Timing IT updates - congres topics in ic - 14/12/2017

Timing…..Martijn SchasfoortManager Zorg & Informatie Technologie

Topics in Intensive Care14 december 2017

Presentatie bijsluiter

Het betreft ervaringen uit MMC

Techneuten hebben een tik en zijn te trots

MMC heeft ook nog een weg te gaan

Vaak ook open deur

“One size fits all” bestaat niet

Onderwerpen

Martijn SchasfoortManager Zorg & Informatie Technologie


Wat is ZIT?

Probleem

De gebruiker aan het woord

De CMIO en medisch manager aan het woord

De manager aan het woord

Conclusie

Wat is ZIT?



Zorg en Informatie Technologie

Management duo- Hoofd Zorggroep (medisch manager)- Manager

Fte: 94

Omvang• 14 ICU bedden• 15 NICU bedden• 18 OHC bedden• 17 Kraamsuites• 16 OK’s

• 450 applicaties met o.a.• Chipsoft HiX 6.1• Philips Labosys• Philips PDMS ICIP• Philips ISP perinataal• Agfa PACS 1• JiveX PACS 2

Welke timing issues o.a. gehad afgelopen jaar

• Introductie nieuwe virtuele IT werkplek

• Vervangen printerpark

• Vervangen telefooncentrale

• Vervangen EPD/ZIS

• Vervangen medische apparatuur

• Start nieuwbouw OK complex

• Oh ja… calamiteit verdwijnen medische

beelden

Probleem



Probleem

• Wijzigingen van systemen staat vaak gelijk

aan verstoring van proces

• Overzien van de toenemende complexiteit

• Impact op patiëntenzorg steeds groter

• Voorbereidingen onder druk

• Onvoldoende betrokkenheid proces

eigenaar

• Hoeveelheid (noodzakelijk of opgelegde)

wijzigingen stijgt

Probleem

Toegankelijkheid, vergelijking en analyse van een brede

variëteit van klinische data uit allerlei bronnen :

• Automatische overname gegevens in EPD

• Closed loop systemen (output wordt input)

• Integratie van alarmering (VOS, MOS MA)

• Apparatuur of producten volgsysteem (RFID)

• Apparatuurbeheer op afstand (MRI, CT)

Gebruikers aan het woord



Timing gezien vanuit de intensivist

• Verschillende soorten data uitzetten in de tijd en zoeken naar correlatie

• Veel gebruik van grafieken• Cruciaal beschikbaarheid data en juiste presentatie op

het juiste moment

• Anticiperen om rampen met patiënt te voorkomen• Adequaat ingrijpen zonder gevolgschade

• Overlap van medische specialismen binnen de ICU • Noodzaak elkaar begrijpen – inzicht in elkaars

kennisgebied• Moet ook van twee kanten komen

• Zolang het werkt geen last van de technologie

Wouter Dijkman, intensivist

Interpretatie van auteur na gesprek

Timing van IT updates

• Gezien vanuit projecten en veranderingen: vaak goede

ideeën en goede opzet maar uitvoering vaak

ondermaats

• Recente implementatie virtuele ICT werkplek levert uit

eindelijk geen voordeel op

• Updates komen nooit goed uit

• Noodzaak goede overlap met specialisme en IT maar

ook met EPD en MT

• De zorg is altijd leidend en niet lijdend

Wouter Dijkman, intensivist


Timing gezien vanuit de ziekenhuisapotheker

• Ziekenhuis is 99% logistiek

• Verkeerde managers in de organisatie – geen verstand

van logistiek

• Timing is het meest belangrijke onderdeel

• Gedrag in organisatie – eigen timing

• Geen belang bij het proces

• Niet snappen van het proces

• Essentieel is communicatie door de juiste mensen

Matthijs van de Poll, ziekenhuisapotheker



• Virusscanning om 09:00 uur in de ochtend want staan

de computers aan

• Implementatie van nieuwe virtuele IT werkplek

geslaagd door ondersteuning eigen personeel

• Noodzaak eigen deskundige beschikbaar op eigen

afdeling

• Inzicht in consequenties van proces

• Eigen deskundige kan filteren naar IT

• Juiste mensen kennen – waar moet ik zijn

• Super-user niet voldoende

• Integratie 20Matthijs van de Poll, ziekenhuisapotheker


Timing gezien vanuit de klinisch chemicus

• 24 uurs bedrijf

• Afhankelijkheid van technologie zeer groot

• Timing cruciaal voor ondersteunen

• Aanpassingen eigen proces door LEAN (planbaar)

• Noodzaak voor mogelijkheden spoed (Cito)

• Druk verlaagd door automatiseren en vertrouwen in

technologie waardoor reductie personeel wordt

doorgevoerd – bij falen technologie dan wel probleem

Dirk Bakkeren, klinisch chemicus



• Noodzaak tweede real-time omgeving beschikbaar

voor testen

• Complexiteit en risico’s in testen door “echte”

koppelingen alleen in productie beschikbaar

• Inzicht in vervolgsystemen – welk stadium van de

andere processen

• Noodprocedures kunnen dromen

• Spoed updates brengen grote risico’s met zich mee

• Werkzaamheden vaak in dal-uren

• Integraliteit is essentieel – technische vakgebieden

Dirk Bakkeren, klinisch chemicus


Timing gezien vanuit de kinderarts-neonatoloog

• CRUCIAAL !!!

• Populatie op NICU maakt snel handelen noodzakelijk

• Ziektebeelden in relatie tot start behandeling

• Wanneer start van medicatie

• Waar komt patiënt vandaan

• Prematuur versus a terme

Thilo Mohns, kinderarts - neonatoloog



• Hoog risico afdeling

• Afhankelijk van systemen

• Gezien populatie ook weinig marge

• Gekozen concept op NICU grote afhankelijkheid van

technologie (vb. één persoonskamer)

• In geval technologie niet werkt dan terug naar

noodprocedure (vb. uitval alarmering)

• Updates beter overdag vanwege bezetting mensen -

nacht minder mensen, meer routine maar kan ook

onvoorspelbaar zijn



CMIO en medischmanager aan het woord



Timing van IT updates - CMIO

• Alle bedrijfskritische medische software heeft voorrang,

andere systemen moeten volgen

Timing van IT updates – hoofd Zorggroep

• Resources op de juiste manier verdelen

• Aandacht voor overbelasten medewerkers



Even een zijspoor…..

Behoefte aan het samengaan van MT, EPD en ICT:

De introductie van geïntegreerde medische systemen

wordt vaak niet goed overzien:

• Wijzigingen in medische systemen hebben in

toenemende mate een relatie met ICT, maar ook

andersom

• Groei van hardware naar software naar “cloud”

• Keuze nieuwe apparatuur zonder rekening te houden

met de koppelbaarheid aan de infrastructuur

• Relatie met Leidraad medisch specialisten

Extra redenen voor MT-EPD-ICT integratie

• Informatie beveiliging (data integriteit, beschikbaarheid

en vertrouwelijkheid)

• Op weg naar een digitaal ziekenhuis

• Patiënt veiligheid

• Telemedicine / domotica / eHealth

• Toepassing van open standaarden (RFID, HL7, DICOM,

IHE, Bluetooth, WIFI, enz.)

• Convenant Medische Technologie

• Algemene Verordening Gegevensbescherming

Constatering

Er is geen integratie vraagstuk meer,

het is al één wereld

De leveranciers schuiven ook op van puur hardwarenaar bedside software

Complexiteit blijft groeien

Speelveld wordt breder: van technologie naar proces naar informatie

Manager aan het woord



Timing vanuit de manager

• Juiste mensen

• Juiste plaats

• Juiste tooling

• Juiste opleiding en kennis

• Juiste moment

Uitdaging bij timing vanuit de manager

• Door hoeveelheid verschillende systemen groeit

aantal noodzakelijk IT updates

• Door relaties tussen verschillende IT systemen

neemt complexiteit toe

• Wijziging heeft in toenemende mate impact op

alle afdelingen binnen het ziekenhuis

• Integrale benadering is een must

• Wie past zich aan

• Maximale aandacht voor veiligheid en kwaliteit

Timing IT updates

• Verstoord regulier proces terwijl het onderdeel

is van het proces – factor van onzekerheid

• 24x7 beschikbaarheid

• Het komt nooit bij allemaal uit

• Je moet een heel “circus” optuigen

• Goede voorbereiding noodzakelijk

• Wel proberen vaste dag in de maand

• Rekening houdend met ander processen

• Rekening houdend met aanlevering updates

vanuit extern (vb. Microsoft)

• Zoveel mogelijk spoed karakter vermijden

• Dwingen op integraliteit

Constatering vanuit de manager

• Binnen één organisatie onderdeel betekent niet

automatisch geïntegreerde kijk op processen

• Binnen één organisatie onderdeel betekent niet

automatisch samenwerking in ondersteunen van

bedrijfskritische systemen

• Sturen op gedrag van mensen

Integraliteit vanuit de manager

• Samenvoegen van kennis gebieden EPD, MT en ICT

• Technologie (de harde kant) blijft alleen proces wordt anders

• Niemand neemt taken over (ICT gaat geen MRI beheren)

• Meer invloed en kaderstelling vanuit informatie management

• Voor zinvolle aansturing is het bij elkaar voegen een must

Conclusie



Conclusie gezien vanuit de manager

• Afstemming met gebruikersorganisatie is noodzakelijk

• Er is geen klant bij IT updates

• Investeer in kennis van processen op afdelingen binnen

ondersteunende dienst

• Samenwerken met gebruikers/decentraal beheerders en

super users

• Deelname aan CCB of CAB (vaak ICT als organisator)

• Deelname MT en EPD in Calamiteiten overleg

• Risico analyse is een must

• De zorg is leidend !

Timing is of the essence!!



Timing IT updates - congres topics in ic - 14/12/2017

Healthcare

Transcript of Timing IT updates - congres topics in ic - 14/12/2017