Samenwerking tussen projecten en Functioneel Beheer kan en moet beter!

FB-er: “Het project gooit weer eens een half product over

de schutting”

Projectmanager: “Die functioneel beheerders zijn lastig, en

helpen mijn project niet!”

FB-er: “Waarom houdt het project geen rekening met ons

beheerders?” Een greep uit veel gehoorde geluiden van en over functioneel beheerders, in relatie tot projecten.

Uiteraard zijn er ook andere, meer positieve, geluiden en ontwikkelingen gaande. Daar leg ik in dit blog graag de nadruk op. Een goed milieu begint immers bij jezelf. In mijn blog “Ook goed functioneel beheer vermindert risico’s ICT-projecten!” schreef ik dat er vanuit functioneel beheer al diverse initiatieven en ideeën zijn over de samenwerking met projecten. Veel van deze initiatieven lijken nog onvoldoende in de praktijk te zijn geborgd. We zullen vol moeten houden om de samenwerking naar een blijvend hoger niveau te krijgen en daar te houden.

Knock, knock… who is there? Projecten hebben een hogere kans van slagen als alle beschikbare know-how kan worden aangewend. Juist de beschikbaarheid van de know-how van functioneel beheerders is hiervoor vaak cruciaal. De connectie met de gebruikersorganisatie, de kennis van de bedrijfsprocessen en de in gebruik zijnde informatievoorziening zijn ingrediënten voor een efficiënte en gedragen vernieuwing of verandering in de informatievoorziening. Helaas kan (te?) vaak onvoldoende capaciteit van functioneel beheerders worden vrijgemaakt om een significante bijdrage te leveren aan projecten. Bij het aanbellen van de project organisatie over beschikbare resources van functioneel beheer krijg men vaak “niet thuis”. De huidige in gebruik zijnde informatievoorziening moet immers ook nog “gewoon” worden beheerd. Er zijn nog maar weinig organisaties die voldoende tijd hebben gereserveerd in hun jaarplan voor de participatie in projecten. Begeleiding van projecten wordt dan vaak noodgedwongen half werk, met zowel risico’s voor de kwaliteit en snelheid van het project, als ook voor de kwaliteit van het beheer voor “going concern”. Tip 1: Beschrijf duidelijk welke capaciteit je reserveert voor bijdrage aan projecten in je jaarplan. Minimaal 15% van je bezetting bovenop de benodigde capaciteit voor het reguliere beheer is niet ongebruikelijk. Tip 2: Is de gevraagde/benodigde capaciteit niet gereserveerd? Zorg dan dat de functioneel beheer capaciteit in de projectbegroting wordt opgenomen zodat je capaciteit kunt toevoegen.

Wait and see? Naast het beschikbaar stellen van know-how voor projecten is het ook noodzakelijk dat er al aan de start van een project ingezet wordt op een soepele samenwerking. Voorspelbaarheid van mogelijke risico’s voor de overdracht (borging van het project in de staande organisatie) in een vroeg stadium van het project geven het project ruimte om deze risico’s te kunnen managen en in samenwerking met de beheerorganisatie op te lossen. Dus waar beheerders nog wel eens het gevoel hebben dat projecten hun resultaten over de schutting gooien, kan net zo goed gesteld worden dat beheerders maar blijven wachten en aan het eind ineens een (vernietigend) oordeel vellen. Voorspelbaarheid ten aanzien van de overdracht verhogen is naar mijn mening essentieel en hier dienen afspraken in project documenten te worden geborgd, bijvoorbeeld in een master beheerplan, of als onderdeel van een PID. Tip 3: Wacht niet af, maar acteer pro-actief door het project te voorzien van informatie, eisen en risico’s met betrekking tot de overdracht naar gebruik en beheer.

Can I use ´IT´?

Functioneel beheerders zijn over het algemeen goed in staat om een inschatting te maken of de vernieuwing en/of verandering die een project in de informatievoorziening realiseert ook door de gebruikersorganisatie in gebruik genomen kan worden. Het doel van het in gebruik nemen van deze vernieuwing en/of verandering is sterk verbonden met de strategische doelstellingen van de organisatie. Deze zijn vertaald in verbeteringen binnen de organisatie welke door een of meer projecten dienen te worden gerealiseerd. Tip 4: Maak concrete afspraken met de business en projecten over de wijze waarop Functioneel Beheer gaat helpen bij de realisatie van de business benefits van projecten.

Het is bij uitstek aan functioneel beheer om de kennis over de strategische doelstellingen en de wensen en eisen voor de verbeteringen in de business pro-actief ter beschikking te stellen aan het project. Voor zowel project als business is het van grote toegevoegde waarde als Functioneel Beheer en de business in gesprek blijven over tussenresultaten van het project en de ontwikkelingen in de business. En zodoende scherp in beeld houden welke beoogde business benefits op welke wijze het best behaald kunnen worden. Deze kennis en ervaring zouden, gevraagd en ongevraagd in raad en daad, ten aller tijde beschikbaar moeten zijn voor projecten. Tip 5: Stel de kennis en competenties omtrent de business benefits pro-actief beschikbaar voor projecten

What can I do? Wij hebben diverse lopende initiatieven en ideeën tot ons genomen, ons laten inspireren door gesprekken met klanten en vakgenoten en hiermee een aantal handvatten ontwikkeld die helpen om de samenwerking met projecten ook daadwerkelijk structureel vorm te geven. Eén van deze handvatten is een beschrijving van een Best Practice voor de samenwerking tussen project en beheer. Deze delen we graag met je:

Mijn vraag aan jou: hoe tevreden ben jij over de rol van functioneel beheer in jouw organisatie in de samenwerking met projecten? Ik nodig je van harte uit om hieronder te reageren! Neem voor meer informatie gerust contact met me op!

Auteur: Jeroen Eijskoot