Reasoncodes bij Europese incasso: Informatie voor ... bij Europese incasso: Informatie voor...

Reasoncodes bij Europese incasso:

Informatie voor incassanten hoe

hiermee om te gaan.

Inleiding

● Bij Europese incasso verandert de

terugmelding

In de praktijk

● Uitgangspunten en generieke adviezen

● Welke “R-transacties” zijn er?

● Geadviseerde vervolgacties op reasoncodes

● Gebruik reasoncodes buitenland

● R-transacties en sequence types

Bijlage

A: Overzicht R-transacties

B: Overzicht reasoncodes en vervolgacties

26 november 2013 | Versie 2.0

Pagina 2 van 6 | Reasoncodes bij Europese incasso 26 november 2013 | Versie 2.0

Inleiding

Dit document bevat een overzicht van de nieuwe reasoncodes die bij de Europese incasso1

gebruikt worden, in welke situatie(s) deze kunnen voorkomen en wat de geadviseerde

vervolgactie daarop is.

Bij de huidige Nederlandse incassovarianten worden uitgevallen/niet-verwerkte

incassotransacties via één bestandsformaat (“VerwInfo”) door de centrale processor

(Equens) aan de incassant terug gemeld. Daarbij worden uniforme/standaard signaalcodes

met bijhorende signaalteksten gebruikt. Deze zijn voor alle banken gelijk.

Bij Europese incasso verandert de terugmelding.

Er worden nieuwe ‘reasoncodes’ gebruikt, die op de ISO-standaard zijn gebaseerd

(signaalcodes “VerwInfo” zijn naar deze reasoncodes ‘gemapped’).

Incassanten vragen regelmatig hoe zij moeten handelen als zij deze nieuwe reasoncodes bij

een uitgevallen/niet-verwerkte transactie (de zogenoemde R-transacties) van hun

Nederlandse bank ontvangen. Deze vraag wordt ook ingegeven door het feit dat incassanten

bij de aanlevering van hun doorlopende Europese incassotransacties onderscheid moeten

maken tussen de verwerking van een eerste transactie van een reeks (=FRST) en de

verwerking van elke daarop volgende transactie (=RCUR). Zij moeten namelijk aangeven

welk “sequence type” elke transactie heeft.

Als incassanten op een eerder ingezonden transactie een “R-transacties” ontvangen en deze

daarna nogmaals ter verwerking willen aanbieden, moeten zij dus weten welk “sequence

type” de oorspronkelijke transactie had (FRST, RCUR).

Verder is in praktijk door banken vastgesteld dat enkele reasoncodes in bepaalde landen, al

dan niet vanwege nationale wetgeving, niet gebruikt worden. Ook kunnen banken,

bijvoorbeeld omwille van bescherming van de privacy, een bepaalde code vervangen door

een andere -meer generieke- reasoncode. Een voorbeeld daarvan is de code MS03 (“reason

not specified”).

Voor nadere toelichting en de wijze van rapporteren kan de incassant terecht bij zijn eigen

bank.

1 Iedere bank kan een eigen naam gebruiken voor Europese incasso, zoals SEPA incasso, Euro-incasso etc.


Uitgangspunten en generieke adviezen

Nederlandse banken hebben bij het gebruik van de nieuwe reasoncodes vastgesteld dat:

• Debet Banken de reasoncode bij een Reject, Return en Refund zo zuiver mogelijk

bepalen. De mogelijkheden hiervoor zijn in de SEPA Direct Debit Rulebooks vastgelegd

(Zie: “AT-R3 – The Reason Code for Non-Acceptance);

• Creditor Banken geven de van de Debet Banken ontvangen reasoncodes onveranderd

door aan de Incassant (Als dat niet het geval is, geeft de Creditor Bank dat –eventueel

per betreffende reasoncode- aan de incassant aan);

• sommige reasoncodes in bepaalde landen slechts zelden of niet gebruikt worden;

• in Nederland de reasoncode “MS03=Reason not specified” overeenkomt met de huidige

signaaltekst van VerwInfo: “administratieve reden” (Sommige banken verantwoorden

MS03 daarom ook bij de Europese incasso als “administratieve reden”).

Welke “R-transacties” zijn er?

Het SEPA Direct Debit Rulebook geeft aan dat incassotransacties in bepaalde situaties

herroepen, geweigerd of teruggedraaid kunnen worden. Bij de (interbancaire) verwerking

wordt daarom onderscheiden:

• door wie deze “R-transacties” zijn geïnitieerd en;

• het moment waarop zij plaatsvinden, d.w.z. voor of na settlement2;

• tot welk moment, ten opzichte van de datum van settlement (vaak aangeduid met D),

deze transacties kunnen plaatsvinden.

De R-transacties zijn onder te verdelen in een 7-tal categorieën.

Voor een overzicht hiervan zie bijlage A.

Geadviseerde vervolgacties op reasoncodes

Alle debet banken in Nederland maken gebruik van dezelfde set reasoncodes. Het generieke

advies dat de Nederlandse banken hierbij geven, kan zodoende door elke incassant

opgevolgd worden. Dit is vergelijkbaar met de huidige situatie waarbij men actie onderneemt

op basis van de signaalcode/tekst van “VerwInfo”.

Banken van incassanten communiceren eventuele aanvullende reasoncodes, bijvoorbeeld

die vóór settlement gegeneerd kunnen worden, separaat met hun incassanten. In bijlage B

staan welke vervolgactie(s) incassanten op de ontvangen reasoncodes kunnen nemen.

2 Het moment waarop banken het incassobedrag met elkaar verrekend hebben.

http://www.betaalvereniging.nl/wp-uploads/2013/11/R-transacties-Europese-incasso.pdf

http://www.betaalvereniging.nl/wp-uploads/2013/11/Reasoncodes-en-vervolgacties-Europese-incasso.pdf


Interbancair gebruik van specifieke reasoncodes in bepaalde landen

In Europees verband is interbancair vastgesteld dat bepaalde reasoncodes in bepaalde

landen niet gebruikt worden. Dit wordt veelal veroorzaakt door nationale wetgeving en/of

bescherming van de privacy gegevens.

Onderstaand overzicht geeft aan welke codes in welk land niet gebruikt of vervangen worden:

Reasoncodes

(ISO)

Belg

ië

Duitsla

nd

Luxem

burg

*

Nederl

and*

Ooste

nri

jk

Slo

wakije

*

Slo

venië

AC04 MS03

AC06 MS03 MS03

AG01 XXXX MS03

AG02 XXXX

AM04 MS03 MS03 MS03 MS03 MS03 MS03

BE05 XXXX

FF01 XXXX

MD07 MS03 MS03 MS03 MS03

RC01 XXXX

RR01 XXXX XXXX

RR02 XXXX XXXX

RR04 XXXX

In deze landen kan dit door sommige/enkele banken gedaan worden (geen uniforme regel).

XXXX code niet gebruikt

MS03 vervangende code


R-transacties en sequence types

Incassanten moeten, wanneer zij Europese incassotransacties bij hun bank ter verwerking

aanbieden, bij deze transacties een onderscheid maken in zogenoemde ‘sequence types’.

Zij dienen, per afgegeven machtiging, bij elke incassotransactie een specifiek type aan te

geven. De volgende ‘sequence types’ worden onderscheiden:

• een eerste transactie van een reeks (=”FRST”)

• de daarop volgende terugkerende transacties (=”RCUR”)

• de laatste transactie van een reeks (=”FNAL”3)

• een eenmalige transactie (=”OOFF”)

Het is van belang om de juiste ‘sequence type-volgorde’ aan te houden. Dit betekent dus dat

incassanten moeten starten met een “FRST”4 en dan kunnen vervolgen met “RCUR”.

Incassanten ontvangen, als een bepaald sequence type niet verwerkt wordt, informatie over

de soort R-transactie (Reject/Return/Refund) en de reden waarom de transactie geweigerd

werd (reasoncode). Zij vragen zich vervolgens af hoe zij dan daarna moeten handelen. De

vraag die dan vaak gesteld wordt is:

“Welk sequence type moet gebruikt worden als de incassotransactie geweigerd wordt?”

(M.a.w. hoe moeten incassanten de niet-verwerkte incassotransactie opnieuw aanbieden?)

Deze vraag is het meest relevant bij de weigering van “FRST”-transacties.

Als een “FRST” geweigerd wordt, geeft de debet bank dus via een transactiecode aan of de

transactie vóór of ná settlement geweigerd is (resp. Reject en Return/Refund). De incassant

moet hiermee rekeninghouden bij het opnieuw aanbieden van de transactie. Schematisch is

dit als volgt weer te geven:

3 Nederlandse banken adviseren om geen gebruik te maken van sequence type “FNAL”.

4 In de meeste gevallen zal een “FRST” een eerdere uitvoeringsdatum hebben dan een “RCUR”. Voor een

correcte verwerking kan hierop controle plaatsvinden op de uitvoeringsdatum (Due Date).


Als de transactie vóór settlement geweigerd is, dan stuurt de incassant de transactie opnieuw

als “FRST” in, terwijl bij weigering ná settlement altijd “RCUR” gebruikt moet worden.

Let op! Nederlandse banken adviseren echter om na afkeuring van een “FRST” deze altijd

opnieuw als “FRST” aan te bieden. Zij hebben namelijk vastgesteld dat deze transacties dan

in 98% van de gevallen bij de Nederlandse debet banken verwerkt worden.

Daarnaast geven incassanten regelmatig ook aan dat het noodzakelijk is om een “FRST” en

“RCUR” incasso met dezelfde uitvoerdatum in te kunnen sturen. De vraag die dan gesteld

wordt is:

“Wat moeten wij doen als een eerstvolgende incasso met dezelfde uitvoerdatum verwerkt

moet worden als de eerste incasso (in de reeks?)”

Ook in dat geval adviseren de Nederlandse banken om beide transacties als “FRST” aan te

bieden. Als het “FRST” na “FRST”-advies door de incassanten wordt opgevolgd, moeten zij

zich wel realiseren dat banken hun rekeninghouders hierop attent (kunnen) maken. In praktijk

betekent dit dat hun klanten in deze gevallen tweemaal opmerkzaam gemaakt kunnen

worden op deze “FRST”-transactie Niet-verwerkte “RCUR” wordt uiteraard altijd opnieuw als

“RCUR” aangeboden.

Toelichting European Payments Council (EPC)

EPC beveelt banken aan hoe zij kunnen handelen met betrekking tot enkele operationele

issues. Deze aanbevelingen hebben betrekking op de character set, de vooraankondiging, de

sequence types bij Europese incasso, R-transacties en muntsoortconversies.

Banken raadplegen hiervoor: Clarification paper EPC

http://www.europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_bank_detail.cfm?documents_id=606

Pagina 1 van 1 | Bijlage A bij “Reasoncodes bij Europese incasso” 26 november 2013 | Versie 2.0

Bijlage A: Welke “R-transacties” zijn er?

Het SEPA Direct Debit Rulebook geeft aan dat incassotransacties in bepaalde situaties herroepen, geweigerd of teruggedraaid kunnen worden.

Zij zijn onder te verdelen in een 7-tal categorieën en als volgt weer te geven:

voor settlement na settlement

1. Reject:

a. Uitval veroorzaakt door technische redenen en geconstateerd door Creditor Bank, de CSM of

Debet Bank (bijvoorbeeld ongeldig formaat, verkeerde IBAN check digit).

b. Debet Bank kan incasso-opdracht niet verwerken. Veroorzaakt door redenen zoals in

Rulebook genoemd in AT-R3 – The Reason Code for Non-Acceptance (Reject, Return or

Refund).

Bijvoorbeeld rekening gesloten, geblokkeerd voor incasso, rekeninghouder overleden.

c. Debet Bank kan de incasso-opdracht niet verwerken conform Artikel 78 van de Payment

Services Directive.

5. Return

Terugboeking geïnitieerd door Debet Bank

Zie AT-R3 – The Reason Code for Non-Acceptance (Reject, Return or Refund)

2. Refusal:

Weigering geïnitieerd door de Debiteur.

Door Debet Bank ontvangen:

vóór settlement, dan verwerkt als Reject (zie 1)

na settlement, dan verwerkt als Refund (zie 6)

6. Refund

Terugboeking geïnitieerd door Debiteur.

Kan gedurende ‘no questions asked’-periode van 8 weken en voor “niet-geautoriseerde

transacties” gedurende 13 maanden plaatsvinden.

3. Request for cancellation:

Creditor Bank verzoekt CSM om de incasso-opdracht(en) niet uit te voeren. Bilaterale overeenkomst

tussen Creditor Bank en CSM.

(Valt verder buiten scope Rulebook. Wordt hier niet nader toegelicht.)

4. Revocation

Herroeping van de incasso-opdracht(en) door Incassant. Bilaterale overeenkomst tussen Creditor Bank

en incassant, onder andere tot wanneer dit mogelijk is.

(Valt verder buiten scope Rulebook. Wordt hier niet nader toegelicht.)

7. Reversal

Terugboeking geïnitieerd door Creditor of Creditor Bank. Oorspronkelijke transactie had

feitelijk niet uitgevoerd moeten worden. Rulebook verplicht Creditor Banken niet om een

Reversal aan incassanten aan te bieden. Debet Banken moeten de transacties wel kunnen

verwerken. In voorkomende gevallen hoeven zij hier geen checks op uit te voeren.

Voor de terugmelding, met name voor 1,5 en 6, zijn specifieke reasoncodes uitgewerkt. Zie bijlage B: Vervolgacties door incassanten op reasoncodes.

Pagina 1 van 4 | Bijlage B van “Reasoncodes bij Europese incasso” 26 november 2013 | Versie 2.0

Bijlage B: Overzicht reasoncodes en vervolgacties

Let op: Reasoncodes (ISO) die tussen *asterixen* staan, zullen in de praktijk (nagenoeg) niet voorkomen.

Dit komt doordat deze codes in Nederland heel sporadisch of geheel niet gebruikt worden.

voor/na

settlement Te vergelijken met “Verwinfo”

Reason

code

(ISO)

Omschrijving Typisch voorbeeld

(wanneer Debet Bank deze code

genereert)

Reje

ct

= v

oo

r

Retu

rn =

na

Refu

nd

= n

a Geadviseerde vervolgactie voor

incassanten

Sig

na

alt

ek

st

Sto

rno

red

en

Sig

na

alc

od

e

AC01 Account identifier incorrect

(i.e. invalid IBAN)

IBAN onjuist of niet bekend. Herstel IBAN of vraag de debiteur om juiste

IBAN (=Wijziging machtiging).

Rekeningnummer

onbekend

3 1

AC04 Account closed Rekeninghouder heeft rekening gesloten. x x IBAN waarvan u wilt incasseren is opgeheven.

Vraag de debiteur om het juiste IBAN

(Wijzig of vraag nieuwe machtiging).

Rekeningnummer

vervallen

2 11

AC06 Account blocked

Account blocked for Direct

Debit by the Debtor

1. Bank van debiteur heeft rekening

geblokkeerd voor incasso.

2. Rekeninghouder heeft rekening laten

blokkeren voor incasso (Debet Bank kan

hiervoor ook SL01 gebruiken).

3. Rekeninghouder is minderjarig.

x x IBAN is geblokkeerd voor incasso of deze

machtiging.

Neem contact op met de debiteur.

Rekeningnummer

geblokkeerd

9 7

AC13

(B2B

only)

Invalid Debtor Account Type Zakelijke rekeninghouder heeft bijvoorbeeld

een particuliere debetrekening opgegeven.

x x Deze rekening kan niet gebruikt worden voor

zakelijke incasso.


N.v.t.

*AG01* Direct debit forbidden on this

account for regulatory

reasons

Debetrekening is geen betaalrekening, maar

bijvoorbeeld een spaarrekening.

x x Deze rekening kan niet gebruikt worden voor

incasso.


Rekeningnummer

geblokkeerd

9 7


voor/na

settlement Te vergelijken met “VerwInfo”

Reason

code

(ISO)



genereert)

Reje

ct

= v

oo

r

Retu

rn =

na

Refu

nd

= n


incassanten

Sig

na

alt

ek

st

Sto

rno

red

en

Sig

na

alc

od

e

AG02 To be used to indicate an

incorrect operation /

transaction / sequence type

code

1. U heeft het type “FRST” gebruikt, nadat u

eerder al het type “RCUR” heeft ingestuurd.

2. U heeft het type “RCUR” gebruikt zonder

daarvoor een “FRST” ingezonden te hebben.

3. U heeft hetzelfde machtigingskenmerk

gebruikt, dat u eerder voor een éénmalige

incasso heeft gebruikt.

x x De transactie is afgekeurd omdat het transactie

type niet juist is.

Lever de transactie opnieuw aan met het juiste

transactie type: "OOFF", "FRST" of "RCUR".

N.v.t.

AM04 Insufficient funds Saldo tekort.

NB Uit privacy overwegingen gebruikt een

aantal debet banken in dit geval MS03.

x x Onvoldoende saldo.


Administratieve reden 1 10

BE05 CreditorID is missing IncassantID is gewijzigd zonder

amendmentindicatie.

x x IncassantID onjuist.

Lever een nieuwe incassotransactie aan, met

zowel oude als nieuwe IncassantID, in

combinatie met amendmentindicatie.

TIP! Alleen bij de standaard Europese incasso

(Core) kan er een nieuwe "FRST" met het

gewijzigde IncassantID worden ingestuurd.

N.v.t.

MD01

(if used

with

Core)

No Mandate 1. Transactie bevat "RCUR", maar er is nog

geen "FRST" ontvangen

2. Geen machtiging verstrekt

3. Machtiging ongeldig (36 maanden geen

transacties verwerkt).

x x x Controleer uw administratie, stel oorzaak vast

en bepaal vervolgactie:

1. Lever transactie opnieuw aan als "FRST"

2. Neem contact op met de debiteur.

3. Onderneem geen incassopoging meer op

deze machtiging. Neem contact op met de

debiteur.

Geen incasso machtiging

verstrekt

5 12


voor/na


Reason

code

(ISO)



genereert)

Reje

ct

= v

oo

r

Retu

rn =

na

Refu

nd

= n


incassanten

Sig

na

alt

ek

st

Sto

rno

red

en

Sig

na

alc

od

e

MD01

(if used

with

B2B)

No Mandate 1. Transactie bevat "RCUR", maar er is nog

geen "FRST" ontvangen.

2. Machtiging is (nog) niet geregistreerd bij de

bank van de debiteur.

3. De incasso valt buiten de door de debiteur

bij de debet bank geregistreerde limieten.

x

Check of de transactie met het juiste sequence

type is aangeleverd. Zo ja, neem dan contact op

met de debiteur voor juiste registratie bij de

debet bank.

Geen incasso machtiging

verstrekt

5 12

*MD02* Mandate data missing or

incorrect

Machtiging of deel van de gegevens van de

machtiging is niet correct geregistreerd bij de

debet bank (alleen B2B).

x

Neem contact op met de debiteur om de

machtiging volledig en juist, inclusief eventuele

limieten, bij de debet bank te laten registreren.

N.v.t.

MD06 Return of funds requested

by end customer

Debiteur maakt gebruik van recht op

terugboeking (8 weken termijn). x

Neem contact op met de debiteur. Niet akkoord

met afschrijving

6 13

MD07 Debtor deceased Debiteur overleden.

NB In dit geval gebruikt een aantal debet

banken altijd MS03.

x x

Onderneem geen incassopoging meer. Rekeningnummer

vervallen

2 11

MS02 Refusal by the Debtor

(Reason has not been

specified)

Debiteur weigert deze incassotransactie

(bijvoorbeeld naar aanleiding van een

ontvangen alert of een -gewijzigde-

vooraankondiging).

x x

Neem contact op met de debiteur. Niet akkoord

met afschrijving

6 13

MS03 Reason has not been

specified

Betreft meestal onvoldoende saldo.

Debiteur kan de afschrijving weigeren, kan

overleden zijn of zijn er 'overige redenen'.

x x

Neem contact op met de debiteur. Administratieve

reden

1 10


voor/na


Reason

code

(ISO)



genereert)

Reje

ct

= v

oo

r

Retu

rn =

na

Refu

nd

= n


incassanten

Sig

na

alt

ek

st

Sto

rno

red

en

Sig

na

alc

od

e

*RR03* Specification of the creditor’s

name and/or address

needed for regulatory

requirements is insufficient

or missing.

Nationale wetten kunnen naam en/of adres

verplicht stellen; wanneer die ontbreken volgt

deze terugmelding.

x x Neem contact op met uw bank. N.v.t.

*RR04* Regulatory Reason Transactie voldoet niet aan wettelijke eisen. x x Neem contact op met uw bank. N.v.t.

SL01 Specific Service offered by

the Debtor Bank

1. Grenswaarden (door debiteur ingestelde

limieten en/of controles daarop) zijn

overschreden.

2. Rekeninghouder heeft rekening laten

blokkeren voor incasso (Debet bank kan

hiervoor ook AC06 gebruiken).

x x Afkeuring gevolg van specifieke dienst van de

debet bank aan de debiteur.


Selectieve

incasso

blokkade

10 8

Reasoncodes bij Europese incasso: Informatie voor ... bij Europese incasso: Informatie voor...

Documents

Transcript of Reasoncodes bij Europese incasso: Informatie voor ... bij Europese incasso: Informatie voor...