RMC bvba - Sept. 2008Boordtabellen 1 Boordtabellen - Indicatoren.

RMC bvba - Sept. 2008 Boordtabellen 1

Boordtabellen - Indicatoren


1. Indicatoren en boordtabellen

2. Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord

3. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren

4. Omgaan met boordtabellen


Indicatoren en Boordtabellen

Indicatoren zijn een middel:

dienen bepaald in functie van wat men wenst op te volgen;

wat men wenst op te volgen bundelt men in een boordtabel (controlebord)


Indicatoren en Boordtabellen

Wat dient er te worden opgevolgd?

Alle essentiële elementen die van belang zijn voor de organisatie


Op te volgen aspecten= op te nemen in controlebord


Bijdrage tot de strategie(incl. engagementen volgens BO)

Beheersing van de recurrente kernprocessen activiteitsindicatoren effectiviteit, efficiëntie, zuinigheid (economy) (ethiek, integriteit)

Tevredenheid van klanten en stakeholders




Kwaliteitsbeheersing

Beheersing van de ondersteunende processen, en van de inzet van de middelen(effectiviteit, efficiëntie, zuinigheid, ethiek, integriteit)

financiële middelen, ontvangsten en uitgaven personeel ICT Informatie en communicatie facility management legisiteke ondersteuning



Dient dit alles in de boordtabel te worden opgenomen?

JA: voor alle belangrijke bedrijfsaspecten dienen indicatoren te worden gedefinieerd

Maar: voorzien in tabellen specifiek voor elk hiërarchisch niveau.

Op niveau agentschap vs. niveau afdeling

Geconsolideerd voor alle activiteiten vs. een specifieke

Voor het geheel vs. voor een provinciale afdeling

….



Dient dit alles in de boordtabel te worden opgenomen?

Uitzonderingen:

A. Doelstelling (SOD)prestatieniveau’s ivm recurrente processen

projectmatige ontwikkelingen/verbeteringen

B. Individuele prestatieopvolgingelementen uit zijn/haar boordtabel

functioneringscriteria

persoonlijke verbeteringsacties


Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren

Definitie van een indicator?

Een indicator is een grootheid ( een parameter) die men in het oog dient te houden om de prestatie te meten (te kunnen opvolgen)

Niet limitatief:Een aantal te leveren prestatiesEen doorlooptijdMonetaire termen (max. kostprijs, bestedingen, efficiëntie, …)Een ratio (productiviteit, …)Een percentageEen tevredenheidsscore (waardering t.o.v. een waardenschaal, )



Wat is een goede indicator?

Relevant: Een directe maatstaf voor de beoogde doelstelling

Specifiek: Voldoende precies en éénduidig

Geconsolideerd: Op voldoende niveau geaggregeerd – een beperking van het aantal indicatoren

Meetbaar: Gegevens zijn beschikbaar; +/- makkelijk te meten en te rapporteren

Stabiel: Stabiel in de tijd (niet nodzakelijk het resultaat) en reproduceerbaar



Hoe ziet de totale set van indicatoren eruit?

Alle belangrijke zaken dienen te worden opgevolgd

Het aantal blijft beheersbaar



Soorten indicatoren?

Outcome indicatoren: Geven een aanduiding ivm de (externe resultaten die men in de

maatschappij wenst te bereiken.

Output indicatoren:Geven een aanduiding ivm de directe output van de processen; of

m.a.w. van de geleverde prestaties

Proces indicatoren:Geven een aanduiding ivm het verloop van de processen (effectiviteit,efficiëntie, …)

Input indicatoren: Geven een aanduiding ivm de ingezette middelen



Zijn de effectenmeetbaar ?

Kan de causaliteitworden vastgesteld?

Is de outputmeetbaar?

Outcomeindicator

Outputindicator

Proces-indicator

Input-indicator

middeleninspanningen



Beheer van indicatoren?

Voor elke indicator een beheerfiche:• Duidelijke definitie• Doel van de indicator• De normstelling bij de indicator (vereist min.; gradatie; zone;…)• Manier van meting en rapportering• Frequentie van meting en rapportering• Verantwoordelijke(n) voor meting en rapportering• De ‘beheerder’ van de indicator• De omschrijving van de processen voor aanpassingen



T.o.v. wat worden indicatoren gerelateerd?

De vastgestelde waarde van een indicator krijgt slechts zin bij afweging:

Afweging t.o.v.?- Een vooropgestelde waarde (prestatienorm)

- Vorige perioden (M-1)

- Een vergelijkbare periode (J-1)

- Een cumulatieve evolutie

- Externe waarden (benchmarks)

- ….


Indicator Maandresultaat Jaarcumul

Nr Omschrijving J-1 J Doel % Afw. J-1 J Doel % Afw.



Het bepalen van de gewenste prestatienorm

Een leerproces; basis:waarden uit het verleden

verbeteringspercentages t.o.v. huidige toestand

(internationale) vergelijking

positionering t.o.v. ‘best-practices’

relatieve kwaliteitsniveaus en/of tevredenheidsniveaus op basis van enquêtes

tijdsnormering

….


Omgaan met boordtabellen

Dienen in de eerste plaats om sturing te geven bij het nastreven van de doelstellingen. = instrument voor de betrokken manager (PDCA)

Niet alle indicatoren dienen in aanmerking te komen voor de ‘prestatierapportering’.(Sommige indicatoren worden sterk beïnvloedt door externe factoren)(Zijn wel nodig om te kunnen evalueren en bijsturen)

Boordtabellen vormen de basis voor overleg

Indicatoren en streefwaarden worden aanvaard door de betrokken manager (cf. SMART)



Opvolgingsinstrumenten zijn slechts een middel; geen doel op zich!Het doel van dit alles:resultaatgerichtheid - verbeteringsgerichtheid – betere communicatie - participatie, betrokkenheid - responsabilisering.

Niet: afrekeningsgerichtheid

Basis voor open communicatie; coaching; feedback; ondersteuning

Opvolging en bijsturing is ook teamwerkDeelaspecten kunnen worden gedelegeerd.



Verdere aandachtspunten bij evaluatie: Om misverstanden te voorkomen is het van belang om te

voorzien in de toelichting van:- de keuze van de voorgestelde indicatoren,- de omschrijving van de indicatoren,- de toegepaste wijze van meten en rapporteren,- de keuze van de vooropgestelde prestatienorm,- de uitgangshypothesen,- de mogelijke invloed van externe factoren

Evaluatie vraagt steeds overleg en een goede dosis gezond verstand.

“If a manager manages only by results,than every fool can be a manager”


Bronnen voor oplijsting op te volgen elementen

Het eigen strategisch plan:- Strategische Organisatiedoelstellingen (SOD’s)- Operationele doelstellingen MLT

De beheersovereenkomst

De ‘Strategy-map’ en bijbehorende KSF’s(cf. Balanced scorecard benadering)

De ‘Leidraad Interne Controle / Organisatiebeheersing’

Ordenen volgens: SOD’s Ondersteunende processen

RMC bvba - Sept. 2008Boordtabellen 1 Boordtabellen - Indicatoren.

Documents

Transcript of RMC bvba - Sept. 2008Boordtabellen 1 Boordtabellen - Indicatoren.