Sax Professional

Handleiding v.0.2

Sax Professional

Handleiding

Inleiding

Indeling Opbouw en principeHet hart van Sax Pro

Algemene rondleiding

ShoppingcartsPrincipe & voorbeelden

CatalogusBoomstructuur

Filters en selecties

Shoppingcart vullen

Online beheerShoppingcarts bewerken

SituatiesHoe vind ik mijn offertes en orders

Hoe plaats ik een bestellingHoe plaats ik mijn gescande artikels in

een shoppingcartHoe maak ik barcodes aan

Nieuwe shoppingcart functionaliteiten

Problemen en vragen

Inhoudstafel

1

2234-9

1010

111111

12

1313-14

151516-1718-19

20

21

22

Sax Professional

Handleiding

1

Sax Professional maakt het u gemakkelijk

Of dat is toch alleszins ons uitgangspunt.

Sax is een pionier op het vlak van E-commerce

binnen onze sector. Meer dan tien jaar kunnen

onze klanten reeds bij ons terecht om online hun

bestellingen door te geven.

Sindsdien zijn er tal van functionaliteiten bijge-

komen. Zo kan u uw offertes, orders, facturen

en aankoopbons raadplegen. Er kunnen online

offertes gecreëerd worden op basis van de

shoppingcarts die u aanmaakt en deze offertes

personaliseren met uw eigen bedrijfslogo.

Verder kan u barcodes genereren voor uw

magazijn en via onze scanner met bijhorend

programma kan u eenvoudig bestellingen door-

geven.

In het verlengde van SaxPro (Sax Professional)

kan u gebruik maken van onze SaxMobile App

die gedownload kan worden vanaf de App Store

en de Google Play Store.

Maar hier stopt het niet. We trachten steeds

voorop te blijven en zullen er blijven naar stre-

ven om onze klanten de meest gebruiksvrien-

delijke en vooruitstrevende E-commerce oplos-

sing aan te bieden om zo uw professionele leven

makkelijker te maken.

Inleiding

Sax Professional

Handleiding

Opbouw en principe

SaxPro bestaat uit twee grote delen:

1. Algemeen: De algemene kant waar u de ca-

talogus kan bekijken. Ook zaken als nieuwtjes en

acties vindt u daar terug.

2. Persoonlijk: De “Mijn Sax” sectie waar al uw

persoonlijke zaken terug te vinden zijn zoals

orders, offertes en shoppingcarts.

Visueel kan u dit zien doordat het algemene

deel bovenaan een witte achtergrond heeft en

de persoonlijke sectie van de site een donkere

achtergrond.

Het achterliggende principe is eenvoudig. Op het

algemene deel staan de zaken die zichtbaar zijn

voor alle klanten, aan de persoonlijke kant staan

gegevens die enkel van toepassing zijn voor uw

klantennummer.

Indeling

2

Algemeen met knop naar “Mijn Sax”

Persoonlijk met knop naar Catalogus

Sax Professional

Handleiding

Indeling

3

Bij SaxPro begint alles bij de catalogus en de

shoppingcarts. Met een lege shoppingcart kan

u geen bestellingen maken. U kan uw orders en

dergelijke bekijken en de catalogus raadplegen,

maar daar stopt het.

Om een shoppingcart te vullen moet u pro-

ducten toevoegen vanuit onze catalogus.

Een uitgebreide uitleg over de shoppingcarts en

de catalogus vindt u terug in deze bundel.

Het hart van SaxPro

Shoppingcarts

Boomstructuur van catalogus

Sax Professional

Handleiding

Indeling

4

Login

Wanneer u surft naar www.sax-professional.be

is de login-pagina de eerste pagina die u zal zien.

Hier moet u in de voorziene velden uw gegevens

invullen die u ontvangen heeft van één van onze

medewerkers (1) .

Aanvraag e-commerce

Indien u niet zou beschikken over deze loginge-

gevens, kan u die aanvragen door te klikken op

de link “aanvraag e-commerce”. Deze link vindt u

terug naast de oranje knop om in te loggen.

Wanneer u op de bovenvermelde link klikt,

wordt u doorverwezen naar een nieuwe pagi-

na waar u gevraagd wordt een formulier in te

vullen. Eens we dit formulier verwerkt hebben,

krijgt u van ons de nodige logingegevens.

Wachtwoord vergeten

Het kan altijd gebeuren dat u uw logingegevens

bent kwijt geraakt. Doordat wij deze bijhouden

in ons systeem kan u uw gegevens altijd bij ons

opvragen. Dit kan u doen door op de link “wacht-

woord vergeten” te klikken en het formulier in te

vullen dat u dan te zien krijgt.

Algemene rondleiding

(1) Opgelet, uw gegevens zijn hoofdlettergevoelig

Loginscherm van SaxPro

Formulier accountaanvraag

Wachtwoord achterhalen

Sax Professional

Handleiding

Algemene rondleiding

Indeling

5

Home

De homepagina is een overzichtspagina waar u

onmiddellijk de laatste nieuwtjes kan bekijken,

lopende acties en promoties, geplande opleiding-

en en het product in de kijker.

Catalogus

De catalogus is, zoals eerder vermeld, het hart

van de SaxPro. Verder in deze handleiding zal

u een volledig hoofdstuk terugvinden met een

uitgebreide uitleg over de catalogus.

Eenvoudig gezegd vindt u hier al onze producten

terug die u kan toevoegen aan een shoppingcart.

Nieuws

Nieuwtjes omtrent prijswijzigingen of wed-

strijden en dergelijke vindt u hier terug.

Acties & promoties

Alle lopende acties van Sax of van één van onze

leveranciers kan u op deze pagina bekijken.

Hulpsectie

Op de hulpsectie kan u kijken of u een antwoord

vindt op bepaalde problemen die u ondervindt

met de SaxPro. Handleiding vindt u hier ook

terug.

Downloads

Hier kan u algemene bestanden downloaden.

Loginscherm van SaxPro

SaxPro Catalogus

Acties & promoties

Sax Professional

Handleiding

Sax Documenten

Offertes en detail van offertes

U vindt hier uw offertes terug. U kan kiezen om

alle offertes te tonen, de openstaande of de of-

fertes op order. U kan per offerte ook de details

bekijken.

U kan een volledige offerte omzetten naar een

excel-bestand, een online offerte of een shopping-

cart.

Ofwel kiest u ervoor om in een detail van een offerte

bepaalde offertelijnen om te zetten naar een excel of

een shoppingcart.

Orders en detail van orders

Gelijkaardig aan offertes kan u ook uw orders

en zijn details bekijken. U kan kiezen voor alle

orders, de openstaande of de afgewerkte. U kan

tevens ook steeds een bepaalde periode se-

lecteren.

U kan een volledig order omzetten naar een excel.

Ofwel kiest u ervoor om in een detail van een order

bepaalde orderlijnen om te zetten naar een excel.

Afhaalbons en detail van afhaalbons

Afhaalbons worden hier in lijstvorm getoond.

Details van een afhaalbon kunnen bekeken

worden.

U kan opnieuw een afhaalbon omzetten naar een

excel of in een detail van bepaalde afhaalbon lijnen

omzetten naar een excel.

Algemene rondleiding

Indeling

6

Overzicht offertes

Detail van een order

Sax Professional

Handleiding

7

Facturen

U kan uw openstaande en vervallen facturen

bekijken via deze pagina. Zowel facturen als

kredietnota’s. Openstaande facturen staan

aangeduid met een rood uitroepingsteken in het

begin van een rij.

U kan een bepaalde factuur omzetten naar een

excel. Enkel de algemene informatie zal u zien, geen

details.

Online beheer

Shoppingcarts en detail van een shoppingcart

Al de shoppingcarts die gemaakt zijn onder uw

klantennummer vindt u hier weer.

U kan een shoppingcart dupliceren, omzetten

naar een excel of online offerte, u kan de prijzen

actualiseren of shoppingcarts verwijderen.

Ofwel kiest u ervoor om in een detail van een offerte

bepaalde offertelijnen om te zetten naar een excel of

een shoppingcart.

Voor het detail van een shoppingcart werd een

volledig hoofdstuk voorzien dus daarover later meer,

maar u kan lijnen in een shoppingcart omzetten naar

excel, verwijderen, plaatsen in een andere shopping-

cart of omzetten naar barcodes.

Algemene rondleiding

Indeling

Overzicht facturen

Detail van een shoppingcart

Sax Professional

Handleiding

Bestelling en detail van een bestelling

Op deze pagina vindt u al uw online bestellingen

terug. Een detail van een bestelling kan u raad-

plegen en omzetten naar een excel bestand.

Online offerte en detail van een online offerte

Een overzicht van uw online offertes. U kan

telkens het detail van een bepaalde online of-

ferte bekijken.

U kan een online offerte omzetten naar een excel of

shoppingcart of u kan een bepaalde offerte verwij-

deren.

U kan bepaalde lijnen in een detail van een online

offerte omzetten naar een excel-bestand.

Mijn Documenten

Hier vindt u al de excel en pdf documenten terug

die u heeft omgezet vanuit offertes, bestellingen,

orders, ...

Ook kan u hier uw bedrijfslogo uploaden die u

kan gebruiken voor uw offertes naar uw eind-

klant.

Algemene rondleiding

Indeling

8

Overzicht offertes

Detail online offerte

Mijn documenten

Bedrijfslogo uploaden

Sax Professional

Handleiding

9

Top 20

Hier vindt u de producten terug die u het meest

besteld heeft via de SaxPro. U kan deze dan ook

makkelijk terug in een shoppingcart plaatsen.

Gebruikersbeheer

U kan nieuwe gebruikers aanmaken en deze

ook bepaalde bevoegdheden geven. Indien u

ervoor kiest om een administrator te maken,

zal die persoon dezelfde rechten hebben als u.

Indien u echter een “gewoon” gebruikersprofiel

aanmaakt, heeft u de keuze om hem bepaalde

bevoegdheden te weigeren. Zo kan u kiezen of

deze gebruiker nettoprijzen kan zien, of hij uw

facturen kan raadplegen en wel of geen bestel-

lingen kan uitvoeren.

Algemene rondleiding

Indeling

Top 20

Gebruikersbeheer nieuwe gebruiker

Gerbuikersbeheer overzicht

Sax Professional

Handleiding

10

Een shoppingcart in SaxPro is meer dan enkel

een winkelwagen zoals bij de meeste online

winkels. Elke shoppingcart die u aanmaakt, zou

u moeten aanmaken met een bepaald doel voor

ogen.

Het spreekt dan ook voor zich dat u bij het

creëren van een shoppingcart, deze een gepaste

naam geeft. Wanneer u barcodes wilt genereren

voor producten van Geberit is het aan te raden

deze shoppingcart bv. “barcodes geberit” te noe-

men. Wilt u echter een offerte maken voor een

klant geeft u uw shoppingcart als naam “Offerte

Klant X/Y” mee.

Het is een goede gewoonte om steeds een ac-

tieve shoppingcart te hebben. Op de eerste en

tweede afbeelding aan de linkerkant kan u het

verschil zien tussen een actieve en niet-actieve

shoppingcart.

Wanneer u inlogt zal er geen shoppingcart

geactiveerd zijn. Wat u kan doen is een nieuwe

shoppingcart toevoegen (1) of een bestaande

shoppingcart selecteren (4). U kan bestaande

shoppingcarts tonen of verbergen (3).

Tip: Om snel de inhoud van een bestaande shop-

pingcart te zien, klikt op de oranje cirkel met het

icoontje van een winkelwagentje in (2).

Shoppingcarts

Principe en voorbeelden

Geen shoppingcart actief

Shoppingcart actief

Gedetailleerde uitleg functionaliteiten

Sax Professional

Handleiding

11

De navigatie aan de linkerkant van de catalogus-

pagina is er één met een boomstructuur. Zo ver-

takt het menu (1) zich tot u op een bepaald mo-

ment niet meer verder (3) kan en u een resultaat

zal te zien zijn rechts van de navigatie.

Er zijn maximaal vier niveau’s en vanaf het derde

niveau zal u ook oranje icoontjes opmerken (2).

Door op deze icoontjes te klikken zal de volledi-

ge categorie toegevoegd worden aan uw actieve

shoppingcart. Deze functionaliteit wordt vooral

gebruikt voor het maken van excel-lijsten of voor

het genereren van barcodes.

Boomstructuur

Catalogus

Filters & selecties

U kan de zichtbare producten bekijken per filiaal door een filiaal te selecteren (1). Binnen een filiaal kan u

kiezen om enkel de stockartikels of alle artikels (2) te tonen. Indien u over voldoende rechten beschikt,

kan u ervoor kiezen om naast de brutoprijzen, ook de nettoprijzen te laten zien (3). Door in het zoekveld

aan de rechterkant (4) een bepaalde term te typen (bv. artikelnummer), zal de selectie verkleinen door

enkel producten te tonen welke gelijkenissen hebben met de ingetypte term. Tenslotte kan u er ook voor

kiezen om de weergave van de producten te wijzigen (5).

Productnavigatie

Filters in catalogus

Sax Professional

Handleiding

U kan makkelijk artikelen toevoegen door het

gewenste aantal in te vullen (1) en vervolgens op

de “+add” knop te klikken (2).

U kan ook verschillende aantallen invullen bij

verschillende rijen en deze in één keer toevoe-

gen aan uw shoppingcart (3).

Opgelet: eens u een nieuwe selectie maakt via de boom-

structuur aan de linkerkant, zal de knop “Add all to cart”

enkel effect hebben op de getoonde producten. Eerder

ingevulde aantallen zullen niet toegevoegd worden.

Ook kan u, zoals u kon lezen op pagina 11 -

Boomstructuur, een volledige categorie toevoe-

gen aan uw shoppingcart.

Indien er geen shoppingcart actief is en u klikt

toch op één van deze drie knoppen, dan zal er

een pop-up venster tevoorschijn komen (zie

afbeelding).

Via dit pop-up venster kan u een nieuwe

shoppingcart aanmaken, waar de producten

rechtstreeks aan worden toegevoegd of u kan

een reeds bestaande shoppingcart alsnog acti-

veren.

12

Shoppingcart vullen

Catalogus

Pop-up venster

Sax Professional

Handleiding

Wanneer u een detail van een shoppingcart

bekijkt, zal u zien dat er heel wat meer te zien is

dan bij een detail van een offerte of order.

Een shoppingcart wordt in de eerste plaats

aangemaakt om een bestelling te plaatsen.

Wanneer dit het geval is, zal u weinig tot niets

doen op deze pagina behalve klikken op de knop

“bestellen”. Bent u echter van plan om een

offerte te maken voor een klant, een bestand te

uploaden die u gemaakt heeft via uw sax-scan-

ner of wenst u wat meer structuur te steken in

uw bestelling, dan kan u dit hier allemaal doen.

Zo kan u een bepaalde titel toevoegen (1). Dit

is handig wanneer u van plan bent een online

offerte te maken voor bv. een klant. U kan dan

makkelijk hoofdstukken aanmaken om het

duidelijk te maken voor de klant.

U kan een los artikel toevoegen (2). Dit kunnen

werkuren zijn of artikelen die u niet zal terugvin-

den in onze catalogus zoals elektrisch materiaal.

U kan deze rijen dan via de oranje rechthoek

naar boven of onder verslepen om de volgorde

aan te passen.

Shoppingcarts bewerken

Online beheer

13

Rijen verslepen

Vergeet niet bij elke wijziging uw aan-

passingen op te slaan (6). Wanneer u dit niet

doet en naar een andere pagina gaat, zal u

al uw wijzigingen kwijt zijn.

Sax Professional

Handleiding

U kan ook nog snel een artikel uit onze catalogus

toevoegen (3).

Wanneer u op uw computer een bestand heeft

staan dat u gecreëerd heeft via het inscan-

nen van sax-barcodes, kan u deze producten

rechtstreeks in de shoppingcart toevoegen (4).

Indien u klaar bent met het aanpassen van uw

shopping, slaat u de wijzigingen op (6) en klikt u

vervolgens op “Bestellen” (5) om verder te gaan

naar de bestelprocedure.

U kan steeds uw referentie aanpassen en het

aantal producten. Ook kan u reeds toegevoegde

titels of losse producten wijzigen door te dub-

belklikken op het woord (7).

14

Shoppingcarts bewerken

Online beheer

Vergeet niet bij elke wijziging uw aan-

passingen op te slaan (6). Wanneer u dit niet

doet en naar een andere pagina gaat, zal u

al uw wijzigingen kwijt zijn.

Sax Professional

Handleiding

15

Standaard toont de SaxPro enkel de offertes van de laatste 3 maanden!

Als u een offerte zoekt van bv. 8 maanden geleden, kunt u deze terugvinden door een selectie te maken

in tijd met behulp van de selectiebalk.

Als u een selectie kiest, moet u op de knop klikken om de selectie actief te maken.

Indien u dan nog steeds uw offerte of order niet terugvindt, kan het zijn dat deze door een collega van

Sax niet zichtbaar is geplaatst. Als wij een offerte opmaken, wordt deze pas ‘compleet’ (= zichtbaar op de

SaxPro) geplaatst van zodra deze is afgewerkt.

Dit wordt soms over het hoofd gezien.

Gelieve dan even contact op te nemen met uw sax-filiaal en vraag of dit kan nagekeken worden of deze

‘compleet’ staat.

Hoe vind ik mijn offertes en orders terug?

Situaties

Sax Professional

Handleiding

16

Situaties

Hoe plaats ik een bestelling

Hoe shoppingcarts werken en op welke manier u

deze kan opvullen en bewerken vindt u terug van

pagina 10 t.e.m. 14.

Wanneer u klaar bent om uw bestelling te plaat-

sen klikt u op de knop “Bestellen” (Afb 1).

Vervolgens komt u op de bestelpagina terecht

(Afb 2). Hier moet u drie stappen doorlopen.

Stap 1

Controleer voor een laatste keer goed uw bestel-

ling. Dit kan door op de daarvoor bestemde knop

te klikken (Afb 4).

Stap 2

U kiest voor afhaling wanneer u zelf om het

gevraagde materiaal komt. Hierbij moet u een

filiaal en een afhaaldatum selecteren.

Wanneer u uw producten wilt laten leveren,

selecteert u deze optie. Binnen deze selectie

kan u nogmaals kiezen tussen uw vast adres, een

gekend adres of een afwijkend adres.

Bij afwijkend adres moet u de nodige velden

invullen alvorens u verder kan gaan.

Ook bij levering zal u een datum moeten kiezen.

Wanneer u alles correct heeft ingevuld, zal de

bestelknop actief worden (Afb 3).

Stap 3

Plaats uw bestelling door op de oranje knop te

klikken. Indien er geen fouten zijn opgetreden,

wordt u doorverwezen naar de volgende pagina.

Afbeelding 1

Afbeelding 2

Afbeelding 4

Afbeelding 3

Sax Professional

Handleiding

Wanneer de bestelling geplaatst is krijgt u een

bedankingsscherm te zien met een kleine samen-

vatting van uw geplaatste bestelling.

U kan op de pagina klikken op één van de onder-

staande knoppen afhankelijk wat u wilt doen.

Na uw bestelling blijft uw shoppingcart bestaan.

U vindt uw bestelde shoppingcart ook terug als

bestelling onder “online beheer” > “bestellingen”.

Uw bestelling komt bij Sax binnen via email.

U zal ook een orderbevestiging ontvangen eens

de bestelling verwerkt is in ons systeem.

Van zodra deze verwerkt en door ons “compleet”

is geplaatst, vindt u uw bestelling ook terug als

order onder “Sax Documenten” > “Orders”.

Hoe plaats ik een bestelling

Situaties

17

Sax Professional

Handleiding

Zorg ervoor dat u reeds een shoppingcart hebt

aangemaakt en u zich binnen deze shoppingcart

bevindt op de SaxPro (zie p. 10-12)

Stap 1

Scan uw artikelen, die u wenst toe te voegen

aan uw shoppingcart, met behulp van uw aange-

maakte barcodes. Plaats de scanner in de houder

of sluit de kabel aan.

Stap 2

Ga naar het bureaublad en dubbelklik op het

icoontje (afb. 1) om het programma te openen.

Wacht tot de scanner geconnecteerd is met uw

pc en klik dan op “bestelling ophalen” (afb. 2).

Het programma plaatst nu de gescande artikelen

in een .dat- bestand.

Opgelet: onderaan afbeelding 2 ziet u een locatie

staan. Deze locatie duidt aan waar het .dat-bestand

zal aangemaakt worden.

U krijgt de melding “bestellingen zijn gekopieerd

naar PC”. Klik op “OK” (afb. 3).

Hoe plaats ik mijn gescande artikelen in een shoppingcart

Situaties

18

Afbeelding 1

Afbeelding 2

Afbeelding 3

Sax Professional

Handleiding

19

Stap 3

We keren terug naar de SaxPro en daar klikt u op

de knop “Upload” (zie p. 13-14).

U krijgt een pop-up venster te zien. Daar klikt u

op “Bestand kiezen” (Afb. 1).

Uw verkenner zal openen en hierin zoekt u naar

het .dat-bestand. Klik vervolgens op “Openen”.

De naam van het bestand zal nu te zien zijn dus u

kan klikken op “Upload file”.

De ingescande producten in het .dat-bestand

zullen toegevoegd worden aan de shoppingcart.

Hoe plaats ik mijn gescande artikelen in een shoppingcart

Situaties

Afbeelding 1

Sax Professional

Handleiding

Barcodes genereren doet u in een detail van een

bepaalde shoppingcart.

Eerst en vooral moet u een shoppingcart aan-

maken en deze een gepaste naam geven bv.

barcodes Geberit. (U kan het principe hiervan

nalezen op p. 10).

U kan vervolgens bepaalde artikelen toevoegen

of volledige categorieën (p. 12).

Uiteraard kiest u artikelen welke u wil omzetten

naar barcodes.

U gaat naar het detail van de aangemaakte shop-

pingcart.

Daar vinkt u de artikelen aan waarvan u bar-

codes wilt.

Tip: u kan alle artikelen in één keer selecteren door

de checkbox aan te vinken die boven de eerste rij te

zien is (2).

Klik op het barcode-icoontje (1) en u zal een

pop-up venster te zien krijgen. Daar vult u een

gepaste naam in. Deze naam zal gegeven worden

aan het gegenereerde document.

Wanneer u geklikt heeft op “Genereer barcodes”,

zal u het document terugvinden bij “Mijn docu-

menten” > “PDF”. U kan daar het bestand down-

loaden.20

Hoe maak ik barcodes aan

Situaties

Voorbeeld barcode

Pop-up venster

Sax Professional

Handleiding

21

Er werden enkele functionaliteiten toegevoegd

aan de nieuwe shoppingcart.

Zo kan u op elke pagina de inhoud van uw actieve

shoppingcart bekijken (1). Verder kan u snel uw

shoppingcart bestellen en op de manier een heel

aantal stappen overslaan (2).

In het overzicht kan u eenvoudig bepaalde

artikels verwijderen (4).

Nieuwe shoppingcart functionaliteiten

Situaties

Sax Professional

Handleiding

Wanneer u een vraag heeft of een probleem

ondervindt of u ontdekt een fout op de SaxPro,

kan u dit melden via de knop “Help & Feedback”

die u overal op de website terugvindt (Afb. 1).

U zal een pop-up venster te zien krijgen waar u

een keuze kan maken uit twee opties.

Vervolgens zal een formulier getoond worden

waar u uw vraag kan stellen of probleem kan

melden.

Als u klikt op verzenden, ontvangen wij onmid-

dellijk een mailtje met uw geschreven bood-

schap. Hierop wordt zo snel als mogelijk geant-

woord.

22

Problemen en vragen

Hoe wordt u het snelst geholpen

Afbeelding 1

Afbeelding 2

Afbeelding 3

Sax Professional Handleiding v.0.1