“Tenderproces voor inleen van extern personeel” Het kan veel beter! Maarssen, 14 december 2007.

“Tenderproces voor inleen van extern personeel”

Het kan veel beter!

Maarssen, 14 december 2007

woensdag 12 april 2023

14 december 07

Agenda

Het inleenproces Praktijk Problemen Oplossing

Het tenderproces Praktijk Problemen Oplossing

Conclusies


14 december 07

Definitie: Inhuren of Inlenen ?

Extern personeel: consultants, interim managers, uitzendkrachten, personeel van schoonmaakbedrijven, cateraars

etc.

Het inleenproces - introductie


14 december 07

Case 1 – groot internationaal bedrijfFeiten 30% van de spend (NPR) Gestructureerd inleenproces ontbreekt Proceseigenaar onbekend Veel interne gebruikers, leveranciers en ‘leverancierscontracten’ Geen contractbeheer (persoonsregistratie) Geen aandacht inleenrisico’s Ordersysteem wordt niet gebruikt Onduidelijke rol van inkoop

Gevolgen Overzicht en inzicht ontbreken Kostenverhogend Claim belastingdienst voor achterstallige premies

•

Het inleenproces: de praktijk


14 december 07

Weinig draagvlak voor centraal geleid proces m.u.v. uitzendbureau’s

Geen overzicht van financiële verplichtingen

Onduidelijk welke afspraken gelden

‘Maverick buying’

Niet efficiënt – tijdrovend proces

Gebrek aan structuur-duidelijkheid-contracten => kostenverhogend

Inleenrisico’s

Het inleenproces: potentiële problemen


14 december 07

Specifiek probleem: inleenrisico’s Onvolledige contractadministratie

Arbeidsverhouding opdrachtgever en opdrachtnemer Controle dienstbetrekking met VAR-verklaring (Verklaring arbeidsrelatie)

Inlenersaansprakelijkheid, afdracht van: Premies werknemersverzekeringen Loonbelasting en premies volksverzekeringen Omzetbelasting

Flexwet, die regelt (bij tijdelijke arbeidsovereenkomst) Duur arbeids/projectovereenkomst Aantal verlengingen

Conclusie: Regelgeving overheid is een belangrijk aandachtspunt in het inleenproces


14 december 07

Het inleenproces: een gestructureerde aanpak

Inleenproces

Fase 2

Centrale inleen desk

Ideale situatie

Integratie van het inleenproces rechtvaardigt een centrale inleen desk met technologische oplossingen

Ge

bru

ike

rs

Ge

gra

de

erd

e

Su

pp

lie

rsh

ip

Fase 0

Ge

bru

ike

rs

Le

ve

ran

cie

rs-

be

sta

nd

Veel gebruikers

Veel leveranciers

Minimale controle en coördinatie van vraag en aanbod

Onderhandeling per persoon

Prioriteiten

Introductie inleenproces

Contracteren van voorkeursleveranciers en intermediairs

Controle/coördinatie vraag/aanbod

Inleenproces

Fase 1

Contracten

Ge

bru

ike

rs

Pre

ferr

ed

Su

pp

lie

rs


14 december 07

Het inleenproces: het creëren van draagvlak

Multi disciplinaire teams (toewijzing proces eigenaar) Support van MT


14 december 07

Het inleenproces: het creëren van draagvlak

Rol Inkoop

Faciliterend bij o.a.:• werkbaar inleenproces• template overeenkomsten• SLA• functieprofielen • het gebruikmaken van de gesloten overeenkomsten• voorkomen maverick buying

Verantwoordelijk voor:• het tenderproces, de onderhandeling en de contractering • leveranciers en contract management


14 december 07

Inleenproces: Contractbeheer Specifieke aandacht hierbij voor de registratie van:

Algemeen– persoonsgegevens (5 jaar bewaarplicht)

• naw gegevens• sofi nummer• inleenduur

Zelfstandigen– VAR verklaring– KvK nummer


14 december 07

Inleenproces: Overeenkomsten

Standaard inleen overeenkomst Geen arbeidsovereenkomst/gezagsverhouding Wijze van betalen: accountantsverklaring, g-rekening,

rechtstreekse afdracht Geheimhouding Relatie/concurrentiebeding Intellectueel eigendom

Overeenkomst van opdracht Zelfstandigen (VAR verklaring)

Selecteren intermediair: vermijding inleenrisico’s zelfstandigen


14 december 07

Agenda Introductie



Conclusies


14 december 07

Case 2 – middelgroot nationaal bedrijf

Feiten Geen inleenproces Eenzijdige doelstelling: focus op prijs Andere selectiecriteria werden nauwelijks gehanteerd Inefficiënt selectieproces door hoeveelheid vragen Geen standaard overeenkomsten

Gevolgen Geen optimaal tenderproces door ontbreken inleenproces Focus op prijs ondermijnt de kwaliteit Suboptimaal resultaat•

Het tenderproces: de praktijk


14 december 07

Tenderproces: potentiële problemen

Suboptimaal tenderproces door het ontbreken van een duidelijk inleenproces

Selectiecriteria Onduidelijk Te vaak alleen gericht op tarief/marge

Preferred suppliers geven geen garantie tot goede leverbetrouwbaarheid Scherpe tarieven geven geen garantie tot levering Lage marges geven geen garantie tot scherpe tarieven (doorleen)

Vraagstelling Vragen niet afgestemd op selectiecriteria Doel van de vraagstelling onduidelijk of niet relevant Kwantiteit staat niet garant voor kwaliteit


14 december 07

Tenderproces: aandachtspunten voor verbetering

Onderscheid bureau’s en intermediairs

Voeg standaard overeenkomst en SLA toe

Voeg inleen proces toe

Gegradeerde suppliership: Preferred supplier niveau 1, 2 en 3

Stem de vragen af op: Knock-out criteria Selectie criteria

Vraag naar referenties (en kwalitatieve meetresultaten)


14 december 07

Tenderproces: Selectiecriteria

Prijs:

Tarief per functieprofiel Basis tarief met een mark up,

afhankelijk van marksituatie Administratiekosten Reiskosten Reisuren

Kwaliteit:

% aanvragen waarop voorgesteld/ aanvragen

% aanvragen met interview/ aanvragen waarop voorgesteld

% plaatsingen/ aanvragen met interview

% inleen/ doorleen % gebruik van eigen

personeel/ zelfstandigen


14 december 07

Tenderproces: Selectiecriteria

Financieel: Totale omzet Winst na belasting Liquiditeit (quick ratio) Solvabiliteit Rentabiliteit

Algemeen: Branche specifieke kennis Etc


14 december 07

Agenda Introductie



Conclusies


14 december 07

Conclusies - Inleenproces

Draagvlak interne klant + MT Zorg voor een eenvoudig inleenproces Doel interne klant = doel inkoop

Snel, kwaliteit, marktconforme tarieven

Rol inkoop: faciliterend en commercieel Zorg voor goede standaard overeenkomst Borging van risico’s


14 december 07

Conclusies - Tenderproces

Gerichte vragen Selecteer naast bureau’s ook intermediairs

Hogere hitrate Vermijding van controle arbeidsverhouding

Een tarief is niet heilig Focus op kwaliteitsaspecten Vraag naar referenties en check ze!


14 december 07

Conclusies – “In Control”

CFO verplichtingen administratie HRM inleenrisico’s; goed inleenproces JZ gebruik van eigen standaard

overeenkomsten Inkoop inkopen bij gecontracteerde leveranciers,

tegen overeengekomen condities Klant tijdige beschikking over goed personeel ERP draagt bij tot gesloten bestelproces


14 december 07

Een laatste overweging:

Stappen tot een volledige outsoursing

Flexinzet

Uitzenden, detacheren, freelancers

Kandidaat Aanvraag

Klant

Leverancier

Levering

Overnameleveranciers-contracten

Aanvraag Nieuw &vervanging

Naleving processeninleners klant

en leveranciers

Correcte functie inschaling

en inperkinginleenvolume

Tariefonderhandeling

Accurate facturatie

• Field management• Facturatie• Matching• Aanvraag en

volgsysteem• SLA-management • Functiehuis• Standaardisatie

• Detacheren• Projecten• Interim Management• Consultancy• Uitzenden

Leveranciers

NIVEAU 1:Preferrred suppliers NIVEAU 3:

Approved suppliers NIVEAU 2:Preferred suppliers

Overgang front- en

back office

Bron: Yacht

“Tenderproces voor inleen van extern personeel” Het kan veel beter! Maarssen, 14 december 2007.

Documents

Transcript of “Tenderproces voor inleen van extern personeel” Het kan veel beter! Maarssen, 14 december 2007.