SPECTRUMAlgemene inleiding

Griet Lebeer

Culturele Biografie Vlaanderen

EDL conferentie 10.12.2007

SPECTRUM =

• een standaard of instrument voor de zorg van museale collecties

• een handboek voor museale bedrijfsvoering en uitvoering van collectiemanagement

• een kwaliteitsinstrument voor musea• een kader voor controle om

bedrijfsvoering te toetsen

SPECTRUM =

• geen softwarepakket• geen receptenboek• ! meta-data

SPECTRUM = een continu proces

• Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums

• set of Best Practices• informatie wordt kennis• samengesteld, ontwikkeld door

museumprofessionals (open standaard)

SPECTRUM =• the UK Museum Documentation Standard

• published by Museum Documentation Association (MDA), Cambridge

• supported by The Museums, Libraries and Archives Council (MLA)

• www.mda.org.uk/spectrum

1994

1997

2005

2007 Spectrum 3.1

SPECTRUM =twee onderdelen

• 21 Standard Procedures / Procedures• ca. 450 Units of Information / Informatie-

eenheden

SPECTRUMDEEL I: PROCEDURES

• alle handelingen zijn vervat in procedures• acht basisprocedures: minimum standaard

Accreditation Scheme• dertien overige procedures

SPECTRUM 3.1 SPECTRUM-N 1.0

1 Pre-Entry Voorbereiding inkomend object

2 Object Entry Inkomend object

3 Loans In Inkomende bruikleen

4 Acquisition Verwerving

5 Inventory Control Inventaris

6 Location and Movement Control Standplaats en verplaatsing

7 Transport Transport

8 Cataloguing Registratie en documentatie

9 Object Condition checking and technical Assessment Conditiecontrole en -onderzoek

10 Conservation and Collections Care Actieve en preventieve conservering

11 Risk Management Risicobeheer

12 Insurance and Indemnity Management Verzekering en indemniteit

13 Valuation Control Waardebepaling

14 Audit Audit

15 Rights Management Rechten

16 Use of Collections Gebruik collecties

17 Object Exit Uitgaand object

18 Loans Out Uitgaande bruikleen

19 Loss and Damage Verlies en schade

20 Deaccession and Disposal Afstoting

21 Retrospective Documentation Retrospectieve documentatie

STRUCTUUR PROCEDURE

• definitie• minimumstandaard• voor u begint ( wettelijke bepalingen, wat

moet in uw beleid zijn vastgelegd?)• procedure (checklist van

achtereenvolgende stappen en vermelding van de informatiegroepen)

• voor verdere informatie

SPECTRUMDEEL II: VEREISTE INFORMATIE

• alfabetische opsomming per onderwerp of soort gegevens van stukjes informatie die je moet documenteren om de procedure goed te kunnen uitvoeren

• informatiegroepen (groepen van informatie-eenheden per onderwerp)

• informatie-eenheden

INFORMATIE-EENHEDEN

• definitie van de informatie• hoe moet de informatie worden vastgelegd?• voorbeelden• gebruik van de informatie bij welke procedures• welke informatiegroep?

SPECTRUM VLAANDEREN EN NEDERLAND

• gezamenlijk initiatief MDA, CBV en LCM

• Erfgoedinspectie Nederland

• www.culturelebiografie.be/spectrum

• 1 maart 2007 lancering, ondertekening, licentie van de Nederlandstalige versie

• proces redactie vertaling moederdocument olv redactieraad

• publicatie Spectrum-N begin 2008 in PDF en XML

• gratis voor Vlaamse en Nederlandse museumwereld mits registratie bij CBV

• tegen betaling voor verwerking in systemen van softwarebedrijven

SPECTRUM IMPLEMENTATIE

• pilootmusea Nederland en Vlaanderen - zowel grote als kleine

• doorlichting van de eigen situatie door checklist• bereikbare doelstelling• interne procedurele handleiding• trainingen• deelaspecten volgens eigen prioriteit• evalueren en aanpassen

SPECTRUM BENEFITS

• een aanmoediging voor mobiliteit van collecties binnen de Europese Gemeenschap

• een zelfde taal

• meer uitwisseling van informatie over objecten

• wederzijds uitlenen

• kwaliteitszorg

• professionalisering museumbeheer en collectiebeheer

• terugkoppeling naar MDA

• internationale uitstraling