www.orde.nl

2

De universitair medisch specialist (UMS)is een professional die werkt binnen eenprofessionele organisatie met een duidelijkhiërarchische lijn. Voor het goed functio-neren van een UMC is het van belangdat de UMS nauw zijn betrokken bij het formuleren van de doelstellingen, demissie, de strategie en het beleid van eenUMC en de eigen afdeling, aangezienUMS grotendeels verantwoordelijk zijnvoor de uitvoering van het beleid in deorganisatie. In de praktijk blijken univer-sitair medisch specialisten echter weiniggreep te hebben op hun directe werk-omgeving.

In de Kamer Academische Specialisten(KAS) van de Orde van Medisch Specia-listen is daarom een richtsnoer voor UMSontwikkeld over de wijze waarop UMSals professionals betrokken zoudenmoeten zijn bij de afdeling. Het richt-snoer beschrijft welk organisatiemodelhet beste past bij UMS en welke eisen ergesteld mogen en moeten worden aande inrichting en het functioneren vaneen medische afdeling in een UMC. Er is een literatuurstudie gedaan en erzijn onder andere gesprekken gevoerdmet UMS, niet zijnde afdelingshoofden.Zowel de KAS als de Stafconventenhebben adviezen gegeven over hetopstellen van het richtsnoer. Het richtsnoer is geen afgerond regle-ment/statuut dat direct toegepast kan

worden. Het bevat aanwijzingen diekunnen worden verwerkt in een regle-ment/statuut, maar UMS moeten er zelfinvulling aan geven.

Toelichting Richtsnoer functioneren van een medisch-specialistischeafdeling in een universitair medisch centrum

3

Universitair medisch specialisten (UMS)zijn te karakteriseren als innoverendeprofessionals, personen die een maat-schappelijk hoog gewaardeerd beroepuitoefenen waar een intensieve en lang-jarige training aan is voorafgegaan enwaarbij voortdurende innovatie en ont-wikkeling van hun vakgebied een hogeprioriteit heeft. Professionals hebben eenextern referentiekader, zij laten zich pri-mair leiden door de binnen hun professie,beroepsgroep, ontwikkelde en gehanteerdenormen en waarden omtrent de beroeps-uitoefening. UMS oefenen derhalve hunberoep in hoge mate van vrijheid uit,vrijheid die ook vastgelegd is in de vormvan een professioneel statuut in de CAOUniversitair Medische Centra (UMC) enin de Wet op het Hoger Onderwijs enWetenschappelijk Onderzoek als hetgaat om de academische vrijheid bij het initiëren en uitvoeren van onderzoek enontwikkeling. Uiteraard bestaan er ookinterne referentiekaders die vanuit deorganisatie waar zij werken, de UMC’s,worden ontwikkeld en vastgelegd, enwaaraan UMS zich conformeren.Belangrijk daarbij is dat de interne rege-lingen en bepalingen en de externe refe-rentiekaders niet met elkaar in strijd zijn.Een nauwe betrokkenheid van UMS bijhet ontwikkelen en implementeren van deinterne regelingen en bepalingen binnende UMC’s is dan ook onontbeerlijk.

UMS zijn in dienstverband en werkenveelal in disciplinegebonden afdelingvan een UMC. UMS zijn daarmee inte-graal onderdeel van de UMC-organisatie.Het is dan ook niet verwonderlijk dat demate waarin de UMS hun verantwoorde-lijkheden en ambities kunnen waarmakensterk afhangt van de wijze waarop detaken, verantwoordelijkheden en bevoegd-heden in de organisatie van het UMCwaar zij werken zijn vorm gegeven. Deorganisatie en de facilitaire en financiëlerandvoorwaarden kunnen invloed hebbenop de professionele autonomie en acade-mische vrijheid van de UMS. Integraleverantwoordelijkheid met decentralisatievan de taken en bevoegdheden naar deUMS passen het beste bij de positie vande UMS als innoverend professional enbij de positie van het UMC als professio-nele organisatie. De bestuurlijke verhoudingen en inrich-ting van een UMC zijn conform de wetuitgewerkt in een bestuursreglement.Vrijwel altijd is er sprake van een Hoog-leraar/Hoofd Afdeling, die hoofd is vande medische afdeling c.q. in hiërarchischezin de leiding heeft en eindverantwoor-delijk is voor de medische behandeling.Ook op andere niveaus van het UMC(divisie, cluster, sectie, unit) kan sprakezijn van hiërarchie in organisatorischezin. Gezien het professionele karaktervan een UMC kan de organisatie echter

Richtsnoer Functioneren van een medisch-specialistische afdeling in een universitair medisch centrum

4

niet primair, laat staan uitsluitend op basisvan hiërarchie worden aangestuurd. EenUMC staat juist voor het gezamenlijkformuleren en nastreven van gemeen-schappelijke doelstellingen, internerichtlijnen en bepalingen. Een open enzorgvuldige communicatie tussen deprofessionals is een voorwaarde voorhet bereiken van de doelstellingen.

Het uitstippelen van de missie en de strate-gie kan niet anders dan een coproductiezijn van management en professionals.Uiteraard dienen er keuzes te wordengemaakt ten aanzien van de koers en hetbeleid. Keuzes die niet altijd op consensuszijn gebaseerd. Maar zonder de inbrengvan de UMS bij het maken van dergelijkekeuzes ontbeert het beleid van een UMCdraagvlak bij degenen, die grotendeelsverantwoordelijk zijn voor de kwaliteitvan de uitvoering van het beleid in deorganisatie.

Veel UMS blijken echter weinig greep tehebben op hun eigen werkomgeving.Taken, verantwoordelijkheden en bevoegd-heden van een afdeling zijn zeer verschil-lend ingevuld, niet alleen tussen UMC,maar ook binnen één UMC. Ook deaansturing van een afdeling door hetafdelingshoofd varieert vrij sterk. Metname de rol en positie van het afdelings-hoofd blijkt cruciaal voor de wijzewaarop UMS invloed kunnen hebbenop hun directe werkomgeving. Vaakwordt er een grote afstand gevoeld tothet afdelingshoofd en de overige leden

van de organisatie. Er zijn grote verschil-len in de wijze waarop afdelingen inUMC’s zijn georganiseerd en loopt deorganisatiestructuur van de diverse UMC’snogal uiteen, wat ertoe leidt dat medischspecialisten zich niet altijd even prettigvoelen binnen hun afdeling. Navraag bijde raden van bestuur van UMC’s leverdeweinig op. In het algemeen kwam als ant-woord dat de afdelingshoofden tot taakhebben om de afdelingen te organiserenen dat de raden van bestuur zich daarniet mee (willen) bemoeien. Ook bleeker in geen enkel UMC een handvest ofkaderreglement voor de organisatie vaneen afdeling te zijn. De Orde heeft onderzocht wat daaraankan worden gedaan, er is literatuurstu-die verricht en er zijn enkele focusgroepgesprekken met UMS in UMC’s gevoerd.In dit richtsnoer wordt aangegeven welkorganisatiemodel het beste past bij UMSen welke eisen er gesteld mogen en moetenworden aan de inrichting en het functio-neren van een medische afdeling van eenUMC. Doel is dat dit richtsnoer wordtgebruikt en vertaald naar een afdelings-statuut van het UMC.

Organisatiemodel

Een UMC-afdeling is in het algemeeneen disciplinegebonden ‘werkvloer’ metmultidisciplinaire samenwerkingsrelaties,bijvoorbeeld rond patiëntenthema’s,transplantatie, IC-zorg of chirurgischeoncologie. Medische afdelingen kunnenop verschillende wijze ingebed zijn in de

5

UMC organisatie. In het centrale modelzijn meerdere discipline gebonden afde-lingen onderdeel van een divisie of resultaatverantwoordelijke eenheid (RVE)waar de budgettaire verantwoordelijk-heden en bevoegdheden gebundeld zijnin een bestuur van slechts een of enkelepersonen. In dit model worden budget-taire verantwoordelijkheden gescheidenvan inhoudelijke verantwoordelijkhedent.a.v. patiëntenzorg, onderwijs en onder-zoek. Daartegenover staat een decentraalmodel dat disciplinegebonden is, waarbijde bevoegdheden op een zo laag mogelijkniveau liggen en het principe van integraalmanagement geldt. Budgettaire verant-woordelijkheden en bevoegdheden lopendan samen met de inhoudelijke taken enverantwoordelijkheden van discipline-gebonden afdelingen; deze verantwoorde-lijkheden en bevoegdheden kunnen ookbinnen (grote) disciplinegebonden afde-lingen verdeeld worden over kleinerewerkeenheden (secties of units). Ditlaatste decentrale model past het best bijhet professionele karakter van de UMC’sen bij het beroepsprofiel van UMS.Uitgangspunt moet zijn: ‘professional inthe lead’. Dit is niet iets unieks voorNederland maar geldt ook voor landenals het Verenigd Koninkrijk en deVerenigde Staten. Bij dit principe wordtervan uitgegaan dat de professional eenbrug kan vormen tussen de management-wereld en de medische wereld en dat hij,meer dan een niet-medicus, zijn collega’skan beïnvloeden. Afdelingen moetenruimte hebben om zelf initiatieven te

ontplooien. Korte lijnen vanuit de afde-lingen naar de raad van bestuur, metintegrale verantwoordelijkheid op hetniveau van de afdeling en een goedemanagementondersteuning van het afdelingshoofd zijn daarbij belangrijk.Daarin passen geen tussenlagen in devorm van clusters of divisies. Regelmatigoverleg tussen het afdelingshoofd metde raad van bestuur is noodzakelijk. Er is een organigram van het UMC waarde plaats van de afdeling eenduidigbeschreven staat.

Hoofd afdeling

De rol van het afdelingshoofd is cruciaal.Hij/zij is degene die de afdeling conformde richtlijnen zo dient in te richten enaan te sturen dat eenieder zich er thuisvoelt en zich kan ontwikkelen. De stijlvan leidinggeven is vooral die van hetformuleren van de gezamenlijk gedragenmissie en ambities van de afdeling, endie van coach met oog voor de langetermijn, het gaat om faciliterend missiemanagement.

Duidelijk moet zijn welke competentieshet afdelingshoofd dient te hebben, enwaar het hoofd (inclusief plaatsvervan-gend hoofd) al dan niet toe is gemanda-teerd, er dient een schriftelijke manda-teringsregeling te zijn. De medische stafheeft invloed op het profiel en de selectievan een afdelingshoofd. Het Stafconventis betrokken bij de selectie van afdelings-hoofden. Het afdelingshoofd conformeert

6

zich aan de door de organisatie vastge-stelde wijze van werken, c.q. aan eenafdelingstatuut. Afdelingshoofden moetenzo nodig hierin worden getraind of bij-geschoold. Van belang voor een afdelings-hoofd is dat deze over de volgende com-petenties beschikt:• Goed kunnen onderhandelen.• Goed kunnen communiceren en

sociaal vaardig zijn.• Leiding kunnen geven aan groepen

professionals.• Goed kunnen delegeren.• Stressbestendig zijn en flexibel in

zijn/haar gedrag.• Goed analytisch vermogen hebben

en besluitvaardig zijn.• Initiatieven nemen en resultaatgericht

handelen.

Er is een plaatsvervangend afdelings-hoofd, zijnde een UMS die het afdelings-hoofd bij afwezigheid waarneemt. Nood-zakelijk is het dat duidelijk staat aange-geven welke managementondersteuninghet (plaatsvervangend) afdelingshoofdkrijgt. Het management staat ten dienstevan de professionals en bemoeit zich nietinhoudelijke met de werkprocessen. De vraag is nog onbeantwoord of er eenbenoemingstermijn moet komen van bijvoorbeeld 5 jaar; alsdan dient dat tepassen in een organisatiebreed beleid enwerkwijze ter zake van tijdelijke benoe-mingen op tenminste dezelfde functiesbij andere onderdelen. Het afdelings-hoofd maakt steeds gebruik van de kennis binnen zijn afdeling. Het is het

hoofd van de afdeling die ervoor zorgdraagt, dat de UMS binnen de afdelingals professionals worden betrokken bijde beleidsontwikkeling. Zijn/haar werk-wijze is gericht op samenwerken, innova-tie, resultaat behalen en het nemen vaninitiatieven.

Strategisch beleid

Elke afdeling heeft een strategisch beleid,waaruit blijkt wat de visie en de missievan de afdeling is, welke ontwikkelingmen voorziet, welke keuzes er gemaaktzijn en welke doelen gehaald moetenworden in een voorliggende periode vandrie à vijf jaar. De strategie, waarin allehoofdtaken van de afdeling zijn betrokken,staat op schrift, is actueel en vertaaldnaar SMART geformuleerde doelstellin-gen, die jaarlijks op hun voortgangbeoordeeld worden. Het medisch enstrategisch beleid van de afdeling wordtin samenspraak met de UMS en weten-schappelijke staf van de afdeling opge-steld door het hoofd van de afdeling envastgesteld in een vergadering van destaf van de afdeling. Het beleid van deafdeling past bij het strategische beleidvan het UMC als geheel en moet daar-mee zijn afgestemd. Realisatie van hetbeleid loopt onder meer via het indienenen realiseren van jaarplannen en rappor-tages (jaarverslag, website, prestatie-indicatoren) op UMC niveau op grondwaarvan interne en externe verantwoor-ding mogelijk is. Voor het formuleren,evalueren en bijstellen van het strategisch

7

beleid wordt jaarlijkse een ‘heidag’ vande staf van de afdeling georganiseerd.Uitgangspunt is dat een gezamenlijkgeformuleerde strategie de cohesiebevordert en draagvlak heeft binnen destaf van de afdeling.

Besluitvorming

Besluitvorming binnen afdelingen vindtin beginsel plaats in de reguliere stafver-gaderingen, die tenminste 1 à 2 x permaand worden gehouden.Stafvergaderingen worden geagendeerden genotuleerd, de verslagen, inclusiefde besluiten die genomen zijn, wordenter beschikking van de stafleden gesteld.Alle UMS van de staf nemen deel aande stafvergaderingen. Dat betekent voorde UMS dat het bijwonen van stafverga-deringen van hun afdeling en het meediscussiëren over belangrijke besluiteneen hoge prioriteit heeft. Onder belang-rijke besluiten die in de stafvergaderinggenomen worden vallen o.a. het vast-stellen van het strategisch beleid, de jaar-plannen, het aantrekken van nieuwe staf-leden, grote investeringen, huisvestings-kwesties, het aangaan van strategischeallianties met externe partijen en derge-lijke.In grote afdelingen (>30 stafleden) kansprake zijn van een getrapte vertegen-woordiging in de stafvergadering, metvertegenwoordigers van uit de samen-stellende delen (secties) van de afdeling.Alsdan wordt op sectieniveau de staf vande sectie met dezelfde regelmaat bijeen-

geroepen door het hoofd van de sectie,en draagt het hoofd van de sectie deverantwoordelijkheid de stemming enmeningen van zijn/haar sectie in te bren-gen in de vergadering met het hoofdafdeling en andere sectiehoofden.Uitgangspunt bij de besluitvorming isdat besluiten bij voorkeur op basis vanconsensus tot stand komen. Mocht con-sensus incidenteel niet haalbaar zijn, danwordt in meerderheid besloten waarbijhet nodig is dat het besluit mede doorhet afdelingshoofd gedragen wordt. Bijvoldoende herkenbaarheid van de doelen,het kwaliteitsbeleid en de missie kan menvan de individuele UMS een persoonlijkcommitment verwachten en erop ver-trouwen dat de UMS zich loyaal opstelt.

Vertegenwoordiging

Een afdeling is vertegenwoordigd indiverse interne commissies en anderegremia van het UMC. UMS tredenregelmatig op als de vertegenwoordigernamens de afdeling of disciplinegroep.Zo bestaat conform de wet het Staf-convent van een UMC tenminste uit dehoofden van alle medische afdelingenvan het UMC. Het Stafconvent draagtbij aan het bestuur van het UMC. UMSnemen als vertegenwoordiger van deafdeling of disciplinegroep daarnaastdeel aan andere UMC-brede commissiest.a.v. patiëntenzorg (infectiecommissie,geneesmiddelencommissie), onderwijs(curriculum-, examencommissies) enonderzoek (onderzoekscholen).

8

Kenmerkend voor een UMC is dat disci-plinegebonden afdelingen ook externvertegenwoordigd zijn in (inter)nationalecommissies, verenigingen en werkgroepenop gebied van patiëntenzorg, onderwijsen onderzoek. Veelal zijn het UMS ofandere stafleden van de afdeling die dergelijke vertegenwoordigende rollenop zich nemen.

Kwaliteit

De afdeling bevordert en borgt zichtbaarde kwaliteit van haar medewerkers enactiviteiten. Zo zijn alle UMS als zodaniggeregistreerd conform de wet BIG, enneemt de afdeling deel aan de kwaliteits-visitatie zoals die door de desbetreffendewetenschappelijke vereniging wordtgeorganiseerd. De resultaten van dekwaliteitsvisitaties worden besprokenmet de staf van de afdeling als ook metde raad van bestuur. Afdelingen met eenerkenning voor de opleiding in een vande medisch specialistische disciplinesnemen deel aan de reguliere opleidings-visitaties zoals die door de MSRC wordenverricht. Opleider en plaatsvervangendopleider zien toe op de opleiding enbegeleiden de aios conform de verplich-tingen gesteld door het Centraal College,en nemen actief deel aan de centraleopleidingscommissie van het UMC.Voor de accreditatie van de patiëntenzorgen het onderwijs wordt deelgenomenaan de daarvoor ingerichte accreditatie-systematiek (NIAZ, CCKL, VAO).Veelal worden deze laatste accreditatie-

trajecten op UMC niveau georganiseerd.Het wetenschappelijk onderzoek metmensen, proefdieren, genetisch gemodi-ficeerde en pathogene organismen alsook onderzoek dat fysisch-chemischrisico’s met zich meebrengt wordt ver-richt met in achtneming van de wet- enregelgeving ter zake. Verder beschikt deafdeling over de nodige protocollen opbasis van de beroepsstandaarden enhouden zij patiëntendossiers bij conformde vigerende standaarden. De veiligheiden privacy van de patiënten, studenten,aios en deelnemers aan wetenschappelijkonderzoek staan voorop.

Intercollegiale toetsing

Intercollegiale toetsing is belangrijk voorhet goed functioneren van een afdeling,het heeft als doel door regelmatig onder-ling overleg het dagelijks medisch hande-len van specialisten te toetsten aan deprotocollen, richtlijnen en standaarden.Voor dat (leer)doel worden wekelijksmeerdere patiëntenbesprekingen, com-plicatiebesprekingen en patiëntenover-drachten georganiseerd. Voor de opleidingvan artsen tot specialist zijn dergelijkebesprekingen onmisbaar.

Jaargesprekken

In alle UMC’s worden jaargesprekkengevoerd. UMS zullen in het algemeenhun jaargesprek voeren met hun directleidinggevende, i.c. het hoofd van desectie of van de afdeling. Het afdelings-

9

hoofd voert zijn/haar jaargesprek meteen lid van de raad van bestuur. Hetdoel van het jaargesprek is conform deCAO het evalueren van het functionerenvan de medewerker van de afdeling, deUMS incluis. Het jaargesprek is geenbeoordelingsgesprek, en kan dan ookgeen negatieve gevolgen hebben voor dearbeidspositie van de UMS of anderemedewerker van de afdeling. De systematiek van de jaargesprekkenvoor UMS is primair toekomstgericht,gericht op goed functioneren, en isgebaseerd op de voor deze specifiekefunctie toepasselijk competenties zoals dievoor medisch specialisten is vastgelegddoor het Centraal College. Naast dezeven basiscompetenties voor medischspecialisten gelden voor UMS nog enkeleextra competenties, zoals creativiteit endoorzettingsvermogen bij onderzoek.Leidinggevende UMS zoals hoofden vanafdeling of secties beschikken of eerdergenoemde competenties (zie paragraafHoofd Afdeling). Conform het door deberoepsgroep geformuleerde IFMS modelvoor het evalueren van het functionerenvan een medisch specialist in de algemenepraktijk wordt bij de uitvoering van dejaargesprekken in een UMC afdeling metUMS gebruikt gemaakt van instrumentenals multisource feedback en appraisal &assessment. Hierbij worden ook andereleden en medewerkers van de afdelingen zelfs daarbuiten betrokken. De directleidinggevend is geschoold in het voerenvan jaargesprekken conform dit richt-snoer. Hij/zij ondersteunt de UMS bij

het opstellen en uitvoeren van persoon-lijke ontwikkelplannen n.a.v. het jaar-gesprek. In het jaargesprek en in hetpersoonlijke ontwikkelplannen wordtexpliciet aandacht geschonken aan na-en bijscholing en aan de samenstellingvan het takenpakket van de medischspecialist.

Verantwoording

De afdeling legt periodiek verantwoor-ding af aan de raad van bestuur van hetUMC. Vastgelegd dient te zijn op welkewijze dat geschiedt. Veelal vindt verant-woording plaats via een jaarplansystema-tiek met kwartaal- en jaarrapportages.Naast de patiëntenzorg zijn de ontwikke-lingen in het wetenschappelijk onderzoek,het onderwijs en de medisch specialistischeopleidingen belangrijke onderdelen vande interne rapportages. Dat geldt ookvoor patiëntenveiligheid, de tevredenheidvan patiënten en medewerkers, en dekwaliteitsborging. Ook is er aandachtvoor de financiën. Het is aan de raadvan bestuur om op basis van o.a. dezegegevens periodiek verantwoording af teleggen aan de raad van toezicht. Een en ander zal ook genoemd kunnenworden in het jaarverslag van de afde-ling en in het jaarverslag van het UMCals geheel; deze jaarverslagen zijn primairbedoeld is voor externe partijen en geveneen betrouwbaar inzicht in het reilen enzeilen van de afdeling, respectievelijk deUMC-organisatie als geheel.

10

Communicatie

Een afdeling dient een communicatie-plan te hebben waarlangs iedere mede-werker van de afdeling tijdig over devoor hem/haar bedoelde informatiewordt voorzien.

11

Colofon

Het Richtsnoer Functioneren van eenmedisch-specialistische afdeling in een universitair medisch centrum is een uitgavevan de Orde van Medisch Specialisten(Orde) en is bestemd voor alle leden, nietleden en relaties van de Orde.

Het Richtsnoer Functioneren van eenmedisch-specialistische afdeling in een universitair medisch centrum is ook te vinden op www.orde.nl.

Op deze website kunt u ook terecht vooraanvullende informatie.

Het Richtsnoer Functioneren van eenmedisch-specialistische afdeling in eenuniversitair medisch centrum is van toepassing op universitair medisch specialisten.

Redactie en eindredactieOrde van Medisch SpecialistenKamer Academische SpecialistenMercatorlaan 12003528 BL UtrechtPostbus 200573502 LB Utrecht(030) 28 23 650kas@orde.nl

VormgevingBerkhout Grafische Ontwerpen,Harmelen

CopyrightAlle opgenomen informatie is eigendomvan de Orde van Medisch Specialisten.De inhoud is alleen bestemd voor eigengebruik. Het is niet toegestaan de inhoudte vermenigvuldigen of aan derden terbeschikking te stellen zonder toestemmingvan de Orde.

VrijwaringDe Orde van Medisch Specialisten heeftde grootst mogelijke zorg besteed aande samenstelling van dit RichtsnoerFunctioneren van een medisch-specialis-tische afdeling in een universitair medischcentrum. Desondanks accepteert de Ordegeen aansprakelijkheid voor eventueleonjuistheden in de informatie, noch voorschade, overlast, ongemak of ander-soortige gevolgen die voortvloeien ofsamenhangen met het gebruik van deinformatie.

www.orde.nl

De Orde van Medisch Specialisten (Orde) is een beroepsvereniging voor en door medisch specialisten.

De Orde:

• zet zich in voor de kwaliteit van de zorg die door de medisch specialisten wordt geleverd;

• zet zich in voor de belangen van medisch specialisten in het vrij beroep, medisch specialisten met een dienstverband en universitair medisch specialisten;

• speelt een belangrijke initiërende, coördinerende en stimulerende rol in processen ter verbetering van de kwaliteit van de medisch-specialistische zorg;

• levert haar leden juridische en financiële adviezen in het kader van de individuele dienstverlening.