SAMEN WERKEN AAN VERBETERING INCASSO AUTEURSRECHT … · 2019-08-13 · SAMEN WERKEN AAN...

Den Haag, 29 april 2009

SAMEN WERKEN AAN VERBETERING INCASSO AUTEURSRECHT EN NABURIGE

RECHTEN

ADVIES WERKGROEP VERBETERING INCASSO AUTEURSRECHT

© Copyright B&A Groep 2009.

Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk,

fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de

uitgever.

B&A is gevestigd in Den Haag, Deventer, Amsterdam.

4-5-2009 14:37:00

COLOFON

Projectnummer: 26101

Auteurs: Werkgroep Verbetering incasso auteursrecht (o.l.v. voorzitter Marco

Pastors)

B&A Consulting bv

Prinses Margrietplantsoen 87

Postbus 829

2501 CV Den Haag

t 070 - 3029500

f 070 - 3029501

e-mail: [email protected]

http: www.bagroep.nl

3

INHOUDSOPGAVE

Samenvatting 5

Voorwoord 11

1 Inleiding 13 1.1 Aanleiding van de werkgroep 13 1.2 Samenstelling van de werkgroep 15 1.3 Programma en aanpak van de werkgroep 15 1.4 Leeswijzer 16

2 Situatieschets 17 2.1 Collectief beheer 17 2.2 Beschrijving basisproces 20 2.3 Koppeling naar actuele problemen in de uitvoering 22 2.4 Concurrentiepositie cbo’s 22

3 Verbeteringen in primaire activiteiten 25 3.1 Minder rekeningen 25 3.2 Klachtafhandeling en geschillenregeling 28 3.3 Onderhandeling 30

4 Verbeteringen in ondersteunende activiteiten 35 4.1 Operationalisering gedragscode 35 4.2 Uitgangspunten voor onderhandelingen over tariefgrondslagen 36 4.3 Gezamenlijke voorlichting 40

5 Conclusies en vervolg 43 5.1 Afspraken 44

Bijlage A: Gezamenlijke brief 17 okt. 20 08 47

Bijlage B: Collectief beheer 51

Bijlage C: Typen klachten 53

Bijlage D: Certificering en keurmerk 55

Bijlage E: Grondslagenmatrix 59

Bijlage F: Gedragscode VOI©E 63

5

SAMENVATTING

HOOFDSTUK 1: INLEIDING

In de inleiding wordt gememoreerd dat de Tweede Kamer via de motie Smeets/Van der

Burg (TK 29 515, nr. 219) het Kabinet heeft gevraagd om te bewerkstelligen dat er één

beheersorganisatie ontstaat en dat ondernemers vanaf 1 juli 2008, of zoveel eerder als

mogelijk, jaarlijks nog maar één factuur ontvangen van collectieve beheersorganisaties

(cbo’s) op het gebied van auteurs- en naburige rechten.

In een gezamenlijke brief van 17 oktober 2008 aan de Minister van Justitie en de

Staatssecretaris van Economische Zaken geven VNO-NCW, MKB Nederland en de in

2008 opgerichte brancheorganisatie voor cbo’s, VOI©E, aan dat er sinds het indienen

van de motie op het terrein van zelfregulering, wetgeving (wetsvoorstel toezicht) en

onderzoek (werkgroep auteursrecht van de Tweede Kamer) al veel ten gunste is

veranderd, maar dat er ook nog veel moet en kan gebeuren. Aangekondigd wordt dat

de komende tijd gezamenlijk gewerkt zal worden aan verdere verbeteringen op het

gebied van certificering, tariefgrondslagen, minder rekeningen en samenwerking bij

voorlichting, met respectering van bestaande branchecontracten, om langs deze weg

zelfregulering een kans te bieden zich te bewijzen.

Er is een gezamenlijke werkgroep gevormd, ondersteund door het ministerie van

Economische Zaken met de inzet van een secretaris en een onafhankelijk voorzitter (de

heer M.G.T. Pastors) van de B&A Groep, en met ambtelijke adviseurs van de ministeries

van Justitie en Economische Zaken.

De werkgroep heeft met name gekeken naar de relatie tussen incasserende cbo’s en

betalingsplichtige ondernemers.

Uitgangspunten voor de werkgroep zijn het bereiken van harmonisatie, meer

efficiency, minder administratieve lasten, die zowel de rechthebbenden als de

gebruikers ten goede komen (uiteraard rekening houdend met de investeringen en

inspanningen die gedaan zijn om die efficiencyvoordelen te behalen) en verbreding van

het draagvlak.

HOOFDSTUK 2: SITUATIESCHETS

In hoofdstuk 2 wordt een situatieschets gegeven van het collectief beheer in

Nederland, met een beschrijving van het basisproces en de uitvoeringsproblemen.

De werkgroep heeft zich met name gericht op de vier cbo’s die veel contacten hebben

met een substantieel deel van het bedrijfsleven en die, mede vanwege de aard van de

regelingen en de uitvoeringsproblematiek, tot het aandachtsveld van het bedrijfsleven

behoren: Buma, Sena, Reprorecht en Videma.

De laatste tien jaar zijn er geen nieuwe cbo’s bijgekomen die incasseren bij bedrijven.

Maar de in die periode gegroeide effectuering van een aantal regelingen voor het

bedrijfsleven (met name voor de naburige rechten door Sena en het reprorecht door de

gelijknamige stichting) en nieuwe vormen van gebruik (bijvoorbeeld het gebruik van

film- en tv-beelden geregeld door Videma) zorgden wel voor een toename van

SAMEN WERKEN AAN VERBETERING INCASSO AUTEURSRECHT EN NABURIGE RECHTEN

6

aantallen gefactureerde ondernemingen en aantallen facturen. De verschuiving naar

digitale verschijningsvormen en distributie via internet leiden tot nieuwe

businessmodellen en nieuwe vormen van gebruik, waarbij ook het nut van collectieve

regelingen ter discussie staat. Door deze ontwikkelingen is de aandacht voor

auteursrecht en collectief beheer de laatste jaren enorm toegenomen.

Het huidige systeem vermindert het draagvlak voor het betalen van auteursrechten. De

werkgroep meent dat gewenste verminderde regeldruk voor het bedrijfsleven voor een

belangrijk deel via samenwerking en zelfregulering kan worden bereikt. Bij de

uitwerking van de oplossingen dient ook rekening te worden gehouden met de

toenemende (internationale) concurrentie voor Nederlandse cbo’s.

HOOFDSTUK 3: VERBETERINGEN IN PRIMAIRE ACTIVITEITEN

In hoofdstuk 3 worden de actieplan-onderdelen behandeld die gericht zijn op

verbeteringen in de primaire activiteiten van cbo’s, te weten Minder rekeningen,

Klachtafhandeling en geschillenregeling, en Onderhandeling.

3.1 Minder rekeningen

In het kader van de actie Minder rekeningen is nagegaan welke bundeling van facturen

en afhandeling van inning via één uitvoeringsorganisatie wenselijk en mogelijk is. De

werkgroep acht daartoe vrijwillige maar niet vrijblijvende samenwerking intrinsiek

beter dan een opgelegd fusiepad. Cbo’s zijn zich, ook door de oprichting van VOI©E

steeds meer gezamenlijk en klantgericht aan het opstellen, en dat pad verdient - mits

er serieuze vorderingen worden geboekt - voor de nabije toekomst de voorkeur. De

cbo’s zullen vanuit de bestaande samenwerking Buma/Sena in goed overleg met

gebruikers op korte termijn dezelfde gebruiksgegevens gaan hanteren vanuit een

basisregistratie. Nadat de basisregistratie en de ermee samenhangende

uitvoeringsprocessen zijn geregeld, zijn op middellange termijn meer mogelijkheden

tot intensivering van de samenwerking denkbaar. Dit zou bijvoorbeeld kunnen leiden

tot een centrale portal om verschillende rechten te regelen: één systeem waarop

gebruikers alle relevante basisgegevens kunnen invoeren of wijzigen (niet één

rekening, maar wel één loket).

De werkgroep heeft in dit verband tevens de mogelijkheden onderzocht om in de

nabije toekomst elektronisch factureren mogelijk te maken. Bij e-factureren kiest de

werkgroep voor het opting out-principe, dat wil zeggen dat verzenders elektronische

facturen mogen sturen, en alleen als de ontvanger aangeeft een papieren factuur te

willen ontvangen, moet deze geleverd worden. Cbo’s kunnen langs deze innovatieve

weg in overleg met de branches de ontvangers van facturen de mogelijkheid bieden

hun kosten te verlagen.

3.2 Klachtafhandeling en geschillenregeling

VOI©E heeft al belangrijke stappen gezet op het terrein van klachtafhandeling: er is

gewerkt aan transparantie en uniformering van de eigen klachtenregelingen van cbo’s

en op de website van VOI©E is een loket geopend als centraal klachtenpunt.


7

Vastgesteld is dat er relatief weinig individuele klachten zijn en dat deze in de regel

door de desbetreffende cbo’s worden afgehandeld. Individuele klachten over de

uitvoering van collectief beheer moeten zo snel mogelijk worden behandeld, in eerste

instantie via heldere en transparante klachtenprocedures via de cbo’s.

Voor klachten die tot een geschil over de uitvoering mochten leiden, gaan partijen

werken aan een onafhankelijke geschillencommissie. De werkgroep heeft daarbij een

voorkeur voor samenwerking met de Stichting Geschillencommissie voor beroep en

bedrijf. Naar de mening van partijen in de werkgroep zal in nader overleg met het

ministerie van Justitie en de Stichting Geschillencommissie voor beroep en bedrijf de

door de wetgever voorziene rol van het College en de geschillencommissie met

betrekking tot (de toepassing van) tarieven nader moeten worden bezien en

uitgewerkt. Betrokken partijen in de werkgroep wensen hierbij vroegtijdig te worden

betrokken.

3.3 Onderhandeling

In de onderhandelingsfase wordt de basis gelegd voor facturatie en inning. De

werkgroep is van mening dat de uitvoeringspraktijk aanzienlijk kan verbeteren als de

afstemming in de onderhandelingsfase verbetert en partijen zoveel mogelijk

gezamenlijk onderhandelen. Uiteraard behouden alle betrokken partijen aan zowel

gebruikers- als rechthebbendenzijde hun onderhandelingsvrijheid en contactuele en

wettelijke bevoegdheden, maar voeren die zoveel mogelijk gezamenlijk uit. De

werkgroep stelt een aanpak voor die systematisch voor betreffende cbo’s enerzijds en

branche of branches anderzijds zorgt voor het bespreken van de juiste onderwerpen op

het juiste moment conform gezamenlijk overeengekomen procedures: een

onderhandelingsprotocol. Deze nieuwe werkwijze moet er op gericht zijn te komen tot

meer harmonisatie, transparantie en uitvoeringsefficiency waar beide partijen baat bij

hebben. Hierbij is dus ook een belangrijke rol weggelegd voor samenwerkende

branches. Deze minnelijke weg tot verbetering van de uitvoeringspraktijk heeft de

voorkeur van de werkgroep boven gedwongen samenwerking. De werkgroep acht -

tenzij anders overeengekomen - voor 2009 en 2010 verlenging van bestaande

overeenkomsten en regelingen raadzaam om het onderhandelen over nieuwe tarief-

en kortingenstructuren via het onderhandelingsprotocol mogelijk te maken en voor

2011 in te voeren.

HOOFDSTUK 4: VERBETERINGEN IN ONDERSTEUNENDE ACTIVITEITEN

In hoofdstuk 4 worden verbeteringen aangegeven voor ondersteunende activiteiten die

kunnen worden verbeterd. Deze hebben betrekking op operationalisering van de

Gedragscode van VOI©E, Uitgangspunten voor onderhandelingen over tariefgrondslagen

en Gezamenlijke voorlichting.

4.1 Operationalisering Gedragscode

De Gedragscode die VOI©E in 2008 heeft geïntroduceerd is nog niet

geoperationaliseerd. De code wordt door de leden van VOI©E nageleefd, maar

verschillend en naleving is nog niet op alle punten goed toetsbaar. De werkgroep wil in

het eerste kwartaal van 2010 een ‘VOI©E-keurmerk’ operationeel hebben. Hiervoor


8

worden op korte termijn met de cbo’s en een gebruikersgroep de ‘kritische eisen’ voor

de belangrijkste uitvoeringsaspecten nader geïnventariseerd. Een goed werkend

systeem van zelfregulering, eventueel verankerd in de wet, door middel van het in

gezamenlijk overleg operationaliseren van de Gedragscode zou het wettelijke toezicht

door het College kunnen vereenvoudigen. Een markt die zichzelf goed organiseert, kan

de taken van de wettelijke toezichthouder immers faciliteren. Afhankelijk van de

resultaten van het in 2010 te realiseren keurmerk, kan door de werkgroep bekeken

worden of het, mede in het licht van de wet op het toezicht, opportuun is om als

tweede stap over te gaan op certificatie (onder accreditatie). Vermeden moet echter

worden dat er dubbel toezicht ontstaat.

4.2 Uitgangspunten voor onderhandelingen over tariefgrondslagen

Het door de werkgroep geanalyseerde stelsel van tariefgrondslagen dat door de vier

onderzochte cbo’s worden gehanteerd, oogt complex. De vele differentiaties hangen

samen met de verschillen in gebruik tussen de sectoren en de uitkomsten van

onderhandelingen van een cbo met de diverse branches. De werkgroep spreekt een

voorkeur uit voor een vereenvoudiging van tariefgrondslagen en indelingen.

Aanpassingen in tariefgrondslagen en indelingen zullen echter zoveel mogelijk door de

relevante cbo’s en relevante clusters van branches gezamenlijk moeten plaatsvinden.

De werkgroep heeft uitgangspunten voor onderhandelingen over tariefgrondslagen

opgesteld, aan de hand waarvan in overleg tussen betrokken partijen, zoveel mogelijk

gezamenlijk, afspraken kunnen worden gemaakt:

• Klein tarief voor klein gebruik / eventuele bagatelregeling, ook voor

grensgevallen tussen privé- en zakelijk gebruik;

• Mogelijkheden pay per use onderzoeken;

• Niet innen als inning niet loont;

• Tarief koppelen aan economische meerwaarde;

• Gelijksoortigheid;

• Uniformering in doelgroepenbeleid;

• Transparantie over branchecontracten;

• Samen met branches gebruikshoogten onderzoeken;

• Niet met terugwerkende kracht factureren, tenzij verwijtbaar;

• Niet te reparteren gelden.

4.3 Gezamenlijke voorlichting

Op het terrein van voorlichting heeft VOI©E met de website www.voice-info.nl een

goed begin gemaakt met het verbeteren van de transparantie. Zo zijn er van alle cbo’s

factsheets met de belangrijkste informatie en cijfers te vinden, inclusief

doorverwijzingen naar allerlei relevante stukken, zoals statuten, jaarverslagen en

reglementen. Partijen gaan aan gezamenlijke voorlichting werken om misverstanden

over de uitvoering van overeengekomen regelingen te voorkomen. Via de websites van

partijen, een gezamenlijke brochure en procedureafspraken in het gestructureerd

overleg moet eenduidige communicatie en verbreding van het draagvlak worden

bevorderd.


9

HOOFDSTUK 5: CONCLUSIES EN VERVOLG

In hoofdstuk 5 worden de conclusies van de beraadslagingen van de werkgroep

verzameld en worden de afspraken over het vervolgtraject in kaart gebracht.

De werkgroep stelt voor de voorstellen uit te werken en te implementeren in drie

fasen: 2009, 2010, en daarna. Het zwaartepunt van de gezamenlijke inspanningen zit

bij het uitwerken van het onderhandelingsprotocol, de geschillenregeling, de

voorlichting en het bewaken van de uitvoering van de voorstellen. De rest van de

projecten (de basisregistratie, de interne klachtafhandeling en het operationaliseren

van de gedragscode) zal voornamelijk door cbo’s worden uitgevoerd. Voor het einde

van 2009 wil de werkgroep de werkwijze en clustering voor de onderhandelingen met

de betrokken partijen en de werkwijze rond het VOI©E-keurmerk hebben

vormgegeven. De werkgroep streeft er naar om nog in 2009 het overleg met de

Stichting Geschillencommissie voor beroep en bedrijf en het ministerie van Justitie te

starten over een onafhankelijke geschillencommissie en aan de hand van de

businesscase te besluiten over e-factureren. In 2010 zal de verdere implementatie van

de verbetervoorstellen plaatsvinden: een aanvang nemen met gestructureerd

onderhandelen, een gezamenlijke voorlichtende brochure en planning van de verdere

stappen in gezamenlijke uitvoering vanuit de basisregistratie.

Voorzitter Marco Pastors concludeert dat tijdige en voortvarende uitvoering van de

voorstellen in dit rapport de basis kan zijn voor een nieuwe fase in auteursrechtinning,

van samenwerkende collectieve beheersorganisaties die door betere samenwerking

met het bedrijfsleven zowel nationaal als internationaal een gerespecteerd toonbeeld

kunnen worden van professioneel innen, beheren en reparteren.

BIJLAGEN

Bijlagen bij het rapport zijn: de brief van partijen over het gezamenlijke actieplan d.d.

17 oktober 2008; een schematisch overzicht van de cbo’s in Nederland; een

inventarisatie van de soorten klachten; een notitie over certificering en keurmerk; de

grondslagenmatrix van Buma, Sena, Reprorecht en Videma; alsmede de Gedragscode

van VOI©E.

11

VOORWOORD

In de afgelopen 5 maanden is door de leden van de werkgroep hard gewerkt aan het

opstellen van concrete verbetermogelijkheden op korte termijn, om de uitvoering van

auteursrechteninning te vereenvoudigen. De serieuze en constructieve houding van de

vertegenwoordigers van het bedrijfsleven en VOI©E zijn tijdens het proces over en

weer duidelijk geworden, en dat is een stap vooruit ten opzichte van de periode

daarvoor.

Dit rapport legt de basis voor meer gezamenlijk opereren van zowel bedrijfsleven als

collectieve beheersorganisaties en de onderwerpen waar dit gezamenlijk opereren over

moet gaan worden in dit rapport aangedragen.

Ik heb gezien dat de betrokken werkgroepleden hun maximale inzet hebben geleverd

om voor hun achterban, vanuit hun professionele overtuiging en met respect voor

elkaars belangen, het maximale resultaat te realiseren voor rechthebbenden en

betalingsplichtigen.

Het rapport dat voor u ligt, kan de basis zijn voor een nieuwe fase in

auteursrechtinning, van samenwerkende collectieve beheerorganisaties die door

betere samenwerking met het bedrijfsleven zowel nationaal als internationaal een

gerespecteerd toonbeeld kunnen worden van professioneel innen, beheren en

reparteren.

Het zal hard werken worden, maar het is nodig en de moeite waard.

Marco Pastors

Voorzitter werkgroep Verbetering incasso auteursrecht

Adviseur B&A Groep

13

1 INLEIDING

Dit rapport is de uitwerking van de gezamenlijke brief van VNO-NCW, MKB Nederland

en VOI©E van 17 oktober 2008 (zie bijlage A) en beperkt zich tot de collectieve

uitvoering van auteursrechten en naburige rechten en meer specifiek tot de

incassoaspecten.

1.1 AANLEIDING VAN DE WERKGROEP

Inning van auteursrechten wordt uitgevoerd door cbo’s die zijn opgericht door

verschillende verenigingen van rechthebbenden. Elke cbo stuurt ieder voor zich

betalingsplichtigen, meestal jaarlijks, een factuur, gebaseerd op rechten van hun

rechthebbenden en afspraken met branches, vanuit gescheiden gegevensbestanden,

met eigen inningsbeleid en eigen klachtenregelingen.

Via de motie Smeets/Van der Burg (TK 29 515, nr. 219) heeft de Tweede Kamer najaar

2007 het kabinet gevraagd om “te bewerkstelligen dat er één beheersorganisatie

ontstaat en dat ondernemers vanaf 1 juli 2008 of zoveel eerder als mogelijk jaarlijks

nog maar één factuur ontvangen van cbo’s op het gebied van auteurs- en naburige

rechten, zo nodig via aanpassing van de desbetreffende weten regelgeving”.

De cbo’s hebben, gesteund door hun achterbannen, op 8 april 2008 een

branchevereniging opgericht, ‘VOI©E’, om gezamenlijk te werken aan verbeterde

transparantie, voorlichting en samenwerking, met als leidraad een door alle cbo’s

onderschreven gedragscode. VOI©E heeft alle 18 in Nederland actieve cbo’s in haar

ledenbestand.

De twee grootste cbo’s, Buma en Sena, bieden vanaf 1 januari 2008 de mogelijkheid

van een gezamenlijke factuur aan, die wordt verstuurd door een gezamenlijke

organisatie, SCAN. De belangstelling hiervoor neemt langzaam toe, na een aarzelend

begin maken inmiddels 18.000 bedrijven van deze mogelijkheid gebruik.

Op 17 oktober 2008 hebben VNO-NCW, MKB Nederland en VOI©E gezamenlijk een

brief gestuurd aan de Minister van Justitie en de Staatssecretaris van Economische

Zaken, met de aankondiging een werkgroep te formeren en het verzoek een

onafhankelijke voorzitter te benoemen. Het in de aanbiedingsbrief van de

Staatssecretaris van Economische Zaken aan de Kamer genoemde actieplan is

opgesteld naar aanleiding van het inmiddels bij partijen ontstane inzicht dat invoering

van één rekening bij geen van hen vooropstaat en in een aantal gevallen ook op

praktische problemen stuit.


14

Wel is gebleken dat er een grote behoefte bestaat aan meer transparantie, heldere

tariefgrondslagen, betere voorlichting en meer aandacht voor klachten van betalende

ondernemers.

In de gezamenlijke brief stellen VNO-NCW, MKB Nederland en VOI©E voor te gaan

werken aan:

• Certificering en klachtafhandeling,

• Tariefgrondslagen,

• Minder rekeningen en

• Samenwerking bij voorlichting.

Partijen willen langs deze weg en binnen het aangegeven tijdpad, zelfregulering een

kans bieden zich te bewijzen.

De Staatssecretaris van Economische zaken geeft in zijn oplegbrief aan dit gezamenlijk

plan zeer op prijs te stellen omdat hiermee ook invulling wordt gegeven aan het

uitgangspunt van zelfregulering bij samenwerking tussen betrokken partijen, zoals al is

bepleit in de beleidsbrief auteursrecht van 20 december 2007. Tevens stelt hij:

“uitgangspunt is dat er een voor de ondernemer merkbare vermindering van de

regeldruk tot stand komt.”

In november 2008 is ook een voorstel ingediend tot ‘Wijziging van de Wet tot het

toezicht op collectieve beheersorganisaties voor auteurs- en naburige rechten’. Dit

wetsvoorstel sluit aan bij de behoefte aan meer transparantie en toezicht. Kern van het

wetsvoorstel is:

• Uitbreiding van het aantal cbo’s dat onder de toezichtswet valt;

• Voorafgaande toestemming van het College van Toezicht vereist bij verhoging van

de tarieven en bij andere belangrijke besluiten;

• Uitbreiding van de transparantieverplichtingen;

• Bevoegdheid voor het College om bestuurlijke boetes en dwangsommen op te

leggen;

• Oprichting van een onafhankelijke geschillencommissie;

• Bevoegdheid minister om bij AMvB uitvoering bij te sturen. Het kabinet beoogt de wetswijziging in 2010 in werking te laten treden.

1.1.1 Beperkingen

De werkgroep heeft het wetsvoorstel toezicht binnen de doelstelling van deze

werkgroep als gegeven beschouwd. De werkgroep geeft via zelfregulering voor een

deel nadere invulling aan de met het wetsvoorstel beoogde situatie.

Wensen die betrokken partijen hebben met betrekking tot het wetsvoorstel zullen met

het parlement en de bij het wetsvoorstel betrokken ministeries worden besproken en

vallen buiten het bestek van dit rapport.

De werkgroep heeft zich niet gericht op het wettelijk kader, i.c. de Auteurswet en de

Wet op de naburige rechten. Ook heeft de werkgroep zich niet gebogen over de

toekomst van het auteursrecht (bijvoorbeeld hoe omgegaan dient te worden met

nieuwe businessmodellen en gebruiksvormen door technologische ontwikkelingen).


15

Dit laatste vraagstuk wordt wel onderzocht door onder meer een werkgroep van de

Tweede Kamer, onder voorzitterschap van het lid mevrouw Gerkens.

De werkgroep heeft zich ook niet gericht op de kwaliteit van de repartitie (doorbetalen

van gelden aan rechthebbenden).

De werkgroep heeft met name gekeken naar de relatie tussen incasserende cbo’s en

betalingsplichtige ondernemers. Daarbij is de contractuele relatie tussen cbo’s en grote

marktpartijen (zoals de mediacontracten met omroep en kabelexploitanten) buiten

beschouwing gelaten. De relatie tussen cbo’s en organisaties binnen de publieke sector

is slechts indirect aan de orde gekomen, hoewel de verbetervoorstellen ook zeker

vruchten kunnen afwerpen in de relatie tussen cbo’s en de publieke sector.

1.2 SAMENSTELLING VAN DE WERKGROEP

Op 26 november 2008 is de werkgroep van start gegaan. Hierin hebben

vertegenwoordigers van de drie ondertekenende organisaties zitting genomen.

Daarnaast zijn - in een adviserende rol - vertegenwoordigers van Justitie, EZ en OCW

uitgenodigd voor deelname aan de werkgroep. Tevens is de staatssecretaris van

Economische Zaken verzocht een onafhankelijke voorzitter te benoemen. De

werkgroep kende de volgende samenstelling:

• Dhr. M.G.T. Pastors (onafhankelijk voorzitter, adviseur B&A Groep);

• Mw. J.A. van den Bandt (VNO-NCW);

• Dhr. H.O. van den Berg (MKB Nederland);

• Dhr. M.J. Frequin (directeur VOI©E);

• Dhr. D.C.M. de Rouwe (voorzitter werkgroep incasso VOI©E);

• Dhr. H. Sinnema (secretaris, adviseur B&A Groep).

Ambtelijke adviseurs:

• Dhr. A.L. Levisson en dhr. Z.M. van Esch (EZ);

• Dhr. M.J.H. Langendoen (Justitie).

Corresponderende leden:

• Dhr. H. Hofenk (OCW);

• Dhr. P. van Beukering (EZ);

• Mw. E. Prins (MKB Nederland).

Afgesproken is dat de werkgroep in april 2009 rapporteert en dat partijen de resultaten

van de werkgroep en het vervolgvoorstel met de ministeries van Economische Zaken en

Justitie bespreken.

1.3 PROGRAMMA EN AANPAK VAN DE WERKGROEP

De werkgroep heeft zich gericht op uitwerking van de genoemde vier onderwerpen van

het actieplan. Hiervoor is ze in de periode november 2008 - april 2009 zeven maal

bijeengekomen en zijn verschillende deelsessies georganiseerd. De vertegenwoordigers


16

van betrokken partijen in de werkgroep hebben tussentijds voortdurend de meningen

van hun achterban gepeild.

Uitgangspunten voor de werkgroep zijn het bereiken van meer efficiency, minder

administratieve lasten, die zowel de rechthebbenden als de gebruikers ten goede

komen (uiteraard rekening houdend met de investeringen en inspanningen die gedaan

zijn om die efficiencyvoordelen te behalen) en verbreding van het draagvlak.

Binnen het deelproject Certificering en klachtafhandeling is voor een goede

herkenbaarheid van cbo’s voor de betalende ondernemer de gedragscode van VOI©E

opgepakt als basis voor eventuele certificering. Voor deze verkenning is onder leiding

van de voorzitter een workshop georganiseerd met twee experts uit overheid en

bedrijfsleven en deelnemers vanuit alle cbo’s. Daarnaast is binnen VOI©E één

aanspreekpunt (loket) ingericht voor klachten van gebruikers over cbo’s. Ook is een

workshop, onder leiding van de voorzitter, gehouden over de mogelijkheden voor meer

uniforme en transparante klachtafhandeling.

Binnen het tweede deelproject Tariefgrondslagen heeft de werkgroep de

tariefgrondslagen geïnventariseerd en zijn in werkgroepverband de mogelijkheden

verkend voor een verbeterd en transparant systeem om deze grondslagen te bespreken

in relevante clusters van gebruikers en cbo’s en in overleg te stroomlijnen.

In het deelproject Minder rekeningen is bezien welke (verdere) bundeling van facturen

en afhandeling van inning en incasso wenselijk en mogelijk is, in eerste instantie voor

de vier cbo’s die verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van de facturen (Buma,

Sena, Stichting Reprorecht en Videma). Daarnaast zijn de mogelijkheden van

elektronisch factureren onder begeleiding van een extern deskundige geïnventariseerd

en zijn offertes van in aanmerking komende leveranciers aangevraagd en beoordeeld,

op basis waarvan een businesscase kan worden gemaakt. Hiervoor bestaat bij partijen

veel belangstelling

Binnen het vierde en laatste deelproject Samenwerking bij voorlichting heeft de

werkgroep besproken wat nodig is om de onduidelijkheid bij betalingsplichtigen te

verhelpen. Inmiddels heeft VOI©E een website en -portal voor de collectieve exploitatie

en beheer van rechten gerealiseerd, waar al veel informatie over de cbo’s te vinden is:

www.voice-info.nl.

1.4 LEESWIJZER

In dit rapport worden de bevindingen van de werkgroep neergelegd.

In hoofdstuk 2 is aangegeven hoe de sector in elkaar zit en hoe het basisproces van een

cbo er uitziet. In de hoofdstukken er na worden de acties uit het actieplan uitgewerkt.

In hoofdstuk 3 staan de onderwerpen genoemd die te maken hebben met het primaire

proces: Minder rekeningen en Klachtafhandeling en geschillenregeling. Daarnaast is er

een nieuwe actie opgenomen die betrekking heeft op de fase voorafgaand aan

facturering: Onderhandeling. In hoofdstuk 4 worden de verbeteringen in de

ondersteunende activiteiten uitgewerkt: Operationalisering Gedragscode (Certificering),

(Uitgangspunten voor onderhandelingen over) Tariefgrondslagen en Gezamenlijke

voorlichting. Hoofdstuk 5 ten slotte bevat de conclusies en een voorstel voor vervolg.

17

2 SITUATIESCHETS

In dit hoofdstuk wordt de situatieschets gegeven van de volgende punten:

• Collectief beheer;

• Beschrijving basisproces;

• Koppeling naar actuele problemen in de uitvoering;

• Concurrentiepositie cbo’s.

2.1 COLLECTIEF BEHEER

Auteurs, artiesten, producenten en uitgevers laten een groot deel van hun rechten

collectief uitoefenen door collectieve beheerorganisaties (cbo’s). De cbo’s innen en

verdelen namens deze rechthebbenden hun auteursrechtgelden. Door het betalen van

een vergoeding aan de cbo, krijgen gebruikers het recht gebruik te maken van met

auteursrecht beschermde werken, en worden gebruikers gevrijwaard van verdere

claims. Dit geeft bedrijven de zekerheid dat ze niet later nog meer rekeningen

ontvangen. In het wetsvoorstel toezicht (10 november 2008; nota van wijziging 8 april

2009) worden de volgende 20 cbo’s genoemd, waarvan er twee (nog) geen lid zijn van

VOI©E, omdat zij op dit moment niet als cbo actief zijn in Nederland:

1. Vereniging Buma;

2. Stichting Leenrecht;

3. Stichting Literaire Rechten Auteurs (LIRA);

4. Stichting Musi©opy;

5. Stichting Naburige Rechtenorganisatie voor Musici en Acteurs (NORMA);

6. Stichting Pictoright;

7. Stichting Platform Multimediaproducenten (Stichting PM);

8. Stichting Reprorecht;

9. Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO) / stichting

International Publishers Rights Organisation (iPRO);

10. Stichting tot Exploitatie van Kabeltelevisierechten op Audiovisueel Materiaal

(SEKAM);

11. Stichting SEKAM VIDEO;

12. Stichting Thuiskopievergoeding Audio Producenten (STAP);

13. Stichting Sena;

14. Stichting Stemra;

15. Stichting Verdeling Videoproducenten (SVVP);

16. Stichting De Thuiskopie;

17. Vereniging tot Exploitatie van Vertoningsrechten op Audiovisueel Materiaal

(VEVAM);

18. Stichting Videma (stichting Groepstelevisie/stichting gesloten netwerken).


18

19. Stichting International Rights Collecting and Distribution Agency (IRDA) 1

20. AGICOA Netherlands2

Een overzicht met meer informatie over de cbo’s, zoals soort vergoeding en type

rechthebbenden, staat weergegeven in bijlage B. ‘Factsheets’ met de belangrijkste

informatie over incasso, verdeling en reglementering per cbo zijn te vinden op de

website van VOI©E: www.voice-info.nl.

Een groot deel van bovenstaande organisaties is een zogenaamde ‘verdeelorganisatie’,

wat betekent dat ze alleen verantwoordelijk zijn voor de verdeling van de gelden onder

rechthebbenden, en geen facturen versturen.

De volgende cbo’s zijn verantwoordelijk voor het overgrote deel van de facturen: Buma

(166.400 facturen in 2007), Sena (160.000 facturen), Stichting Reprorecht (240.000

facturen) en Videma (21.000 facturen).

Stemra stuurt facturen op basis van feitelijk gebruik voor vastleggingen van muziek.

De andere cbo’s versturen minder dan 1000 facturen per jaar. PRO en Pictoright sturen

veel minder facturen vanwege de beperkte omvang van hun doelgroepen. PRO

factureert op basis van feitelijk gebruik aan universiteiten, hogescholen en mbo-

instellingen en commerciële knipseldiensten. Pictoright factureert op jaarbasis circa

800 gebruikers (met name uitgevers, musea en kunstinstellingen) voor het feitelijk

gebruik van beeldende kunst.

Stichting Thuiskopie incasseert bij een beperkte groep producenten en importeurs van

dragers en Stichting Leenrecht incasseert bij openbare bibliotheken.

Stichting Musi©opy incasseert met name bij (verenigingen van) koren.

Door de beperkte omvang en maatwerkafspraken zijn de lijnen tussen cbo en

gebruikers korter en treden relatief minder problemen op die tot het aandachtsveld

van de werkgroep behoren.

De werkgroep heeft zich met name gericht op Buma, Sena, Reprorecht en Videma die,

vanwege het substantieel aantal facturen dat zij aan het bedrijfsleven sturen, de aard

van de regeling en de uitvoeringsproblematiek van hun incassoactiviteiten, tot het

aandachtsveld van het bedrijfsleven behoren. Deze vier cbo’s vertegenwoordigen een

belangrijk deel van de totale omzet van de in Nederland actieve en in VOI©E verenigde

cbo’s. Hun totale incasso-omzet bedroeg in 2007 bijna 328 miljoen euro. De

vergoedingen die bij ondernemingen en publieke instellingen worden geïncasseerd

bedroegen in 2007 in totaal 113 miljoen euro. Dit is bijna 35% van de totale incasso.3

1 IRDA incasseert en verdeelt de laatste jaren geen vergoedingen; ze heeft daarover wel een geschil met

andere cbo’s. 2 AGICOA Netherlands is in oprichting en is als zodanig op dit moment nog niet actief in Nederland. 3 Dit is exclusief de leenrecht- en thuiskopievergoedingen die worden verdeeld door cbo’s die daarvoor als

verdeelorganisaties optreden. De overige 65% wordt gevormd door de inkomsten uit

kabelvergoedingen, uitvoeringsrechten radio en televisie, podia, online licensing, rechten geïncasseerd

in het buitenland, leenrecht, readerregeling, regeling knipseldiensten, regelingen voor gebruik

beeldende kunst en bladmuziek.


19

2.1.1 Historie

De vereniging Buma (Bureau voor Muziekauteursrecht) is opgericht in 1913. Stemra

(Stichting tot Exploitatie van Mechanische Reproductierechten der Auteurs) is

opgericht in 1936. Buma richt zich op de exploitatie van het muziekauteursrecht voor

het openbaar maken van muziekstukken (popconcerten, muziek in discotheken en

horecabedrijven). Stemra legt zich toe op het exploiteren van muziekwerken die

worden vastgelegd op beelden geluidsdragers; ofwel het verveelvoudigen van

muziekstukken. Buma vertegenwoordigt componisten, tekstschrijvers en

muziekuitgevers op basis van een exclusieve vergunning van de overheid. Buma en

Stemra vormen samen één uitvoerende organisatie.

Stichting Reprorecht is de organisatie van auteurs en uitgevers sinds 1974 en wordt in

1985 door de wetgever aangewezen als de enige instantie die verantwoordelijk is voor

de inning van vergoedingen voor het gebruik van fotokopieën van auteursrechtelijk

beschermd werk. Stichting Reprorecht maakt gebruik van de diensten van Cedar. Cedar

is het facilitair bedrijf voor zes auteursrechtorganisaties en is verantwoordelijk voor de

administratie van de betreffende cbo’s, van facturering tot vergoeding aan

rechthebbenden. In de bijlagen is een overzicht terug te vinden met de soorten

vergoedingen, gebruikers en rechthebbenden (bijlage B).

Videma regelt sinds 1988 het gebruik van tv- en filmbeelden voor de zakelijke

gebruikers (bedrijven en instellingen). Binnen- en buitenlandse film- en tv-studio's,

publieke en commerciële omroepen, muziekuitgeverijen, film- en videodistributeurs en

tv-producenten hebben Videma gemachtigd als hun uitvoerende organisatie.

In 1992 richten organisaties van rechthebbenden Sena op: de Stichting ter Exploitatie

van Naburige rechten. Op aanwijzing van de Minister van Justitie is Sena exclusief

belast met de uitvoering van (een deel) van de Wet op de naburige rechten. In de

praktijk betekent dit formeel dat Sena namens haar rechthebbenden toestemming

verleent aan gebruikers van muziek voor "het openbaar maken van voor commerciële

doeleinden uitgebrachte fonogrammen". Sena incasseert hiervoor een vergoeding en

betaalt deze op basis van wettelijk goedgekeurde reglementen door aan de

uitvoerende musici en platenproducenten.

2.1.2 Huidige situatie

De laatste tien jaar zijn er geen nieuwe cbo’s bijgekomen die incasseren bij bedrijven.

Groeiende effectuering van een aantal regelingen voor het bedrijfsleven (met name

voor de naburige rechten door Sena en het reprorecht) en nieuwe vormen van gebruik

(bijvoorbeeld het gebruik van film- en tv-beelden geregeld door Videma) zorgen wel

voor een toename van aantallen gefactureerde organisaties en aantallen facturen.

De verschuiving naar digitale verschijningsvormen en distributie via internet leidt tot

nieuwe businessmodellen en nieuwe vormen van gebruik, waardoor ook opnieuw de

rol van collectieve regelingen ter discussie staat. Er moeten tevens nieuwe tarieven

worden bepaald. Digitaal gebruik biedt in potentie ook veel meer mogelijkheden om


20

gebruik te meten. Door deze ontwikkelingen is de aandacht voor auteursrecht en

collectief beheer de laatste jaren enorm toegenomen.

Auteursrechten en naburige rechten behoren tot het privaatrecht. De rechten van

auteurs zijn verankerd in de Auteurswet en die van uitvoerenden, omroepen en

producenten in de Wet op de naburige rechten. Beide wetten zijn gegrondvest op

internationale verdragen. Daarnaast is uitvoerige jurisprudentie richtinggevend. In

Nederland worden tarieven in de regel niet door de overheid vastgesteld, maar moeten

tot stand komen door onderhandelingen tussen rechthebbenden en gebruikers. De

enige uitzondering op deze regel is het reprorecht, waarvoor het tarief wel bij AMvB

door de overheid is bepaald.

Een deel van de rechten wordt collectief geëxploiteerd, deels door organisaties die

daarin het alleenrecht hebben. Aan de gebruikerskant staan het georganiseerde

bedrijfsleven of instellingen in de publieke sector, vaak vertegenwoordigd door

brancheverenigingen, voor het bedrijfsleven ondersteund door hun koepels VNO-NCW

en MKB Nederland.

2.2 BESCHRIJVING BASISPROCES

Het basisproces van een cbo valt uiteen in drie operationele hoofdactiviteiten: ‘kennen

van gebruik’, ‘facturatie en inning’ en ‘repartitie’. Onderstaand zijn de hoofdactiviteiten

schematisch weergegeven:

Kennen van gebruik (wie, wat, hoe)

Gebruikers• KvK, branches• Veredeling• Mutaties

Gebruik• Eigen opgave• Geholpen opgave• Onderzoek

Vergoeding• Grondslagen• Collectieve regeling

Facturatie en inning

Repartitie

Collectief• Facturatie aan bonden, verenigingen e.d.• Individuele doorbelasting of verrekening binnen contributie

Individueel• Individuele facturatie• Vragen en klachten• Wijzigingen• Debiteurenbewaking• Betaling

O.b.v. gebruik• Direct• Indirect• Indicatoren

Rechthebbenden• Auteursrecht• Naburig recht

Betaling• Royalty• Creditnota

Rechthebbenden

Gebruik

Voordat de operationele hoofdactiviteiten kunnen starten, moet er worden

onderhandeld: per doelgroep bepalen welke gebruiksvormen voorkomen, bepalen voor

welke gebruiksvormen betaald moet worden, en het bepalen en overeenkomen van te

hanteren tarieven en parameters.


21

Daarnaast wordt bepaald hoe wordt omgegaan met geïnde maar nog niet uitgekeerde

bedragen, en wat er gebeurt met geld dat wel geïnd is maar waarvoor de

rechthebbende niet is gevonden. Dit is vastgelegd in repartitiereglementen.

Kennen van gebruik

Voor het bepalen wie gebruikt, baseren de cbo’s zich op Kamer van Koophandel-

gegevens, soms aangevuld met (leden)gegevens van brancheorganisaties (afhankelijk

van de afgesloten contracten) en veelal met updates van zogenoemde ‘veredelaars’, die

kenmerken als vierkante meters en aantal fte aan de bestanden toevoegen. Daarnaast

sporen cbo’s zelf gebruik op en zijn er organisaties die zichzelf melden.

De grondslagen voor tarieven zijn gekoppeld aan de mate en soort van

openbaarmaking, ofwel aan de functionaliteit van het gebruik. De grondslagen worden

in samenspraak met de betreffende brancheorganisaties of hun koepels (in geval van

Reprorecht) overeengekomen. Facturatie en inning

Wanneer het gebruik bekend is en de hoogte van de vergoeding bepaald, wordt een

factuur verzonden. Als de gegevens op de factuur niet correct blijken te zijn, worden ze

verbeterd. Als geen betaling wordt ontvangen, dan wordt de vordering doorgezet naar

een incassobureau, en volgen deurwaarder en rechter. Het komt ook voor dat

vorderingen als oninbaar worden afgeboekt.

Voor collectieve contracten lopen afzonderlijke facturatietrajecten. Door

brancheorganisaties worden collectieve contracten voor brancheleden afgesloten. In

dat geval neemt de branche de betaling van de vergoeding op zich voor haar leden, of

in een enkel geval voor de gehele branche (doorgaans in ruil voor korting) en verrekent

de branche dit met haar leden via de contributie of met een aparte rekening. Soms

wordt deze rekening niet door de betreffende brancheorganisatie, maar door de cbo

zelf verstuurd.

Repartitie

Ten slotte zijn cbo’s belast met het verdelen en uitbetalen van de geïnde gelden onder

en aan rechthebbenden.

Aan auteurs- en naburig rechthebbenden wordt op basis van direct of indirect gebruik

of op basis van indicatoren uitbetaald, dit wordt binnen verenigings- of

stichtingsverband vastgesteld. De betaling geschiedt via een afrekennota vanuit de cbo

(als ‘royalty’).

Een adequate en zorgvuldige verdeling van gelden onder de binnen- en buitenlandse

rechthebbenden is een kerntaak van een cbo. De verdelende cbo’s hebben een

belangrijke rol bij het verkrijgen en behouden van het draagvlak voor de collectieve

uitoefening van rechten en de vrijwaring voor individuele aanspraken die de cbo aan

zijn betalers moet geven. Iedere categorie rechthebbenden heeft daartoe zijn ‘eigen’

cbo. Die cbo’s verschillen ook qua status: soms met een privaatrechtelijk mandaat,

soms met een met instructies omgeven aanwijzing door de wetgever of overheid.

Sommige collectieve rechten worden niet door de incasserende organisatie verdeeld,

maar door de organisaties van de diverse betrokken rechthebbenden omwille van het

vereiste draagvlak. Hiervan is sprake bij de kabel- , leenrecht- en thuiskopievergoeding.


22

Repartitie is geen onderdeel van het incassoproces, en is door de werkgroep dus niet

nader bekeken. Wel is gesproken over het omgaan met niet verdeelde gelden.

2.3 KOPPELING NAAR ACTUELE PROBLEMEN IN DE UITVOERING

Omdat de cbo’s vooral werken voor hun eigen rechthebbenden en verschillen kennen

in wettelijk regime, zijn in de uitvoering eigen oplossingen ontstaan. Die specifieke

oplossingen bevinden zich op alle terreinen, bij de afspraken met brancheorganisaties,

het samenstellen van het basisbestand, de frequentie van facturen, het inningsbeleid,

de bezwaarprocedure, het kwijtscheldingsbeleid, het financieel beheer en de repartitie.

Daarnaast zijn verschillende keuzes gemaakt over zelf doen of uitbesteden. Deze

beslissingen zijn per cbo en per achterliggende groep rechthebbenden op maat

gemaakt. Hierbij speelt dat het innen van auteursrechten een privaatrechtelijke

activiteit is die is gebaseerd op de wet en het grondwettelijke recht van vrijheid van

vereniging. De cbo’s voeren de werkzaamheden uit voor de groepen rechthebbenden

voor en door wie zij zijn opgericht. Dat heeft geleid tot de situatie waar we nu in

verkeren, maar de vraag is of het beëindigen van dat recht mogelijk en nodig is.

De werkgroep is wel van mening dat verbetering gewenst is. Het huidige systeem

brengt onnodige kosten met zich mee en vermindert het draagvlak voor het betalen

van auteursrechten. De uitvoering van alle activiteiten van cbo’s dient beter op elkaar

afgestemd te worden, en de cbo’s dienen meer gezamenlijk en eenduidig te opereren,

en niet ieder voor zich het wiel uit te vinden. Dat is niet alleen in het belang van de

betalingsplichtigen, maar ook in het belang van rechthebbenden.

Hiervoor is echter ook de medewerking van organisaties van gebruikers vereist. De

verschillen zijn voor een deel ook juist tot stand gekomen op grond van de

verschillende wensen van deze partijen. Willen de betrokken partijen een verbetering

realiseren, dan zullen beide partijen zich moeten committeren aan de voorgestelde

verbeteringen en aan de voorwaarden die deze verbeteringen tot stand kunnen

brengen.

De werkgroep meent dat de gewenste verbetering via de weg van samenwerking en

zelfregulering kan worden bereikt.

2.4 CONCURRENTIEPOSITIE CBO’S

Er zijn internationale ontwikkelingen, zoals de Aanbeveling van de Europese Commissie

uit 2005 over grensoverschrijdende licentieverlening van muziekrechten voor online

gebruik en de beschikking van de Commissie in de CISAC-zaak, die erop wijzen dat de al

bestaande grensoverschrijdende concurrentie tussen collectieve beheersorganisaties

aanzienlijk zal gaan toenemen. Cbo’s strijden op het internationale vlak met elkaar om

de gunst van rechthebbenden. Er is in de laatste tijd ook concurrentie om gebruikers

ontstaan op de terreinen van online, mobiele en satellietverspreiding. Buitenlandse

rechthebbenden kunnen hun buitenlandse cbo verzoeken de inning in Nederland ter

hand te nemen. Grote rechthebbenden overwegen steeds vaker de voorheen aan een

cbo uitbestede uitoefening van rechten weer zelf te gaan exploiteren.


23

Voor betalingsplichtigen kan dit betekenen dat ze behalve van de gestroomlijnde

Nederlandse cbo’s ook facturen gaan ontvangen van individuele partijen.

Met deze concurrentie dient rekening te worden gehouden wanneer men de

uitoefening van het collectief beheer van auteursrechten op nationaal niveau via

wettelijke regulering of zelfregulering aan normen gaat binden. De Nederlandse

regering heeft, mede om deze reden, ook in Brussel gepleit voor een geharmoniseerde

regeling voor (het toezicht op) collectief beheer. De werkgroep erkent dat deze

ontwikkelingen tot belangrijke veranderingen in het landschap van cbo’s kunnen

leiden. Er lijkt echter geen belemmering te zijn om nu te komen tot oplossingen die de

inning van auteursrechtvergoedingen in Nederland kunnen verbeteren. Wellicht

kunnen dergelijke oplossingen de concurrentiepositie van Nederlandse cbo’s juist

versterken, omdat zij gericht zijn op het vergroten van het draagvlak voor de inning van

auteursrechtvergoedingen.

In de volgende hoofdstukken worden eerst voor de primaire activiteiten en daarna voor

de ondersteunende activiteiten verbetervoorstellen uitgewerkt.

25

3 VERBETERINGEN IN PRIMAIRE ACTIVITEITEN

In dit hoofdstuk worden de actieplan-onderdelen behandeld die gericht zijn op

verbeteringen in de primaire activiteiten van cbo’s, te weten Minder rekeningen en

Klachtafhandeling en geschillenregeling. De eerste vloeit voort uit de motie Smeets/Van

der Burg (TK 29 515, nr. 219).

Aan deze verbeteringen heeft de werkgroep toegevoegd het onderdeel

Onderhandeling. Onder meer binnen het deelproject Tariefgrondslagen is namelijk

gebleken dat verschillen in behandeling van branches en organisaties niet alleen

ontstaan in de uitvoering, maar ook een rechtstreeks gevolg zijn van verschillen in

afspraken die tijdens onderhandelingen worden gemaakt.

Daarom is het gewenst dat onderhandelingen van verschillende cbo’s per branche op

elkaar worden afgestemd, en dat branches onderling vergelijkbare afspraken maken.

De onderdelen worden per paragraaf beschreven.

3.1 MINDER REKENINGEN

De actie Minder rekeningen komt voort uit de motie Smeets/Van der Burg inzake één

factuur voor alle rechten. In het gezamenlijke actieplan van VNO-NCW, MKB Nederland

en VOI©E is opgenomen dat nagegaan wordt welke verdere bundeling van facturen en

afhandeling van inning via één uitvoeringsorganisatie wenselijk en mogelijk is.

Daartoe zijn door de werkgroep de overlappen en verschillen in uitvoeringsprocessen

bepaald. Duidelijk is geworden dat cbo’s weinig samenwerken en veel werkzaamheden

dubbel doen. Dit veroorzaakt onnodige kosten en verschillen in basisgegevens ten

behoeve van facturering.

Tegelijkertijd constateert de werkgroep dat er onder cbo’s een grote bereidheid is om

hun uitvoering vrijwillig gezamenlijk te verbeteren. Met name door gezamenlijk

adressenbestanden in te kopen en aan te vullen (aanvullen van parameters),

gezamenlijk rekeningen te sturen wanneer bedrijven dat willen, en eenduidige

bezwaarprocedures in te stellen. De in 2007 door Buma en Sena opgerichte

uitvoeringsorganisatie SCAN is hier een goed voorbeeld van.

De werkgroep acht vrijwillige maar niet vrijblijvende samenwerking intrinsiek beter

dan een opgelegd fusiepad. Cbo’s zijn zich, ook door de oprichting van VOI©E steeds

meer klantgericht aan het opstellen, en dat pad verdient - mits er serieuze vorderingen

worden geboekt - voor de nabije toekomst de voorkeur. Deze voorwaarde is echter

cruciaal.


26

3.1.1 Basisregistratie betalingsplichtigen

Voor een belangrijk deel baseren cbo’s zich op gegevens van de Kamer van Koophandel.

Deze blijken om verschillende redenen voor de praktijk van alledag te weinig courant

en actueel. Cbo’s besteden daarom veel inspanning aan het verrijken van de bestanden,

maar werken daarbij meestal niet samen.

De cbo’s dienen op korte termijn (2009-2010) dezelfde basisgegevens te gaan

hanteren. Dit wordt bewerkstelligd door het ontwikkelen van een basisregistratie, te

beginnen bij Buma en Sena die al basisgegevens uitwisselen en verifiëren. Dit houdt

het volgende in:

• Er worden gezamenlijk, liefst centraal KvK-bestanden ingekocht;

• Gezamenlijk wordt de verrijking van de gegevens geregeld en worden dubbele

uitgaven op dit gebied voorkomen;

• Eigen basisbestanden worden aan elkaar gekoppeld, door middel van een centrale

database;

• Cbo’s betalen gezamenlijk de kosten voor de basisregistratie;

• Branches stellen hun lidmaatschapsgegevens conform de brancheafspraken

beschikbaar en toetsen waar mogelijk de bestanden aan hun eigen gegevens ter

optimalisering van de basisregistratie (het is ook denkbaar dat - een deel van - de

basisregistratie gezamenlijk met betrokken branches wordt opgezet, in welk geval

ook de deling van hiermee behaalde efficiencyvoordelen bespreekbaar is);

• Cbo’s gebruiken de data uit deze basisadministratie voor hun facturering en

leveren de hun gemelde mutaties aan.

Opslag en beheer binnen het Service Centrum Auteurs- en Naburige rechten (zie

hieronder) lijkt het meest logisch.

Nadat de basisregistratie en de ermee samenhangende uitvoeringsprocessen zijn

geregeld (eind 2010 naar verwachting) zijn op middellange termijn meer

mogelijkheden voorstelbaar om tegemoet te komen aan gewichtige bezwaren van

gebruikers waar het gaat om herkenbaarheid, transparantie en efficiëntie:

• Gezamenlijk bericht vanuit de basisregistratie naar gebruikers: ‘wij kennen u als’,

‘facturen zijn te verwachten van’ en ‘wijziging is hier mogelijk’;

• Een centrale portal om verschillende rechten te regelen: 1 systeem waarop

gebruikers alle relevante basisgegevens kunnen invoeren of wijzigen (niet 1

rekening, maar 1 loket);

• Een gezamenlijk callcenter voor eerstelijns vragen over een factuur (bijvoorbeeld

voor een bepaalde regeling of branche);

• Een gezamenlijke buitendienst voor verschillende cbo’s.

Deze mogelijkheden kunnen branchegewijs worden ingevoerd. De Horeca heeft

bijvoorbeeld te maken met Buma en Sena (voor muziek), Videma (voor beeld) en soms

ook nog andere (bijvoorbeeld Reprorecht).

Er zijn al initiatieven die deze kant opgaan. Zo bestaat voor het onderwijs al één

gezamenlijke website met informatie over het gebruik van muziek, film en het maken


27

van kopieën (www.auteursrechtenonderwijs.nl). Een mogelijke volgende stap is dat

hier ook de rechten kunnen worden geregeld.

Service Centrum Auteurs- en Naburige Rechten (SCAN)

Op dit moment werken Buma/Stemra en Sena al samen binnen SCAN. Door deze

samenwerking is het voor muziekgebruikers sinds 1 januari 2008 mogelijk om één

muziekfactuur te ontvangen, dus voor Buma/Stemra en Sena gezamenlijk. Gebruikers

kunnen via internet (www.muzieklicentie.nl) hun licenties afsluiten en betalen. Het

servicecentrum hanteert de voorwaarde van ‘schone klanten’. Voor deelname aan de

gezamenlijke factuur mogen gebruikers bij geen van beide cbo’s een

betalingsachterstand hebben.

In 2008 zijn circa 10.000 ondernemers na uitnodiging of na eigen aanmelding gebruik

gaan maken van de mogelijke ontvangst van een gezamenlijke factuur. Medio 2009

komen daar nog eens circa 8.000 gebruikers bij.

Momenteel zijn Buma/Stemra en Sena binnen het servicecentrum bezig met de

ontwikkeling van een gezamenlijke database: het verknopen van de databases van

Buma/Stemra en Sena tot één centraal bestand. Een van de aandachtspunten bij de

ontwikkeling is de organisatie van een centraal databasebeheer.

Inmiddels heeft Videma bij Buma/Stemra en Sena aangegeven graag de mogelijkheden

te onderzoeken voor samenwerking binnen het servicecentrum. Mogelijke

aandachtspunten die nog regeling behoeven zijn:

• Het later instappen door andere/nieuwe cbo’s;

• De relatie met de branchecontracten (in verband met de ledengegevens);

• De dekking van kosten en risico’s (wie betaalt en profiteert?).

3.1.2 Elektronisch factureren

Cbo’s versturen alle individuele gebruikers een factuur. Meestal gebeurt verzending

jaarlijks, alleen Reprorecht doet dit voor kleine bedragen aan ondernemingen met

maximaal 20 werknemers tweejaarlijks. Op dit moment worden alle facturen door

cbo’s geprint en per post verstuurd. Sena heeft het printen en wegsturen van de

facturen uitbesteed. Verschillende cbo’s bieden gebruikers de mogelijkheid om middels

automatische incasso te betalen, maar daar wordt weinig gebruik van gemaakt.

De werkgroep heeft mogelijkheden onderzocht om in de nabije toekomst elektronisch

factureren mogelijk te maken. Er is een inventarisatie van aanbieders gemaakt en er

zijn voor de gezamenlijke cbo’s offertes aangevraagd. E-facturering zal niet de meeste

kwesties rond de facturatie en inning van auteursrechtgelden kunnen oplossen. Wel

geeft het cbo’s de mogelijkheid om betere service aan gebruikers te leveren, om

Eind 2010 is vanuit de bestaande samenwerking Buma/Sena, in goed overleg

tussen cbo’s en met gebruikers, een basisregistratie uitgebouwd. Dit betekent dat

cbo’s dezelfde basisgegevens gaan hanteren. Na inregeling van de basisregistratie

kan de samenwerking worden uitgebreid, bijvoorbeeld met een centrale portal,

buitendienst en eerstelijns callcenter.


28

ondernemers een mogelijkheid te geven de administratieve lasten te verlagen, en voor

te sorteren op de toekomst.

Op dit moment wordt door cbo’s gewerkt aan de businesscase voor e-factureren. Als

wordt gekozen voor opting in, dat wil zeggen dat de ontvanger eerst moet aangeven

dat hij een elektronische factuur wil, lijken de kosten op korte termijn de baten te

overstijgen.

De Belastingdienst heeft onlangs echter aangegeven dat opting out is toegestaan. Dat

wil zeggen dat verzenders elektronische facturen mogen sturen, en alleen als de

ontvanger aangeeft een papieren factuur te willen ontvangen, moet deze geleverd

worden. In dat geval wordt de businesscase sneller positief. Gezamenlijke aanwending

van bereikte kostenbesparing als gevolg van opting out is bespreekbaar.

3.2 KLACHTAFHANDELING EN GESCHILLENREGELING

De werkgroep heeft aan de hand van de klachten die gedurende de looptijd van de

werkgroep binnenkwamen bij VNO-NCW en MKB Nederland, enig inzicht verkregen in

de aard en omvang van de klachten. Vastgesteld is dat er relatief weinig individuele

klachten zijn en dat deze in de regel door de desbetreffende cbo’s worden afgehandeld.

Gebleken is wel dat klachtafhandeling door cbo’s voor klagers weinig inzichtelijk is,

klachtenregelingen onderling verschillen en dat de klantgerichtheid van

beantwoording soms te wensen overlaat.

De werkgroep heeft in kaart gebracht welke typen klachten cbo’s binnenkrijgen (zie

bijlage C) en hoe cbo’s thans omgaan met deze klachten. Vervolgens is bepaald welke

verbeteringen op korte termijn zijn aan te brengen.

VOI©E is bezig belangrijke stappen te zetten:

• Er zijn afspraken gemaakt over transparantie en uniformering van de eigen

klachtenregelingen van cbo’s;

• Er is een digitaal loket bij VOI©E geopend als centraal klachtenpunt.

Uitgangspunt van de werkgroep is dat individuele klachten over de uitvoering van

collectief beheer snel worden behandeld, in eerste instantie via heldere en

transparante klachtenprocedures via de cbo’s, waar nodig ondersteund door VOI©E. De

volgende stap is die naar een onafhankelijke geschillencommissie. De werkgroep heeft

daarbij een voorkeur voor samenwerking met de Stichting Geschillencommissie voor

beroep en bedrijf.

Bredere juridische geschillen over de uitleg van de wet dienen naar de mening van de

werkgroep echter aan de rechter te worden overgelaten.

Bij e-factureren kiest de werkgroep voor het opting out-principe. Dat zal de

kosten van cbo’s voor het aanbieden van elektronische factureren in belangrijke

mate kunnen compenseren. Cbo’s kunnen afspraken over elektronisch factureren

maken in de onderhandelingen met branches, om zo de kosten te kunnen

verlagen.


29

3.2.1 Uniformering eigen regeling

De klachtenregelingen van de cbo’s dienen zoveel mogelijk geüniformeerd en op peil

gebracht te worden. De werkgroep beveelt hierbij de volgende lijn aan:

3.2.2 Geschillenregeling

In het wetsvoorstel toezicht is voorzien in een actievere rol van het College van

Toezicht als het gaat om de vaststelling en toepassing van tarieven en staat de

mogelijkheid benoemd van aanwijzing van een onafhankelijke geschillencommissie

door de Minister van Justitie (art. 22). Deze commissie beslecht dan geschillen tussen

cbo’s en betalingsplichtigen over de billijkheid van de hoogte en de toepassing van

vergoedingen. De Minister van Justitie streeft er naar eind 2010 deze

geschillencommissie operationeel te hebben. Hiervoor wordt ook samenwerking

gezocht met de Stichting Geschillencommissie voor beroep en bedrijf.

Naar de mening van VNO-NCW, MKB Nederland en VOI©E zal in nader overleg tussen

het ministerie van Justitie en de Stichting Geschillencommissie voor beroep en bedrijf

de door de wetgever voorziene rol van het College en de geschillencommissie met

betrekking tot (de toepassing van) branchebrede tariefgeschillen nader moeten

worden bezien en uitgewerkt. Zij spreken de wens uit richting ministerie van Justitie en

de Geschillencommissie om vroegtijdig te worden betrokken bij deze uitwerking.

• De cbo maakt op de website en de factuur de klachtenregeling bekend;

• Vragen en administratieve verzoeken kunnen telefonisch, elektronisch en

schriftelijk aan de cbo worden gedaan;

• Betwisting en bezwaren kunnen elektronisch en schriftelijk aan de cbo worden

gemeld;

• Klachten en vragen worden altijd in behandeling genomen door de cbo;

• De cbo is telefonisch altijd tijdens kantooruren bereikbaar;

• De cbo stuurt bij elektronische en schriftelijke reacties onmiddellijk een

ontvangstbevestiging;

• De cbo handelt vragen en administratieve verzoeken in principe binnen drie weken

af;

• De cbo streeft naar afhandeling van een betwisting of bezwaar binnen drie weken,

na drie weken volgt in ieder geval een voortgangsbericht aan de gebruiker;

• De cbo maakt in zijn regeling expliciet duidelijk welke interne routering reacties

hebben;

• De cbo maakt in zijn regeling expliciet duidelijk welke beroepsmogelijkheden er

voor de gebruiker zijn in geval van ontevredenheid over de opvolging;

• De cbo en VOI©E gebruiken de hun daartoe beschikbare communicatiemiddelen

om de gebruikers hiervan op de hoogte te stellen.


30

3.3 ONDERHANDELING

In de onderhandelingsfase wordt de basis gelegd voor facturatie en inning. De

werkgroep is van mening dat de uitvoeringspraktijk aanzienlijk kan verbeteren als de

afstemming in de onderhandelingsfase aan beide zijden verbetert.

De werkgroep stelt een aanpak voor die systematisch voor beide partijen zorgt voor het

bespreken van de juiste onderwerpen op het juiste moment conform de gezamenlijk

overeengekomen procedures. Daarmee kunnen verwachtingen worden waargemaakt

en worden verrassingen voorkomen.

Deze nieuwe werkwijze moet er op gericht zijn te komen tot meer uitvoeringsefficiency

waar beide partijen baat bij hebben.

De werkgroep streeft er naar om in onderling overleg te komen tot een helder

onderhandelingsprotocol waarlangs cbo’s en gebruikers gezamenlijk overleggen over

de onderwerpen die alle regelingen en overeenkomsten voor de desbetreffende cbo’s

en clusters van gebruikers treffen (zie ook paragraaf 4.2 over uitgangspunten voor

onderhandelingen over tariefgrondslagen). Ook regelingen en tarieven voor nieuwe

gebruiksvormen kunnen dan eerst met het relevante cluster of met de relevante

clusters worden besproken. Onderdeel van het onderhandelingsprotocol is een overeen

te komen onderhandelingstermijn en een procedure voor het geval niet tijdig voor het

gewenste gebruik een regeling kan worden getroffen.

Bij het samenwerkingspad is dus ook een belangrijke rol weggelegd voor

samenwerkende branches. De verbeterprocessen dienen in overleg met hen plaats te

vinden. Ook deze samenwerking is niet vrijblijvend. De samen gekozen

verbeterprocessen vragen steun en medewerking van alle betrokken partijen.

Belangrijk voordeel voor de verbreding van het draagvlak voor overeengekomen

regelingen is dat het de intentie van de werkgroep is om langs deze weg ook de

branches te betrekken die geen rechtstreekse contractuele relatie met de betreffende

cbo(‘s) hebben.

Deze minnelijke weg tot verbetering van de uitvoeringspraktijk heeft de voorkeur van

de werkgroep boven gedwongen samenwerking.

Onderwerpen die in de nieuwe onderhandelingen aan de orde komen, zijn:

Cbo’s dienen hun eigen klachtenregeling duidelijker bekend te maken, door

vermelding op de website en op de factuur. Ook dienen de regelingen te worden

geüniformeerd. Daarnaast is bij VOI©E een centraal loket voor informatie en

klachten ingericht. De werkgroep spreekt de voorkeur uit voor een onafhankelijke

geschillencommissie voor geschillen tussen individuele gebruikers en een cbo. In

het wetsvoorstel is een onafhankelijke geschillencommissie voorzien voor

geschillen over (de toepassing van) tarieven. In het wetsvoorstel heeft ook het

College van Toezicht een rol bij de totstandkoming van tarieven. Een en ander

dient in overleg met alle betrokkenen nader te worden uitgewerkt.


31

3.3.1 Clustering

Clustering van onderhandelingen aan beide zijden van de onderhandelingstafel

betekent een afweging tussen inleveren van onderhandelingsruimte en minder

maatwerk enerzijds, en meer transparantie en vereenvoudiging anderzijds. Uiteraard

behouden alle betrokken partijen aan zowel gebruikers- als rechthebbendenzijde hun

onderhandelingsvrijheid en contractuele en wettelijke bevoegdheden, maar voeren die

zoveel mogelijk gezamenlijk uit.

De werkgroep brengt een clustering aan in drie hoofdonderwerpen:

• muziek (Buma, Sena);

• bewegend beeld (Videma);

• tekst (Reprorecht)

De werkgroep verwacht dat efficiencywinst kan worden geboekt als de al ingezette

samenwerking tussen Buma en Sena in onderling overleg kan worden uitgewerkt tot

een verregaande vorm van uniformering van tariefstructuren/-grondslagen die waar

mogelijk uitmondt in één regeling voor muziek. In voorkomende gevallen kan op basis

van dezelfde uitgangspunten gezamenlijk overleg plaatsvinden over vergelijkbare

tariefstructuren/-grondslagen voor bewegend beeld met Videma. Vooralsnog lijkt het,

gelet op het afwijkende karakter van de reprorechtregeling, niet voor de hand te liggen

dat de reprorechtregeling bedrijfsleven ook in één regeling wordt ondergebracht.

Een belangrijk winstpunt kan worden geboekt door verdergaande harmonisatie van

tariefgrondslagen per cluster, als beide partijen bereid zijn het eerder overeengekomen

maatwerk op te geven. In het kader van professionalisering en transparantie ziet de

werkgroep dit als een belangrijk streven.

• Onderhandelingstijdvak

• Frequentie

• Agendavoorbereiding

• Recente klachten

• Evaluatie lopende overeenkomst

• Bestaande gebruiksvormen

• Hoogte van gebruik, grondslagen en tarieven (inclusief eventuele

bagatelbepaling)

• Nieuwe gebruiksvormen toevoegen

• Facturering (1 factuur en/of e-factureren)

• Kortingen / vergoeding van verleende diensten

• Uitvoering

• Uitvoeringskosten

• Rapportage

• Onderwerpen voor de volgende onderhandelingsronde

• Communicatie


32

3.3.2 Deelconclusie en vervolgtraject

De werkgroep neemt zich voor om de onderhandelingsprocedure in een vervolgtraject

in 2009 verder in te vullen met alle betrokken partijen.

Het streven is om vanaf 2010 te beginnen met de nieuwe werkwijze en clustering.

De tweede helft van 2009 kan dan worden gebruikt om de systematiek, de clustering

en de grondslagenstructuur nader vorm te geven. De directeuren van cbo’s kunnen

hiervoor gezamenlijk met de brancheonderhandelaars een conceptvoorstel opstellen.

Dit proces wordt ondersteund door VOI©E, VNO-NCW en MKB Nederland.

3.3.3 Aandachtspunten

Het is zowel voor de cbo als voor de gebruikers van belang dat de rechthebbenden zich

herkennen in de cbo. Dat is van belang voor het draagvlak en dus de te verlenen

vrijwaring voor het gebruik. Omgekeerd geldt dat ook. De gebruikers moeten zich

herkennen in de regeling die voor hun sector, in of na overleg met hun

brancheorganisatie, is getroffen. Bij transparantie- en efficiencyverbeteringen door

samenvoeging dient het behoud of bij voorkeur de versterking van het draagvlak

scherp in het oog te worden gehouden.

Daarnaast is er mogelijk mededingingsrecht in het geding, onder meer omdat

buitenlandse cbo’s en niet-VOI©E-leden wel gescheiden kunnen opereren.

Het voornemen van de werkgroep is dat in 2010 volgens het gezamenlijk vastgestelde

onderhandelingsprotocol in relevante clusters wordt gesproken over de algemene

uitgangspunten voor o.a. tariefstructuren en (transparante) kortingstructuren c.q.

vergoedingen voor verleende diensten, waaronder samenwerking bij de voorgenomen

basisregistratie. Op basis van de resultaten van dit overleg kunnen voor de jaren 2011

en volgende de dan geldende tarieven en branchecontracten met de relevante partijen

worden getoetst en toegepast4. Gedurende de voorbereidingen naar dit traject acht de

werkgroep het raadzaam om voor 2009 en 2010 de huidige contracten en

tariefstructuren van en met Buma, Sena, Videma en Reprorecht ongewijzigd te laten,

behoudens overeengekomen indexering van tarieven en in gezamenlijk overleg tussen

betrokken partijen tot stand te komen aanpassingen. Bij de start van het nieuwe

overlegmodel vormt voor VNO-NCW en MKB Nederland het feitelijk prijsniveau het

uitgangspunt.

4 Cbo’s die reeds met contractpartijen in overleg zijn over de juiste verhouding van verleende korting tot de

daarvoor verleende tegenprestatie, willen dit overleg in 2009 voortzetten en waar mogelijk afronden.

Partijen gaan voor de bespreking van de kortingenstructuur een overleg tussen relevante partijen

organiseren met het streven om in het derde kwartaal van 2009 in gezamenlijk overleg de uitgangspunten

voor een logische en transparante kortingenstructuur vast te stellen. In die gevallen waar bestaande

kortingen naar het oordeel van de cbo’s substantieel uit de pas lopen, kunnen zij met de betreffende

contractpartijen het overleg voortzetten aan de hand van het gezamenlijke toetsingskader, hetgeen

mogelijk tot aanpassing in 2010 kan leiden.


33

De werkgroep is van mening dat de uitvoeringspraktijk aanzienlijk kan verbeteren

als de onderhandelingsprocedure beter gestructureerd wordt. Deze procedure

wordt door partijen in 2009 verder uitgewerkt. De werkgroep acht – tenzij anders

overeengekomen - voor 2010 een pas op de plaats raadzaam om het

onderhandelen over nieuwe tarief- en kortingenstructuren langs het overeen te

komen onderhandelingsprotocol mogelijk te maken.

35

4 VERBETERINGEN IN ONDERSTEUNENDE ACTIVITEITEN

In het vorige hoofdstuk zijn verbeteringen voorgesteld op activiteiten die rechtstreeks

betrekking hebben op de kwaliteit van het rekeningsverkeer. In het actieplan zijn

daarnaast ondersteunende activiteiten benoemd die verbetering behoeven. Deze

hebben betrekking op Operationalisering Gedragscode (Certificering), (Uitgangspunten

voor onderhandelingen over) Tariefgrondslagen en Gezamenlijke voorlichting.

Operationalisering Gedragscode richt zich op het toetsbaar naleven van gedragsregels.

Bij Tariefgrondslagen gaat het om vereenvoudiging en uniformering van de diverse

grondslagen, tarieven en staffels. Gezamenlijke voorlichting is bedoeld om

ondernemers gezamenlijk en beter in te lichten over het auteurs- en naburig recht en

om tevens te komen tot genormaliseerde verhoudingen tussen cbo’s en bedrijfsleven.

De paragrafen zijn wederom per deelproject opgebouwd.

4.1 OPERATIONALISERING GEDRAGSCODE

De Gedragscode die VOI©E in 2008 heeft geïntroduceerd (bijlage F) is nog niet optimaal

geoperationaliseerd. Dat wil niet zeggen dat hij niet wordt nageleefd, maar naleving is

niet op alle punten goed toetsbaar. Wel zijn de eisen die in de Gedragscode gesteld zijn

aan transparantie voor iedereen te toetsen door middel van de via de website van

VOI©E beschikbaar gestelde informatie van alle leden. Om de kwaliteit van cbo’s beter

in beeld te krijgen, is in eerste instantie de huidige stand van zaken geïnventariseerd en

zijn de opties verkend.

4.1.1 Gedragscode wordt keurmerk

De werkgroep stelt voor om in het eerste kwartaal van 2010 een ‘VOI©E-keurmerk’ (zie

ook bijlage D) operationeel te hebben. Hiervoor dienen op korte termijn met de cbo’s

en een gebruikersgroep de ‘kritische eisen’ nader te worden geïnventariseerd: eisen die

betrekking hebben op de belangrijkste uitvoeringsaspecten van een cbo. Ter

begeleiding van het verdere proces zullen gebruikers een klankbordgroep vormen. Bij

de bepaling van de kritische eisen dient de Gedragscode van VOI©E als uitgangspunt.

Ook de eisen uit het nieuwe wetsvoorstel toezicht en conclusies van de werkgroep in

dit rapport zullen worden meegenomen. De werkgroep zet in op een overzichtelijke lijst

met eisen, geen dik boekwerk dat moet worden langsgelopen.

In het wetsvoorstel toezicht is opgenomen dat bij AMvB een gedragscode kan worden

aangewezen waarvan cbo’s in hun jaarverslag moeten aangeven of en in hoeverre zij

die code toepassen (artikel 2 lid 3: het zogenaamde ‘pas toe of leg uit’ beginsel).

Het wetsvoorstel toezicht voorziet in een uitbreiding van kwaliteitseisen waaraan alle

bij AMvB aangewezen cbo’s moeten voldoen, onder verscherpt toezicht van het College

van Toezicht. Het College heeft daarbij onder meer de bevoegdheid aanwijzingen te

geven en sancties op te leggen. Mocht dit alsnog niet tot verbetering leiden, dan kan de


36

minister van Justitie middels AMvB de betreffende cbo dwingen tot samenwerking en

boetes opleggen.

Een goed werkend systeem van zelfregulering door middel van het in gezamenlijk

overleg operationaliseren van de Gedragscode in de vorm van een keurmerk of

certificering (zie hieronder) zou het wettelijke toezicht door het College kunnen

vereenvoudigen. Een markt die zichzelf goed organiseert, kan de taken van de

wettelijke toezichthouder immers faciliteren. Aandachtspunt voor VOI©E hierbij is het

voorkomen van een lasten- en kostenverzwaring die cbo’s in een ongunstiger positie

plaatst dan partijen die dat niet hoeven te doen. De werkgroep wil een stapeling van

dwingende gedragsnormen vermijden.

VNO-NCW, MKB Nederland en VOI©E achten het essentieel dat de

geoperationaliseerde Gedragscode het product is van zelfregulering die zijn

verankering krijgt in de wet en dat de wetgever ervoor zorgt dat versterkt toezicht

plaatsvindt op collectieve beheersorganisaties die niet deelnemen aan de

zelfregulering. Met andere woorden: geen ‘free riders’ gedrag.

4.1.2 Certificatie (onder accreditatie) als mogelijke tweede stap

Afhankelijk van de resultaten van het keurmerk, kan door partijen bekeken worden of

het opportuun en nodig is om als tweede stap over te gaan op certificatie (onder

accreditatie) (zie voor een beschrijving bijlage D). De normen worden samen met

voorschriften en procedures vastgelegd in een ‘certificatieschema’. Bij de uitwerking

van dit schema wordt gebruik gemaakt van de kennis en ervaringen vanuit het

keurmerk. Stakeholders zullen zijn betrokken middels een centraal College van

Deskundigen. Vermeden moet echter worden dat er dubbel toezicht ontstaat.

4.2 UITGANGSPUNTEN VOOR ONDERHANDELINGEN OVER TARIEFGRONDSLAGEN

De werkgroep heeft de gehanteerde grondslagen en tarieven door de vier grootste

cbo’s in kaart gebracht (zie bijlage E) en bestudeerd welke aanpassingen wenselijk zijn.

De tariefgrondslagen van cbo’s betreffen op het oog een complexe materie, met tal van

grondslagen, doelgroepen, differentiaties, tarieven, individuele regelingen en

branchecontracten. Dit is dan ook één van de achterliggende gronden voor de roep om

transparantie. Aan de andere kant is vastgesteld dat de vele differentiaties

samenhangen met de verschillen in gebruik tussen de sectoren en de uitkomst van

onderhandelingen van een cbo met een branche. De leden van een branche hebben

doorgaans wel te maken met een eenduidige set tarieven per cbo, maar tussen cbo’s

zijn er verschillen.

VOI©E streeft naar operationalisering van de Gedragscode tot een keurmerk in

het eerste kwartaal van 2010 in overleg met gebruikers. Afhankelijk van de

resultaten en de relatie met de voorgenomen wetswijzigingen op het toezicht kan

worden overwogen om als tweede stap over te gaan op certificering.


37

De werkgroep heeft niet gekozen voor het op macroniveau veranderen van bestaande

tarieven en indelingen. Wel spreekt de werkgroep de voorkeur uit voor een

vereenvoudiging van tarieven en indelingen. Aanpassingen in tarieven en indelingen

zullen echter per branche of, bij voorkeur, relevante clusters van moeten plaatsvinden,

en zoals eerder aangegeven door gezamenlijk onderhandelen door de betreffende

cbo’s.

De werkgroep heeft uitgangspunten voor tariefgrondslagen opgesteld, aan de hand

waarvan in overleg tussen betrokken partijen kan worden besproken of daar wel of niet

op gezamenlijk niveau (betreffende cbo’s enerzijds en betreffende (clusters van)

branches anderzijds), afspraken over kunnen worden gemaakt.

4.2.1 Klein tarief voor klein gebruik

Instelling van een klein tarief voor klein gebruik kan een belangrijke bron van ergernis

wegnemen. Nu vallen, bijvoorbeeld in de regeling reprorecht bedrijfsleven, bedrijven

met 2 werknemers in dezelfde tariefcategorie als bedrijven met 19 medewerkers. De

werkgroep pleit voor zoveel mogelijk lineaire tariefstelling door middel van een

standaardstaffel indeling (vierkante meters of aantallen fte) die met kleine stappen

begint die steeds groter worden. Een en ander dient mede in het licht van een

eventuele bagatelregeling te worden bekeken. Een bagatelregeling kan mogelijk ook

problemen in uitvoering voorkomen in grensgevallen tussen privé- en klein zakelijk

gebruik.

4.2.2 Mogelijkheden pay per use met specifieke branches bespreken

Pay per use heeft altijd de voorkeur van de werkgroep, het moet echter wel gelet op de

administratieve lasten en de kosten uitvoerbaar zijn. Pay per use is in de werkgroep

niet nader onderzocht. De technologische mogelijkheden nemen toe. In alle

onderhandelingen dienen hernieuwde mogelijkheden voor pay per use als

bespreekpunt te worden meegenomen. Partijen zullen inventariseren en blijven

monitoren wat de mogelijkheden voor pay per use zijn voor die regelingen die nu nog

(deels) een forfaitair karakter hebben.

Uitgangspunten voor onderhandelingen over tariefgrondslagen

1. Klein tarief voor klein gebruik / eventuele bagatelregeling, ook voor

grensgevallen tussen privé- en zakelijk gebruik;

2. Mogelijkheden pay per use met specifieke branches bespreken;

3. Niet innen als inning niet loont;

4. Tarief koppelen aan economische meerwaarde;

5. Gelijksoortigheid;

6. Uniformering in doelgroepenbeleid;

7. Transparantie over branchecontracten;

8. Samen met branches gebruikshoogten onderzoeken;

9. Niet met terugwerkende kracht factureren, tenzij verwijtbaar;

10. Niet te reparteren gelden.


38

4.2.3 Niet innen als inning niet loont

Als inning niet loont, oftewel: als de incassokosten voor cbo’s hoger zijn dan het

gefactureerde bedrag, dient volgens de werkgroep een cbo in beginsel niet te innen.

Uiteraard staat dit los van investeringen die een cbo gerechtvaardigd acht voor

voorlichting, handhaven van exclusieve rechten, beschermen van gerechtvaardigde

aanspraken van rechthebbenden die anders niet kunnen worden gerealiseerd,

internationale verplichtingen of het nieuw in de markt zetten van een regeling. Doch

ook in die gevallen moeten betrokken partijen oog hebben voor de consequenties voor

het draagvlak van de regeling. Belangrijk is in die gevallen wel het signaal aan

gebruikers af te geven: ‘u wordt wel aangemerkt als gebruiker, maar wij innen

vooralsnog niet’. Ingeval inning door technologische ontwikkelingen, samenvoeging

van facturen of andere vormen van samenwerking tussen cbo’s en (relevante clusters

van) gebruikers wel loont, kan alsnog tot inning worden overgegaan.

4.2.4 Tarief koppelen aan economische meerwaarde

In het auteursrecht wordt ten principale geen onderscheid gemaakt tussen

commercieel of niet-commercieel gebruik. Er is ook geen rechtvaardiging voor dat een

zorginstelling, bibliotheek of welke niet-commerciële instelling ook, wel gewoon voor

zijn gas, licht, meubilair en potloden moet betalen en niet voor het gebruik van

auteursrechtelijk beschermd werk.

Het auteursrecht mag echter niet de toegang tot informatie belemmeren, vandaar dat

in de Auteurswet allerlei uitzonderingen zijn gemaakt voor privégebruik, citeren (bij

voorbeeld in het kader van promotioneel gebruik), kopiëren, uitlenen, openbaar maken

in het onderwijs, etc.

In de meeste gevallen koppelt de wetgever aan de in de Auteurswet verleende

toestemming tot gebruik een aanspraak voor een billijke vergoeding.

Ook daar waar de wetgever dat niet voorschrijft houden cbo’s in hun tariefstelling en

regelingen rekening met de economische meerwaarde van het gebruik. De

economische meerwaarde is echter een zeer complex begrip en dient per regeling door

betrokken partijen te worden uitgewerkt.

4.2.5 Gelijksoortigheid

Het wetsvoorstel toezicht bepaalt dat cbo’s rekening moeten houden met de belangen

van betalingsplichtigen en dat gelijke gevallen gelijk behandeld moeten worden.

Gelijksoortige bedrijven, maar net vallend onder een andere regeling, mogen volgens

de werkgroep onderling dus niet dusdanige verschillen in grondslagen bevatten dat

grote verschillen in factuurhoogte ontstaan. Hier dienen cbo’s en branches in hun

tariefstelling rekening mee te houden. De in het wetsvoorstel en de gedragscode

geregelde transparantie zal helpen om gelijksoortigheid te bewerkstelligen.

4.2.6 Uniformering in doelgroepenbeleid

Uit analyse van de werkgroep blijkt dat de verschillende cbo’s voor eenzelfde sector

verschillende grondslagen, differentiaties en tariefgroepen hanteren. Dit dient bij

voorkeur door betrokken partijen in de clusters te worden geüniformeerd, zodat een

ondernemer bij de ene cbo niet onder net een andere regeling valt dan bij een andere.


39

4.2.7 Transparantie over kortingen / vergoedingen voor diensten

De korting bij collectieve contracten dient altijd in relatie te staan tot de geleverde

dienst (het leveren van adressenbestanden, het meewerken aan onderzoek, het

overnemen van het debiteurenrisico en het factureren). Op grond van het wetsvoorstel

toezicht moeten kortingsregelingen openbaar gemaakt worden. Betrokken partijen

zullen bespreken wat onder kortingsregelingen moet worden verstaan en in hoeverre

de kortingenstructuur geobjectiveerd kan worden gemaakt. Op grond daarvan kan per

collectief contract worden getoetst of een verleende korting aan de daarvoor

overeengekomen uitgangspunten voldoet.

4.2.8 Samen met branches gebruikshoogten onderzoeken

De werkgroep geeft als uitgangspunt mee dat eventuele onderzoeken onder (een

specifiek deel van de) gebruikers naar de hoogte van gebruik, zoveel mogelijk

gezamenlijk met relevante en daaraan meewerkende branches worden uitgevoerd.

Basisprincipe is dat na het gezamenlijk opdracht geven voor het onderzoek, er meer

draagvlak is voor de uitkomsten op het gebied van mate van gebruik.

4.2.9 Niet met terugwerkende kracht factureren, tenzij verwijtbaar

Inspanningen op het gebied van samenwerking kunnen nieuwe te factureren

gebruikersgroepen opleveren. Volgens de werkgroep dienen deze groepen bij wijze van

overgangsregeling niet met terugwerkende kracht gefactureerd te worden (dus enkel

voor het lopende en de komende jaren), tenzij sprake is van verwijtbare nalatige of

foutieve opgave door de betreffende gebruiker(s). Hetzelfde geldt voor aanpassingen in

de hoogte van gebruik: hiervoor dient niet met terugwerkende kracht extra

gefactureerd te worden, tenzij sprake is van verwijtbare nalatige of foutieve opgave.

4.2.10 Niet te reparteren gelden

Voor niet te reparteren geld, doordat rechthebbenden niet worden gevonden of te

weinig brongegevens bekend zijn, worden door de cbo uit kostenoverwegingen

alternatieve bestedingen gevonden. Dit zijn onder andere uitkering aan de wel

gevonden rechthebbenden, investeringen in de bedrijfsvoering en collectieve

bestedingen ten gunste van de gehele sector rechthebbenden.

Cbo’s dienen voor het aangaan van overeenkomsten met gebruikers hierover

transparantie in acht te nemen. Cbo’s dienen aan te geven in hoeverre de door de cbo

te verlenen vrijwaring strekt en welke inspanningen door een cbo worden geleverd om

de rechthebbenden te traceren en wat de cbo doet met de gelden die niet binnen

redelijke termijn aan de individuele rechthebbenden worden uitgekeerd.

De consequentie van niet te reparteren/gereparteerde gelden kan punt van overleg zijn

in de gesprekken met gebruikersclusters.


40

4.3 GEZAMENLIJKE VOORLICHTING

In het takenpakket van de werkgroep is de opdracht opgenomen om aan gezamenlijke

voorlichting te werken om misverstanden over de uitvoering van overeengekomen

regelingen te voorkomen. Voorkomen moet worden dat de contractpartners (cbo’s en

VOI©E respectievelijk branches en koepels) verschillende geluiden laten horen. Mede

daarom is de werkgroep verzocht te bepalen hoe de voorlichting over auteursrechten

en de afspraken en verplichtingen die daaruit voortvloeien eenduidig naar bedrijven

kunnen worden gecommuniceerd.

Voor gezamenlijke voorlichting moet immers een basis te vinden zijn als er betere

afspraken worden gemaakt over tarieven, grondslag, facturatie en inning.

Ook kunnen de branches en hun koepels een bijdrage leveren aan het behoud van het

draagvlak voor de (uitoefening van de) rechten, wanneer zij na klachten uit hun

achterban navraag doen bij de desbetreffende cbo of VOI©E. Zo helpen ze voorkomen

dat op basis van onjuiste informatie onrust ontstaat bij gebruikers over de incasso.

4.3.1 Website VOI©E

VOI©E heeft met de website www.voice-info.nl een goed begin gemaakt met het

verbeteren van de transparantie. Zo zijn er van alle cbo’s factsheets met de

belangrijkste informatie en cijfers te vinden, inclusief doorverwijzingen naar allerlei

relevante stukken, zoals statuten, jaarverslagen en reglementen. Tevens worden de

belangrijkste misverstanden over collectief beheer besproken en is er een actuele

nieuwsvoorziening over cbo’s en cbo’s in de media. Op deze website is ook het centrale

loket voor informatie en klachten (zie 3.2 Klachtafhandeling) geopend. Op de websites

van VNO-NCW, MKB Nederland en de deelnemende branches zal naar deze website

worden verwezen.

4.3.2 Gezamenlijke brochure

Voor de nabije toekomst stelt de werkgroep concreet een gezamenlijke brochure voor,

die is ingevoegd bij elke factuur, welke verwijst naar een gezamenlijke pagina op de

website van VOI©E en waar wordt uitgelegd:

• waarom voor auteursrecht betaald moet worden;

• wat brancheorganisaties en cbo’s zijn overeengekomen;

• hoe het tarief tot stand is gekomen;

• hoe kan worden gecontroleerd of de factuur correct is;

• hoe correcties kunnen worden doorgegeven;

• wanneer en hoe bezwaar kan worden gemaakt.

De werkgroep heeft de voorkeur voor vereenvoudiging van tarieven en

tariefindelingen. De werkgroep heeft uitgangspunten voor tariefgrondslagen

opgesteld aan de hand waarvan in overleg tussen betrokken partijen, zoveel

mogelijk gezamenlijk (betreffende cbo’s enerzijds en betreffende - clusters van -

branches anderzijds), afspraken kunnen worden gemaakt.


41

Ook op de websites van VNO-NCW, MKB Nederland en de deelnemende branches

wordt gelinkt naar deze gezamenlijke pagina en wordt aandacht besteed aan deze

gezamenlijke informatie, het bestaansrecht van auteursrecht en de rol van cbo’s en

VOI©E.

4.3.3 Communicatieplan

Het is niet waarschijnlijk dat na een periode van irritaties, misverstanden en weinig

rekening houden met elkaar de openbare berichtgeving vanaf nu vanzelf goed gaat.

Daarom dient te worden afgesproken dat ergernissen over uitspraken en publicaties op

de agenda staan van reguliere contacten tussen partijen. Dat kan bijvoorbeeld in de

onderhandelingstrajecten en de vervolgafspraken die nodig zijn om de uitvoering te

volgen, maar ook door het gezamenlijk voortgangsoverleg dat wordt ingericht om te

volgen of en hoe de aanbevelingen van de werkgroep worden uitgewerkt.

De uitwerking van de voorstellen die door de werkgroep zijn beschreven, dienen de

komende periode steeds voorzien te worden van een communicatieplan. Zowel binnen

de voortzetting van de werkgroep als binnen de onderhandelingsplatforms worden de

komende jaren regelmatig stappen gezet waarover gezamenlijk gecommuniceerd kan

worden, met respect voor elkaars belangen en standpunten. Branches en koepels

kunnen een belangrijke rol spelen in het tonen dat door cbo’s, in samenwerking met

elkaar en met branches, wordt gewerkt aan verbetering.

Er wordt voorlopig niet gekozen voor een betaalde mediacampagne, er zijn genoeg

contactmomenten tussen cbo en bedrijven om te gebruiken voor gezamenlijke

communicatie. Dit kan worden aangevuld met free publicity in kranten, vakbladen en

eigen media.

De werkgroep gaat aan gezamenlijke voorlichting werken om misverstanden over

de uitvoering van overeengekomen regelingen te voorkomen. Via de websites van


overleg worden eenduidige communicatie en verbreding van het draagvlak

bevorderd.

43

5 CONCLUSIES EN VERVOLG

Op basis van haar beraadslagingen komt de werkgroep Verbetering incasso

auteursrecht tot de volgende conclusies om de incasso van auteursrechtgelden te

verbeteren en te vereenvoudigen.

Basisregistratie

Eind 2010 is vanuit de bestaande samenwerking Buma/Sena, in goed overleg tussen

cbo’s en met gebruikers, een basisregistratie uitgebouwd. Dit betekent dat cbo’s

dezelfde basisgegevens gaan hanteren. Na regeling van de basisregistratie kan de

samenwerking worden uitgebreid, bijvoorbeeld met een centrale portal, buitendienst

en eerstelijns callcenter.

E-factureren

Bij e-factureren kiest de werkgroep voor het opting out-principe. Dat zal de kosten van

cbo’s voor het aanbieden van elektronische factureren in belangrijke mate kunnen

compenseren. Cbo’s kunnen afspraken over elektronisch factureren maken in de

onderhandelingen met branches, om zo de kosten te kunnen verlagen.

Klachtenprocedure / geschillenregeling

Cbo’s dienen hun eigen klachtenregeling duidelijker bekend te maken, door vermelding

op de website en op de factuur. Ook dienen de regelingen te worden geüniformeerd.

Daarnaast is bij VOI©E een centraal loket voor informatie en klachten ingericht. De

werkgroep spreekt de voorkeur uit voor een onafhankelijke geschillencommissie voor

geschillen tussen individuele gebruikers en een cbo. In het wetsvoorstel is een

onafhankelijke geschillencommissie voorzien voor geschillen over (de toepassing van)

tarieven. In het wetsvoorstel heeft ook het College van Toezicht een rol bij de

totstandkoming van tarieven. Een en ander dient in overleg met alle betrokkenen nader

te worden uitgewerkt.

Onderhandeling

De werkgroep is van mening dat de uitvoeringspraktijk aanzienlijk kan verbeteren als

de onderhandelingsprocedure beter gestructureerd wordt. Deze procedure wordt door

partijen in 2009 verder uitgewerkt. De werkgroep acht - tenzij anders overeengekomen

- voor 2010 een pas op de plaats raadzaam om het onderhandelen over nieuwe tarief-

en kortingenstructuren langs het overeen te komen onderhandelingsprotocol mogelijk

te maken. Operationalisering Gedragscode

VOI©E streeft naar operationalisering van de Gedragscode tot een keurmerk in het

eerste kwartaal van 2010 in overleg met gebruikers. Afhankelijk van de resultaten en

de relatie met de voorgenomen wetswijzigingen op het toezicht kan worden

overwogen om als tweede stap over te gaan op certificering.


44

Uitgangspunten voor onderhandelingen over tariefgrondslagen

De werkgroep heeft de voorkeur voor vereenvoudiging van tarieven en

tariefindelingen. De werkgroep heeft uitgangspunten voor tariefgrondslagen

opgesteld, aan de hand waarvan in overleg tussen betrokken partijen, zoveel mogelijk

gezamenlijk (betreffende cbo’s enerzijds en betreffende - clusters van - branches

anderzijds), afspraken kunnen worden gemaakt.

Gezamenlijke voorlichting

De werkgroep gaat aan gezamenlijke voorlichting te werken om misverstanden over de

uitvoering van overeengekomen regelingen te voorkomen. Via de websites van


overleg worden eenduidige communicatie en verbreding van het draagvlak bevorderd.

5.1 AFSPRAKEN

De werkgroep stelt voor de voorstellen uit te werken en te implementeren in drie

fasen: 2009, 2010, en daarna. Het zwaartepunt van de gezamenlijke inspanningen zit

bij de onderhandelingen, operationaliseren van de gedragscode en de voorlichting, de

rest van de projecten zal voornamelijk door cbo’s worden uitgevoerd. Knelpunt daarbij

is de beschikbare capaciteit aan VOI©E-/cbo-kant, en de complexiteit van deze

projecten, waardoor de kans bestaat dat doelen niet worden gehaald. Daarom moeten

uitvoeringsplannen worden opgesteld en de implementatie daarvan door de partijen

achter de werkgroep worden gemonitord. In schematische weergave ziet het vervolgtraject er als volgt uit:

Cbo’s & branches

- Handhaven contracten- Vormgeven onderhandeling:

werkwijze en clustering- Opstellen kritische eisen

en vormgeven keurmerk- Gezamenlijke voorlichting

- Monitoren pay per use- Overleg Stichting Geschillencommissie

- Evaluatie keurmerk- Certificatie (onder

accreditatie)?- Verdere uniformering

tariefgrondslagen

2009

Cbo’s

2010 2011

- Onderhandeling volgens nieuwe werkwijze - Invulling geven aan

uitgangspunten voor tariefgrondslagen

- Inzet op uniforme grondslagen en tarieven

- Gezamenlijke brochure

- Centraal loket VOI©E- Transparantie &

uniformering eigen klachtenregelingen- Uitwerken business case

basisregistratie- Afronden business case

e-factureren

- Centrale portal vanuit basisregistratie - Uitbreiden

gezamenlijke uitvoering?- Medio 2010 aan te vullen

- Regelen doorgeleiding naar geschillencommissie- Regelen basisregistratie

- Voorlichting klachtenregelingen

- Benchmark eigen kwaliteitssystemen

29-04 01-01 01-01

Vervolg werkgroep Werkgroep Pastors Monitoring nog te bepalen


45

5.1.1 Activiteiten in 2009

In de rest van het lopende jaar dienen volgens de werkgroep de volgende activiteiten te

worden ondernomen:

• De werkwijze en de (eerste) clustering voor de onderhandelingen met de betrokken

partijen wordt vormgegeven. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren in de vorm van een

gezamenlijke bijeenkomst met deelname van de cbo-directies en de

onderhandelaars van de meest relevante branches. Gewerkt wordt daarbij aan de

werkwijze voor nieuw te starten onderhandelingen. Lopende onderhandelingen

zullen worden gedaan volgens de nieuwe inzichten.

• De werkwijze rond het VOI©E-keurmerk wordt nader vormgegeven. Ook moet de

lijst met kritische eisen, samen met gebruikers en rechthebbenden worden

opgesteld. Dit gebeurt naar verwachting in één of twee gezamenlijke

bijeenkomsten. Voor de invoering wordt een klein projectteam ingesteld. Inzet is

toepassing van het keurmerk in het voorjaar van 2010.

• VNO-NCW, MKB Nederland en VOI©E zullen, onder meer met een gezamenlijk

persbericht, gezamenlijk en via hun eigen communicatiemiddelen aandacht geven

aan de uitkomsten van deze werkgroep. Daarnaast worden aangesloten leden in

staat gesteld te communiceren over het advies. In de loop van 2009 worden

afspraken gemaakt over toekomstige communicatie, bijvoorbeeld gekoppeld aan

de verschillende verbetervoorstellen.

• De werkgroep heeft nu geen onderzoek laten verrichten naar de stand van zaken

en de toepassingsmogelijkheden van pay per use. De ontwikkelingen ter zake en

eventuele voorbeelden in nieuwe overeenkomsten zullen gezamenlijk worden

gevolgd.

• De werkgroep wil in overleg treden met de Stichting Geschillencommissies voor

beroep en bedrijf en het ministerie van Justitie over de invulling van de

onafhankelijke geschillencommissie.

• Het centrale loket van VOI©E is online en zal waar nodig worden aangevuld.

• De eigen klachtenregelingen van cbo’s dienen transparant en uniform te worden

gemaakt volgens de daartoe gegeven richtlijnen. De cbo’s zullen hierbij vanuit

VOI©E worden ondersteund. Partijen gaan werken aan de inrichting van een

onafhankelijke geschillencommissie en zullen in overleg treden over een optimale

stroomlijning van een geschillenregeling.

• De werkgroep Incasso van VOI©E zal op korte termijn een businesscase

basisregistratie uitwerken.

• De werkgroep Incasso van VOI©E zal de businesscase e-factureren afronden en zal

naar verwachting in het derde kwartaal 2009 beslissen over de invoering. Inzet is

een begin maken met e-factureren vanaf 1 januari 2010 met een opting out-

systeem met steun van VNO-NCW en MKB Nederland en de betrokken branches.

• Voor de overkoepelende organisatie en de monitoring in 2009 en 2010 zal een

gezamenlijke werkgroep van VNO-NCW, MKB Nederland en VOI©E actief blijven,

bij voorkeur met behoud van adviserende leden van de ministeries van Justitie en

Economische Zaken.


46

5.1.2 Activiteiten 2010

In 2010 zal verdere implementatie van de verbetervoorstellen plaatsvinden:

• De werkwijze rondom de onderhandelingen is naar verwachting geregeld.

• Binnen de onderhandelingsplatforms dient invulling te worden gegeven aan de

geformuleerde uitgangspunten voor tariefgrondslagen. Daarnaast dient te worden

ingezet op (in ieder geval voor de betreffende sector) uniforme grondslagen,

tarieven en staffels.

• In het kader van gezamenlijke voorlichting wordt door de werkgroeppartijen een

brochure uitgegeven met een gezamenlijk verhaal over het (betalen voor)

auteursrecht en de verbeteringen die zijn aangebracht.

• Lopende dit jaar zal naar verwachting door de Stichting Geschillencommissies

gewerkt gaan worden aan de invulling van de onafhankelijke geschillencommissie.

Vanuit de werkgroep zal in ieder geval aandacht zijn voor de doorgeleiding van

klagers (vanuit het centrale loket) naar deze commissie.

• De basisregistratie, waarvoor in 2009 een businesscase is opgesteld, wordt door de

betrokken partijen geregeld.

• De cbo’s komen gezamenlijk (vanuit VOI©E) met voorlichting over de

geüniformeerde klachtenregelingen en het centrale loket bij VOI©E.

• De cbo’s voeren een onderlinge benchmark uit op basis van de eigen

kwaliteitssystemen.

• Medio 2010 vindt planvorming plaats over verdere stappen in gezamenlijke

uitvoering vanuit de basisregistratie.

5.1.3 Activiteiten na 2010

Na 2010 wordt het VOI©E-keurmerk geëvalueerd en wordt bezien of certificering

(onder accreditatie) gewenst is. Ook wordt ingezet op verdere uniformering van de

tariefgrondslagen. Daarnaast wordt vanuit de basisregistratie een centrale portal

opgestart en worden eventuele andere stappen gezet in de gezamenlijke uitvoering. De

activiteiten voor de derde fase zullen medio 2010 worden aangevuld.

47

BIJLAGE A: GEZAMENLIJKE BRIEF 17 OKT. 2008


48


49


50

51

BIJLAGE B: COLLECTIEF BEHEER

Organisatie Categorie Soort vergoeding Wordt opgehaald t.b.v. Vergoeding afkomstig van

Aangeslotenen/leden

Buma/Stemra Auteursrecht (muziek)

Openbaarmaking en verveelvoudiging van muziek

Componisten, tekstdichters en muziekuitgevers

Alle gebruikers van muziekauteursrecht


Leenrecht Auteursrecht Leenrechtvergoedingen voor het uitlenen van boeken, cd's en films

Alle auteursrechthebbenden

Openbare bibliotheken

Auteursrechtenorganisaties

Met name leenrecht-, kabel- en thuiskopie-vergoedingen

Stichting Leenrecht, kabelexploitanten en stichting Thuiskopie

Lira Auteursrecht

Literaire auteurs, journalisten, bewerkers, vertalers en scenarioschrijvers

Literaire auteurs, bewerkers, vertalers en scenarioschrijvers en journalisten

Musi©opy Auteursrecht (muziek)

Verveelvoudiging bladmuziek


o.a. muziekscholen en koren


NORMA Naburig recht

Leenrecht-, kabel- en thuiskopievergoedingen

Musici, acteurs en andere performers

o.a. Leenrecht en Thuiskopie en kabelexploitanten

Muzikanten en acteurs

Platform Multimediaproducenten

Auteursrecht Thuiskopievergoeding Producenten en uitgevers

Stichting Thuiskopie Producenten en uitgevers op het gebied van interactieve media

Pictoright Auteursrecht (beeld)

Leenrecht-, thuiskopie- en reprorecht-/ readervergoedingen; evenals reproductierechten beeldende kunstenaars

Ontwerpers, illustratoren, fotografen, kunstenaars en architecten

Leenrecht, Thuiskopie en Reprorecht / readerregeling, evenals regelingen met uitgevers, musea en andere kunstinstellingen

Ontwerpers, illustratoren, fotografen, beeldende kunstenaars en architecten

Gebruik van beschermd materiaal in onderwijspublicaties, knipselkranten en op LiteROM

Uitgevers en auteurs(organisaties)

Onderwijsinstellingen, knipseldiensten

PRO

Auteursrecht (schrift)

Leenrechtvergoedingen Stichting Leenrecht

Uitgevers

Reprorecht Auteursrecht (schrift)

Kopiëren korte gedeelten uit auteursrechtelijk beschermde geschriften

Uitgevers en auteurs

Bedrijven, overheidsinstellingen, bibliotheken en scholen

Uitgevers en auteurs

SENA Naburig recht (muziek)

Openbaarmaking van muziek

Artiesten en platenproducenten

Alle gebruikers van door de Wet Naburige rechten beschermde muzikale producten

Artiesten en producenten

SEKAM Naburig recht (beeld)

Kabeldoorgifte van op televisie uitgezonden producties

Binnen- en buitenlandse film- en televisieproducenten

Kabelexploitanten Binnen- en buitenlandse film- en televisieproducenten

Aandeel producenten thuiskopievergoeding

Thuiskopie SEKAM Video

Naburig recht (beeld) Auteursrecht Video

uitleenvergoeding


Stichting Leenrecht


STAP Auteursrecht Thuiskopiëren Producenten Thuiskopie Producenten van geluidsdragers

SVV Auteursrecht (beeld)

Leenrechtvergoedingen Videoproducenten Leenrecht Videoproducenten


52

Organisatie Categorie Soort vergoeding Wordt opgehaald t.b.v. Vergoeding afkomstig van

Aangeslotenen/leden

Thuiskopie Auteursrecht

Thuiskopiëren op voorwerpen die bestemd zijn om een werk ten gehore te brengen, te vertonen of weer te geven

Componisten, artiesten en producenten

Fabrikanten en importeurs blanco dragers

Auteursrechtenorganisaties

Kabeldoorgifte van films en tv-programma's

Schrijvers, regisseurs en producenten van films en tv-producties

Kabelexploitanten VEVAM

Naburig recht

Aandeel filmers thuiskopievergoeding

Thuiskopie

Schrijvers, regisseurs en producenten van films en tv-producties

Videma Auteursrecht (beeld)

Vertoningsrechten tv-beelden

Producenten van bewegend beeld en omroepen

Zakelijke gebruikers en gesloten netwerken

Producenten van bewegend beeld en omroepen

53

BIJLAGE C: TYPEN KLACHTEN

Om verschillende redenen kloppen gebruikers bij een cbo aan met een vraag of

opmerking. Ondernemers willen bijvoorbeeld weten waarom ze een factuur

ontvangen, ze willen doorgeven dat bedrijfsgegevens niet kloppen of ze hebben

opmerkingen van meer principiële aard: ze vinden dat ze te veel betalen of überhaupt

niet hoeven te betalen. Het betreffen dan ook lang niet altijd ‘klachten’, maar dus ook

verzoeken, vragen, opmerkingen, betwistingen et cetera. Om die reden is het eigenlijk

beter om te spreken van reacties: gebruikers ontvangen een factuur en reageren daar

op, wat niet altijd een klacht betekent. Temeer omdat een ‘klacht’ door sommige cbo’s

eng beschouwd wordt als beklag over de wijze van behandeling/bejegening. Voor alle

verschillende reacties wordt van cbo’s nauwkeurige afhandeling gevraagd. De

werkgroep heeft zodoende de verschillende typen reacties in kaart gebracht, en de

afdeling die in eerste instantie verantwoordelijk is voor afhandeling:

Type reactie Voorbeeld Verantwoordelijke afdeling

1. Algemene

informatievragen

‘wat is auteursrecht?’

‘namens wie int u?’

Helpdesk

2. Mutatieverzoeken bedrijfs-

of gebruiksgegevens

‘adres klopt niet’;

‘aantal m2 klopt niet’;

‘er is bij mij sprake van een

branchecontract’

Administratie/

Relatiebeheer/

Licentiebeheer

3. Betwisting of grondslag

adequaat gebruik

weergeeft

‘ik gebruik niet overal

muziek’;

‘ik wil wel betalen, maar

niet op basis van m2’

4. Betwisting of tariefhoogte

billijk is

‘dit lijkt mij wel erg duur’

5. Principieel bezwaar tegen

regeling/gebruiksrecht

‘ik wil niet betalen voor

auteursrecht’

Juridische afdeling

6. Betalingsproblemen ‘ik wil wel betalen, maar ik

kan niet’

Administratie/

Relatiebeheer

7. Klacht over wijze van

behandeling/bejegening

‘ik ben onvriendelijk te

woord gestaan’;

‘ik krijg steeds hetzelfde

antwoord’

Uitvoeringsmanager/

Bestuur

Daarnaast kan onderscheid worden aangebracht vanuit de onderliggende

rechtsverhouding:

• Een collectief contract: bij een geschil of klacht zal doorgaans de wederpartij van

de cbo zijn of worden betrokken, vaak zullen daarover ook afspraken in het

contract staan:

• Een individueel contract: een geschil of klacht zal doorgaans in de onderlinge

contractuele relatie worden opgelost, vaak zullen daarover ook afspraken in het

contract staan;


54

• Een nota/betalingsvoorstel zonder contractuele basis, maar op basis van een

wettelijke aanspraak: de klachtenregeling zal met name op deze categorie

gebruikers betrekking hebben.

55

BIJLAGE D: CERTIFICERING EN KEURMERK

Certificering is een vrijwillige regeling, waar door middel van (onafhankelijke) toetsing

wordt vastgesteld of wordt voldaan aan vooraf gestelde criteria en gedragsregels. Het

zorgt ervoor dat gebruikers, die niet altijd deskundig zijn, de zekerheid (vertrouwen)

hebben dat cbo’s hun activiteiten conform daaraan gestelde standaarden uitvoeren. De

werkgroep heeft twee vormen van certificering uitgediept: certificatie onder

accreditatie en keurmerk.

Certificatie (onder accreditatie) Certificatie betreft ‘het geheel van activiteiten, op grond waarvan een onafhankelijke,

deskundige en betrouwbare instelling vaststelt en schriftelijk kenbaar maakt dat er een

gerechtvaardigd vertrouwen bestaat dat een duidelijk omschreven object voldoet aan

vooraf gestelde eisen’ (Kabinetsstandpunt). ‘Onder accreditatie’ houdt in dat de

certificerende instelling (CI) geaccrediteerd dient te zijn door de Raad voor Accreditatie

(RvA). De RvA keurt als het ware de keurders.

De eisen/normen zijn objectief, eenduidig en toetsbaar. Ze worden vastgelegd in een

‘certificatieschema’ (of: ‘beoordelingsrichtlijn’), waarin ook alle verdere voorschriften

en procedures een plaats krijgen, zoals de algemene werkwijze, de methodieken die

door de certificerende instelling worden toegepast en de sanctieregels. Het

certificatieschema wordt vastgesteld door alle betrokken partijen, die verenigd zijn in

een ‘(centraal) College van Deskundigen’ (CvD). Dit alles in schematische weergave:

Cbo

RvA

Accreditatie

Certificerings-schema

CI

Certificatie

CvD

Kwaliteits-management

Gebruikers

Branches

Koepels

Experts

• Normen• Voorschriften• Procedures

Certificatie vindt periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) plaats. De certificeringsinstelling (CI)

toetst of aan de gestelde eisen wordt voldaan en geeft wel of niet een certificaat af.

Wanneer een cbo niet voldoet aan de eisen (en zodoende geen certificaat ontvangt),

krijgt het van de CI 4 tot 6 maanden de tijd om te verbeteren, waarna opnieuw toetsing

door de CI plaatsvindt. Wanneer dan opnieuw een onvoldoende wordt gescoord,

kunnen sancties volgen (zie later). Voor de inrichting van certificatie onder accreditatie

geldt een reëel implementatietraject van een jaar.


56

Een keurmerk De tweede vorm van certificering die is uitgediept, betreft de inzet van een keurmerk.

Ook bij een keurmerk worden vooraf eisen vastgesteld waaraan een cbo dient te

voldoen. Er vindt echter geen toetsing plaats door een geaccrediteerde instelling. Idee

achter een keurmerk is het leggen van een claim: cbo’s geven aan gebruikers aan zich

te houden aan algemene normen. VOI©E ziet er op toe dat cbo’s die normen proberen

na te leven. De Gedragscode van VOI©E kan goed als uitgangspunt dienen voor de

verdere bepaling van deze normen. Een simpele toets door de Raad voor Accreditatie

kan onderdeel zijn van deze verdere bepaling.

Cbo

Kritieke eisen

VOI©E

Keurmerk

RvA

Kwaliteits-management

Gebruikersgroep

Met een keurmerk kan op korte termijn (maanden) gewerkt gaan worden. Vermelding

kan plaatsvinden op de website van VOI©E en bijvoorbeeld op de Consuwijzer

(www.consuwijzer.nl).

Interne kwaliteitssystemen Op dit moment beschikken verschillende cbo’s voor eigen (interne) kwaliteitssystemen.

Videma wordt sinds november 2001 gecertificeerd volgens ISO 9001:2000 (binnenkort

opgevolgd door editie 2008). In het kader hiervan zijn normen vastgelegd in een

kwaliteitshandboek, worden periodiek interne audits uitgevoerd, worden de resultaten

van die audits binnen de afdeling en MT’s geëvalueerd en vindt jaarlijks een externe

audit plaats. Bij goed gevolg wordt het certificaat driejaarlijks vernieuwd.

Binnen Cedar wordt gebruik gemaakt van een intern kwaliteitsmanagementsysteem,

waarmee continu wordt gewerkt aan procesverbetering. Belangrijkste eigenschappen

van het systeem zijn de Plan-Do-Check-Act-aanpak, een procesbeschrijving van de

uitvoering met onderscheid in 5 stappen en zes verbetermodules:


57

Figuur: Kwaliteitsmanagementsysteem Cedar

3.6 Ontwikkelen

nieuwe diensten

3.1 Kwaliteitszorg

INK

3.4 Prestatiemeting

BSC

3.5 Verslaglegging/

Management-

informatie

Verbeteren

C

H

E

C

K

A

C

T

3.3 Proces-

verbetering

3.2 Meting

gedragscode

VOICE

59

BIJLAGE E: GRONDSLAGENMATRIX

Buma

Doelgroepen Grondslagen Differentiatie Standaardtarief

Horeca Oppervlakte (plus aantal

dagen bij

amusementsmuziek)

staffel lineair Horeca tarief achtergrondmuziek

Winkels Oppervlakte staffel

degressief

Mechanische achtergrondmuziek

tarief

Supermarkten Oppervlakte staffel

degressief

Supermarkten tarief

Kantoren / werkruimte FTE's staffel

degressief

Werkruimten tarief

Fitnessbedrijven Oppervlakte staffel

degressief

Fitnessbedrijven tarief

Medische /

Zorginstellingen

Oppervlakte staffel

degressief


tarief

Sportinstellingen Oppervlakte staffel

degressief


tarief

Onderwijsinstellingen Aantal leerlingen staffel lineair Onderwijsinstellingen tarief

Muziekverenigingen Aantal leden lineair Amateur muziekverenigingen tarief

Muziekevenementen % recette/gage (met

minimum oppervlakte prijs)

lineair Algemeen tarief

Bioscopen % recette lineair Algemeen tarief

Theater / Schouwburg % recette/gage (met

minimum oppervlakte prijs)

lineair Algemeen tarief


60

Sena


Horeca - achtergrond-

muziek

Oppervlakte (m²) Staffel Horeca mechanische

achtergrondmuziek

Horeca amusements

tarief

Oppervlakte (m²) + frequentie

openstellingen

Staffel Amusementsmuziek

Hotels en bungalow-

parken

Aantal kamers/bungalows Staffel Doorgifte muziek naar

hotelkamers en bungalows

Zakelijke markt Oppervlakte (m²) Staffel Muziekgebruik binnen

bedrijfsrestaurants

Detailhandel, niet

zijnde warenhuizen en

zelfbedieningszaken

FTE's Staffel Verkoopruimtes algemeen

Supermarkten Oppervlakte (m²) Staffel Supermarkten,

warenhuizen en

zelfbedieningszaken

Werkruimten /

zakelijke markt

FTE's Staffel Bedrijfsruimten algemeen

Reprorecht


Bedrijven Aantal FTE’s en branche

(hoog/laag)

staffel Algemeen tarief

Bedrijven (individuele

regeling)

Totaal aantal fotokopieën

maal percentage

reprorechtplichtig (verschilt

per branche) en/of aantal

FTE’s

lineair 4,5 cent per kopie

Overheid Totaal aantal fotokopieën

maal percentage


per sector) en/of aantal FTE’s

lineair 4,5 cent per kopie

Onderwijsinstellingen Totaal aantal fotokopieën

maal percentage


per sector) en/of aantal

leerlingen

lineair 4,5 cent per kopie/1,1 cent

per kopie


61

VIDEMA


Onderwijsinstellingen

(AOC / MBO raad)

Gewogen leerling lineair Eigen tarief

Onderwijs primair en

algemeen voortgezet

Aantal locaties Vast bedrag per

locatie

Eigen tarief

Cafés en koffiehuizen Vertoningoppervlakt

e (m2)

Staffel Eigen tarief

Cafetaria's, lunchroom,

grillroom etc.

Vast bedrag Vast bedrag Eigen tarief

Fitnessbedrijven Aantal tv-toestellen Bedrag per tv,

maximaal 3 tv’s

Eigen tarief

Gemeentehuizen Aantal tv-toestellen Bedrag per tv Eigen tarief

Hotels, motels en

aanverwant

Doorgifte: aantal tv-

toestellen.

Bar: café-regeling

Overige ruimten:

cafetariaregeling

Bedrag per kamer Eigen tarief

Recreatiebedrijven Regeling thans in

onderhandeling

Eigen tarief

Sociaal Cultureel Werk Vast bedrag Tarief afhankelijk

van gebruik

Achtergrondvertoning en in

groepsverband kijken

Sportverenigingen

(centrale overeenkomst

met diverse sportbonden)

Vast bedrag Vast bedrag Eigen tarief

Sportverenigingen (geen

centrale overeenkomst met

enkele sportbonden)

Aantal leden Staffel: tot 100,

100-500, meer dan

500

Eigen tarief

Verpleeghuizen Aantal ruimten met

tv

Bedrag per ruimte Eigen tarief, met mogelijkheid

tot korting

Verzorgingshuizen Aantal

recreatieruimten

met tv

Bedrag per ruimte Eigen tarief, met mogelijkheid

tot korting

Winkelbedrijven Per winkel Vast bedrag Eigen tarief

Winkelbedrijven, INTRES-

leden

Per winkel Vast bedrag Eigen tarief

Wit- en bruingoedwinkels,

UNETO-VNI-leden

Per tv Staffel: tot 25, 25-

50, meer dan 50

Eigen tarief

Wit- en bruingoedwinkels Per tv Staffel: tot 25, 25-

50, meer dan 50

Eigen tarief

63

BIJLAGE F: GEDRAGSCODE VOI©E

Overwegingen

Een collectieve beheersorganisatie (CBO) bevordert de totstandkoming, verspreiding en

gebruik van door het auteursrecht en de naburige rechten beschermde werken en

prestaties, en komt op voor de materiële en immateriële belangen van de

rechthebbenden, zijnde makers, uitvoerende kunstenaars en producenten van dit

beschermde materiaal, en hun rechtverkrijgenden;

Bij het behartigen van de belangen van rechthebbenden worden ook de belangen van

gebruikers en/of betalingsplichtigen geraakt. De bij de Stichting Auteursrechtbelangen

aangesloten CBO’s hebben daartoe een aantal - zichzelf bindende - gedragsregels

vastgelegd in de onderhavige gedragscode.

Een CBO kan bovendien de totstandkoming van auteurs- of nabuurrechtelijke licenties

vereenvoudigen en zodoende bijdragen aan de toegankelijkheid en beschikbaarheid

van beschermd materiaal.

Een CBO zorgt voor doeltreffende handhaving van de rechten waarvoor zij

verantwoordelijk is, doelmatige inning van vergoedingen en tijdige, correcte en

doorzichtige uitkering ervan. Doel hierbij is tevens om bij te dragen aan eerlijke

mededingingscondities voor gebruikers en/of betalingsplichtigen. Een CBO zal haar

werkzaamheden uitvoeren met best practice als maatstaf;

Deze gedragscode is opgesteld in goed overleg tussen de Stichting

Auteursrechtbelangen en de bij haar aangesloten organisaties.

ARTIKEL 1 - BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN EN DEFINITIES

Voor de werking van deze gedragscode wordt verstaan onder:

a. CBO (Collectieve beheersorganisatie): een rechtspersoon, opgericht en bestuurd door

rechthebbenden ten aanzien van het auteursrecht, de naburige rechten daaronder

begrepen, die in opdracht van en ten behoeve van deze rechthebbenden zonder

winstoogmerk op continue basis auteurs- en/of nabuurrechtelijke vergoedingen

ontvangt en verdeelt. De CBO als bedoeld in deze gedragscode heeft zich door

ondertekening van deze gedragscode bereid verklaard haar na te leven;

b. CvTA: College van Toezicht Auteursrechten als bedoeld in de Wet Toezicht collectieve

beheersorganisaties Auteurs- en naburige rechten;

c. Gebruiker en/of betalingsplichtige: de (rechts)persoon die toestemming nodig heeft

en/of een vergoeding verschuldigd is uit hoofde van het auteursrecht en de naburige

rechten en die een rechtsverhouding heeft met de CBO op grond van een wettelijke

verplichting, een licentieovereenkomst danwel als partij bij een

standaardovereenkomst of -regeling;

d. Geschillencommissie: een onafhankelijke commissie waaraan geschillen tussen de

CBO en de rechthebbende (interne geschillenregeling), de CBO en een

gebruiker/betalingsplichtige (externe geschillenregeling) en tussen CBO’s onderling


64

(onderlinge geschillenregeling) kunnen worden voorgelegd;

e. Geschillenregeling: een regeling volgens de voorwaarden in bijlagen II, III en IV van

deze gedragscode, middels welke geschillen tussen de CBO en een rechthebbende, de

CBO en een gebruiker en/of betalingsplichtige en tussen CBO's onderling in beginsel

afgehandeld dienen te worden;

f. Kosten van beheer: de kosten die direct samenhangen met het beheer in de zin van

a., waaronder tevens begrepen de kosten van voorlichting en promotie, public affairs,

opleidingen en overige gebruikelijke reserveringen en onttrekkingen;

g. Rechthebbende: de bij een CBO (rechtstreeks) aangesloten rechthebbende, alsmede

de niet (rechtstreeks) bij een CBO aangesloten rechthebbende voor zover gelijke

behandeling volgt uit de statuten of reglementen van de CBO of wettelijk is

voorgeschreven;

h. Reglementen: alle reglementen met externe werking van een CBO, waaronder de

door de CBO gehanteerde repartitiereglementen;

i. Toezicht: het toezicht op de naleving van deze gedragscode zoals geregeld in artikel 8.

j. Uitkeren: ingevolge statuten of reglementen individueel of collectief verdelen van

inkomsten onder rechthebbenden.

ARTIKEL 2 - TOEPASSINGSGEBIED

2.1 Deze gedragscode is van toepassing op de collectieve beheersorganisaties als

bedoeld in Bijlage I die deze gedragscode hebben onderschreven.

2.2 Deze gedragscode ziet op de principes van goed collectief beheer en de verhouding

tussen CBO’s en rechthebbenden, tussen CBO’s en gebruikers/betalingsplichtigen, en

tussen CBO’s onderling.

ARTIKEL 3 - ALGEMENE PRINCIPES VAN GOED COLLECTIEF BEHEER

3.1 De CBO stelt zich op de hoogte van en zal adequaat reageren op behoeften van de

rechthebbenden namens wie zij licenties verleent en/of vergoedingen int, alsook van

degenen die de licenties gebruiken en/of vergoedingen betalen.

3.2 De CBO zorgt ten behoeve van (aspirant)aangeslotenen c.q. -gebruikers en/of

betalingsplichtigen voor deugdelijke informatie, zoals nader geregeld in de artikelen 5

en 6. De CBO zorgt er tevens voor toegerust te zijn om zonodig de verstrekte informatie

toe te lichten en zal in dat verband aan (aspirant-)aangeslotenen c.q. -gebruikers en/of

betalingsplichtigen haar contactgegevens verstrekken.

3.3 De CBO ontwikkelt en volgt een beleid dat gericht is op de kwaliteitszorg ten

aanzien van de dienstverlening naar aangeslotenen en gebruikers en/of

betalingsplichtigen.

3.4 De CBO zal jaarlijks een verslag van haar bedrijfsvoering opmaken. De CBO zal in

haar jaarverslag een financiële verantwoording opnemen die gelijkwaardig is aan een

jaarrekening als bedoeld in Boek 2, Titel 9 BW, een en ander voor zover relevant gezien

de rechtsvorm en activiteiten van de CBO. Met inachtneming van artikel 8 lid 3 wordt

een afwijking toegelicht in het jaarverslag.

3.5 Het jaarverslag verschaft tenminste duidelijk inzicht in de geldstromen uit hoofde

van inning en verdeling. Voorzover mogelijk en relevant splitst de CBO de inning en

verdeling uit naar categorieën van zowel gebruikers en/of betalingsplichtigen als

rechthebbenden.

3.6 Uit het jaarverslag blijkt welk gedeelte van de incasso-inkomsten in een boekjaar is


65

aangewend voor de kosten van beheer. Deze kosten zullen in redelijke verhouding

staan tot de geleverde diensten en zullen in het jaarverslag deugdelijk worden

verantwoord.

3.7 Het jaarverslag omvat naast een financieel verslag tevens een sociaal verslag en

bevat voor het overige informatie over:

- opbrengsten uit specifieke inhoudingen

- bestedingen uit die inhoudingen

- onttrekkingen aan het resultaat ten behoeve van fondsen en reserveringen, en

- de soort en de resultaten van beleggingen.

3.8. De CBO dient zich - bij voorkeur in samenwerking met andere CBO’s - bezig te

houden met of een bijdrage te leveren aan passende activiteiten om de kennis van

rechthebbenden, gebruikers en het algemene publiek te bevorderen over het belang

van intellectuele eigendom, de rechten die dit eigendom beschermen en de rol en de

taken van CBO’s bij het beheren van rechten in het algemeen.

3.9 De volgende informatie zal door de CBO worden openbaar gemaakt middels

publicatie op haar eigen website en die van de brancheorganisatie en zal op eerste

verzoek kosteloos ter beschikking worden gesteld aan rechthebbenden en, indien het

hen aangaat, gebruikers:

- het jaarverslag

- statuten, repartitie- en overige reglementen, alsmede recente wijzigingen voorzover

nog niet verwerkt in de hier genoemde documenten

- de interne en externe geschillenregeling en

- overige regelingen die extern van aard zijn.

3.10 De CBO zorgt ervoor dat haar werknemers op de hoogte zijn van de (inhoud van)

deze gedragscode en dat zij deze te allen tijde naleven. De werknemers van de CBO

treden de rechthebbenden en gebruikers en/of betalingsplichtigen correct tegemoet

en stellen zich jegens hen hulpvaardig op.

3.11 Een CBO draagt zorg voor een (interne) geschillenregeling voor bij haar

aangesloten rechthebbenden en een (externe) geschillenregeling voor haar gebruikers

en/of betalingsplichtigen, een en ander conform de voorwaarden als bedoeld in

respectievelijk de bijlagen II en III van deze gedragscode. De code voorziet ook in een

geschillenregeling tussen CBO's onderling, zie bijlage IV.

ARTIKEL 4 - PRINCIPES VAN GOED COLLECTIEF BEHEER INZAKE DE CBO

ZELF

4.1 Het bestuur van de CBO is verantwoordelijk voor een goede bestuursstructuur. Het

waakt over een adequate toepassing van deze gedragscode en zorgt voor een

periodieke toetsing daarvan.

4.2 Het bestuur is belast met het besturen van de CBO, hetgeen onder meer inhoudt

dat het verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de CBO, de

strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende ontwikkeling van de resultaten.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante weten regelgeving

en de beginselen van behoorlijk bestuur, het beheersen van de risico’s verbonden aan

de activiteiten van de CBO en het financieel beleid van de CBO. Het bestuur rapporteert

hierover aan en bespreekt de interne risico’s en controlesystemen met het

toezichthoudend orgaan.

4.3 Het bestuur van de CBO zal zodanig zijn samengesteld dat alle categorieën van


66

door de CBO vertegenwoordigde rechthebbenden op evenwichtige wijze in het bestuur

zijn vertegenwoordigd. De vertegenwoordiging kan rechtstreeks zijn, of geclusterd in

twee of meer categorieën van rechthebbenden. De statuten van een CBO zullen

waarborgen bevatten om belangenverstrengeling te voorkomen.

4.4 Doel van de CBO is haar organisatie, systemen en werkprocessen zo in te richten

dat een integere werkwijze kan worden gegarandeerd.

4.5 De CBO treft maatregelen om te voorkomen dat informatie waarvan redelijkerwijs

duidelijk is dat deze vertrouwelijk moet worden behandeld, in handen van onbevoegde

derden komt. De CBO beschermt de persoonlijke levenssfeer van personen waarvan de

zorg aan haar is toevertrouwd.

ARTIKEL 5 - PRINCIPES VAN GOED COLLECTIEF BEHEER JEGENS RECHTHEBBENDEN

5.1 De CBO behandelt rechthebbenden in gelijke gevallen gelijk, met inachtneming van

haar statuten en reglementen.

5.2 Ter gelegenheid van een aansluiting verstrekt de CBO aan de rechthebbende een

volledige set van haar statuten en reglementen. De statuten en reglementen van een

CBO geven een duidelijk inzicht in de rechten en plichten van rechthebbenden.

5.3 Binnen de grenzen gesteld door de wet, statuten en reglementen heeft een

rechthebbende inspraak in de aanpassingen van de statuten en reglementen, of de

formulering en vaststelling van nieuwe reglementen. De CBO stelt haar

rechthebbenden in de gelegenheid de inspraak naar behoren te effectueren.

5.4 De CBO stelt rechthebbenden op de hoogte van aanpassingen van statuten en

reglementen, en van nieuwe reglementen zodra deze zijn vastgesteld en gereed zijn

voor verspreiding.

5.5 De CBO verdeelt vergoedingen op basis van repartitiereglementen. De actualiteit en

bruikbaarheid van repartitiereglementen zullen minimaal ééns in de vijf jaar worden

getoetst. In haar jaarverslag doet de CBO verslag van de uitkomst van deze toetsing.

5.6 De hoogte van de individueel uit te keren vergoeding geeft de mate weer waarin

gebruikers en/of betalingsplichtigen gebruik maken van de desbetreffende werken of

prestaties. Indien een nauwkeurige verhouding tussen gebruik en vergoeding slechts

mogelijk is tegen onevenredig hoge kosten, berekent de CBO de uit te keren vergoeding

door middel van steekproeven, onderlinge vergelijking met of toepassing van de

verdeling bij overeenkomstige gebruikscategorieën of soortgelijke middelen, tenzij de

CBO gronden aanwezig acht om tot een afzonderlijke repartitiegrondslag te komen.

5.7 De CBO laat een individuele uitkering vergezeld gaan van een duidelijke

beschrijving van de toegepaste verdelingsregels, inhoudingen en bijzondere

ophogingen of verlagingen, opdat de rechthebbende een duidelijk inzicht krijgt in de

berekening van het uitkeringsbedrag.

5.8 De CBO informeert haar rechthebbenden over ontwikkelingen die belangrijk zijn

voor de incasso en verdeling wanneer te verwachten is dat deze ontwikkelingen van

beduidende invloed kunnen zijn op de hoogte van uit te keren vergoedingen.


67

ARTIKEL 6 - PRINCIPES VAN GOED COLLECTIEF BEHEER JEGENS

GEBRUIKERS

6.1 De CBO behandelt haar gebruikers en/of betalingsplichtigen in gelijke gevallen op

gelijke wijze.

6.2 Aan gebruikers en/of betalingsplichtigen die bereid zijn de terzake geldende

vergoeding te voldoen en zich aan de overige geldende voorwaarden houden zal een

CBO de gevraagde licentie niet onthouden, tenzij de individuele rechthebbende in het

mandaat aan de CBO zich het recht heeft voorbehouden deze toestemming alsnog te

weigeren om hem of haar moverende redenen. Een CBO kan daarnaast een licentie aan

gebruikers of betalingsplichtigen onthouden, indien zij gegronde redenen heeft om aan

te nemen dat met het gebruik van de licentie rechten van derden geschonden zullen

worden en/of dat de licentie op andere wijze oneigenlijk zal worden gebruikt.

6.3 CBO’s die werkzaam zijn in dezelfde sector van gebruikers en/of betalingsplichtigen

streven er naar om, zoveel als redelijkerwijs mogelijk en efficiënt is, gezamenlijk op te

treden ten aanzien van licentieverlening, facturering, informatievoorziening en/of

overige dienstverlening.

6.4 Gezamenlijk optreden als hiervoor bedoeld ligt wat betreft facturering in de rede

wanneer:

- de betrokken CBO’s met dezelfde gebruiker een duurzame contractuele relatie

hebben;

- de gehanteerde parameters om de vergoedingsgrondslag te bepalen dezelfde zijn;

- de bestanden uitwisselbaar zijn;

- de gerechtvaardigde belangen van bepaalde (groepen) van rechthebbenden hierdoor

niet onevenredig geschaad worden en

- betalingstermijnen en -condities geen belemmering vormen.

6.5 De CBO handelt transparant en servicegericht naar al haar gebruikers en/of

betalingsplichtigen door ten aanzien van hen:

- volledig en duidelijk te zijn over tarieven en andere op de desbetreffende categorie

van gebruikers en/of betalingsplichtigen van toepassing zijnde licentievoorwaarden,

standaardovereenkomsten of -regelingen, waaronder de gehanteerde definities,

parameters en de op basis van deze parameters en andere toepasselijke gegevens

berekende licentieprijs;

- volledig en duidelijk te zijn over de vergoedingsgrondslagen;

- duidelijkheid te geven over de betalingstermijnen en over welke gevolgen aan

overschrijding van die termijnen verbonden zijn;

- waar dat mogelijk is en zinvol kan zijn samen met andere CBO's te streven naar

harmonisatie van vergoedingsgrondslagen en -parameters;

en door desgevraagd:

- te verwijzen naar de wettelijke bepalingen en/of rechtspraak waarop het

toestemmingsvereiste en/of de betalingsplicht is gefundeerd, en naar individuele

machtigingen van aangesloten rechthebbenden indien van toepassing op het

desbetreffende gebruik;

6.6 Voorzover de Auteurswet of de Wet Naburige Rechten niet anders bepalen, en

voorzover rechthebbenden niet individueel een tarief hebben voorgeschreven, stelt de

CBO tarieven vast na onderhandelingen met representatieve organisaties van de

desbetreffende categorie van gebruikers en/of betalingsplichtigen.

6.7 De CBO werkt eraan mee dat deze onderhandelingen open kunnen worden gevoerd


68

en dat ze gelegenheid geven aan de vertegenwoordigers van betrokken gebruikers

en/of betalingsplichtigen om hun argumenten volledig te presenteren. Indien

onderhandelingen niet tot resultaat leiden, of indien geen onderhandelingsplatform

beschikbaar is, wordt bij vaststelling van het tarief zo mogelijk rekening gehouden met

de gebruikelijke vergoedingshoogte bij andere relevante categorieën van gebruikers.

ARTIKEL 7 - PRINCIPES VAN GOED COLLECTIEF BEHEER TUSSEN CBO’S

ONDERLING

7.1. CBO’s kunnen als verdeelorganisatie zijn aangewezen door en verbonden zijn aan

een CBO die aangemerkt dient te worden als een innende organisatie. Dit artikel heeft

in de eerste plaats betrekking op de verhouding tussen een dergelijke innende

organisatie en de (verdelende) CBO.

7.2. De statuten en reglementen van de innende organisatie bepalen de rechten en

plichten van de (verdelende) CBO. De verdelende CBO legt verantwoording af aan het

bestuur van de innende organisatie over de verdeling. De innende organisatie kan de

aanwijzing van de desbetreffende CBO als verdeelorganisatie intrekken wanneer die

CBO ernstig tekortschiet in de uitvoering van de taken die haar zijn toevertrouwd in de

statuten en/of reglementen van de innende organisatie.

7.3. Het bestuur van de innende organisatie stelt een procedure vast om kwesties van

ernstige aard inzake de taakuitvoering door een (verdelende) CBO slagvaardig en

effectief tot een oplossing te brengen.

7.4 De (verdelende) CBO zal het bestuur van de innende organisatie jaarlijks voor 1 juli

een repartitierapport zoals voorgeschreven door het CvTA voorleggen waaruit blijkt

hoe de CBO de uitkeringen heeft verdeeld die zij in het voorgaande jaar van de innende

organisatie heeft ontvangen.

7.5 In haar repartitierapport zal de verdeelorganisatie een overzicht opnemen van saldi

van onverdeelde gelden, onder vermelding van het jaar van ontvangst. De innende

organisatie zal in overleg treden met de (verdelende) CBO wanneer gelden gedurende

drie jaar niet in verdeling konden worden genomen over een aanpak die ertoe leidt dat

de achterstand wordt weggewerkt.

7.6 De resultaten van de verdelingen worden in overleg met de betrokken (verdelende)

CBO beknopt in het jaarverslag van de innende organisatie opgenomen.

7.7 De innende CBO zal van door haar aan te wijzen verdelende CBO’s verlangen dat

deze de beginselen van deze Gedragscode onderschrijven.

ARTIKEL 8 - BEHEER VAN DE GEDRAGSCODE EN SANCTIE OP DE NIET

NALEVING VAN DE CODE

8.1 (Overgangsbepaling) De Stichting Auteursrechtbelangen zal het beheer van deze

gedragscode en het toezicht op de naleving daarvan overdragen aan de Vereniging

[Brancheorganisatie] [verder: de vereniging) op het moment van oprichting van deze

vereniging.

8.2 Niet naleving van de gedragscode kan leiden tot schorsing van het lidmaatschap

van, of royement uit de vereniging. Het verlies van het lidmaatschap van de vereniging

gaat automatisch gepaard met het verlies van de status van aangeslotene van de

Stichting Auteursrechtbelangen.

8.3 In de volgende gevallen stelt het bestuur het royement van een CBO aan de

Ledenvergadering voor:


69

a. de CBO overtreedt de code bij herhaling en/of

b. de CBO geeft zelfs na indringend verzoek van het bestuur geen uitvoering aan

voorschriften in de code en/of

c. de CBO schendt de code op dusdanig ernstige wijze dat een ander lid, of andere leden

daar direct schade van ondervinden.

8.4 Bij royement wordt de CBO geschrapt uit de lijst van CBO's die de code hebben

onderschreven. Enig door de vereniging uitgegeven predicaat of keurmerk met

betrekking tot het lidmaatschap van de vereniging, of tot verbondenheid aan de

gedragscode mag met onmiddellijk ingang niet meer door de geroyeerde CBO worden

gevoerd. De vereniging zal het besluit tot royement openbaar maken op een door haar

wenselijk geachte wijze.

8.5 Alvorens te besluiten tot voorlegging zoals bedoeld in artikel 8.3 wint het bestuur

advies in van een adviescommissie. Het bestuur van de vereniging voorziet de

adviescommissie van alle informatie die noodzakelijk is om tot een juiste afweging te

komen. De werkwijze van de adviescommissie is verder in het huishoudelijk reglement

van de vereniging geregeld.

8.6 De adviescommissie bestaat uit een jurist als onafhankelijke voorzitter, benoemd

door de Ledenvergadering op voordracht van het bestuur. De voorzitter van de

adviescommissie zoekt een lid aan met een financieel-economische achtergrond en een

lid met expertise op het terrein van het collectieve beheer van rechten, en draagt deze

personen voor ter benoeming door de Ledenvergadering.

8.7 Het bestuur van de vereniging kan om de hierboven in artikel 8.3 genoemde

redenen a. en b. besluiten tot schorsing van het lidmaatschap van een CBO.

8.8 De statuten van de vereniging voorzien in een zorgvuldige procedure van

wederhoor voor de CBO die is geschorst, of ten aanzien van wie het voorstel tot

royement is voorgelegd aan de Ledenvergadering.

8.9 Schorsing en royement uit de vereniging, en verlies van de status van aangeslotene

van de Stichting Auteursrechtbelangen, zijn geregeld in de statuten van de vereniging

en de Stichting Auteursrechtbelangen.

ARTIKEL 9 - SLOTBEPALINGEN

9.1 Deze gedragscode treedt in werking op 3 april 2008.

BIJLAGE I:

Lijst van deelnemende collectieve beheersorganisaties (per 1 januari 2009):

• Vereniging BUMA

• Stichting Leenrecht

• Stichting LIRA

• Stichting Musi©opy

• Stichting NORMA

• Stichting Pictoright

• Stichting PRO / Stichting IPRO

• Stichting Reprorecht

• Stichting STAP

• Stichting SENA


70

• Sekam

• Sekam Video

• Stichting STEMRA

• Stichting de Thuiskopie

• Vevam • Videma (Stichting Groeps Televisie/ Stichting Gesloten Netwerken) • Platform Multimediaproducenten • Stichting Verdeling Videoproducenten

SAMEN WERKEN AAN VERBETERING INCASSO AUTEURSRECHT … · 2019-08-13 · SAMEN WERKEN AAN...

Documents

Transcript of SAMEN WERKEN AAN VERBETERING INCASSO AUTEURSRECHT … · 2019-08-13 · SAMEN WERKEN AAN...