Factsheet Samenwerking bij de inkoop in het Sociaal Domein

maart 2016

2 Factsheet © Vilans www.vilans.nl

Deze factsheet biedt een korte blik op de samenwerkingen die Nederlandse

gemeenten aangaan bij de inkoop van zorg en ondersteuning, in het kader van de

nieuwe Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) van 1 januari 2015.

Door de veranderingen in de zorg zoeken partijen in het sociaal domein nieuwe vormen

van samenwerken. Hierdoor ontstaan nieuwe verhoudingen tussen opdrachtgevers,

opdrachtnemers en cliënten. Als inkopers van zorg en ondersteuning hebben gemeenten

veel invloed op deze nieuwe samenwerkingen. Zij hebben met hun inkoopbeleid invloed

op de ruimte die partners hebben of ervaren om samen te werken. Dit doen zij

bijvoorbeeld door de keuze voor intergemeentelijke samenwerking, de wijze van

aanbesteding en de te gebruiken monitoringsinstrumenten. Het gemeentelijk inkoopbeleid

is daarmee van invloed op de inrichting van de sturing, toezicht, verantwoording en

daarmee de samenwerking die tussen organisaties in het sociaal domein plaatsvindt.

Uiteindelijk beïnvloedt het gemeentelijk inkoopbeleid de kwaliteit van de zorg en

ondersteuning aan burgers.

5-minuten check Deze factsheet is het resultaat van de ‘5-minuten check: Samenwerken Inkoop Sociaal

Domein’ die Vilans samen met VNG verstuurde naar de Nederlandse gemeenten.

De 5-minuten check onderzoekt in hoeverre gemeenten samenwerken met

maatschappelijke partners en hoe zij hun eigen rol bij de inkoop van zorg en

ondersteuning op dit moment zien.

De 5-minuten check werd door de VNG verstuurd aan deelnemers van het VNG

inkoopnetwerk, gericht aan respondenten met inzicht in het gemeentelijk inkoopbeleid.

16 respondenten vulden de checklist in. De respondenten vervullen zeer uiteenlopende

functies en werken bij gemeenten van verschillende grootten, maar voornamelijk bij

middelgrote gemeenten (25-100.000 inwoners).

De verkregen respons geeft een indicatie van de stand van zaken van de samenwerking bij

de inkoop in het sociaal domein bij deze gemeenten. Op basis van de uitkomsten ontstaan

een globaal beeld van de ruimte die bestaat om samenwerking bij de inkoop te

stimuleren. Volgens Vilans ligt de uitdaging bij het bevorderen van samenwerking voor een

deel in de overgang van oude inkooprelatie naar financiering van samenwerking.

Project Governance tussen organisaties Deze factsheet is onderdeel van het project Governance tussen organisaties, waarin Vilans

de samenwerking onderzoekt tussen de organisaties die betrokken zijn bij het leveren van

zorg en ondersteuning. Het project Governance tussen organisaties bestaat uit

verschillende onderdelen, zoals:

· Interviewserie met bestuurders van zorgorganisaties;

· Artikel over governance in Boardroam Zorg – het resultaat van werksessies die

Vilans organiseerde;

· Landkaart met samenwerkingsinitiatieven;

3 Factsheet © Vilans www.vilans.nl

· De begeleiding van pilots waarin vernieuwing van inkoop, sturing, toezicht op

verantwoording ontwikkelt en gemonitord wordt (2016).

Uit dit project blijkt onder andere dat veelgebruikte manieren van samenwerking tussen

organisaties niet langer volstaan om de cliënt van passende en kwalitatieve zorg en

ondersteuning te blijven voorzien. Nieuwe samenwerkingen vragen om een herdefiniëring

van rollen, relaties en structuren tussen organisaties en een herpositionering van

betrokken partijen. Vilans onderzoekt welke vormen mogelijk zijn en welke wanneer

werken. Dit doet zij onder andere door in gesprek te gaan met betrokkenen, experts,

te experimenteren en kennis te verspreiden.

Gemeentelijke rol bij inkoop van zorg en ondersteuning Gemeenten zijn vrij om de inkoop van zorg en ondersteuning lokaal in te richten.

Zij kopen op verschillende manieren zorg en ondersteuning in door verschillende rollen

aan te nemen. Zij kunnen dit zelfstandig doen of juist in samenwerking met andere

gemeenten. Vilans vroeg gemeenten met wie zij inkopen en hoe zij hun eigen rol zien.

Het aangaan van samenwerkingsverbanden kan het voor gemeenten makkelijker maken

om goede afspraken te maken met de aanbieders van zorg en ondersteuning. Omgekeerd

kan dit ook voor aanbieders overzichtelijk zijn; zij hoeven minder verschillende afspraken

te maken, waardoor ze minder administratieve lasten hebben en zich meer kunnen richten

op de zorg en ondersteuning zelf.

Zelfstandig

Samenwerkingsverband

Inkoop zelfstandig of in samenwerkingsverband?

Uitvoerder

Facilitator

Toezichthouder

Anders

Rolopvatting gemeenten en samenwerkingsverbanden als inkoper

4 Factsheet © Vilans www.vilans.nl

Inwoners Vrijwilligersorganisaties Buurtinitatieven Cliëntenraden

Samenwerking met professionele partijen

Andere gemeenten Welzijnsorganisaties Zorgorganisaties Zorgverzekeraars

De keuze om wel of geen samenwerkingsverband aan te gaan kan afhangen van veel

factoren zoals reeds bestaande samenwerkingen en aanwezige netwerken, maar ook van

de (historie) lokale politiek en de grootte van een gemeente.

De rolopvatting voor grote of kleinere gemeenten verschilt: kleinere gemeenten zien zich

zelf eerder als facilitator en grotere als toezichthouder. De middelgrote gemeenten geven

een meer gedifferentieerd beeld, waarbij het kan variëren van uitvoerder, facilitator,

toezichthouder of anders.

Samenwerkingspartijen bij de inkoop van zorg en ondersteuning Regionaal en lokaal vormen partijen nieuwe verbindingen om kwalitatief goede zorg te

bieden. Vilans vroeg de respondenten in hoeverre gemeenten en samenwerkingsverbanden

met partnerorganisaties samenwerken bij de inkoop van zorg en ondersteuning.

De respondenten geven aan dat gemeenten en samenwerkingsverbanden voornamelijk

samenwerken met andere gemeenten en zorg- en welzijnsorganisaties. Dit doen zij niet

allemaal. Vooral met zorgverzekeraars lijkt minder te worden samengewerkt dan met

andere partijen. Dit kan invloed hebben op de aansluiting tussen de diensten uit de Wmo

en diensten vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw). Mogelijk kunnen zorgverzekeraars en

gemeenten hierover met elkaar in gesprek gaan.

Samenwerking met andere partijen

5 Factsheet © Vilans www.vilans.nl

Respondenten geven aan dat zij weinig samenwerken met inwoners,

vrijwilligersorganisaties en buurtinitiatieven bij de inkoop van zorg en ondersteuning. Veel

gemeenten streven met hun Wmo-beleid wel de verbinding met deze partijen na. Hier

liggen kansen om de samenwerking te verbeteren en gezamenlijk te innoveren.

Fase van samenwerking Vilans onderscheidt vier samenwerkingsfasen aan de hand van het Ontwikkelingsmodel

voor Ketenzorg, namelijk de initiatief- en ontwerpfase, de experiment- en

uitvoeringsfase, de uitbouw- en monitoringsfase en de verduurzamings- en

transformatiefase. Vilans vroeg gemeenten in welke fase van samenwerking zij zich

bevinden.

Enkele gemeenten en samenwerkingsverbanden geven aan zich in te zetten voor het

creëren van samenwerkingen door pilots of experimenten met andere partijen; hieruit

zijn inmiddels gedegen samenwerkingen ontstaan. Andere gemeenten en

samenwerkingsverbanden zijn net begonnen met het zoeken van samenwerkingspartners

en mogelijkheden. Weer anderen geven aan helemaal geen samenwerking te zoeken.

Gemeenten bevinden zich nog in verschillende ontwikkelingsfasen van samenwerking,

er is nog veel te leren over effectieve samenwerking in het sociaal domein.

Geen samenwerking

Initiatief- en ontwerpfase

Experiment- en uitvoeringsfase

Uitbouw- en monitoringsfase

Verduurzamings- en transformatiefase

Fase van samenwerking bij inkoop

6 Factsheet © Vilans www.vilans.nl

Alle

Specifieke

Uitgenodigde aanbieders

Gemeente

Aanbieders

Keuze in gecontracteerde

aanbieders

Eén

Meerdere

Aantal gecontracteerde

aanbieders

Ruimte voor nieuwe vormen van samenwerken door inkoop Gemeenten kunnen de samenwerkingen tussen partners sturen via de wijze van

aanbesteding, contracteren en monitoring.

De eisen en uitvoeringskaders bij de aanbesteding

Zij kunnen samenwerkingen en innovatie stimuleren door bij de aanbesteding ruimte te

laten voor de inbreng van aanbieders.

Door ruimte te laten voor de inbreng van de aanbieder kan de expertise van het zorgveld

benut worden. Door meer samenwerking te zoeken met andere partijen kan worden

onderzocht of een deel van de gemeenten hun eisen en kaders kunnen aanpassen of

versoepelen. Uit de respons blijkt een grote verdeling te bestaan tussen de ruimte die de

deelnemende gemeenten en samenwerkingsverbanden laten bij de aanbesteding.

De gemeenten kunnen kiezen om specifieke aanbieders uit te nodigen voor een

aanbesteding en kunnen zelf het aantal gecontracteerde aanbieders kiezen. Ook bestaat

de mogelijkheid om aanbieders onderling te laten overleggen wie er gecontracteerd

wordt. Gemeenten moeten hun keuzes afwegen, omdat deze een nauwere samenwerking

met (een beperkt aantal) aanbieders kan stimuleren en tegelijk ook een innovatie-impuls

kan belemmeren (bijv. toetreding van een innovatieve kleine speler).

Contracteren van aanbieders

RuimStrikt

Kaders

RuimStrikt

Eisen

7 Factsheet © Vilans www.vilans.nl

(Half)jaarlij

ks

Zeer frequent

Frequentie verantwoording

Strikt

Ruim

Verantwoordingseisen

Gemeenten en samenwerkingsverbanden lijken in hun uitnodiging tot aanbesteding nog

niet veel te sturen op intensieve samenwerking met aanbieders. Zij nodigen veelal alle

aanbieders uit en laten de keuze tot contracteren aan de aanbieders gezamenlijk over.

Monitoren van de prestaties

-

De monitoring van de prestaties van aanbieders door gemeenten kan worden gezien als

een doelmatigheidsprikkel voor aanbieders. Deze prikkel kan echter ook het resultaat

hebben dat aanbieders zich terughoudend opstellen op het gebied van innovatie en

samenwerking, omdat de verantwoording aan de gemeenten prioriteit krijgt. Vilans heeft

gevraagd naar de ruimte die Nederlandse gemeenten bieden in de verantwoording door

aanbieders. Deelnemers lijken zeer verdeeld in de ruimte die ze laten voor de

verantwoording door aanbieders.

De toekomst in samenwerkingen bij de inkoop in het sociaal domein Deze factsheet ‘Samenwerking bij de inkoop in het Sociaal Domein’ biedt een grove

impressie van een beperkt aantal gemeenten en laat de complexiteit en variatie van de

samenwerking bij de inkoop in het sociaal domein zien. Alleen al gemeenten en

samenwerkingsverbanden hebben tal van werkwijzen en varianten die zij kunnen kiezen

bij de inkoop waarmee zij de samenwerking in het sociaal domein beïnvloeden.

Deze factsheet roept dan ook meer vragen op dan hij antwoorden geeft. Vragen wat zijn

nu good practices en ‘wat werkt’. Wat gebeurt er als gemeenten ruimte aan aanbieders

bieden? Hoeveel kan de gemeente los laten bij de inkoop van zorg en ondersteuning? Is er

sprake van verandering in aanpak (ook over de tijd) bij sommige gemeenten? Hoe ziet de

samenwerking met een buurtinitiatief in de inkoop er uit? Dit zijn slechts enkele vragen

die gesteld kunnen worden.

Om goede zorg te blijven leveren is het van belang om in de komende jaren te leren van

de ervaringen in nieuwe samenwerkingsverbanden en deze te delen. Vilans vroeg de

gemeenten daarom ook of zij iets willen veranderen aan de mate waarin zij

samenwerken. 31,25% van de gemeenten gaf aan tevreden te zijn met de huidige

samenwerkingen. 43,75% van de gemeenten wil graag een intensievere samenwerking

aangaan met andere partijen, terwijl 12,5% graag minder nauw wil samenwerken met

Niet soepelWel

soepel

Soepelheid eisen

8 Factsheet © Vilans www.vilans.nl

andere partijen. Er lijkt dus ruimte genoeg te zijn om met partners aan tafel te gaan en

te onderzoeken hoe lokale samenwerkingen en de invulling van rollen voor een effectieve

inkoop verbeterd kunnen worden.

Het beeld dat uit de uitkomsten van deze vragenlijst naar voren komt wordt bevestigd in

de volgende recent uitgebrachte rapporten:

· Notitie ‘Taken uitbesteed, maar dan? De gemeente als inkoper binnen het sociaal

domein’ van het Centraal Planbureau;

· Publicatie ‘Transitie onder controle’ van Radar & BDO;

Interessante links Verder lezen over het onderwerp van inkoop en samenwerking, lees dan:

· Pagina over Aanbesteden van de VNG;

· Website ‘Samenwerken tussen organisaties’;

· Informatiedocument voor belangenbehartigers over inkoop van Aandacht voor

iedereen;

· Pagina over de inkoop van Jeugdhulp door gemeenten van het NJI;

Vilans nieuwsbrief Wilt u graag op de hoogte blijven van de activiteiten van Vilans? Meldt u dan aan voor

onze nieuwsbrief. Dat kan via deze link.

Meer informatie? Het project Governance tussen organisaties is een doorlopend project. Hebt u vragen over

deze factsheet, het project Governance tussen organisaties of andere activiteiten van

Vilans? Neemt u dan contact op met Monique Spierenburg, expert lokaal organiseren,

via m.spierenburg@vilans.nl of (030) 789 23 81.