CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be

CASE STORY

Dossierbeheerders besparen anderhalf uur per dagOp alle binnenkomende poststukken zonder

RSVZ-barcode wordt in de digitale postkamer een

barcode gekleefd. Ook voor uitgaande briefwisseling

die terugkeert naar het RSVZ. De stukken worden

nadien ingescand. Eens gedigitaliseerd wordt elk

stuk gevalideerd door twee medewerkers, om de

foutenmarge te minimaliseren. De documenten met

een RSVZ-barcode worden na afwerking van het

scan- en validatieproces automatisch toegewezen

aan het dossier of de opdracht waarbinnen ze

werden aangemaakt. Hiervoor zijn geen manuele

handelingen meer nodig. Via de elektronische

postbox kunnen dossierbeheerders de aan hen

toegewezen documenten inkijken. “Vroeger

werden de papieren documenten bezorgd aan

de dossierbeheerders, die ze zelf stuk voor stuk

dienden in te scannen. De centralisatie van het

scan- en validatieproces in de digitale postkamer

resulteert in een dagelijkse tijdswinst van anderhalf

uur per dossierbeheerder. Hierdoor kunnen we ons

meer toeleggen op onze kerntaken”, zegt Didier

Frerot, Business Project Manager bij het RSVZ.

Kortere doorlooptijdNaast de tijdsbesparing bij de dossierbeheerders

zorgt het systeem voor een sterk ingekorte

doorlooptijd. De tijd tussen de ontvangst van

het papieren document en het toekomen

ervan bij de juiste eindbestemmeling werd

drastisch teruggedrongen. “Deze winsten zijn

het grootst bij de uitwisseling van dossiers over

verschillende kantoren heen. We hoeven steeds

minder beroep te doen op onze koerierdienst,

en kunnen schriftelijke vragen sneller beant-

woorden en dossiers sneller afhandelen”, aldus

Patrick Vanderbauwede, IT Manager bij het RSVZ.

Vlottere aanvraag tot herbehandelingIndien een document niet goedgekeurd wordt

door de dossierbeheerder gaat het opnieuw naar

de postkamer. “Eerst bekijken we waarom het niet

goedgekeurd werd. Dat kan bijvoorbeeld zijn

omdat het verkeerd geadresseerd werd”, vertelt

postkamermedewerkster Sylvie Van Vaerenbergh.

Het komt vaak voor dat in een poststuk docu-

menten zitten voor verschillende dossiers. “Als

we deze toch als één document inscannen en

doorsturen naar de elektronische postbox, kan

de dossierbeheerder via een knop in de tool om

een herscan vragen.” Op die manier krijgen de

verschillende documenten elk hun eigen barcode

en kunnen ze snel en gemakkelijk aan de correcte

dossiers gekoppeld worden. “Deze manier van

werken zorgt ervoor dat we veel minder

In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplichtingen en de dienst internationale overeenkomsten van het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen (RSVZ) elke dag 200 poststukken binnen. Vroeger werden deze met de hand gesorteerd en in mappen naar de dossierbeheerders gebracht. RSVZ deed een beroep op hun IT-partner Cegeka om een digitale postkamer uit te werken. In april 2013 werd het project uitgerold in de gewestelijke kantoren Brussel-Hoofdstad, Gent en Bergen. De digitalisering en dematerialisatie met wettelijke bewijskracht zorgen ervoor dat het RSVZ de dossiers en vragen van hun klanten steeds sneller kan behandelen.

OVER RSVZ

RSVZ staat voor Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen en verzorgt de sociale zekerheid van de zelfstandigen met de expertise van ongeveer 800 werknemers. Zelfstandigen kunnen terecht in het hoofdkantoor in Brussuel of in een van de 12 bijkantoren over het hele land. Het RSVZ beschikt ook over een eigen socialeverzekeringsfonds, de Nationale Hulpkas, dat instaat voor de toepassing van de sociale wetgeving.

RSVZPatrick Vanderbauwede, IT Manager

“De digitalisering zorgt voor een snellere doorlooptijd waardoor onze medewerkers zich meer kunnen toeleggen op hun kerntaken”

UITDAGINGEN:

• Uitbouw van e-dossier voor zelfstandigen en vennootschappen

• Vragen sneller beantwoorden door verkorten van de doorlooptijd van de postbehandeling

• Automatisering van de postkamer met behoud van wettelijke bewijskracht

• Efficiënter en flexibeler werken door snelle uitwisseling van info tussen diensten en kantoren

• Besparing op archief- en kantoorruimte

• Rapporteren over aantal vragen, dossiers, doorlooptijden enz.

CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be

CASE STORY

heen en weer moeten zeulen met poststukken.

Het dringt ook het aantal e-mails en telefoontjes

terug”, aldus Sylvie Van Vaerenbergh.

Wettelijke bewijskrachtDoordat de procedure van inscannen en valideren

volledig volgens de regels van de Kruispuntbank

van de Sociale Zekerheid verloopt, krijgt elk digitaal

document wettelijke bewijskracht. “We moeten

papieren versies drie kwartalen bewaren voor

controle door externe auditeurs. Eens die periode

verstreken is worden de papieren documenten

vernietigd. Dat heeft als bijkomend voordeel

dat de papierberg sterk verkleind wordt”, vertelt

Patrick Vanderbauwede. Om deze certificatie

te verkrijgen moet het

systeem door verschillende

instanties goedgekeurd

worden, wat zeker vier

maanden in beslag neemt.

“In die goedkeuringsperi-

ode hebben de digitale

documenten nog geen

bewijskracht. Je werkt in

een soort pilootfase waar

je alles dubbel moet bij-

houden. Dat speelde mee

in onze beslissing om de

digitalisering eerst in drie

kantoren op te zetten en

later uit te breiden naar de volle dertien vestigin-

gen. Zo hadden eventuele problemen met de

goedkeuring een minder grote weerslag. Nu de

certificering er is, krijgen digitale documenten bij

de verdere uitrol meteen bewijskracht.”

Van externe naar interne opleidingDe postkamermedewerkers kregen van Cegeka

een opleiding van één dag in de week, gespreid

over zes maanden. De 140 dossierbeheerders

die momenteel met de elektronische postbox

werken, werden opgeleid door Didier Frerot en

Jurgen De Vos van het RSVZ. Eens de uitrol naar

de andere vestigingen een feit is komen daar

nog eens 500 à 600 beheerders bij. Zij worden

intern opgeleid. “Op het kantoor in Brussel heb-

ben we alle denkbare scenario’s al meegemaakt,

we kennen het programma nu echt door en

door. Als de tien andere gewestelijke kantoren

binnenkort overschakelen, zullen onze postka-

mermedewerkers ook als een soort helpdesk

fungeren”, aldus Patrick Vanderbauwede. Hierbij

kunnen ze zich baseren op de werkinstructies en

procedures die door Cegeka werden opgesteld

voor de postkamer en postbox.

Het opstellen van werkinstructies en procedures

was noodzakelijk voor het verkrijgen van de

wettelijke bewijskracht bij het inscannen. Patrick

Vanderbauwede legt uit:

“Dat houdt onder andere

in dat onze medewerkers

moeten weten wanneer

een document vernietigd

mag worden, hoe er gecon-

troleerd en geauditeerd

wordt, wat er gescand

mag worden en wat niet.

Zo mogen er bijvoorbeeld

geen medische attesten

of vertrouwelijke brieven

ingescand worden. Deze

stukken worden nog steeds

met de hand bezorgd. Als

er toch een vertrouwelijk document wordt inge-

scand, kan de dossierbeheerder dat simpelweg

laten wissen.”

ToekomstperspectiefNaast de uitrol van de digitale postkamer naar

alle dertien vestigingen in België, wil men bij het

RSVZ ook aan de slag met statistieken. “Informatie

over de hoeveelheid ingescande poststukken en

doorlooptijden is conceptueel voorzien in het

systeem, maar momenteel nog niet operationeel.

We willen deze accurate gegevens in de toekomst

gaan gebruiken voor onze beleidsrapportering”,

besluit Patrick Vanderbauwede.

“De centralisatie van het scan- en validatieproces in de digitale postkamer resulteert in een dagelijkse tijdswinst van anderhalf uur per dossierbeheerder.”

- Didier Frerot, Business Project Manager

TECHNOLOGIEËN:

• IBM Filenet• Unix/Java• Oracle Database / Weblogic• Kofax Capture• Kofax Transformation Modules

CEGEKA SOLUTIONS:

• Application Development • Information Management