Toelichting Overeenkomst Microsoft
2015 – 2017: De belangrijkste punten
APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 2
Inleiding On premise, Cloud, Bring Your Own Device (BYOD), flexibiliteit; allemaal termen die wij de afgelopen
jaren vanuit het veld voorbij hoorden komen als het gaat om ICT, software en vooral de Microsoft-
overeenkomst. De nieuwe Microsoft-overeenkomst speelt maximaal in op deze trends, maar biedt
onderwijsinstellingen ook de mogelijkheid hun eigen tempo te volgen. Dit document licht de belangrijkste
punten in de overeenkomst toe.
Blijft u graag nog on premise werken, of wilt u liever naar de Cloud met Office 365, of kiest u wellicht voor
een hybride model? De nieuwe Microsoft-overeenkomst met het nieuwe ‘Basispakket’ geeft u de
flexibiliteit om in uw eigen tempo in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. De komende drie jaar kunt u zelf
bepalen hoe die verdeling eruit gaat zien zonder dat daar extra kosten mee gemoeid zijn.
BYOD brengt vele uitdagingen met zich mee op licentiegebied. De nieuwe overeenkomst lost de meest
voorkomende en complexe issues op het gebied van BYOD en benodigde Client Access Licenses
(CAL’s) op.
Was het bijhouden (tellen) van alle devices binnen de instelling een tijdsintensieve aangelegenheid, dan
biedt de nieuwe Microsoft-overeenkomst uitkomst!
APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 3
De belangrijkste punten op een rij Algemeen
Per 31 december 2014 loopt de huidige Microsoft-overeenkomst af. Dat betekent dat uw Microsoft-
licenties verlopen. Hiervoor komt de nieuwe Microsoft-overeenkomst in de plaats, zoals gebruikelijk voor
een jaarlijks bedrag en met een looptijd van 3 jaar. Aanvang is op 1 januari 2015, de overeenkomst loopt
af op 31 december 2017.
De Microsoft-overeenkomst is wederom gebaseerd op een Basispakket, voorheen bekend als het
Desktop Pakket. Naast het Basispakket is het mogelijk om additionele producten als Visio, Project en
serverlicenties te bestellen. Zo heeft u met deze overeenkomst toegang tot de meest recente Microsoft-
producten. Gebruik maken van oudere software- of taalversies blijft uiteraard mogelijk.
In de nieuwe overeenkomst is rekening gehouden met de toenemende populariteit van Office 365, Bring
Your Own Device-scenario’s en de combinatie van on-premise- en cloudgebruik, zodat u als instelling
zeker weet dat de licenties in orde zijn als u leerlingen en medewerkers eigen devices laat gebruiken die
verbinding maken met de ICT-infrastructuur van de school. Op deze manier sluit de nieuwe
overeenkomst perfect aan op de huidige trends en ontwikkelingen.
1. Looptijd
De nieuwe overeenkomst heeft een looptijd van 3 jaar (van 1-1-2015 tot en met 31-12-2017) met
jaarlijkse registraties en betalingen. Belangrijke data:
november 2014: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 1 (2015)
november 2015: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 2 (2016)*
november 2016: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 3 (2017)*
Tijdens de jaarregistratie geeft u, naast het verplichte Basispakket, het aantal gewenste additionele
desktopproducten en serverlicenties aan ons door.
*Start jaarregistratie kan enkele weken afwijken
APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 4
2. Inhoud Microsoft Basispakket
Het Microsoft Basispakket bevat de volgende producten:
Desktop Education met Software Assurance - (voor instellingsgebruik)
o Upgrade Windows Professional of Enterprise
o Office Professional Plus
o Enterprise CAL Suite met MDOP
Office 365 Education E3 Subscription (nieuwe naam voor het A3-abonnement)
Dit betreft een Step-Up-licentie vanuit de Enterprise CAL en Office ProPlus
Windows Server CAL met Software Assurance - voor leerlingen
Remote Desktop Services CAL met Software Assurance - voor medewerkers & leerlingen
VDA Subscription
Microsoft Desktop Optimization Pack for Software Assurance - voor leerlingen
Voor een omschrijving van deze licenties, zie document ‘Toelichting overeenkomst Microsoft 2015-2017’.
3. Prijsstelling
Basispakket
De jaarprijs voor de nieuwe overeenkomst is gebaseerd op de prijs die is betaald in het laatste jaar van
de oude overeenkomst. Alleen in het eerste licentiejaar zullen wij een eenmalige prijsstijging hanteren,
verder hebben wij voor alle licentiejaren de jaarprijs voor het Microsoft Basispakket gelijk kunnen houden.
Goed nieuws dus: geen tussentijdse verhogingen meer, maar dezelfde prijs voor 2015, 2016 en 2017.
Voor instellingen die het Desktop Pakket hadden zal er een eenmalige verhoging van 5% berekend
worden. U hoeft niet langer het aantal devices of tussentijdse wijzigingen daarvan op te geven.
Van PC’s naar gebruikers
Waar u voorheen licenties bestelde op basis van Microsoft PC’s wordt nu de gebruiker steeds
belangrijker. Steeds meer producten die nu ook opgenomen zijn in het Basispakket, worden gelicenseerd
op basis van werkelijke gebruikers. Omdat wij nu het jaarlijkse bedrag gebaseerd hebben op de prijs van
2014 kunnen wij in de komende 3 jaar zorgdragen voor een goede overgang naar volledig betalen per
gebruiker in een volgende overeenkomst. Daarom wordt u jaarlijks wel gevraagd om een aantal
kerncijfers te registreren, zoals aantal gebruikers.
Additionele deskproducten en servers
Bij iedere jaarregistratie kunnen additionele desktopproducten en serverlicenties besteld worden. U
betaalt deze per jaar en bij iedere jaarregistratie kunt u opnieuw het aantal benodigde licenties tellen en
registreren. Wanneer additionele desktopproducten en/of serverlicenties gedurende een licentiejaar
bijbesteld worden, dan worden additionele desktopproducten naar rato per maand en serverlicenties naar
APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 5
rato per kwartaal in rekening gebracht.
4. Gebruik ‘on premise’ en in de cloud
Voorheen moest er voor Office 365 E3, de uitgebreide cloudvariant van Office, aanvullend betaald
worden. In de nieuwe Microsoft-overeenkomst is dit niet meer nodig: u bepaalt zelf in welke vorm en
verhouding het gebruik on premise of in de cloud plaatsvindt zonder daar extra voor te betalen. Hierdoor
kunt u de komende drie jaar keuzes maken in welke mate u uw ICT infrastructuur on premise, in de cloud
of hybride (deels lokaal, deels in de cloud of extern) inricht. Door volledig in de cloud te gaan kunt u
bijvoorbeeld fors besparen op kosten, door weinig tot geen eigen servers meer aan te schaffen of te
beheren, geen back-up- en upgradewerkzaamheden meer uit te hoeven voeren, etc.
Office 365 ProPlus
In één overeenkomst wordt al het gebruik van Office geregeld!
Office 365 ProPlus op alle devices van de instelling
Office 365 ProPlus mag op alle Qualified Desktops (zie het vervolg van deze handleiding voor een
uitgebreide definitie) gebruikt worden via de licentie in het Basispakket.
Office 365 ProPlus op eigen devices van leerlingen en medewerkers *
In de oude overeenkomst was er al het Student Advantage-programma waarmee leerlingen het recht
kregen om Office 365 ProPlus op 5 eigen devices te installeren en gebruiken, mits de school deelnam
aan de Microsoft Schoolovereenkomst. Microsoft heeft dit recht nu ook voor medewerkers beschikbaar
gesteld. De nieuwe benaming is ‘Office 365 ProPlus Benefit’.
* Deze paragraaf is ter info, Office 365 ProPlus Benefit maakt geen deel uit van de Schoolovereenkomst,
maar is een apart aanbod van Microsoft. Aan deze paragraaf kunnen dan ook geen rechten worden
ontleend.
5. BYOD en compliancy
In de nieuwe overeenkomst is het gebruik van eigen devices zoals laptops, tablets en smartphones door
medewerkers en leerlingen vanuit huis en op de instelling volledig afgedekt. Er worden door
medewerkers en leerlingen steeds meer eigen devices meegenomen naar de instelling waarmee toegang
tot de ICT-infrastructuur van de instelling wordt verkregen. In de vorige overeenkomst was het
gebruiksrecht voor deze devices niet voor iedereen inbegrepen in het Desktop Pakket en was het gebruik
daarvan eigenlijk niet legaal.
Welke scenario’s dekt het Basispakket af?
De afgelopen jaren constateerden wij dat er veel verwarring is over het type devices waarvoor een
licentie aangeschaft moet worden. De Microsoft-licensering voor al deze devices was vaak complex en
moeilijk te doorgronden. Veel instellingen waren bijvoorbeeld in de veronderstelling dat een MacBook niet
APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 6
opgegeven hoefde te worden, maar ook omtrent iPads en Android tablets bestond veel verwarring. Dit
heeft ertoe geleid dat er veel onbewust onjuist gebruik van licenties plaatsvindt.
In de nieuwe Microsoft-overeenkomst is dit opgelost door een aantal producten toe te voegen aan het
Basispakket:
• Windows Server Client Access License (CAL) voor leerlingen
• Remote Desktop Service (RDS) CAL voor leerlingen
• Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP) voor leerlingen
• Virtual Desktop Access (VDA) voor medewerkers en leerlingen
Hiermee zijn de volgende scenario’s afgedekt:
• Gebruik van devices van de instelling door medewerkers en leerlingen, binnen de instelling
• Gebruik van devices van de instelling door medewerkers en leerlingen, buiten de instelling
• Gebruik van eigen devices door medewerkers en leerlingen, binnen de instelling
• Gebruik van eigen devices door leerlingen, buiten de instelling
Zoekt u concrete voorbeelden en meer uitleg over deze nieuwe producten in het Basispakket?
U vindt dit in Bijlage A.
6. Netwerkbeheer en servicelicenties Het standaardbeleid van Microsoft is dat co-location van servers is toegestaan. Dat betekent dat de
licenties ingezet kunnen worden voor zowel fysieke als virtuele servers die gemanaged worden door
derden. Wat niet mag is een gehoste server van een SPLA leverancier voorzien van de Microsoft
licenties uit de Licentieovereenkomst die via APS IT-diensten is afgenomen. Het is echter NIET
toegestaan deze twee licentievormen (Microsoft licentieovereenkomst en SPLA) te mengen. Bovendien
zou u dan dubbel betalen. De serveromgeving dient tevens alleen door uw school of schoolbestuur, en
niet door derden, gebruikt te worden.
7. Tot slot
Wij hopen u hiermee beknopt de belangrijkste voordelen en wijzigingen in de nieuwe Microsoft-
overeenkomst te hebben toegelicht. Meer informatie nodig? Die vindt u hier:
• Uitgebreide toelichting Microsoft Basispakket en overige producten (PDF)
• Jaarregistratie Microsoft 2015 – 2017 (webpagina)
• FAQ jaarregistratie Microsoft 2015 (webpagina)
Voor vragen kunt u van 8.30u tot 17.00u contact opnemen met onze Servicedesk via 030-2856870 of een
e-mail sturen naar [email protected].
APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 7
Bijlage A: voorbeeld scenario’s bij gebruik Basispakket
Deze scenario’s zijn vooral gebaseerd op de connectie die medewerkers en leerlingen maken met de
(Microsoft) ICT- infrastructuur op school. Licenties voor deze infrastructuur (bijvoorbeeld voor Windows
Server of Exchange Server) en voor de applicaties (behalve Office ProPlus) dienen nog wel geregistreerd
te worden.
1. Medewerkers en leerlingen – op de instelling – devices van de instelling
Devices van de instelling zijn allemaal gedekt voor het gebruik van Windows en Office ProPlus door
medewerkers en leerlingen.
• Wanneer medewerkers en leerlingen op de instelling gebruik maken van de daar aanwezige
devices of van devices die aan de leerlingen in bruikleen zijn gegeven (Qualified Desktops),
dan zitten de benodigde licenties in de Desktop EDU-licentie. Hiermee wordt het gebruik van
Windows en Office ProPlus gelicenseerd alsmede de connectie die het device maakt met de
Microsoft-infrastructuur op school door middel van de nodige CAL’s.
• Wanneer applicaties aangeboden worden door middel van een Terminal Server-oplossing
(Remote Desktop Services) dan wordt dit gedekt door de RDS CAL.
• Wanneer applicaties aangeboden/gestreamd worden via een Virtuele Applicatie of via een
Virtuele Machine dan wordt dit gedekt door de Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP)
subscription.
• Voor Chromebooks of andere devices zonder een Qualified Base OS, zoals een Thin Cliënt,
beschikt u over de VDA subscription.
Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.
2. Medewerkers en leerlingen – buiten de instelling – devices van de instelling Ook buiten de instelling zijn devices van de instelling gedekt voor het gebruik van Windows en Office
ProPlus door medewerkers en leerlingen.
• De Desktop EDU-licentie dekt gebruik door medewerkers en leerlingen wanneer ze buiten de
instelling gebruik maken van devices die aan hen in bruikleen zijn gegeven. Hiermee wordt
het gebruik van Windows en Office ProPlus gelicenseerd alsmede de connectie die het
device maakt met de Microsoft-infrastructuur op school door middel van de nodige CAL’s.
• Wanneer applicaties aangeboden worden door middel van een Terminal Server-oplossing
(Remote Desktop Services) dan wordt dit gedekt door de RDS CAL.
• Wanneer applicaties aangeboden/gestreamd worden via een Virtuele Applicatie of via een
Virtuele Machine dan wordt dit gedekt door de Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP)
subscription.
• Voor Chromebooks of andere devices zonder een Qualified Base OS, zoals een Thin Cliënt,
beschikt u over de VDA subscription.
Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.
APS IT-diensten| Toelichting Microsoft overeenkomst 2015 – 2017: de belangrijkste punten | november 2014 8
3. Leerlingen – op of buiten de instelling – eigen devices
Dit scenario is het meest belangrijk, omdat er in de vorige Microsoft-overeenkomst vrijwel niets was
afgedekt voor eigen devices van leerlingen en er toch al veelvuldig op deze manier te werk werd gegaan.
In de nieuwe overeenkomst is dit scenario volledig afgedekt via het Basispakket: een leerling kan binnen
of buiten de instelling op ieder moment via ieder device verbinding maken met de schoolinfrastructuur en
verbinding maken met applicaties die op verschillende manieren aangeboden kunnen worden.
• Wanneer leerlingen met eigen devices (laptop, Windows Tablet, Android Tablet, iPad, iPhone
Windows Phone, MacBook, Chromebooks, etc.) verbinding maken met de Microsoft
infrastructuur op school dan beschikt u over de ‘Windows Server CAL voor leerlingen’.
• Wanneer er ook gebruik gemaakt wordt van applicaties, aangeboden via Terminal Server,
een virtuele applicatie of virtuele desktop, dan wordt dit gedekt door de RDS CAL en MDOP
subscription in het Basispakket.
• Wanneer de leerling een device heeft wat geen Qualified Base OS heeft, bijvoorbeeld een
Chromebook, dan is dit gedekt door de VDA subscription.
Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.
4. Medewerkers – op de instelling – eigen devices
Wanneer medewerkers op de instelling gebruik maken van hun eigen devices, verbinding maken met de
schoolinfrastructuur en applicaties benaderen dan zitten de benodigde licenties daarvoor in het
Basispakket.
Het komt steeds vaker voor dat medewerkers hun eigen devices (bijvoorbeeld laptops, tablets en
smartphones) meenemen naar de instelling en op die devices werken. Wanneer deze devices verbinding
maken met de infrastructuur van de school en derhalve een zogenaamd ‘managed device’ zijn, beschikt u
met het Basispakket over dezelfde licenties als in scenario 1, dus:
• Gebruik van applicaties via Terminal Server oplossingen: RDS CAL
• Gebruik van applicaties (en eventueel OS) via streamed oplossingen: MDOP subscription
• Voor het gebruik van Chromebooks beschikt u over de VDA subscription.
Het nieuwe Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA.
5. Medewerkers – buiten de instelling – eigen devices
Wanneer medewerkers met hun eigen device buiten de instelling zijn (dan kan overal zijn, thuis of
onderweg) en op die plek met het device verbinding maken met de infrastructuur van de school dan
gelden daar de ‘Work at Home rights’ voor, die opgenomen zijn in de Software Assurance.
Voor het gebruik van Chromebooks beschikt u over de in het Basispakket aanwezige VDA subscription.
Top Related