OVEREENKOMST VAN KOSTENVERDELING

De ondergetekenden:

………………………………………………………, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ……, hierna te noemen:

……………, gevestigd te ……, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door………………………………………………………………, hierna te noemen:

zijn een kostenverdeling met betrekking tot het gezamenlijk gebruik van één personeelslid, te weten: ………………………………………………in verband met zijn/haar werkzaamheden als …………………………………………………………voor ……………………………………………………… activiteiten te ……………………………… overeengekomen en wensen dat in een schriftelijk document vast te leggen.

Overwegende

dat partijen over en weer kosten dragen in verband met werkzaamheden die niet (alleen) ten behoeve van hen zelf worden verricht maar (mede) ten behoeve van de andere partij;

dat partijen zich ertoe wensen te verbinden, dat bovengenoemde kosten niet (alleen) voor eigen rekening en risico van de partij komen die de uitgaven heeft gedaan, maar voor gemeenschappelijke rekening en risico van alle partijen voor wie de betreffende werkzaamheden worden verricht;

dat partij … penvoerder is en in eerste instantie de kosten betaalt; dat partijen in verband met het bovenstaande over wensen te gaan tot een verdeling van voor

gemeenschappelijke rekening en risico gemaakte kosten volgens de vooraf overeengekomen verdeelsleutel;

dat partijen wensen dat de op basis van de afgesproken kostenverdeling aan partijen in rekening gebrachte bedragen niet de vergoeding vormen voor verrichte leveringen als bedoeld in artikel 3, lid 1 van de Wet op de omzetbelasting 1968 noch voor verleende diensten als bedoeld in artikel 4, lid 1 van de Wet op de omzetbelasting 1968;

dat partijen deze kostenverdeelovereenkomst schriftelijk wensen vast te leggen.

Overeenkomst

Partijen verklaren het volgende te zijn overeengekomen:1. Dat werknemer ………………… in loondienst is bij partij … en werkzaamheden verricht voor zowel

partij … als partij ……

2. De werkzaamheden die door werknemer woorden verricht bestaan uit, ……

3. Partij… betaalt aan de werknemer salaris en emolumenten overeenkomstig de bij die partij geldende personele regelingen en belast een evenredig deel conform de in deze overeenkomst vastgelegde verdeelsleutel door aan partij ..

4. Kosten die in rekening worden gebracht aan een der partijen in verband met werkzaamheden die (mede) voor de andere partij(en) word(en)t verricht, komen voor gemeenschappelijke rekening en risico van die partijen voor wie de betreffende werkzaamheden worden verricht volgens de overeengekomen verdeelsleutel.

1

5. De kosten die op voor gemeenschappelijke rekening en risico van de andere partij komt, worden eenmaal verdeeld op grond van vooraf door partijen overeengekomen verdeelsleutel.

De volgende kostencategorieën komen voor verdeling als bedoeld in punt 2 in aanmerking:

1. alle personeelskosten van mevrouw/de heer……………………………………………, die ter zake van deze medewerker wordt gemaakt, daaronder begrepen ……

2. De onder punt 3 bedoelde kosten zullen worden verdeeld tussen partijen op basis van de volgende verdeelsleutel: partij…. : partij ….. = x% : y%;De vorenstaande overeengekomen verdeelsleutel is vastgesteld op basis van een inschatting van de werkelijk verwachte kosten tegen kostprijs (geen winstopslag).

3. De overeengekomen verdeelsleutel kan niet gewijzigd worden gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst en vangt aan op ……… (datum).

4. Overeenkomsten met betrekking tot kosten die ingevolge deze overeenkomst (mede) voor gemeenschappelijke rekening en risico van andere partijen komen, kunnen slechts worden aangegaan na voorafgaande goedkeuring van de partijen voor wiens rekening (mede) die kosten komen.

5. Partijen gaan er van uit dat ten gevolge van deze kostenverdeelovereenkomst geen BTW verschuldigd is. Mocht toch BTW verschuldigd blijken te zijn zal deze over de onderling verdeelde bedragen in rekening worden gebracht en is deze BTW op eerste verzoek verschuldigd en te betalen door de wederpartij.

6. De periode van deze overeenkomst is in principe …………… maanden (tot en met ………(datum)) of zoveel langer als voor de afwikkeling van het gestelde in deze overeenkomst noodzakelijk is.

Slotbepalingen

Alles waarin deze kostenverdeelovereenkomst niet voorziet en waarvoor nadere afspraken gemaakt worden tussen partijen, worden geacht onderdeel te zijn van deze kostenverdeelovereenkomst nadat deze afspraken schriftelijk vastgelegd zijn en door beide partijen ondertekend zijn.

Over verschillen van mening tussen partijen over de uitvoering van de taken of over deze kostenverdeelovereenkomst worden door middel van het bereiken van consensus opgelost, waarbij deze oplossing schriftelijk vastgelegd wordt zoals hiervoor bedoeld.

Aldus in tweevoud opgemaakt en overeengekomen op …………………(datum),

Plaats: Plaats: namens namens

…………………………………………… …………………………………………

2

Toelichting

In de praktijk komt het voor dat er zich een bepaalde vorm van ‘gezamenlijkheid’ voordoet tussen partijen (bijvoorbeeld bij het gezamenlijke gebruik van bedrijfsmiddelen of het voor gezamenlijke rekening inschakelen van personeel). Als kosten worden gemaakt ten behoeve van verschillende partijen, die in eerste instantie door een van hen worden betaald en voor het werkelijke bedrag volgens een tevoren vaststaande verdeelsleutel over de andere partijen worden omgeslagen, terwijl het risico van die kosten allen volgens de overeengekomen verdeelsleutel aangaat, is sprake van kosten voor gemene rekening (Uitspraak Hoge Raad 1997). Diegene die de kosten betaalt (de zogenoemde penvoerder) en doorberekent aan de andere ondernemers dient ook zelf een deel van de kosten te dragen. De verhouding waarin kosten voor gemene rekening onder de partijen worden verdeeld, dient de grootte van ieders aandeel in de afgenomen goederen en diensten te weerspiegelen (Uitspraak Hoge Raad 2008).

De ter zake van de kosten vooraf overeengekomen verdeelsleutel kan nadien niet worden gewijzigd en/of aangepast worden aan eventueel gewijzigde feitelijke omstandigheden. Dit vloeit voort uit de voorwaarde dat deze verdeelsleutel voorafgaand aan de te maken kosten moet zijn overeengekomen. De verdeelsleutel blijft gelden voor de gehele periode dat de gezamenlijkheid bestaat. Het is niet mogelijk fluctuaties in het afnemen van de kosten door te berekenen aan de betrokken partijen, zonder aantasting van de toepassing van het leerstuk van de kosten voor gemene rekening voor de rest van de kosten.

In de praktijk komt het voor dat de partijen steeds opnieuw voor een bepaalde periode overeenkomsten aangaan voor de onderlinge verdeling van dezelfde kosten en bij het ingaan van de volgende periode de verdeelsleutel aanpassen. Het is dan niet mogelijk om het leerstuk van de kosten voor gemene rekening toe te passen voor de volgende termijn van de overeenkomst en de dan geldende gewijzigde verdeelsleutel. Dit is alleen anders als zich een wijziging voordoet in de 'gezamenlijkheid'. Hiermee wordt bedoeld dat in geval nieuwe partijen toetreden tot of uittreden uit deze 'gezamenlijkheid', er ruimte bestaat om opnieuw (uiteraard met inachtneming van alle ter zake gestelde voorwaarden) een overeenkomst af te sluiten (met een gewijzigde verdeelsleutel) die leidt tot toepassing van dit leerstuk.

In een uitspraak van de rechtbank Amsterdam is het gebruik van de overeenkomst voor gemene rekening geconcretiseerd voor personeelskosten. Volgens de rechtbank was in dit kader vooral van belang of sprake was van formeel gezien één werkgever, maar materieel gezien twee of meer werkgevers. Materieel werkgeverschap houdt volgens de rechtbank niet alleen het delen van financiële risico’s ingeval van bijvoorbeeld ziekte of ontslag in. Er moet ook sprake zijn van een verdeling in de feitelijke dagelijkse leiding, zoals het uitoefenen van gezag. De rechtbank vond dat de deelnemende partijen zich op geen enkele wijze materieel als werkgever van de desbetreffende werknemers gedroegen. Nergens uit bleek dat de deelnemende partijen zich bemoeiden met het personeel dat in dienst was bij belanghebbende. Ook wees de rechtbank op het feit dat bij het delen van personeel een verdeling van de te werken arbeidsuren essentieel was. De belanghebbende had dit echter niet gedaan. Deze feiten en omstandigheden brachten de rechtbank tot het oordeel dat in dit geval geen sprake was van het delen van personeel (en de daarmee samenhangende kosten).

Conclusie:De overeenkomst voor gemene rekening kan worden gehanteerd, indien er sprake is van een vorm van gezamenlijkheid en beide partijen moeten betrokken zijn bij de werkzaamheden die voor gemene rekening worden verricht.

3