Veel ervaring AFAS koppeling

Voor het Meridiaan College was het van belang dat de nieuwe software goed aansloot op haar huidige systeem AFAS. Willemsen: “De keuze voor DDi was snel gemaakt. De software paste perfect in het plaatje en de medewerkers van DDi bleken ook nog eens veel ervaring te hebben met de AFAS koppeling. Inmiddels worden alle facturen op uniforme wijze verwerkt. Of het nu papieren of digitale rekeningen betreft. Na binnenkomst worden de facturen direct gescand. De DDi software herkent alle informatie die op de rekening staat, van adresgegevens en factuurbedrag tot rekeningnummer en grootboekpost.”

Het Meridiaan College uit Amersfoort is een grote onderwijsinstelling met 3.500 leerlingen verspreid over vijf locaties. Theo Willemsen, Senior Medewerker Financiële Administratie: “Jaarlijks

moeten onze medewerkers zo’n 5.000 inkomende facturen verwerken. Facturen die ook nog eens verspreid over de verschillende locaties binnenkomen. Waar we tegenaan liepen? Rekeningen

waren vaak lang onderweg. Verder raakten documenten weleens zoek en werden er nogal eens fouten gemaakt bij de verwerking. De introductie van het Document Management Systeem van DDi was in eerste instantie bedoeld als efficiency- en kwaliteitsslag. Inmiddels is duidelijk dat het ook

flink wat geld bespaart.”

M i n d e r f o u t e n , m e e r t i j d . P u r e w i n s t .

Te s t i m o n i a l

MERIDIAAN COLLEGE

B e l 0 8 8 5 6 7 2 0 0 0 o f g a n a a r d d i . n l v o o r m e e r i n f o r m a t i e

“Alle facturen worden op uniforme wijze verwerkt. Of het nu om papieren of digitale rekeningen gaat.”

Status altijd helder

Dankzij de koppeling tussen DDi Factuur en AFAS worden alle gegevens onderling naadloos uitgewisseld. Medewerkers controleren de match met de inkoopfactuur en geven fiat voor betaling. “Alles bij elkaar verloopt het proces een stuk sneller en het is veel inzichtelijker geworden. Daarnaast raken er geen documenten meer zoek en worden minder fouten gemaakt. Verder weten we op elk moment wat de status van een factuur is. Periodiek vindt data-uitwisseling plaats tussen DDi en AFAS, we zijn dus altijd up-to-date.”

Meer tijd voor onderwijs

Moet een factuur nog een keer gecheckt worden? Een digitale versie van het originele document is altijd beschikbaar. “Het is prettig om een dergelijke back-up achter de hand te hebben. Al moet ik zeggen dat we er nauwelijks gebruik van maken. Het zegt alles over de kwaliteit van het herkenning- en verwerkingproces.” Bij het Meridiaan College kunnen ze alleen maar positief zijn. “Op de vestigingen is de meeste winst gemaakt. Alle tijd die ze daar voorheen kwijt waren met het routeren van documenten en het ophalen van goedkeuringen kunnen ze nu aan het onderwijs besteden. En dat is toch waar het om draait.”

Te s t i m o n i a l