Archieven en gemeenten: samen digitaal?

Stand van zaken in ‘s-Hertogenbosch

Rolf Hage

8 november 2010

2

1 Kennismaking met ‘s-Hertogenbosch

• Hoofdstad van Noord-Brabant

• 138.000 inwoners

• Veel historie en belangstelling daarvoor: ca 30

organisaties

• Boschlogie, vele activiteiten en publicaties

• Veel toerisme: 5,5 milj dagtoeristen: Binnendieze,

St Jan, vesting, Jeroen Bosch

3

2 Kennismaking met de gemeente

• 1500 ambtenaren

• Stadskantoor uit 2001 met flexibele werkplekken

• DMS 6 jaar geleden deels mislukt: archivistisch

onjuist en te top-down

• Sterke afdeling DZ, ICT architectuur: Front - Mid -

Back office, RMA en e-depot

• Alle archiveringsystemen via centraal punt

• Zaakgericht werken, ‘yammeren’

4

3 Kennismaking met Stadsarchief

• 100% gemeente; onderdeel sector bestuurszaken

• Budget: € 1,8 milj per jaar, 10% bezuinigen

• 17 professionals (ca 15 fte), 30 vrijwilligers

• Veel activiteiten, goed bekend in de stad (85%)

• Veel samenwerken met scholen, musea en

andere culturele instellingen, Tijdreiziger

• Archiefinspectie in opbouw

• Herhuisvesting in 2015 met Stadsbibliotheek

5

4 Stadsarchief digitaal (1)

Bijna alles binnen gemeentelijk netwerk:

• Financiën, personeel, intranet, e-mail

• Website www.stadsarchief.nl

• Atlantis met alle bekende bronnen, veel in

aantocht

• Huisstijl verplicht

• Straks met Atlantis 5.0 Oracle ook thuis in

productieomgeving werken

6

5 Stadsarchief digitaal (2)

Paar zaken niet binnen netwerk:

• Diverse stand alones in studiezaal

• Eigen aansluiting op internet

• Wifi in studiezaal

• Veel plannen, 23 archiefdingen

• Websites buiten netwerk beheren: Bossche

Bladen, Bossche biografieën, grafzerken St Jan,

Bossche Encyclopedie

7

6 Voordelen binnen gemeente

• Alle PC’s en ondersteuning via gemeente

• Lage kosten € 15.000 per jaar

• Alle upgrades en updates inbegrepen

• Alle managementprogrammatuur

financiën, personeel, communicatie + hulp

• Alle bescherming centraal (firewalls, antivirus)

• Aansluiting straks op RMA (korte lijnen)

• Inspectie

8

7 Nadelen binnen gemeente

• 2 aanspreekpunten: Communicatie: website, rest: Automatiseringsbeheer

• Afhankelijkheid van goedkeuring anderen, achterste mem

• Complexe programmatuur lastig

• Onduidelijke doorbelastingen

• Huisstijl eisen

• Sociale media: afhoudend

• Trage besluitvorming

9

8 Voordelen buiten gemeente

• Vrije besteding

• Snel reageren

• Snel aanpassen en veranderen

• Eigen stijl gebruiken

• Zelf koppelingen aanbrengen

10

9 Nadelen buiten gemeente

• Kosten: advies, upgrades en updates; maar ook

extra personeel dan wel uitbesteding noodzakelijk

• Geen ‘fringe benefits’, zoals juridische en

personele ondersteuning

• Veel programmatuur zelf inrichten

• Kwetsbaarheid tav hackers

11

10 Toekomst: herhuisvesting met Bieb

Het gebouw illustreert een nieuwe visie:

- Ontmoeting, kennis en beleving centraal

- Grote rol voor historie van Bosschenaren en

voor toeristen (Historisch Bezoekers Centrum)

- Koppelen aan andere gebouwen en infocentra in

de stad

- SA en Bieb blijven herkenbaar vanwege hun

eigen achtergrond en expertise; wel veel

samenwerking in de programmering en beheer

- Digitale stad in digitaal stadslandschap bouwen

12

11 Toekomst: herhuisvesting met Bieb

Vragen:

- Hoe creëren we een moderne ICT-omgeving voor

onze programmering en externe activiteiten?

- Hoe benaderen we onze steeds

individualistischer werkende klanten?

- Hoe kantelen we naar prosumer werken?

- Hoe gaan wij actief digitaal acquireren?

- Hoe realiseren wij relaties met en binnen

community's?

- Hoe flexibel en dynamisch richten wij dit in?

13

12 Toekomst: herhuisvesting met Bieb

Discussie: zelfstandigheid?

- Worden -digitale- doelen beter bereikt door

zelfstandigheid of niet?

- Wat wil en vindt de klant?

- En wat houdt zelfstandigheid in?

- Welke criteria gelden?

- Welke relatie met de Bieb?

- Wat wil gemeentelijke organisatie, wat wil

wethouder, de raad?

14

Conclusie

Vooralsnog: lichte voorkeur om binnen de

gemeente te blijven:

• Publieke domein

• Groter netwerk, minder kwetsbaar

• Inspectie

Maar dan willen we wel:

• Meer vrijheid, sneller kunnen handelen

• Kosten kunnen opbrengen