Toelichting Overeenkomst Microsoft

2015 – 2017: De belangrijkste punten

APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 2

Inleiding On premise, Cloud, Bring Your Own Device (BYOD), flexibiliteit; allemaal termen die wij de afgelopen

jaren vanuit het veld voorbij hoorden komen als het gaat om ICT, software en vooral de Microsoft-

overeenkomst. De nieuwe Microsoft-overeenkomst speelt maximaal in op deze trends, maar biedt

onderwijsinstellingen ook de mogelijkheid hun eigen tempo te volgen. Dit document licht de belangrijkste

punten in de overeenkomst toe.

Blijft u graag nog on premise werken, of wilt u liever naar de Cloud met Office 365, of kiest u wellicht voor

een hybride model? De nieuwe Microsoft-overeenkomst met het nieuwe ‘Basispakket’ geeft u de

flexibiliteit om in uw eigen tempo in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. De komende drie jaar kunt u zelf

bepalen hoe die verdeling eruit gaat zien zonder dat daar extra kosten mee gemoeid zijn.

BYOD brengt vele uitdagingen met zich mee op licentiegebied. De nieuwe overeenkomst lost de meest

voorkomende en complexe issues op het gebied van BYOD en benodigde Client Access Licenses

(CAL’s) op.

Was het bijhouden (tellen) van alle devices binnen de instelling een tijdsintensieve aangelegenheid, dan

biedt de nieuwe Microsoft-overeenkomst uitkomst!

APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 3

De belangrijkste punten op een rij Algemeen

Per 31 december 2014 loopt de huidige Microsoft-overeenkomst af. Dat betekent dat uw Microsoft-

licenties verlopen. Hiervoor komt de nieuwe Microsoft-overeenkomst in de plaats, zoals gebruikelijk voor

een jaarlijks bedrag en met een looptijd van 3 jaar. Aanvang is op 1 januari 2015, de overeenkomst loopt

af op 31 december 2017.

De Microsoft-overeenkomst is wederom gebaseerd op een Basispakket, voorheen bekend als het

Desktop Pakket. Naast het Basispakket is het mogelijk om additionele producten als Visio, Project en

serverlicenties te bestellen. Zo heeft u met deze overeenkomst toegang tot de meest recente Microsoft-

producten. Gebruik maken van oudere software- of taalversies blijft uiteraard mogelijk.

In de nieuwe overeenkomst is rekening gehouden met de toenemende populariteit van Office 365, Bring

Your Own Device-scenario’s en de combinatie van on-premise- en cloudgebruik, zodat u als instelling

zeker weet dat de licenties in orde zijn als u leerlingen en medewerkers eigen devices laat gebruiken die

verbinding maken met de ICT-infrastructuur van de school. Op deze manier sluit de nieuwe

overeenkomst perfect aan op de huidige trends en ontwikkelingen.

1. Looptijd

De nieuwe overeenkomst heeft een looptijd van 3 jaar (van 1-1-2015 tot en met 31-12-2017) met

jaarlijkse registraties en betalingen. Belangrijke data:

november 2014: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 1 (2015)

november 2015: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 2 (2016)*

november 2016: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 3 (2017)*

Tijdens de jaarregistratie geeft u, naast het verplichte Basispakket, het aantal gewenste additionele

desktopproducten en serverlicenties aan ons door.

*Start jaarregistratie kan enkele weken afwijken

APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 4

2. Inhoud Microsoft Basispakket

Het Microsoft Basispakket bevat de volgende producten:

Desktop Education met Software Assurance - (voor instellingsgebruik)

o Upgrade Windows Professional of Enterprise

o Office Professional Plus

o Enterprise CAL Suite met MDOP

Office 365 Education E3 Subscription (nieuwe naam voor het A3-abonnement)

Dit betreft een Step-Up-licentie vanuit de Enterprise CAL en Office ProPlus

Windows Server CAL met Software Assurance - voor leerlingen

Remote Desktop Services CAL met Software Assurance - voor medewerkers & leerlingen

VDA Subscription

Microsoft Desktop Optimization Pack for Software Assurance - voor leerlingen

Voor een omschrijving van deze licenties, zie document ‘Toelichting overeenkomst Microsoft 2015-2017’.

3. Prijsstelling

Basispakket

De jaarprijs voor de nieuwe overeenkomst is gebaseerd op de prijs die is betaald in het laatste jaar van

de oude overeenkomst. Alleen in het eerste licentiejaar zullen wij een eenmalige prijsstijging hanteren,

verder hebben wij voor alle licentiejaren de jaarprijs voor het Microsoft Basispakket gelijk kunnen houden.

Goed nieuws dus: geen tussentijdse verhogingen meer, maar dezelfde prijs voor 2015, 2016 en 2017.

Voor instellingen die het Desktop Pakket hadden zal er een eenmalige verhoging van 5% berekend

worden. U hoeft niet langer het aantal devices of tussentijdse wijzigingen daarvan op te geven.

Van PC’s naar gebruikers

Waar u voorheen licenties bestelde op basis van Microsoft PC’s wordt nu de gebruiker steeds

belangrijker. Steeds meer producten die nu ook opgenomen zijn in het Basispakket, worden gelicenseerd

op basis van werkelijke gebruikers. Omdat wij nu het jaarlijkse bedrag gebaseerd hebben op de prijs van

2014 kunnen wij in de komende 3 jaar zorgdragen voor een goede overgang naar volledig betalen per

gebruiker in een volgende overeenkomst. Daarom wordt u jaarlijks wel gevraagd om een aantal

kerncijfers te registreren, zoals aantal gebruikers.

Additionele deskproducten en servers

Bij iedere jaarregistratie kunnen additionele desktopproducten en serverlicenties besteld worden. U

betaalt deze per jaar en bij iedere jaarregistratie kunt u opnieuw het aantal benodigde licenties tellen en

registreren. Wanneer additionele desktopproducten en/of serverlicenties gedurende een licentiejaar

bijbesteld worden, dan worden additionele desktopproducten naar rato per maand en serverlicenties naar

APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 5

rato per kwartaal in rekening gebracht.

4. Gebruik ‘on premise’ en in de cloud

Voorheen moest er voor Office 365 E3, de uitgebreide cloudvariant van Office, aanvullend betaald

worden. In de nieuwe Microsoft-overeenkomst is dit niet meer nodig: u bepaalt zelf in welke vorm en

verhouding het gebruik on premise of in de cloud plaatsvindt zonder daar extra voor te betalen. Hierdoor

kunt u de komende drie jaar keuzes maken in welke mate u uw ICT infrastructuur on premise, in de cloud

of hybride (deels lokaal, deels in de cloud of extern) inricht. Door volledig in de cloud te gaan kunt u

bijvoorbeeld fors besparen op kosten, door weinig tot geen eigen servers meer aan te schaffen of te

beheren, geen back-up- en upgradewerkzaamheden meer uit te hoeven voeren, etc.

Office 365 ProPlus

In één overeenkomst wordt al het gebruik van Office geregeld!

Office 365 ProPlus op alle devices van de instelling

Office 365 ProPlus mag op alle Qualified Desktops (zie het vervolg van deze handleiding voor een

uitgebreide definitie) gebruikt worden via de licentie in het Basispakket.

Office 365 ProPlus op eigen devices van leerlingen en medewerkers *

In de oude overeenkomst was er al het Student Advantage-programma waarmee leerlingen het recht

kregen om Office 365 ProPlus op 5 eigen devices te installeren en gebruiken, mits de school deelnam

aan de Microsoft Schoolovereenkomst. Microsoft heeft dit recht nu ook voor medewerkers beschikbaar

gesteld. De nieuwe benaming is ‘Office 365 ProPlus Benefit’.

* Deze paragraaf is ter info, Office 365 ProPlus Benefit maakt geen deel uit van de Schoolovereenkomst,

maar is een apart aanbod van Microsoft. Aan deze paragraaf kunnen dan ook geen rechten worden

ontleend.

5. BYOD en compliancy

In de nieuwe overeenkomst is het gebruik van eigen devices zoals laptops, tablets en smartphones door

medewerkers en leerlingen vanuit huis en op de instelling volledig afgedekt. Er worden door

medewerkers en leerlingen steeds meer eigen devices meegenomen naar de instelling waarmee toegang

tot de ICT-infrastructuur van de instelling wordt verkregen. In de vorige overeenkomst was het

gebruiksrecht voor deze devices niet voor iedereen inbegrepen in het Desktop Pakket en was het gebruik

daarvan eigenlijk niet legaal.

Welke scenario’s dekt het Basispakket af?

De afgelopen jaren constateerden wij dat er veel verwarring is over het type devices waarvoor een

licentie aangeschaft moet worden. De Microsoft-licensering voor al deze devices was vaak complex en

moeilijk te doorgronden. Veel instellingen waren bijvoorbeeld in de veronderstelling dat een MacBook niet

APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 6

opgegeven hoefde te worden, maar ook omtrent iPads en Android tablets bestond veel verwarring. Dit

heeft ertoe geleid dat er veel onbewust onjuist gebruik van licenties plaatsvindt.

In de nieuwe Microsoft-overeenkomst is dit opgelost door een aantal producten toe te voegen aan het

Basispakket:

• Windows Server Client Access License (CAL) voor leerlingen

• Remote Desktop Service (RDS) CAL voor leerlingen

• Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP) voor leerlingen

• Virtual Desktop Access (VDA) voor medewerkers en leerlingen

Hiermee zijn de volgende scenario’s afgedekt:

• Gebruik van devices van de instelling door medewerkers en leerlingen, binnen de instelling

• Gebruik van devices van de instelling door medewerkers en leerlingen, buiten de instelling

• Gebruik van eigen devices door medewerkers en leerlingen, binnen de instelling

• Gebruik van eigen devices door leerlingen, buiten de instelling

Zoekt u concrete voorbeelden en meer uitleg over deze nieuwe producten in het Basispakket?

U vindt dit in Bijlage A.

6. Netwerkbeheer en servicelicenties Het standaardbeleid van Microsoft is dat co-location van servers is toegestaan. Dat betekent dat de

licenties ingezet kunnen worden voor zowel fysieke als virtuele servers die gemanaged worden door

derden. Wat niet mag is een gehoste server van een SPLA leverancier voorzien van de Microsoft

licenties uit de Licentieovereenkomst die via APS IT-diensten is afgenomen. Het is echter NIET

toegestaan deze twee licentievormen (Microsoft licentieovereenkomst en SPLA) te mengen. Bovendien

zou u dan dubbel betalen. De serveromgeving dient tevens alleen door uw school of schoolbestuur, en

niet door derden, gebruikt te worden.

7. Tot slot

Wij hopen u hiermee beknopt de belangrijkste voordelen en wijzigingen in de nieuwe Microsoft-

overeenkomst te hebben toegelicht. Meer informatie nodig? Die vindt u hier:

• Uitgebreide toelichting Microsoft Basispakket en overige producten (PDF)

• Jaarregistratie Microsoft 2015 – 2017 (webpagina)

• FAQ jaarregistratie Microsoft 2015 (webpagina)

Voor vragen kunt u van 8.30u tot 17.00u contact opnemen met onze Servicedesk via 030-2856870 of een

e-mail sturen naar info@apsitdiensten.nl.

APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 7

Bijlage A: voorbeeld scenario’s bij gebruik Basispakket

Deze scenario’s zijn vooral gebaseerd op de connectie die medewerkers en leerlingen maken met de

(Microsoft) ICT- infrastructuur op school. Licenties voor deze infrastructuur (bijvoorbeeld voor Windows

Server of Exchange Server) en voor de applicaties (behalve Office ProPlus) dienen nog wel geregistreerd

te worden.

1. Medewerkers en leerlingen – op de instelling – devices van de instelling

Devices van de instelling zijn allemaal gedekt voor het gebruik van Windows en Office ProPlus door

medewerkers en leerlingen.

• Wanneer medewerkers en leerlingen op de instelling gebruik maken van de daar aanwezige

devices of van devices die aan de leerlingen in bruikleen zijn gegeven (Qualified Desktops),

dan zitten de benodigde licenties in de Desktop EDU-licentie. Hiermee wordt het gebruik van

Windows en Office ProPlus gelicenseerd alsmede de connectie die het device maakt met de

Microsoft-infrastructuur op school door middel van de nodige CAL’s.

• Wanneer applicaties aangeboden worden door middel van een Terminal Server-oplossing

(Remote Desktop Services) dan wordt dit gedekt door de RDS CAL.

• Wanneer applicaties aangeboden/gestreamd worden via een Virtuele Applicatie of via een

Virtuele Machine dan wordt dit gedekt door de Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP)

subscription.

• Voor Chromebooks of andere devices zonder een Qualified Base OS, zoals een Thin Cliënt,

beschikt u over de VDA subscription.

Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.

2. Medewerkers en leerlingen – buiten de instelling – devices van de instelling Ook buiten de instelling zijn devices van de instelling gedekt voor het gebruik van Windows en Office

ProPlus door medewerkers en leerlingen.

• De Desktop EDU-licentie dekt gebruik door medewerkers en leerlingen wanneer ze buiten de

instelling gebruik maken van devices die aan hen in bruikleen zijn gegeven. Hiermee wordt

het gebruik van Windows en Office ProPlus gelicenseerd alsmede de connectie die het

device maakt met de Microsoft-infrastructuur op school door middel van de nodige CAL’s.

• Wanneer applicaties aangeboden worden door middel van een Terminal Server-oplossing

(Remote Desktop Services) dan wordt dit gedekt door de RDS CAL.

• Wanneer applicaties aangeboden/gestreamd worden via een Virtuele Applicatie of via een

Virtuele Machine dan wordt dit gedekt door de Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP)

subscription.

• Voor Chromebooks of andere devices zonder een Qualified Base OS, zoals een Thin Cliënt,

beschikt u over de VDA subscription.

Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.

APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 8

3. Leerlingen – op of buiten de instelling – eigen devices

Dit scenario is het meest belangrijk, omdat er in de vorige Microsoft-overeenkomst vrijwel niets was

afgedekt voor eigen devices van leerlingen en er toch al veelvuldig op deze manier te werk werd gegaan.

In de nieuwe overeenkomst is dit scenario volledig afgedekt via het Basispakket: een leerling kan binnen

of buiten de instelling op ieder moment via ieder device verbinding maken met de schoolinfrastructuur en

verbinding maken met applicaties die op verschillende manieren aangeboden kunnen worden.

• Wanneer leerlingen met eigen devices (laptop, Windows Tablet, Android Tablet, iPad, iPhone

Windows Phone, MacBook, Chromebooks, etc.) verbinding maken met de Microsoft

infrastructuur op school dan beschikt u over de ‘Windows Server CAL voor leerlingen’.

• Wanneer er ook gebruik gemaakt wordt van applicaties, aangeboden via Terminal Server,

een virtuele applicatie of virtuele desktop, dan wordt dit gedekt door de RDS CAL en MDOP

subscription in het Basispakket.

• Wanneer de leerling een device heeft wat geen Qualified Base OS heeft, bijvoorbeeld een

Chromebook, dan is dit gedekt door de VDA subscription.

Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.

4. Medewerkers – op de instelling – eigen devices

Wanneer medewerkers op de instelling gebruik maken van hun eigen devices, verbinding maken met de

schoolinfrastructuur en applicaties benaderen dan zitten de benodigde licenties daarvoor in het

Basispakket.

Het komt steeds vaker voor dat medewerkers hun eigen devices (bijvoorbeeld laptops, tablets en

smartphones) meenemen naar de instelling en op die devices werken. Wanneer deze devices verbinding

maken met de infrastructuur van de school en derhalve een zogenaamd ‘managed device’ zijn, beschikt u

met het Basispakket over dezelfde licenties als in scenario 1, dus:

• Gebruik van applicaties via Terminal Server oplossingen: RDS CAL

• Gebruik van applicaties (en eventueel OS) via streamed oplossingen: MDOP subscription

• Voor het gebruik van Chromebooks beschikt u over de VDA subscription.

Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.

5. Medewerkers – buiten de instelling – eigen devices

Wanneer medewerkers met hun eigen device buiten de instelling zijn (dan kan overal zijn, thuis of

onderweg) en op die plek met het device verbinding maken met de infrastructuur van de school dan

gelden daar de ‘Work at Home rights’ voor, die opgenomen zijn in de Software Assurance.

Voor het gebruik van Chromebooks beschikt u over de in het Basispakket aanwezige VDA subscription.