September 2006Jaargang 1, nummer 12

Nieuwsbrief OASE 4

Op 14 september is de inloopavond druk bezocht. De handleiding voor de griepmodule is door Wilma van Dekken uitgeschreven en besproken. Deze handleiding is als handout meegegeven, maar voor wie niet aanwezig kon zijn, is hij in deze nieuwsbrief te vinden.

Daarna gaf Jeroen van de Lugt een presentatie met levendige discussie over het episodegerichte registreren aan de hand van de richtlijn adequate dossiervorming van het Elektronisch Medisch Dossier. Vanuit zijn vroegere functie bij het NHG kon Frans Dekker

Inloopavonden.

Promedico forum.

Inhoud

Inloopavonden 1

Promedico Forum 1

Top 10 problemen 2

Cervixmodule uitgesteld,

bestand GGD WestFrieslaad2

Handleiding Griepmodule 3

Mailmerge met Word XP 6

Episoden en problemen 8

Mobiele aanbieding 9

Kasstelsel en Twinfield 10

Internetverbinding 10

Nog een rekening? 11

kanttekeningen bij de discussie maken. Het NHG stuk is een richtlijn, en Promedico ASP is volledig volgens deze richtlijn opgezet, maar er blijft ruimte voor persoonlijke interpretatie. In bijgaande notitie van de presentatie van Jeroen laat hij zien hoe hij denkt de wildgroei van onbenullige diagnoses tegen te gaan. Aan de andere kant geeft een hele lijst van episodes ook wel enige informatie over de patiënt zelf. Elk voordeel heeft zijn nadeel, ook in het EMD.

Voor de volgende keer op 16 november zou de cervixmodule gepland staan. Maar helaas kunnen we de cervixmodule pas in 2007 verwachten. We zullen ons bezinnen op een alternatief onderwerp en

Een beetje in het verlengde van volgende bericht, heeft Promedico ook een initiatief genomen. Er is internet forum opgezet voor Promedico ASP gebruikers. “Het forum is bedoeld om ervaringen, tips en trucs uit de wisselen tussen bestaande Promedico-ASP gebruikers. De bedoeling is ook dat Promedico- ASP gebruikers zelf onderwerpen kunnen benoemen waar men onderling over wil uitwisselen. Naast al uw vragen, nodigen wij u ook uit om de wensen zoals u deze heeft voor Promedico-ASP in het forum te plaatsen. De leden van de softwarecommissie zijn met regelmaat te vinden.” Aldus Promedico ASP zelf. Lijkt me een zinvol initiatief. Je kunt je

Gezameli jke ondersteuning OASE 4door Promedico en Regionale Automatiseringscie.

Pagina 2 van 11 Nieuwsbrief

OASE 4Top 10 problemen en wensen. bundelen via Annemiek.Op dezelfde inloopavond kwamen nog enkele problemen met Promedico ASP naar voren. We denken dat we meer voor elkaar zullen krijgen als we in de regio de vargen/ wensen en problemen kunnen bundelen.Daarom willen we als OASE4 /RAC een goede inventarisatie maken van alle problemen die worden ervaren en vragen jullie die naar ons te mailen.Dit helpt ons in de contacten met Promedico om voor jullie belangen op te komen.

 Apart willen we de praktijken met meerder medewerkers/HOEDEN vragen om apart hun specifieke problemen op een rijtje te zetten

Willen jullie daarbij vermelden of je 1 patiëntenbestand hebt , of werkt met aparte praktijken Maak een top 10 van zaken die je opgelost wil zienHOEDEN; apart graag de specifieke HOED problemenzend die naar:

areitsema@xs4all.nl

Maar ook alle wensen voor nieuwe ontwikkelingen in het programma of verbeteringen kunnen nu het beste via Annemiek lopen: zij zit namelijk sinds kort en op verzoek van onze regio in de software commissie.

De cervixmodule uitgesteld, wel aanpassing voor GGD WestFrieslandDe nieuwe cervixmodule is uitgesteld tot 2007. We moeten voorlopig maar gebruik van het “project” cervixcytologie zoals dat in Promedico ASP aanwezig is. Voor het grootste deel kun je de handleiding voor de griep volgen. Het gaat om het selecteren van de jaarcohorten.

Maar er gaat wel één aanpassing gemaakt worden aan het project cervixcytologie.

Tot nu toe was de output van de selectie een probleem. Je kon kiezen tussen twee soorten bestanden. De GGD WestFriesland kon met allebei niets.

In samenwerking met de GGD WestFriesland en de wensencommissie (softwarecommissie) is er, min of meer op verzoek van onze regio, wel een andere output van de cervix zoekactie gerealiseerd.

Nu kunnen de bestanden die we opsturen naar de GGD

Pagina 3 van 11Nieuwsbrief OASE 4

Werkwijze GRIEPPROJECT in Promedico-ASP

Binnen Promedico ASP is het griepproject al aanwezig; dit project (met de landelijke standaard selectiecriteria) dient eerst gekopieerd te worden naar de eigen praktijk om er vervolgens patiënten mee te kunnen selecteren.

Kopiëren griepproject naar eigen praktijk

Kies Projecten -> projectdefinitiesKlik in het linker schermgedeelte voor project kopiëren ; hier staat links het landelijk project griep, en rechts “nieuw project”; klik nu onderaan op kopiëren en het landelijke griepproject zal - ook onder de naam “griep” - gekopieerd worden naar de eigen praktijk.

Inzien projectdefinities

Projecten->projectdefinities->griep

Hier zijn alle (standaard-) criteria ingevuld. Door te gebruiken kun je ze allemaal langslopen en evt aanpassen.

Onder Algemeen staat o.a. de optie opnemen medisch dossier ja/nee ->zet dit op ja; dit is één van de mogelijkheden om een registratie in het journaal te krijgen.Bij iedere patiënt die op de lijst staat, kun je dan in het dossier onder het kopje “projecten”terug vinden dat hij/zij meedraait in het griepproject. Met dit knopje ga je naar het volgende item:

Criteria->patiënt->direct oproepen->zet dit op deze plek op “ja”; anders komt de hele lijst op “eerst beoordelen” te staan. (uitleg over beoordelen volgt verderop.)

De ICPC-lijst is standaard in gevuld. Aangeraden wordt om de hele lijst door te nemen; wellicht zijn er criteria die je niet mee wilt nemen, of wil je een criterium toevoegen. Je kunt op deze manier het griepproject op maat maken voor je eigen praktijk.Criterium toevoegen gaat als volgt:

Criteria->ICPC->li.onder ICPC selecteren->dan volgt een lijst waar je een nieuwe ICPC uit kunt kiezen om toe te voegen (duurt vrij lang).

In de standaard ICPC-lijst kun je ook eventueel het direct oproepen per criterium op ja/nee zetten. Staat dit op ja, dan komt een patiënt met die ICPC-code op de oproeplijst; zet je dit op nee dan komt de patiënt met die ICPC-code op de beoordeellijst.

Criteria->verrichting: hoeft niet te worden ingevuld. Dit gebruik je alleen als je de gegeven vaccinatie per patiënt wilt/moet declareren; dit is vooralsnog niet van toepassing.

Uitvoer: memo Hier kan een memo ingevuld worden dat bij iedere patiënt in het journaal zichtbaar zal zijn. Aan het eind van het traject vind je dit memo nog een keer terug, waarbij je dan nog kunt aanpassen en kiezen of je het wilt toevoegen aan de selectie.

Registratie: verrichting: alleen invullen als je per patiënt een verrichting wilt/moet registreren. Heeft te maken met declareren en is nu niet van toepassing.

Pagina 4 van Nieuwsbrief OASE 4

NB: onder Criteria Bepaling staan een drietal bepaling:GV = griepvaccinatie met indicatie

GE = griepvaccinatie op eigen verzoekGVGW= weigert deel te nemen

De weigeraars zullen niet meegenomen worden in de selectie;

als je wilt dat ze wel op de oproeplijst komen dan kun je de vink “uitsluiten” weghalen, of dit criterium verwijderen met het prullenbakje helemaal rechts. Project starten

Door het project te starten wordt een selectie gemaakt van alle patiënten die volgens de criteria in aanmerking komen voor een griepvaccinatie. Dit gaat als volgt:

Kies projecten->projecten. Klik links onderaan op project starten->dan krijg je een overzicht van alle actieve projecten->kies voor griep. NB: dit is heel snel klaar, maar kan toch alleen tussen 15.00 – 21.00 uur of in het weekend.->Scherm peildatum verschijnt; datum moet op 01-05-2007 gezet worden (dan wordt iedereen die op 30-04-07 65 jaar of ouder is meegenomen).

onderin scherm kiezen voor patiënten selecteren->project is gestart

(je kunt ook patiënten tellen; kies je hiervoor, dan wordt het project niet gestart maar krijg je alleen een telling van het aantal geselecteerde patiënten)Dit is wellicht handig om eerst te doen: als het aantal erg anders is dan je verwacht kun je zoeken naar de oorzaak daarvan.

Patiënten beoordelen

Na bovengenoemde actie volgt een beperkte lijst van patiënten, die waarschijnlijk geselecteerd zijn op medicatie en/of een oude ruiter, maar geen indicatie hebben volgens de NHG-standaard. Deze patiënten moet je eerst beoordelen, anders kun je niet verder. Door op het plusteken voor de naam te klikken,

wordt zichtbaar obv welke ICPC ze zijn meegenomen. Lastig is, dat je waarschijnlijk wel even het dossier nodig zult hebben, om te bekijken of je deze mensen op de lijst zult zetten of niet. Dit klusje werkt het handigst met een uitgeprinte lijst.

Nadat de selectielijst volledig gemaakt is, geef je iedereen de status “opgeroepen” als volgt: Projecten->griep-> kies links voor oproepen->klik onderaan op ”patiënten oproepen” en iedereen op de lijst zal de status opgeroepen krijgen.

Links in hetzelfde scherm kunnen verschillende acties opgestart worden, waarmee je een oproepbrief of etiketten kunt maken om de patiënten daadwerkelijk gaan oproepen.

Etiketten afdrukken

Bij gebruik van A4-vellen met 3 bij 12 etiketten worden, bij aanklikken hiervan etiketten geprint van alle geselecteerden. Kijk bij gebruik van andere etiketvellen in de help-handleiding bij adresetiketten maken met Word.

Oproeplijst afdrukken

Print direct de lijst met geselecteerden.

Mailmerge

Bij aanklikken wordt een csv bestand (Excel) gemaakt, met de naam en adresgegevens van de geselecteerde patiënten. Dit bestand moet gekoppeld worden aan een oproepbrief, die in Word gemaakt is. (Zie bijlage)

Memo toevoegen

Hier wordt een memo-invoerveld getoond, waarmee je een memo kunt aanmaken dat wordt opgeslagen bij alle geselecteerde patiënten. Klik hiervoor op deze memo toevoegen aan selectie. Dit is één van de mogelijkheden om in het journaal terug te zien of iemand een griepvaccinatie heeft gehad. Als je aan het begin het criterium ”opnemen medisch dossier” op ja hebt gezet, is een memo overbodig,

(tenzij je in één oogopslag wilt zien dat iemand een griepvaccinatie heeft gehad)

Reset project

Bij aanklikken wordt het project gestopt, en de volledige installatie ongedaan gemaakt (!). Je kunt hierna een nieuwe selectie maken.

Registratie van de gegeven vaccinaties

Onder registratie (projecten->registratie) kan een contact en een verrichting toegevoegd worden aan het dossier van gevaccineerde patiënten afgehandeld worden. Na aanklikken moet bovenaan een ICPC-code geselecteerd worden waaronder de verrichting wordt geboekt. Dit doe je alleen, als je ook wilt declareren! (Niet doen, dus)

Patiënten toevoegen aan de selectielijst

Als je een patiënt wilt toevoegen aan de lijst (bijv als je alle vaccinaties hebt gegeven), kun je dit alleen via een omweg doen. Je moet dan de patiënt een ICPC in het journaal geven die binnen de criteria valt, en vervolgens een hele nieuwe selectie maken.

Uitdraaien/maken overzicht van alle daadwerkelijke gegeven vaccinaties

Nieuwsbrief OASE 4

Pagina 5 van 11

Nieuwsbrief OASE 4

Pagina 6 van

Handleiding Mailmerge De handleiding in de online help van Promedico ASP heeft betrekking op Word 2002. Voor Word XP, wat op de meeste praktijken bij ons aanwezig is, gaat het iets anders.

Wel worden er weer twee zaken samengevoegd: 1. de griepuitnodigings-brief en 2. een adresbestand.

1. Maak je zelf in Word. Zorg dat de brief op het scherm staat. 2. Is het resultaat van de actie “mailmerge” in een van de stappen in de griepprojectmodule. (Zie handleiding van Wilma van Dekken) Het handigst vindt je dit ( Excel)bestand terug door het gewoon op het bureaublad te plaatsen.

Nu ga je in Word naar Extra > Brieven en verzendlijsten > Wizard Afdruk samenvoegen (figuur 1)

Eerste stap is als documenttype “Brieven”te selecteren (figuur 2)

In stap 2 (figuur 3) selecteer je het huidige document: de griepuitnodigingsbrief die je zojuist gemaakt hebt en die nog open staat in Word.

In stap 3 (figuur 4) ga je de adressen selecteren uit een bestaande lijst, namelijk de lijst die je zojuist in Promedico ASP hebt gemaakt. Door op Bladeren te

Fig.2 Fig.3 Fig.4

Fig.1

klikken zoek je het bestand op. ( In ons voorbeeld op het bureaublad.)

Je krijgt dan een scherm met de inhoud van het Excelbestand te zien.( figuur 5)

Dit kun je bewerken, maar dat doe je niet! Klik nu meteen op OK en zet de volgende stap van stap 3 van 6:

Uw brief schrijven.( zie IN figuur 5 rechtsonder)

Zet nu in de brief de cursor op de plaats waar de adressering moet komen. (figuur 6)Als dan op “Meer items” klikt komt er een dialoogscherm waar je het item kunt kiezen dat op de plaats van de cursor moet worden ingevoegd. (In dit voorbeeld is om didactische reden sprake van een beperkt aantal items, in het Excel bestand vanuit Promedico ASP zijn dat er meer, niet schrikken.)

Na klikken op “Invoegen” en “Sluiten” komt het gemarkeerde item op de plaats van de cursor. Herhaal dit voor straat, postcode en plaats.

Ga rechts onderin naar de volgende stap en bekijk het briefvoorbeeld. Eventueel een paar andere door met de >> knop naar het volgende adres te gaan.

Fig.5

Nieuwsbrief OASE 4

Pagina 7 van 11

Nieuwsbrief OASE 4

Pagina 8 van

Dan de volgende stap klikken: samenvoegen voltooien.

Ik zou nu meteen maar gaan afdrukken.

Succes.

Episoden en Problemen. ZMC 14 september 2006, Jeroen van der Lugt

figuur 1: Journaalscherm met beheersfuncties van episoden Voorbeeld van het overzichtsscherm van een nieuwe patiënte. Orden de voorgeschiedenis meteen middels aanmaken van episoden en problemen. Zie figuur 2. Bij diverse problemen is een toelichting ingevoerd via de

figuur 2: voorbeeld van overzichtscherm van nieuwe patiënte met de voorgeschiedenis

Het denken over episoden en problemen dateert van eind 70-er jaren.In 2004 verscheen de “Richtlijn Adequate dossiervorming met het Elektronisch Medisch Dossier” van het NHG. Deze richtlijn (39 pagina’s) is te downloaden van de NHG-website.

Wat is een Episode? Een Episode geeft inzicht in het beloop van één gezondheidsprobleem.Knelpunt is het afgrenzen en herdefiniëren van episoden en de lengte van de episodelijst.

Wat is een Probleem? Chronische klachten, ziekten of

aandoeningen Permanente problemen (waarbij

geen volledig herstel wordt verwacht)

Problemen van blijvend belang voor de gezondheidstoestand van de patient

Recidiverende problemen (4 of meer zorgepisoden per half jaar)

Hoe beheert men de episodelijst? Kies Medisch Dossier - Journaal. In de episodelijst rechts kan na aanklikken elke episode apart bewerkt worden. Let op de letter van de ICPC-code. Deze helpt met het ordenen via samenvoegen. De volgorde van de episoden wordt bepaald door de laatste contactdatum. Zie figuur 1. Verder: na elk deelcontact kan men via een snelmenu de eigenschappen van het deelcontact in de episodelijst aanpassen. Suggesties tot samenvoegen van episoden worden bij identiek ICPC hoofdstuk via een Pop-up gedaan.

Zie figuur 2. Bij diverse problemen is een toelichting ingevoerd via de contactsoort Postverwerking.

Het is mogelijk om het aantal episoden te beperken door te groeperen volgens de 17 hoofdstukken van ICPC. De letter eraan voorafgaand helpt de gebruiker zich sneller te oriënteren. De letter is te vinden via Journaal maar ook in het snelmenu onder elk deelcontact.

Voorbeeld: Men kan de verzamel-omschrijving S Huid gebruiken maar

De mobiele oplossing, waar blijf-tie nou?

we nu een praktijk laten binnen komen op een server die rechtstreeks een hele dikke verbinding heeft met Promedico, dan is de snelheid van het verkeer tussen de Promedico server en browser alvast niet meer de bottleneck. We nemen als het ware de browser op die server over vanaf ons mobiel. Het enige wat dan nog nodig is, is voldoende snelheid om de terminalsessie over te nemen.

Ondertussen moeten we dan nog een truc gaan verzinnen om er voor te zorgen dat de verbinding in stand blijft in standby modus. De leveranciers van de verbindingen beloven stuk voor stuk dat ze aan het “upgraden” zijn qua netwerken, zodat beloofde snelheden binnenkort ook gehaald kunnen worden. Een en ander is wel weer afhankelijk van het type kaartje, het type laptop en zo zijn er meerdere variabelen die van invloed kunnen zijn. HSDPA dat in oktober geïntroduceerd gaat worden, belooft snelheden van 1,9 MB. (Dat is vergelijkbaar met ADSL) maar hoe snel er waar beschikbaarheid is, is dan weer de vraag.

In ieder geval zal het in de komende periode nog niet landelijk beschikbaar zijn. Goeroe’s en visionairs spreken over WIMAX, dat gaat het helemaal worden. Op dit moment beschikken we over EDGE kaarten, en zijn we met Telfort nog in gesprek om te kijken of een combinatie kunnen vinden die een acceptabel niveau biedt. Ook beschikken we over een UMTS kaart van Vodafone waarmee we parallel aan de het uitzoeken van EDGE, proberen te testen. Op het moment van het schrijven van dit stukje zit mijn collega Remco vloekend en tierend te kijken of de UMTS kaart van Vodafone wil gaan werken. Ook dat gaat nog niet vanzelf, maar we geven nog niet op.

Het moet toch lukken om een acceptabele combinatie van snelheid, prijs en beschikbaarheid te kunnen vinden in een apparaat. Hopelijk

Het mooie van een webbased applicatie (Internettechnologie) zoals Promedico-ASP, is dat je alleen maar internettoegang nodig hebt en dan bij je gegevens kunt komen.

Inmiddels komen en zijn er steeds meer mobiele oplossingen beschikbaar, die er voor kunnen zorgen dat overal toegang mogelijk is. GPRS, UMTS, Telfort EDGE en ook is HSDPA aangekondigd. En dan zijn er de Wifi HOTSPOTS natuurlijk.

Waar moet een mobiele Promedico ASP verbinding aan voldoen?

Belangrijk is dat het werkt, dan ook nog een beetje snel (in ieder geval om op een goede manier Promedico te kunnen gebruiken), dat er een goede dekking is en het betaalbaar is.

GPRS is betaalbaar en landelijk dekkend, maar te traag. UMTS belooft acceptabele snelheden, maar is duur en niet landelijk dekkend. Telfort EDGE beloofd redelijke snelheden, is betaalbaar en landelijk dekkend. Dus zijn we aan de slag gegaan met Telfort. In een draaiende laptop contact maken gaat best aardig, dan is er redelijk mee te werken. Maar de praktijk van de rondrijdende huisarts, is dat er een laptop mee moet, aangezet moet gaan worden, verbinding opgebouwd moet worden, waarna er gewerkt kan worden. Daar was een mooie oplossing voor van PSION, maar PSION zette vervolgens de levering stop.

Gelukkig zijn er inmiddels ook laptops die klein en handelbaar zijn. Dan maar een laptop in standby modus, bij de patiënt naar binnen en gaan dan werken. Dus niet. Als de laptop in standbye gaat wordt de verbinding verbroken, waarbij het weer te lang duurt voordat de verbinding tot stand komt. En de snelheden die beloofd worden, worden bij lange na niet gehaald.

Voor wat betreft de snelheid hebben we weer een potentiële oplossing. Als

Nieuwsbrief OASE 4

Pagina 9 van 11

Zoals je in een eerder mail al vernomen hebben, is er een eenvoudige manier om je boekhouding doen. Dat heet kasstelsel. Voldoet voor een bedrijf als huisartsenpraktijk prima. De VVAA is raadgever voor Paul Weterings en zij heeft hem geadviseerd dit stelsel te hanteren in plaats van het veel arbeidsintensievere factuurstelsel.Zeker wanneer je met elektronische bankafschriften werkt (en dat doe je als je elektronisch bankiert), en als alle rekeningnummers of kenmerken eenmaal gekoppeld zijn, geeft dat deel van de administratie niet veel werk meer.

Je moet wel Promedico ASP loskoppelen van Twinfield omdat Promedico automatisch de declaraties doorboekt naar Twinfield. Het zou dan

Kasstelsel en Twinfield.

kunnen lijken dat je het dubbele verdiend hebt. Hoe je deze teleurstelling kunt voorkomen door Promedico ASP en Twinfield te ontkoppelen schrijft Paul in zijn nieuwste handleiding, die je via de OASE 4 site kunt downloaden. http://www.3ct.nl/oase4/downloads/twinfieldhandleiding2.pdf

Nadeel is dat op deze manier niet geautomatiseerd wordt vastgesteld als iemand de rekening niet betaald. Paul:” Het loslaten van de koppeling met Promedico betekent inderdaad dat geen debiteurenbeheer meer kan doen. Ik heb zelf Famed opgezegd per 1 juli. Mijn ervaring is dat je heel eenvoudig bij VECOZO je nota's kan controleren (de afgehandelde kan je onzichtbaar maken).Wat je niet kan controleren zijn de ad hoc nota's. Dit zijn er echter zo weinig dat je ze evt. op papier kan bijhouden. Ik vind het mogelijke verlies door verminderde controle niet opwegen tegen de opluchting dat

Het gaat een aanbieding worden die niet alleen geldt voor de Promedico ASP gebruikers, niet alleen voor de ZWaaNnet aansluitingen, maar alle huisartsen in Zaanstreek en Waterland! (En zelfs de OASE 4 deelnemers buiten deze regio’s…..)

Voor de Promedico ASP gebruikers zit er meteen een extra handigheidje met betrekking tot het inloggen aan vast.

We kijken ook in hoeverre er tegemoet gekomen kan worden aan de kosten die praktijken nu maken wanneer zij al zijn overgestapt op een Business-ADSL verbinding.

Zodra de onderhandelingen van het ZWaaNbestuur op 1 oktober meer duidelijkheid hebben opgeleverd, zullen we nadere mededelingen doen.

Je hebt al een tijd niets gehoord over de internetverbinding? Dat wil niet zeggen dat we niet volop bezig zijn met dit probleem. Zoals je weet is ZWaaN onder hoede van een andere partij gekomen en per 1 januari zal er aansluiting plaatsvinden bij een andere organisatie. Dat geeft weer nieuwe mogelijkheden voor ons.

We werken aan een snelle betrouwbare internetverbinding met optimale service, waarbij er van stekker tot stekker één aanspreekpunt is. Dus niet eerst zelf uitzoeken of het modem stuk is of het Internet eruit ligt. Gewoon bellen en het wordt uitgezocht. Waarschijnlijk zijn ze al bezig met oplossen, omdat er pro-actieve bewaking op de verbindingen in dat netwerk zit.

Over de internetverbinding

Nieuwsbrief OASE 4

Pagina 10 van 11