RIJNBRINK

"ALS ONZE KLANT LACHT, LACH IK OOK"

2 RIJNBRINK

Rijnbrink is de provinciale ondersteuningsinstelling voor de Bibliotheken

in Overijssel en Gelderland. Het ondersteunt Bibliotheken bij inhoudelijke

onderwerpen op het gebied van educatie, cultuur en samenleving én

biedt een volledig pakket van ondersteuningsmogelijkheden op het

gebied van bedrijfsvoering. Bibliotheken zijn de afgelopen jaren meer

gaan samenwerken.

De Bibliotheek verandert; er is een beweging ingezet ‘van collectie naar

connectie’. Lezingen, podiumkunsten en TaalPunten hebben bijvoorbeeld

hun intrede gedaan. Maar ook allerlei educatieve activiteiten zoals iPad-

workshops of ondersteuning bij het invullen van belastingaangiftes.

Rijnbrink ondersteunt niet alleen de 45 Bibliotheken in Gelderland en

Overijssel, maar ook scholen en culturele instellingen. Rijnbrink biedt

ondersteuning vanuit twee invalshoeken: inhoudelijk op de onderwerpen

educatie, cultuur en samenleving en vanuit een volledig pakket van advies-

en ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van de bedrijfsvoering.

De totale organisatie telt ongeveer 150 medewerkers, verdeeld over

vestigingen in Arnhem en Nijverdal.

OVER RIJNBRINK

3 RIJNBRINK

DE UITDAGINGEN 4 710

INHOUDSOPGAVE

MARKT- BENADERING

FUNCTIONEEL BEHEER

11OVER AFAS

4 RIJNBRINK

Rijnbrink is een organisatie die op meerdere borden schaakt. Het heeft

vanzelfsprekend haar eigen bedrijfsvoering, maar verzorgt deze ook voor

haar Bibliotheken en andere klanten. En dat inclusief ERP-

functionaliteiten, die Rijnbrink in vergaand gestandaardiseerde vorm aan-

biedt. “Klanten hoeven alleen maar in te loggen.”

Jan Hansma werkt sinds 1999 bij Rijnbrink en houdt zich als project-

manager Bedrijfsbureau bezig met procesmanagement en automatisering.

Niet alleen voor Rijnbrink zelf, maar ook voor haar klanten. Hans de Zwart

trad eind 2014 bij Rijnbrink in dienst als teammanager Beheer Bedrijfs-

voering. In die functie is hij verantwoordelijk voor de kwaliteit van

dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering. Op de IT-afdeling

houden twee medewerkers zich bezig met het ERP-systeem.

DE UITDAGINGEN

"DRIE OVERWEGINGEN SPELEN EEN CRUCIALE ROL: IS HET HAALBAAR, IS HET

BETAALBAAR EN IS HET PLANBAAR?”

5 RIJNBRINK

OP WEG NAAR ÉÉN GEÏNTEGREERD SYSTEEM Rijnbrink werkte in eerste instantie alleen met de personeels- en

de salarisadministratie van AFAS. In deze oude situatie was er

zowel een automatiseringsomgeving voor de eigen organisatie als

voor klanten. Na de fusie van de Provinciale Ondersteuninginstellingen

van Gelderland en Overijssel zat Rijnbrink ineens met allemaal

verschillende systemen. “Toen in 2010 het contract met de partij die

onze HR- en salarisadministratie verzorgde afliep, moesten we op zoek

naar een nieuwe oplossing. Dat moment markeert het begin van de

weg naar een compleet geïntegreerd systeem”, legt Hans de Zwart uit.

“We werkten op dat moment met twee verschillende ERP-systemen”, vult

Jan Hansma aan. “Dat onze toekomst bij een van die twee systemen en dus

bij ERP zou liggen, was op voorhand redelijk duidelijk. Maar welke het zou

worden was niet helder. Uiteindelijk hebben we alle plussen en minnen op

een rijtje gezet en goed gekeken wat het beste aansloot bij onze klanten

en uiteraard naar wat dit onder de streep aan kosten zou opleveren. Toen

rolde AFAS als beste uit de bus.” Opmerkelijk genoeg maakte Rijnbrink

voor de financiële administratie tot 2016 nog gebruik van een ander pakket.

Rijnbrink besloot dat deze situatie niet langer wenselijk was en het pakket

werd uitgefaseerd.

"ONZE DOELSTELLING IS HET EFFICIËNT EN EFFECTIEF MANAGEN

VAN DIGITALE WERKSTROMEN”

6 RIJNBRINK

LOKAAL RENDEMENT GENEREREN Wat opviel toen Rijnbrink overstapte op een geïntegreerd ERP-systeem,

was dat de financiële administratie daarbuiten bleef. De Zwart: “Dat had

onder andere te maken met enkele wisselingen van de wacht in onze

organisatie. Op een gegeven ogenblik diende de situatie zich aan

om de kosten en mogelijkheden weer te evalueren. Toen was het pleit

snel beslecht.” Hansma: “Een klant die voor het ziekteverzuim en de

huisvestingskosten gebruik maakt van twee pakketten, dat is niet

handig. Dan praat je over dubbele kosten en voor de ondersteuning heb

je twee applicatiebeheerders nodig. De Zwart: “Onze doelstelling is het

zo efficiënt en effectief managen van de digitale werkstromen zodat we

meer voor onze klanten kunnen doen voor dezelfde prijs. Met digitale

werkstromen zetten we in op het automatiseren van het saaie inklopwerk.

Het gaat allemaal sneller, het is minder arbeidsintensief en het leidt tot

minder fouten.”

7 RIJNBRINK

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

Rijnbrink ondersteunt Bibliotheken en organisaties met drie

medewerkers, maar ook met 250 medewerkers. Ze biedt onders-

teunende adviserende mogelijkheden op het gebied van HRM, Finan-

cieel en soms ook CRM modulegewijs. Hierin levert Rijnbrink full service,

inclusief het functioneel beheer. Een Bibliotheekmedewerker hoeft alleen

maar in te loggen om de functionaliteit te kunnen gebruiken.

De Zwart: “In onze dienstverlening spelen drie overingen een

cruciale rol: is het haalbaar, is het betaalbaar en is het planbaar? We bieden

Bibliotheken een standaardpakket dat zoveel mogelijk al aan haar

wensen voldoet. Het gevaar van maatwerk bieden is dat de beheerkosten

groeien en we niet aan de verwachtingen kunnen voldoen.” Hansma:

“InSite laat Bibliotheken duidelijk hun voordeel zien. Ze zagen dat het hun

meteen een voorsprong gaf.” De Zwart: “Dat Bibliotheken hun eigen huisstijl

behouden in het systeem, viel meteen goed in de smaak. AFAS biedt een

model aan, dat wij per klant kunnen inrichten. Hierdoor kunnen we de stijl

van de Bibliotheek of organisatie behouden. Ik vergelijk het graag met een

auto: de basis is hetzelfde, maar de uitvoering verschilt.” Hansma: “Dank-

zij deze vergaande mate van standaardisatie kunnen wij klanten binnen

twee weken implementeren.”

MARKTBENADERING

8 RIJNBRINK

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

ONTWIKKELEN VAN HET JUISTE LANDSCHAPHansma: "OutSite is een voorbeeld van een functionaliteit die we

eerst in eigen huis hebben ontwikkeld om vervolgens extern uit te

rollen.” De Zwart voegt toe: “ Toen ik eind 2015 voor het eerst een

sessie van de AFAS Open bezocht, kwam ik helemaal enthousiast terug.

Ik kreeg enorm veel energie van alle nieuwe functionaliteiten. We hebben

inmiddels een innovatiekalender opgesteld. Momenteel staan daar de

functionaliteiten sollicitanten selfservice en de digitale handtekening als

hoogste prioriteiten op vermeld.”

9 RIJNBRINK

VERBETERPUNTEN Als het aankomt op verbeterpunten dan wil Rijnbrink graag stappen zetten

op het gebied van managementinformatie. De Zwart: "De beschikbare

tools voor managementinformatie in de huidige vorm van dashboards zijn

minder flexibel dan ik persoonlijk zou wensen. De mogelijkheid om deze per

Bibliotheek of organisatie op maat te maken, juich ik enorm toe.”

Hansma: “Elke automatiserings-oplossing kent een voortraject. Ik heb

soms het gevoel dat ik daarin meer zou willen meedraaien. Dat zou voor

mij de ultieme versteviging van ons partnership zijn.” De Zwart vervolgt:

“Het innoverende karakter van onze softwareleverancier is belangrijk voor

ons en onze partners. Het geeft ons energie. Daarmee zijn wij op onze

beurt in staat om weer mooie vergezichten te bieden op het gebied van

comfort en efficiency. Een perfect werkende keten is belangrijk voor ons:

daarin vormen wij het schakelpunt tussen softwareleverancier en klant.”

10 RIJNBRINK

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

Functioneel beheer voor de interne organisatie is soms al een hele

opgave. Als daar ook nog klanten bijkomen, ligt complexiteit op de loer.

Bij Rijnbrink werken ze daarom met de driehoek klant-softwareleverancier-

Rijnbrink waarbij ze één fulltime functioneel beheerder hebben.

De Zwart: “In mijn functie kijk ik vooral naar de hoofdlijnen terwijl Jan

meer onder de motorkap zit. De collega die verantwoordelijk is voor het

functioneel beheer is de echte techneut.” Hansma: “Terwijl de meer

operationele zaken zijn ondergebracht bij de key users op het gebied van

Financieel, Personeel, Opleidingen en CRM. Daar komen ook in eerste

instantie de gebruikersvragen terecht. Daarnaast steken we veel energie in

workshops, die onze functioneel beheerder intern verzorgt. Maar we maken

ook gebruik van de trainingen van AFAS.”

De Zwart: “Wij zijn begonnen met het presenteren van tips & tricks op InSite.

Zo nemen we alle gebruikers mee in de mogelijkheden die het software-

pakket biedt. Want als zij meer kunnen doen, zijn ze ook meer tevreden. En

als onze klant lacht, lach ik ook.”

FUNCTIONEEL BEHEER

11 RIJNBRINK

OVER AFAS SOFTWARE

AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim

vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf

ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als

de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde

manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu

centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000

organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse

Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van

ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige

softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT

TELEFOONNUMMER033-434 3883

BEZOEKADRESPhilipsstraat 9

3833 LC Leusden