0

Rapportage en Verantwoording tijdens en na de transformatie

Tussentijds Verslag van de pilot Monitoring

Januari 2016

Hetty Welschen

1

Inhoudsopgave

Management Samenvatting .................................................................................................................... 2

1 Inleiding ........................................................................................................................................... 4

2 De context in de Rijnstreekgemeenten ........................................................................................... 6

2.1 Sturingsfilosofie in de Rijnstreek ............................................................................................. 6

2.2 Inrichtingskeuzes ..................................................................................................................... 6

2.3 De rol voor de gemeente en de invulling daarvan; partnerschap ........................................... 7

2.4 Inkoop en bekostiging; transformatieruimte voor de uitvoerders ......................................... 8

2.5 Contractmanagement; korte lijnen en voortdurende dialoog. ............................................... 8

3 Verschillen in monitoring .............................................................................................................. 10

3.1 Kern van de Monitoring in de Rijnstreek ............................................................................... 10

3.1.2 Afspraken over rapporteren en verantwoorden ............................................................... 10

3.1.2 De ontwikkelingen tot nu toe ............................................................................................ 11

3.2 De landelijke Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein ......................................................... 12

3.3 De ‘gap’ tussen de monitors .................................................................................................. 14

3.4 Conclusie ............................................................................................................................... 16

3.4.1 Verschillende Sturingsuitgangspunten .......................................................................... 16

3.4.2 Transformatie van het monitoringssysteem ................................................................. 16

4 Richtingwijzers voor de toekomst ................................................................................................. 17

5 Input voor doorontwikkeling - een aanzet tot nieuwe Inrichtingskeuzes ..................................... 21

Bijlagen. ................................................................................................................................................. 23

2

Management Samenvatting

Tussentijdse Rapportage Pilot ‘verantwoording tijdens en na de transformatie’ In de Rijnstreekgemeenten is de transformatie voor zorg en welzijn in volle gang. Er is gekozen voor

het sturen op resultaat en maatschappelijk effect (op het terrein van ‘sociale participatie’). De

rapportage en verantwoording in de Rijnstreekgemeenten is daarom gericht op het verkrijgen van

informatie over die resultaten en effecten en over de kwaliteit van de zorg en ondersteuning die

geboden wordt.

De gemeenten in de Rijnstreek zijn gezamenlijk op zoek naar een adequaat monitorsysteem sociaal

domein. Een monitorsysteem dat is ingericht op het behalen van de transformatiedoelen in welzijn

en zorg. Een systeem dat zichtbaar maakt wat het maatschappelijke effect is van interventies voor

klant en samenleving.

In oktober 2015 is een pilot gestart om (in de eerste plaats) zichtbaar te maken wat de gap is tussen

de landelijke Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein (GMSD) en de lokale monitor van de Rijnstreek.

De pilot maakt deel uit van het KING/VNG programma Informatievoorziening Sociaal Domein.

De belangrijkste (tussentijdse) conclusies uit deze pilot zijn:

1) Gemeenten die willen sturen op de transformatie van het sociaal domein waarin zelfredzaamheid en participatie leidend zijn, hebben een monitoringsysteem nodig waarbij het effect voor de klant en het klantperspectief meer tot hun recht komen. Daarbij moeten ze op zoek naar de juiste maatstaven waarlangs het succes van de uitvoering gemeten kan worden.

2) De GMSD is hiervoor niet het juiste instrument. Er is een gap tussen beide monitoren die vooral veroorzaakt wordt door verschillende sturingsopvattingen en verschillen in vooraf geformuleerde verwachte resultaten in de opdracht aan (zorg- hulp- en welzijns-) aanbieders. De gebruikswaarde voor beide partijen is daardoor onvoldoende. De Rijnstreek kan niet voldoen aan de monitoringseisen van het Rijk en de landelijke monitor biedt voor de Rijnstreek geen relevante sturingsinformatie, behalve mogelijk CBS- en GGD-gegevens over de populatie in wijken en buurten.

3) De doelstelling om te transformeren is landelijk. Dit geeft ruimte om gezamenlijk de focus van de landelijke Gemeentelijke Monitor te herzien. Dit rapport laat zien hoe de transformatie en monitoring bij de Rijnstreek gemeenten is opgezet en geeft een aanzet tot mogelijkheden voor doorontwikkeling van de landelijke monitor.

4) Veel gemeenten zijn hier echter nog niet aan toe, omdat zij een andere sturingsfilosofie hanteren. Daarom is gekozen voor een ontwikkeling van de monitor op drie sporen. Eén daarvan is voor de landelijke monitor en de Rijnstreek om gezamenlijk een prototype te ontwikkelen van het gewenste monitorsysteem sociaal domein.

5) Het tweede spoor is voor de kopgroep gemeenten die al (willen) sturen op maatschappelijke effecten. Om de sturing hierop verder te ontwikkelen in al zijn aspecten en op te treden als gesprekspartner. De Rijnstreek gemeenten willen graag in de kopgroep zitten en de monitor verder ontwikkelen samen met zorgaanbieders, bewoners én klanten.

3

Achtergrond

Alle gemeenten in Nederland zijn in het kader van de 3 decentralisaties hard bezig met

transitie en transformatie. De wijze waarop dit wordt vormgegeven en de fase waarin

gemeenten zich nu bevinden verschillen sterk. De Rijnstreekgemeenten (gemeenten Alphen

aan den Rijn, Kaag en Braassem en Nieuwkoop) zijn in 2014 gelijk gestart met transformatie

vanuit de Wmo en Participatiewet (de Tegenprestatie). Zij kozen er in 2014 voor ‘de

kanteling’ al bij de inkoop voor 2015 -2019 vorm te geven.

In de Rijnstreekgemeenten is de transformatie voor zorg en welzijn in volle gang. Er is

gekozen voor het sturen op resultaat en maatschappelijk effect. De rapportage en

verantwoording in de Rijnstreekgemeenten is daarom gericht op het verkrijgen van

informatie over die resultaten en effecten en over de kwaliteit van de zorg en ondersteuning

die geboden wordt.

In de loop van 2015 werd duidelijk dat we niet aan konden sluiten bij de rapportage en

monitoring conform de landelijke standaarden. Er was een ‘gap’ ontstaan met de manier van

monitoren in de landelijke monitoring omdat de uitvoeringspraktijk in zorg en welzijn

transformeerde. Om te komen tot een andere wijze van rapporteren en verantwoorden

tijdens en na transformatie is in overleg met de VNG/KING deze pilot gestart.

De pilot wordt uitgevoerd in de Rijnstreek Gemeenten en maakt deel uit van programma

‘Informatievoorziening Sociaal Domein’ van KING/VNG en is te vinden op

depilotstarter.vng.nl. De pilot is gestart op 15 september 2015 om (in de eerste plaats)

zichtbaar te maken wat de gap is tussen de landelijke Gemeentelijke Monitor Sociaal

Domein (GMSD) en de lokale monitor van de Rijnstreek.

4

1 Inleiding

De transformatiedoelstellingen voor zorg en welzijn vanuit het Rijk ( de Wmo-wet) en die

van de Rijnstreekgemeenten ( sociale participatie), verschillen nauwelijks. Het beleid is over

het algemeen gericht op het versterken van zelfredzaamheid en participatie. De

doelstellingen voor het monitoren zijn echter heel verschillend.

In de Rijnstreekgemeenten is gekozen voor het sturen op resultaat en maatschappelijk effect

(op het terrein van ‘sociale participatie’)1. De rapportage en verantwoording in de

Rijnstreekgemeenten is daarom gericht op het verkrijgen van informatie over die resultaten

en effecten en over de kwaliteit van de zorg en ondersteuning die geboden wordt.

Monitoring is niet gericht op de inzet en omvang van middelen, maar op het bereiken van de

volgende maatschappelijke effecten:

Beoogde maatschappelijke effecten Uit: Beleidsplan Beter voor Elkaar 2014 Inwoners zijn zelfredzaam en participeren naar vermogen in de samenleving, met inzet van het sociale netwerk en eventueel professionele ondersteuning als dat nodig is.

Inwoners voelen zich verantwoordelijk voor zichzelf en voor hun sociale netwerk. De mensen maken de buurt en signaleren en ondernemen zelf actie als ze zich zorgen maken.

De buurt of wijk is een prettige woon- en leefomgeving voor alle inwoners (inclusieve samenleving). 2 Het realiseren van bovengenoemde maatschappelijke effecten vraagt inzet van inwoners, maatschappelijke partners en de gemeenten

De landelijke Gemeentelijke monitor sociaal domein (GMSD) beoogt “inzicht te geven in de

belangrijkste resultaten van het beleid in het sociaal domein (inzet versus uitkomsten), zodat

gemeenten kunnen sturen op kwaliteit binnen budgettair kader en op realiseren van de

transformatie”. De GMSD wil een vergelijking tussen gemeenten mogelijk maken en

verzamelt, naast data op het gebied van populatie, de data die aansluiten bij de

verantwoordingseisen t.a.v. productie, omvang gebruik en rechtmatigheid. De basis van de

monitor is inzicht bieden in ingezette middelen en populatiekenmerken. De ambitie is

breder.

De Rijnstreekgemeenten kunnen in deze vorm van monitoren hun eigen rapportage en

verantwoordingsgegevens niet kwijt. En de landelijke monitor levert tot nu toe nauwelijks

vergelijkingsmateriaal op. In deze rapportage gaan we nader in op de verschillen in

monitoring, de ontwikkelingen die al bekend zijn en de mogelijke richting voor de toekomst.

1 Vanaf 2016 in Alphen aan den Rijn ook voor Gezonde leefstijl, Opgroeien en Ontwikkelen, Talent ontwikkeling

2 Het effect m.b.t. jeugd valt buiten deze notitie. De jeugd in Alphen aan den Rijn groeit gezond en veilig op. Ze

ontwikkelen hun talenten en kunnen zo, nu en later, naar vermogen deelnemen en bijdragen aan de maatschappij

5

De belangrijkste vragen bij het vaststellen van de gap zijn:

Wat zijn de verschillen in sturingsfilosofie en doelen voor monitoring? En hoe pakt dit uit

voor gemeenten die willen sturen op maatschappelijk effect zoals in de Rijnstreek?

6

2 De context in de Rijnstreekgemeenten

De gemeenten in de Rijnstreek zijn gezamenlijk op zoek naar een adequaat monitorsysteem sociaal domein. Een monitorsysteem dat is ingericht op het behalen van de transformatiedoelen in welzijn en zorg. Een systeem dat zichtbaar maakt wat het maatschappelijke effect is van interventies voor klant en samenleving.

2.1 Sturingsfilosofie in de Rijnstreek

De sturingsfilosofie of sturingsopvattingen van de Rijnstreekgemeenten zijn bepalend voor het opstellen van de monitor. De monitor van de Rijnstreek is bedoeld om maatschappelijke effecten voor de klant te meten door een combinatie van kwantitatief en kwalitatief onderzoek (tellen & vertellen).

De verantwoording wordt vormgegeven vanuit de klant3. De prestatie-indicatoren zijn hier ook op afgestemd. De KPI’s van de monitor van de Rijnstreek zijn o.a. gericht op het meten van de versterking van zelfredzaamheid, participatie en tevredenheid van de klant.

2.2 Inrichtingskeuzes

De Rijnstreekgemeenten hebben ervaren dat ook de inrichtingskeuzes van invloed zijn op het systeem van monitoren. Inrichtingskeuzes die vooral van belang bleken, zijn:

- een aantal uitgesproken voorwaarden/uitgangspunten opgenomen in de opdracht aan de uitvoerders,

- de rol van de gemeente, - het inkoopmodel en

3 Meer over de manier van rapporteren leest u in hoofdstuk 3.

7

- de bekostiging. In de opdracht aan het samenwerkingsverband van zorghulpverleners en welzijnsaanbieders (TOM in de Buurt ) zijn de volgende specifieke voorwaarden/uitgangspunten opgenomen: 1. Inwoners die gebruik maken van het ondersteuningsaanbod:

kunnen keuzes maken uit een gevarieerd aanbod dat aansluit bij hun eigen talenten/behoeften.

ondervinden geen hinder van de verdeling van middelen voor ondersteuning over verschillende wet- en regelgeving of van uiteenlopende belangen van zorg, hulp en welzijnsaanbieders en/of andere organisaties.

2. Het ondersteuningsaanbod:

is laagdrempelig en gastvrij, zoveel als mogelijk in de buurt, als algemene voorziening en zonder wachtlijst.

is ontwikkelingsgericht en stimuleert groei, actief en nuttig bezig zijn en doorstroming, biedt dagritme en voorkomt/bestrijdt eenzaamheid, waarbij we ons realiseren dat behoud van zelfredzaamheid of begeleiding bij verslechtering soms het hoogst haalbare is.

maakt gebruik van het verenigingsleven en welzijnsactiviteiten en bestaand vastgoed en sluit zoveel mogelijk aan bij het gewone leven: vertrouwd, midden in de samenleving.

is waar nodig specialistisch van aard.

appelleert aan de eigen verantwoordelijkheid, eigen kracht en eigen regie en ondersteunt bij het versterken hiervan.

draagt bij aan verlichting van de taken van de mantelzorger.

is gebaseerd op wederkerigheid: we doen lokaal wat voor elkaar, ieder naar vermogen.

sluit aan op de integrale toegang en het ‘klantproces’ dat gemeenten daarin uitgewerkt hebben (Serviceplein, Wmo-loket of sociaal (wijk-)team).

3. Tegenprestatie:

inwoners met een bijstandsuitkering die door de gemeente verplicht zijn een tegenprestatie te leveren en dit om welke reden dan ook niet op eigen kracht organiseren krijgen een aanbod en begeleiding.

4. Overgangsrecht:

de opdrachtnemer doet de huidige cliënten die gebruik willen maken van hun overgangsrecht voor 1 januari 2015 een passend aanbod. 4

5. Specifiek voor Alphen aan den Rijn:

onderdeel van het ondersteuningsaanbod is het leveren van een actieve en substantiële bijdrage aan de integrale toegang tot de ondersteuning in de vorm van capaciteit (formatie) en expertise.

TOM in de Buurt heeft deze voorwaarden/uitgangspunten vertaald in een

‘transformatieagenda’ voor hun uitvoering.

2.3 De rol voor de gemeente en de invulling daarvan; partnerschap

De Rijnstreekgemeenten zien zichzelf binnen het sociale veld als de partij die regie voert en voorwaarden schept5. Zij stellen zich op als opdrachtgever én (vooral tijdens de transformatiefase) als partner om samen de verandering en vernieuwing te bewerkstelligen. Dat laatste blijkt van groot belang. Uit: Beleidsplan Beter voor Elkaar 2014 1. de rol van de gemeente is regisseren, aanvullen en voorwaarden scheppen. Voorop staat de kracht van de

samenleving. 2. de rol van de gemeente is tevens die van opdrachtgever, sturend op kwaliteits-, inhoudelijke- en procesresultaten ten

behoeve van inwoners. In deze fase van vernieuwing wil de gemeente als opdrachtgever bovenal in partnerschap met de opdrachtnemer samenwerken om innovatieve oplossingen tot stand te brengen.

3. de gemeente gaat uit van vertrouwen in professionals en beperkt de verplichtingen ten aanzien van administratie en verantwoording tot de wettelijke verplichtingen en het minimaal noodzakelijke.

4 Dat TOM in de Buurt alle overgangsklanten eind 2014 gesproken heeft en een aanbod heeft gedaan, heeft grote invloed

op de mogelijkheden tot transformatie. 5 De gemeenten zijn daarnaast zelf ook uitvoerder binnen het sociaal domein.

8

2.4 Inkoop en bekostiging; transformatieruimte voor de uitvoerders

De Rijnstreekgemeenten hebben met de aanbieders een contract afgesloten waarin zij afspraken hebben vastgelegd over de te behalen prestaties tegen een afgesproken vast inkoopbedrag. Vanaf de start wordt de transformatie, in de zin van de kanteling van maatwerkvoorziening naar algemene voorziening en van individuele naar collectieve begeleiding, bij de uitvoerders gelegd en mogelijk gemaakt. Niet alleen via de inhoud van de opdracht, maar dus ook door de wijze van inkoop en bekostiging. Zie ook: http://depilotstarter.vng.nl/bekostigingsmodellen/best-practice-inkoop-op-basis-van-prestaties-en-partnership Er is sprake van een meerjarig contract van 4 jaar met de optie om 2 jaar te verlengen . Na 2 jaar wordt de tussenstand met betrekking tot de afgesproken resultaten opgemaakt. De gemeenten hebben ingekocht bij een samenwerkingsverband van 8 partijen. Deze partijen leveren taken op het gebied van de ondersteuning die in 2015 zijn overgeheveld naar de Wmo, plus de uitvoering van de tegenprestatie uit de Participatiewet. Ongeveer 20% van de cliënten maakt gebruik van PGB om andere dienstverleners in te huren. De effecten in de gemeenten van de aanpak door TOM in de Buurt zijn dus goed te bepalen, zeker voor individuele klanten6. De gemeenten verlenen vaste voorschotten om de activiteiten uit te voeren tijdens de contractperiode. In deze periode wordt 3% van het totaal bedrag niet als voorschot verstrekt. Dit bedrag wordt uitgekeerd als de opdrachtgever tevreden is over het verstrekken van informatie vanuit TOM (tijdig en kwalitatief)7. De omvang van het budget dat beschikbaar is gesteld aan de aanbieders is gebaseerd op ervaringsgegevens van het gebruik van AWBZ en Wmo-voorzieningen van vóór 2014; gegevens van zowel gemeente Alphen aan den Rijn, over ‘oude’ welzijnsbudgetten, als van door het Rijk verstrekte informatie via Vektis. De aanbieders staan samen garant voor eventuele financiële tekorten in de eerste 2 jaren van het contract. De liquiditeit en solvabiliteit van de verschillende aanbieders zijn ook in deze vorm van inkoop van belang. Zij vormden een onderdeel in de beoordeling bij de aanbesteding. De 8 aanbieders hebben in het kader van de financiële transparantie onderling afspraken gemaakt over financiële rapportage en verantwoording. En zij rapporteren daarover als samenwerkingsverband aan de gemeenten.

2.5 Contractmanagement; korte lijnen en voortdurende dialoog.

TOM in de Buurt, het samenwerkingsverband van 4 hoofd- en 4 onderaannemers, voert de hele opdracht ‘sociale participatie’ uit. Op onderdelen is de scope van de opdracht in de Rijnstreekgemeenten anders; in Alphen aan den Rijn vallen oude welzijnstaken ook onder de opdracht, in Kaag Braassem en Nieuwkoop niet. De aanbieders hebben een penvoerder aangesteld en een kerngroep gevormd waarbinnen de verschillende instellingen en expertises te vinden zijn. Een projectleider/coördinator van het geheel fungeert als aanspreekpunt voor de gemeenten. De Rijnstreekgemeenten hebben op bestuurlijk niveau

6 Een nader te onderzoeken aspect is de samenloop en samenhang met cliënten die ook bekend zijn bij outreachende

teams van Serviceplein Alphen, kernteam K&B, en loket Nieuwkoop en bij de JGT’s . 7 3% van het totaal bedrag wordt niet als voorschot verstrekt

9

een Stuurgroep voor het hele Sociale Domein gevormd waar sociale participatie een onderdeel van is. De gemeenten hebben ieder een eigen contractmanager. Driewekelijks is er overleg tussen contractmanagers en de projectleider van de aanbieders en worden alle ontwikkelingen binnen de opdracht doorgenomen. De gemeentelijke contractmanagers hebben geen bemoeienis met de besteding van middelen en de bedrijfsvoering binnen de opdracht. Maar de aanbieders zijn daar wel heel transparant over. De inrichtingskeuzes zijn medebepalend in de wijze waarop de monitoring in de Rijnstreek is ingericht. Leidend zijn echter de sturingsfilosofie, het sturen op resultaat en maatschappelijk effect, en de kwaliteit van de zorg en ondersteuning die geboden wordt en de daarmee samenhangende doelen. Hierdoor ontstaat ook de ‘gap’ met de GMSD, die er op gericht is de vergelijking tussen de vele gemeenten die sturen op de omvang en kosten van de ingezette middelen mogelijk te maken. De verschillende sturingsopvattingen zorgen ervoor dat de landelijke en lokale registratiesystemen niet op elkaar aansluiten.

10

3 Verschillen in monitoring

In deze fase van transformatie zijn veel gemeenten op zoek naar een sturingswijze en inzichten die hen helpen de beschikbare middelen zo optimaal mogelijk in te zetten op een manier die aansluit bij hun beleidsdoelen. Waar gemeenten op willen sturen, kleurt de wijze waarop monitoring, rapportage en verantwoorden is ingericht. Zowel in de Rijnstreekgemeenten als landelijk, VNG, is de monitoring en de wijze van rapporteren en verantwoorden nog volop in ontwikkeling. Gemeenten willen sturen op de transformatie van het sociaal domein waarin zelfredzaamheid en participatie leidend zijn. Dit vraagt om een gezamenlijke transformatie van het monitoringsysteem waarbij het effect voor de klant en het klantperspectief meer tot hun recht komen. Door het ontwikkeltraject van de GMSD en van het monitorsysteem van de Rijnstreek meer aan elkaar te koppelen, ontstaan nieuwe inzichten over het slagen van de transformatie. Daarom eerst een kleine schets van de opzet van de monitor in de Rijnstreek in 2015, van de landelijke monitor en de gap tussen beide monitors.

3.1 Kern van de Monitoring in de Rijnstreek Uit: Beleidsplan Beter voor Elkaar 2014 Er wordt een systeem van monitoring ontwikkeld dat aansluit bij de gedefinieerde maatschappelijke effecten. We ontwikkelen hiervoor een set van indicatoren op basis waarvan we inzicht hebben of het gevraagde resultaat wordt behaald. Op grond van de resultaten kan tussentijds worden bijgestuurd. Op basis van dit monitoringssysteem zal ook de verantwoordingsinformatie aan de gemeenteraad worden vormgegeven. Zeker in de eerste jaren zullen we nadrukkelijk over dit onderwerp aan de gemeenteraad rapporteren. We sluiten hierbij aan bij de gebruikelijke structuren en middelen. In 2014 wordt een 0-meting uitgevoerd. In 2014-2015 is in de Rijnstreekgemeenten met elkaar, opdrachtgevers en opdrachtnemers, een monitorsysteem ontwikkeld.

3.1.2 Afspraken over rapporteren en verantwoorden

Per kwartaal en per jaar wordt door de gecontracteerde aanbieders gerapporteerd. De monitor is opgesteld onder het motto: ‘doen we de goede dingen en doen we die dingen goed?’ en er is gekozen voor een combinatie van ‘tellen en vertellen’. De prestaties zijn benoemd op basis van de beoogde maatschappelijke effecten. Om die te kunnen meten, zijn er Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) vastgesteld. De KPI’s zijn in samenspraak met zorg-, hulp- en welzijnsaanbieders en gemeenten ontwikkeld. Als prestaties zijn benoemd:

1. Zelfredzaamheid eigen regie 2. Terugval 3. Sociale participatie 4. Gebruik algemeen toegankelijke en specialistische voorzieningen 5. Burgerinitiatief 6. Beschikbaarheid en bereikbaarheid passende ondersteuning 7. Uitvoering van de tegenprestatie 8. Social return on investment 9. Klanttevredenheid 10. Klanttevredenheid stakeholders

11

De gezamenlijke aanbieders, TOM in de Buurt, hebben een (intern) systeem TOM 1.0. waarin de individuele trajecten worden geregistreerd (Zelfredzaamheid Matrix en Participatieladder). Vanuit dit systeem wordt op de KPI’s gerapporteerd. Daarnaast worden noodzakelijke gegevens om de prestaties te kunnen volgen in Excel sheets bijgehouden. Ieder wijkteam rapporteert maandelijks en per kwartaal op een aantal afgesproken doelen en ontwikkelingen aan de werkgroep Verantwoording binnen TOM. En per kwartaal aan het kernteam; het team binnen TOM in de Buurt waarin de samenwerkingspartners vertegenwoordigd zijn. In de kwartaalrapportages wordt naast de rapportage op de KPI’s, ‘verteld’ over de aanpak en de ontwikkelingen per wijk en over het geheel van zorg en hulpverlening. (En in Alphen aan den Rijn op gebied van welzijn.) Deze kwalitatieve ‘vertel’-rapportages vanuit de wijkteams worden gefaciliteerd door Formats. Op een aantal prestaties wordt gerapporteerd op basis van onderzoek door de aanbieders, bijvoorbeeld naar klantentevredenheid. Deze rapportages vormen de basis voor de rapportage aan de gemeenten8. De kwartaal- en jaarrapportages worden tussen contractmanagers en de betreffende wethouders en vertegenwoordigers van Tom in de Buurt besproken. De inhoudelijke rapportages worden door TOM in de Buurt aangevuld met een beknopte financiële rapportage, in de vorm van een verkorte winst- en verliesrekening m.b.t. de opdracht. De rapportages worden door de ambtenaren van de verschillende gemeenten verwerkt in een rapportage aan B&W. In Alphen aan den Rijn in een totaal rapportage; ‘De Monitor Sociale Agenda’ (inclusief de rapportage over de uitvoering van jeugdzorg en de participatiewet). De rapportages worden ter informatie aan de Gemeenteraden aangeboden. Naast deze rapportage en verantwoording vanuit de aanbieders, doen de gemeenten zelf ook onderzoek. In 2014 is een 0-meting gehouden onder ‘kwetsbare huishoudens’ in Alphen aan den Rijn en Nieuwkoop en er zijn wijkprofielen opgesteld9. Om de maatschappelijke effecten van de inzet van de voorzieningen op deze groepen inwoners te kunnen bepalen, wordt dit onderzoek in 2016 herhaald10.

3.1.2 De ontwikkelingen tot nu toe

Tijdens deze transformatiefase in de Rijnstreek is de monitoring nog in ontwikkeling. Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten:

De KPI’s voor de maatschappelijke effecten van collectieve voorzieningen blijken niet eenvoudig vast te stellen. Deze worden in deze fase vooral in casuïstiek en klantverhalen verwoord.

8 Voor de uitgebreide beschrijving van de stand van zaken van de KPI’s en wijze van meten in 2015 verwijzen we naar

bijlage 1. 9 In Kaag en Braassem waren al wijkprofielen

10 Gemeenten doen ook het klant-ervaringsonderzoek vanuit de Wmo-wet.

12

Afgesproken streefpercentages van de KPI’s blijken soms geen scherp beeld te geven van de behaalde resultaten door de aanpak van TOM. Bijvoorbeeld het streefpercentage 30% afname van specialistische voorzieningen en 30% toename algemene voorzieningen (Alphen 60%) bij de KPI “de overgang van cliënten van specialistische naar algemene voorzieningen” was begin 2015 al gehaald doordat toen met alle ‘overgangscliënten’ was gesproken en een groot aantal van deze cliënten vervolgens begeleid zijn naar een algemene voorziening.

Een aantal van de KPI’s worden onderbouwd door gericht onderzoek onder klanten en bewoners, bijvoorbeeld naar Klanttevredenheid. De kwaliteit van de onderzoekcriteria is echter nog onderwerp van gesprek.

De rapportage naar de Raad blijft tot nu toe informatief. Welke informatie de Raad nodig heeft voor de kaderstellende en controlerende rol in deze sturingsfilosofie zal zich nog in samenspraak met de Raad verder ontwikkelen.

Omdat de nieuwe uitvoeringspraktijk nog zo in ontwikkeling is, praten ambtenaren en bestuurders veel over de wijze van uitvoering (het HOE) met de uitvoerders. Volgens afspraak worden vragen en casussen in dialoog of in nadere regels en werkafspraken opgelost. Deze manier van werken, partnerschap en transparantie, blijkt belangrijk in deze fase van transformatie.

Er wordt steeds gewerkt aan de kwaliteit van de kwalitatieve rapportage door TOM in de Buurt. Om bij de registratie en in de monitoring te blijven focussen op de beschreven sturingsfilosofie blijkt geen eenvoudige zaak. Zeker in combinatie met de uitgangspunten ‘afname administratieve rompslomp’ en ‘ruimte voor de professional’. Door de opdrachtgevers is gevraagd aan de opdrachtnemers om een scherper beeld te geven van de ontwikkelingen door meer analyse aan de rapportage toe te voegen. Het proces dat professionals en ambtenaren én klanten/deelnemers doorlopen kenmerkt zich immers door grote veranderingen11 die vragen om scherpe monitoring ook van knelpunten en van nieuwe methodieken.

Een laatste ontwikkeling is het opstellen van een interne risicoanalyse. Deze interne risicoanalyse en bijpassende protocollen zijn opgesteld door de aanbieders om de betrouwbaarheid van de monitoring en registratie te vergroten. Deze aandacht voor risicobeheersing door de aanbieders maakt het sturen door de gemeenten op maatschappelijk effect op basis van KPI’s nog beter mogelijk.

3.2 De landelijke Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein

De landelijke Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein (GMSD) wil gemeenten een integraal inzicht in de praktijk van het sociaal domein bieden. Dat kan op basis van de belangrijkste elementen waarover alle gemeenten rapporteren. Men wil drie doelen bereiken;

(1) voldoende integrale beleidsinformatie in het sociaal domein voor de horizontale verantwoording aan de raad,

11

Veranderingen voor Profs o.a. verandering van methodiek, van organisatie (wijkteams, zelfsturend e.d.) en samengaan

van welzijn- en zorginstellingen/culturen. Veranderingen voor Ambtenaren o.a. optreden als contractmanagers en integrale beoordeling. Veranderingen voor inwoners o.a. meer op eigen kracht en met netwerken en geen maatwerkvoorzieningen maar algemene voorzieningen.

13

(2) de vergelijking met andere gemeenten mogelijk maken en leren van elkaars keuzen en

(3) door de daaraan gerelateerde resultaten en hergebruik van data de betrokken ministeries de mogelijkheid bieden voor de invulling van hun systeemverantwoordelijkheid.

De monitor geeft in deze fase inzicht in o.a. het gemeenteprofiel en het gebruik van voorzieningen op het gebied van de Wmo, Jeugdwet en Participatiewet12. Eind 2015 geeft de monitor ook inzicht in onder andere de stapeling van voorzieningen in het gebruik in het sociale domein. De GMSD is ook een instrument voor de verantwoording aan het Rijk. De informatie wordt volgens afspraak met de VNG door het Rijk gebruikt om op landelijk niveau een beeld te krijgen van het sociaal domein. Hierdoor is het niet nodig een extra uitvraag aan gemeenten te doen in het kader van de stelselverantwoordelijkheid van het Rijk. In mei 2016 zal op basis van o.a. de GMSD in een bestuurlijke monitor vanuit BZK een overall rapportage worden gezonden aan de Tweede Kamer. Onderstaand is weergegeven wat de totale ontwikkelagenda van de GMSD is.

Eind 2015 is het traject in werking gezet om niet alleen inzicht te verkrijgen in de omvang van de inzet van de middelen maar ook in het resultaat, o.a. effect van die middelen. Begin 2016 zal een visiedocument worden neergelegd waarin toekomstbeeld en het traject er naar toe worden toegelicht.

12

De gebruikte indicatoren staan in bijlage 2

14

In de onderstaande eerste opzet (nadrukkelijk in concept dec 2015) wordt voor de doorontwikkeling als basis weergegeven waar de meeste gemeenten op sturen. In het visiedocument wordt aangegeven hoe de GMSD daar zo goed mogelijk bij kan blijven aansluiten. En welke andere instrumenten mogelijk kunnen worden ingezet om vergelijkingen en van elkaar leren als gemeenten mogelijk te maken. De opzet wordt in december en januari uitgewerkt.

3.3 De ‘gap’ tussen de monitors

De belangrijkste elementen van de gap tussen de monitors zijn:

De doelen en sturingsfilosofie van de gemeenten lopen in deze fase uiteen en daardoor ook de opzet van de monitor.

Registratiesystemen sluiten niet op elkaar aan. De KPI’s zijn immers verschillend.

De Rijnstreek kan niet voldoen aan de monitoringseisen van het Rijk.

De GMSD biedt voor de Rijnstreek geen relevante sturingsinformatie, behalve mogelijk CBS- en GGD-gegevens over de populatie.

Landelijk is de discussie over monitoring op resultaten en effecten ook op gang gekomen. Mogelijk kunnen de systemen van monitoring meer aan elkaar gekoppeld worden.

De gap tussen beide monitoren wordt dus vooral veroorzaakt door verschillende sturingsopvattingen en verschillen in vooraf geformuleerde verwachtte resultaten in de opdracht aan (zorg- hulp- en welzijns-)aanbieders. De landelijke monitor (GMSD) is opgezet om te verantwoorden aan het Rijk over bestede middelen en om een vergelijking mogelijk te maken tussen gemeenten. De monitor van de Rijnstreek is bedoeld om maatschappelijke

15

effecten voor de klant te meten door een combinatie van kwantitatief en kwalitatief onderzoek (tellen & vertellen). Gemeenten die aangesloten zijn op de GMSD kunnen op basis van de verzamelde data een (vergelijkende) analyse maken. Die data betreffen vooral inzet van middelen en demografische, populatie gegevens. Zoals beschreven is de monitoring in de Rijnstreekgemeenten niet gericht op het meten van de inzet van middelen en niet gericht op het meten van de (stapeling van) kosten. Dus een vergelijkende analyse hierop is onmogelijk. En, wat wij nog belangrijker vinden, een vergelijking op basis van productcodes is vanuit de Rijnstreekgemeenten zelfs niet wenselijk. Een voorbeeld. De zorg, hulp en welzijnsaanbieders in de Rijnstreek hebben de prestatieafspraak “afname van het gebruik van specialistische voorzieningen (door stimuleren van gebruik van algemene voorzieningen)”. Zij bieden op basis van de transformatiedoelstellingen laagdrempelige collectieve vormen van zorg en ondersteuning. De aanbieders verstrekken weinig maatwerkvoorzieningen, zoals in de productcodes beschreven. Als de eigen data worden ingevoerd in de GMSD ontstaat een vertekend beeld van de effecten van ondersteuning voor de klanten in de Rijnstreek. De GMSD sluit niet aan bij de nieuwe vormen van zorg en ondersteuning in de Rijnstreek.

13

Het analyseren van data vanuit gemeenten of wijken met dezelfde of vergelijkbare doelen, dezelfde sturingsfilosofie en geschikte outcome indicatoren zou interessant vergelijkingsmateriaal kunnen opleveren. Die data zijn nog niet opgenomen in de GMSD. Een koppeling naar populatiekenmerken is echter ook bij die gemeenten die sturen op maatschappelijk effect van belang. Zelfredzaamheid in een welvarende gemeente betekent iets anders dan in een gemeente die minder welvarend is. De GMSD bevat veel populatiekenmerken. Dit vergelijkingsmateriaal kan voor de Rijnstreekgemeenten nu al interessante informatie opleveren. De Rijnstreek ziet een indicator als het begin van de analyse en van dialoog. Wat zeggen de cijfers? Wat ligt er aan ten grondslag? Wat kun je eraan doen? Moeten we verdiepend onderzoek doen om te kijken wat de oorzaken zijn? De landelijke monitor levert geen analyse bij de data. Een voorbeeld van de noodzaak tot analyse is het percentage van uitvallende cliënten. Het uitvalcijfer is waardevolle informatie, maar zegt niets over de oorzaken van die uitval. Nader onderzoek of gesprek is daarbij noodzakelijk.

In het ontwikkelen van de monitoring, rapportage en verantwoording spelen zoals gezegd ook de inrichtingskeuzes van de gemeenten mee. Of en hoe dit een plaats zou kunnen krijgen in de landelijke monitor, is nog niet duidelijk. In het visiedocument over de doorontwikkeling van de GMSD (verwacht in februari/maart 2016 ) is expliciet aandacht voor het leveren van inzicht in effecten. Door deze ontwikkelingen van GMSD lijken de monitor van de Rijnstreek en de landelijke monitor meer naar elkaar toe te groeien. In de tussentijd zullen de Rijnstreekgemeenten echter nog zeker een jaar zelf hun monitoring, rapportage en verantwoording moeten door-ontwikkelen en zelf naar vergelijksmogelijkheden zoeken.

13

Overigens zal in overleg met VWS en BZK mogelijk op bescheiden schaal aandacht gegeven worden in de rapportage aan de Tweede

Kamer aan de gemeenten die vooral op maatschappelijk effect sturen

16

3.4 Conclusie

De gap tussen beide monitoren wordt vooral veroorzaakt door verschillende sturingsopvattingen en verschillen in vooraf geformuleerde verwachtte resultaten in de opdracht aan (zorg- hulp- en welzijns-)aanbieders. Dit beïnvloedt de inrichting van de monitor. De GMSD is opgezet door de VNG t.b.v. de gemeenten in het land om inzicht in het sociaal domein te geven, van elkaar te kunnen leren en om in gezamenlijkheid de juiste handvatten voor sturing te bepalen. De monitor van de Rijnstreek is bedoeld om maatschappelijke effecten voor de klant te meten door een combinatie van kwantitatief en kwalitatief onderzoek (tellen & vertellen).

3.4.1 Verschillende Sturingsuitgangspunten

De verschillen in sturingsopvatting zijn te karakteriseren als verantwoording over de inzet van (financiële) middelen versus verantwoording door de ogen van de klant. De prestatie-indicatoren zijn daarop afgestemd. De landelijke monitor meet nu vooral productie (instroom, uitval en uitstroom klanten, omvang en inzet van middelen), waar de meeste gemeenten in het land op sturen. De KPI’s van de Rijnstreek zijn o.a. gericht op het meten van de versterking van zelfredzaamheid, participatie en tevredenheid van de klant. Ook de inrichtingskeuzes in de Rijnstreekgemeenten zijn van invloed op het systeem van monitoring. De wijze van inkoop, de inrichting van het contractmanagement en het ontwikkelen in partnerschap laten zien dat de Rijnstreekgemeenten ruimte geven aan en vertrouwen op de expertise van de professional. Hierin wordt de opdracht voor de transformatie, het HOE, nadrukkelijk bij de uitvoerders gelegd. Het systeem van verantwoorden en rapporteren sluit daarop aan.

3.4.2 Transformatie van het monitoringssysteem

De landelijke en lokale registratiesystemen sluiten dus door het verschil in gerichtheid niet op elkaar aan. De gebruikswaarde voor beide partijen is daardoor onvoldoende. De Rijnstreek kan niet voldoen aan de monitoringseisen van het Rijk en de landelijke monitor biedt voor de Rijnstreek geen relevante sturingsinformatie, behalve mogelijk CBS- en GGD-gegevens over de populatie in wijken en buurten. Gemeenten die willen sturen op de transformatie van het sociaal domein waarin zelfredzaamheid en participatie leidend zijn, hebben een monitoringsysteem nodig waarbij het effect voor de klant en het klantperspectief meer tot hun recht komen. Door het ontwikkeltraject van de GMSD en van het monitorsysteem van de Rijnstreek meer aan elkaar te koppelen, ontstaan nieuwe inzichten over het slagen van de transformatie.

17

4 Richtingwijzers voor de toekomst

De verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van een monitorsysteem op maatschappelijke effecten ligt voor een deel bij de gemeenten die daarop sturen. Mogelijk kan er een ‘kopgroep’ gevormd worden van gemeenten die al kennis en ervaring hebben opgedaan óf uitdrukkelijk in de nabije toekomst willen gaan sturen op maatschappelijk effect. In samenwerking met de landelijke overheid, VNG en/of brancheorganisaties kunnen de volgende punten worden opgepakt:

Start een gezamenlijke zoektocht naar betekenisvolle outcome indicatoren in het sociaal domein, waarbij de klant/bewoner (en niet de markt of inzet middelen) uitgangspunt is.

Ontwerp gezamenlijk een monitoringsysteem en zoek naar een balans tussen monitoring op resultaten én monitoring op inzet van middelen zodat beide doelen (GMSD en Rijnstreek) dichter bij elkaar komen.

Onderzoek hoe inwoners/klanten betrokken kunnen worden bij het ontwerpen van een monitorsysteem. Kijk uitdrukkelijk naar beleving en zelfanalyse van de klant en beheer van het eigen dossier14.

Investeer in deskundigheid bij het hanteren van ‘tellen en vertellen’ -- monitoring (professionals, management, klanten).

Gebruik de ervaringen uit deze fase, als het gaat om rapporteren en verantwoorden, in de nieuwe inkoop- en aanbestedingstrajecten. Bijvoorbeeld stel eisen aan zorg, hulp en welzijnsaanbieders m.b.t. het inrichten van hun bedrijfsprocessen, aansluitend op de sturingsfilosofie en contractafspraken.

Concrete stappen Bovenstaande richtingwijzers voor de toekomst zijn vertaald naar concrete stappen op 3 sporen. Spoor 1 Mogelijke vervolgstappen King/VNG (GMSD) en de RIJNSTREEK gezamenlijk.

Richt een kopgroep in van gemeenten die aan de slag willen met een monitor sociaal domein die aansluit bij de transformatiedoelen in zorg en welzijn; die willen sturen op maatschappelijk effect.

Maak een prototype van het gewenste monitorsysteem sociaal domein (incl. monitoring eigen uitvoeringstaken gemeenten), voortbouwend op wat er al is. En anticipeer daarbij op samenvoeging met jeugd en participatie15.

Ontwerp een proces voor gezamenlijk bouwen en leren (VNG – Rijnstreek). Besteed daarbij aandacht aan analyses van de data.

Richt het proces in met belangrijke stakeholders (gemeenten, aanbieders, klantvertegenwoordigers, onderzoekers)16.

14

Er worden in het land al verschillende instrumenten ontwikkeld met de ‘menselijke maat’ centraal bijvoorbeeld om klantervaring en ervaringen van begeleiders te koppelen. Bijvoorbeeld een App die het ‘welbevinden’ meet. 15

Er zijn in het land meerdere prototypes op basis van verschillende bekostigingssystemen

18

Beschrijf en ontwikkel relevante bronnen: lokale wijkanalyses, landelijk evidence based onderzoek, maatschappelijke kosten baten analyse, onderzoek naar beleving, onderzoek naar zorgvoorspellers.

Werk de randvoorwaarden en specificaties voor inrichting van monitoring en rapportage nader uit.

Benoem vóóraf toetsingscriteria voor het monitorsysteem: simpel, eenvoudig in gebruik, reductie administratieve lasten, toegevoegde waarde.

Spoor 2 Mogelijke Vervolgstappen in de KOPGROEP

Ontwikkel de sturing op maatschappelijke effecten in al zijn aspecten (zie ook hoofdstuk 5)

Ontwerp een proces voor gezamenlijk ontwikkelen en leren.

Treedt op als gesprekspartner voor Rijk, innovatieve aanbieders, klantvertegenwoordigers en onderzoekers.

Spoor 3 Mogelijke Vervolgstappen in de Rijnstreek

Organiseer een projectteam ‘integraal sturen op maatschappelijk effect’ vanuit de

verschillende gebieden in het sociaal domein: participatie, jeugd, en zorg. Zie ook

hoofdstuk 5 en bijlage 3 (succes- en faalfactoren in de praktijk)

Onderzoek de ontwikkeling van de populatie gestuurde financiering.

Vertegenwoordig de Rijnstreek in de Kopgroep.

Ontwikkel de monitor in de Rijnstreek samen met aanbieders, bewoners én klanten.

Het is raadzaam om bij de verdere uitwerking van deze vervolgstappen rekening te houden met de volgende aandachtspunten:

Kopgroep De aanpak van de transformatie en de sturingsfilosofie verschillen sterk in alle gemeenten in het land. Veel gemeenten willen wel toe naar sturen op maatschappelijk effect, maar leggen dat nog niet vast in contracten. Wel wordt er op deelgebieden hiermee geëxperimenteerd. De landelijke monitor in deze fase volledig inrichten op het inzicht geven in maatschappelijke effect beantwoord dus niet de gemiddelde sturings- en vergelijkingsvraag. Vandaar het voorstel deze wijze van monitoren verder te laten ontwikkelen door een groep ‘koplopers’ die rechtstreeks input geeft aan het ontwikkelingstraject van de landelijke monitor.

Beschrijf en ontwikkel de relevante bronnen Op een aantal terreinen van ondersteuning en begeleiding zijn aanbieders op zoek naar evidence-based informatie; informatie over de resultaten van

16

Zorg, hulp en welzijnsaanbieders monitoren intern vaak met een ander doel. Het is aan te bevelen de ontwikkeling van monitorsystemen door overheid en door branches, in het licht van de transformatie, afzonderlijk én in afstemming met elkaar laten plaatsvinden

19

ondersteuningsarrangementen. Zij hebben nu op voorhand (financiële) afspraken gemaakt over te realiseren maatschappelijke uitkomsten. Maar soms was de ervaring met de wijze van ondersteuning nog niet opgedaan. Er is sprake van een groeimodel: naarmate door uitkomstmeting meer evidence-based informatie beschikbaar komt over de haalbaarheid, nemen de mogelijkheden om de kostprijsberekeningen hierop af te stemmen toe. Voor de opdrachtgevers zijn deze onderzoeken van belang om de kwaliteit van de dienstverlening aan het einde van de contractperiode te kunnen beoordelen.

Een voorbeeld

Evidence-based informatie over zelfredzaamheid en participatie

Voor welk deel van de mensen met een psychiatrische achtergrond is arbeidsparticipatie mogelijk? Wat

betekent dat voor hun ervaren zelfredzaamheid en welbevinden? En welke ondersteuning is daarbij

nodig? In hoeverre kunnen mensen met een lichamelijke beperking zich buitenshuis verplaatsen en

sociale contacten leggen? Welke hulpmiddelen zijn daarbij nodig? En welke dienstverlening is daarbij het

meest kosteneffectief: voor iedereen toegankelijk OV of de regiotaxi?

Dat zijn vragen waarop nu nog geen antwoord is te geven, maar die wél van belang zijn om

zelfredzaamheid en participatie van mensen met een beperking zo doelmatig mogelijk te bevorderen.

Door uitkomsten te meten ontstaat de kennis die nodig is om investeringen in maatschappelijke

ondersteuning zo doelmatig mogelijk in te zetten.

Maak gebruik van bestaand onderzoek, bijvoorbeeld als het gaat om het voorspellen van zorg- en hulpverleningsbehoefte of over beleving van inwoners/klanten. Er is al (wetenschappelijk) onderzoek gedaan naar zogenaamde ‘voorspellers’ van hulpvragen en problemen. Die data kunnen uitvoerders en gemeenten richting geven bij het bepalen van beoogde effecten per gebied of per specifieke klantengroep zoals mantelzorgers. Daarnaast zijn er onderzoeken bekend naar de beleving van mensen over bijvoorbeeld de kwaliteit van leven en het ervaren van geluk . Deze onderzoeken kunnen criteria leveren voor metingen onder burgers. Vanzelfsprekend aangevuld met een analyse van de ontwikkelingen in een gebied.

Betrek klanten/inwoners bij de Monitoring in wijken De gemeente Kaag en Braassem koppelt het gesprek over de situatie in een gebied aan de beoogde maatschappelijke effecten van o.a. de inzet van voorzieningen. De dialoog met inwoners over de inzet in de wijken wordt in de andere gemeenten nog veelal door de aanbieders van zorg en welzijn en de gemeentelijke vertegenwoordigers apart gedaan. Daarmee wordt de integrale aanpak mét inbreng van bewoners maar voor een deel gerealiseerd. En daarmee blijft mogelijk het onderscheid tussen zorg en welzijnsaanbieders en de gemeentelijke uitvoerders in stand. Uit ervaringen in het land blijkt dat het betrekken van de inwoners bij een gebiedsanalyse, bij het opstellen van een integrale wijkagenda en bij het vaststellen

20

van KPI’s veel gelegenheid geeft om de gewenste maatschappelijke effecten samen vast te stellen en in een later stadium samen te onderzoeken of de effecten wat de inwoners betreft zijn behaald. Visualisering van de ‘sturingsinformatie’ zoals een ‘dashbord’ en GEO-informatie werkt daarbij vaak ondersteunend.

Ontwikkel de Populatie-gestuurde financiering De zorg, hulp en welzijnsaanbieders in de Rijnstreekgemeenten maken zelf uit welke middelen ze inzetten in een wijk. De Rijnstreek gemeenten zullen echter vanuit de landelijke financiering mogelijk te maken krijgen met budgetten op het aantal verrichtingen of ondersteuningsarrangementen. De gemeenten die sturen op effecten zullen dus erg gebaat zijn bij de GMSD die de samenhang laat zien tussen populatie en resultaten en inzet van middelen.

Maatschappelijke kosten baten analyse Er vindt een verschuiving plaats van maatwerkvoorzieningen naar algemene voorzieningen, van specialistische hulp naar ondersteuning van generalisten, en van professionele hulp naar inzet van eigen kracht en netwerken. Deze bewegingen worden op veel plaatsen onderbouwd door maatschappelijke kosten baten analyses. Om de ontwikkelingen te kunnen volgen kan een MKBA in vergelijkbare gemeenten ondersteunen bij de overwegingen van inkoop en opdrachtverlening.

Leren De professionals in de Rijnstreekgemeenten geven aan minder administratieve druk te ervaren dan in het oude registratiesysteem op basis van uren en producten en indicaties. Het opleveren van kwalitatieve verhalen kost echter wel veel tijd en vraagt ook om deskundigheid en/of begeleiding. Aandacht voor dit aspect van rapporteren is in het belang van opdrachtnemer en opdrachtgever.

Betrokkenheid van stakeholders Het is nog niet duidelijk wat de invloed van stakeholders op de (ontwikkeling van) een monitorsysteem moet zijn. Wie zijn de belangrijkste stakeholders en welke waarde wordt aan hun ervaring gehecht? Dit zou een landelijk issue kunnen zijn.

Sturingsfilosofie op de verschillende andere terreinen in het sociale domein Er is in de Rijnstreekgemeenten gekozen om de nieuwe wijze van sturen en monitoren vooral toe te passen op de opdracht aan TOM in de buurt 17. In 2016 wordt de sturingsfilosofie in Alphen aan den Rijn ook toegepast op het gebied van de algemene voorzieningen Sport en Gezondheid, Opgroeien en Ontwikkelen en Talentontwikkeling. Onderzocht wordt hoe deze sturingsfilosofie toegepast kan worden op de inkoop van delen van de jeugdhulpverlening vanaf 2017 binnen de regionale afspraken in Holland

17

In Kaag en Braassem ook al eerder op het welzijnsdeel

21

Rijnland. Vorm en inhoud van monitoring zullen op de verschillende terreinen op elkaar afgestemd moeten worden.

In het volgende hoofdstuk beschrijven de Rijnstreek gemeenten waar ze in de praktijk van op deze wijze sturen en monitoren tegenaan zijn opgelopen.

5 Input voor doorontwikkeling - een aanzet tot nieuwe Inrichtingskeuzes

Eisen aan Rechtmatigheidscontrole

De keuze voor de wijze van inkoop, de sturingsfilosofie, en de fase waarin de transformatie

zich bevindt, vroegen op het punt van de rechtmatigheidscontrole om een aanvulling op de

overeenkomst tussen TOM in de Buurt en Gemeenten. Gemeentelijke accountants en de

accountants van de hoofdaannemers moeten kunnen beoordelen of de werkzaamheden van

Tom in de Buurt in 2015 binnen de afgesproken financiële kaders zijn gebleven en of de KPI’s

zijn gehaald. De innovatieve wijze van verantwoording maakt het noodzakelijk voor iedere

KPI afzonderlijk zorgvuldig vast te leggen, specifiek voor het startjaar 2015, wat wordt

gemeten, wat wordt verantwoord en op welke wijze wordt verantwoord. Daartoe is in

samenspraak met controllers en accountants een addendum bij het contract opgesteld.

Financiële Verantwoording van de budgetten

De Rijnstreekgemeenten hebben het totaalbedrag waarvoor de aanbieders de opdracht

uitvoeren zo goed mogelijke verdeeld over de verplichte kostenplaatsen. Maar het begroten

en de verantwoording op kostenplaatsen sluit niet aan bij het principe van de integrale

aanpak en juist het ontschotten van budgetten. Het verstrekte totaalbedrag wordt ook niet

verantwoord op de standaard kostenplaatsen door de aanbieders. In de toekomst vinden

daar nog gesprekken met de accountant en/of het ministerie over plaats.

De afstemming tussen de gemeente als uitvoerder en de aanbieders en de inwoners;

registratiesystemen en privacy

De klanten die in een traject komen bij TOM in de buurt, worden ingevoerd in TOM 1.0 het

systeem van TOM. Het dossier is van de klant; die bepaalt zelf wie mee mag kijken in het

dossier. En kan er zelf in kijken. De rapportage aan de gemeente wordt op basis van TOM 1.0

gedaan (geanonimiseerd).

De gemeente registreert haar klanten in Suite4sociale regie. En Alphen aan den Rijn is ook

bezig met een portal per burger (MijnOverzicht). Via deze laatste portal kan de burger de

gegevens inzien die in Suite4sociale regie zijn vastgelegd. Beide systemen worden nog

verder doorontwikkeld.

22

De genoemde systemen tussen TOM in de buurt en de gemeente zijn niet gekoppeld. En het

overleg over het koppelen via een interface liep moeizaam en stuitte op privacy

vraagstukken. Besloten is de discussie terug te brengen naar de wezenlijke vraag: voor welke

vraagstukken is het effectief en efficiënt om gegevens uit te wisselen? Welke gegevens

betreft het dan en op welke wijze kan de uitwisseling van deze gegevens plaatsvinden, met

inachtneming van privacywetgeving en privacy-oplossingen

De structuur en de kwaliteit van de kwalitatieve rapportage en verantwoording

Afgesproken is dat de professionals, de wijkteams, de ontwikkelingen in hun wijk d.m.v. een

format inventariseren en beschrijven. Het format is nog in ontwikkeling en is niet gekoppeld

aan onderwerpen die de opdrachtgever heeft aangegeven. Besloten is bij het opnieuw

vaststellen van de KPI’s ook afspraken te maken over de gewenste inhoud van het

‘vertelgedeelte’. De kwalitatieve rapportage maakt dus nadrukkelijker deel uit van de

verantwoording. Het verhaal achter de KPI’s of het verhaal over ontwikkelingen die niet via

de KPI’s te volgen zijn, geven immers ook input voor kwaliteitsverbetering. De kwaliteit van

de analyse moet daarbij scherper, juist ook vanwege de horizontale verantwoording.

Criteria van klanttevredenheidsonderzoeken en klant-ervaringsonderzoek18

TOM in de Buurt houdt zelf een klanttevredenheidsonderzoek. Dat maakt deel uit van de

KPI’s. Vooraf zijn geen afspraken gemaakt over kwaliteitscriteria voor dit onderzoek. De

eerste resultaten zijn begin 2016 bekend. Dan kan ook nader worden vastgesteld hoeveel

aanvullend onderzoek onder inwoners noodzakelijk is.

In de Rijnstreekgemeenten wordt in 2016 klant-ervaringsonderzoek gedaan. Om de

inwoners niet te veel te bevragen, worden een aantal onderzoeken op elkaar afgestemd.

Onze belangrijkste tips, of hartenkreten, als het gaat om de ontwikkeling van het rapporteren en verantwoorden in de Rijnstreek:

Neem de klant als maatstaf voor kwaliteit en behaalde effecten.

Laat steeds ‘waarop wil je sturen’ de basis zijn van je informatieverzameling.

Kies voor eenvoud.

Sluit organisatiestructuur en cultuur aan bij het sturen op effecten. Zowel bij de opdrachtgever als bij de opdrachtnemer

Blijf ruimte voor ‘gewoon doen’ realiseren. Ervaren stimuleert vernieuwing!

18 Klanttevredenheid meet de ervaren kwaliteit van het zorgaanbod in de instellingen. Klantervaring gaat over

bijvoorbeeld de toegankelijkheid, kwaliteit en ervaren effect van het zorgaanbod in de gemeente.

23

Bijlagen.

Bijlage 1 KPI’s TOM in de Buurt 02b - 3e Concept Definitie KPI TOM incl. aoic definitief.pdf

Bijlage 2 Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein Informatie op de KING/VNG-site over de Gemeentelijke monitor sociaal domein

Bijlage 3 Kritische succesfactoren De volgende kritische factoren zijn van belang gebleken voor het succes of falen van de monitoring in de eerste transformatiefase in de Rijnstreekgemeenten:

Voortdurende dialoog tussen opdrachtnemers en opdrachtgevers echter zonder de rol van opdrachtgever en opdrachtnemer uit het oog te verliezen

Analysevermogen en ontwikkel/innovatiekracht binnen instellingen en gemeenten.

Bestuurlijke durf in bestuur van gemeenten en aanbieders.

Het inrichten van communicatie tussen betrokken partijen én naar inwoners

Helderheid /afstemming van processen en inrichtingskeuzes.

Een samenwerking van uiteenlopende aanbieders die zelf de verantwoording nemen de verschillende culturen en werkwijzen in hun transformatie en hun opdracht mee te nemen.

De inzet van gemeenten die ruimte willen geven aan de professional wordt door de aanbieders vertaald in de organisatie structuur en cultuur. O.a. de ontwikkeling naar zelfsturende teams.