1

In samenwerking met

Sectorafspraken over het omgaan met cliëntinformatie in Centra Algemeen Welzijnswerk

Januari 2016

Inhoud

1. Een code over cliëntinformatie ......................................................................................................... 2

2. De cliënt centraal als uitgangspunt ................................................................................................... 4

3. Het beroepsgeheim en het CAW ...................................................................................................... 5

4. Het decreet AWW en uitwisseling van persoonsgegevens ............................................................ 5

5. Anonieme begeleiding ........................................................................................................................ 7

6. Minderjarigen en het CAW ............................................................................................................... 8

7. Het cliëntdossier .................................................................................................................................. 9

8. Bewaartermijn van onderdelen van een dossier............................................................................ 15

9. In beslagname van een CAW dossier ............................................................................................. 16

10. Terugkerende cliënten ................................................................................................................... 17

11. Beveiliging van cliëntdossiers ....................................................................................................... 17

12. Verwerven, gebruiken en doorgeven van cliëntinformatie ...................................................... 18

13. Samenwerking met partners van een CAW .............................................................................. 21

14. Elementen uit het decreet IJH die weerslag hebben op werken met cliëntinformatie ........ 22

15. Deelname aan cliëntgericht overleg binnen IJH vanuit een CAW ......................................... 29

16. Artikel 458 bis: hoe mee omgaan vanuit een CAW .................................................................. 30

17. Gezamenlijk beroepsgeheim ....................................................................................................... 30

18. Gedeeld beroepsgeheim ............................................................................................................... 30

19. Schuldig verzuim ............................................................................................................................ 31

2

20. Cliëntgericht driehoeksoverleg vanuit een CAW ...................................................................... 32

21. Integriteit in gevaar ........................................................................................................................ 34

22. Online hulp vanuit een CAW ....................................................................................................... 35

23. De bezoekruimte en verslaggeving aan de rechters .................................................................. 36

24. Inwerkingtreding en evaluatie ...................................................................................................... 36

1. Een code over cliëntinformatie

In het kader van het kwaliteitsdecreet ontwikkelden de CAW’ s reeds in 2004 een kwaliteitshandboek: één van de minimale kwaliteitseisen voorzag in de opmaak van een deontologische code inzake cliëntinformatie. In een CAW wordt voortdurend met cliëntinformatie gewerkt. De code schrijft voor hoe CAW-medewerkers correct omgaan met het verwerven, het gebruiken en het doorgeven van cliëntinformatie/cliëntgegevens.

De ontwikkeling van een concrete code was opdracht van elk CAW. Zulke code is alleen werkbaar, wanneer ze gedragen en toegepast wordt door alle medewerkers. Dit veronderstelt dat een code ontwikkeld wordt vanuit het denken over praktijksituaties. Een code dient de dagelijkse praktijk immers te ondersteunen. Het mag geen hol theoretisch kader zijn, waarbij de medewerkers het gevoel krijgen dat het hun dagelijks werk niet ondersteunt.

Daarenboven is een code een verplicht onderdeel van het kwaliteitshandboek.

Op sectorniveau werd de keuze gemaakt om, met ondersteuning van het Steunpunt Algemeen Welzijnswerk, een sectorale afsprakentekst te maken, die de basis vormde om op centrumniveau een code te ontwikkelen. Deze tekst is gegroeid in samenspraak met het werkveld. Er werd ruim de tijd genomen om de uitgangspunten op allerlei fora af te toetsen. De tekst werd ook grondig getoetst op zijn juridische consequenties. Deze tekst kwam tot stand na overleg met en advies van:

Werksoortelijk overleg van deelwerkingen van Centra Algemeen Welzijnswerk

Overleg met de kwaliteitscoördinatoren van de CAW’s

De CAW beleidsgroep (d.i. het overleg van de CAW-directies)

Advies van prof. Hutsebaut , prof. Put , I. Van Der Straete, P. Geens (allen KU- Leuven)

en Katrien Herbots (Universiteit Gent).

In de loop van 2007 en begin 2008 evalueerden we de oorspronkelijke tekst cliëntinformatie een eerste maal en stuurden hem bij. Zowel cliënten als hulpverleners spraken zich uit over de CAW codes. Uit deze bemerkingen haalden we relevante aspecten voor de huidige sectortekst.

Bovendien pasten we de tekst ook aan, aan verandering in de regelgeving: sinds 2004 is er namelijk een decreet in voege dat de rechtspositie van minderjarigen in de integrale jeugdhulp regelt. 1

1 Decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp , 2004

3

Sindsdien veranderde er op regelgevend vlak heel wat. Om die reden werd de sectortekst in 2015

opnieuw aangepast en zal de tekst in de toekomst geregeld bijgestuurd worden afhankelijk van

wijzigende regelgeving en eventuele praktijk. Deze aanpassingen kwamen tot stand na overleg en

afstemming met een sectorale werkgroep en de kwaliteitscoördinatoren.

Omgaan met cliëntinformatie binnen de context van een CAW vraagt om bewustzijn en reflectie over informatie van en over cliënten. In de regel worden cliënten maximaal betrokken bij informatie-uitwisseling over hun situatie. Uitzonderingen worden te allen tijde doorgesproken met de direct leidinggevende.

Bij twijfel over het al dan niet verwerven, gebruiken en doorgeven van informatie is overleg met de leidinggevende nodig om te overwegen vooraleer men tot uitwisseling overgaat. Bovendien wordt nauwgezet in het cliëntdossier genoteerd welke cliëntinformatie uitgewisseld wordt. Cliënten worden hierover transparant ingelicht.

4

1.1. Toepassingsgebied van de tekst

De CAW ’s stemmen hun werkwijze inzake cliëntformatie in de praktijk af op de voorliggende tekst. Deze tekst is dan ook geen vrijblijvend document: hij bindt alle CAW-medewerkers. Zowel professionele krachten, als vrijwilligers en stagiaires, mensen die voor het CAW in onder aanneming werken (bvb. supervisoren) en mensen die naar het CAW worden gedetacheerd en voor wie het CAW de “inhoudelijke werkgever” is, worden door deze tekst “gevat”.

De tekst richt zich met nadruk tot het CAW als voorziening ressorterend onder het decreet op het Algemeen Welzijnswerk en niet als sociale onderneming ( projecten lokale besturen etc.) Het is van belang dat hulpverleners goed weten welke de uitgangspunten zijn over cliëntinformatie binnen de context van een CAW.

1.2. De verhouding CAW-cliënt

De tekst zoemt in op de verhouding tussen hulpverleners uit een CAW en hun cliënten en op de informatiestromen die in deze verhouding spelen. Hiermee hebben we niets gezegd over de verhouding tussen de hulpverleners als werknemers en hun verhouding tot hun werkgever. Maar uiteraard raakt een en ander elkaar. Je kan als hulpverlener beroepsgeheim correct hanteren als de arbeidsomstandigheden deze verplichting ondersteunen.

Zo is ruimte voor bijscholing op het terrein van cliëntinformatie van belang. Heldere overlegprocedures en verantwoordelijken die vlot aanspreekbaar zijn bij dilemma’s geven hulpverleners de nodige ruggensteun. Werken in veilige omstandigheden en het hebben van duidelijke kaders en richtlijnen maken dat hulpverleners correct kunnen omgaan met de buitenwacht, zoals politie, andere diensten in het uitwisselen van info.

1.3. Competente hulpverleners

Op een deontologisch correcte wijze omgaan met cliëntinformatie vraagt van de hulpverlener in een CAW een aantal competenties. Hij of zij beschikt over basiskennis over de wetgeving op het vlak van beroepsgeheim, de wet verwerking persoonsgegevens, het decreet rechtspositie van minderjarigen in integrale jeugdhulp, de wetgeving op het vlak van schuldig hulpverzuim. Hij kan hierover reflecteren en de dilemma’s die het oproept in de praktijk bespreekbaar maken en hanteren. Hij informeert de cliënt op een duidelijke manier over de wijze waarop het CAW met cliëntinformatie om gaat.

De hulpverlener kan rekenen op voldoende ondersteuning op dit vlak door het CAW, via een adequaat vorming - en trainingsbeleid.

Het CAW voert een coherent deontologisch beleid, overeenkomstig de afspraken in deze sectortekst.

2. De cliënt centraal als uitgangspunt

De cliënt centraal is het belangrijkste uitgangspunt in de sectortekst cliëntinformatie.

Dit betekent geenszins dat enkel naar het individu gekeken wordt, zonder rekening te houden met de context en de situatie van de cliënt.

5

Het CAW zet cliënten wel centraal in de infostromen van en over hen. Ze worden maximaal betrokken bij de informatie-uitwisseling. Infostromen lopen bij voorkeur via hen.

Het is immers de cliënt die een mandaat geeft aan het CAW om samen te werken. Logisch dus dat de cliënt maximaal op zijn verantwoordelijkheid aangesproken wordt. Het decreet algemeen welzijnswerk (2009) bepaalt namelijk dat de hulp vanuit een CAW gevraagd of aanvaard moet zijn.

Binnenkomende info vanuit andere instanties en organisaties wordt zo snel als mogelijk aan de cliënt verteld. Voor opgevraagde en buitengaande info wordt de nadrukkelijke toestemming van de cliënt gevraagd.

Vragen van derden om informatie worden zorgvuldig beluisterd. De CAW medewerker vertrekt hierbij vanuit de vraag: “Wat maakt dat ik beter geplaatst ben dan de cliënt zelf om antwoord te geven op infovragen over de situatie van de cliënt?”

Deze vraag geeft meteen aan dat helder uitlegbaar moet zijn waarom een hulpverlener ‘over’ een cliënt spreekt.

Dit brengt mee dat samenwerking tussen diensten soms herijkt moet worden, omdat er onder welzijnswerkers nogal eens de neiging bestaat om welwillend info te verstrekken of te ontvangen.

Het vraagt van hulpverleners een zeer alerte houding: weet de cliënt dat u me deze info wil verstrekken? Ik wil de cliënt hierover inlichten. Wat moet ik met informatie die ik niet met hen mag bespreken? Kunnen cliënten betrokken worden bij dit overleg?

Cliënten worden ingelicht over het feit dat ze te allen tijde om inlichtingen mogen verzoeken over de wijze van omgaan met cliëntinformatie.

3. Het beroepsgeheim en het CAW

Alle medewerkers van het CAW zijn gebonden door het beroepsgeheim, zoals omschreven in artikel 458 van het strafwetboek. Het Decreet algemeen welzijnswerk bepaalt in artikel 9: Iedereen die met toepassing van dit decreet in contact komt met gebruikers, eerbiedigt hun ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging en is tot geheimhouding verplicht. 2

Voor een CAW is het beroepsgeheim niet enkel een strafrechtelijke verplichting, maar ook een belangrijke waarde. (klik waarden)

4. Het decreet AWW en uitwisseling van

persoonsgegevens

Het decreet legt niet enkel vast dat een CAW-hulpverlener een beroepsgeheim heeft, er zijn tevens bepalingen omtrent gegevensdeling, gegevensverwerking en samenwerking met het oog op verantwoorde hulp en dienstverlening in functie van continuïteit van de hulp. (klik artikel 10)

2 Decreet van 8 mei 2009 betreffende het Algemeen Welzijnswerk

6

de gegevensuitwisseling heeft alleen betrekking op gegevens die noodzakelijk3 zijn voor hulpverlening in het algemeen welzijnswerk. Dit wordt beoordeeld door de CAW medewerker, na overleg met de direct leidinggevende, en moet door de hulpverlener beargumenteerd kunnen worden.(zie voetnoot)

de gegevens worden alleen uitgewisseld in het belang van de cliënten. De CAW-hulpverlener gaat, voor zover mogelijk, over dit belang in dialoog met de cliënt. De cliënt wordt ondersteund om in de mate van het mogelijke deze gegevens zelf uit te wisselen.4

de derden met wie de gegevens worden uitgewisseld moeten betrokken zijn bij de concrete hulp-en dienstverlening

behoudens overmacht of dringende noodzaak, dient de cliënt op wie de gegevens betrekking hebben, zijn geïnformeerde en volgehouden instemming te geven met de gegevensuitwisseling op de tijdstippen en wijze zoals bepaald door de Vlaamse Regering.

Deze uitwisseling gebeurt met schriftelijke instemming van de cliënt en voorafgaand aan de uitwisseling. 5 Het Decreet gegevensdeling bepaalt dat bij elektronische gegevensdeling altijd schriftelijke toestemming nodig is van de cliënt. Als het niet onmiddellijk mogelijk is om een schriftelijke instemming te bekomen noteert de hulpverlener in het cliëntdossier dat men naar een schriftelijke instemming streeft. Dit wordt aangeduid in het dossier met vermelding van de datum. Bekomt men in een latere fase toch een schriftelijke instemming, wordt deze aan het dossier toegevoegd.

Worden in geval van dringende noodzaak toch gegevens uitgewisseld zonder instemming van de cliënt, dan wordt de cliënt zo snel als mogelijk ingelicht over deze uitwisseling. Er wordt gemotiveerd waarom zonder instemming informatie werd uitgewisseld. Er moeten relevante argumenten zijn om van overmacht of dringende noodzaak te kunnen spreken.

De toestemming voor de gegevensuitwisseling is niet alleen geïnformeerd en volgehouden, maar ook tijdelijk en specifiek.

Hulpvragers die een beroep doen op het CAW, worden ingelicht over het verwerken van persoonsgegevens, want persoonsgegevens verwerken hoort bij de werking van een CAW.

Daarom wordt de volgende procedure gevolgd:

1. Hulpvragers worden ingelicht over het feit dat in een CAW persoonsgegevens verwerkt worden. Dit gebeurt door middel van affiches, folders of een mondelinge toelichting.

2. De schriftelijke instemming6 wordt opgemaakt in de vorm van een wederzijdse overeenkomst, waarin de betrokken dienst weergeeft waartoe men zich engageert: men

3 Richtvragen voor de hulpverlener om de noodzaak te bepalen zijn: met welk doel wordt info eventueel uitgewisseld? Wat wil

ik als CAW-hulpverlener en wat wil de andere dienst met de uitwisseling? Wat is de mogelijke impact van de uitwisseling op de

cliënt en de context van de cliënt? Levert niet delen van info nadeel op voor de concrete hulpverlening aan de cliënt vanuit het

CAW en zo ja welk nadeel?

4 Besluit van de Vlaamse regering van 21 juni 2013 betreffende het algemeen welzijnswerk

5 Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het algemeen welzijnswerk, art. 21

6 Als het niet onmiddellijk mogelijk is om een schriftelijke instemming te bekomen noteert de hulpverlener in het cliëntdossier dat

7

gaat een samenwerkingsrelatie aan met de hulpvrager om te proberen samen hulpverleningsdoelstellingen te realiseren en men zal de hulpvrager hierbij de nodige ondersteuning bieden. Dit engagement kan mede gerealiseerd worden, doordat de cliënt ermee instemt dat er persoonsgegevens verwerkt worden. Beide partijen ondertekenen het document. De toestemming kan ook elektronisch worden gegeven of ingetrokken indien de elektronische toestemming dezelfde waarborgen biedt als de schriftelijke.

3. Indien de cliënt niet wenst dat er persoonsgegevens verwerkt worden, wordt hij ingelicht over de consequenties die deze keuze heeft voor het hulpverleningsproces. In de onthaalfase kan er eventueel gewerkt worden zonder verwerking van cliëntgegevens, alhoewel dit wel consequenties heeft voor het praktisch verloop van het onthaalproces. Deze worden met de cliënt besproken. In de begeleiding is het daarentegen moeilijk om zonder persoonsgegevens te werken. Tenzij men uitzonderlijk anoniem begeleidt (zie punt 5) of indien de gekende persoon vraagt om zijn gegevens niet-identificeerbaar te verwerken.

4. Indien CAW’s onderling schriftelijke informatie meedelen wordt dit elektronisch doorgegeven via het WE-dossier. De hulpverlener maakt een zorgvuldige afweging tot welke informatie het ander team leesbevoegdheid krijgt. Er wordt geen schrijfbevoegdheid aan een ander team gegeven om in dezelfde casus te werken. (Klikken naar sectorafspraak)

5. Anonieme begeleiding

Met anoniem bedoelen we dat de hulpverlener de identiteit van de hulpvrager niet kent.7

De vraag van een cliënt om in een begeleiding anoniem te kunnen blijven, wordt beluisterd in het CAW als eerstelijnsdienst en dus niet meteen verworpen. Het is moreel niet verantwoord dat een CAW een hulpaanbod weigert enkel omwille van de vraag om onbekend te blijven. Tenzij er goede argumenten zijn om aan te nemen dat de vraag vanuit malafide bedoelingen gesteld wordt.

Zelfs wanneer een CAW vindt dat men niet op de vraag kan ingaan, gaat het CAW na wat eventuele alternatieve mogelijkheden zijn voor de hulpvrager. Een CAW zet hem of haar niet zomaar in de kou. Gaat het CAW niet in op de hulpvraag, dan wordt de cliënt gepast doorverwezen.

Het uitgangspunt bij begeleiding blijft dat een cliënt zijn identiteit kenbaar maakt en dit omwille van de kwaliteit van de hulp. De vraag om onbekend te blijven in een begeleiding wordt niet principieel verworpen, maar is eerder uitzondering dan regel. De wens om anoniem te starten of te blijven wordt doorgesproken met de cliënt en door de hulpverlener ter goedkeuring voorgelegd aan de direct verantwoordelijke. In de loop van de begeleiding wordt nagegaan of de

men naar een schriftelijke instemming streeft. Dit wordt aangeduid in het dossier met vermelding van de datum. Bekomt men in een latere fase toch een schriftelijke instemming, wordt deze aan het dossier toegevoegd. Uiterlijk op het ogenblik van de verwerking van de instapgegevens dient er een schriftelijke toestemming aanwezig te zijn.

7 Dit is een andere situatie dan wanneer een gekende cliënt verzoekt om zijn gegevens niet identificeerbaar te verwerken in een

dossier.

8

anonimiteit behouden moet blijven. Met de cliënt wordt besproken welke gevolgen deze wens heeft voor de begeleiding en voor de opmaak van een dossier.

Als op het verzoek om onbekend te blijven wordt ingegaan, wordt door de hulpverlener expliciet aandacht besteed aan de veiligheid van cliënt, derden én hulpverlener. 8

6. Minderjarigen en het CAW 9

Ook minderjarigen hebben het recht om in vertrouwen dingen te kunnen vertellen aan een hulpverlener van een CAW.

Bij elke vraag vanwege ouders over de situatie of het dossier van de jongere stelt zich in eerste instantie de vraag waarom de hulpverlener beter geplaatst is dan de jongere zelf om op deze vraag te antwoorden. Een CAW zorgt er namelijk voor om communicatie tussen de betrokken partijen maximaal te bevorderen én te faciliteren.

Bovendien maakt het beroepsgeheim dat een hulpverlener niet zomaar antwoord kan geven op die vraag. Werken als hulpverlener in een CAW betekent immers dat je ertoe gehouden bent om het beroepsgeheim te respecteren.10 Dit is geen afspraak maar een verplichting ten aanzien van cliënten, ook t.a.v. minderjarige cliënten. Minderjarigen hebben het recht op een vertrouwelijke behandeling van hun persoonlijke gegevens en zij kunnen dit recht inroepen ten aanzien van hun ouders. Dit betekent dat hulpverleners zorgvuldig moeten omgaan met de noodzakelijke vertrouwensrelatie, die hen in staat stelt om als hulpverlener te werken. Hulpverleners hebben een principiële zwijgplicht t.a.v. de ouders van een minderjarig kind.

De toegang tot gegevens betreffende de minderjarige op grond van het ouderlijk gezag 11

vormt een uitzondering op het recht op privacy in hoofde van de minderjarige en moet restrictief geïnterpreteerd worden.

Een hulpverlener kan de ouder(s) enkel informatie over de minderjarige meedelen a) voor zover de minderjarige niet over voldoende onderscheidingsvermogen beschikt; b) met het oog op het nemen van bepaalde opvoedingsbeslissingen; c) in het belang van de minderjarige.

Daarnaast kunnen sommige noodsituaties rechtvaardigen (zoals acute dreiging van zelfdoding) dat de hulpverlener contact opneemt met de ouders. In dat geval moet de privacy van de minderjarige wijken voor een hoger belang van de minderjarige (de bescherming van de fysieke of seksuele integriteit wordt gezien als het hoogste rechtsgoed). Per situatie wordt een doordachte afweging gemaakt.

8 Anonieme begeleiding in een CAW,(2009) Kris Stas, Steunpunt algemeen welzijnswerk, Berchem

9 Kris Stas, Sectoraal advies, Decreet rechtspositie van minderjarigen in IJH toegepast in een CAW, Steunpunt algemeen

welzijnswerk, Berchem, november 2007

10 Decreet van 8 mei 2009 betreffende het Algemeen Welzijnswerk, artikel 9

11 Ouderlijk gezag betekent dat ouders opvoedingsbeslissingen moeten kunnen nemen en daartoe over relevante informatie

moeten kunnen beschikken.

9

Bij het maken van een afweging rond het doorbreken van het beroepsgeheim spelen contextvariabelen een rol: is de hulpverlening gestart op vraag van de minderjarige of op vraag van de ouders? Wat is de mate van betrokkenheid van ouders in de concrete hulpverleningssituatie? Wat is het doel of motief van de vraag van de ouders? Is de vraag naar informatie door de ouders relevant en precies welke informatie is nodig in functie van het nemen van opvoedingsbeslissingen? Is het meedelen van deze informatie noodzakelijk om een goede hulpverlening te bieden? Hoe reageert de minderjarige op de vraag van zijn ouders om info?

Het ouderlijk gezag heeft tot doel om in het belang van de minderjarige uitgeoefend te worden. Het is aan de hulpverlener om na te gaan of dit het geval is.

Bovendien heeft het ouderlijk gezag een ‘uitdunnend’ karakter: naarmate minderjarigen ouder worden kunnen ze meer en meer zelf beslissen en boet het ouderlijk gezag aan omvang in 12.

Bij een vraag om informatie vanwege de ouders over de minderjarige wordt aan de ouders het belang van een noodzakelijke vertrouwensrelatie toegelicht: de hulpverlener schermt hiermee zichzelf niet af, maar beveiligt het vertrouwen van de minderjarige.

Vooraleer de hulpverlener overweegt om (bepaalde) informatie over hulpverlening te geven of door te geven aan derden of andere hulpverleners, gaat de hulpverlener na of cliënten ingelicht zijn over het doorgeven van deze informatie. Dit gebeurt enkel na overleg met de direct verantwoordelijke.

7. Het cliëntdossier

7.1. Definitie

Een cliëntdossier omschrijven we als volgt:

een systematisch geordende verzameling van gegevens met betrekking tot individuele cliënten of cliëntsystemen, met als doel, 1) een werkinstrument te zijn voor hulp– en dienstverlening, en 2) de hulpverlening overdraagbaar te maken.

Een cliëntdossier in het WE-dossier is een bundeling van één of meerdere casussen. Een casus is een bundeling van relevante informatie rond één hulpverleningstraject aan een cliënt of een cliëntsysteem.13

7.2. Status

Een dossier behoort toe aan een CAW.

Het dossier is een werkinstrument ten behoeve van de hulpverlening. Dit betekent niet dat iedereen van een CAW toegang heeft tot een cliëntdossier. Er worden in het CAW procedures afgesproken over de toegang tot een dossier binnen het CAW.

12 Isabelle Van der Straete en Johan Put, Beroepsgeheim en hulpverlening, Brugge, 2005, Die Keure, p.100

13 Mendonck, Koen, Definitie- en Afsprakenboek, september 2014, p.6

10

7.3. Inhoud

Elk CAW bepaalt – rekening houdend met de sectorale afspraken in het kader van het elektronisch dossier - na interne overwegingen wat de inhoud is van een dossier. Enkel relevante gegevens voor de hulpverlening worden opgenomen in het cliëntdossier.

Hierbij enkele aandachtspunten

a. Persoonlijk functioneren hulpverlener

Gegevens met betrekking tot het louter persoonlijke functioneren van de hulpverlener (vb. “wanneer de cliënt begint te schelden, sla ik meteen in zeven knopen en weet niet meer wat gedaan”) horen niet thuis in het cliëntdossier. Zij maken deel uit van het persoonlijke werkmateriaal van de hulpverlener, dat bijgevolg ook geen identificeerbare cliëntgegevens mag bevatten.

b. Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens zijn die gegevens die aspecten van informatie bevatten over iemands gezondheid (de fysieke of psychische gezondheid). 14 15

Een CAW verwerkt uitsluitend relevante gezondheidsgegevens, nodig voor de concrete doelstellingen van de hulp- en dienstverlening.

Originele documenten met medisch geattesteerde gegevens zijn eigendom van de cliënt. Afschriften van deze originelen worden in het We-dossier opgenomen, in een aparte map.

De hulpverlener deelt geen medisch geattesteerde gegevens met derden, omdat dit buiten zijn bevoegdheid valt. Cliënten kunnen deze gegevens wel delen.

Geven cliënten de schriftelijke toestemming om gezondheidsgegevens te verwerken dan moeten deze niet bewaard worden onder de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar van de gezondheidszorg.

Zonder schriftelijke toestemming moeten deze gegevens onder verantwoordelijkheid van een gezondheidsbeoefenaar worden bewaard: dit betekent dat dergelijke beoefenaar “zich bereid verklaart de verantwoordelijkheid te dragen voor de verwerking die gebeurt door de voorziening en dat deze persoon steeds de theoretische en praktische mogelijkheid heeft om het nodige toezicht uit te oefenen, vragen te beantwoorden en tussen te komen” 16

14 Put, Johan, Advies : werken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp, KU Leuven, Instituut voor sociaal

recht, mei 2007, p.29 6 Idem, p.46

15 Persoonsgegevens betreffende de gezondheid zijn alle persoonsgegevens die de vroegere, huidige of toekomstige fysieke of

psychische gezondheidstoestand van de betrokkene betreffen. Die gegevens zijn dus ruimer dan louter medische gegevens. Uit

memorie van toelichting bij artikel 10 van het decreet algemeen welzijnswerk van 8 mei 2009

16 Put, Johan, Advies: werken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp, KU Leuven, Instituut voor sociaal recht,

mei 2007, p.29 6 Idem, p.46

11

Het gaat hier om de beoefenaars, bedoeld in K.B. nr. 78 van 10 november 1967 betreffende de uitoefening van de gezondheidsberoepen (B.S. 14 november 1967): artsen, tandartsen, vroedvrouwen, apothekers, kinesitherapeuten, verpleegkundigen, paramedici (vb. logopedisten, bandagisten, opticiens, gehoorprothesisten, orthopedisten, podologen, ergotherapeuten) en zorgkundigen. Daarnaast zijn er de beroepsbeoefenaars van een niet- conventionele praktijk bedoeld in de wet van 29 april 1999, betreffende de niet-conventionele praktijken inzake de geneeskunde: de artsenijbereidkunde, de kinesitherapie, de verpleegkunde en de paramedische beroepen. Deze wet erkent de volgende niet conventionele praktijken: homeopathie, chiropraxie, osteopathie en acupunctuur. Elk CAW gaat na welke beoefenaar in de gezondheidszorg de taak van bewaarder van medische gegevens kan opnemen. Concreet kan het bijvoorbeeld gaan om een arts waar mee het CAW samenwerkt, de huisarts van de cliënt of een arts naar keuze van de cliënt.

Het toezicht van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg verhindert niet dat hulpverleners met deze gegevens kunnen werken in de hulpverleningspraktijk.

Het vereiste toezicht kan namelijk ruim geïnterpreteerd worden. De mogelijkheid tot controle of mogelijkheid tot interventie of raadpleging volstaan. Het volstaat dat vb. een geneesheer een contract ondertekent waarin bepaald is dat de geneesheer de algemene verantwoordelijkheid opneemt voor de verwerking van gezondheidsgegevens. 17

Wat betreft de toegang tot de gezondheidsgegevens geldt de wet op de privacy. Artikel 10 §2 regelt de toegang tot gegevens die de gezondheid betreffen. De toegang kan ofwel rechtstreeks uitgeoefend worden, ofwel niet rechtstreeks door tussenkomst van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg. In de praktijk komt de vraag om toegang tot het medische luik van het dossier terecht bij de hulpverlener. De geneesheer die toezicht heeft kan interne richtlijnen uitwerken waarin bepaald is in welke concrete gevallen de hulpverlener de beslissing over de modaliteiten van toegang moet overlaten aan de verantwoordelijke geneesheer. 18

De wijze van toegang is niet wettelijk geregeld. Naar analogie van de wet op de patiëntenrechten is een rechtstreekse inzage de logica. De verantwoordelijke voor de verwerking heeft de keuze: ofwel laat hij de cliënt zelfstandig zijn dossier inkijken, gepaard gaande met een toelichting door de verantwoordelijke zelf of door de hulpverlener, ofwel kent hij de inzage toe aan een de door de cliënt aangewezen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg die vervolgens de gegevens kan overbrengen in een vorm die hij zelf verkiest. De keuze om een hulpverlener gezondheidsgegevens te laten toelichten gebeurt doordacht. 19

c. Gerechtelijke gegevens

Gerechtelijke gegevens worden enkel in het dossier bewaard voor zover strikt noodzakelijk voor

het team en in overeenstemming met de opdracht van het CAW 20 en de ingezette typemodule.

Het betreft onder meer: uittreksels uit vonnissen, beschikkingen van een procureur in het kader

17 Jan Vos, Verwerken van gezondheidsgegevens, Steunpuntnota, Berchem, juli 2004

18 Idem

19 Idem 20 Decreet algemeen welzijnswerk van 8 mei 2009, artikel 8

12

van bemiddeling in strafzaken, het omgaan met de vraag van een cliënt om stukken uit zijn/haar

gerechtelijk dossier tijdelijk te bewaren, zoals bvb. afschriften van geldboetes bij

schuldbemiddeling, …

Een CAW verwerkt uitsluitend relevante gerechtelijke gegevens, nodig voor de concrete doelstellingen van de hulp- en dienstverlening en in functie van de unieke situatie van de cliënt.

7.4. Vorm

Het dossier is een werkinstrument en geen archief van de persoonlijke documenten van de cliënt. Indien het noodzakelijk is om dergelijke documenten te bewaren bevat het dossier kopieën (scans) van persoonlijke documenten. Originele persoonlijke documenten van de cliënt worden, enkel indien dit strikt noodzakelijk is, bewaard in een aparte map. Deze map is eigendom van de cliënt. Cliënten stapsgewijs leren omgaan met belangrijke documenten is een onderdeel van een hulpverleningsproces. Bij het beëindigen van een begeleiding wordt de map met persoonlijke documenten meegegeven met cliënt.

Een cliëntdossier wordt bij voorkeur zoveel mogelijk opgemaakt in een voor de cliënt begrijpelijke formulering.

7.5. Teamoverleg en het dossier

Conclusies van geïndividualiseerde cliëntbespreking (hypothesen, werkdoelen in de hulpverlening, voortgangsbewaking,…) horen thuis in het cliëntdossier en niet in een teamverslag. Ze worden op een begrijpelijke manier geformuleerd.

7.6. Instap en het dossier

Relevante gegevens uit het instapinstrument worden opgenomen in het cliëntdossier. Relevante gegevens zijn die gegevens die belangrijk zijn in het kader van de vooropgestelde doelstellingen in het hulpverleningsvoorstel.

7.7. Minderjarigen en het dossier

De minderjarige heeft een verzetsmogelijkheid (vertrouwelijkheidsexceptie): hij kan stellen dat sommige door hem verstrekte gegevens vertrouwelijk zijn. Ze zijn niet toegankelijk voor andere leden van het cliëntsysteem. 21

Recht op een dossier: binnen IJH heeft een minderjarige recht op een dossier. Het algemeen welzijnswerk kiest er voor om anoniem te kunnen werken in een onthaalfase en dit geldt ook voor minderjarigen: cliënten hoeven hun identiteit niet kenbaar te maken. Als cliënt heb je recht op een dossier als je dit wil. Recht op een dossier22 is dan ook letterlijk te verstaan.

21 Decreet rechtspositie van minderjarigen in integrale jeugdhulp, Brussel, mei 2004

22 Idem

13

7.8. Toegang tot het cliëntdossier

Toegang

Toegang tot het cliëntdossier kan verschaft worden door inzage, via een gesprek, door gedeeltelijke inzage, door afschriften en door rapportage. Toelichting vanwege een hulpverlener is bij een vraag om toegang vanzelfsprekend om te vermijden dat inhoud uit het dossier niet of verkeerd begrepen wordt. Inzage is een specifieke manier om toegang mogelijk te maken. Via inzage kunnen cliënten hun dossier daadwerkelijk inzien (kijken, lezen).

Sinds 1 januari 2009 is inzage in een cliëntdossier van het CAW mogelijk.

Dit heeft uiteraard consequenties voor de manier waarop een cliëntdossier wordt samengesteld én voor de taal die gebruikt wordt in een dossier.

Modaliteiten van toegang

Bij de opmaak van een cliëntdossier wordt de cliënt ingelicht over de modaliteiten van het toegangsrecht. Toegang gebeurt conform de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

De cliënt kan delen van het dossier inzien, waaraan inzagerecht wordt toegekend.

De cliënt kan enkel inzagerecht hebben in die delen die betrekking hebben op de cliënt zelf. Delen die uitsluitend betrekking hebben op andere cliënten uit het cliëntsysteem (partners, ouders, kinderen) of relevante derden (leerkracht, buur,…), kunnen niet worden ingezien.

Er kan wel informatie worden gegeven over deze delen. De cliënt heeft m.a.w. wel toegang tot deze delen, maar geen inzage. Dit geldt zeker wanneer de privacy van derden kan geschonden worden door inzage te verschaffen aan de cliënt. De hulpverlener die betrokken is op het dossier verschaft uitleg over gegevens die in het dossier staan.

De cliënt wordt tijdens de inzage steeds bijgestaan door een hulpverlener. In het elektronisch dossier begeleidt de hulpverlener de inzage op een dusdanige manier dat de cliënt geen informatie van andere cliënten of derden kan bekijken.

De cliënt mag geen elementen uit het dossier meenemen, vermits het dossier geen eigendom is van de cliënt.

De cliënt kan om een afschrift (kopie) verzoeken van die delen waarover inzagerecht werd toegestaan (zie hoger). Over de andere delen waarover de cliënt uitleg krijgt, kan hij op verzoek een rapport bekomen opgemaakt door de hulpverlener.

Op het afschrift of rapport wordt vermeld dat het persoonlijk en vertrouwelijk is en enkel bruikbaar voor hulpverleningsdoeleinden. Indien de hulpverlener het vermoeden heeft dat de cliënt deze afschriften voor negatieve doeleinden zal gebruiken, worden de consequenties daarvan met hem besproken. Uiteindelijk is het wel de cliënt die beslist of hij al dan niet een afschrift of rapport wil.

Voor de uitoefening van het toegangsrecht kan de cliënt zich laten bijstaan door een door hem aangeduide vertrouwenspersoon (naar analogie met de wet op de patiëntenrechten). Indien er twijfels zijn over deze vertrouwenspersoon dan delen we deze aan de cliënt mee (= spiegelen). De uiteindelijke keuze blijft bij de cliënt. De bedenkingen van de hulpverlener of van de dienst worden eventueel in het cliëntdossier opgenomen.

14

Wanneer de cliënt erom verzoekt dient het recht op toegang zo snel mogelijk gerealiseerd te worden. Dit gebeurt binnen een termijn van maximaal 14 dagen, conform de wet op de patiëntenrechten.

Het CAW voorziet in een procedure die omschrijft op welke manier toegang gevraagd kan worden. Er wordt hierbij gekozen voor een eerder soepele opstelling. Zware procedures werken drempelverhogend en ontmoedigend.

Cliënten hebben het recht om correctie te eisen van fouten aan feitelijke gegevens uit het dossier (adres, leeftijd, naam etc). Bij interpretaties van hulpverleners, die door cliënten als onjuist ervaren worden, voegt het CAW op vraag hun versie aan de interpretatie toe. Cliënten kunnen niet eisen dat interpretaties verwijderd worden.

7.9. Minderjarigen en inzage 23

In principe heeft de minderjarige recht op inzage in die gegevens die hem betreffen en oefent hij dit recht zelfstandig uit. Het gaat om die gegevens die de minderjarige zelf verstrekt heeft of die door anderen over hem (ouders, hulpverleners, opvoedingsverantwoordelijken, derden) verstrekt werden mits ze deze gegevens niet als vertrouwelijk bestempelden.

Bij +12 jarige minderjarigen

De plus twaalfjarige wordt vermoed in staat te zijn om zijn belangen af te wegen en kan het toegangsrecht zelfstandig uitoefenen. Dit vermoeden is evenwel weerlegbaar : indien de hulpaanbieder van mening is dat de plus 12 jarige niet matuur is, moet hij dit in het dossier motiveren. (zie verder)

Bij -12 jarige minderjarigen

Wordt de min twaalfjarige als onvoldoende matuur gezien door de hulpverlener, dan kunnen in principe zijn ouders of de vertrouwenspersoon het recht op toegang uitoefenen.

Daarom zal de hulpverlener actief beoordelen of de minderjarige in staat is om zijn toegangsrecht zelfstandig uit te oefenen.

De vertrouwenspersoon kan het toegangsrecht uitoefenen voor de minderjarige die niet in staat is tot de zelfstandige uitoefening van het recht op toegang en dit in twee gevallen:

Indien de ouders het toegangsrecht niet uitoefenen

Ingeval er tegenstrijdige belangen zijn tussen de minderjarige en de ouders

Inzage

De minderjarige heeft dus recht op inzage in:

gegevens die hij zelf aanbracht/gegevens die derden over hem aanbrachten, tenzij de

betrokken derden deze gegevens als vertrouwelijk bestempelden.

23 Decreet rechtspositie van minderjarigen in integrale jeugdhulp, Brussel, mei 2004

15

contextgegevens die ook over hemzelf gaan, tenzij bepaalde leden uit het cliëntsysteem deze gegevens als vertrouwelijk bestempelden.

De minderjarige heeft geen inzage in die gegevens:

waarvan aangetoond is ( afgewogen en gemotiveerd in het dossier) dat het niet in het belang van de minderjarige is om deze informatie op dat moment te kennen (agogische exceptie). De vertrouwenspersoon kan deze informatie wel inzien.

die derden betreffen

Er wordt toegang gegeven via een gesprek, gedeeltelijke inzage of rapportage, als bepaalde gegevens ook een derde betreffen en volledige inzage afbreuk zou doen aan zijn recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

7.10. Hypothesen in het dossier

Door de hulpverlener geformuleerde hypothesen over de cliëntsituatie worden enkel opgenomen in het cliëntdossier, voor zover ze deel (zullen) uitmaken van het actieve hulpverleningsproces. Hypothesen waarvan men inschat dat ze in het hulpverleningsproces niet aan bod (kunnen) komen of die men niet (wil, kan of durft) in communicatie te brengen met de cliënt, worden niet opgenomen in het cliëntdossier.

Uitspraken, bevindingen, feiten die aanleiding kunnen geven tot een hypothese worden zo helder mogelijk genoteerd in het dossier. Hypothesen worden zo veel als mogelijk getoetst bij cliënten. Ook als dit nog niet gebeurde worden ze opgenomen in het dossier in een klare taal. De hulpverlener zet er nadrukkelijk bij dat het om zijn hypothese op dat moment (datum) gaat. Ook bij collega’s getoetste hypothesen worden opgenomen in het cliëntdossier. Door een hypothese op te nemen in het dossier onderschrijft de hulpverlener de intentie om de hypothese te toetsen.

Hypothesen die verkend en getoetst werden, maar waarbij blijkt dat ze niet kloppen, worden opgenomen in het dossier met een duidelijke vermelding dat ze niet kloppen. Dit voorkomt onnodig werk en onderzoek van hypothesen in de toekomst.

Als hypothesen identificeerbaar besproken worden met derden, gebeurt dit met instemming van cliënten.

8. Bewaartermijn van onderdelen van een dossier

De bewaartermijnen verschillen naargelang het onderdeel van een cliëntdossier.

Indien persoonlijke documenten van de cliënt (zoals: trouwboekje, spaarboekje, huurcontract, verzekeringspolissen) in het cliëntdossier of in een aparte map zitten, worden deze zoveel mogelijk en zo snel mogelijk teruggegeven aan de cliënt. Indien dergelijke documenten niet kunnen terugbezorgd worden, bvb. omdat de cliënt plots verdwijnt, dienen ze blijvend in het CAW te worden gearchiveerd. In geen geval mogen ze vernietigd worden.

Bepaalde stukken uit het cliëntdossier behoren tot de begeleidingsadministratie, bvb. briefwisseling met schuldeisers in kader van schuldbemiddeling. Hierbij moet nagegaan worden hoelang deze gegevens best bewaard worden, om zich als hulpverlener te kunnen verweren tegen een aansprakelijkheidsvordering, bvb. in het kader van een schuldbemiddeling. Om te bepalen

16

hoelang deze administratie best bewaard blijft, zal men de specifieke vereisten van de deelwerkingen binnen het CAW moeten nagaan.

Daarnaast bestaat het cliëntdossier uit diverse hulpverleningsgegevens zoals: weergaven van hulpverleningsgesprekken, verslagen en cliëntgegevens.

De bewaartermijn wordt dus gediversifieerd naargelang de aard van de documenten die het cliëntdossier bevat. Gegevens die vernietigbaar zijn worden vijf jaar bewaard na het afsluiten van de hulpverlening, tenzij er andere wettelijke bewaartermijnen bestaan.

Bij de afsluiting van de hulpverlening worden enkel nog relevante gegevens bewaard. Cliënten kunnen verzoeken om hun dossier sneller te vernietigen. Dit wordt toegestaan, tenzij de doelstelling van de werking expliciet aangeeft waarom het relevant is om gegevens te bewaren. Denk hierbij vb. aan heraanmelding.

De vernietiging van dossiergegevens gebeurt op een wijze die de privacy van de cliëntgegevens waarborgt. Ze worden met andere woorden op een veilige manier vernietigd.

Cliënten worden ingelicht over de bewaartermijn.

9. In beslagname van een CAW dossier

Cliëntdossiers behoren toe aan het CAW. Ze zijn een werkinstrument binnen de hulpverlening en ze zijn beschermd door het beroepsgeheim.

Dit betekent dat een CAW zich kan verzetten tegen inbeslagname door justitie omwille van beroepsgeheim.

Indien politie of de onderzoeksrechter naar het CAW komt om informatie op te vragen, overlegt de hulpverlener altijd met de direct verantwoordelijke. Hiermee wint men tijd om rustig na te denken en intern beraad brengt helderheid. Naar politie, onderzoeksrechter geeft de CAW-werker de boodschap dat hij dit moet doen als werknemer van het CAW.

Het CAW geeft geen toestemming voor huiszoeking. Een huiszoeking kan enkel met een rechtmatig bevel.

Bij een bevel tot huiszoeking gaat het CAW na of dit werd afgeleverd door een onderzoeksrechter, want alleen dan is een huiszoekingsbevel rechtmatig.

Zegt politie in opdracht van de onderzoeksrechter te komen maar zonder huiszoekingsbevel, dan stelt het CAW wel rechtstreeks contact te willen hebben met de onderzoeksrechter. Het CAW geeft tegenover de politie aan geen verklaringen te kunnen afleggen, omdat men als werknemer van een CAW gehouden is aan het beroepsgeheim.

Als er een machtiging tot inbeslagname in het huiszoekingsbevel staat, kan niet verhinderd worden dat dossiers meegenomen worden, want dan dossiers weigeren kan beschouwd worden als belemmering van het onderzoek.

Indien het dossier op een elektronische drager staat en het ter plaatse afgedrukt kan worden, wordt de papieren versie in beslaggenomen.24

24 www.ordomidic.be/nl/adviezen/advies/medisch-geheim-en-justitie, document a144011, 30/09/2013

17

Neemt politie of justitie dossiers in beslag, dan vraagt het CAW dat politie een proces-verbaal opmaakt, waarin staat dat het CAW zich verzet tegen inbeslagname, omwille van de geheimhoudingsplicht. Door het inroepen van het beroepsgeheim moet de onderzoeksrechter verantwoorden waarom het beroepsgeheim mogelijk niet zou gelden. Komt de onderzoeksrechter tot het besluit dat het beroepsgeheim terecht werd ingeroepen, mogen de gegevens niet gebruikt worden in het strafdossier. De meegenomen stukken moeten dan apart bewaard worden in het gerechtelijk dossier. Zowel de onderzoeksrechter als de vonnisrechter moeten dan rekening houden met de vertrouwelijkheid van deze gegevens.

Een onderzoeksrechter/gerechtelijk officier moet de stukken die onder beroepsgeheim worden meegegeven, verzegelen in bijzijn van de geheimhouder, dus de CAW-hulpverlener. Enkel de onderzoeksrechter mag die zegel verbreken, om na te kijken of het beroepsgeheim terecht wordt ingeroepen. Als dat zo is, worden die stukken teruggegeven bij afsluiten van het vooronderzoek. Je kan als geheimhouder ook bepaalde gedeeltes aanduiden die zeker geheim moeten blijven omdat ze zo zeer raken aan de vertrouwelijkheid van je relatie met de cliënt in het bijzonder en van je beroepsuitoefening in het algemeen. Het verdient aanbeveling, dat de hulpverlener zelf al een zekere selectie uitvoert. 25

10. Terugkerende cliënten

10.1. Binnen hetzelfde team

Meldt een cliënt zich terug aan bij eenzelfde team dan kan het oude dossier terug opgezocht worden, mits het relevant is voor de hulpverlening nu én mits medeweten van de cliënt.

10.2. Binnen hetzelfde CAW

Meldt een cliënt zich opnieuw aan bij een ander team van het CAW, dan kan relevante informatie uit het dossier opgevraagd worden bij een ander team, mits het relevant is voor de huidige hulpverlening en mits toestemming van de cliënt.

11. Beveiliging van cliëntdossiers

Elk team bewaart haar cliëntdossiers op een beveiligde wijze door middel van een persoonsgebonden paswoord dat enkel gekend is door de medewerker.

Per CAW wordt een lijst van gemachtigde functies opgemaakt die toegang hebben tot de (elektronische en papieren) dossiergegevens. In het We-dossier is de toegang geregeld via het instellen van gebruikersgroepen.

25 Min Bergmans, Steunpunt jeugdhulp, Brussel, 2014

18

12. Verwerven, gebruiken en doorgeven van

cliëntinformatie

12.1. Het verwerven van informatie

De cliënt wordt op de hoogte gebracht van het feit dat een dossier wordt aangelegd.

Indien bij derden relevante informatie moet opgevraagd worden ten behoeve van de hulpverlening, wordt dit met de cliënt overlegd in functie van de concrete situatie en gebeurt dit met zijn schriftelijke toestemming. Wanneer bijvoorbeeld afgesproken wordt dat de hulpverlener de ziekteverzekering van de cliënt in orde brengt, dan vraagt hij de toelating om hiervoor de nodige contacten te kunnen leggen met verschillende diensten. De hulpverlener koppelt stapsgewijze terug naar de cliënt wat hij reeds ondernomen heeft. Indien er in de loop van deze contacten ook medische zaken uitgeklaard moeten worden, bespreekt hij dit eerst met de cliënt vooraleer er verdere contacten gelegd worden.

Indien de cliënt de toestemming weigert om informatie op te vragen, worden de consequenties voor de hulpverlening met de cliënt besproken. In sommige gevallen zal de hulpverlening dan stopgezet worden, omdat men zonder de informatie niet zinvol kan werken. Er wordt enkel die informatie opgevraagd bij derden die nodig is om een hulpverlening op maat te kunnen uitbouwen.

Omdat in het algemeen welzijnswerk de waarde van open communicatie en betrouwbaarheid vooropstaat, wordt nooit aan de cliënt gevraagd om een blanco cheque te ondertekenen, die het centrum toelaat om allerhande informatie op te vragen, zonder hiervoor telkens diens toelating te vragen.

Bij het opmaken van een wederzijds contract tussen de dienst en de cliënt (zie schriftelijke toestemming) vermeldt de dienst dat men toestemming zal vragen aan de cliënt, vooraleer er info opgevraagd wordt bij derden.

Dit uitgangspunt vereist dat binnen het CAW vooraf nagedacht wordt over de noodzaak om welbepaalde diensten te contacteren. Op die manier kan vooraf met cliënten overlegd worden. Ook binnen een residentiële setting is dit overleg met de cliënt van belang: er wordt afgesproken welke diensten de cliënt de volgende dag zelf kan contacteren en welke diensten door de begeleider worden gecontacteerd. In het kader van zelfredzaamheid stimuleert een CAW cliënten om dit zoveel mogelijk zelf op te nemen.

Als men beslist om toch informatie op te vragen zonder dat de cliënt vooraf toestemming gaf, gebeurt dit omdat eerst de toestemming vragen de belangen van de cliënt zal schaden. Men krijgt bijvoorbeeld na herhaaldelijk proberen geen contact met de cliënt en er moet dringend bijkomende info opgevraagd worden.

Waar mogelijk overlegt men met collega’s vooraleer men besluit info op te vragen.

De volgende vragen worden meegenomen in de overweging:

1. Welk doel wil ik bereiken met het verstrekken/opvragen van informatie?

2. Kan dit doel ook bereikt worden zonder dat ik informatie aan een ander verstrek/ opvraag?

19

3. Heb ik alles gedaan om de toestemming van de cliënt te krijgen? Zo niet, waarom was dit niet mogelijk?

4. Weegt de schade die ik voor de cliënt wil voorkomen, op tegen het belang dat de cliënt heeft bij geheimhouding?

5. Wordt de geheimhoudingsplicht zo min mogelijk geschonden? Het is belangrijk dat de hulpverlener alleen die informatie uitwisselt die de ander nodig heeft om het belang van de cliënt te dienen en het gevaar af te wenden. Verstrek/Vraag geen informatie die hiervoor niet ter zake doet. 26

6. Wanneer wordt de cliënt ingelicht?

Informatie over de cliënt, die aangeleverd wordt door derden (andere diensten of partners van cliënten die niet in begeleiding zijn), wordt zoveel mogelijk aan de cliënt meegedeeld. In het contact met de diensten of personen die informatie leveren, wordt zo snel mogelijk duidelijk gemaakt dat informatie aan de cliënt doorgegeven zal worden. Dit geeft de informant de mogelijkheid om de geleverde informatie te beperken tot het noodzakelijke.

Indien het CAW werkt met een cliëntsysteem, bestaande uit verschillende personen, wordt door één deel van het cliëntsysteem vaak informatie aangeleverd over een ander deel. Bijvoorbeeld een moeder die in een afzonderlijk gesprek met de hulpverlener tot dan toe onbekende zaken vertelt over haar zoon, die ook in begeleiding is en waarbij niet geweten is dat de zoon wil dat deze gegevens bekend zijn. Om dergelijke situaties te vermijden, maakt men best van bij het begin van een hulpverlening aan het gehele cliëntsysteem duidelijk hoe met aangeleverde informatie omgesprongen wordt. Men dient hier met zorg te waken over de betrouwbaarheid van de hulpverlener voor het gehele cliëntsysteem. Het gevaar is niet denkbeeldig dat het hulpverleningsproces door het leveren van informatie aan een deel van het cliëntsysteem dreigt vast te lopen.

Enkel de verworven informatie die relevant en noodzakelijk is voor de hulpverlening wordt opgenomen in het cliëntdossier (zie: gebruiken van informatie).

Indien informatie wordt verworven via e-mailberichten van cliënten of over cliënten, zal het CAW afspraken maken over de toegang tot deze berichten en de archivering ervan. Relevante informatie verstrekt per e-mail wordt bewaard in het dossier.

12.2. Het gebruiken van informatie

In het cliëntdossier worden enkel die gegevens opgeslagen die noodzakelijk zijn voor een hulpverlening op maat.

Alle cliëntgegevens worden op een zodanige wijze bewaard en gebruikt dat de privacy van cliënten maximaal gewaarborgd wordt. Dossiergegevens worden beveiligd bewaard. Er wordt zorgvuldig omgegaan met identificatiegegevens, d.i. alleen indien noodzakelijk.

Cliëntgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor betrokken CAW -medewerkers, voor zover de specifieke werking van het team dit vereist. Ze hebben enkel toegang tot die info die noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak. In het WE-dossier wordt de toegang ingesteld door middel

26 Horen, zien en zwijgplicht? Wegwijzer huiselijk geweld en beroepsgeheim, Ministerie van justitie, Nederland

20

van gebruikersgroepen. Het CAW bepaalt wie toegang heeft tot welke gegevens over cliënten. De toegang tot cliëntgegevens zal in een ambulante werking en in een residentiële werking verschillend geregeld worden. In een residentiële werking zullen doorgaans meerdere medewerkers toegang hebben tot één dossier. Per team worden hierover transparante afspraken gemaakt.

De inhoud van een dossier moet voor alle CAW-medewerkers, die toegang moeten kunnen hebben tot de gegevens, duidelijk zijn.

De cliënt wordt geïnformeerd over wie toegang heeft tot zijn gegevens.

De cliënt wordt ingelicht over het feit dat er overleg over zijn situatie wordt gepleegd en met wie dit overleg plaatsvindt.

Hypothesen over cliëntsituaties worden niet uitgewisseld met andere diensten, indien ze niet met cliënten besproken werden.

Al wie toegang heeft tot cliëntgegevens is gehouden aan het beroepsgeheim. De cliënt wordt geïnformeerd over de toegangsmodaliteiten (zie boven).

Indien er brieven toekomen op naam van cliënten, wordt het briefgeheim gerespecteerd. Zonder uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de cliënt worden persoonlijke brieven niet geopend.

12.3. Het doorgeven van informatie

Indien informatie uit een cliëntdossier gebruikt wordt in de samenwerking met andere diensten, dient onderzocht te worden in welke mate er sprake kan zijn van gedeeld beroepsgeheim (zie verder gedeeld beroepsgeheim).

Bij het gebruiken van informatie vertrekt de CAW-medewerker van de centrale vraag: wat maakt dat ik beter geplaatst ben om informatie door te geven dan de cliënt zelf? De hulpverlener moet deze vraag kunnen beargumenteren, vooraleer hij informatie gaat uitwisselen.

Indien een hulpverlener oordeelt dat het beroepsgeheim doorbroken moet worden (bvb. bij een getuigenis in rechte voor de onderzoeksrechter of vonnisrechter), doet hij dit enkel na overleg met zijn direct leidinggevende.

Blijft wel dat de hulpverlener de individuele verantwoordelijkheid heeft om te beslissen of hij het beroepsgeheim dient te doorbreken, bvb. bij een getuigenis in rechte. Het is namelijk de individuele hulpverlener die, strafrechtelijk gezien, drager is van het beroepsgeheim.

De cliënt kan de hulpverlener niet ontslaan van het beroepsgeheim. Dit belet niet dat de hulpverlener kan overleggen met de cliënt over het doorbreken van zijn beroepsgeheim.

De hulpverlener moet kunnen argumenteren ten aanzien van zijn dienst waarom hij van oordeel is dat het beroepsgeheim doorbroken kan worden.

Het beroepsgeheim blijft doorlopen na het afsluiten van een hulpverlening (zelfs na overlijden van de cliënt).

Wanneer een begeleiding wordt overgedragen (binnen het team) of extern overgedragen (buiten het team), gebeurt dit in overleg met de cliënt en na diens toestemming. Bij voorkeur en in de mate van het mogelijke is de cliënt aanwezig bij de overdracht.(zie driehoeksoverleg)

21

In eerste instantie gebeurt de informatieoverdracht via de cliënt en niet óver de cliënt. Is dit niet mogelijk, dan wordt de cliënt ingelicht over de overgedragen informatie.

Bij overdracht van onthaal naar begeleiding licht de hulpverlener de cliënt helder in over de weg die zijn hulpvraag volgt en wie betrokken is bij het exploreren van zijn vraag. De cliënt geeft zijn geïnformeerde toestemming tot het (elektronisch) doorgeven van informatie vanuit onthaal naar begeleiding.

Indien een cliënt naar het CAW wordt doorverwezen en de doorverwijzende instantie verzoekt om informatie over de doorverwijzing, kan die enkel aangeleverd worden indien de cliënt hiermee instemt. Dit uitgangspunt wordt aan de doorverwijzende dienst meegedeeld, vooraleer de cliënt arriveert. Het meest ideale is natuurlijk dat de doorverwijzende instantie zelf aan de cliënt meedeelt dat ze de doorverwijzing wil opvolgen. Omdat een cliënt zich anoniem kan aanmelden in een CAW is het voor een CAW niet altijd mogelijk om informatie over een doorverwijzing door te geven. Men weet immers niet altijd of de doorverwezen cliënt zich bekend zal maken.

Bij de beslissing om informatie door te geven aan een andere dienst over de cliënt, zonder diens toestemming, gelden dezelfde vragen ter overweging als bij het opvragen van informatie.( zie hoger)

13. Samenwerking met partners van een CAW 27

Met samenwerking wordt hier structurele samenwerking bedoeld tussen een CAW en een andere dienst of diensten.(doorklik)

Bij samenwerking in een concreet cliëntdossier wordt rekening gehouden met de structurele samenwerkingsafspraken die gelden tussen het CAW en een andere partner.

Met het oog op structurele samenwerking zoeken de CAW ’s naar wegen tot betere samenwerking, met het oog op een meerwaarde voor de hulpverlening. De CAW’ s willen immers dat cliënten gebaat zijn bij de samenwerking. De noden en behoeften van cliënten worden daarbij gerespecteerd.

Het doel van het overleg wordt expliciet uitgesproken vooraleer het overleg start, zodat hierover geen misverstanden bestaan. Kennismaking kan een doel zijn. De CAW’s verduidelijken hun manier van kijken naar cliëntinformatie, omgaan met integriteit en geven aan welke de grenzen zijn van het autonoom sociaal werk.Vanuit CAW’s licht men proactief toe hoe men concreet werkt en vanuit welke visie met cliënten gewerkt wordt. Bij lokaal/regionaal overleg kan men naar het bovenlokale overleg verwijzen. Via informatie-uitwisseling over hulpverlenings- en werkingsprincipes willen CAW’s komen tot goede afspraken voor samenwerking.” 28

De consequenties van de samenwerking worden onderzocht en expliciet benoemd.

Het is van belang dat een CAW duidelijkheid vraagt over het kader van de partner: welke is hun visie en missie? Welke doelstellingen realiseren ze en hoe gaan ze om met cliëntinformatie?

Dit ter informatie en om te toetsen of de CAW vooronderstellingen kloppen en of men elkaar voldoende kent.

27 Decreet van 8 mei 2009 betreffende het algemeen welzijnswerk, artikel 15 28 Bovenlokale en lokale samenwerkingsafspraken voor CAW’s

22

De verwachtingen van de andere partner ten aanzien van het CAW worden uitgeklaard om niet voor verrassingen te komen staan.

Ook in het kader van informatie-uitwisseling over concrete cliënten worden de verwachtingen uitgeklaard. Er wordt nagegaan welke plaats de betrokken cliënt hierbij krijgt. Het CAW ondersteunt en versterkt de positie van de cliënt.

Het CAW geeft aan, aan welke verwachting van de samenwerkingspartner het wel en niet tegemoet komt.

Het CAW licht toe hoe met grenzen omgegaan wordt en hoe afwegingen gemaakt worden om tot verantwoorde beslissingen te komen.

Samenwerkingsafspraken worden zo concreet mogelijk geformuleerd.

Constructief samenwerken met respect voor elkaars doelstellingen vormt hierbij het uitgangspunt. 29

De samenwerkingsafspraken worden vastgelegd op papier, zodat misverstanden van bij de start opgevangen worden. Dit biedt namelijk een toetssteen; hebben we elkaar goed begrepen?

Implementatie van afspraken door alle betrokkenen wordt opgemaakt: hierbij wordt nagegaan hoe de communicatie naar de eigen achterban met zorg gebeurt. Er wordt voorzien in een systematische evaluatie, zodat nodige bijsturingen soepel kunnen gebeuren. Zowel knelpunten als goede praktijken zijn hierbij inspirerend.

Er wordt ook afgesproken hoe de eventuele tussentijdse communicatie, tussen de evaluaties door concreet verloopt.

Vooraleer concrete samenwerkingsdoelen kunnen afgebakend worden, zitten de partners die een samenwerkingverband willen aangaan best bij elkaar om elkaars aanbod goed te leren kennen. Respect voor elkaars eigenheid, mogelijkheden én beperkingen zijn een voorwaarde om gelijkwaardig te kunnen samenwerken.

Heldere doelstellingen afbakenen maakt dat men gewenste resultaten kan formuleren die men vervolgens kan vertalen naar haalbare én meetbare resultaten.30

14. Elementen uit het decreet IJH die weerslag hebben op

werken met cliëntinformatie

In het kader van het decreet Integrale Jeugdhulp kunnen een minderjarige én zijn ouders en in voorkomend geval, de opvoedingsverantwoordelijken cliënt zijn van een CAW.

Een minderjarige kan op drie wijzen cliënt zijn van een CAW:

een minderjarige maakt autonoom gebruik van het hulpaanbod van een CAW

een minderjarige maakt samen met leden van zijn gezin (cliëntsysteem) deel uit van het hulpaanbod van een CAW

29 CAW-standpunt m.b;t. intersectoraal samenwerken van 17 november 2015

30 Visietekst op ketenregie, Steunpunt algemeen welzijnswerk, Berchem, 2015

23

de minderjarige kan indirect betrokken zijn bij een hulpaanbod aan zijn ouders of opvoedingsverantwoordelijken

In alle gevallen maakt het hulpaanbod van het CAW deel uit van Integrale Jeugdhulp, gezien de betrokkenheid van een minderjarige.

In integrale jeugdhulpverlening werkt men met A en M documenten. Een A-document geldt voor aanmelding bij het team indicatiestelling en M document voor verontrustende situatie bij een gemandateerde voorziening. Dit kan zowel vanuit onthaal als begeleiding.

14.1. Aanmelding bij de toegangspoort

Jeugdhulpaanbieders, dus ook een CAW, kunnen een minderjarige, vanuit onthaal of begeleiding, aanmelden bij de toegangspoort met het oog op een indicatiestelling en de realisatie van niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulpverlening.31 De aanvraag bevat o.m. een verslag over de rechtstreekse toegankelijke hulpverlening en dienstverlening die subsidiair is ingezet voorafgaand aan de aanmelding.32

Voor een aanvraag bij de toegangspoort moet het aanmeldend CAW de “nodige gegevens aanleveren met het aanvraagdocument” (A-document) en dit “via elektronische weg” bij het team indicatiestelling.33

Het aanvraagdocument bevat de volgende gegevens:

“De identificatiegegevens

De vraagverhelderende gegevens m.b.t. de minderjarige, zijn ouders en, in voorkomend geval zijn opvoedingsverantwoordelijken, die nodig zijn om de indicatiestelling te kunnen aanvatten

De aanduiding dat de minderjarige, zijn ouders en in voorkomend geval zijn opvoedingsverantwoordelijken instemmen met de aanmelding

Of de toelichting waarom de instemming niet werd verkregen

De identificatiegegevens van de aanmelder” 34

Een CAW engageert zich om, te trachten de instemming van de ouders te bekomen, mits de minderjarige hiermee instemt. Het CAW kan eventueel bemiddelen tussen de minderjarige en zijn ouders indien nodig of een beroep doen op de provinciale pool van bemiddelaars.

“In het belang van de minderjarige kan er van de noodzakelijke instemming worden afgeweken, wanneer die instemming omwille van omstandigheden niet onmiddellijk kan worden verleend en in afwachting dat ze wordt verleend, of wanneer die instemming omwille van omstandigheden niet uitdrukkelijk kan worden verleend. In die gevallen is afwijking mogelijk op voorwaarde dat:

1. De afwijking genotuleerd wordt; 2. De afwijking gemotiveerd wordt;

31 Decreet van 21 november 2013 betreffende integrale jeugdhulp , art. 20 32 Idem 33 BVR IJH artikel 21 34 Idem artikel 23

24

3. Er in de motivatie wordt verwezen naar het belang van de minderjarige, waarbij duidelijk wordt omschreven over welk belang van de minderjarig het gaat;

4. Er in de motivatie wordt aangetoond dat het mogelijke werd gedaan om de werkelijke instemming te verkrijgen.”35

Krijgt een minderjarige een anoniem hulpaanbod in een CAW en wenst hij/zij een aanvraag in te dienen bij de toegangspoort voor niet rechtstreeks toegankelijke hulp, wordt met de minderjarige doorgesproken dat dit op basis van identificatiegegevens moet gebeuren.

Tijdens de afhandeling van de aanmelding door de toegangspoort is de aanmelder (CAW) niet enkel verantwoordelijk voor de opmaak en indiening van het aanvraagdocument maar ook voor: 36

Overleg met de minderjarige, zijn ouders en in voorkomend geval zijn opvoedingsverantwoordelijken, en het verkrijgen van zijn uitdrukkelijk instemming

Het betrekken van andere jeugdhulpaanbieders of andere personen of voorzieningen die jeugdhulpverlening aanbieden. Dit gebeurt vanuit een CAW enkel mits instemming van de minderjarige

De communicatie, tijdens de indicatiestelling en de jeugdhulpregie, tussen de toegangspoort en de minderjarige

Alsook de communicatie tussen de toegangspoort en andere betrokken jeugdhulpverleners

De coördinatie tijdens de indicatiestelling en de jeugdhulpregie, van de jeugdhulpverlening

De betrokkenheid en instemming van de minderjarige bij de opmaak van het aanvraagdocument en bij de aanmelding blijkt uit:

Het opnemen van de verschillende visies van de verschillende betrokkenen op de klachten en problemen. Deze kunnen opgenomen worden als het CAW, met instemming van de minderjarige, effectief contact heeft gehad met alle betrokkenen.

En op de positieve elementen met betrekking tot de situatie van de minderjarige

De vermelding in het aanvraagdocument wat de betrokkenen veranderd willen zien

Als het CAW een minderjarige als bekwaam beoordeelt, gebeurt de aanvraag bij de toegangspoort op basis van zijn vraag. Een CAW vertrekt vanuit het idee dat een minderjarige bekwaam is om zijn belangen mee te kunnen bepalen. Oordeelt het CAW dat dit niet het geval is en er tegenindicaties zijn moet het CAW deze kunnen beargumenteren en wordt er contact met (één van) de ouders opgenomen. De tegenindicaties worden opgenomen in het cliëntdossier en toegelicht aan de minderjarige. Een hulpverlener legt zijn twijfel over de bekwaamheid van de minderjarige ter bespreking voor aan zijn direct leidinggevende.

35Vrijens.C., Nota Jongerenwelzijn aan de werkgroep remediëring, september 2015, p2 36 Idem artikel 25

25

Kindfactoren die kunnen meespelen als tegenindicatie om een minderjarige als bekwaam te beschouwen : maturiteit, intelligentie, emotionele factoren, vroegere ervaringen, aard van de situatie, familiale situatie, sociale situatie, combinatie van verschillende factoren,…

Ook al wordt een minderjarige als bekwaam beoordeeld, dan nog stimuleert het CAW de minderjarige om de instemming van (minstens één van zijn) ouders te vragen, mits eventuele ondersteuning van het CAW.

Als de minderjarige, zijn ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken, in het aanvraagdocument of in de loop van de indicatiestelling vragen om gehoord te worden, komt er een overleg met het team indicatiestelling. De aanmelder wordt hiervan op de hoogte gebracht 37. Het CAW licht de minderjarige actief en op niveau van de minderjarige in over de mogelijkheid om gehoord te worden.

Bevat de aanmelding onvoldoende gegevens om de indicatiestelling te verrichten, dan krijgen de aanmelder en de minderjarige, zijn ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken, een gemotiveerde vraag om bijkomende gegevens voor te leggen en dit binnen een bepaalde termijn. De aanmelder en de minderjarige, zijn ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken, ontvangen het indicatieverslag 38. Het CAW bezorgt bijkomende gegevens aan het team indicatiestelling na overleg met de minderjarige en eventueel zijn ouders of opvoedingsverantwoordelijken. Het CAW bewaart het indicatieverslag in het cliëntdossier en dit conform de bewaartermijn van een dossier.

Tijdens de aanmelding blijft de aanmelder mee verantwoordelijk voor de jeugdhulpverlening aan de minderjarige, zijn ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken.39 Wat dit concreet inhoudt wordt overlegd met de betrokken minderjarige en eventueel zijn ouders of opvoedingsverantwoordelijken.

Er is toegang tot Insisto voor aanmelding bij de toegangspoort, op CAW niveau en niet op teamniveau. Het is enkel voor de direct betrokken CAW hulpverlener bij de minderjarige relevant dat hij zich toegang verschaft tot de gegevens van het A-document. Voor andere CAW hulpverleners is deze toegang niet relevant; ze zijn hiertoe niet bevoegd.

14.2. Vertrouwenspersoon voor de minderjarige

Het begrip bijstandspersoon wordt vervangen door vertrouwenspersoon:

die meerderjarig moet zijn,

die niet rechtstreeks betrokken mag zijn bij de geboden jeugdhulp georganiseerd ten behoeve van de minderjarige,

die op ondubbelzinnige wijze aangewezen is door de minderjarige en

die beschikt over een uittreksel uit het strafregister dat een model 2 omvat.40

Het CAW gaat telkens actief na bij de minderjarige of de vertrouwenspersoon ondubbelzinnig door de minderjarige is aangeduid. Van zodra de minderjarige een vertrouwenspersoon aanstelt,

37 BVR IJH art. 27 38 BVR IJH art. 28 39 Decreet IJH, artikel 31 40 Decreet artikel 85 en decreet 2004 artikel 24

26

worden de naam en contactgegevens vermeld in het dossier samen met het nodige attest model 2. 41 Het CAW vraagt dus actief naar dit attest model 2 om toe te voegen aan het dossier.

Als het CAW vragen of twijfels heeft bij een door de minderjarige aangeduide vertrouwenspersoon, spreekt de hulpverlener de minderjarige hier actief op aan. Het is uiteindelijk de minderjarige die beslist over wie zijn vertrouwenspersoon is. De twijfels en vragen worden genoteerd in het cliëntdossier van de minderjarige.

De vertrouwenspersoon van de minderjarige krijgt het mandaat om op elk ogenblik jeugdhulpaanbieders aan te spreken, de belangen van de minderjarige te verdedigen, bemiddeling en overleg te initiëren en de situatie te volgen.42 Het CAW bespreekt met de minderjarige hoe hij dit mandaat vorm wil geven en spreekt in eerste instantie de minderjarige zelf aan om informatie door te geven. De minderjarige kan op zijn beurt deze informatie doorgeven aan zijn vertrouwenspersoon.

Maakt een CAW gebruik van de agogische exceptie om de minderjarige over bepaalde zaken niet te informeren, dan wordt dit gemotiveerd in het dossier van de minderjarige. De vertrouwenspersoon van de minderjarige heeft het recht over deze zaken geïnformeerd te worden.43

Deze agogische exceptie kan enkel ingeroepen worden als dit aantoonbaar in het belang van de minderjarige is 44 en na overleg met collega’s/direct verantwoordelijke. In de loop van het hulpverleningsproces wordt afgewogen of de agogische exceptie opgeheven wordt.

De continuïteit wordt verzekerd doordat de vertrouwenspersoon telkens vermeld wordt en op de hoogte gebracht wordt van beslissingen over de jeugdhulpverlening aan de minderjarige.45 Het CAW brengt de vertrouwenspersoon op de hoogte van beslissingen als de minderjarige dit nadrukkelijk wenst. Informatie loopt bij voorkeur via de minderjarige zelf of in een driehoeksoverleg, waarbij zowel de minderjarige als de vertrouwenspersoon aanwezig zijn.

Bij twijfel over het rechtstreeks geven van informatie aan de vertrouwenspersoon wordt de minderjarige eerst door het CAW geconsulteerd.

14.3. Continuïteit van de jeugdhulpverlening

“ Jeugdhulpaanbieders die betrokken zijn bij de jeugdhulpverlening maken onderling afspraken m.o.o: verwijzing, kwaliteitsvolle trajectbegeleiding, naadloze overgang naar andere vormen van hulpverlening, de aanwijzing van een hulpcoördinator in complexe dossiers”46

Omwille van de continuïteit van de hulpverlening kan een jeugdhulpaanbieder aangeduid worden als coördinator in complexe dossiers, waarbij verschillende jeugdhulpaanbieders betrokken zijn.47

41 Website Decreet rechtspositie.be 42 Decreet IJH artikel 31 43 Decreet rechtspositie minderjarigen in IJH, artikel11,par.2 44 Memorie van toelichting artikel 11, decreet rechtspositie minderjarigen IJH 45 Idem 46 BVR IJH ART 50 47 Decreet IJH, artikel 30

27

De minderjarige wordt minstens geïnformeerd en maximaal betrokken bij de hulpcoördinatie indien dit opgenomen wordt door het CAW. Overleg en bemiddeling kunnen o.m. aangevraagd worden door een jeugdhulpaanbieder48 en dit in overleg met de minderjarige.

14.4. Onderzoek en opvolging verontrustende situaties

Onderzoek

Vooraleer een CAW overgaat tot een aanmelding bij een gemandateerde voorziening wordt eerst beraad gehouden met het team én de direct leidinggevende. Eventueel wordt anoniem consult gevraagd bij een derde/voorziening om een weloverwogen inschatting te kunnen maken van de verontrusting.

Vanuit een CAW gaat men met de minderjarige, zijn ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken in dialoog over de ingeschatte noodzaak om de gemandateerde voorziening in te schakelen. Een effectieve aanmelding gebeurt pas nadat de minderjarige hierover ingelicht werd. Uitzonderingen op dit uitgangspunt kunnen enkel na overleg met de teamverantwoordelijke.

Een aanmelding bij een gemandateerde voorziening gebeurt met een vastgelegd elektronisch document (M-document) en bevat;

Identificatiegegevens over de minderjarige en de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken

Van de aanmelder

De reden waarom de aanmelder de stap zet

Bevestiging dat minderjarige, de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken zijn geïnformeerd

Bevestiging door het team van de jeugdhulpaanbieder dat er een vermoeden van maatschappelijke noodzaak is en een gedocumenteerde motivatie van dit vermoeden49

Iedereen die op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van zijn ambt of beroep tot geheimhouding is verplicht, kan zonder instemming van de betrokkene aan een gemandateerde voorziening inlichtingen verschaffen als dat noodzakelijk is om een verontrustende situatie te onderzoeken, als er een vermoeden is tot maatschappelijke noodzaak tot jeugdhulpverlening50. Vanuit een CAW wordt de voorkeur gegeven aan open communicatie met de cliënt hierover. Tenzij er onderbouwde argumenten zijn om hiervan af te wijken en dit kan in een CAW enkel na overleg met de leidinggevende. De aanmelding wordt zorgvuldig beargumenteerd genoteerd in het cliëntdossier. Tijdens het onderzoek brengt de gemandateerde voorziening de lopende jeugdhulpverlening in kaart 51 en ze organiseert minimaal een gesprek met de minderjarige, zijn ouders en in

48 Idem 49 BVR IJH, artikel 63 50 Decreet IJH, artikel 76 51 BVR IJH , artikel 65

28

voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke en de aanmelder52 waarin hun visie geformuleerd kan worden.

Ook de aanmelder wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing, die wordt toegelicht in een gesprek. 53 Het CAW gaat na of deze beslissing werd meegedeeld aan de cliënt en deze wordt bewaard in het cliëntdossier.

Opvolging

De gemandateerde voorziening installeert observerend casemanagement in het kader van opvolging in elke situatie waarin jeugdhulpverlening loopt of start en waarin de ontplooiingskansen van de minderjarige voldoende gewaarborgd zijn. Het CAW kan hieraan meewerken als de minderjarige hiermee nadrukkelijk instemt. De gemandateerde voorziening kan tussenkomen, ook op vraag van de betrokken jeugdhulpaanbieder of voorziening die jeugdhulp aanbiedt.54 Het CAW doet dit enkel op vraag van de betrokken minderjarige. Uitzonderingen op de instemming van de minderjarige kunnen enkel mits argumentatie en na overleg met de direct leidinggevende.

Als de veiligheid en de ontplooiingskansen van de minderjarige niet gegarandeerd kunnen worden installeert de gemandateerde voorziening zelf interveniërend casemanagement, waarbij ze initiatief nemen om jeugdhulpverlening te organiseren: met de minderjarige, de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken én met de jeugdhulpaanbieder wordt een hulpverleningsplan uitgewerkt, waarin o.m. de frequentie en inhoud van de rapportage van de jeugdhulpaanbieder wordt opgenomen. Dit kan in een CAW enkel met nadrukkelijke instemming van de minderjarige. Uitzondering op de instemming van de minderjarige kan enkel mits argumentatie en na overleg met de direct leidinggevende.

De jeugdhulpaanbieder stelt minstens een handelingsplan, in overleg met de betrokken partijen, op en verschaft de gemandateerde voorziening alle nodige informatie voor de opvolging door de gemandateerde voorziening.55

In het handelingsplan worden o.m; de samenwerkingsafspraken én de taakverdeling tussen de betrokken partijen opgenomen.56

De jeugdhulpaanbieders kunnen zich niet onttrekken aan de opvolging van het ondersteuningscentrum57. Het CAW toetst of de cliënt hierover ingelicht werd.

De gemandateerde voorziening kan de opvolging stopzetten en informeert de jeugdhulpaanbieder hierover.58

Indien het CAW hierbij het idee heeft dat de situatie van de minderjarige onrustwekkend blijft, kan na overleg met de leidinggevende overwogen worden om het parket in te lichten op grond van artikel 458 bis59.

De argumenten hiervoor worden opgenomen in het cliëntdossier.

52 idem 53 BVR IJH, artikel 66 54 BVR IJH, artikel 67 55 BVR IJH, artikel 68 56 BVR IJH, artikel 68 57 Decreet IJH, artikel 36 58 BVR IJH, artikel 69 59 Strafrechtelijke bescherming van kwetsbare minder- en meerderjarigen, artikel 58 Bis, 2013

29

15. Deelname aan cliëntgericht overleg binnen IJH vanuit

een CAW

Het CAW stimuleert in de regel de effectieve aanwezigheid van de cliënt bij het cliëntgericht overleg, mits ondersteuning van vb. de CAW hulpverlener.

Een CAW dat deelneemt aan het cliëntgericht overleg IJH doet dit volgens de deontologische uitgangspunten van een CAW en volgens de voorschriften van de deontologische code voor hulpverleners bij cliëntoverleg IJH. 60

Een CAW kan argumenten hebben om niet actief deel te nemen aan cliëntoverleg binnen IJH, omdat het oordeelt dat dit niet in het belang is van de hulpverlening aan de cliënt. Waar mogelijk overlegt het CAW dit met de cliënt. Het CAW deelt deze argumenten meteen mee bij de start van het overleg en verlaat vervolgens het overleg.

Aanwezigheid op het overleg houdt in dat het CAW mogelijks info bekomt over de cliënt van andere IJH partners uit het overleg, gezien zij over een gedeeld beroepsgeheim beschikken. Als deze info niet actief ingezet kan worden in de CAW hulpverlening beschikt het CAW liever niet over deze informatie.

Cliëntoverleg binnen IJH

“Het team jeugdhulpregie kan de opdracht geven om cliëntoverleg te organiseren met het oog op de realisatie van een aanvullend geïndividualiseerd hulpaanbod voor een dossier. Jeugdhulpaanbieders zijn ertoe gehouden om deel te nemen aan dat cliëntoverleg waarvoor ze zijn uitgenodigd.”61

Steeds meer wordt een beroep gedaan op hulpverleners uit een CAW om mee in een overleg te stappen rond gedeelde (ex) cliënten in het kader van Integrale Jeugdhulp. Dit met het oogmerk om lopende hulpverlening te optimaliseren.

Het is belangrijk dat dit gebeurt op een manier die aansluit bij de uitgangspunten van een CAW.

We formuleren hier een aandachtskader dat geraadpleegd kan worden, vooraleer er over gegaan wordt tot effectief cliëntgericht overleg: men kan toetsen of rekening werd gehouden met de verschillende aspecten. (Doorklik checklist)

Cliëntgericht overleg kan bijdragen aan de kwaliteit van hulpverlening. Een CAW-medewerker heeft de morele verantwoordelijkheid om te onderzoeken of overleg de hulpverlening aan de cliënt ten goede komt en zo ja op welke manier.

We hanteren hier het begrip’ cliëntgericht’ overleg omdat we ervan uitgaan dat cliënten door een CAW maximaal in het vizier gehouden worden en dat ze aangemoedigd worden om actief én daadwerkelijk betrokken te zijn bij overleg over hun situatie.62

60 Cliëntoverleg IJH ; deontologische code voor hulpverleners (?) 61 BVR. IJH Art. 40 62 Cliëntgericht overleg vanuit een CAW, checklist, (2012), Kris Stas, Steunpunt Algemeen Welzijnswerk, Berchem

30

16. Artikel 458 bis: hoe mee omgaan vanuit een CAW

Vooraleer het CAW overgaat tot melding bij het parket op grond van artikel 458 bis wordt intern afgewogen met de direct leidinggevende of de grenzen van hulpverlening effectief bereikt werden en of een aangifte de meest gepaste actie is.

Na effectieve aangifte bij het parket overweegt het CAW om het contact met de cliënt aan te houden.

“Artikel 458bis van het strafwetboek voorziet dat je als hulpverlener aangifte kan doen bij het parket (niet bij de politie) als je ernstig verontrust bent in een minderjarige of een andere kwetsbare persoon. Er worden strikte voorwaarden aan deze mogelijkheid verbonden.(klik door) Onder die voorwaarden mag je aangifte doen, maar je bent het niet verplicht. Let wel: als iemand in groot acuut gevaar is, moet je wel hulp bieden bv. door aangifte te doen of door zelf hulp te bieden (zie hierover schuldig hulpverzuim).” 63

17. Gezamenlijk beroepsgeheim 64

Een team van hulpverleners heeft een gezamenlijk beroepsgeheim: alle voor de hulpverlening noodzakelijke én relevante informatie over de cliënt kan tussen hen uitgewisseld worden. Dit zowel in formeel als in informeel overleg. Met team bedoelen we hier een afgelijnde hulpverleningseenheid in een organisatie die werkt in teamverband en waarbij duidelijk is wie ertoe behoort.

18. Gedeeld beroepsgeheim 65

De mate waarin cliëntinformatie kan uitgewisseld worden tussen werkers uit verschillende diensten of teams (zowel binnen als buiten het CAW) hangt af van verschillende factoren. Het is aan de CAW-medewerker om na te gaan of alle voorwaarden vervuld zijn vooraleer men informatie uitwisselt.

18.1. Door het beroepsgeheim gebonden hulpverleners

Dit hangt af van de inhoud en de aard van de opdracht van de beroepsbeoefenaar van de andere dienst en de vraag of hij in een soortgelijke context werkt als de CAW-medewerker. Er wordt nagegaan of deze “collega’” al dan niet een informatieplicht ten aanzien van zijn opdrachtgever heeft en al dan niet gebonden is door het beroepsgeheim. Heeft de collega een informatieplicht dan peilen we over welke aspecten van de hulpverlening hij info moet doorgeven aan zijn opdrachtgever.

63 ‘t lees meer, Hulpverleners en hun beroepsgeheim, waar ligt de grens als je verontrust bent? Annemie Van Looveren,

Steunpunt Jeugdhulp, maart 2012 64 Van der Straete Isabelle, Put Johan, Beroepsgeheim en hulpverlening, Brugge, 2005, Die Keure, p.234-235 65 Van der Straete Isabelle, Put Johan, Beroepsgeheim en hulpverlening, Brugge, 2005, Die Keure, p.234-235

31

18.2. Betrokkenheid én finaliteit

De hulpverlener aan wie informatie wordt doorgegeven is betrokken partij in de concrete hulpverlening van de cliënt en dit in een hulpverlenende functie. Bovendien is hij werkzaam in een dienst met dezelfde finaliteit als de CAW-medewerker, met name een welzijnsfinaliteit.

18.3. Noodzakelijke informatie

We wisselen enkel die informatie uit die noodzakelijk is in functie van de hulpverlening.

18.4. Belang van de hulpverlening

Als we informatie uitwisselen moet dit in het belang van de cliënt en de hulpverlening zijn.

18.5. Met instemming van de cliënt

De cliënt stemt in met de uitwisseling van gegevens met andere hulpverleners in het belang van de hulpverlening. Hij kan zich tegen deze uitwisseling verzetten: de consequenties hiervan worden met hem besproken.

Kan zijn instemming niet bekomen worden dan wordt hij minstens geïnformeerd over de noodzaak van het uitwisselen van informatie.

In geval van twijfel over de bovenstaande voorwaarden tot uitwisselen van informatie wordt eerst overlegd met de teamverantwoordelijke, vooraleer informatie wordt uitgewisseld.

19. Schuldig verzuim

Enerzijds legt het beroepsgeheim de verplichting op om ten aanzien van derden te zwijgen over de ons toevertrouwde informatie in het kader van het beroep en anderzijds is er de wettelijke verplichting om mensen in nood te helpen. Soms kan een hulpverlener dit laatste enkel maar doen door hulp van derden in te roepen, waarbij de hulpverlener niet anders kan dan informatie verschaffen.

Bij schuldig verzuim “wordt gestraft hij die verzuimt hulp te verlenen of te verschaffen aan iemand die in groot gevaar verkeert, hetzij hij zelf diens toestand heeft vastgesteld hetzij die toestand hem is beschreven door degenen die zijn hulp inroepen”.66

Het betreft hier een zogenaamd onthoudingsmisdrijf: je kan veroordeeld worden omdat je iets niet doet.

Het begrip groot gevaar is vaag maar onder gevaar wordt verstaan: “gevaar voor een ernstige aanslag op de gezondheid, de integriteit, de vrijheid of de eerbaarheid van de menselijke persoon volstaat”.67

Met integriteit wordt hier niet enkel de fysieke maar ook de psychische integriteit bedoeld.68

66 Van der Straete Isabelle en Put Johan, Beroepsgeheim en hulpverlening, 2005, Die Keure, Brugge, p 147 punt 292 67 Idem, p 147,punt 294 68 Idem, p. 147,punt 294

32

Wanneer het gaat om minderjarigen is het zeker van belang om hulp te verlenen of te verschaffen, want de rechter oordeelt strenger wanneer het om minderjarige slachtoffers gaat. 69

Er wordt bij de wet op schuldig verzuim vanuit gegaan dat men tracht op een gepaste wijze hulp te bieden (verlenen) of in te roepen (verschaffen) en dat er ook op wordt toegezien dat er gevolg komt aan de oproep. Eventueel een derde enkel inlichten volstaat dus niet.

Een derde erbij halen om hulp te bieden kan uiteraard enkel maar door relevante informatie te verschaffen. Het is dan ook hier dat er een mogelijke spanning ontstaat in de verhouding tot de geheimhoudingsplicht. Er zal per casus uitgemaakt moeten worden aan wat men voorrang geeft en vanuit welke argumenten: prevaleert beroepsgeheim of roept men desgewenst hulp in? De procedure integriteit (zie verder) biedt een mogelijk handvat om uit dit dilemma te raken.

Schuldig verzuim moet zeker niet gezien worden als een synoniem van aangifteplicht, want er is hier geen verplichting om een gerechtelijke overheid in te roepen. Het is perfect mogelijk dat een andere hulpverleningsdienst ingeschakeld wordt. 70

Het is wel aanbevolen om nauwgezet in het cliëntdossier op te nemen welke stappen worden gezet om daadwerkelijk hulp te verlenen of te verschaffen, om discussie achteraf te vermijden.

Uiteraard licht de hulpverlener de cliënt in over alle stappen die hij zet en over de info die hij desgevallend doorgeeft aan een andere hulpverlener. Bij voorkeur gebeurt dit in het bijzijn van de betrokkene.

Om af te wegen of men een juiste inschatting maakt over de mogelijke aanwezigheid van groot gevaar pleegt men overleg met de direct verantwoordelijke.

20. Cliëntgericht driehoeksoverleg vanuit een CAW

Cliëntgericht driehoeksoverleg houdt de cliënt actief en centraal en is een inspirerende praktijk voor samenwerking. Bij cliëntgericht driehoeksoverleg gaat het om een overleg, waarbij twee actoren (niet meer en geen grote ronde tafel) én de cliënt een driehoek vormen. De drie partijen zitten bij elkaar om transparant te overleggen over aspecten van de cliëntsituatie én de hulpverlening. De focus is en blijft maximaal op de cliënt gericht. Er is geen overleg zonder dat cliënt er fysiek bij is.

Wanneer je als kind over een greppel wou springen nam je een aanloop om de breedte en diepte van de greppel te overbruggen. De betrokkenen bij een driehoeksoverleg handelen best ook zo. Elke partner trekt zich terug om te onderzoeken wat de eigen opdracht is en welke verhouding dit mee brengt ten aanzien van de cliënt. Daarna overlegt men met de andere partner over de mogelijkheid tot driehoeksoverleg, los van een concrete cliëntsituatie. Dit doet men om scherp te krijgen of men elkaar zal vinden in het opzet van het driehoeksoverleg. Voor beide actoren moet helder zijn welk doel het driehoeksoverleg dient en of dit doel beider respectievelijke doelen dient. Elke actor moet zijn opdracht ten volle kunnen vervullen op voet van gelijkheid. Stel bvb. dat een OCMW-hulpverlener verwacht dat een CAW-begeleider sociale fraude aankaart in een driehoeksoverleg, dan rijst de vraag hoe dit het doel van de begeleider dient. De CAW-begeleider

69 Idem, p.147,punt 293 70 Idem, p. 149,punt 301

33

is geen verlengstuk van het OCMW en moet dit ook niet worden. Wat niet wegneemt dat hij de cliënt kan aanspreken op de consequenties van sociale fraude.

Zodra het doel van een cliëntgericht driehoeksoverleg helder is, bepaalt elke actor zijn rol naar de cliënt toe in het concrete overleg. Zo kan de begeleider de cliënt ondersteunen, vertalen en tolken enzovoorts. Voor de cliënt moet alleszins helder zijn wat van hem verwacht wordt in het concrete contact en wat hij van de twee actoren kan verwachten. Bovendien wordt besproken hoe de communicatie tussendoor verloopt en of er een evaluatie nodig is.

Wat zijn de grote voordelen voor de hulpverlening van deze manier van werken? De cliënt zit mee in de driehoek; men spreekt met en niet over de cliënt. De aanwezigheid van de cliënt maakt alle partijen bewust van het beroepsgeheim. Men zet als het ware een rem op de uitwisseling. Door de rollen expliciet bij de start te formuleren blijft ieder bij zijn opdracht. De communicatie verloopt transparant en betrouwbaar én op maximale wijze via de cliënt. Wil de cliënt informatie delen, dan is er geen sprake van schending van het beroepsgeheim, er van uit gaande dat de cliënt niet gemanipuleerd wordt. Dit moet goed bewaakt worden door beide actoren. Indien men druk ervaart, wordt het gesprek afgerond en volgt er een meta-communicatie tussen beide actoren over het verloop van het gesprek.

Op regelmatige tijdstippen in het gesprek bevraagt men of het overleg naar wens verloopt. Zo houdt men zeker de vinger aan de pols van de cliënt. De cliënt krijgt zodoende een verantwoordelijkheid toebedeeld. Het gaat over zijn situatie en het is van belang voor zijn hulpverleningsproces dat relevante informatie gedeeld wordt. Ervaart hij dit niet als dusdanig, dan moet het gesprek afgerond worden. Stel bvb. dat een justitie-assistent een cliënt doorverwijst naar een ambulant begeleidingsaanbod en de cliënt komt terug met de boodschap ‘ze willen me daar niet’. Een driehoeksoverleg kan dan soelaas bieden. Met instemming van de cliënt kan de ambulante hulpverlener duiden waarom men niet opstart. Hij vult aan waar de cliënt stil valt, mits de cliënt akkoord is dat de hulpverlener bijkomende toelichting geeft. Een cliënt die niet wil dat bekend raakt waarom hij niet in het ambulante aanbod kan, zal vermoedelijk weigeren aanwezig te zijn bij het driehoeksoverleg.

Een verzuchting bij het driehoeksoverleg is de tijdsinvestering. Uiteraard vraagt het tijd, maar het legt de focus wel waar hij hoort te liggen, namelijk bij de cliënt. Spreken over cliënten gaat wellicht sneller. Men moet niet nuanceren en men kan het eigen jargon ten volle benutten. Maar is de schade die men aanbrengt aan het vertrouwen van de cliënt niet groter dan de winst die men op het eerste gezicht boekt? Door de cliënt aan dergelijk overleg te laten deel nemen kan zijn zelfredzaamheid verhogen en leert de cliënt de eigen situatie meer te beredderen.

Door de tijd te nemen voor cliëntgericht driehoeksoverleg boekt men vermoedelijk meer duurzame vooruitgang. Wanneer de justitie-assistent weet dat een cliënt niet terecht kan in het ambulante begeleidingsaanbod - omdat hij totaal ontkent dat hij een probleem heeft - kan hij hiermee werken. Want laat de cliënt nu net veroordeeld zijn op het bestaan van dat probleem, dan kan men de cliënt hierop verder aanspreken. Het overleg maakt dan ook deel uit van de hulpverlening aan de cliënt.

Het aangaan van een cliëntgericht driehoeksoverleg vraagt respect voor elkaars waarden, elkaars opdracht en voor het beroepsgeheim. Het is belangrijk elkaars aanbod en waarden goed te leren kennen, alvorens men een driehoeks-gesprek aangaat. 71

71 Stas, K., in ‘Omgaan met beroepsgeheim’ in Hubeau e.a., Kluwer 2013

34

21. Integriteit in gevaar

De procedure integriteit is een instrument dat in 2004 ontwikkeld werd om tot actie te komen in die situaties waar de “integriteit van de gebruiker of derden in het gedrang komt”.72 Het betrof hier een van de minimale kwaliteitseisen van het autonoom algemeen welzijnswerk.

Bescherming van de integriteit betekent dat de fysieke, mentale of psychische onschendbaarheid beschermd wordt.

Als we spreken over integriteit weten we intuïtief dat het om een mogelijk ernstige aantasting van de ‘waardigheid’ van mensen gaat.

We gebruiken in de procedure de term “vermoeden” zodat de hulpverlener de kans heeft om tijdig de procedure in te zetten. Bij het aan het licht komen van een situatie ‘integriteit in het gedrang’ hoeft de hulpverlener met andere woorden niet eerst eindeloos uit te vlooien of de integriteit nu al dan niet in gevaar komt.

Communicatie is in de procedure een sleutelbegrip!

In eerste instantie gaat de hulpverlener na of de gebruiker aanspreekbaar is op het vermoeden. Wanneer dit niet zou zijn, kan dit verschillende redenen hebben. De gebruiker weigert hierover te spreken, de gebruiker heeft de (mentale) mogelijkheden niet om hierover te communiceren, is fysiek niet aanwezig en dus niet aanspreekbaar of er zijn argumenten dat het niet het moment is om de gebruiker op dit vermoeden aan te spreken (agressiegevaar, verwardheid, crisis,...).

Blijkt de gebruiker niet aanspreekbaar te zijn, dan gaat de hulpverlener in overleg. Dit vooronderstelt dat er iemand uit de organisatie vlot bereikbaar is voor overleg. Tenzij er acuut gevaar is en er hier en nu gehandeld moet worden, dan kan overleg overgeslagen worden en wordt er achteraf verantwoord ( aan collega’s en gebruikers) van waaruit men handelde.

Acties, die ondernomen kunnen worden, zijn zeer uiteenlopend:

Hulpverlening stopzetten

Hulpverlening intensifiëren

Verwijzen naar andere hulpverlener(s)

Inschakelen van andere hulpverlener(s): voor advies of aanvullend aanbod

Coaching vragen als hulpverlener bij andere hulpverleners

Derden die gevaar lopen verwittigen

In laatste instantie melden bij derden,…

De veiligheid van de hulpverlener en eventueel andere cliënten wordt mee in overweging genomen, zowel in de beslissing tot communicatie met de gebruiker als in de procedure ( kan van belang zijn bij de keuze voor een welbepaalde actie).

Het daadwerkelijk inschakelen van derden (andere diensten, artsen, politie,...) gebeurt pas in laatste instantie, nadat voldoende werd afgewogen of minder ingrijpende acties mogelijk én adequaat zijn.

72 Minimale kwaliteitseisen voor het Algemeen Welzijnswerk, 2004

35

Soms kan het nodig zijn om te rade te gaan (advisering) bij externen om uit te kunnen maken in hoeverre de integriteit van gebruikers of derden in het gedrang komt: dit gebeurt bij voorkeur anoniem, tenzij er argumenten zijn om dit niet te doen.

Het rechtstreeks aanspreken van de derde wiens integriteit mogelijks in het gedrang komt door intenties of gedragingen van de gebruiker gebeurt in uitzonderlijk geval én met medeweten van de gebruiker (tenzij men argumenten heeft om dit om veiligheidsredenen niet te doen).

De integriteitsprocedure geeft de mogelijkheid om af te wegen welke actie eventueel verantwoord is in een specifieke situatie.

Het is belangrijk om de afwegingen en de acties nauwgezet te noteren in het elektronisch dossier.

22. Online hulp vanuit een CAW

22.1. Disclaimer en privacypagina

Er is een sectorale disclaimer voor de chat en e-mailhulpverlening die door elk CAW gehanteerd wordt.

Elk CAW heeft de verantwoordelijkheid deze toegankelijke “disclaimer” te voorzien over “hoe wij omgaan met jouw informatie”. Het CAW houdt hierop toezicht. Bovendien wordt deze disclaimer opgenomen in regionale communicatie.

De chatdisclaimer vermeldt dat chatters overleg hebben: “Om jou zo goed mogelijk te kunnen helpen, hebben de hulpverleners regelmatig overleg”.

Verder vermeldt de chatdisclaimer dat ‘in zeer uitzonderlijke omstandigheden het IP-adres kan doorgegeven worden naar bijvoorbeeld politie,….. Spreek de hulpverlener aan als je hier vragen over hebt.’

Een mail kan intern doorgestuurd worden in functie van de hulpverlening.

Via een verwijzing naar de privacypagina kunnen cliënten meer uitgebreid lezen wat het sectoraal privacy-beleid van het CAW is op het vlak van online aanbod.

22.2. Sociale media (face book, twitter etc)

Een CAW biedt op dit medium geen hulp in de ‘enge betekenis van het woord’, nl. inspelen op een hulpvraag zoals gebeurt via mail, chat, telefoon en in gesprekken aangezien deze platformen niet conform zijn aan het CAW-standpunt rond privacy en beroepsgeheim. Sociale media kan enkel gebruikt worden om te communiceren rond praktische zaken met cliënten als de cliënt hiermee akkoord is.73

22.3. Afschriften van mails en chatgesprekken

Het eerste mailcontact van een cliënt met een CAW verloopt via het algemeen mailadres van het CAW. Het opvolgen en opkuisen van de mailbox is de verantwoordelijkheid van elke

73 Sectorafspraken sociale media, 15 mei 2013

36

hulpverlener. Aanbeveling om dit 1x/maand te organiseren per team en 1 teamlid de eindverantwoordelijkheid hiervoor te geven.

Een eenmalige mail verwijdert het CAW na één maand.

Meermalige mailcontacten worden ten laatste 3 maanden na het laatste contact verwijderd.

Afspraken rond toegankelijkheid: enkel directe teamleden hebben via hun passwoord toegang tot de mailbox. Er zijn duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot wat en waarom.

Transcripten van chatgesprekken worden in de software van Livecom 6 maanden bijgehouden en verdwijnen dan.

Een transcript van een chat (of e-mail) wordt uitzonderlijk opgenomen in het dossier (de tekst wordt dus niet standaard mee opgenomen), indien noodzakelijk bijvoorbeeld in het kader van verontrusting.

23. De bezoekruimte en verslaggeving aan de rechters

In het kader van justitiële verwijzingen stellen de bezoekruimten in een CAW, een verslag op ten behoeve van de justitiële verwijzer.(familierechter, jeugdrechter,…).

De bezoekruimte dient bij het opmaken van dit verslag rekening te houden met de verplichting tot beroepsgeheim zoals vermeld in artikel 9 van het Decreet van 8 mei 2009 betreffende het Algemeen Welzijnswerk.

Bij de start van de begeleiding vraagt de bezoekruimte aan de cliënt expliciete instemming voor de opmaak van een verslag aan de verwijzer. Bij niet-instemming gaat deze boodschap terug naar de verwijzer.

In het verslag worden volgende punten behandeld:

de plaats waar de bezoeken doorgingen, de plaats en manier waarop de overdracht gebeurde en het al dan niet begeleid zijn van de bezoeken;

de data en uren van de gemaakte afspraken; en

de afwezigheden

Indien er sprake is van weigering, opschorting of stopzetting van de begeleiding door een ouder en/of de bezoekruimte, is dit het onderwerp van overleg tussen de bezoekruimte en de cliënten.

Bij schade integriteit, vermoed door de bezoekruimte, wordt de weigering, opschorting of stopzetting gemotiveerd gemeld aan de justitiële verwijzer in het verslag, met verwijzing naar het gehanteerde weigerings-, opschortings- of stopzettingscriterium. Deze criteria vormen een bijlage bij het huishoudelijk reglement. Het verslag wordt tijdig besproken met de cliënten.

24. Inwerkingtreding en evaluatie

Deze tekst gaat in voege vanaf 1 maart 2016. Elk CAW past waar nodig de interne procedures aan en neemt de code op in het kwaliteitshandboek.

37

38

Bijlage 1: Stroomdiagram Integriteit

39

Onmiddellijk in

communicatie brengen?

Einde procedure

Is er tijd voor

overl e g? JA

HV debrieft met Teamverantwoordelijke

Hulpverlener heeft een

den verm oe

Kan HV dit in communicatie JA NEE

brengen?

NEE JA

Hulpverlener brengt in

communicatie

HV heeft vermoeden

nog?

JA NEE

Vindt HV actie JA NEE

nodig?

Overleg met Teamverant- woordelijke of interne collega

NEE

Uitvoeren gemaakte afspraken HV doet wat

volgens hem nodig

is