedback)

Pluspunten op een rij

Kosten van tevoren bekend•Continuïteit: bijv. geen uitval door ziekte•

Geen ‘leegloop’•Ervaren juristen•

Geen of weinig werkplekken nodig(tenzij de klant juist aanwezigheid wenst, dat kan ook!)•Flexibel en transparant•

Landelijke dekking

En dat is letterlijk zo: meer dan 160 juristen van Groningen tot Zeeland en van Noord-Holland tot Limburg

Interim - juristen zijn gewend aan:Reizen•Avondvergaderingen (van bezwarencommissie)

•Diversiteit in werkwijzen•

Wij streven naar 100% tevreden

Huidige situatie oktober 2015

Raamcontract•Voor zaken die te lang blijven liggen•

Tegen prijs per bezwaar•

Octopus Web: Eerste online platform bezwaarverwerkingSpreker: Christian Berkhout, TrueLime / Octopus

Demo• Dashboard• Zakenoverzicht• Personen• Zaakdetails• Documenten bewerken met Word Web

App• Rapporten

Octopus Web

• Aansluiten op bestaande desktop installatie vanaf Octopus 5.0

• Volledige web-oplossing

Octopus Web

Octopus WebVoordelen

• Geen deployment nodig op clients• Geen lokale Office-afhankelijkheden• Geen beheer (bij SaaS)• Ondersteuning voor alle diakrieten d.m.v.

UTF-8• Standaard documenten zoekfunctie (bij

SharePoint)• Dashboard

Momenteel alleen SharePoint en netwerklocatie als DMS

•

Octopus WebBeperkingen

Alleen kernfunctionaliteit•

Octopus WebVragen of heeft u wat gemist?

Toekomstige ontwikkelingen OctopusSpreker: André Pijl, TrueLime / Octopus

Speerpunten

Octopus4.5 naar 5.0

Octopus Web versusOctopus Desktop

StUF koppelingen& KING

KEI – S2S koppeling metde rechtspraak

OctopusZitting-app

Octopus 4.5 nieuwe features

Laatste release 4.5.78b

Diverse bugfixes (zie release notes)

Nieuwe gratis functies

Nieuwe module “Activiteiten”

Documenten Tabblad

Zoeken van Zaken

Procedurestappen, Termijnen,Notificaties & Activiteiten

Module “Activiteiten”

Module “Activiteiten”

Octopus 5.0

Planning• Uitrol start na klantendag• Per klant aparte uitrol i.v.m. gewijzigde

configuratie

Waarom naar 5.0?• Voorbereiding webinterface• Nieuwe set rapportages• Meer mogelijkheden met configuratie• Technische upgrade (VDF11 naar VDF18)

Octopus Web versus Octopus Desktop

Data

Octopus Desktop - Binnen de organisatie

Documenten Data

Octopus OnLine – In �͞the cloud �͞

Documenten

Octopus Web versus Octopus Desktop

Data

Octopus Desktop & Web - Binnen de organisatie

Documenten Data

Octopus OnLine – In �͞the cloud �͞

Documenten

Functiematrix Desktop - Web

Van Octopus Desktop naar Web

• M.b.v. functiematrix inventariseren wat nu ondersteundwordt

• DMS koppeling belangrijk onderdeel• Eventueel eerst bepaalde groepen medewerkers overzetten• Beide interfaces kunnen naast elkaar draaien

op dezelfde database• Zelf de toegang naar “Buiten” openstellen

Toekomst• Octopus Web zal steeds meer functies krijgen a.d.h.v. matrix• Uiteindelijk zal Octopus Web alle desktopfuncties bevatten• Snelheid afhankelijk van verkoop en klantvraag

StUF koppelingen & KING

Sinds juli 2015 aangesloten bij KING

Bezig met ontwikkeling Octopus StUF 3.10 adapter

Betrokken bij KEI project, S2S koppeling

Nieuwe koppelingen in overleg met KING

KEI – S2S koppeling met de rechtspraak• Co-creatie project met grootste Octopus klanten

(repeat players)• Gezamenlijk functionaliteit bepalen en testen

• Projectgroep operationeel vóór de deadline• Daarna beschikbaar voor andere Octopus

klanten als module

Het proces

Notificatie nieuwe zaak

Aanmaken nieuwe zaak

Koppelen van stukken

Aanleveren van stukken

Bekendmaking zittingsdatum

Datum in Octopus

Aanleveren verweer

De uitspraak

Uitslag zitting

Octopus Zitting-app

Octopus Zitting-app

Octopus Zitting-app

Octopus Zitting-app

Octopus Zitting-app

Octopus Zitting-app

Octopus Zitting-app

Octopus Zitting-app

Afsluiting

Eindejaarsactie op procedure Beroep

Prijs Octopus Web(5K + 2 dgn. inrichten)

Winnaars & Vragen?