SUCCESVOLLE RE-INTEGRATIE IN 10 STAPPEN · De 10 stappen in dit e-book helpen je om de procedure...
14
1 www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected] SUCCESVOLLE RE-INTEGRATIE IN 10 STAPPEN Tien tips en zaken waar je rekening mee moet houden om: De re-integratie van jouw zieke medewerkers soepel te laten verlopen Kost€n te besparen Sonsbeekweg 1 6814 BA Arnhem 026 – 355 72 77
Transcript of SUCCESVOLLE RE-INTEGRATIE IN 10 STAPPEN · De 10 stappen in dit e-book helpen je om de procedure...
1
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
SUCCESVOLLE
RE-INTEGRATIE IN 10 STAPPEN
Tien tips en zaken waar je rekening mee moet houden om: De re-integratie van jouw zieke
medewerkers soepel te laten verlopen
Kost€n te besparen
Sonsbeekweg 1 6814 BA Arnhem 026 – 355 72 77
2
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
Inhoud
0. Inleiding 3 1. Leg een re-integratiedossier aan 4
2. Beantwoord regelmatig deze vier toetsvragen 6
3. Houd continue de vinger aan de pols 7
4. Gebruik de formulieren van het UWV 7
5. Zorg voor goede en zorgvuldige communicatie 8
6. Betrek de bedrijfsarts 9
7. Start tijdig met spoor twee 9
8. Schakel een re-integratiebedrijf in 10
9. Betrek de omgeving 11
10. Vergeet de herstelmelding niet 11
3
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
Inleiding Eén van je medewerkers geeft aan dat hij voorlopig zijn werkzaamheden niet meer kan uitvoeren en hij meldt zich ziek. Wat moet je doen en welke stappen moet je zetten om vanaf dat moment de begeleiding en re-integratie van je zieke medewerker goed af te wikkelen? Een goede en belangrijke vraag waarop een uitgebreid antwoord volgt. Bij de re-integratie van een zieke werknemer komt namelijk nogal wat kijken. Naast allerlei wet- en regelgeving, zorgt ook de betrokkenheid van diverse partijen voor een flinke uitdaging. Naast werknemer en werkgever (leidinggevende) kunnen dat ook zijn: Directie, HR-afdeling, UWV, thuisfront, arbeidsdeskundige, collega's, medici, re-integratiebedrijf, casemanager etc.
De 10 stappen in dit e-book helpen je om de procedure van de begeleiding van een (langdurig) zieke medewerker goed te doorlopen en af te wikkelen. Deze stappen zorgen er ook voor dat je de kosten zoveel mogelijk in de hand houdt.
Houd bij het gehele proces het volgende voor ogen: Re-integratie van een zieke medewerker is altijd een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Laat het geen aap op jouw schouder worden!
4
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
1. Leg een re-integratiedossier aan
De Wet Verbetering Poortwachter (zie onderstaand schema) schrijft voor welke acties je moet nemen vanaf de ziekmelding van je medewerker. Het is noodzakelijk dat je direct een re-integratiedossier aanlegt waaraan je alle verslagen, notities, geprinte e-mailberichten e.d. toevoegt van onder andere de verzuimgesprekken met de medewerker, verslagen van de bedrijfsarts, tussentijdse evaluaties, rapportages van een betrokken re-integratiebedrijf, plan van aanpak etc.
Plan van aanpak WIA Verwachten alle betrokken partijen dat de zieke werknemer weer (deels) aan het werk kan? Dan moeten er afspraken gemaakt worden hoe dit zo snel en verantwoord mogelijk gerealiseerd kan worden. Die afspraken leg je binnen acht weken na ziekmelding vast in een plan van aanpak. Hierin vermeld je verschillende zaken, zoals:
• eventuele aanpassingen op het werk; • opbouwschema voor terugkeer in eigen of aangepast werk (1e spoor); • trainingen en therapieën die de werknemer kan of moet volgen; • activiteiten voor begeleiding naar een andere werkplek en/of werkgever.
Zowel jij als de werknemer ondertekenen dit plan en ontvangen een kopie, evenals de arbodienst. Wanneer de situatie of afspraken tussentijds worden aangepast, moet ook het plan worden herzien.
5
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
Let op: Ook als de werknemer langdurig arbeidsongeschikt is of het plan van aanpak op het eerste oog in de komende maanden niet hoeft te worden aangepast, ben je toch verplicht om minimaal één keer in de zes weken het plan – in overleg- te evalueren en te beoordelen of het aangepast moet worden. Doe je dat niet, dan bestaat de kans dat het UWV na twee jaar arbeidsongeschiktheid een boete oplegt (loonsanctie) wegens het tonen van te weinig inspanning om terugkeer naar de werkvloer mogelijk te maken. Op basis van de huidige cijfers, heeft ruim 30% van de opgelegde loonsancties als reden dat er in een verzuimdossier niets, onvoldoende of te laat iets aan re-integratie is gedaan. Re-integratiedossier Met het complete re-integratiedossier kun je bij de WIA aanvraag aantonen dat je actief betrokken bent geweest bij- en inspanningen hebt verricht ten behoeve van de re-integratie van jouw zieke werknemer. Onder andere de volgende documenten dienen in het re-integratiedossier opgenomen te worden:
Probleemanalyse WIA en eventuele bijstellingen; Plan van aanpak WIA en eventuele bijstellingen; Verslagen van voortgangsgesprekken die je met de werknemer hebt gehad; Eerstejaarsevaluatie plan van aanpak WIA; Actueel oordeel bij de probleemanalyse WIA; Eindevaluatie plan van aanpak WIA.
Als het re-integratiedossier uiteindelijk voor aanvraag van de WIA uitkering wordt ingediend, is het belangrijk dat de werknemer:
De Medische informatie WIA toevoegt die hij van de bedrijfsarts of arbodienst heeft ontvangen.
Het formulier Oordeel werknemer invult.
6
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
2. Beantwoord regelmatig deze vier toetsvragen
De volgende vier toetsvragen zijn een uitstekende leidraad bij de begeleiding en re-integratie van jouw zieke medewerker.
I. Is het eigen werk passend? II. Is het eigen werk passend te maken?
III. Is er ander passend werk binnen het bedrijf? IV. Is er passend werk bij een ander bedrijf (tweede spoor)?
Laat het doornemen van bovenstaande vragen vooral een gezamenlijke activiteit zijn van jou en jouw zieke medewerker. Omdat de antwoorden afhankelijk zijn van de mate van herstel van de zieke medewerker, is het raadzaam op meerdere momenten tijdens de ziekteperiode bovengenoemde vragen aan de orde te stellen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de medewerker in week 30 nog niet in staat is de eigen werkzaamheden weer uit te voeren, maar door toegenomen herstel kan dit in de 51ste week wel weer tot de mogelijkheden behoren. Dus als het antwoord in week 30 op vraag 1 nee was, is het belangrijk te blijven onderzoeken of er kans is op een positief antwoord na verloop van tijd. Een ander veel voorkomende situatie is dat de vierde vraag pas aan de orde komt als de antwoorden op de eerste drie met een definitief nee beantwoord zijn. Dit is echter onjuist. Als het verzuim langer aanhoudt en nog niet definitief vastgesteld kan worden dat passend werk binnen de eigen organisatie mogelijk is (re-integratie eerste spoor), dan dient toch al onderzocht te gaan worden of er passend werk bij een ander bedrijf tot de mogelijkheden kan behoren (re-integratie tweede spoor). Om dit de juiste aandacht en tijd te geven, kan het raadzaam zijn de externe expertise en ondersteuning van een re-integratiebedrijf in te schakelen.
7
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
3. Houd continue de vinger aan de pols Je dient je als werkgever altijd bewust te zijn van het feit dat DE WERKGEVER eindverantwoordelijk is en blijft voor het re-integratieproces. Dus zowel voor het handelen van jouw werknemer als voor de door jou ingeschakelde deskundigen, zoals een Arbo arts of een re-integratiebedrijf. Houd daarom altijd zelf de vinger aan de pols en stel een casemanager aan. Dat kan iemand intern zijn of iemand van bijvoorbeeld de arbodienst. Maar ook de direct leidinggevende of werkgever mag als casemanager optreden. De casemanager wordt in ieder geval de schakel tussen de werknemer, werkgever en arbodienst. In de meeste gevallen volstaat de direct leidinggevende als casemanager. Alleen bij een (dreigend) arbeidsconflict valt het aan te raden om een onafhankelijk persoon aan te stellen voor deze functie.
De casemanager beheert het plan van aanpak dat jij samen met de werknemer in de eerste acht weken van zijn ziekteverzuim opstelt (zie bladzijde 4). Hij let erop dat het plan correct wordt uitgevoerd, de deadlines worden behaald en beide partijen zich aan de gemaakte afspraken houden. Wanneer je wilt, kun je er bijvoorbeeld ook voor kiezen dat de casemanager het (wekelijkse) contact onderhoudt met de zieke werknemer. Let wel, jij als werkgever behoudt altijd de eindverantwoordelijkheid. Dus controleer incidenteel of de casemanager zich wel voldoende inzet en beloftes nakomt.
Enkele voorbeelden waarin jij wordt geacht in actie te komen, zijn:
• Stelt de bedrijfsarts/ deskundige zich op het standpunt dat re-integratie geen nut heeft of dat de werknemer 'niets' kan? Wees kritisch en vraag om een schriftelijke motivering op medische gronden.
• Werkt de werknemer niet mee aan re-integratie tweede spoor? Dan wordt van jou verwacht dat je de werknemer aanspoort, bijvoorbeeld middels (dreigen met) inhouding van loon of ontslag.
4. Gebruik de formulieren van het UWV Op de website van het UWV vind je alle formulieren die nodig zijn. Bespaar tijd en voorkom misverstanden door deze formulieren te gebruiken. Via de site www.uwv.nl/werkgevers vind je altijd de meest actuele formulieren.
8
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
5. Zorg voor goede en zorgvuldige communicatie
Wat in de praktijk een belangrijk element blijkt te zijn voor het succesvol behalen van het doel van een re-integratietraject, is dat alle betrokken partijen helder en consequent met elkaar communiceren (zowel mondeling als schriftelijk). Door in contact te blijven met de zieke werknemer verlaag je voor hem de drempel om terug te keren. Blijf interesse tonen en hulp aanbieden waar mogelijk. Door hier voldoende aandacht en initiatief in te tonen, is de kans groot dat de werknemer eerder en beter re-integreert dan wanneer je afstandelijk en ongeïnteresseerd te werk gaat. Een andere reden om goed contact te onderhouden met een zieke is dat het UWV je kan verwijten dat je te weinig inspanningen hebt verricht om een terugkeer op de werkvloer te bevorderen. Dit kan dan worden ‘bestraft’ met een loonsanctie. Ook wanneer de bedrijfsarts van begin af aan heeft duidelijk gemaakt dat de ziekte van dusdanige aard is dat terugkeer op de werkvloer onwaarschijnlijk is, blijf je verantwoordelijk voor de werknemer. Houd daarom regelmatig contact met de zieke en informeer of de situatie (in positieve zin) is veranderd. Toon je deze inzet niet, dan kan het UWV het verzoek voor een WIA-uitkering weigeren en jou verplichten het loon van de medewerker door te betalen. Er is dan sprake van een loonsanctie. Dit betekent dat jij als werkgever nog een derde ziektejaar 70% van het loon dient door te betalen. Voor (meer) grip op verzuim en voor succesvolle re-integratie is goede en zorgvuldige communicatie daarom van onschatbare waarde. Zorg voor het ‘managen van verwachtingen’; naarmate verzuim langer duurt, neemt de kans op onenigheid en conflicten toe. Vaak omdat de verwachtingen verschillend en niet uitgesproken zijn. Gaat de werknemer uit van blijvende arbeidsongeschiktheid? Of juist van volledige terugkeer in het eigen werk? Schakel de bedrijfsarts in als er onduidelijkheid is over de mogelijkheden (op medische gronden) die de werknemer heeft om te werken en bespreek de uitkomst daarvan met elkaar.
9
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
6. Betrek de bedrijfsarts
Uiterlijk 6 weken na de eerste ziektedag van je medewerker, moet je de bedrijfsarts hiervan op de hoogte stellen. Hij stelt dan onder andere een probleemanalyse op waarin de belastbaarheid, de interventiemogelijkheden en de prognose voor hervatting van het werk staan beschreven. Een bedrijfsarts stelt tevens vast wanneer jouw werknemer weer (gedeeltelijk) aan het werk kan en wat daarvoor eventueel moet gebeuren. De bedrijfsarts kan bijvoorbeeld aangeven dat een werkplekaanpassing noodzakelijk is of dat de werknemer eerst moet starten met een deel van zijn takenpakket. Deze zaken zijn allemaal terug te vinden in het verslag en de aanbevelingen van de bedrijfsarts.
7. Start tijdig met spoor 2
Je kijkt eerst binnen de eigen onderneming welke mogelijkheden er zijn voor werkhervatting (spoor 2). Maar als herplaatsen binnen het eigen bedrijf niet mogelijk is? Dan ga je op zoek naar werk dat jouw werknemer kan doen bij een andere werkgever. De plicht tot re-integratie is niet zozeer een resultaatverplichting, maar veel meer een inspanningsverplichting: een positief resultaat van de re-integratie hoeft niet bij voorbaat vast te staan. Wel moeten de mogelijkheden actief in kaart worden gebracht en wordt verwacht dat de werknemer concrete sollicitatie activiteiten onderneemt. Twijfel over het eerste spoor? Altijd starten met het tweede spoor. Niet geschoten is immers altijd mis.
10
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
8. Schakel een re-integratiebedrijf in
Als de zieke medewerker welwillend is, er voldoende mogelijkheden binnen het eigen bedrijf zijn en je samen met de bedrijfsarts een goed plan hebt opgesteld, is de kans groot dat re-integratie binnen het eigen bedrijf (spoor 1) succesvol en zonder de inzet van externe partijen verloopt. Er zijn echter situaties waarbij jullie niet verder kunnen. Bijvoorbeeld wanneer je geen passende of vervangende arbeid kunt bieden, terwijl je werknemer dat wel nodig heeft om te kunnen re-integreren. In dat soort gevallen is het inschakelen van een re-integratiebedrijf een verstandig besluit. Dit ontslaat je in de daarop volgende periode echter niet van de verantwoordelijkheid die je de eerste twee jaar hebt over je zieke werknemer. Jij betaalt dus nog steeds het loon van de werknemer door en houdt in de gaten of de re-integratie volgens plan verloopt. Let erop dat je heldere en duidelijke afspraken met het re-integratiebedrijf maakt en ook regelmatig de gang van zaken en de voortgang toetst. Meerwaarde Wat is de meerwaarde van het inzetten van of uitbesteden aan een re-integratiebureau? Hieronder staan enkele redenen benoemd: Tijdwinst
Het re-integratiebedrijf ondersteunt de werkgever met het zoeken naar een aanpassing in het takenpakket van de oorspronkelijke functie, zodat de werknemer hierin kan terugkeren. Of bij het vinden van een nieuwe/andere werkplek, advies op het terrein van omscholing of het bieden van coaching om een nieuwe werkplek te vinden. Dit kan voor jou als werkgever veel tijdwinst opleveren, omdat je deze uren niet allemaal zelf hoeft te maken.
Kostenbesparing
Door o.a. juiste dossiervorming en re-integratie activiteiten uit te voeren, kan veelal een loonsanctie voorkomen worden. Daarnaast gaan zieke medewerkers in veel gevallen eerder starten met hun werkhervatting, doordat een re-integratiebureau beter in staat is de belastbaarheid van de werknemer te vertalen naar arbeidsmogelijkheden. Door dit vervolgens concreet vorm te geven in de praktijk wordt gericht naar loonwaarde toegewerkt.
Expertise en netwerk
Vanuit opleiding en ervaring beschikt een re-integratiecoach veelal over meer bagage en tools en een specifieker netwerk, wat van meerwaarde is bij het bereiken van de optimale re-integratiedoelstellingen.
11
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
Objectiviteit Vanuit gezonde afstand en als niet direct belanghebbende kan de re-integratiecoach adviseren en indien noodzakelijk ook confronteren, om zo de snelste en meest effectieve weg naar werkhervatting te bewerkstelligen.
9. Betrek de omgeving
Zorg dat alle betrokkenen up to date zijn en de neuzen zoveel mogelijk dezelfde kant op staan. In dit kader kun je denken aan: Informeer de collega’s zo snel mogelijk over het verzuim en de verwachting
wanneer hun zieke collega weer zal terugkeren. Bespreek met je zieke werknemer wat aan de collega’s verteld zal worden over
ziekte en re-integratie. Let hierbij wel op de privacy en ga nooit in op medische gegevens!
Informeer collega’s over gemaakte afspraken bij (gedeeltelijke) werkhervatting zoals: aangepaste werktijden, afwijkende pauzetijden, wel of niet tillen, etc.
Vraag collega’s om steun en aandacht te geven aan hun zieke collega. Betrek naaste collega’s bij de nazorg en begeleiding als de (gedeeltelijk)
herstelde medewerker weer terugkeert in het werk.
12
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
10. Vergeet de herstelmelding niet
Is jouw medewerker weer beter en gaat hij weer (gedeeltelijk) aan het werk? Dan meld je deze medewerker bij het UWV beter binnen twee dagen nadat hij zich bij jou heeft beter gemeld. Let op: Bij het betermelden binnen twee dagen gaat het niet om twee
werkdagen, maar om twee kalenderdagen! Voorbeeld: De werknemer meldt zich op donderdag bij jou beter. Dan meld je
uiterlijk de zaterdag erna aan UWV dat jouw werknemer weer aan het werk is.
Uitzondering: Je werknemer meldt zich op een vrijdag bij jou beter. Dan mag je dit de maandag erna doorgeven aan UWV, in plaats van de zondag erna.
Doe de betermelding bij voorkeur online of gebruik het formulier Mijn werknemer in de Ziektewet is weer (gedeeltelijk) aan het werk. Ziekteperiodes bij elkaar optellen Je draagt twee jaar lang (104 weken) de verantwoordelijkheid over de arbeidsongeschikte werknemer. Maar wat als de werknemer tussendoor wel even beter is geweest? Dan begint de teller niet altijd automatisch opnieuw te lopen. Wanneer de werknemer binnen vier weken opnieuw ziek wordt, mag je het verzuim bij elkaar optellen. De periodes waarin de werknemer beter was, tellen niet mee voor het totaal van de 104 weken. Je rekent dus alleen de echte ziektedagen mee om tot de twee jaar arbeidsongeschiktheid te komen. Hetzelfde geldt voor een zwangere werknemer die voor- en na haar zwangerschaps- en bevalverlof ziek is wegens dezelfde (niet zwangerschapsgerelateerde) oorzaak. Er zijn twee redenen wanneer de teller van de ziekteperiode opnieuw bij nul begint:
• Wanneer een werknemer langer dan vier weken beter is. • Wanneer de werknemer na zijn betermelding een nieuwe functie heeft
gekregen.
Note: Te laat met beter melden? Dan krijg je een boete van maximaal € 455.
13
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
Over de auteurs
Wij denken graag mee voor oplossingen bij re-integratie vraagstukken.
Moniek Jansen heeft een achtergrond in P&O. Sinds 2008 is Moniek werkzaam in de re-integratie en outplacement branche als projectleider, coach, adviseur en operationeel manager bij InterTransfer. Moniek heeft in de afgelopen jaren honderden re-integratiedossiers in behandeling gehad en tientallen klanten geadviseerd en geholpen bij de re-integratie van (langdurig) zieke medewerkers. Roeland Bridié is bijna 20 jaar zelfstandig ondernemer met als uitgangspunt “Maximalisatie van Menselijk Potentieel”. Na jarenlang als trainer en coach werkzaam te zijn geweest, heeft hij in 2004 InterTransfer opgericht. Sindsdien betrokken bij de advisering, uitvoering en begeleiding van klanten bij re-integratie- en outplacementvraagstukken.
InterTransfer ondersteunt bij vraagstukken rondom de re-integratie van (langdurig) zieke medewerkers. Onze expertise komt tot uiting in onze maatwerk coachings- en omscholingstrajecten.
Neem gerust contact met ons op voor een adviesgesprek: 026 – 355 72 77
Om de kwaliteit, betrouwbaarheid en klanttevredenheid voor onze opdrachtgevers objectief te waarborgen beschikt InterTransfer over het landelijk erkende Blik op Werk Keurmerk.
14
www.InterTransfer.nl 026 – 355 72 77 [email protected]
Disclaimer Dit e-book is met de grootste zorg samengesteld en er is ruim aandacht besteed aan de juistheid van de hierin opgenomen informatie. InterTransfer, Moniek Jansen en Roeland Bridié kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige onjuist verstrekte informatie in dit e-book. Wat wij geschreven hebben is slechts een aanbeveling en je beslist zelf wat je er mee doet. Tot slot Je mag dit e-book rondsturen, delen en je mag er ook uit kopiëren en citeren, zolang je het maar niet verkoopt. Alle teksten vallen onder copyright en je mag alles gebruiken als je het gratis deelt met anderen en de bron vermeld. Heb je naar aanleiding van dit e-book nog vragen, opmerkingen of aanvullingen? Laat het ons weten!
