Stappenplan KVO

HBDStappenplan

Keurmerk Veilig Ondernemen

Winkelgebieden

HBD Stappenplan KVO winkelgebieden

1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 2

INHOUDSOPGAVE

1 HET STAPPENPLAN KVO WINKELGEBIEDEN........................................................................... 3

1.1 STAP 1 DE VOORBEREIDENDE WERKZAAMHEDEN ........................................................................ 4 1.2 STAP 2 DE INTRODUCTIE............................................................................................................ 5 1.3 STAP 3 DE KICK-OFF (BIJEENKOMST) VAN HET PROJECT.............................................................. 6 1.4 STAP 4 NULMETING, VEILIGHEIDSANALYSE EN BASISTRAINING ..................................................... 7 1.5 STAP 5 OPSTELLEN PLAN VAN AANPAK....................................................................................... 9 1.6 STAP 6 OPSTELLEN CONVENANT .............................................................................................. 10 1.7 STAP 7 DE AUDIT..................................................................................................................... 11 1.8 STAP 8 CERTIFICERING............................................................................................................ 12 1.9 STAP 9 FOLLOW UP EN BORGING ............................................................................................. 13 1.10 STAP 10 EVALUATIE EN MONITORING........................................................................................ 14



1 Het Stappenplan KVO winkelgebieden

Dit Stappenplan is een praktisch werkdocument als uitwerking van het KVO-handboek (welke te downloaden is van www.hetccv.nl). Dit betekent dat het geen verplichting is om alle onderdelen in de genoemde volgorde uit te voeren. Er dient altijd rekening te worden gehouden met de lokale situatie. Zijn bepaalde onderdelen bijvoorbeeld al eerder uitgevoerd, of zijn deze vanwege specifieke lokale omstandigheden niet nodig, dan kunnen deze achterwege gelaten worden. Wel is het zo dat de projecten die in HBD verband (met ondersteuning van een HBD-projectadviseur) worden uitgevoerd wel steeds zo veel mogelijk het onderstaande stappenplan volgen.

Voorbereidingsfase 1. Voorbereidende werkzaamheden 2. Introductie 3. De kick-off 4. Nulmeting en Veiligheidsanalyse 5. Plan van aanpak

Ceremoniële fase 6. Opstellen convenant 7. Audit 8. Certificering

Uitvoeringsfase 9. Follow up en borging 10. Evaluatie en monitoring



1.1 Stap 1 De voorbereidende werkzaamheden

Onderwerp Toelichting

Uitwerking

Selectie van winkelgebieden

Binnen een gemeente zal worden gekeken welke winkelcentra in welke wijken of stadsdelen het meeste in aanmerking komen voor een KVO-project. Bij inschakeling van een HBD adviseur wordt een quick-scan gemaakt welke wordt voorgelegd aan de landelijke werkgroep. (toelichting)

Selectiecriteria: - Helder af te bakenen winkelgebied (niet te

groot met duidelijke grenzen); - Aanwezigheid actieve

ondernemersvereniging - Een zekere mate van commitment van alle

betrokken partijen; - Beschikbaarheid lokale

projectleider/voorzitter.

Documentatie verzamelen

Het verzamelen van de noodzakelijke documentatie voor de projectvoorbereiding.

- Enquêteformulier voor nulmeting - Stappenplan KVO KVO-W - Model convenant KVO-W - Kaart of plattegrond van het winkelcentrum - Relevante dossiers en nota’s van

gemeente en/of politie - Algemene HBD KVO presentatie om

partijen te motiveren en te enthousiasmeren.

Projectleider/voorzitter

Selectie en aanstelling van een interne of externe projectleider/voorzitter.

Belangrijke aandachtspunten zijn gezag en draagvlak bij partijen.

Quick-scan HBD Invullen quick-scan en voorleggen aan landelijke werkgroep KVO.

Voor alle HBD projecten dient een quick scan te worden opgesteld. Hierin zijn de belangrijkste gegevens (zie bovenstaande punten) samengevat.



1.2 Stap 2 De introductie


Uitwerking

Bestuurlijke presentatie Draagvlak creëren bij de partijen die een overeenkomst aangaan over publiek private samenwerking.

Presentatie voor partijen die de overeenkomst gaan sluiten. Gebruik kan worden gemaakt van de presentatie op de lokale projectensite van het HBD.

Ambtelijke presentatie Draagvlak creëren bij de ambtelijke beleidsmakers en/of uitvoerders van het project KVO-W.

Presentatie voor partijen die de overeenkomst gaan sluiten. Gebruik kan worden gemaakt van de presentatie op de lokale projectensite van het HBD.

Samenstelling werkgroep

Samenstellen van een KVO-werkgroep. De leden moeten voldoende mandaat hebben om namens hun organisatie op te treden.

Vertegenwoordigers zoeken van (minimaal) gemeente, politie, brandweer, en winkeliers. Daarnaast kan gedacht worden aan Kamer van Koophandel, RPC, Vereniging van Eigenaren, beheerder, beveiligingsdienst, centrumbeheerder, enz. In voorkomende gevallen kan ook de stadswacht of een bewonersorganisatie deelnemen. Bij voorkeur vult de gemeente ook de rol van secretariaat in de werkgroep. Dit in verband met de continuïteit.

Informatie- of documentatiesysteem

Goede projectdocumentatie is van belang in verband met verantwoording en overdracht.

Een documentatiesysteem opzetten voor onder meer: - vergaderverslagen - beleidsnota’s; - namen, adressen - plannen etc.

Vergaderplanning vaststellen

In verband met, vaak moeilijke, agenda-afstemming is het raadzaam om in een vroeg stadium een vergaderfrequentie af te spreken.

Bij opstellen van een planning gebruik maken van dit Stappenplan en de onderscheiden projectfasen. De doorlooptijd tot het verkrijgen van de 1e ster van het KVO is gemiddeld een jaar.

Kostenindicatie In ieder geval moet rekening worden gehouden met de kosten van certificering. Eventueel ook met de kosten van de te besteden uren.

Partijen informeren over de kosten waarmee men tot en met het behalen van de eerste ster kan worden geconfronteerd.

Communicatie

Er is een communicatieplan ontwikkeld voor de HBD projecten.

Uitvoering van deze stappen. Bij voorkeur is een communicatieadviseur van de gemeente verantwoordelijk voor het communicatietraject.



1.3 Stap 3 De Kick-off (bijeenkomst) van het project


Uitwerking

Acquisitie en draagvlak voor het project Bij voorkeur gecombineerd met de ondertekening van een intentieverklaring (zie HBD lokale projectensite)

Het is van belang om deze bijeenkomst op een aantrekkelijke wijze vorm en inhoud te geven

Het voorbereiden van een wervende presentatie met aandacht voor: - Voordelen van het KVO - Best Practices uit vergelijkbare· winkelgebieden - Planning - Certificering - zie ook het HBD communicatie stappen-plan

Ondersteunend PR-materiaal

PR-materiaal uitreiken om mensen bekend te maken met KVO

- Stickers - Brochures

Sprekers Gezaghebbende sprekers met een brede ervaring op het gebied van veiligheid en voorkomen van criminaliteit

Ervaringsdeskundigen betrekken bij presentatie. Dit kunnen betrokkenen zijn vanuit gemeente, politie, brandweer, gemeente.

Communicatie De betrokkenheid van de partijen vergroten door al bij de start van het project aandacht te vragen in de lokale kranten

Schriftelijke informatie beschikbaar stellen, persberichten, lokale radio en televisie etc.



1.4 Stap 4 Nulmeting, Veiligheidsanalyse en basistraining


Uitwerking

Nulmeting

De nulmeting dient om de uitgangssituatie goed in kaart te brengen. Op basis hiervan kan worden bepaald welke maatregelen zinvol zijn. Daarnaast kunnen, bij de volgende evaluaties, resultaten worden gemeten.

Instrumenten zijn bijvoorbeeld:

- Inventariseren beschikbare kennis en cijfers (gemeente, politie, brandweer, etc).

- Schouw in het gebied met vertegenwoordigers van betrokken partijen

- Aantal (groeps)gesprekken/panel-discussies

- Interviews sleutelpersonen - Enquête ondernemers (beschikbaar

via HBD-site). Hiervoor is een verwerkingsprogramma ontwikkeld.)

- Bezoekers-/passantenonderzoek. - Etc.

Enquête uitzetten Het is van belang dat zoveel mogelijk winkeliers deelnemen aan deze enquête om een betrouwbaar beeld te verkrijgen. Een goede respons kan over het algemeen worden gestimuleerd door collega-ondernemers de enquête te laten uitzetten en ophalen. Over het algemeen is een respons van ruim boven de 50% haalbaar.

Enquête verspreiden onder de winkeliers. - Enquêteformulieren aanmaken - Begeleidende brief opstellen - Formulieren uitreiken (nooit per post). - Deadline aangeven voor respons - Persoonlijk formulieren ophalen - Bij non-response 2e of 3e bezoek afleggen. Binnen de HBD-projecten wordt nagenoeg altijd gekozen voor een enquête. Deze is beschikbaar op de lokale projectensite. Voor deze enquête is een verwerkingsprogramma ontwikkeld.

Enquête verwerken

Zoals gezegd is hiervoor een speciaal verwerkingsprogramma beschikbaar.

Overige Informatie verzamelen

Het is noodzakelijk om de enquête uitslagen te toetsen met behulp van aanvullende informatie van andere partijen over een vergelijkbare periode.

Informatie compleet maken met jaarcijfers politie en/of andere partijen (bijvoorbeeld gemeente, stadswachten, beveiligings-bedrijven, centrumbeheerder, bewoners-organisaties etc.) en/of beleidsnota’s over veiligheid, preventie en repressie van Gemeente en Politie.

Organiseren schouw Een schouw/wandeling door het winkelgebied met alle betrokkenen biedt goed inzicht in de status quo van schoon, heel en veilig.

Ter voorbereiding afspraken maken over: - Deelnemers/samenstelling

schouwploeg - datum, tijdstip (dag- en/of

avondschouw)



- start- en eindpunt, route schouw, plattegrond

- wie voert regie (iemand ter plekke goed bekend)

- wie maakt aantekeningen - wie zorgt voor fotocamera/foto’s - op welke wijze? Aantekeningen op A4

of met behulp van schouwlijsten (HBD).

- Wie maakt schouwrapport - Afspraken over terugkoppeling aan

niet-leden projectgroep.

Introductietraining

Door het HBD/SOD is een training ontwikkeld voor de lokale projecten. De introductietrainingsmodule past in het begin van het traject en heeft mede tot doel het gevoel van saamhorigheid binnen het project te vergroten.

De adviseur regelt in overleg met de ondernemersvertegenwoordigers een ruimte en 12 tot 20 deelnemers. Daarnaast zorgt hij/zij voor de uitnodigingsbrief (inclusief het verzoek de veiligheidscan in te vullen) en voor het beschikbaar zijn van het deelnemersmateriaal. Via het HBD secretariaat wordt een trainer geboekt.

Analyse Opstellen van een probleemanalyse van het betreffende winkelgebied.

Op basis van de gegevens van de totale nulmeting specifieke problemen benoemen en in kaart brengen. Gezamenlijk prioriteiten vaststellen. Een samenvatting schrijven van de nulmeting, conclusies.



1.5 Stap 5 Opstellen Plan van Aanpak


Uitwerking

Opstellen van Plan van Aanpak voor het lokaal gebonden KVO project

In het plan van aanpak worden de maatregelen benoemd die gezamenlijk zullen worden uitgevoerd. Dit plan is de belangrijkste bijlage bij het convenant.

De onderwerpen die van belang zijn voor het Lokale Plan van Aanpak KVO zijn: - Organisatie en borging van de

samenwerking na het verkrijgen van de eerste ster.

- Communicatie - veiligheidsproblemen op korte,

middellange en lange termijn; - Doelstellingen; - Meetbare indicatoren voor succes - De projectaanpak, per actiepunt - Planning, per actiepunt - De monitoring en evaluatie.

Verdeling van maatregelen

Per maatregel moet worden benoemd welke partij primair verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Dit onderdeel vergt over het algemeen veel overleg en onderhandeling. Zeker daar waar sprake is van kosten die samenhangen met de voorgestelde maatregelen moeten duidelijke afspraken worden gemaakt.

Interne afstemming Werkgroepleden dienen bij de achterban de in concept gereed zijnde stukken te presenteren om het draagvlak te peilen.

Het organiseren van een avond voor de winkeliers en/of een overleg met de gemeente en politie om knelpunten te bespreken en een optimale afstemming te krijgen. De voorgenomen samenwerking staat hierbij centraal.



1.6 Stap 6 Opstellen convenant

Onderwerp Toelichting Uitwerking

Opstellen van een convenant

Er bestaat een model convenant (lokale projectensite HBD) dat als uitgangspunt kan dienen.

Uitwerking door de werkgroep waarbij het model convenant wordt aangepast aan de lokale situatie en ‘couleur locale’. Als bijlagen bij het convenant horen: - de quick-scan (gebiedsbeschrijving, uitgangspunten etc.); - resultaten/conclusies van de nulmeting - het Plan van aanpak .

Ondertekenaars benoemen

Het is van belang om de naamgeving en functies van de ondertekenaars op een correcte wijze te vermelden.

Documenten eerst laten beoordelen door de beslissers

Alvorens tot ondertekening wordt overgedaan is het van belang om draagvlak te creëren bij ondertekenaars. Er kan verwezen worden naar de aanleiding van het KVO project, alle activiteiten die al zijn ondernomen en de betrokkenheid van de deelnemende partijen.

Documenten overleggen en bespreken met de verantwoordelijke personen die het convenant gaan ondertekenen.



1.7 Stap 7 De audit


Voorbereiding op de audit

De beoordelaar van de certificerende instelling moet van te voren inzicht krijgen in de inspanningen die zijn gepleegd door alle betrokken partijen. Hij/Zij krijgt daarom alle relevante stukken ter voorbereiding op de lokale audit.

De stukken die worden opgestuurd zijn: - Quick-scan - Convenant - Veiligheidsanalyse

(samenvatting/conclusies) - Plan van aanpak In voorkomende gevallen kan de certificerende instelling vragen om inzage in de vergaderverslagen. Mede om deze reden is een goede documentatie van groot belang.

Ondertekening van de aanvraag

Namens het samenwerkings-verband zal een vertegen-woordiger de aanvraag-formulieren moeten ondertekenen voor de certificering van het winkelcentrum. Dit kan de partij zijn die de regierol na het verkrijgen van de 1e ster op zich neemt (veelal de Gemeente).

Opsturen van officiële aanvraag tot certificering.

Audit organiseren De beoordelaar van certificerende instelling zal gescheiden gesprekken voeren met alle betrokken partijen zoals de gemeente, detailhandel, politie en brandweer. Hiertoe komt hij/zij naar het winkelcentrum om de situatie ter plaatse te beoordelen. Dit vereist een goede voorbereiding door de partijen.

Inplannen van afspraken van lokale partners met een beoordelaar van certificerende instelling.

Eventueel extra werk De audit kan er toe leiden dat er nog aanvullende werkzaamheden verricht moeten worden, teneinde gecertificeerd te worden. Het kan er toe leiden dat sommige afspraken aangepast moeten worden en/of maatregelen en documenten bijgesteld.

Aanpassen van afspraken, maatregelen en bijstellen van documenten indien dit nodig blijkt te zijn naar aanleiding van de audit.



1.8 Stap 8 Certificering


Genodigden Lijst van genodigden opstellen voor de bijeenkomst naar aanleiding van de certificering.

Opstellen lijst met genodigden. Denk onder meer aan de ondernemers, vertegenwoordigers van politie, gemeente, brandweer, gemeenteraad, kamer van koophandel, beveiligingsbedrijven en overige relevante partijen. Zie voor al deze stappen ook het communicatie stappenplan op de lokale projectensite van het HBD.

Sprekers Benoemen van sprekers tijdens certificering.

Prominente rol wegleggen voor de burgemeester als portefeuillehouder veiligheid. Daarnaast is er een rol voor de voorzitter van de ondernemers-vereniging, een vertegenwoordiger van de politie en het HBD.

Ceremoniemeester

Ceremoniemeester benoemen, bij voorkeur iemand die ervaring heeft met dit soort werkzaamheden.

Locatie, tijdstip, ruimte Locatie reserveren en datum met tijdstip vastleggen. Goed afstemmen met alle betrokken partijen.

Tijdstip afstemmen op tijdstip van winkelsluiting. Het is aan te bevelen om de ceremonie in het winkelcentrum te organiseren.

Uitnodigingsbrief

Opstellen uitnodigingsbrief. Deze brief bij voorkeur verzenden namens het publiek private samenwerkingsverband.

Communicatie en persberichten

Een professionele organisatie belasten met de organisatie van de communicatie en opstellen van persberichten.

Bijvoorbeeld een gemeentelijke afdeling communicatie inschakelen. Een aandachtspunt is de bereikbaarheid van alle winkeliers.

Deelname aan KVO stickers regelen om de deelnemende partijen zich te laten onderscheiden.

Het HBD heeft dergelijke stickers ontwikkeld. Aan het eind van het traject overhandigt het HBD het benodigd aantal stickers aan (de voorzitter van) de ondernemersvereniging.



1.9 Stap 9 Follow up en borging

Vooralsnog heeft het HBD geen rol in deze fase. Wel wordt nagedacht over een mogelijke vorm van nazorg. Van belang is in ieder geval dat het samenwerkingsverband blijft bestaan en dat de gemaakte afspraken worden nageleefd.



1.10 Stap 10 Evaluatie en monitoring Ook hier heeft het HBD op dit moment geen rol. Om de resultaten daadwerkelijk te kunnen meten is het echter van groot belang dat na twee jaar opnieuw een enquête wordt uitgezet. Een en ander is ook noodzakelijk wanneer een winkelgebied in aanmerking wil komen voor hercertificering.

Stappenplan KVO

Travel

Transcript of Stappenplan KVO