Module Schrijven 1 (brief)In 5 havo werk je in je schrijfdossier aan twee soorten schrijfopdrachten: zakelijke brieven en betogen. De dossiertoets is een betoog.

1. Algemene opmerkingen vooraf

Bij het schrijven van een brief houd je net als bij andere schrijfopdrachten altijd rekening met je doel en je publiek.

Bij de brief onderscheiden we de volgende doelen: informatie en/of toelichting/advies geven of vragen mening/klachten uiten/bezwaren naar voren brengen oproepen tot handelen

De stijl van je brief is afhankelijk van je schrijfdoel, maar ook van je publiek. Een brief aan de burgemeester is heel anders dan een brief voor brugklassers, en ook anders dan een klachtenbrief of een sollicitatiebrief. Deze soorten worden in deze module behandeld in aparte paragrafen (IV en V).Houd je bij elke zakelijke brief in ieder geval aan de volgende eisen:

beperk je tot de hoofdzaak (duidelijkheid) voorkom overbodige informatie, houd rekening met de voorkennis van je

publiek (relevantie) beschrijf de hoofdzaak op de juiste wijze en in logische volgorde (juistheid) geef/vraag alle noodzakelijke informatie (volledigheid)

2. Voorbereiding en “voorbereidingspunten”

Bij de voorbereiding van de toets kun je punten verdienen. Voor de voortgangstoets zelf kun je 90 punten halen, voor de voorbereiding krijg je 10 punten. In de voorbereidingsfase moet je schrjfopdrachten maken. Als je al het werk gedaan hebt én je hebt laten zien dat je progressie hebt gemaakt, kun je dus maximaal 10 punten verdienen. Het is wel de bedoeling dat je de brieven voor de dossiertoets inlevert. De reden is natuurlijk dat het niet zo zinvol is te gaan oefenen als je de toets al gemaakt hebt. De brieven worden met behulp van een nakijkmodel klassikaal besproken. De docent zal de brief helemaal nakijken. Zorg er dus voor dat die laatste brief ‘perfect’ is.

3. Briefindeling

De nummers verwijzen naar de toelichting in deze syllabus op de volgende pagina’s Hierboven zie je het briefmodel dat wij hier op school hanteren; dat is een kwestie van afspraak. Er zijn ook andere modellen; dan heeft men afgesproken de onderdelen op een andere plaats of in een andere volgorde te zetten.

Toelichting bij het model

Wij hanteren op school één van de eenvoudigste modellen; alles staat tegen de linkerkantlijn.Let vervolgens op het volgende:

marges ongeveer 22 à 3 cm het aantal witregels is afhankelijk van de hoeveelheid tekst, je moet zorgen

voor een mooie bladspiegel (indeling).Hieronder geven wij toelichting bij de genummerde onderdelen in het briefmodel.

1. Naam afzender A.B. NaamStraat 121234 AB PLAATSNAAM

Geen punt of komma Niet beginnen met: Meneer eventueel kan een vrouw wel beginnen met

Mevrouw. (Dit in het geval het van belang is om te laten weten dat de lezer met een vrouw te maken heeft.)

Let op de hoofdletters: uiteraard de eerste letters op een regel, maar ook in de postcode

2. Geadresseerde (Aan) (De heer, dus voluit) C.D. NaamLaan 345678 CD PLAATSNAAM

Naam bedrijf/instellingT.a.v. afdeling Verkoop (de heer Dik)Postbus 9101112 EF PLAATSNAAM

Zie opmerkingen bij 1 Als je naar een persoon schrijft, moet je de voorletters (en een eventuele titel)

vermelden In de adressering mag voor de naam geen functie (zoals personeelschef)

genoemd worden De adressering in de brief moet overeenkomen met de adressering op de

enveloppe; wanneer er een bezoekadres en een postadres zijn, stuur je de brief naar het postadres

3. Plaatsnaam en datum

Plaatsnaam, 1 januari 2005

Hier de plaatsnaam volgens de normale spelling Na de plaatsnaam komt een komma datum voluit, dus niet: 1 - 1 - '05 Geen punt of komma aan het eind

4 Betreft Betreft: opzegging abonnement

Voornamelijk in (zeer) zakelijke brieven, dus niet verplicht Zeer korte aanduiding van het onderwerp van de brief

5. Aanhef

Geachte mevrouw/heer, Geacht bestuur, Geacht college,

heer/mevrouw met kleine letters komma aan het eind als de naam bekend is, kan je die hier ook vermelden, maar wel zonder

initialen, zonder titulatuur en zonder functie, b.v.: Geachte heer Van Gelderen,

Bij gehuwde vrouwen in aanhef haar eigen achternaam weglaten Schrijf niet: Mijne heren, en nooit zoiets als Geacht bedrijf

6. Inleidende zin

In deze zin vermeld je het doel van de brief en de aanleiding tot het schrijven van de brief.

Deze zin komt wel na een komma, maar begint toch met een hoofdletter Begin de brief liever nooit met: Ik ... Vermeld eventueel je standpunt

7. Kern

De kern van de brief bestaat uit een aantal alinea's: na de inleidende zin volgen één of meer alinea's van de eigenlijke brief.In een brief zijn de alinea's vaak korter dan in andere stukken tekstTussen alle alinea’s komt er een regel wit!

8. Slot

In de laatste alinea rond je de brief af met een verzoek, wens, voorstel of dankbetuiging; In de afronding besteed je aandacht aan de toon van de brief.Afsluitende zin: Met belangstelling zie ik nader bericht van u tegemoet.

9. Slotformule en ondertekening

Hoogachtend,

Namens ...

Handtekening

E.F. Naam (met voorletters!)

Hoogachtend,

Handtekening

E.F. Naam (met voorletters!)

Functie(bijvoorbeeld :Adjunct-directeur)

Na hoogachtend (met een hoofdletter!) een komma Als je namens een bedrijf of iets dergelijks schrijft, noem je dat eerst, na

Hoogachtend, In plaats van Hoogachtend, kun je ook afsluiten met: Met vriendelijke groeten,

10. Bijlage

Bijlage Bijlagen: 2 Bijlagen: naam document

Als je iets mee stuurt (een curriculum vitae bijvoorbeeld) moet je dat de lezer duidelijk maken door middel van deze formule

Aan een zakelijke brief wordt slechts bij hoge uitzondering een P.S. toegevoegd!

4. Motivatiebrief

Steeds meer universiteiten en hogescholen vragen aan leerlingen van havo en vwo een brief te schrijven waarin je uitlegt waarom je graag een bepaalde studie wil volgen of waarom je graag een dagje wil proefstuderen.

Hieronder volgt hoe je het beste zo’n motivatiebrief kunt schrijven. Je treft een indeling van een brief aan, welke onderdelen inhoudelijk aan de orde moeten komen in je brief en een voorbeeldbrief.

Ook staat er aan welke voorwaarden een zakelijke brief in zijn algemeenheid moet voldoen volgens het Amerikaanse model. Dit model wordt wereldwijd gebruikt.

We hopen dat je met onderstaande uitleg een goede motivatiebrief kunt schrijven.

Decaan en sectie Nederlands

Indeling motivatiebrief voor opleidingDe motivatiebrief is maximaal één A4, ongeveer 300 woorden.

1 eigen adres 2 geadresseerde3 plaatsnaam en datum4 betreftregel5 aanhef6 inhoud7 afsluiting

Ad 6: inhoudUit de inhoud van je brief moet blijken 1) wie je bent, 2) waarom je geïnteresseerd bent in de betreffende studie, 3) wat je al weet van de betreffende studie, 4) wat je al aan activiteiten hebt ondernomen met betrekking tot de betreffende studie, 5) en op welke middelbare school je nu zit en. Het is de bedoeling dat je jezelf als het ware verkoopt. Je moet vertellen hoe goed je bent. Vertel dus geen negatieve dingen. Onderstaande elementen moet je inhoudelijk bespreken. De volgorde waarin mag je zelf bepalen.

1 Wie ben je?2 Redenen van interesse?

- Wat spreekt je aan in deze opleiding?- Waarom specifiek deze opleiding?- Wat zijn je sterke vakken?- Welk profiel?- Wat sluit aan bij je eigen kunnen/je eigen interessewereld?- Welke aspecten van de studie interesseren je?- Welke ervaring heb je al op het gebied van de betreffende studie?

3 Wat weet je al van de betreffende studie?4 Wat heb je al aan lobactiviteiten gedaan betreffende deze studie?

- informatie uit: brochure, website, bezoek open dag, proefstuderen, via via6 Op welke middelbare school zit je?

- schrijf ergens in je brief op welke middelbare school je zit (Maerlant-lyceum, Johannes Bildersstraat 11 2596ED Den Haag)

Bij een gerichte vraag is je argumentatie het belangrijkst. Je moet altijd uitlegen waarom je iets vindt. Je moet soms een stelling verdedigen of een essay schrijven over een bepaald onderwerp.

Indeling motivatiebrief voor proefstuderenDe motivatiebrief is maximaal één A4, ongeveer 300 woorden.

1 eigen adres 2 geadresseerde3 plaatsnaam en datum4 betreftregel5 aanhef6 inhoud7 afsluiting

Ad 6: inhoudUit de inhoud van je brief moet blijken 1) wie je bent, 2) waarom je geïnteresseerd bent in de betreffende studie, 3) wat je al weet van de betreffende studie, 4) wat je al aan activiteiten hebt ondernomen met betrekking tot de betreffende studie, 5) op welke middelbare school je nu zit en 6) en wat je nog meer wil weten over de betreffende studie. Het is de bedoeling dat je jezelf als het ware verkoopt. Je moet vertellen hoe goed je bent. Vertel dus geen negatieve dingen.

1-5 zie hierboven6 Wat wil je nog weten over de betreffende opleiding?

- verschillende onderdelen/vakken, onderwijsvormen, mogelijkheden op arbeidsmarkt.

Soms moet je bij aanmelding een digitaal inschrijfformulier invullen. Daarin staan vaak de volgende vragen:- Heb je al een voorlichtingsdag bezocht van deze opleiding?- Heb je al een brochure gelezen van deze opleiding?- Wil je informatie over voorlichtingsactiviteiten blijven ontvangen?- Hoe heb je je georienteerd op de TUD?- Noem 2 redenen om bij deze opleiding te komen Proefstuderen- Wat verwacht je van het Proefstuderen?- Hoe ben je op het idee gekomen om aan Proefstuderen mee te doen?

Zakelijke brieven volgens het Amerikaans briefmodel

Gebruik het nieuw-Amerikaanse briefmodel, Dit betekent dat je het briefhoofd, de plaatsnaam en datum, de adressering en andere gegevens onmiddellijk aan de linkerkantlijn plaatst. Nergens inspringen. Ook niet verderop in de brief.

5. De sollicitatiebrief

Naast de algemene zakelijke brief zijn er nog twee bijzondere soorten zakelijke brieven: de circulaire (een brief gericht aan meerdere personen) en de sollicitatie-brief.De circulaire wordt niet in deze syllabus behandeld. Hieronder volgen aanwijzingen voor de sollicitatiebrief.

Sollicitatiebrief zonder bijlage: Betreftregel: sollicitatie en evt. sollicitatienummer. Alinea 1: verwijzing naar oproep en functie. Middenstuk: persoonlijke gegevens en reden van sollicitatie. Slot: verzoek om uitgenodigd te worden.

Sollicitatiebrief met bijlage: In brief: verwijzing naar oproep, functie, reden van sollicitatie, ervaring en

specifieke eigenschappen, verzoek tot gesprek en verwijzing naar bijlage. In de bijlage: persoonlijke gegevens, opleiding, cursussen, ervaring en

referenties.

In een open sollicitatiebrief heb je een andere openingsalinea: je maakt duidelijk dat je bij het bedrijf wilt werken, je vraagt of er vacatures zijn en je informeert naar een gesprek.

6. Werkwijze bij het maken van de opdracht

1. Lees de zogenaamde case altijd heel zorgvuldig. Lees in het bijzonder de apart geformuleerde opdracht goed: daarin wordt uitdrukkelijk het doel van de brief vermeld. Als jouw brief niet precies beantwoordt aan de opdracht, dan is de kans op een voldoende normaal gesproken al verkeken.

2. Schrijf voor jezelf op wat het doel van de brief is en voor wie de brief bedoeld is. Lees vervolgens de case opnieuw en streep alles aan wat nodig is om het doel bij de geadresseerde te bereiken. Twijfel je er echt aan of je een bepaald gegeven moet opnemen, neem het dan maar beter wel op. In het algemeen is het minder goed wanneer je noodzakelijke informatie niet opneemt, dan wanneer je overbodige informatie wel opneemt. Dit betekent uiteraard niet dat je alles klakkeloos moet overnemen. In de praktijk blijkt dat data en getallen die in de case zijn vermeld, bijna altijd moeten worden verwerkt in de brief. Zorg er voor dat je data, namen en adressen juist overneemt. Sfeertekenende passages, stukken die alleen bedoeld zijn om van de case een aantrekkelijk verhaal te maken, moet je nooit in je brief opnemen.

3. Breng voor je met schrijven begint structuur aan in de informatie die je wilt opnemen. Dat vergemakkelijkt het schrijven en je voorkomt ermee dat je bepaalde punten vergeet. In het algemeen vermeld je in de inleiding je doel en de aanleiding; in de kern vermeld je bijvoorbeeld chronologisch wat er is gebeurd; in het slot vermeld je je verzoek en/of herhaal je je standpunt.Let ook op het tijdsverloop in de geschetste situatie. Schrijf dus niet één dag na een incident de brief, terwijl er in de opdracht staat, dat je intussen bij diverse instanties hebt geïnformeerd.

4. Als in de case een concrete aanleiding tot het schrijven van de brief wordt genoemd, moet je altijd naar die aanleiding verwijzen. Dat mag per se niet met de uitdrukking >naar aanleiding van...=

5. Laat geen wezenlijke gegevens uit de adressering en dergelijke weg. Een brief wegsturen waar geen adres of geen afzender op staat vermeld, kan niet. Staan zulke gegevens niet in de case, dan moet je ze zelf verzinnen.Het komt nogal eens voor dat je de brief uit naam van een ander moet schrijven. In dat geval zet je natuurlijk ook diens naam onder je brief. In alle andere gevallen zet je je eigen naam eronder. Een brief moet altijd ondertekend zijn.Vergeet niet de betreftregel: de omschrijving van het onderwerp of de aanleiding.

6. In je brief mag je geen tactische blunders maken. Dat zijn uitspraken die niet alleen overbodig zijn, maar zelfs een averechtse uitwerking hebben. Dergelijke blunders maak je als je iemand een verzoek doet - bijvoorbeeld om ergens aan mee te werken - en elders een verwijt maakt, of als je in de beantwoording van een klachtenbrief iemand onomwonden te kennen geeft dat hij er helemaal niets van begrepen heeft. Vermijd dus aanvallen op de persoon van de geadresseerde en treed iemand altijd correct tegemoet: let dus op de juiste toon!

7. Je brief moet netjes verzorgd zijn. Eigenlijk zou hij zo de deur uit moeten kunnen. Heb je er de tijd voor, schrijf de brief dan over. De slechte indruk die een slordige brief op een lezer maakt, maakt hij ook op de corrector.