Rka Bk Mwa Ui Um 2014 - Revised

PROPOSAL RANCANGAN KERJA ANGGARAN

BADAN KELENGKAPAN MAJELIS WALI AMANAT

UNIVERSITAS INDONESIA UNSUR MAHASISWA

TAHUN 2014

DEPOK

UNIVERSITAS INDONESIA

MARET 2014

I. Pendahuluan

Setelah melewati perjalanan panjang selama lebih dari satu dekade, UI pada 2013

akhirnya menemui kejelasan hukum. Kejelasan hukum tersebut adalah PTN BH (Perguruan

Tinggi Negeri Badan Hukum) yang secara legal memberikan UI status sebagai lembaga

perguruan tinggi otonom.

Kewenangan UI sebagai suatu badan otonom yang berbadan hukum, dapat

dikatakan sebagai bentuk dahulu yang diperbaharui dengan ketegasan dan batasan melalui

UU Pendidikan Tinggi. Sejarah panjang mencatat, bahwa melalui pasal 16 PP Nomor 152

Tahun 2000 UI berstatus sebagai Badan Hukum Milik Negara. Status BHMN yang diemban

pada tahun 2000 melahirkan -untuk kali pertama- badan Majelis Wali Amanat. Badan ini

memprakarsai sebagai organ tinggi di UI dan masing-masing 6 perguruan tinggi lainnya.

Badan ini mendudukkan fungsi DPR dan yudikatif di dunia kampus.

Dewasa kini, MWA UI seperti lahir kembali, lebih lengkap dan lebih siap dengan

landasan yang jelas pada Statuta UI. Produk otonomi yang diamanahkan oleh UU PT.

Dalam pasal 1 BAB Ketentuan Umum, dikatakan bahwa MWA adalah organ UI yang

menyusun dan menetapkan kebijakan umum UI, mengangkat, menilai, dan

memberhentukan rektor, serta mengesahkan hal-hal seperti Rencana Pembangunan Jangka

Panjang, Renstra, dan RKA UI. Fungsi tersebut di emban oleh 17 orang terpilih dari 6 unsur

yang terdiri dari menteri, rektor, 7 wakil dosen, 6 wakil masyarakat, 1 wakil tenaga

kependidikan, dan 1 orang mahasiswa.

Melihat fungsi dan peran MWA yang strategis di UI, terdapat diantaranya satu orang

perwakilan mahasiswa. Perwakilan tersebut mewakili setidaknya kurang lebih 52000

mahasiswa yang menyumbang dalam pemasukan terbesar Dana Masyarakat UI. Dengan

kuantitas, dan kontribusi tersebut, otomatis menjadikan mahasiswa sebagai stake holder

terbesar di UI. Peranannya tidak lagi menjadi objek, malainkan subjek yang harus turut

berperan dalam memperjuangkan kepentingan dirinya (baca: mahasiswa) dan bersama

dengan unsur lain turut ambil peran dalam mamajukan UI.

Satu orang perwakilan mahasiswa dengan peran strategis MWA sontak menjadikan

MWA UI Unsur Mahasiswa --sebagai satu-satunya corong paling strategis dan powerfull di

UImenjadi tumpuan ribuan mahasiswa dalam menyampaikan aspirasi. Selain hal tersebut,

MWA UI UM kemudian menjadi orang yang seyogyanya mewakili dan merupakan

representative mahasiswa dalam setiap tindak, pendapat dan kecenderungan pengambilan

keputusan di forum MWA.

Melihat konteks dan tugas dari MWA UI UM, MWA UI UM memerlukan

supporting system untuk mendukung oprimalisasi kinerja MWA UI UM. Supportyng system

tersebut merupakan tim ahli yang akan bertugas sebagai kepanjangan tangan MWA UI UM,

baik dalam menjaring dan merumuskan aspirasi, maupun bertindak lebih jauh sebagai

perumus rekomendasi dan strategi terhadap isu, masalah maupun rancangan kebijakan yang

akan disyahkan dan MWA UI UM perjuangkan di rapat dan forum MWA UI.

Supportyng system tersebut adalah Badan Kelengkapan MWA UI UM atau disingkat

BK MWA UI UM. Badan kelengkapan ini bekembang menjadi sebuah organisasi, yakni

orang-orang yang berkumpul dan bersistem untuk mencapai satu tujuan. BK MWA UI UM

ini mempunyai visi, misi, dan grand design tersendiri yang semata-mata merupakan bentuk

penjabaran dalam usaha mengoptimalisasi peran MWA UI UM sebagai perwakilan di

forum MWA, baik dalam rangka fungsi representasi, informasi, pelayanan, maupun

advokasi.

II. Visi dan Misi BK MWA UI UM

Organisasi terlepas dari formal ataupun tidak, perlu memiliki visi dan misi guna

pembahasaan dari tujuan bersama organisasi. Visi dipahami sebagai suatu kondisi ideal BK

MWA UI UM di akhir periode kepengurusan, sedangkan misi sebagai langkah-langkah

untuk mencapai kondisi ideal tersebut.

Melihat kebutuhan yang terjadi dilapangan, BK MWA UI UM harus bertindak tepat

guna sesuai porsi, dalam artian peran difokuskan pada pemenuhan kebutuhan forum MWA

dan mahasiswa sebagai konstituen. BK MWA UI UM tidak akan muncul sebagai suatu

badan yang mengebiri badan kemahasiswaan lain (BEM maupun DPM), melainkan

meng-katalis kolaborasi diantara badan-badan tersebut guna gerakan yang lebih tepat guna

bagi kesejahteraan mahasiswa dan kemajuan UI. MWA UI UM adalah ujung tombak bagi

advokasi kebijakan terkait kemahasiswaan di Universitas Indonesia.

Atas dasar tersebut, visi BK MWA UI UM adalah;

Badan Kelengkapan MWA UI UM Ada dan Berdaya Guna untuk Mahasiswa

Universitas Indonesia

Badan kelengkapan sebagai bagian dari MWA UI Unsur Mahasiswa merupakan bagian

penting yang dapat menjaring, mengolah dan menyampaikan aspirasi dari mahasiswa dalam

proses pembuatan kebijakan strategis universitas di tingkat rapat MWA UI. Semua proses

tersebut merujuk pada adanya kehadiran BK MWA UI UM sebagai badan yang membantu

MWA UI UM. Ada dimaksudkan pada eksistensi BK MWA UI dalam mendorong

efektifitas dan optimalisasi kinerja MWA UI UM di forum MWA UI dan mahasiswa pada

umumnya. Eksistensi tersebut diwujudkan dalam kualitas diri, baik secara organisasi

maupun kajian yang dapat dipertanggungjawabkan dan ditransparansikan kepada publik.

Eksistensi BK MWA UI UM diukur kemudian dari keberdayagunaan lembaga terhadap

MWA UI UM. Berdaya guna berarti menjalankan tugas dengan baik, dan mampu

mendatangkan hasil dan kebermanfaatan bagi MWA UI UM dan lebih luas kepada

mahasiswa. BK MWA UI mampu mendayakan MWA UI UM agar mampu berperan

optimal dalam memperjuangkan kepentingan mahasiswa di tataran forum tinggi MWA UI.

Visi tersebut kemudian dapat tercapai dengan adanya misi sebagai panduan langkah-

langkah dan kerangka dasar untuk menjalankan aktivitas BK MWA UI UM. Misi terserbut

dijabarkan dalam lima point:

1. Badan Kelengkapan yang profesional dan optimal dalam menjalankan fungsinya

2. BK MWA UI UM yang aktif menjaring aspirasi mahasiswa

3. BK MWA UI UM yang melibatkan mahasiswa dalam proses pembuatan kebijakan

4. BK MWA UI UM yang terbuka, informatif dan efektif berkoordinasi dengan lembaga

kemahasiswaan se-UI

5. BK MWA UI UM yang optimal dalam pengawalan isu strategis dan aspirasi mahasiswa

MWA yang memiliki BK profesional dan optimal dalam menjalankan fungsinya.

Peran dari Badan Kelengkapan (BK) MWA UI adalah sebagai badan pendukung MWA UI

UM dalam menjalankan fungsinya sebagai perwakilan mahasiswa dalam forum MWA UI.

Fungsi tersebut dioperasionalisasikan ke dalam kegiatan penjaringan aspirasi mahasiswa,

pengolahan, dan penyampaian aspirasi di forum MWA UI UM. Keputusan di forum MWA

UI akan ditindaklanjuti dan disosialisasikan kepada mahasiswa dengan dan atas bantuan

dari BK MWA UI. Atas mendasar tersebut, performa dari BK MWA UI tentu akan sangat

mempengaruhi performa MWA UI UM. BK MWA UI UM merupakan kepanjangan tangan

MWA UI UM yang harus mampu bertindak professional, dalam artian memiliki

kemampuan khusus (core competence) sesuai dengan masing-masing bidang yang terdapat

dalam BK MWA UI UM. Dalam kinerjanya, BK MWA UI UM senantiasa optimal dan

bekerja dengan baik. Optimal merujuk pada kinerja yang dapat memaksimalkan kesempatan

dan ketercapaian target yang direncanakan.

BK MWA yang aktif menjaring aspirasi mahasiswa. Data dan fakta akan sangat

mempengaruhi kredibilitas dan pengaruh MWA UI UM di forum MWA UI. Hal ini akan

berdampak signifikan terhadap ketercapaian kepentingan mahasiswa pada umumnya. Untuk

itu, menimbang mahasiswa sebagai stake holder terbesar di UI, penjaringan aspirasi

mahasiswa menjadi sangat penting dilakukan untuk kemudian diolah menjadi data yang

valid. Dari aspirasi tersebut diharapkan dapat terpetakan kebutuhan dan atau masalah yang

terjadi dan dirasakan mahasiswa. BK MWA UI UM berkomitmen untuk aktif dalam

penjaringan suara mahasiswa, terutama dalam input dan penindaklanjutan isu-isu startegis

yang menyangkut kepentingan mahasiswa. Dalam teknis lapangan, BK MWA UI UM

mengedepankan efektifitas dan ketepatan sasaran dalam menjaring aspirasi. Penjaringan

dapat dilakukan melalui forum Lembaga Eksekutif, Forum Lembaga Legislatif, UKM dan

mahasiswa langsung. Aspirasi-aspirasi tersebut akan disampaikan di forum MWA UI dan

atau dalam kondisi tertentu disampaikan kepada pihak yang bersangkutan.

BK MWA UI UM yang melibatkan mahasiswa dalam proses pembuatan

kebijakan. Unsur Mahasiswa di dalam MWA merupakan representasi sekaligus perwakilan

mahasiswa untuk mengambil kebijakan di dalam forum MWA. Forum MWA adalah forum

legal yang mempunyai kewenangan legislative dan yudikatif di UI. Mahasiswa yang

diwakilkan atas kepentingan di beberapa bidang (keilmuan, olahraga, seni, kerohanian)

mendapat perhatian dan porsi keterlibatan dalam proses pembuatan kebijakan. Porsi

tersebut diejawantahkan melalui diskusi yang dilakukan sebelum pengambilan kebijakan di

forum MWA UI. Diskusi tersebut dapat dilakukan kepada mahasiswa secara efektif dan

efisien, baik secara personal/kultural maupun secara kelembagaan/structural. Dengan

demikian, sikap MWA UI UM merupakan sikap mahasiswa secara umum dan bukan

merupakan sikap pribadi. Hal ini akan menguatkan legitimasi dan bergaining position di

forum MWA.

BK MWA yang terbuka, informatif, dan efektif berkoordinasi dengan lembaga

kemahasiswaan se-UI. MWA UI UM merupakan jembatan bagi mahasiswa untuk

menyampaikan berbagai aspirasinya ke tataran forum kebijakan UI, dan bagi MWA UI

untuk informasi-informasi strategis yang menyangkut kepentingan mahasiswa dan UI pada

umumnya. Untuk memaksimalkan alur dan fungsi tersebut, BK MWA UI UM tidak akan

berdiri sendiri, melainkan berkoordinasi efektif dengan lembaga kemahasiswaan se-UI

sebagai representative mahasiswa per bidang. Efektif disini merujuk pada ketercapaian

mufakat, baik dalam hal aspirasi yang disampaikan maupun lebih jauh pada keputusan. BK

MWA UI UM akan menjalin hubungan yang terbuka baik secara internal maupun

kegiatannya dalam pengawalan dan penyikapan isu. Keterbukaan tersebut dimanifestasikan

dalam kerja sama secara Ad Hoc dengan lembaga maupun perseorangan dalam

memaksimalkan setiap fungsi BK MWA UI UM dan perencanaan strategis satu periode ke

depan. Selain itu secara internal ditunjukkan dengan adanya laporan dan atau catatan

pengabdian BK MWA UI yang tertuang di dalamnya segala aktifitas ke-MWA UI UM-an,

dan laporan keuangan. Selanjutnya, adapun BK MWA UI UM akan bertindak seinformatif

mungkin dalam menyampaikan hal-hal terkait agenda MWA UI, terutama terkait hal-hal

yang menyangkut kepentingan strategis mahasiswa.

BK MWA UI UM yang optimal dalam pengawalan isu strategis dan aspirasi

mahasiswa. BK MWA UI UM sebagai badan kelengkapan fokus untuk memberikan

amunisi. MWA UI UM dalam konteksnya merupakan representative dari BK MWA UI

UM, terutama atas keterkaitannya dengan setiap kebijakan yang disuarakan dan atau

diambil MWA UI. BK MWA UI memberikan input data yang valid dan dapat

dipertanggungjawabkan untuk kemudian dikaji dan diintepretasikan secara objektif. Riset

dan kajian yang matang menjadi kunci BK MWA UI UM dalam menyiapkan amunisi

secara penuh bagi MWA UI. BK MWA UI UM harus optimal, dalam artian

memaksimalkan kesempatan dan menyiapkan secara matang amunisi MWA UI UM

tersebut, dan optimal pula dalam pengawalan isu dan aspirasi yang berkembang.

III. Struktur BK MWA UI UM

Struktur merupakan pengertian organisasi secara statis. Bentuk dan rekaan struktur

menggambarkan mengenai sistem dan mekanisme kerja di dalam tubuh organisasi. BK

MWA UI UM dalam konteksnya di periode ini sadar benar akan konsep structure follow

function. Struktur merupakan produk dari perjalanan panjang analisa SWOT, analisa

pekerjaan (job analisys) dan job description yang merupakan penjabaran dari pekerjaan-

pekerjaan teknis yang harus dilakukan guna ketercapaian misi dan visi. Struktur BK MWA

menganut prinsip efisiensi dan bentuk flat, dalam artian mengoptimalkan deskripsi kerja

pada sumber daya, dan tidak hirarkies. Efisiensi ini terbukti dari reduksi anggota BK MWA

UI UM menjadi 33 orang. Jumlah yang tidak besar jika dibandingkan pada 3 tahun terakhir

yang mencapai kurang lebih 50 orang, Sementara bentuk yang tidak hierarkis disesuaikan

dengan kebutuhan organisasi yang fleksibel dalam menghadapi lingkungan organisasi yang

dinamis.

Berikut struktur organisasi BK MWA UI UM,

BK MWA UI UM 2014 dipimpin oleh Sekretaris Jenderal atas koordinasi dengan

MWA UI UM. BK MWA UI UM terdiri atas Biro (Bidang Internal Organisasi) dan Divisi.

Biro didasarkan pada kebutuhan internal organisasi untuk dikelola dan dikembangkan

sebagaimana prinsip organisasi pada umumnya. Biro ini terdiri dari PSDM yang fokus pada

MWA UI UM

pengelolaan anggota organisasi, sekretaris yang berfokus pada administrasi, dan

inventarisasi, dan bendahara atau disebut juga tim finance yang bertugas untuk

merencanakan, mencari, dan mengelola keuangan BK MWA UI UM.

Pembagian divisi di BK MWA UI UM dibuat berdasar konsep sederhana sistem

politik. Sistem tersebut memuat input, proses, dan ouput. Secara sederhana input berupa

data akan diolah dan intepretasi oleh Divisi Litbang. Hasil olahan input tersebut kemudian

akan di proses oleh Divisi Kajian hingga melahirkan sikap tertentu. Sikap ini akan

dipoles oleh Divisi Komunikasi dan Informasi agar dapat dengan mudah dicerna dan

dipahami publik. BK MWA UI UM sadar benar bahwa data menjadi bagian yang sangat

krusial dalam pengkajian dan penyikapan isu dan kebijakan, karena itu BK MWA UI UM

berkomitmen untuk selalu berangkat dari data.

IV. Deskripsi Tugas BK MWA UI UM

A. MWA UI UM

Untuk MWA UI UM, deskripsi tugas didasarkan pada UUD IKM yang kemudian

dilengkapi dengan tugas lainnya menyesuaikan dengan rencana BK MWA UI UM.

a. melakukan fungsi pelayanan dan advokasi mahasiswa di bidang akademik dan

nonakademik sesuai dengan wewenang Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia;

b. melakukan koordinasi dengan seluruh lembaga kemahasiswaan di Ikatan Keluarga

Mahasiswa Universitas Indonesia;

c. menjaring aspirasi dari mahasiswa Universitas Indonesia yang kemudian diolah dan

diperjuangkan dalam rapat Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia;

d. memberikan informasi kebijakan Majelis Wali Amanat UI yang bersifat terbuka kepada

mahasiswa;

e. mewakili mahasiswa dalam pemberian pendapat dan pengambilan keputusan di Majelis

Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur Mahasiswa; dan

Tambahan tugas MWA UI UM di dalam badan kelengkapan MWA UI UM adalah:

a. Merupakan bagian dari pengurus inti (dream leader) BK MWA UI UM 2014

b. Merupakan pemegang keputusan tertinggi di BK dan bertanggung jawab penuh atas

semua aktivitas BK

c. Berhak menentukan dan memberhentikan penanganan isu dan kebijakan kampus yang

dibahas oleh BK MWA UM

d. Berhak memberhentikan anggota BK MWA UI UM

e. Membawahi langsung penanganan Isu bersama yang meliputi Pilrek, Pasca Pilrek, dan

Kajian Umum Statuta dan RKAT berkoordinasi langsung dengan Sekjen BK

f. Bersama dengan sekjen mendampingi semua proses input, proses, dan output

isu/kebijakan yang termanifestasikan dari kinerja litbang, kajian, dan KKI

g. Bersama dengan sekjen membentuk tim POKJA1, kerja sama, dan atau pendamping

untuk isu PILREK, dan PASCA PILREK

h. Menjalin hubungan baik dan terbuka dengan seluruh stakeholder (Semua unsur

kelembagaan kemahasiswaan UI, MWA Unsur Lain, Rektorat UI, dan Dekanat

Fakultas)

i. Melaporkan agenda MWA UM kepada Sekjen dan mentaati agenda yang sudah diterima

dan dijadwalkan Sekjen

j. Tidak berhak untuk memutuskan agenda dan atau kehadiran pada undangan tertentu,

terkceuali rapat mendadak MWA

k. Menjadi subjek Humas, dan wajib mentaati instruksi Humas dalam rangka branding dan

citra MWA UI UM

l. Memegang komando penuh dengan Divisi Litbang dan Kajian

m. Membuat laporan evaluasi dan perencanaan per 3 bulan

B. Sekretaris Jenderal

a. Merupakan pembantu umum dari MWA UI UM dalam menjalankan fungsinya

sebagai perwakilan mahasiswa

b. Merupakan bagian dari pengurus inti (dream leader) BK MWA UI UM

c. Memegang koordinasi penuh dalam kepengrusan rumah tangga BK MWA UI UM

1 Tim POKJA merupakan tim yang dibentuk secara Ad-Hoc untuk mempersiapkan pengawalan isu pemilihan rektor UI. Tim POKJA tersebut dibentuk berdasar kesepakatan lembaga kemahasiswaan se-UI dan dikoordinatori oleh BK MWA UI UM.

d. Membuat sistem yang efisien dan fleksibel di BK MWA UI UM dalam rangka

merespon isu dan kebijakan kampus

e. Mengkoordinir pembuatan SOP terkait kesekretariatan, mekanisme pengkajian isu

dan ke-media-an.

f. Memegang komando untuk bidang internal (biro) BK MWA UI UM yang terdiri atas

keuangan, PSDM, dan sekretaris

g. Melakukan pendampingan dan koordinasi dengan Divisi Litbang, Kajian, dan KKI

dalam sistem pengolahan isu/kebijakan

h. Melakukan konfirmasi atas rancangan output kajian dari tim Media BK MWA UI

UM

i. Bersama dengan MWA UI UM membentuk tim POKJA, kerja sama, dan atau

pendamping untuk isu PILREK, dan PASCA PILREK

j. Bersama sekretaris dan bendahara bertanggung jawab atas inventarisir data dan

membuat laporan pengabdian BK MWA UI setiap bulannya

k. Mengkoordinir persiapan rapat MWA di tataran BK MWA UI UM dengan

optimalisasi litbang dan kajian

l. Mengkoordinir pengolahan, pembahasan, dan pengkajian hasil rapat MWA di tataran

BK

m. Merancang dan memfilter agenda MWA UI UM dan BK MWA UI UM (lini masa

BK MWA)

n. Menginformasikan agenda BK MWA UI UM setiap minggunya kepada seluruh

anggota BK

o. Bersama dengan PSDM bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan

organisasi yang nyaman dan kosntruktif dalam pengembangan kapasitas personal

dan pemenuhan ekspetasi anggota BK MWA UI UM

p. Berhak untuk melakukan restrukturisasi organisasi apabila situasi terlampau dinamis

q. Bersama dengan KKI, turut merumuskan dan mendorong citra MWA UI UM dan

MAJU dengan melakukan branding dan eval citra per 2 bulan

r. Merumuskan strategi organisasi (analisis SWOT) dalam mencapai posisi yang

strategis diantara stakeholder MWA UI U

s. Bersama Tim Keuangan mendorong terciptanya transparansi keuangan di BK

dengan adanya laporan keuangan per minggu

t. Mewakili MWA UI UM apabila MWA UI UM berhalangan hadir

u. Menjadi pemegang keputusan utama apabila MWA UI UM Berhalangan atau dengan

kondisi tertentu tidak dapat memutuskan

v. Membawahi langsung penanganan Isu Tim

w. Mengkoordinir musyawarah kerja BK MWA UI UM 2014

C. Grand Design dan Deskripsi Tugas Divisi Kajian

Divisi Kajian Kebijakan di BK MWA UI UM adalah divisi yang khusus membahas

isu dan masalah pendidikan tinggi dalam kerangka kebijakan, khususnya dalam lingkup

Universitas Indonesia. Divisi Kajian Kebijakan BK MWA UI UM Tahun 2014 mempunyai

visi untuk menghasilkan kajian yang kritis dan solutif. Kritis adalah cara pandang kami

dalam melihat isu dan masalah di UI, perhatikan sebab, akibat, aktor dan sasaran kebijakan.

Solutif adalah cara kami membawa aspirasi mahasiswa UI dalam proses perumusan,

pengimplementasian, hingga evaluasi kebijakan.

Deskripsi kerja Divisi Kajian Kebijakan adalah merumuskan isu dan masalah

kebijakan kampus, mendiskusikan dengan asumsi awal untuk mendaftar data-data apa yang

diperlukan, mendiskusikan kembali setelah data-data didapatkan, membuat tulisan tentang

isu dan masalah kebijakan, membahas agenda dan hasil rapat MWA UI, membuat release

hasil rapat MWA UI untuk ditransparansikan ke publik, mendiskusikan isu dan masalah

kebijakan kampus ke lembaga-lembaga mahasiswa lainnya, serta menentukan sikap dan

posisi MWA UI UM untuk suatu isu dan masalah kebijakan.

Deskripsi Tugas

a. Merupakan pusat gerakan BK MWA UI UM dalam penanganan isu

b. Kepala KK menjadi bagian dari pengurus inti BK MWA UI UM 2014

c. Anggota kajian menjadi bagian dari pengurus harian BK MWA UI UM 2014

d. Menjadi penopang 'proses' dalam sistem penanganan isu, berupa proses pengkajian

input dari Litbang

e. Mengkaji isu yang telah direncanakan melalui kerja samanya dengan litbang di tim isu

dan isu bersama

f. Untuk tim isu, tim kajian dibagi menjadi 4 tim bersama dengan litbang dan psdm

dengan fokus isu tim masing-masing

g. Untuk isu bersama tim kajian menjadi motor dari pengkajian isu PILREK, Pasca

PILREK, general statuta, RKAT, dan hasil rapat rutin MWA

h. Berhak untuk mengusulkan mengenai isu-isu yang akan dibawa/ditangani oleh BK

MWA UI UM kepada MWA UI UM selama kepengurusan berlangsung

i. Berada dibawah komando MWA UI UM dalam penanganan isu-isu yang ditentukan

j. Dibawah koordinasi MWA UI UM, dan sekjen, KK bersama litbang membentuk POKJA

untuk penanganan isu PILREK yang terbagi menjadi 4 tim

k. Menyerahkan hasil kajian ke KKI paling lambat H-5 timeline BK MWA UI UM untuk

publikasi

l. Terbuka dalam melakukan kerja sama kajian dengan berbagai pihak

m. Senantiasa melakukan pencerdasan kepada anggota BK MWA UI UM mengenai isu

yang berkembang dan ditangani BK MWA UI UM melalui sistem yang ditentukan

n. Membuat laporan evaluasi dan perencanaan per 3 bulan

Responsif dalam mem-Follow Up hasil rapat MWA kepada MWA UI UM

Arahan Strategis Divisi

Divisi Kajian Kebijakan MWA UI UM beracuan pada empat kerangka utama dalam

melihat masalah di UI, Otonomi Perguruan Tinggi, UUPT, Statuta UI, dan Good University

Governance. Permasalahan utama tentunya yang berkaitan dengan mahasiswa, baik dari

kebijakan yang baru (akan) diberlakukan, maupun analisis dari masalah dan aspirasi

mahasiswa.

Divisi Kajian Kebijakan membebaskan berbagai perspektif dalam melihat dan

menganalisis masalah, memikirkan solusi dan menentukan posisi. Untuk melakukan tiga hal

tersebut, Divisi Kajian Kebijakan melalui proses diskusi: internal, Sekjen dan MWA UI

UM, organ sospol mahasiswa, forum CEM, dsb. Perspektif-perspektif tersebut akan

ditunjang dengan data-data lapangan yang didapat dari Divisi Litbang. Hal ini dilakukan

untuk mengkontekstualisasikan ide dengan realitas. Produk Divisi Kajian Kebijakan akan

berupa kertas posisi yang berisi analisis isu tertentu dan pemecahannya, release rapat MWA

UI, dan hand out untuk MWA UI UM ketika mengikuti rapat MWA UI dan kunjungan-

kunjungan lainnya.

Program

Nama Proker Kajian Rencana Kerja Anggaran, Tata Kelola Keuangan, dan

Pendanaan UI

Tujuan Umum Mentransparansikan RKA UI untuk kemudian dapat dikritisi mahasiswa

sesuai dengan kebutuhannya.

Tujuan Khusus Sosialisasi ke mahasiswa anggaran kegiatan mereka yang tercantum dalam

RKA, prosedur pencairan keuangan dan diskusi tentang masalah tata

kelola keuangan yang dihadapi mahasiswa di fakultas.

Sifat Eksternal. Penting

Grand Design RKA yang sudah didapat dipilah berdasarkan fakultas (misal kegiatan

mahasiswa FIB, FISIP dst) untuk dipresentasikan ke lembaga-lembaga

kemahasiswaan. Selain itu mempresentasikan SOP keuangan UI, diskusi

masalah tata kelola keuangan dan pembangunan UI di atas 1 M yang

tercantum di RKA. Akan dibuat kertas posisi yang berisi poin-poin di atas

dan evaluasi penyerapan anggaran dan rencana pembangunan (dikaitkan ke

Renstra). Kertas posisi diarahkan untuk momen Pilrek.

Sasaran Ketua BEM Fakultas dan Bendahara BEM Fakultas, seluruh mahasiswa UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Karena diundur waktu pengesahannya, 14 Februari - 21 Februari waktu

sosialisasi dan diskusi. Tanggal 1 Maret selesai kertas posisi.

Kerja Lintas Bidang Sekretaris untuk diskusi

Anggaran Dana Rp. 300.000,00

Parameter

Keberhasilan

Tersosialisasikannya materi ke seluruh fakultas dan lembaga

kemahasiswaan di UI, dari diskusi yang diselenggarakan mendapat

perspektif tentang masalah tata kelola keuangan UI, kertas posisi sebagai

bahan analisis kebijakan/program/rencana tentang masalah tata kelola

keuangan UI yang dibawa oleh calon rektor

Nama Proker Diskusi Kebijakan Kampus

Tujuan Umum Bertukar wawasan tentang isu kampus dari tahun ke tahun

Tujuan Khusus Menambah perspektif staf kajian kebijakan tentang isu kampus dan

penyikapan

Sifat Rutin dan ditujukan untuk internal Divisi Kajian

Grand Design Diskusi informal dengan tema tertentu. Didampingi oleh Sekjen. Sebelum

diskusi, ditentukan tema dan diberikan bahan bacaan untuk kemudian

didiskusikan.Adapun untuk pengisi diskusi, dimungkinkan untuk diundang

pihak-pihak luar atau dalam hal ini kelompok diskusi, seperti SEMAR,

UILSDC, dan lain sebagainya

Sasaran Staf Divisi KK

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Rutin 2 minggu sekali

Kerja Lintas Bidang Sekretaris untuk notulensi diskusi, sekjen untuk update isu terbaru

Anggaran Dana

Konsumsi: 80 rb, fotokopi handout: 20rb / Diskusi

10 x 100.000 = 1.000.000,00

Parameter

Keberhasilan

Staf mendapat beragam perspektif dalam menyikapi isu kampus. Transfer

wawasan tentang isu ke mahasiswa lainnya.

Nama Proker Reposisi Sikap MWA UI UM

Tujuan Umum Menentukan posisi MWA UI UM dalam membawa kepentingan

mahasiswa berdasarkan kerangka Otonomi Perguruan Tinggi, UUPT,

Statuta UI dan Good University Governance

Tujuan Khusus Mengkonsolidasikan gerakan isu kampus dengan membedah empat

kerangka tersebut, menentukan konstituen MWA UI UM, dan isu

solidaritas.

Sifat Eksternal. Mendesak

Grand Design Membuat kertas posisi berdasarkan perspektif-perspektif sebelumnya

tentang Otonomi Perguruan Tinggi (dari sebuah gagasan), kemudian

ditarik ke konteks UI. Diarahkan pula ke evaluasi otonomi perguruan

tinggi. Membedah statuta untuk menentukan indikator statuta, dan

konstituen. Membedah konsep good university governance, bagaimana

mengkontekstualisasikannya dengan permasalahan di UI. Kertas posisi ini

terdiri dari berbagai bagian di atas, sebuah kerangka untuk pembahasan

isu-isu setelahnya.

Sasaran Seluruh lembaga sospol se UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Kajian di Launching bulan maret, via media sosial, dan di follow di tiap

kunjungan ke lembaga Fakultas.

Kerja Lintas Bidang Sekretaris untuk notulensi diskusi, Litbang


Parameter

Keberhasilan

Sebuah pernyataan sikap MWA UI UM yang menentukan penyikapan

untuk isu kampus

Penanggung Jawab Divisi Kajian Kebijakan

Nama Proker Biaya Pendidikan dan Beasiswa

Tujuan Umum Mengevaluasi sistem pembayaran kuliah (BOPB), dan menentukan

indikator statuta tentang beasiswa, menentukan indikator mahasiswa baru

yang tidak mampu

Tujuan Khusus Memastikan sistem pembayaran yang cocok untuk UI, memastikan

pendanaan UI tidak lagi didominasi oleh pos pendanaan mahasiswa,

memastikan indikator yang jelas tentang beasiswa dan mahasiswa baru

yang tidak mampu.

Sifat Eksternal

Grand Design Deskripsi mengenai sistem BOPB, UKT, BOPTN dsb, dan fakta-fakta

empirik pelaksanaan BOPB. Kebijakan di universitas lain penting sebagai

ilustrasi perbandingan: sistem apa yang dipakai, bagaimana menerapkan

UKT dan BOPTN, evaluasi dan catatan mengenai sistem yang

diberlakukan. Analisis pendanaan, ditarik dari APBN dan APBD, dan

perhatikan pendanaan pos mahasiswa. Kajian ini akan diarahkan ke

tuntutan yang akan dilempar saat Pilrek.

Sasaran Seluruh mahasiswa UI, Calon Rektor, MWA UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Maret April

Kerja Lintas Bidang Litbang


Parameter

Keberhasilan

Formula sistem pembayaran BOPB yang transparan dan kajian

tersampaikan pada minimal setingkat Wakil Rektor I dan diusulkan kepada

Calon Rektor.

D. Grand Design dan Deskripsi Tugas Divisi Penelitian dan Pengembangan

Divisi penelitian dan pengembangan menjadi bagian yang penting di BK MWA UI

UM 2014. Posisinya adalah untuk mengkontekstualisasikan idealisme dengan realita

lapangan. Litbang menjadi penanggung jawab terhadap semua kevalidan data yang

digunakan sebagai bahan dan referensi BK MWA UI UM dalam mengkaji dan

merekomendasikan sikap terhadap isu dan kebijakan. Divisi Penelitian dan Pengembangan

tidak hanya fokus di tahap awal pengumpulan data, tetapi lebih substantive turut mengambil

peran dalam tahap input dan proses. Logika penelitian dan pengembangan sangat diperlukan

dalam konteks kajian masyarakat ilmiah.

Deskripsi Tugas Divisi Penelitian dan Pengembangan

a. Bertanggungjawab dalam penyediaan input dalam sistem pengolahan isu dan kebijakan

BK MWA UI UM

b. Kepala divisi menjadi bagian dari pengurus inti BK MWA UI UM 2014

c. Bersama sekjen dan sekretaris melakukan inventarisir dan pencarian data ke-MWA-an

(meliputi rekam jejak rapat MWA, SK Rektor dan kebijakan atas rekomendasi MWA)

d. Bersama Kabid KKI melakukan riset kecil-kecilan mengenai karakteristik fakultas,

simpul masa fakultas, UI dan efektifitas penyampaian informasi MWA UI UM (isu dan

kebijakan) ke publik

e. Bersama sekjen analisa SWOT Amar, BK, dan MWA masing-masing Unsur, Forcasting

potensi konflik dan peluang yang bisa dimanfaatkan

f. Tracking rektor ideal versi mahasiswa

g. Supporting system centre dan penyedia input untuk isu PILREK (kajian evaluasi

otonomi, grand design dan kebijakan rektor)

h. Supervisi masalah UI dan perumusan tuntuntan untuk rektor baru

i. Evaluasi pelaksanaan kebijakan Rektor UI (2014)

j. Masing-masing anggota litbang fokus menjadi bagian dari tim issu yang terdiri dari 4

subtim dan bekerja paralel dengan isu bersama

k. Berkoordinasi dengan sekjen dan MWA UI UM

l. Anggota Divisi Penelitian dan Pengembangan bagian dari staff BK MWA UI UM 2014


Nama Proker Analisis SWOT MWA UI UM 2014

Tujuan Umum Mengetahui dan merumuskan SWOT MWA UI UM 2014

Tujuan Khusus Membantu perumusan grand image MWA UI UM 2014 oleh divisi KKI

Sifat Internal/

Grand Design Analisis ini digunakan untuk membangun pemahaman lebih baik terkait

figur MWA UI UM dalam menjalankan tugasnya setahun ke depan

sekaligus membantu strategi branding tim KKI untuk pihak eksternal.

Hasil dari analisis ini ialah sederetan kualitas diri dan isu pada masing-

masing kategori yang telah disarikan dari pihak-pihak yang telah

ditentukan sebelumnya.

Sasaran MWA UI UM

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Minggu I Februari 2014, dan Maret 2014

Kerja Lintas Bidang

Anggaran Dana Rp 200.000,00

Parameter

Keberhasilan

Hasil analisis dapat diberikan tepat waktu

Penanggung Jawab Sifra Pua Anggreyani

Nama Proker Analisis Simpul Massa

Tujuan Umum Mendapatkan gambaran simpul massa mahasiswa UI pada media daring

mau pun fisik

Tujuan Khusus Menjadi dasar perumusan simpul massa, gerakan publikasi, dan

pengoperasian kanal informasi BK MWA UI UM yang lebih optimal

Sifat Eksternal

Grand Design Analisis Simpul Massa ini merupakan salah satu alat untuk merealisasikan

misi BK MWA UI UM 2014 yaitu menjadi BK MWA yang aktif

menjaring aspirasi mahasiswa, informatif, dan terbuka. Analisis Simpul

Massa ini perlu sebagai langkah awal bagi BK untuk mengetahui posisi

strategis yang dapat dimanfaatkan.

Sasaran Mahasiswa UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Minggu II Februari 2014, UI Depok

Kerja Lintas Bidang KKI


Parameter

Keberhasilan

Jumlah sampel terpenuhi

Data dapat disajikan tepat waktu

Penanggung Jawab Devi Oktari Harvens

Nama Proker Survey Citra MWA UI UM

Tujuan Umum Mendapatkan gambaran citra MWA UI UM diantara mahasiswa

Universitas Indonesia

Tujuan Khusus Mengetahui citra MWA UI UM dan menjadikannya sebagai bahan

evaluasi sekaligus acuan dalam performa selanjutnya

Sifat Eksternal

Grand Design Program ini merupakan bentuk realisasi misi BK MWA UI UM dalam

membantu eksistensi MWA UI UM yang hangat dan berdaya guna bagi

mahasiswa UI.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Mei (II), UI

Desember (I), UI

Kerja Lintas Bidang


Parameter

Keberhasilan

Minimum responden 200

Tepat waktu

14 fakultas terwakili

Penanggung Jawab Septiana Rachma ( I), Lisna Yulian (II)

Nama Proker Profiling Calon Rektor

Tujuan Umum Medapatkan gambaran karakteristik dan kepemimpinan para calon

rektor

Tujuan Khusus Menjadi bahan pertimbangan dan/atau acuan MWA UI UM serta

stake holder lainnya dalam pembuatan keputusan

Sifat Eksternal

Grand Design Program ini sejalan dan merupakan bentuk realisasi misi BK MWA

UI UM yg berdaya guna bagi MWA UI UM dan juga sivitas

Universitas Indonesia. Hasil dari profiling ini akan disampaikan via

media online dan offline melalui kerja sama dengan BEM Fakultas.

Sasaran Calon Rektor

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Mei Juli, UI

Kerja Lintas Bidang

Anggaran Dana Rp 500,000,-

Parameter

Keberhasilan

Minimum 70% Carek terprofilkan

Tepat waktu

Tidak terjadi pembengkakan biaya

Penanggung Jawab Sifra Pua Anggreyani

Nama Proker Survey Ideal Rektor

Tujuan Umum Mendapatkan gambaran rektor ideal yang diinginkan mahasiswa UI

Tujuan Khusus Mengetahui keinginan mahasiswa UI terkait rektor baru dan

menggunakannya untuk memperkaya materi serta sudut pandang MWA

UI UM

Sifat Eksternal

Grand Design Program ini sejalan dan merealisasikann misi BK MWA UI UM yang

menjaring aspirasi mahasiswa dan berperan aktif optimal


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Maret II, UI

Kerja Lintas Bidang


Parameter

Keberhasilan

Minimum 300 responden


Tepat waktu

Tidak melebihi tenggat waktu

Output deskriptif

Penanggung Jawab Devi Oktari Harvens

Nama Proker Analisis 100 Hari Rektor

Tujuan Umum Mendapatkan gambaran sikap mahasiswa terhadap 100 hari kerja rektor

terpilih

Tujuan Khusus Mengetahui sikap mahasiswa UI dan menjadikannya sebagai bahan kajian

mau pun sikap MWA UI UM

Sifat Eksternal

Grand Design Program ini sejalan dan merealisasikan misi BK MWA UI UM yang

secara aktif mengikutsertakan mahasiswa dalam perumusan sikap dan

wacana ke depannya.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Tentatif, UI

Kerja Lintas Bidang KKI


Parameter

Keberhasilan

Tepat waktu

200 responden minimum


Output: excel

Penanggung Jawab Annas Jiwa Pratama

E. Divisi Komunikasi dan Informasi

Kantor Komunikasi & Informasi merupakan bagian dari BK MWA UI UM yang akan

mengurus kegiatan dari eksternal maupun internal. Kantor Komunikasi & Informasi menjadi

sentral informasi dan publikasi yang dikeluarkan BK MWA UI UM. Sesuai dengan kebutuhan,

Kantor Komunikasi & Informasi dibagi menjadi dua divisi, yaitu Hubungan Masyarakat dan

Media. Kepala Kantor Komunikasi & Informasi yang akan mengontrol semua kinerja dan hasil

dari divisi Hubungan Masyarakat dan Media.

Setiap organisasi akan membutuhkan penghubung diatara satu lembaga dengan lembaga

lain, maupun divisi satu dengan divisi lainnya. Oleh karena itu, itulah guna divisi Hubungan

Masyarakat. Divisi ini akan membantu MWA UI UM maupun BK MWA UI UM berhubungan

dengan lembaga-lembaga tingkat UI. Selain itu, divisi Hubungan Masyarakat akan mengontrol

setiap media sosial yang dimiliki oleh BK MWA UI UM, termasuk propaganda yang dilakukan

untuk segala publikasi BK MWA UI UM.

Untuk mengemas semua bentuk publikasi dan informasi BK MWA UI UM merupakan

tugas dari divisi Media. Bentuk-bentuk kreatif tersebut diaplikasikan dalam bentuk avatar,

penyampaian informasi melalui design, video, hingga website. Hal ini diharapkan memudahkan

civitas UI untuk mengakses dan mengerti segala isu yang dikeluarkan oleh BK MWA UI UM

sehingga informasi dapat tersebar secara merata ke mahasiswa UI.

a) Arahan Strategis Divisi

Visi yang akan dibawa oleh Kantor Komunikasi & Informasi pada BK MWA UI

UM 2014 adalah

Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang mampu menjadikan MWA

UI UM terbuka dan mengakar bagi mahasiswa UI

Sebagai sarana informasi BK MWA UI UM, Kantor Komunikasi & Informasi harus

terbuka/transparan kepada mahasiswa UI. Hal ini disesuaikan dengan tagline BK MWA UI

UM 2014 Merajut Aspirasi, Wujudkan Solusi. Dengan terbuka/transparan tersebut

harapannya akan lebih dekat ke mahasiswa UI dan bisa mencari solusi akan permasalahan

yang timbul dikalangan mahasiswa UI. Merajut aspirasi pun bisa diaplikasikan dengan

adanya divisi Hubungan Masyarakat sebagai jembatan BK MWA UI UM kepada lembaga

maupun mahasiswa UI. Oleh karena itu, diadakan kunjungan kultural selama setahun

kedepan untuk mempererat hubungan dengan lembaga-lembaga tingkat fakultas dan UI.

Dengan isu-isu yang masih kurang diketahui mahasiswa UI, Kantor Komunikasi &

Informasi sebagai sarana utama informasi BK MWA UI UM mempunyai misi untuk

setahun kedepan membawa BK MWA UI UM menyampaikan informasinya dalam bentuk

kreatif sehingga dapat dipahami lebih mudah oleh khalayak UI. Selain itu, agar BK MWA

UI UM lebih terdengar familiar di telinga mahasiswa UI, divisi Media harus memiliki ciri

khas tersendiri selama setahun kedepan, seperti design kepala amar, template bawah, warna

tosca, dan lain sebagainya.

Berikut Misi yang akan dibawa Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM

selama setahun kedepan:

a. Melakukan branding agar lebih dekat dengan mahasiswa UI

b. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM sebagai sarana informasi

utama kebijakan kampus untuk mahasiswa UI

c. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang terbuka dalam

hubungan kelembagaan dan mahasiswa UI

d. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang kreatif dan menarik

dalam mengemas isu agar lebih mudah dipahami

b) Program Divisi Hubungan Masyarakat

Nama Proker Grand Launching

Tujuan Umum Pengenalan BK MWA UI UM 2014 kepada publik

Tujuan Khusus Mengenalkan MWA UI UM, Amar, agar lebih dekat kepada mahasiswa UI

dan pengenalan pengurus BK MWA UI UM. Serta mempublikasikan isu

yang akan dibawa selama satu tahun kedepan.

Sifat Penting

Sasaran Stakeholders dan civitas UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Awal bulan Maret

Kerja Lintas Bidang Sekretaris untuk surat perizinan keluar, Media sebagai design publikasi

acara

Anggaran Dana Rp. 4.000.000,00

Parameter

Keberhasilan

Dikenalnya MWA UI UM oleh 10% mahasiswa S1 masing-masing

Fakultas

Mahasiswa mengetahui fungsi MWA UI UM

Penanggung Jawab Dea Larasati

Nama Proker Kunjungan Kultural

Tujuan Umum Pengenalan BK MWA UI UM dan mempererat hubungan antara lembaga-

lembaga se-UI.

Tujuan Khusus Kunjungan ini dilakukan untuk mengetahui isu-isu yang sedang terjadi di

fakultas-fakultas se-UI, menjaring aspirasi, dan mentransparansikan isu-isu

yang akan dibawa oleh BK MWA UI UM dan Rapat MWA UI selama

setahun kedepan.

Sifat Penting

Sasaran Lembaga-lembaga Kemahasiswaan se-UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Disesuaikan dengan masing-masing fakultas

Kerja Lintas Bidang Sekretaris untuk undangan ke masing-masing fakultas, Kajian untuk

mempersiapkan isu yang akan dibawa dan dibicarakan, dan Media untuk

design publikasi kunjungan kultural, sehingga terlihat transparan.

Anggaran Dana Rp 1.400.000,00

Rincian

Rp 100.000,00 / Fakultas

Parameter

Keberhasilan

14 fakultas se-UI berhasil dikunjungi

Penanggung Jawab Rayhan Krisnadi

Nama Proker Media Sosial MWA UI UM

Tujuan Umum Sebagai sarana publikasi semua kegiatan dan informasi BK MWA UI UM

Tujuan Khusus Terlihat lebih dekat dan transparan dengan mahasiswa maupun lembaga

se-UI

Sifat Penting

Grand Design Media Sosial yang dipunyai oleh BK MWA UI UM:

a. Twitter @mwauium

b. Facebook MWA UI UM

c. Soundcloud MWA UI Unsur Mahasiswa

d. Youtube MWA UI UM

e. Instagram @mwauium

Sasaran Stakeholders dan mahasiswa UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Menyesuaikan

Kerja Lintas Bidang Media untuk design publikasi agar penyampaian terkesan lebih menarik

dan mudah dipahami


Parameter

Keberhasilan

8.000 followers pada akhir kepengurusan

Penanggung Jawab Ridwan Faisal

Divisi Media

Nama Proker Penuansaan

Tujuan Umum Membuat desain avatar twitter, display picture, dan lain sebagainya untuk

penuansaan hari besar nasional, kunjungan dari BK MWA UI UM,

maupun hari-hari penting di UI, misal Dies Natalis UI, Ucapan Wisuda,

dan lain sebagainya.

Tujuan Khusus Memberikan apresiasi dan meningkatkan awareness mahasiswa terhadap

hari besar nasional, kegiatan BK MWA UI UM, dan acara-acara di UI.

Sifat Penting


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Menjelang hari besar nasional, kegiatan BK MWA UI UM, dan acara-

acara di UI.

Kerja Lintas Bidang Humas untuk menyebarkan avatar maupun semua design yang telah dibuat

Anggaran Dana Rp. 600.000 / penuansaan x 10 isu

= Rp 6.000.000,00

Parameter Terlaksana minimal 10 kali penuansaan

Keberhasilan

Penanggung Jawab Afini

Nama Proker Website

Tujuan Umum Website BK MWA UI UM serta memaintain website tersebut agar dapat

berjalan lancar sepanjang tahun kepengurusan

Tujuan Khusus Sebagai media dari BK MWA UI UM untuk menyampaikan kabar UI dan

kinerja MWA UI UM yang sudah dilakukan kepada mahasiswa UI agar

lebih transparan

Sifat Penting

Sasaran Semua stakeholders dan mahasiswa UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Selasa satu tahun kepengurusan

Kerja Lintas Bidang Humas untuk menyebarkan setiap publikasi yang sudah dimasukkan

kedalam website

Anggaran Dana Rp. 2.000.000,00

Parameter

Keberhasilan

2000 Visitors

Penanggung Jawab Faris

Nama Proker Bulletin

Tujuan Umum Sarana publikasi BK MWA UI UM selain adanya media sosial dan wesbite

Tujuan Khusus Sebagai pengenalan ke publik tentang BK MWA UI UM dan setiap isu

yang akan dikeluarkan

Sifat Penting

Sasaran mahasiswa UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Bulan April, September dan Desember

Kerja Lintas Bidang Bendahara untuk biaya selama Bulletin akan dikeluarkan, Humas untuk

menyebarkan ke publik, dan Kajian sebagai pengisi konten dari Bulletin

dengan isu sedang booming.

Anggaran Dana Rp 10.000,00 x 30 x 3 = Rp 9.000.000,00

Parameter

Keberhasilan

Terbit 3 kali sepanjang kepengurusan

Penanggung Jawab Ari

Nama Proker Workshop Perfect Media Planning dengan studi kasus Isu Pemilihan

Rektor

Tujuan Umum Memberikan pengetahuan mengenai teknik media dalam membungkus hal-

hal kompleks menjadi terlihat sederhana dan menyenangkan

Tujuan Khusus Sarana edukasi bagi mahasiswa yang tertarik di Bidang Media

Sifat Penting

Sasaran mahasiswa UI

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Perpustakaan Pusat, 3 Mei 2014

Kerja Lintas Bidang -

Anggaran Dana Rp 2.000.000,00

Parameter

Keberhasilan

Perwakilan lembaga yang diundang datang

Penanggung Jawab Ari

Nama Proker Video dan Foto BK MWA UI UM

Tujuan Umum Untuk menyebarkan ke publik apa yang sedang dilakukan atau sasaran isu

BK MWA UI UM

Tujuan Khusus Video dan Foto digunakan sebagai sarana media yang paling mudah

dimengerti oleh publik, sehingga publik bisa mengikuti isu atau kegiatan

BK MWA UI UM dengan mudah.

Sifat Penting


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Sepanjang Kepengurusan

Kerja Lintas Bidang Humas untuk menyebarkan publikasi tersebut dan Kajian sebagai pengisi

konten video.

Anggaran Dana Biaya Produksi

Rp 150.000,00 x 10 = Rp. 1.500.000,00

Parameter

Keberhasilan

Setiap penuansaan isu dilengkapi media gambar dan video

Penanggung Jawab Dodi

F. Grand Design dan Deskripsi Tugas Badan Internal Pengembangan Sumber Daya

Manusia

Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) merupakan bagian dari bidang

internal yang bertugas di bawah komando Sekretaris Jendral BK MWA UI UM. PSDM

bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan peningkatan skill,

maintenance, dan evaluasi anggota dream team BK MWA UI UM. Setiap anggota PSDM

merupakan orang-orang yang penuh semangat, kreatif, mampu menunjukan empati terhadap

orang lain dan senang berbagi keceriaan. Anggota PSDM memiliki tugas mendampingi setiap

bidang di BK MWA UI UM agar performa dream team tetap maksimal hingga akhir masa

kepengurusan. Dalam menjalankan tugasnya PSDM memiliki fungsi untuk memfasilitasi,

mengelola, membenahi dan mengapresiasi kualitas kinerja dream team dengan tetap

berpegangan pada nilai-nilai kekeluargaan.

Deskripsi kerja PSDM sesuai dengan Grand Desain BK MWA UI UM 2014:

a. Membuat database ekspetasi anggota BK MWA terhadap BK MWA UI UM, targetan

personal dan pengembangan kapabilitas yang diharapkan.

b. Memfasilitasi proses pencapaian ekspetasi anggota BK MWA UI UM.

c. Menciptakan nilai-nilai kekeluargaan yang hangat, dan nyaman bagi seluruh anggota BK

MWA UI UM.

d. Bounding dan mendampingi setiap tim penanganan isu, baik tim issu, maupun bersama.

e. Mengkoordinir kegiatan teambuilding dan keeping BK MWA UI UM selama periode

kepengerusan.

f. Mengkoordinir program dreamstaff of the month.

g. Bersama Sekjen mengkoordinir musyawarah kerja awal tahun dan tengah tahun.

h. Mengkoordinir Jalan-Jalan Kepengerusan Akhir Tahun.

i. Mengkoordinir program pembekalan untuk memenuhi kebutuhan soft skills dan

pengetahuan organisasi dan ke-MWA-an melalui penyesuaian kebutuhan divisi masing -

masing dan MWA UI UM.

j. Berkoordinasi dengan sekjen.

k. Membuat sistem pelaporan kinerja dan progress BK MWA UI UM

l. Menjadi bagian dari pengurus harian BK MWA UI UM 2014.

m. Membuat laporan evaluasi dan perencanaan per 3 bulan.

Sesuai dengan visi BK MWA UI UM, yaitu: Badan Kelengkapan MWA UI UM Ada

dan Berdaya Guna untuk Mahasiswa Universitas Indonesia. PSDM memiliki visi untuk

Mengembangkan sumber daya manusia BK MWA UI UM yang produktif, rendah hati dan

solid, agar dapat ada dan berdaya guna untuk Mahasiswa UI. Maka dari itu anggota dream

team haruslah orang-orang yang tidak hanya memiliki bakat namun juga potensi dalam

melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing. Potensi-potensi inilah yang

kemudian dikembangkan oleh PSDM sehingga SDM dream team semakin kuat dan matang

ketika berada di lapangan. Pengembangan potensi tentunya dilakukan berdasarkan dengan

assesment kebutuhan SDM setiap bidang di BK MWA UI UM.

Melalui program-program kerja yang akan dilaksanakan selama setahun ke depan,

PSDM memiliki misi untuk aktif berperan dalam meningkatkan kemampuan dan kecakapan

anggota dream team. Kedua, menyatukan dan membangun semangat kerja sama kepada setiap

anggota dream team. Ketiga, memberi pengarahan, penilaian, serta apresiasi terhadap

performa anggota dream team. Dalam menjalankan misinya, PSDM membentuk program kerja

yang sifatnya pembekalan bagi anggota dream team sebelum turun ke lapangan untuk

memperjuangkan aspirasi mahasiswa UI. Serta program kerja yang sifatnya menghibur dan

memotivasi agar anggota dream team dapat terus optimal dalam bekerja dan merasa

dimanusiakan. Optimalisasi tidak berarti menguras keringat tanpa henti melainkan juga

mendorong dan memberikan waktu sejenak untuk membersihkan pikiran dari kejenuhan dan

tekanan. Ketiga misi PSDM ini sesuai dengan misi pertama BK MWA UI UM, yaitu: MWA

yang memiliki BK profesional dan optimal dalam menjalankan fungsinya.

Program

Nama Proker Team building Dream Team dan Konsolidasi Awal Tahun

Tujuan Umum Membangun semangat kerja sama dan mengakrabkan dream team.

Tujuan Khusus - Mengenalkan program kerja setiap bidang selama satu tahun masa

kepengurusan kepada semua anggota dream team.

- Mengenalkan sesama anggota dream team.

Sifat Internal

Grand Design Acara dilaksanakan dalam 2 hari, terdiri dari presentasi proker masing-

masing bidang, kumpul bidang, persembahan bidang dan team building.

Sasaran Seluruh anggota BK MWA UI Unsur Mahasiswa 2014

Waktu & Tempat

Pelaksanaan

8 dan 9 Maret, Puncak Bogor.


Anggaran Dana Konsumsi: 33 x 5 kali makan x Rp 12.000,- = Rp 1.980.000,-

Tali rafia: Rp 10.000,-

Trashbag: Rp 11.000,-

Obat-obatan: Rp 20.000,-

Tol: Rp 50.000,-

Sewa Villa : Rp 1.500.000,-

Total Rp. 3.571.000,00

Parameter

Keberhasilan

-Dihadiri minimal 75% anggota dream team.

- Disahkannya proker-proker BK MWA UI UM.

Penanggung Jawab Edith Khairani C.

Nama Proker MATA (Motivasi Awal Tahun)

Tujuan Umum Memberikan pembekalan umum kepada dream team agar bersemangat

dalam berkontribusi

Tujuan Khusus Meningkatkan kemampuan dan kecakapan dream team dalah hal

managerial, management konflik, medan dan isu, seperti management

waktu dan kebutuhan-kebutuhan lain disesuaikan dengan hasil assesment

nantinya.

Sifat Internal

Grand Design Motivasi diberikan dalam bentuk talkshow dari beberapa pembicara.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Februari, Aula Pusgiwa.


Anggaran Dana Konsumsi dan kenang-kenangan pembicara: Rp. 100.000,-

Parameter

Keberhasilan

-Dihadiri minimal 75% anggota dream team.

-Setiap peserta dapat menerima materi

Penanggung Jawab Edith Khairani Cresson

Nama Proker Team Mate

Tujuan Umum Medampingi kinerja setiap bidang.

Tujuan Khusus Menjadikan setiap anggota PSDM sebagai perpanjangan tangan program

kerja di tiap-tiap bidang BK MWA UI UM.

Sifat Internal

Grand Design Masing-masing anggota PSDM akan masuk ke satu bidang dan

mendampingi mereka selama masa kepengurusan. Team mate bertanggung

jawab dalam membuat database, membagikan form appraisal dan

menjarkom info mengenai proker-proker psdm yang sedang berjalan

kepada bidang yang di dampinginya.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Sepanjang masa kepengurusan, UI.


Anggaran Dana -

Parameter

Keberhasilan

- Semua bidang mendapatkan info mengenai proker PSDM dari team

mate masing-masing.

Penanggung Jawab Edith Khairani C.

Nama Proker KTT (Konsolidasi Tengah Tahun)

Tujuan Umum Mengadakan pertemuan tengah tahun semua anggota dream team.

Tujuan Khusus Memberikan apresiasi serta hiburan kepada anggota dream team yang telah

berkerja selama 1 paruh tahun.

Sifat Internal

Grand Design Bentuk KTT ini lebih kepada jalan-jalan tengah tahun jika dibandingkan

Konsolidasi Awal Tahun, terdapat diskusi dan games yang bertujuan untuk

mengumpulkan seluruh dream team agar bisa bercengkarama, saling

berbagi, melepas lelah, dan mempererat tali kekeluargaan.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Juni


Anggaran Dana Sewa villa 3 hari: Rp. 3.000.000,-

Konsumsi: Rp 2.000.000,-

Peralatan games dan atk: Rp 100.000,-

Sumber: -.

Rp. 5.100.000,00

Parameter

Keberhasilan

- Dihadiri minimal 50% anggota dream team

Penanggung Jawab Nabila Harahap

Nama Proker Petualangan Dream Team MWA

Tujuan Umum Mengakrabkan anggota dream team.

Tujuan Khusus -Memberikan informasi mengenai progress masing-masing bidang ke

semua anggota dream team.

-Memberikan laporan hasil appraisal.

-Memberikan hiburan ditengah kejenuhan dream team.

Sifat Internal

Grand Design Setiap awal bulan akan diadakan pertemuan anggota dream team yang diisi

dengan suatu kegiatan bersama yang berbeda setiap bulannya tergantung

tema, seperti nonton bareng atau karaoke bareng. Kemudian akan diselingi

dengan laporan tiap bidang mengenai proker atau isu apa yang sedang

mereka tangani. Disini juga akan dibagikan hasil appraisal dan

pengunguman dream staff of the month.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Awal bulan April, Mei,... (tidak termasuk liburan semester)


Anggaran Dana Konsumsi: Rp. 100.000,- setiap bulan.

Parameter

Keberhasilan

-Setiap bulannya dihadiri minimal 1/3 anggota dream team.

-Setiap bidang minimal dihadiri 1 orang perwakilan untuk presentasi.

Penanggung Jawab Fahmy Yusuf

Nama Proker Pendampingan Isu

Tujuan Umum Bounding dan mendampingi setiap tim penanganan isu, baik tim issu,

maupun bersama

Tujuan Khusus -Membangun kekompokan tim penganan isu

-Menjaga kekondusifan kinerja

-Terjalin komunikasi yang lancar

Sifat Internal

Grand Design Akan dibentuk tiga tim kecil yang tiap timnya akan terdiri dari staff

Litbang dan KK. Tiap anggota PSDM kemudian akan mendampingi tiap-

tiap tim selama mereka bekerja.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Maret, UI.

Kerja Lintas Bidang KK dan Litbang sebagai tim isu

Anggaran Dana -

Parameter

Keberhasilan

-Isu yang diberikan berhasil dipenuhi dan sesuai deadline

-Setiap anggota bekerja maksimal

Penanggung Jawab Edith Khairani Cresson

Nama Proker Dream staff of the month

Tujuan Umum Memberikan apresiasi terhadap dream staff yang menunjukan performa

terbaik.

Tujuan Khusus Menunjukan penghargaan terhadap dream staff terbaik dan role model

terhadap dream staff lainnya.

Sifat Internal

Grand Design Penunjukan dream staff of the month dilakukan melalui hasil appraisal dan

rapat bidang PSDM, jika diperlukan dapat pula melalui rekomendasi dari

rapat PI-BPH BK MWA UI UM.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Awal bulan April, Mei .....setiap bulan tidak termasuk hari libur semester.


Anggaran Dana Hadiah: Rp 20.000,- per bulan.

Sumber: -.

Parameter

Keberhasilan

Setiap bulannya terdapat 1 orang yang berbeda sebagai Dream staff of the

month.

Penanggung Jawab Nabila Satira Harahap

Nama Proker Appraisal

Tujuan Umum Menilai performa dream team.

Tujuan Khusus Memberikan laporan dan evaluasi dream teap setiap bulannya.

Sifat Internal

Grand Design Pemberian form penilaian kualitatif secara online kepada seluruh anggota

dream team dan mendengarkan keluh kesah masing-masing anggota team

mengenai BK MWA UI UM.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Akhir bulan Maret, April, Mei,.. setiap bulan tidak termasuk hari libur

semester.


Anggaran Dana Cetak raport untuk laporan: 30 orang x Rp. 1000,- = Rp 30.000,- tiap

bulan.

Sumber: -.

Parameter

Keberhasilan

Minimal 70% anggota dream team mengisi form appraisal.

Penanggung Jawab Nadia

Nama Proker Konsolidasi Akhir Tahun (KAT)

Tujuan Umum Jalan-jalan santai setelah akhir masa kepengurusan.

Tujuan Khusus Memberikan apresiasi serta hiburan kepada anggota dream team yang telah

berkerja selama 1 tahun.

Sifat Internal

Grand Design Jalan-jalan akhir tahun sebagai grand closing dari satu tahun kepengurusan

selama menjadi Dream Team. Di kesempatan ini Dream Team akan

melihat kembali apa yang sudah setahun lalu dilakukan, adapun dilakukan

evaluasi yang bermaksud menjadi saran untuk MWA UI UM 2015 agar

amanat tetap bisa diteruskan. Akan pula dilakukan kegiatan menyenangkan

untuk menjadi pelepasan bagi para Dream Team.


Waktu & Tempat

Pelaksanaan

Februari 2015.


Anggaran Dana Sewa tempat: Rp. 5.000.000,-

Konsumsi 3 hari: Rp 4.500.000,-

Sumber: -.

Parameter

Keberhasilan

Diikuti oleh 50% dream team.

Penanggung Jawab Nadia

I. Grand Design dan Deskripsi Tugas Biro Finance

Biro Finance merupakan bagian dari bidang internal yang bertugas di bawah

komando Sekretaris Jendral BK MWA UI UM. Finance bertanggung jawab dalam mengatur

keuangan BK, selain itu finance memiliki peran yang sangat penting, yaitu sebagai

supporting system dalam hal pendanaan setiap kegiatan BK. Setiap anggota finance

merupakan orang-orang yang memiliki kreatifitas dan keuletan dalam mengatur keuangan

BK sehingga mampu berdaya guna dalam seluruh kegiatan BK MWA UI UM 2014.

Deskripsi kerja Finance sesuai dengan Grand Design BK MWA UI UM 2014 antara lain :

a. Mengatur posisi keuangan BK dan menetapkan langkah keuangan

b. Mencatat anggaran BK selama satu periode kedepan

c. Mencatat arus keluar masuk kas dan membuat laporan keuangan BK per minggu

d. Melakukan fundrising untuk menambah pemasukan BK

e. Melakukan pendampingan dan filtrasi pengeluaran atas berbagai kegiatan BK MWA UI

UM

f. Mengkoordinir uang kas BK MWA UI UM

g. Melakukan tagihan atas honor MWA UI UM setiap rapat

h. Berkoordinasi dengan sekjen

i. Berkoordinasi dengan sekjen dan sekretaris membuat souvenir BK MWA UI UM untuk

BK MWA UI UM

j. Menjadi bagian dari pengurus harian BK MWA UI UM (dream heroes) 2014

k. Membuat laporan evaluasi dan perencanaan per 3 bulan

l. Arahan Strategis Divisi (Operasionalisasi Grand Design BK MWA UI UM 2014)

Visi yang akan dibawa biro Finance pada BK MWA UI UM 2014 adalah

Menciptakan Biro Finance BK MWA UI UM yang profesional, kreatif dan inovatif sehingga

mampu berdaya guna dalam seluruh kegiatan BK

Sebagai sumber keuangan BK MWA UI UM, finance harus profesional dan memiliki strategi

yang baik dalam mengatur keuangan terutama dalam hal pengeluaran, sehingga tercipta

anggaran yang tepat, efektif dan efisien. Selain itu biro finance harus kreatif dan inovatif

dalam melakukan kegiatan fundrising, sehingga kegiatan fundrising tersebut dapat

memberikan pemasukan yang optimal namun kegiatan yang dilakukan tidak menjadi beban

bagi seluruh anggota BK MWA UI UM 2014.

Sesuai dengan misi BK MWA UI UM 2014 yaitu MWA memiliki BK yang profesional

dan optimal dalam menjalankan fungsinya finance melalui proker-prokernya akan bekerja

seprofesional mungkin dengan mengerahkan seluruh anggota BK MWA UI UM 2014 agar

tercipta hasil yang optimal dan berdaya guna dalam seluruh kegiatan BK MWA UI UM 2014.

Dengan kerja sama dari seluruh anggota BK MWA UI UM diharapkan pula terciptanya

kedekatan dan keakraban antar anggota.

I. Program

Nama Proker Garage Sale

Tujuan Umum Mensupport financial BK MWA UI UM 2014

Tujuan Khusus Membentuk rasa tanggung jawab tim BK MWA UI UM 2014

Sifat Penting

Sasaran Masyarakat umum

Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

Garage Sale I : Maret-Mei

Garage Sale II : September-November

di Kutek


Biaya dan Sumber

Pendanaan

0

Estimasi Profit 1.500.000,00

Parameter

Keberhasilan

Menjual 300 potong baju dalam setiap garage sale dengan estimasi

pendapatan RP.1.500.000,-

Penanggung Jawab Elita

Nama Proker MWAs Product

Tujuan Umum Mensupport financial BK MWA UI UM 2014 melalui produk yang

menarik dan profitable

Tujuan Khusus Memperkenalkan MWA kepada seluruh stakeholder UI

Sifat Penting

Sasaran Stakeholder UI

Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

Juni 2014 di tempat-tempat strategis UI ( pasar barel, koperasi

mahasiswa, melalui anggota MWA secara personal, media

sosial/online shop dan event-event UI )

Biaya dan Sumber

Pendanaan

600.000,00 dari Kas BK MWA

Estimasi Profit Rp. 800.000,00

Parameter

Keberhasilan

Setiap jenis MWAs product terjual @30 buah

Penanggung Jawab Elita dan Andini

Nama Proker MWAs Atribut

Tujuan Umum Sumber pemasukan tambahan yang berasal dari internal pengurus

BK MWA UI UM 2014

Tujuan Khusus Sebagai icon, identitas lembaga dan keseragaman atribut internal

pengurus BK MWA UI UM 2014

Sifat Penting

Sasaran Anggota BK MWA UI UM 2014

Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

Polo shirt : Juni- Agustus

ID Card dan emblem : Juli

Sumber Dana Uang Pribadi Anggota BK MWA

Estimasi Profit 500.000,00

Parameter

Keberhasilan

Semua anggota BK MWA UI UM 2014 membeli MWAs atribut


Nama Proker Finance Goes To Event UI


Tujuan Khusus Memperkenalkan MWA kepada mahasiswa/I UI melalui event-

event UI

Sifat Penting

Sasaran Masyarakat umum

Sumber daya 0

Estimasi Profit 700.000,00

Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

September - Oktober


Nama Proker Fund Watching


Tujuan Khusus Membentuk rasa tanggung jawab dan kebersamaan tim BK MWA

UI UM 2014 serta menambah wawasan masing-masing individu

Sifat Penting

Sasaran Stakeholder UI

Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

Dilaksanakan dua bulan sekali dalam satu tahun kepengurusan

Tempat :

Kerja Lintas BIdang

Sumber Penadanaan

dan Biaya

0

Estimasi Profit Rp. 600.000/nonton

Parameter

Keberhasilan

Diikuti minimal 5 (lima) orang dari tim BK MWA UI UM 2014

Penanggung Jawab Elita dan Andini

Terlampir

- Rancangan Anggaran

- Lini masa BK MWA UI UM 2014

Lampiran I

Rancangan Anggaran

Divisi Keterangan Waktu

Pelaksanaan

Kuantitas

Pelaksanaan

Estimasi Anggaran

Kajian

Kebijakan

Kajian RKA UI

dan Tata

Maret, Juni, dan

Oktober

November

3 Rp. 300.000,00

Kajian

Kebijakan

Diskusi

Kebijakan

Kampus

Rutin / 2 Minggu

selama

kepengurusan

10 Rp. 1.000.000,00

Kajian

Kebijakan

Reposisi Sikap

MWA UI UM

Maret 1 Rp. 100.000,00

Kajian

Kebijakan

Kajian mengenai

Biaya

Pendidikan dan

Beasiswa

April Mei 1 Rp. 400.000,00

Litbang Analisis SWOT

MWA UI UM

2014

Februari dan

Maret

2 Rp. 200.000,00

Litbang Analisis Simpul

Massa

Februari 1 Rp. 50.000,00

Litbang Survei Citra

MWA UI UM

Mei dan

Desember

1 Rp. 250.000,00

Litbang Profiling Calon

Rektor

Mei-Juli 1 Rp. 500.000,00

Litbang Survei Ideal

Rektor Versi

Mahasiswa

Maret-April 1 Rp. 500.000,00

Litbang Analisa 100 Hari

Rektor

Desember 1 Rp. 300.000,00

Humas Grand

Launching

Maret 1 Rp. 4.000.000,00

Humas Kunjungan

Kelembagaan

April 14 Rp. 1.400.000,00

Humas Publikasi via

Media Sosial

Sepanjang

kepengurusan

Rp. 100.000,00

Media Penuansaan Sepanjang

kepengurusan/me

ngikuti isu

kebijakan

10 Rp. 6.000.000,00

Media Website Rp. 2.000.000,00

Media Bulletin April, Oktober,

Desember

3 x 30 Rp. 9.000.000,00

Media Workshop Maret 1 Rp. 2.000.000,00

Media Film MWA Di sepanjang

kepengurusan

Rp. 1.500.000,00

PSDM Konsolidasi /

Rapat Kerja

Maret dan Juli Rp. 7.100.000,00

PSDM Motivasi Awal

Tahun

Februari 1 Rp. 100.000,00

PSDM Petualangan

Dream Team

Setiap bulan

sepanjang

kepengurusan

8 Rp. 800.000,00

PSDM Dream Staff Of

The Month

Setiap bulan

sepanjang

kepengurusan

9 Rp. 180.000,00

PSDM Appraisal 9 Rp. 270.000,00

PSDM Konsolidasi

Akhir

Kepengurusan

Januari 2015 1 Rp. 9.500.000,00

Tim Finance Modal 1 Rp. 2.000.000,00

TOTAL Rp. 49.550.000,00

PROPOSAL RANCANGAN KERJA ANGGARAN

BADAN KELENGKAPAN MAJELIS WALI AMANAT

UNIVERSITAS INDONESIA UNSUR MAHASISWA

TAHUN 2014

DEPOK

UNIVERSITAS INDONESIA

MARET 2014

I. Pendahuluan

Setelah melewati perjalanan panjang selama lebih dari satu dekade, UI pada 2013 akhirnya menemui kejelasan hukum. Kejelasan hukum tersebut adalah PTN BH (Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum) yang secara legal memberikan UI status sebagai lembaga perguruan tinggi otonom.

Kewenangan UI sebagai suatu badan otonom yang berbadan hukum, dapat dikatakan sebagai bentuk dahulu yang diperbaharui dengan ketegasan dan batasan melalui UU Pendidikan Tinggi. Sejarah panjang mencatat, bahwa melalui pasal 16 PP Nomor 152 Tahun 2000 UI berstatus sebagai Badan Hukum Milik Negara. Status BHMN yang diemban pada tahun 2000 melahirkan -untuk kali pertama- badan Majelis Wali Amanat. Badan ini memprakarsai sebagai organ tinggi di UI dan masing-masing 6 perguruan tinggi lainnya. Badan ini mendudukkan fungsi DPR dan yudikatif di dunia kampus.

Dewasa kini, MWA UI seperti lahir kembali, lebih lengkap dan lebih siap dengan landasan yang jelas pada Statuta UI. Produk otonomi yang diamanahkan oleh UU PT. Dalam pasal 1 BAB Ketentuan Umum, dikatakan bahwa MWA adalah organ UI yang menyusun dan menetapkan kebijakan umum UI, mengangkat, menilai, dan memberhentukan rektor, serta mengesahkan hal-hal seperti Rencana Pembangunan Jangka Panjang, Renstra, dan RKA UI. Fungsi tersebut di emban oleh 17 orang terpilih dari 6 unsur yang terdiri dari menteri, rektor, 7 wakil dosen, 6 wakil masyarakat, 1 wakil tenaga kependidikan, dan 1 orang mahasiswa.

Melihat fungsi dan peran MWA yang strategis di UI, terdapat diantaranya satu orang perwakilan mahasiswa. Perwakilan tersebut mewakili setidaknya kurang lebih 52000 mahasiswa yang menyumbang dalam pemasukan terbesar Dana Masyarakat UI. Dengan kuantitas, dan kontribusi tersebut, otomatis menjadikan mahasiswa sebagai stake holder terbesar di UI. Peranannya tidak lagi menjadi objek, malainkan subjek yang harus turut berperan dalam memperjuangkan kepentingan dirinya (baca: mahasiswa) dan bersama dengan unsur lain turut ambil peran dalam mamajukan UI.

Satu orang perwakilan mahasiswa dengan peran strategis MWA sontak menjadikan MWA UI Unsur Mahasiswa --sebagai satu-satunya corong paling strategis dan powerfull di UImenjadi tumpuan ribuan mahasiswa dalam menyampaikan aspirasi. Selain hal tersebut, MWA UI UM kemudian menjadi orang yang seyogyanya mewakili dan merupakan representative mahasiswa dalam setiap tindak, pendapat dan kecenderungan pengambilan keputusan di forum MWA.

Melihat konteks dan tugas dari MWA UI UM, MWA UI UM memerlukan supporting system untuk mendukung oprimalisasi kinerja MWA UI UM. Supportyng system tersebut merupakan tim ahli yang akan bertugas sebagai kepanjangan tangan MWA UI UM, baik dalam menjaring dan merumuskan aspirasi, maupun bertindak lebih jauh sebagai perumus rekomendasi dan strategi terhadap isu, masalah maupun rancangan kebijakan yang akan disyahkan dan MWA UI UM perjuangkan di rapat dan forum MWA UI.

Supportyng system tersebut adalah Badan Kelengkapan MWA UI UM atau disingkat BK MWA UI UM. Badan kelengkapan ini bekembang menjadi sebuah organisasi, yakni orang-orang yang berkumpul dan bersistem untuk mencapai satu tujuan. BK MWA UI UM ini mempunyai visi, misi, dan grand design tersendiri yang semata-mata merupakan bentuk penjabaran dalam usaha mengoptimalisasi peran MWA UI UM sebagai perwakilan di forum MWA, baik dalam rangka fungsi representasi, informasi, pelayanan, maupun advokasi.

II. Visi dan Misi BK MWA UI UM

Organisasi terlepas dari formal ataupun tidak, perlu memiliki visi dan misi guna pembahasaan dari tujuan bersama organisasi. Visi dipahami sebagai suatu kondisi ideal BK MWA UI UM di akhir periode kepengurusan, sedangkan misi sebagai langkah-langkah untuk mencapai kondisi ideal tersebut.

Melihat kebutuhan yang terjadi dilapangan, BK MWA UI UM harus bertindak tepat guna sesuai porsi, dalam artian peran difokuskan pada pemenuhan kebutuhan forum MWA dan mahasiswa sebagai konstituen. BK MWA UI UM tidak akan muncul sebagai suatu badan yang mengebiri badan kemahasiswaan lain (BEM maupun DPM), melainkan meng-katalis kolaborasi diantara badan-badan tersebut guna gerakan yang lebih tepat guna bagi kesejahteraan mahasiswa dan kemajuan UI. MWA UI UM adalah ujung tombak bagi advokasi kebijakan terkait kemahasiswaan di Universitas Indonesia.

Atas dasar tersebut, visi BK MWA UI UM adalah;

Badan Kelengkapan MWA UI UM Ada dan Berdaya Guna untuk Mahasiswa Universitas Indonesia

Badan kelengkapan sebagai bagian dari MWA UI Unsur Mahasiswa merupakan bagian penting yang dapat menjaring, mengolah dan menyampaikan aspirasi dari mahasiswa dalam proses pembuatan kebijakan strategis universitas di tingkat rapat MWA UI. Semua proses tersebut merujuk pada adanya kehadiran BK MWA UI UM sebagai badan yang membantu MWA UI UM. Ada dimaksudkan pada eksistensi BK MWA UI dalam mendorong efektifitas dan optimalisasi kinerja MWA UI UM di forum MWA UI dan mahasiswa pada umumnya. Eksistensi tersebut diwujudkan dalam kualitas diri, baik secara organisasi maupun kajian yang dapat dipertanggungjawabkan dan ditransparansikan kepada publik.

Eksistensi BK MWA UI UM diukur kemudian dari keberdayagunaan lembaga terhadap MWA UI UM. Berdaya guna berarti menjalankan tugas dengan baik, dan mampu mendatangkan hasil dan kebermanfaatan bagi MWA UI UM dan lebih luas kepada mahasiswa. BK MWA UI mampu mendayakan MWA UI UM agar mampu berperan optimal dalam memperjuangkan kepentingan mahasiswa di tataran forum tinggi MWA UI.

Visi tersebut kemudian dapat tercapai dengan adanya misi sebagai panduan langkah-langkah dan kerangka dasar untuk menjalankan aktivitas BK MWA UI UM. Misi terserbut dijabarkan dalam lima point:

1. Badan Kelengkapan yang profesional dan optimal dalam menjalankan fungsinya

2. BK MWA UI UM yang aktif menjaring aspirasi mahasiswa

3. BK MWA UI UM yang melibatkan mahasiswa dalam proses pembuatan kebijakan

4. BK MWA UI UM yang terbuka, informatif dan efektif berkoordinasi dengan lembaga kemahasiswaan se-UI

5. BK MWA UI UM yang optimal dalam pengawalan isu strategis dan aspirasi mahasiswa

MWA yang memiliki BK profesional dan optimal dalam menjalankan fungsinya. Peran dari Badan Kelengkapan (BK) MWA UI adalah sebagai badan pendukung MWA UI UM dalam menjalankan fungsinya sebagai perwakilan mahasiswa dalam forum MWA UI. Fungsi tersebut dioperasionalisasikan ke dalam kegiatan penjaringan aspirasi mahasiswa, pengolahan, dan penyampaian aspirasi di forum MWA UI UM. Keputusan di forum MWA UI akan ditindaklanjuti dan disosialisasikan kepada mahasiswa dengan dan atas bantuan dari BK MWA UI. Atas mendasar tersebut, performa dari BK MWA UI tentu akan sangat mempengaruhi performa MWA UI UM. BK MWA UI UM merupakan kepanjangan tangan MWA UI UM yang harus mampu bertindak professional, dalam artian memiliki kemampuan khusus (core competence) sesuai dengan masing-masing bidang yang terdapat dalam BK MWA UI UM. Dalam kinerjanya, BK MWA UI UM senantiasa optimal dan bekerja dengan baik. Optimal merujuk pada kinerja yang dapat memaksimalkan kesempatan dan ketercapaian target yang direncanakan.

BK MWA yang aktif menjaring aspirasi mahasiswa. Data dan fakta akan sangat mempengaruhi kredibilitas dan pengaruh MWA UI UM di forum MWA UI. Hal ini akan berdampak signifikan terhadap ketercapaian kepentingan mahasiswa pada umumnya. Untuk itu, menimbang mahasiswa sebagai stake holder terbesar di UI, penjaringan aspirasi mahasiswa menjadi sangat penting dilakukan untuk kemudian diolah menjadi data yang valid. Dari aspirasi tersebut diharapkan dapat terpetakan kebutuhan dan atau masalah yang terjadi dan dirasakan mahasiswa. BK MWA UI UM berkomitmen untuk aktif dalam penjaringan suara mahasiswa, terutama dalam input dan penindaklanjutan isu-isu startegis yang menyangkut kepentingan mahasiswa. Dalam teknis lapangan, BK MWA UI UM mengedepankan efektifitas dan ketepatan sasaran dalam menjaring aspirasi. Penjaringan dapat dilakukan melalui forum Lembaga Eksekutif, Forum Lembaga Legislatif, UKM dan mahasiswa langsung. Aspirasi-aspirasi tersebut akan disampaikan di forum MWA UI dan atau dalam kondisi tertentu disampaikan kepada pihak yang bersangkutan.

BK MWA UI UM yang melibatkan mahasiswa dalam proses pembuatan kebijakan. Unsur Mahasiswa di dalam MWA merupakan representasi sekaligus perwakilan mahasiswa untuk mengambil kebijakan di dalam forum MWA. Forum MWA adalah forum legal yang mempunyai kewenangan legislative dan yudikatif di UI. Mahasiswa yang diwakilkan atas kepentingan di beberapa bidang (keilmuan, olahraga, seni, kerohanian) mendapat perhatian dan porsi keterlibatan dalam proses pembuatan kebijakan. Porsi tersebut diejawantahkan melalui diskusi yang dilakukan sebelum pengambilan kebijakan di forum MWA UI. Diskusi tersebut dapat dilakukan kepada mahasiswa secara efektif dan efisien, baik secara personal/kultural maupun secara kelembagaan/structural. Dengan demikian, sikap MWA UI UM merupakan sikap mahasiswa secara umum dan bukan merupakan sikap pribadi. Hal ini akan menguatkan legitimasi dan bergaining position di forum MWA.

BK MWA yang terbuka, informatif, dan efektif berkoordinasi dengan lembaga kemahasiswaan se-UI. MWA UI UM merupakan jembatan bagi mahasiswa untuk menyampaikan berbagai aspirasinya ke tataran forum kebijakan UI, dan bagi MWA UI untuk informasi-informasi strategis yang menyangkut kepentingan mahasiswa dan UI pada umumnya. Untuk memaksimalkan alur dan fungsi tersebut, BK MWA UI UM tidak akan berdiri sendiri, melainkan berkoordinasi efektif dengan lembaga kemahasiswaan se-UI sebagai representative mahasiswa per bidang. Efektif disini merujuk pada ketercapaian mufakat, baik dalam hal aspirasi yang disampaikan maupun lebih jauh pada keputusan. BK MWA UI UM akan menjalin hubungan yang terbuka baik secara internal maupun kegiatannya dalam pengawalan dan penyikapan isu. Keterbukaan tersebut dimanifestasikan dalam kerja sama secara Ad Hoc dengan lembaga maupun perseorangan dalam memaksimalkan setiap fungsi BK MWA UI UM dan perencanaan strategis satu periode ke depan. Selain itu secara internal ditunjukkan dengan adanya laporan dan atau catatan pengabdian BK MWA UI yang tertuang di dalamnya segala aktifitas ke-MWA UI UM-an, dan laporan keuangan. Selanjutnya, adapun BK MWA UI UM akan bertindak seinformatif mungkin dalam menyampaikan hal-hal terkait agenda MWA UI, terutama terkait hal-hal yang menyangkut kepentingan strategis mahasiswa.

BK MWA UI UM yang optimal dalam pengawalan isu strategis dan aspirasi mahasiswa. BK MWA UI UM sebagai badan kelengkapan fokus untuk memberikan amunisi. MWA UI UM dalam konteksnya merupakan representative dari BK MWA UI UM, terutama atas keterkaitannya dengan setiap kebijakan yang disuarakan dan atau diambil MWA UI. BK MWA UI memberikan input data yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan untuk kemudian dikaji dan diintepretasikan secara objektif. Riset dan kajian yang matang menjadi kunci BK MWA UI UM dalam menyiapkan amunisi secara penuh bagi MWA UI. BK MWA UI UM harus optimal, dalam artian memaksimalkan kesempatan dan menyiapkan secara matang amunisi MWA UI UM tersebut, dan optimal pula dalam pengawalan isu dan aspirasi yang berkembang.

III. Struktur BK MWA UI UM

Struktur merupakan pengertian organisasi secara statis. Bentuk dan rekaan struktur menggambarkan mengenai sistem dan mekanisme kerja di dalam tubuh organisasi. BK MWA UI UM dalam konteksnya di periode ini sadar benar akan konsep structure follow function. Struktur merupakan produk dari perjalanan panjang analisa SWOT, analisa pekerjaan (job analisys) dan job description yang merupakan penjabaran dari pekerjaan-pekerjaan teknis yang harus dilakukan guna ketercapaian misi dan visi. Struktur BK MWA menganut prinsip efisiensi dan bentuk flat, dalam artian mengoptimalkan deskripsi kerja pada sumber daya, dan tidak hirarkies. Efisiensi ini terbukti dari reduksi anggota BK MWA UI UM menjadi 33 orang. Jumlah yang tidak besar jika dibandingkan pada 3 tahun terakhir yang mencapai kurang lebih 50 orang, Sementara bentuk yang tidak hierarkis disesuaikan dengan kebutuhan organisasi yang fleksibel dalam menghadapi lingkungan organisasi yang dinamis.

Berikut struktur organisasi BK MWA UI UM,

BK MWA UI UM 2014 dipimpin oleh Sekretaris Jenderal atas koordinasi dengan MWA UI UM. BK MWA UI UM terdiri atas Biro (Bidang Internal Organisasi) dan Divisi. Biro didasarkan pada kebutuhan internal organisasi untuk dikelola dan dikembangkan sebagaimana prinsip organisasi pada umumnya. Biro ini terdiri dari PSDM yang fokus pada pengelolaan anggota organisasi, sekretaris yang berfokus pada administrasi, dan inventarisasi, dan bendahara atau disebut juga tim finance yang bertugas untuk merencanakan, mencari, dan mengelola keuangan BK MWA UI UM.

Pembagian divisi di BK MWA UI UM dibuat berdasar konsep sederhana sistem politik. Sistem tersebut memuat input, proses, dan ouput. Secara sederhana input berupa data akan diolah dan intepretasi oleh Divisi Litbang. Hasil olahan input tersebut kemudian akan di proses oleh Divisi Kajian hingga melahirkan sikap tertentu. Sikap ini akan dipoles oleh Divisi Komunikasi dan Informasi agar dapat dengan mudah dicerna dan dipahami publik. BK MWA UI UM sadar benar bahwa data menjadi bagian yang sangat krusial dalam pengkajian dan penyikapan isu dan kebijakan, karena itu BK MWA UI UM berkomitmen untuk selalu berangkat dari data.

IV. Deskripsi Tugas BK MWA UI UM

A. MWA UI UM

Untuk MWA UI UM, deskripsi tugas didasarkan pada UUD IKM yang kemudian dilengkapi dengan tugas lainnya menyesuaikan dengan rencana BK MWA UI UM.

a. melakukan fungsi pelayanan dan advokasi mahasiswa di bidang akademik dan nonakademik sesuai dengan wewenang Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia;

b. melakukan koordinasi dengan seluruh lembaga kemahasiswaan di Ikatan Keluarga Mahasiswa Universitas Indonesia;

c. menjaring aspirasi dari mahasiswa Universitas Indonesia yang kemudian diolah dan diperjuangkan dalam rapat Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia;

d. memberikan informasi kebijakan Majelis Wali Amanat UI yang bersifat terbuka kepada mahasiswa;

e. mewakili mahasiswa dalam pemberian pendapat dan pengambilan keputusan di Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur Mahasiswa; dan

Tambahan tugas MWA UI UM di dalam badan kelengkapan MWA UI UM adalah:

a. Merupakan bagian dari pengurus inti (dream leader) BK MWA UI UM 2014

b. Merupakan pemegang keputusan tertinggi di BK dan bertanggung jawab penuh atas semua aktivitas BK

c. Berhak menentukan dan memberhentikan penanganan isu dan kebijakan kampus yang dibahas oleh BK MWA UM

d. Berhak memberhentikan anggota BK MWA UI UM

e. Membawahi langsung penanganan Isu bersama yang meliputi Pilrek, Pasca Pilrek, dan Kajian Umum Statuta dan RKAT berkoordinasi langsung dengan Sekjen BK

f. Bersama dengan sekjen mendampingi semua proses input, proses, dan output isu/kebijakan yang termanifestasikan dari kinerja litbang, kajian, dan KKI

g. Bersama dengan sekjen membentuk tim POKJA, kerja sama, dan atau pendamping untuk isu PILREK, dan PASCA PILREK

h. Menjalin hubungan baik dan terbuka dengan seluruh stakeholder (Semua unsur kelembagaan kemahasiswaan UI, MWA Unsur Lain, Rektorat UI, dan Dekanat Fakultas)

i. Melaporkan agenda MWA UM kepada Sekjen dan mentaati agenda yang sudah diterima dan dijadwalkan Sekjen

j. Tidak berhak untuk memutuskan agenda dan atau kehadiran pada undangan tertentu, terkceuali rapat mendadak MWA

k. Menjadi subjek Humas, dan wajib mentaati instruksi Humas dalam rangka branding dan citra MWA UI UM

l. Memegang komando penuh dengan Divisi Litbang dan Kajian


B. Sekretaris Jenderal

a. Merupakan pembantu umum dari MWA UI UM dalam menjalankan fungsinya sebagai perwakilan mahasiswa

b. Merupakan bagian dari pengurus inti (dream leader) BK MWA UI UM

c. Memegang koordinasi penuh dalam kepengrusan rumah tangga BK MWA UI UM

d. Membuat sistem yang efisien dan fleksibel di BK MWA UI UM dalam rangka merespon isu dan kebijakan kampus

e. Mengkoordinir pembuatan SOP terkait kesekretariatan, mekanisme pengkajian isu dan ke-media-an.

f. Memegang komando untuk bidang internal (biro) BK MWA UI UM yang terdiri atas keuangan, PSDM, dan sekretaris

g. Melakukan pendampingan dan koordinasi dengan Divisi Litbang, Kajian, dan KKI dalam sistem pengolahan isu/kebijakan

h. Melakukan konfirmasi atas rancangan output kajian dari tim Media BK MWA UI UM

i. Bersama dengan MWA UI UM membentuk tim POKJA, kerja sama, dan atau pendamping untuk isu PILREK, dan PASCA PILREK

j. Bersama sekretaris dan bendahara bertanggung jawab atas inventarisir data dan membuat laporan pengabdian BK MWA UI setiap bulannya

k. Mengkoordinir persiapan rapat MWA di tataran BK MWA UI UM dengan optimalisasi litbang dan kajian

l. Mengkoordinir pengolahan, pembahasan, dan pengkajian hasil rapat MWA di tataran BK

m. Merancang dan memfilter agenda MWA UI UM dan BK MWA UI UM (lini masa BK MWA)

n. Menginformasikan agenda BK MWA UI UM setiap minggunya kepada seluruh anggota BK

o. Bersama dengan PSDM bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan organisasi yang nyaman dan kosntruktif dalam pengembangan kapasitas personal dan pemenuhan ekspetasi anggota BK MWA UI UM

p. Berhak untuk melakukan restrukturisasi organisasi apabila situasi terlampau dinamis

q. Bersama dengan KKI, turut merumuskan dan mendorong citra MWA UI UM dan MAJU dengan melakukan branding dan eval citra per 2 bulan

r. Merumuskan strategi organisasi (analisis SWOT) dalam mencapai posisi yang strategis diantara stakeholder MWA UI U

s. Bersama Tim Keuangan mendorong terciptanya transparansi keuangan di BK dengan adanya laporan keuangan per minggu

t. Mewakili MWA UI UM apabila MWA UI UM berhalangan hadir

u. Menjadi pemegang keputusan utama apabila MWA UI UM Berhalangan atau dengan kondisi tertentu tidak dapat memutuskan

v. Membawahi langsung penanganan Isu Tim

w. Mengkoordinir musyawarah kerja BK MWA UI UM 2014

C. Grand Design dan Deskripsi Tugas Divisi Kajian

Divisi Kajian Kebijakan di BK MWA UI UM adalah divisi yang khusus membahas isu dan masalah pendidikan tinggi dalam kerangka kebijakan, khususnya dalam lingkup Universitas Indonesia. Divisi Kajian Kebijakan BK MWA UI UM Tahun 2014 mempunyai visi untuk menghasilkan kajian yang kritis dan solutif. Kritis adalah cara pandang kami dalam melihat isu dan masalah di UI, perhatikan sebab, akibat, aktor dan sasaran kebijakan. Solutif adalah cara kami membawa aspirasi mahasiswa UI dalam proses perumusan, pengimplementasian, hingga evaluasi kebijakan.

Deskripsi kerja Divisi Kajian Kebijakan adalah merumuskan isu dan masalah kebijakan kampus, mendiskusikan dengan asumsi awal untuk mendaftar data-data apa yang diperlukan, mendiskusikan kembali setelah data-data didapatkan, membuat tulisan tentang isu dan masalah kebijakan, membahas agenda dan hasil rapat MWA UI, membuat release hasil rapat MWA UI untuk ditransparansikan ke publik, mendiskusikan isu dan masalah kebijakan kampus ke lembaga-lembaga mahasiswa lainnya, serta menentukan sikap dan posisi MWA UI UM untuk suatu isu dan masalah kebijakan.

Deskripsi Tugas

a. Merupakan pusat gerakan BK MWA UI UM dalam penanganan isu

b. Kepala KK menjadi bagian dari pengurus inti BK MWA UI UM 2014

c. Anggota kajian menjadi bagian dari pengurus harian BK MWA UI UM 2014

d. Menjadi penopang 'proses' dalam sistem penanganan isu, berupa proses pengkajian input dari Litbang

e. Mengkaji isu yang telah direncanakan melalui kerja samanya dengan litbang di tim isu dan isu bersama

f. Untuk tim isu, tim kajian dibagi menjadi 4 tim bersama dengan litbang dan psdm dengan fokus isu tim masing-masing

g. Untuk isu bersama tim kajian menjadi motor dari pengkajian isu PILREK, Pasca PILREK, general statuta, RKAT, dan hasil rapat rutin MWA

h. Berhak untuk mengusulkan mengenai isu-isu yang akan dibawa/ditangani oleh BK MWA UI UM kepada MWA UI UM selama kepengurusan berlangsung

i. Berada dibawah komando MWA UI UM dalam penanganan isu-isu yang ditentukan

j. Dibawah koordinasi MWA UI UM, dan sekjen, KK bersama litbang membentuk POKJA untuk penanganan isu PILREK yang terbagi menjadi 4 tim

k. Menyerahkan hasil kajian ke KKI paling lambat H-5 timeline BK MWA UI UM untuk publikasi

l. Terbuka dalam melakukan kerja sama kajian dengan berbagai pihak

m. Sena

Rka Bk Mwa Ui Um 2014 - Revised

Documents

Transcript of Rka Bk Mwa Ui Um 2014 - Revised