Meer weten over het project ‘B-bewust in bedrijf’? Kijk op www.borstkanker.nl/lerenvanimplementeren

IN 10 STAPPEN NAAR EEN SUCCESVOLLE IMPLEMENTATIE

Inspiratie en praktische tips voor opschaling van (online) ondersteuning in eigen regie voor patiënten

Dit stappenplan is bedoeld voor patiëntenorganisaties die bezig zijn met de ontwikkeling van (online) hulpmiddelen om patiënten te ondersteunen in eigen regie. De tien stappen bieden een praktisch handvat voor de ontwikkeling en vooral ook voor de implementatie en opschaling ervan via zorgverleners.

Het stappenplan komt voort uit het project ‘B-bewust in bedrijf’ (2014-2016) waarbij Borstkankervereniging Nederland (BVN) hetgebruik van de tool B-bewust aanzienlijk vergrootte door zorgverleners te vragen B-bewust onder de aandacht van hun patiënten te brengen. B-bewust werd geïmplementeerd in de vaste werkwijze van zorgteams en de informatievoorziening richting patiënten.

BVN heeft het project uitgevoerd in het kader van het Actieplan eHealth. Dit actieplan is opgesteld door ZonMw om implementatie en opschaling van eHealth-innovaties in de dagelijkse gezondheidszorg te versnellen.

KLIK HIER! ACTIEPLAN EHEALTH

2 3 4 5 6 7 8 9 10

‘BEZINT EER GE BEGINT’

Veel patiëntenorganisaties en andere partijen zijn bezig met de ontwikkeling van informatie en (online) instrumenten om patiënten te ondersteunen in eigen regie. Om te voorkomen er niet onnodig geïnvesteerd wordt, is het raadzaam voor de ontwikkeling te onderzoeken wat er al is en hoe daar gebruik van gemaakt kan worden.

Denk ook al voor de start van de ontwikkeling na over hoe het hulpmiddel onder de aandacht gebracht kan worden van de doelgroep(en) (zie ook stap 10). Dit heeft invloed op de aanpak, werkwijze en de inhoud van hetgeen er wordt ontwikkeld.

Wil je het instrument via zorgverleners onder de aandacht brengen bij patiënten? Zorg dan tijdens de ontwikkeling al voor samenwerking met deze intermediaire doelgroep. Onderzoek hun wensen, voorkeuren en de manier waarop zij in de praktijk omgaan met patiënten en houd hier rekening mee. Zo zorg je ervoor dat zij het gaan zien als iets van henzelf wat de kans vergroot dat ze het onder de aandacht gaan brengen van ‘hun’ patiënten.

1

Bezint eer ge begint

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

MAAK HET INSTRUMENT LAAGDREMPELIG EN FLEXIBEL

Zowel zorgverleners als patiënten zitten vaak ‘vol’. Denk aan werkdruk, emoties rondom ziekte en behandeling, moeten verwerken van veel informatie in korte tijd, etc. Het helpt als het instrument hierop inspeelt.

Zorg dat het eenvoudig is in gebruik (toets dit bij je doelgroep) en zorgverleners en patiënten ontlast en ontzorgt. Stel je ook open voor critici, hiermee kun je vaak je product significant verbeteren.

2

B-bewust wordt voortdurend doorontwikkeld: het bevat concrete vragen, de vormgeving is aantrekkelijk, het bevat veel verdiepingsinfo, het is gratis en ook voor niet-leden toegankelijk. De online checklistfunctionaliteit is eenvoudig van opzet en kan desgewenst ook anoniem gebruikt worden.

BLIJF NIET HANGEN IN SCHRIJFWERK. GA AAN DE SLAG

Implementeren en opschalen? Doen is de beste manier van denken! Projecten die worden opgezet om iets totaal nieuws in te voeren kenmerken zich door het feit dat nog niet alle ervaring voorhanden is. Het verloopt vaak niet volgens plan en werkomstandigheden veranderen regelmatig. Mislukkingen horen erbij en zijn leerzaam. Blijf daarom niet hangen in het ‘uitdenken’ van hoe het zal moeten verlopen.

Ga aan de slag, evalueer, reflecteer en stel gaandeweg bij waar dat nodig is. En vergeet daarbij niet; het moet leuk zijn om mee te doen. Alle acties leveren kennis op om van te leren.

Presenteer de implementatie bijvoorbeeld als proefproject waar beide partijen van kunnen leren. Niets is fout, we leren van alles. Laat ziekenhuizen onderling van elkaar leren en ervaringen uitwisselen.

3

INSPIRATIE: Bekijk de video ‘ Doen is de bestemanier van denken’.

BVN liet zich bij de implementatie van B-bewust inspireren door de Doorbraakmethodiek (Schouten 2007). Er werd gewerkt in drie fases: 1. voorbereiding 2. implementatie in kleine groep ziekenhuizen 3. implementatie in grotere groep ziekenhuizen.

Door het te presenteren als proefimplementatie, waar zorgverleners gedurende een afgebakende periode aan mee konden doen, werd het voor hen behapbaar en overzichtelijk. Bovendien zorgde dit voor ruimte om ‘uit te proberen’ en gaandeweg in de praktijk te leren van elkaar.

BOEKENTIP: Doorbreken met resultaten in de gezondheidszorg

ZORG VOOR BREED DRAAGVLAK EN BEGIN KLEIN ZODRA HET KAN

Het werken aan draagvlak vanaf het begin is van groot belang. Het in kaart brengen van en aansluiten bij bestaande (werk)processen, vaste contactmomenten met patiënten én bij wat daarbij voor het ziekenhuis van belang is, helpt hierbij. Iets nieuws invoegen in iets dat al bestaat wordt vaak als laagdrempeliger ervaren dan het implementeren van iets heel nieuws.

Het advies is om niet te wachten voordat draagvlak is gecreëerd, maar te starten met

de voorlopers (INNOVATORS, ZIE FIGUUR ‘DIFFUSION

OF INNOVATIONS’ OP DE VOLGENDE PAGINA) zodra het kan. De voorlopers zijn namelijk nodig om een volgende groep te interesseren om het instrument te gaan gebruiken en mensen beter voor te bereiden op het gesprek.

Wachten op volledig draagvlak kan veel vertraging opleveren! Blijf wel alle betrokkenen informeren en inspireren en laat ze meedoen zodra ze willen.

4

Duidelijke boodschap

(ZIE STAP 6)

Kracht van

herhaling

Wees creatief

1. 2. 3.

Houd het laag-drempelig

4.Maak

het leuk

5.

Betrokkenheid creërendoe je door:

Maak gebruik van het Innovatiemodel van Rogers. Klik hier voor meer info.

Het innovatie- en adoptiemodel van Rogers (1962) wordt in de marketing toegepast bij de introductie van nieuwe producten in de markt. Met het innovatiemodel kan worden nagegaan onder welke categorie de koper valt of zal gaan vallen. Hierdoor kan er worden gekeken wie de eerste kopers zullen zijn en wat voor kopers het zijn. De eerste kopers van het product dienen als voorbeeldmodel voor de volgende kopers. Door de tips die je krijgt van de eerste kopers,

wordt de kans op een succesvolle koop bij de volgende groepen vergroot. Maak gebruik van dit model bij het opstellen van een implementatiestrategie. Begin je met één ‘koper’ uit de categorie early adaptors of start je met een grotere groep waarin uit alle categorieën ‘kopers’ vertegenwoordigd zijn? Kies een aanpak die het beste past bij de eigen organisatie en beschikbare capaciteit, want elke groep vraagt andere ondersteuning en benadering.

Diffusion of Innovations, E.M. Rogers (1962)

innovators early adapters early majority late majority laggards2,5% 13,5% 34% 34% 16%

TERUG

NA

AR STA

P

Innovatie- en adoptiemodel van Rogers

LEG HET INITIATIEF ZO VEEL MOGELIJK BIJ DE ZORGVERLENERS ZELF EN ONDERSTEUN HEN IN WAT NODIG IS

Probeer het eigen initiatief en regelvermogen van het team in het ziekenhuis vanaf het begin te versterken. De verandering zal dan minder worden ervaren als iets dat is opgelegd en meer vanuit intrinsieke motivatie in gang worden gezet. De implementatie zal daardoor beter beklijven. Probeer een actieve kartrekker te krijgen en spoor voorlopers onder de medisch specialisten op. Laat het team nadenken over wat ze willen aanpakken: wat past binnen hun ambities? Sluit daarbij aan en probeer de actiegerichtheid te stimuleren. Dingen uitproberen. Oefenen. Kleine stappen zetten. Faciliteer: zorg dat je contactpersonen ‘gemak’ van je hebben.

5

Zelf was ik meteen enthousiast om met de implementatie aan de slag te gaan, evenals één van onze chirurgen. Mijn contactpersoon bij BVN reikte me goede informatie en onderbouwing aan waarmee ik een groot deel van het team mee kreeg. Toch was het fijn dat zij ook een keer fysiek aanwezig was tijdens een teamoverleg zodat mijn collega’s al hun vragen konden stellen en een gezicht zagen achter het project. Daarna zijn we zelf aan de slag gegaan met het bedenken van een werkwijze waar iedereen achter stond.

Ellie Vorsterveld

mammacareverpleegkundige (vakinhoudelijk senior)

Benieuwd naar de WHY achter B-bewust? Lees het eindverslag van het project of bekijk presentaties in de toolkit op www.borstkanker.nl/lerenvanimplementeren

ALS HET WAAROM ERTOE DOET ZIT JE GOED

Zorg dat de bedoeling (het waarom) achter het instrument en de implementatie helder is en verlies deze nooit uit het oog. Bezin erop, wees kritisch, stel bij als dat nodig is en zorg vooral dat deze WHY kort, krachtig en kraakhelder staat als een huis. Uiteindelijk gaat het om het realiseren van deze bedoeling en je kunt de plank volledig mis slaan als je teveel nadruk legt op het instrument zelf en je blind staart

op een zo groot mogelijk gebruik ervan. Start bijvoorbeeld met een enthousiaste kick-off in het team waarbij de WHY centraal staat. Als je elkaar vindt in de WHY is de kans op succesvolle samenwerking het grootst. Zorg er, als je mensen mee wilt krijgen, wel voor dat je een concrete vraag paraat hebt (gekoppeld aan de WHY) waaruit blijkt wat er verwacht wordt en denk mee in hoe dit gerealiseerd kan worden.

6

Simon Sinek (Sinek 2012) ontdekte dat achter succesvolle mensen, organisaties en merken dezelfde manier van denken, handelen

en communiceren ten grondslag ligt, die tegenovergesteld is van hoe de meerderheid denkt, handelt en communiceert. Op deze

ontdekking baseerde hij zijn denkmodel de ‘Golden Circle’. De meerderheid heeft het in eerste instantie vaak over wat ze doen,

soms over hoe ze dat doen. Er zijn maar heel weinig bedrijven die vertellen waarom ze doen wat ze doen. Wat de reden is dat

ze bestaan. Die duidelijk maken waarin ze geloven, die aangeven wat hun drijfveren zijn, die helder maken waarom ze elke dag

doen wat ze doen en daarvoor met liefde hun bed uitkomen. De bedrijven die dat wel doen, zijn succesvol. Het levert dus veel op

om jezelf te trainen daar te beginnen als je jezelf, je project, je bedrijf presenteert en anderen mee wilt krijgen.

WHY

HOW

WHAT

REALISEER DAT MAATWERK VEREIST IS. IEDERE PATIËNT IS UNIEK

Elke patiënt is uniek in zijn of haar behoefte aan eigen regie. Bovendien verschilt deze behoefte ook vaak per fase in het ziekte- en behandelproces. Besef dat het hierdoor voor zorgverleners als lastig ervaren kan worden om het instrument aan alle patiënten op dezelfde manier aan te reiken.

Het is raadzaam om rekening te houden met het type patiënt. Adviseer om te beginnen met doelgroepen waarbij men zich kan voorstellen dat het instrument zinvol is. Denk mee met de zorgverleners over hoe het instrument op maat kan worden aangereikt aan verschillende patiëntgroepen.

7

Mijn collega’s en ik leerden onszelf aan dat we om altijd de vraag te

stellen of de patiënt behoefte heeft aan een hulpmiddel om volgende

gesprekken voor te bereiden. Dat voelt voor ons veel prettiger. De patiënt

staat er dan veel meer open voor dan wanneer we het ongevraagd

aanreiken. Bijna iedereen antwoord bevestigend.

Eveline Schoutenverpleegkundig consulent mammacare

Antonius Ziekenhuis Utrecht

BVN zorgde ervoor dat ziekenhuizen ook over geprinte versies van de B-bewust vragenlijsten konden beschikken voor patiënten die niet konden of wilden werken met een online instrument. Ook werd gestimuleerd om B-bewust op meerdere momenten tijdens de behandeling ter sprake te brengen. De behoefte aan en ruimte voor eigen regie kan in de tijd immers veranderen. Patiënten attenderen op specifieke B-bewust thema’s die op dat moment pasten bij hun situatie, werkte ook goed.

Er zijn maar heel weinig patiënten bij wie ik B-bewust niet onder

de aandacht breng. Men denkt bijvoorbeeld vaak dat oudere

patiënten niet zitten te wachten op online ondersteuning, maar

mijn ervaring is dat er dan vaak kinderen bij zijn die er wel weer

gebruik van maken of er samen met hun ouder naar kijken.

Ik vind dat je nooit mag invullen voor een patiënt

of die er wel of niet wat aan heeft.

Dat bepalen ze zelf.

Tineke Kempéesverpleegkundig specialist

Rivierenland ziekenhuis Tiel

Ondersteuning bieden is maatwerk. Maak gebruik van het Pilotenmodel. Klik hier voor meer info.

De Diabetes Vereniging Nederland (DVN) ontwikkelde het Pilotenmodel. Dit model kan zorgverleners en patiënten helpen om te bepalen waar de patiënt staat of zou willen staan. Het helpt ook om regelmatig samen vast te stellen of de manier van samenwerken hier nog wel bij past.

Het Pilotenmodel geeft op het gebied van eigen regie vier patiëntentypes weer. Bewustwording van het bestaan van deze verschillende types en hun kenmerken kan helpen bij het op maat aanbieden van het instrument. Inspireer zorgverleners door dit model bij ze onder de aandacht te brengen.

Sturen Coachen Faciliteren

Passagier Steward(ess) Co-Piloot Piloot

Regie bij de zorgverlener

Regie bij de patiënt

TERUG

NA

AR STA

P

Het Pilotenmodel: ondersteuning bieden is maatwerk

OVER RUIMTE VOOR WEERSTAND EN DE KRACHT VAN RELATIEBEHEER EN HERHALING

Bij elke vernieuwing heb je te maken met algemene weerstand. Denk aan argumenten als ‘geef me het bewijs dat het werkt’, ‘niet voor mijn patiëntengroep’, ‘we hebben dat al eens geprobeerd’ of tegenwerpingen als gevolg van werkdruk, ziekte, onzekerheid door fusie.

Voor het slagen van een implementatie is het van belang om ruimte te geven aan de weerstand. De ander erover te laten vertellen en er met aandacht naar luisteren helpt vaak al enorm. Soms is dit eerst nodig voordat de ander open staat voor jouw verhaal. Ook moet er aandacht zijn voor specifieke weerstand, bijv. de angst om de eigen ‘agenda’ meer ‘los’ te laten in geval van meer eigen regie bij de patiënt, of de patiënt te ‘overladen’ met informatie. Door het klein te houden kan stap voor stap weerstand worden overwonnen.Realiseer dat in veel organisaties de ene na

de andere vernieuwing wordt doorgevoerd die niet met elkaar verbonden worden aan de bedoeling (de why, zie stap 6). Veel vernieuwingen worden ook weer stopgezet. Mensen leren aan dat als je zaken even over je heen laat komen, maar niet echt meedoet, het ‘wel weer over gaat’. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Door vrolijk en stug door te gaan, vanuit de WHY te blijven handelen en communiceren én de relatie met de zorgverleners warm te houden, ontstaat het gevoel dat een verandering blijvend is en biedt je mensen de kans aan te sluiten op het voor hen passende moment.

8

Dream REPEATdoBELIEVE

Kijk in de toolkit op www.borstkanker.nl/lerenvanimplementeren voor materialen en inspiratie die BVN ontwikkelde om om pa’s en zorgverleners te ondersteunen.

VRIJWILLIGERS INZETTEN? IMPLEMENTATIE VRAAGT OM VERANDERKUNDIG TALENT

Bovenstaande lessen maken duidelijk dat het ondersteunen van vernieuwing niet eenvoudig is. Wil je als patiëntenorganisatie vrijwillige actieve leden inzetten om de implementatie te begeleiden, dan is het van belang om vooraf duidelijk in kaart te brengen wat het project nodig heeft en wat er daarvan aan de vrijwilliger gevraagd wordt. De vrijwilliger moet behoorlijk wat veranderkundig talent bezitten en ook de tijd kunnen investeren die nodig is. Zet een vacature uit met een helder

functieprofiel. Inventariseer ook welke training of begeleiding zij daarbij nodig hebben zodat je die kunt bieden op de juiste momenten. Een voorwaarde voor succes is dat de be-trokken vrijwilligers de WHY (zie stap 6) omarmen en geloven dat het instrument daaraan een waardevolle bijdrage kan leveren.

Maak gebruik van bestaande relaties: een goede relatie tussen vrijwilliger en zorgverleners is een enorme pré.

9

Om de proefimplementatie van B-bewust landelijk te realiseren in 20 ziekenhuizen heeft BVN 15 vrijwillige patient advocates (pa’s) geworven die de implementatie begeleidden in een ziekenhuis in hun regio. Kijk voor een functieprofiel op de website van BVN. Tijdens de projectperiode zijn er twee trainingsdagen geweest om de pa’s te inspireren en bagage mee te geven. Ook maakten zij regelmatig gebruik van de mogelijkheid om 1-op-1 ondersteuning van de projectleider te krijgen.

DE ROL VAN (MARKETING)COMMUNICATIE

(Marketing)communicatie kan de implementatie en opschaling een positieve impuls geven. Zorgverleners die vaker, via allerlei routes, geconfronteerd worden met de WHY en voordelen van het instrument zijn eerder geneigd het op te nemen in het zorgproces. Zeker als patiënten er zelf naar

vragen omdat ze erover gehoord hebben of het instrument al hebben gebruikt omdat ze het via een andere route zelf al gevonden hebben. Advies is om een communicatieplan op te stellen en de uitvoering daarvan parallel te laten lopen aan de uitvoering van de implementatie.

10

website

folder

advertentie

ADVIESGESPREKWil je, in de vorm van een adviesgesprek, ook leren van de ervaringen van BVN bij de ontwikkeling, implementatie en opschaling van B-bewust?

Neem dan contact op met

Maaike Schuurman

projectleider B-bewust

schuurman@borstkanker.nl

Naar aanleiding van gesprekken met BVN hebben het Longfonds en de ProstaatkankerStichting op basis van B-bewust al een eHealth interventie voor hun eigen doelgroep ontwikkeld. Ook is BVN, samen met een aantal andere patiëntenorganisaties, vertegenwoordigd in een voucherproject van PGO Support (PG werkt samen: thema Keuze).

Het project ‘B-bewust in bedrijf’ kwam tot stand in samenwerking met het Kenniscentrum Zorginnovatie van de Hogeschool Rotterdam en werd mede gefinancierd door ZonMw en Stichting Pink Ribbon.

KenniscentrumZorginnovatie