Rol: Managementassistent Cluster Infrastructuur · 2019-12-17 · Professioneel omgaan en...

Rol: Managementassistent Cluster Infrastructuur


Gemeentebestuur en OCMW-bestuur Liedekerke

Doel van de functie

Assisteren, organiseren, beheren, coördineren van de (administratieve) werkzaamheden van clustermanager Infrastructuur,

Uitvoeren van aantal infrastructuurprojecten in overleg en samenwerking met de verschillende afdelingen uit de cluster infrastructuur,

Werken als een aanspreekpunt voor cluster Infrastructuur voor de verschillende diensten/afdelingen van de gemeente Liedekerke

met het oog op een kwaliteitsvolle werkuitvoering en een efficiënte, klantvriendelijke dienstverlening van de cluster infrastructuur.

Context

De managementassistent garandeert in eerste instantie een coördinerende en proactieve ondersteuning op administratief en organisatorisch vlak van de clustermanager Infrastructuur. De managementassistent organiseert activiteiten, beheert informatie en correspondentie en houdt zich bezig met de agenda en de prioriteiten van de clustermanager. Hij/zij kent de kernactiviteiten van de cluster infrastructuur en gaat voorzichtig om met vertrouwelijke informatie. De managementassistent rapporteert rechtstreeks aan de clustermanager Infrastructuur. Hij/zij werkt binnen de beleidsdoelstellingen van het gemeente- & OCMW-bestuur en de cluster infrastructuur in het bijzonder.

Daarnaast wordt de uitvoering en opvolging van een aantal infrastructuur-gerelateerde projecten toevertrouwd aan de managementassistent.


Rol: Managementassistent Cluster Infrastructuur Gemeentebestuur en OCMW-bestuur Liedekerke

Rollenorganogram

Clustermanager

Infrastructuur

Manager Ruimtelijke Ordening

Manager Milieu Coördinator Mobiliteit

Manager Patrimonium

Coördinator Loods

Management assistent



Resultaatsgebieden

Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten

1. Lid van clusteroverleg

Als lid van het clusteroverleg, input leveren aan de strategie en het beleid, bijdragen aan de richtingbepaling en organisatie van de cluster infrastructuur

met het oog op het strategisch beleid van de cluster infrastructuur mee vorm te geven, de optimale werking, financiering en implementatie ervan mee te faciliteren

Actief volgen van en anticiperen op maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen met betrekking tot het eigen beleidsdomein (Infrastructuur)

Mee bepalen van de kern- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de cluster infrastructuur

Bijdrage leveren aan projecten en werkgroepen op clusterniveau Input, feedback, advies en ondersteuning geven aan collega's binnen de cluster

Infrastructuur Input geven in en mee opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het

meerjarenplan Proactieve ondersteuning op organisatorisch en administratief vlak van de

clustermanager Infrastructuur bij voorbereiding van het clusteroverleg Actief participeren aan het clusteroverleg en respecteren van gemaakte afspraken Doorgeven en uitwisselen van relevante informatie en ervaring ….



2. Agendabeheer, organisatie en (logistieke/administratieve) ondersteuning van vergaderingen

Opzetten, voorbereiden en ondersteunen bij vergaderingen, verzenden en opvolgen van de uitnodigingen voor vergaderingen en voorzien van de vereiste middelen

met het oog op de garantie van een tijdig en correct verloop en aanvang van vergaderingen en een succesvol/constructief verloop van de vergaderingen

Het zorgen voor een adequaat beheer en planning van de agenda en werkzaamheden van de clustermanager Infrastructuur

Plannen van afspraken en vergaderingen Uitnodigingen tijdig, correct en volledig versturen Informeren van betrokkenen en verwittigen van derden bij wijzigingen van agenda

en wijzigingen van aanvang afspraken en vergaderingen Opstellen van agenda's voor vergaderingen Lokalen en middelen (broodjes, drank, beamer, ...) reserveren Kalender met vergaderruimten aanvullen Plaatsen van wegwijzers Voorbereiding vergaderingen Dossiers voor vergaderingen verzamelen, printen en correct en tijdig klaarleggen Planning vergaderingen opstellen, bijhouden en opvolgen Notuleren van vergaderingen Ontvangst van bezoekers …



3. Beheer van correspondentie, documenten en archiveren

Voorbereiden, opstellen, afwerken, verifiëren en archiveren van correspondentie en documenten (memo’s, agenda's, presentaties, rapporten, dossiers, brieven, bestelbonnen, collegebeslissingen ...)

met het oog op een correcte en tijdige informatie doorstroom te verzekeren

Opstellen of afwerken van correspondentie, memo's, brieven, notulen ... Assisteren in behandeling correspondentie (zoals mailbox) clustermanager

Infrastructuur Opstellen van standaarddocumenten en formulieren Opstellen en ter beschikking stellen van rapporten Opstellen van overzichten en presentaties Opstellen en afwerken van beslissingen college, OCMW-raad en gemeenteraad Opvolgen van aanbestedingsdossiers en prijsaanvragen Opvragen van prijsoffertes en opstellen van bestelbonnen Regelen van facilitaire taken, bijvoorbeeld de inkoop van kantoorartikelen Uitvoeren van spelling- en grammaticacontrole Verifiëren of de organisatiestijl/huisstijl/lay-out correct wordt toegepast Controle op volledigheid, correctheid en wettelijkheid van documenten Kwaliteitscontrole op ingaande- en uitgaande documenten Opstellen van (samenwerkings-) overeenkomsten in samenwerking met juridische

dienst Dossiers klasseren Verslagen en andere relevante informatie/documenten overzichtelijk bewaren in een

archief Collega’s informeren waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Archief beheren Up-to-date houden van de adressenbestanden, … Het functioneren als ‘sparringpartner’ voor de clustermanager Infrastructuur …



4. Operationele objectieven zetten en opvolgen

Vertalen van doelstellingen van de cluster Infrastructuur naar concrete operationele objectieven

met het oog op een kader en een duidelijke houvast te creëren waarbinnen de objectieven kunnen worden behaald en opgevolgd.

Opstellen, formuleren en opvolgen van teamobjectieven in overleg met de clustermanager Infrastructuur

Opstellen van persoonlijke objectieven Medewerkers duidelijk maken wat van hen verwacht wordt Verzekeren van effectieve top-down en bottom-up communicatie ...

5. Verduidelijken van aanvragen naar dienstverlening

Consulteren van de verschillende interne klanten en analyseren en in kaart brengen van de verschillende noden, behoeften en verwachtingen m.b.t. de dienstverlening

met het oog op duidelijkheid te scheppen m.b.t. de scope, timing en verwachtte resultaten van de dienstverlening van de cluster Infrastructuur.

Ophalen en stroomlijnen van informatie van interne klanten Formuleren van duidelijke voorstellen van te leveren diensten aan de interne klanten Evaluatie van bestaande aanbod en dienstverlening en hier lessen uit trekken …



6. Ontwikkelen en implementeren van procedures, werkprocessen, tools en instrumenten

Ontwikkelen, laten valideren, implementeren, aanpassen en optimaliseren van procedures, werkprocessen, tools en instrumenten m.b.t. de eigen dienstverlening

met het oog op een optimale ondersteuning aan de teamleden te bieden zodat ze op een effectieve en efficiënte wijze de taken kunnen uitvoeren en beheren.

Uitwerken en ontwerpen van eenvormige templates voor administratieve processen en documenten

Opzetten, deelnemen en (laten) leiden van de noodzakelijke overlegstructuren voor het ontwerpen en implementeren van procedures, werkprocessen, tools en instrumenten

In samenwerking met IT informatiseren van administratieve processen Het formuleren van verbeteringsvoorstellen om de kwaliteit en effectiviteit van

werkprocessen, tools en instrumenten te verhogen ...

7. Planning, aansturing en opvolging

Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen, ondersteunen en bijsturen van de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden van de cluster infrastructuur

met het oog op het garanderen van een optimale, kwalitatieve, kostenefficiënte en continue dienstverlening waarbij de gestelde objectieven worden behaald.

Organiseren van bijeenkomsten, evenementen en operationeel overleg Administratieve en logistieke ondersteuning van bijeenkomsten en evenementen

(opvolging van activiteiten, opvolging van inschrijvingen/deelnames en dergelijke) Planning, coördinatie en organisatie van het dagelijks werk binnen de eenheden Zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de

werkzaamheden Superviseren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden en controleren van de

kwaliteit Tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten,

dossiers en administratieve procedures volgens een hands-on mentaliteitsprincipe Optimale tijdsverdeling/planning van diverse taken rekening houdend met

prioriteiten en verwachtingen de van clustermanager Infrastructuur, het managementteam, het gemeente-en het OCMW-bestuur

Functioneren als back-up van de administratieve medewerkers uit de cluster infrastructuur

…



8. Projectmanagement

Plannen, aansturen, coördineren, opvolgen, bijsturen en realiseren van infrastructuurprojecten

met het oog op een correcte en efficiënte realisatie van (kleinschalige) infrastructuurprojecten binnen een afgesproken tijdskader en een vastgesteld budget.

Opmaken en valideren van projectplannen met inbegrip van de bepaling van verwachte objectieven en doelstellingen

Zorgen voor voldoende manuren en middelen voor uitvoering van het projectplan Bepalen en opvolgen van (intermediaire) mijlpalen (deadlines) en

beslissingsmomenten voor managementteam, het gemeentebestuur en/of het OCMW-bestuur

Inschatten en beheer van risico’s (minimaliseren van risico’s) Bepalen van randvoorwaarden/kwaliteitseisen bij opmaak van het projectplan Identificeren van stakeholders en bepalen van hun belangen Wisselwerking, overleg, communicatie met internen en externen Opstellen en leiden van de nodige opvolgingsstructuren (projectgroep, stuurgroep,

enz.) Verantwoordelijk zijn voor de fasering en de projectbeheersing Controle van de realisatie ten opzichte van de planning Opmaken van voortgangsrapportage Aanpassen van de planning aan veranderende omstandigheden en prioriteiten Nemen van corrigerende maatregelen wanneer resultaten niet behaald lijken te

worden Afronden en overdragen van een project op een correcte manier …



9. Rapporteren

Rapporteren aan de clustermanager en interne klanten binnen de vooropgestelde timing en vorm

met het oog op inzicht te geven in de werking van de dienst en beslissingen op MAT/clusterniveau optimaal te ondersteunen.

Input leveren voor beslissingen van het MAT en/of het clusteroverleg Regelmatig rapporteren aan de clustermanager Infrastructuur over de voortgang en

resultaten van projecten en de algemene werking Opmaak verantwoordingsrapporten Afwijkingen van timing of kwaliteit tijdig aangeven Inventariseren, verzamelen, beheren van de contracten van het gemeente- & het

OCMW-bestuur …



10. Communicatie doorstroom

De doorstroom van informatie top-down en bottom-up verzorgen

met het oog op te verzekeren dat bestuurs- en beleidsbeslissingen vertaald worden naar het werkterrein en het bestuur en de beleidsmakers inzicht hebben in wat er leeft op het terrein.

Doorgeven en vertalen van bestuurs- en beleidsbeslissingen naar het werkterrein Informeren van de clustermanager van wat er leeft op het terrein Informeren van de medewerkers over de strategische doelen en

veranderingsprojecten Informeren van de collega's over projecten en werkzaamheden van de eigen dienst Zorgen voor een optimale communicatie met de bevoegde schepen Communicatie bevorderen in beide richtingen (vragen stellen vs. verzoeken om

inbreng) Informatie/advies inwinnen van derden op een constructieve en efficiënte manier Zorgen voor de informatie doorstroom naar de dienst communicatie (intranet, info

voor website, jaarverslag, pers, ...) Door het communiceren met in- en externen, het bewaken van het overzicht en het

verwerken van diverse informatiestromen er ongemerkt voor zorgen dat alles op wieltjes verloopt

Klantvriendelijk en oplossingsgericht antwoorden van vragen (persoonlijk, telefonisch of via mail) van burgers, collega’s en raadsleden

Gericht luisteren, gepast doorvragen en doorverwijzing/terugkoppeling naar de meest aangewezen persoon in de cluster Infrastructuur

Professioneel omgaan en beantwoorden van lastige telefoons (eventueel doorverwijzen), omgaan met veeleisende klanten en op een beleefde manier “neen” zeggen

Hanteren van een communicatiestijl die aangepast is aan de situatie (onderhoudend, zakelijk, informatief, interactief, efficiënt, discreet, enz.)

Aanspreekpunt voor interne en externe personen Formeel overleg met raadsleden opzetten en onderhouden Informele contacten met raadsleden opzetten en onderhouden …



11. Kennis en knowhow ontwikkelen en delen

Up-to-date houden, uitbouwen en delen van kennis en knowhow

met het oog op te kunnen blijven inspelen op trends en evoluties in de sector en de behoeften van de interne klanten.

Deelnemen aan vormingen en studiebezoeken relevant voor de functie Opvolgen van relevante wetgeving en regelgeving en toepassing op eigen werking Lezen van vakliteratuur Kennis van huisstijl, vaktechnisch taalgebruik, synthesetechnieken en

notuleringstechnieken (mindmapping, snellezen, enz.) Kennis van tekstverwerking (Word), rekenbladen (Excel), presentatieprogramma’s

(Powerpoint) en eventueel dataverwerkingsprogramma’s (Access) , ondersteunende computerprogramma’s (Outlook, boekhoudingsprogramma’s)

Kennis van de belangrijkste bevoegdheden en taken van de verschillende afdelingen uit de cluster Infrastructuur

Kennis van personeelsbeheer (beheer van ziekte, verloven, opleidingsmogelijkheden, enz.)

….



12. Managen van relaties

Initiëren, onderhouden en uitbouwen van een netwerk van relaties met relevante interne en externe partijen

met het oog op voeling te houden met wat er leeft bij lokale en bovenlokale spelers, vruchtbare werkrelaties te verzekeren en de dienst intern en extern te positioneren.

Zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor de verschillende doelgroepen Fungeren als eerste aanspreekpunt bij telefoongesprekken voor de clustermanager

Infrastructuur en ontvangst van gasten Contacten onderhouden met collega’s, klanten, leveranciers en andere

overheidsinstanties De cluster infrastructuur vertegenwoordigen in contacten met leveranciers en andere

overheidsinstanties De cluster infrastructuur vertegenwoordigen in werkgroepen, ... Opzetten van samenwerkingsrelaties en –projecten met partners binnen de sector

die tot kwaliteitsverbetering/meerwaarde kunnen leiden op gemeentelijk niveau

Uitbouwen van een netwerk om informatie efficiënt te verzamelen en te verspreiden

…

Rol: Managementassistent Cluster Infrastructuur · 2019-12-17 · Professioneel omgaan en...

Documents

Transcript of Rol: Managementassistent Cluster Infrastructuur · 2019-12-17 · Professioneel omgaan en...