Aon-seminar

Ondernemen is risico´s nemen, zo ook voor notariskantoren. Maar hoe kunnen

notarissen de risico’s waarmee zij te maken hebben, herkennen en beheersen?

Dat was het onderwerp van het congres ‘Risicomanagement en verzekering in

de notariële praktijk’, dat Aon Professional Services in Arnhem organiseerde.

“Een goede notaris kan alleen bestaan binnen een goed georganiseerd kantoor,”

stelde Bart Taselaar, oud-notaris en auditor voor de Koninklijke Notariële Beroeps-

organisatie (KNB). Hij deelde zijn ervaringen als auditor met de ruim 110 aanwezige

notarissen en andere belangstellenden. Een van de risico’s waar hij op wees,

zijn klachten van cliënten die kunnen uitmonden in juridische claims. Met de audits wil

de KNB bereiken dat kantoren in hun kwaliteitsverbetering verder gaan dan wat wet- en

regelgeving voorschrijft. Niet controlerend, maar stimulerend. “Controleren of er voldaan

is aan juridische voorschriften, gebeurt vaak pas nadat er een claim is ingediend,”

zei Taselaar. Hij pleitte daarom voor ‘proactieve kwaliteitsbevordering’. Daarmee bedoelde

hij dat notarissen zoveel mogelijk moeten voorkomen dat hun cliënt een klacht heeft

of zelfs een juridische claim indient. “Aandacht geven aan de klager is vaak de helft van

de oplossing.”

Hoewel Taselaar na zijn rondgang langs een groot aantal notariskantoren in Nederland

concludeert dat de meeste organisaties hun zaken op orde hebben, ziet hij altijd ruimte

voor verbetering. Hij gaf de aanwezigen een aantal praktische tips.

Beoordeel de opdracht

Notarissen moeten de belangen van beide partijen onafhankelijk kunnen behartigen.

Het is daarom verstandig al in de beginfase te beoordelen of dat bij die specifieke

opdracht mogelijk is.

Voorlichting

Maak duidelijke afspraken en leg deze schriftelijk vast, bijvoorbeeld door middel van een

opdrachtbevestiging. Daarin kan de notaris opnemen wat de kosten zijn en welke werk-

zaamheden daarvoor wel, maar ook welke niet worden verricht. In de opdrachtbevesti-

ging kunnen ook eventuele aanvullende kosten worden omschreven. Zo weet de cliënt

vanaf het begin wat hij kan verwachten. Dit beperkt het risico op klachten, het niet be-

talen van rekeningen of claims. Geef daarnaast extra aandacht aan de algemene voor-

waarden. Vermeld dat de werkzaamheden worden verricht onder deze voorwaarden en

maak deze inzichtelijk. Neem daarin ook op welke betaaltermijnen je hanteert en wat er

‘Risicomanagement en verzekering in de notariële praktijk’

gebeurt als deze worden overschreden. Ook beperking van beroepsaansprakelijkheid is

een belangrijk aspect dat kan worden opgenomen in de algemene voorwaarden.

Beoordeel de opdracht

Notarissen moeten de belangen van beide partijen onafhankelijk kunnen behartigen.

Het is daarom verstandig al in de beginfase te beoordelen of dat bij die specifieke opdracht

mogelijk is.

Voorlichting

Maak duidelijke afspraken en leg deze schriftelijk vast, bijvoorbeeld door middel van een

opdrachtbevestiging. Daarin kan de notaris opnemen wat de kosten zijn en welke werk-

zaamheden daarvoor wel, maar ook welke niet worden verricht. In de opdrachtbevesti-

ging kunnen ook eventuele aanvullende kosten worden omschreven. Zo weet de cliënt

vanaf het begin wat hij kan verwachten. Dit beperkt het risico op klachten, het niet betalen

van rekeningen of claims. Geef daarnaast extra aandacht aan de algemene voorwaarden.

Vermeld dat de werkzaamheden worden verricht onder deze voorwaarden en maak deze

inzichtelijk. Neem daarin ook op welke betaaltermijnen je hanteert en wat er gebeurt als

deze worden overschreden. Ook beperking van beroepsaansprakelijkheid is een belang-

rijk aspect dat kan worden opgenomen in de algemene voorwaarden.

Procedures

Stel procedures op om kwaliteit te waarborgen. Neem daarin op hoe je met klachten

omgaat en binnen welke termijn je deze behandelt. Het gebruik van intakeformulieren en

checklists helpt om ieder dossier op dezelfde manier op te bouwen. Dat is bijvoorbeeld

handig als collega´s lopende zaken overnemen.

Financiële situatie

Breng maandelijks de financiële situatie in beeld. Daarin zie je niet alleen wat

de voortgang is van diverse projecten, het helpt je ook tussentijds te factureren. Dat is vaak

prettiger voor de cliënt, maar ook voor de notaris zelf.

Binnenkort hopen Taselaar en zijn mede auditoren alle Nederlandse notariskantoren te

hebben bezocht. Een tweede ronde moet dan uitwijzen of de kwaliteit ook daadwerke-

lijk is toegenomen.

Ken uw cliëntNiet alleen claims van cliënten vormen een risico voor notarissen. Rob Bakker,

director investigations bij Holland Integrity Group, wees in zijn betoog op witwaspraktijken.

De wet schrijft voor dat notarissen melding moeten maken van verdachte financieringen.

Doet een notaris daaraan mee, dan is hij strafbaar. Per jaar wordt er in Nederland voor zo’n

tien miljard aan crimineel geld witgewassen.

“Geen enkele wet verbiedt notarissen opdrachten aan te nemen van cliënten met een

dubieuze reputatie,” zei Bakker. “Maar dergelijke opdrachten brengen wel meer risico’s

met zich mee. Zo kan een notaris via zijn cliënt betrokken raken bij witwaspraktijken of

Aon-seminar Risicomanagement en verzekering in de notariële praktijk

financiering van terrorisme. Het is belangrijk dat notarissen deze risico’s herkennen en

beheersen.”

‘Ken uw cliënt’, zo vatte Bakker zijn advies samen. “In de maatschappij leeft het beeld dat

wanneer een notaris akkoord is met een betaling, ook de herkomst van het geld legaal

is,” zei Bakker. “Maar dat kan een notaris niet altijd bepalen.” Toch geldt er allerlei

wet- en regelgeving die de notaris voorschrijven ongebruikelijke transacties te onderzoeken

en te melden. Hierbij geldt een zogenaamde riskbased benadering. Dat houdt in dat de

notaris zelf de integriteit van zijn opdrachtgever bepaalt. Bakker: “Het is dan ook zijn

eigen verantwoordelijkheid zoveel mogelijk door te vragen naar bijvoorbeeld de herkomst

van vermogen. Een cliënt alleen geloven op de blauwe ogen kan niet meer.”

Risico indicatoren“Slechts 1% van alle opdrachten heeft een hoog risico voor de notaris,” stelde Bakker.

Hij benadrukte dat het de notaris vrij staat deze opdrachten in behandeling te nemen,

maar wees er wel op dat deze opdrachten meer van een notaris vergen dan opdrachten

met een normaal of laag risico.

Het is echter de vraag hoe de notaris kan beoordelen of een opdracht een verhoogd risico

op bijvoorbeeld witwaspraktijken met zich meebrengt. Bakker, eerder financieel recher-

cheur, noemde een aantal indicatoren.

“Betalingen vanuit bepaalde landen hebben een hoger risico. Dat zijn niet per definitie

alleen de exotische eilanden. Ook landen als Luxemburg en Zwitserland staan in de top

drie van landen waar het meest wordt witgewassen.” Ook betalingen vanuit branches

waarin veel contant geld omgaat, zoals de horeca, hebben een groter risico op illegale

praktijken. Tenslotte zijn er de vreemde constructies met rechtspersonen. “Hoewel veel

constructies op zichzelf volkomen legaal zijn, kunnen deze toch argwaan oproepen,”

aldus Bakker. “Als het bestuur van een bedrijf op Jersey is gevestigd en de aandelen door

een trust op Aruba worden uitgegeven, moeten de alarmbellen gaan rinkelen.”

Aansprakelijkheidsrisico’s“Het idee dat je met een beroepsaansprakelijkheidpolis alle aansprakelijkheidsrisico’s

afdekt, is onterecht,” zo waarschuwde Albert Knigge, advocaat en partner bij Houthoff

Buruma de toehoorders. Hoewel de notaris zich met een beroepsaansprakelijkheidspolis

(BA-polis) tegen veel van de genoemde risico’s kan verzekeren, benadrukt Knigge

de juridische risico’s waar notarissen mee te maken hebben. Zo wees hij op de zorgplicht.

“Notarissen dienen cliënten in te lichten over de gevolgen van de voorgenomen hande-

ling. Mocht een cliënt van mening zijn dat de notaris daarin tekort is gekomen, dan ligt

de bewijslast bij de notaris.” Het is daarom belangrijk dergelijke zaken schriftelijk vast te

leggen. Bovendien kan de notaris ook aansprakelijk worden gesteld wanneer anderen

schade ondervinden als gevolg van de opdracht van zijn cliënt. “De zorgplicht beperkt

zich dus niet alleen tot de cliënt,” aldus Knigge.

Aon-seminar Risicomanagement en verzekering in de notariële praktijk

6408aa_onepager

Claims madeNaast de zorgplicht, verdient de aard van de polis de aandacht van de notaris.

Veel BA-polissen zijn zogenoemde ‘claims made’ polissen. Dat houdt in dat de polis alleen

claims dekt die tijdens de looptijd van de verzekering voor het eerst zijn ingediend.

Bovendien zijn notarissen verplicht zaken die mogelijk tot een claim leiden, vooraf aan de

verzekeraar te melden. “Dit verdient extra aandacht bij het afsluiten van een nieuwe polis.”

Door toenemende concurrentie, is het voor notarissen soms aantrekkelijk lucratieve

opdrachten aan te nemen die niet primair binnen de ambtsbesteding vallen. Knigge waar-

schuwde hiervoor: “Als er bij dergelijke opdrachten iets mis gaat, wordt dit niet gedekt

door de BA-polis.”

SchadeBA-polissen bieden de notaris bescherming tegen aansprakelijkheid wanneer iemand

schade lijdt door bijvoorbeeld een fout van de notaris. “Maar wanneer lijdt de cliënt

schade,” vroeg Knigge zich af. “Bij de aankoop van een huis maken zowel koper als

verkoper aanspraak op het verkoopbedrag dat de notaris op zijn kwaliteitsrekening

beheert. Keurt de notaris de betaling goed, dan vervalt de aanspraak van de koper en kan

de verkoper het bedrag opeisen. Als de notaris dergelijke betalingen ten onrechte goed-

keurt, is het nog maar de vraag of hij het bedrag met een beroep op zijn BA-polis vergoed

krijgt. Sommige polissen sluiten deze gevallen uit van dekking.”

Tot slot wees Knigge de notarissen erop dat dekking vaak is gekoppeld aan de recherche-

verplichting. “Notarissen zijn verplicht te onderzoeken of de verkoper een huis kan leveren

dat vrij is van hypotheken. Maar in diverse richtlijnen wordt dat niet eenduidig beschreven.

Hoewel dekking van aansprakelijkheidsrisico’s afhankelijk is van deze recherche, is dus niet

duidelijk wanneer de notaris aan zijn verplichting heeft voldaan.”*

Aon Professional Services is een onderdeel van Aon, waar 23 specialisten zich richten op professionele

dienstverleners, zoals advocaten, belastingadviseurs, notarissen, accountants en administratiekantoren.

Aon Professional Services helpt zijn klanten inzicht te krijgen in de risico’s die samenhangen met de

beroepsuitoefening en biedt met advisering over diverse verzekeringen, producten en diensten een

totaaloplossing.

* Noot: per 1 oktober 2010 wordt de rechercheplicht van de notaris uitgebreid met een recherchein het Centraal Insolventieregister, het Curateleregister en het Handelsregister.