Het hoger plaatsen van ICT op de zorgagenda is een be-langrijke eerste stap om inzicht te krijgen in de kosten en opbrengsten van ICT. Met het verkregen inzicht worden de kosten beheersbaar en wordt het nemen van beleids- en toekomstbestendige keuzes vereenvoudigd.Dit tweede artikel is bedoeld om zorginstellingen (en andere organisaties) te helpen met een aanpak om het gewenste inzicht te verkrijgen. En niet eenmalig, maar continu inzicht.

De DiamantElk bedrijf en organisatie heeft minstens een doelstelling. Deze komt onder andere tot uiting in de visie en missie (statement). Hiertoe is een primair proces ingericht, ge-relateerd aan de core business van het bedrijf en organi-satie om de doelstelling te realiseren. Ter ondersteuning van het primaire proces is een aantal secundaire proces-sen aanwezig. Deze zijn natuurlijk anders bij een zieken-

huis, een hogeschool, een gemeente of een productiebe-drijf.Al deze processen hebben één ding gemeen: behoefte aan informatie en verwerking. ICT levert de (technische) mogelijkheden om dit efficiënt, foutvrij, uniform en be-trouwbaar te doen. Divisies, afdelingen en medewerkers maken gebruik van ICT om hun bijdrage te leveren aan de primaire- en ondersteunende processen.Wat kenmerkt het ICT-gebruik? We onderscheiden hier drie aspecten:• Middelen - Dit omvat alles van pc’s, printers, servers,

netwerken tot applicaties, middleware, diensten, da-tabases en dataopslag. Gelukkig hebben de gebrui-kers alleen maar te maken met de functionaliteiten van deze middelen. De beheerders zorgen voor een zo goed mogelijke werking. Een overzicht van deze middelen is opgenomen in de Configuratie Manage-ment Database (CMDB).

• Hoeveelheid - Ieder beschikbaar middel wordt in-gezet met een bepaalde hoeveelheid. Dat kan varië-ren van nul (ongebruikte licenties bijvoorbeeld) tot vele duizenden (PC’s). Sommige middelen kunnen gedeeld worden en hebben een maximale capaci-teit. Het proces Capacity Management bewaakt de gebruikte, benodigde en toekomstige capaciteit.

• Kwaliteit - Alle diensten worden geleverd met een zekere kwaliteit. Die is deels inherent aan de aard

26 XR Magazine januari 2012

In deel 1 van ‘ICT kostenbeheersing met visie’ hebben we al gezien dat KPMG de alarmbel heeft ge-

luid in de Zorg. Dit heeft ze niet zonder reden gedaan. Bij de presentatie van het boek ‘IT in de Zorg’

uitten zij hun zorgen over het gebrek aan inzicht in ICT-kosten en de gevolgen hiervan voor de zorgin-

stellingen. Om dit te veranderen moet ICT hoger op de zorgagenda worden geplaatst. In dit tweede

deel gaan we in op de aanpak om dit inzicht daadwerkelijk te verkrijgen en vast te houden.

Kurt de Koning en Tom Louwrier

Alarmbel in de Zorg (en daarbuiten) terecht!

Kostenbeheersing

ICT kostenbeheersing met visie - Deel 2: Verkrijgen van inzicht

Het hoger plaatsen van ICT op de zorgagenda is een eerste stap om inzicht te krijgen in de ICT-kosten

Reageren op dit artikel? Klik hier.

van het middel en wordt deels bepaald door de ma-nier waarop het wordt ingezet en beheerd. Dit is het gebied waar architectuur, implementatie en beheer elkaar ontmoeten. Quality Management zorgt ervoor dat de kwaliteit constant is en blijvend voldoet aan de afgesproken verwachtingen.

Met deze drie aspecten (Middelen, Hoeveelheid en Kwa-liteit) is de inzet van ICT ten behoeve van de bedrijfspro-cessen beschreven. We moeten echter ook weten welke kosten hieraan gebonden zijn.Uit de aard van het Middel en de Kwaliteit volgt de stuk-sprijs. Uit stuksprijs en hoeveelheid volgen Kosten (Eco-nomie 2: K= P x Q). Het totaal van deze kosten inclusief de verborgen kosten(!), is de Total Cost of Ownership (TCO).Het aanschaffen van de middelen en diensten ten be-hoeve van de ICT-diensten aan de Core Business wordt uitgevoerd binnen Contracting (contractering).Het toewijzen (en doorbelasten) van deze kosten aan de gebruikersgroepen in de organisatie is de taak van Char-ging (doorbelasting).Als een organisatie in staat is om de relaties te leggen tus-sen ICT-gebruik en totale kosten, dan is die organisatie In Control. Er kan dan weloverwogen worden gestuurd op een juiste balans tussen middelen, hoeveelheid, kwaliteit en kosten.

In figuur 1 is het hiervoor beschreven model schematisch weergegeven.

De KubusDe Diamant laat zien hoe de relatie is tussen het ICT-ge-bruik en de kosten die dit met zich meebrengt. Hierbij is het uitgangspunt dat zaken als ICT-middelen overzicht, toewijzing, gebruik en kwaliteit bekend zijn. De com-plexiteit van het ICT-landschap is de oorzaak dat dit bij veel organisaties een hele opgave is.Binnen organisaties is alle data over inzet van middelen, bijbehorende kosten en kwaliteit wel aanwezig. Helaas ontbreekt het overzicht nog door de grote hoeveelheid kostendragers, kostensoorten, kostenplaatsen etc. Ieder-een die wel eens een begroting heeft geschreven (ex-ploitatie, investering en projecten) weet hoe lastig en tijdrovend dit kan zijn. Niet voor niets is er een oerwoud aan oplossingen op de markt voor management informa-tie, rapportages en cockpits.Het is daarom niet verwonderlijk dat organisaties grote moeite hebben om in control te zijn over hun ICT-kos- ten aangezien het vaststellen en interpreteren van de kos-ten op zich een enorme inspanning met zich meebrengt. Om dit probleem op te lossen introduceren we de Kubus. Een model om kosten 3D(!) vast te leggen. Hierin gaan we een stap verder dan de huidige kostenplaats/kostensoort registratie.

27januari 2012 XR Magazine

Figuur 1: Het ‘Diamant’-model

In C

ontr

ol

Kosten€

BehoefteICT-gebruik

ICT-middelenConfiguration Mgt.

HoeveelheidCapacity Mgt.

KwaliteitQuality Mgt.

DoorbelastingDemand

ContracteringSupply

Core BusinessPrimaire en ondersteunende processen

Eerste dimensie: DoelKijkend naar ICT dan moet het belang van de organisatie voorop staan. ICT is geen doel op zich maar ondersteu-nend. Daarom is de eerste as die van het Doel. Deze as geeft aan waar alle systemen en middelen voor ingezet worden. Het draait hier simpelweg om de vraag: ’Waar-voor maken we deze kosten?’We delen deze as op in drie categorieën:1. Kantoorsystemen (KS) - Dit zijn de pc’s, laptops en

printers, maar ook de back-end systemen voor mail, internet, file shares etc. Dit is commodity, eenduidig en voorspelbaar.

2. Bedrijfssystemen (BS) - Deze categorie omvat alle systemen die rechtstreeks de unieke bedrijfsproces-sen ondersteunen. Denk aan een ERP, facturatiestraat, een EPD, GIS, basisadministratie etc. Deze systemen zijn bedrijfsspecifiek qua inrichting en er zit door-gaans een flink stuk maatwerk in. Daarom is dit een kostbare categorie.

3. Besturing (BE) - Voor het hebben van een ICT-omge-ving moet ook het nodige aan management en be-heer worden ingericht. Dit valt in de categorie Bestu- ring. Let wel: de (technisch) beheerders worden toe-gewezen aan KS en BS, dat zijn directe kosten. Bestu-ring is dus vooral de overhead zoals de Service Desk, Service Management, projecten, stafafdelingen etc.

28 XR Magazine januari 2012

Tweede dimensie: MiddelenDe tweede as van de Kubus is die van de Middelen. Tech-nische middelen die worden ingezet om de diensten aan de business te leveren. ‘Waar geven we het geld aan uit?’Ook deze as delen we op in drie categorieën:1. Hardware - Fysieke middelen zoals servers, PC’s,

netwerk, switches, laptops, maar ook de faciliteiten van het rekencentrum waar de middelen zijn opge-steld.

2. Systeemsoftware - Een technische softwarelaag die als platform zit tussen de hardware en de applicatie met zijn specifieke functionaliteiten. Het is noodzake-lijk, maar de gebruikers zullen er niet rechtstreeks mee van doen hebben. Pas bij de applicatie-software wordt het voor de organisatie echt interessant.

3. Applicatiesoftware - Deze software biedt de functi-onaliteiten die de gebruikers nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden ten behoeve van de bedrijfsprocessen.

Derde dimensie: GeldTen slotte komen we bij de derde as en dat is natuurlijk die van het Geld. Hier beantwoorden we de vraag: ‘Welke kosten worden gemaakt?’Ook hier onderscheiden we drie categorieën:1. Kapitaallasten - Eenmalige kosten. Bijvoorbeeld

Figuur 2: De Kubus

Mid

dele

n

Doel

Geld

Applicatiesoftware

Systeemsoftware

Hardware

Kantoorsy

stemen

Personeelskosten

Bedrijf

ssys

temen

Besturin

g

Operationele kosten

Kapitaallasten

Reageren op dit artikel? Klik hier.

de aanschaf van een server waar een eenmalige fac-tuur tegenover staat, projectkosten of inrichtingskos-ten.

2. Operationele kosten - Terugkerende kosten van bijvoorbeeld contracten van afgenomen diensten, lease, licenties en support.

3. Loonkosten - Kosten van eigen medewerkers, maar ook van externe inhuur. Een bijzondere variant op de operationele kosten.

Hiermee is de Kubus af. Er staan hier nu 3 x 3 x 3 = 27 blokken waarmee we kosten kunnen duiden.Met deze Kubus beschikken we over een enorm sterk hulpmiddel om de kosten van ICT te rubriceren. Het is nu mogelijk om alle facturen, begrotingen, contracten, fy-sieke middelen vlot te ontrafelen en een plek te geven.• Aanschaf van 150 pc’s? Dat is: Kantoorsystemen,

Hardware, Kapitaallasten.• Jaarlijkse licentiekosten op applicatie X? Bedrijfssys-

temen, Applicaties, Operationele kosten.• Afdeling met functioneel beheerders? Bedrijfssys-

temen, Applicatiesoft-ware, Loonkosten.

Zodra alle kosten in de Ku-bus zijn ondergebracht, is een overzichtelijk beeld ontstaan van de kosten (TCO) en kunnen diverse analyses worden gemaakt.• Hoeveel % zit in Ka-

pitaallasten? Hoeveel in loonkosten van het tech-nisch beheer? Als het eerste een laag getal is, en het tweede is hoog, dan is een kwaliteitsissue zeer waar-schijnlijk. Verouderde infrastructuur lijkt goedkoop, maar de kwaliteit loopt terug en er moeten veelvul-dig incidenten worden verholpen.

• Hoge operationele kosten, lage loonkosten en hoog totaalbedrag? Wijst op een ongunstige outsourcing.

• Lage bedrijfssystemen kosten en hoog functioneel- en technisch beheer, dan zijn de applicaties van on-voldoende kwaliteit, en weinig flexibel. Penny wise, Pound foolish.

De StackWe hebben hiermee een beeld van de totale kosten (TCO). Door nu relaties te leggen tussen kosten en het gebruik op individueel of afdelingsniveau, ontstaat Grip en Control. Gebruikers nemen functionaliteit en diensten af en deze openbaren zich in verschillende vormen:• Werkplekken met daarop kantoorautomatisering in-

clusief e-mail, teksteditor, internet;• Randapparatuur voor printen, scannen en faxen;• Service Desk;

• Toegang tot toepassing applicaties;• Vaste en mobiele telefonie.

Genoemde voorbeelden bevinden zich in het vlak wat overeenkomt met de voorkant van de Kubus. Doel/Mid-delen en wel op de bovenste laag. Het zijn de diensten uit de Producten en Diensten Catalogus (PDC).De kosten van deze functionaliteiten komen tot stand door de kosten van alle onderliggende blokken te tota-liseren. Deze stapel van blokken noemen we de Stack. Hierbij moet opgemerkt worden dat de onderste blokken veelal gedeeld worden over meerdere functionaliteiten:• In het rekencentrum staan meerdere servers, main-

frames, switches etc. De kosten van het rekencentrum worden dan hierover toegewezen via een verdeel-sleutel.

• Op de servers draaien meerdere applicaties. De kos-ten van de server worden weer toegewezen via een verdeelsleutel over de applicaties.

• Etc. op deze wijze wordt de prijs van alle applicaties en diensten vastgesteld.

Per dienst of functionaliteit wordt vastgesteld welke me-dewerkers hier gebruik van maken. Het resultaat is dat de prijs per dienst of functionaliteit wordt uitgedrukt in euro’s per medewerker per periode (maand, kwartaal, jaar). En door een juiste groepering te maken van mede-werkers kan een bedrijf nu de exacte ICT-kosten bepalen naar afdeling, proces en/of product.Hiermee is een volledig inzicht ontstaan van de kosten per dienst per gebruiker. De kosten zijn nu transparant en te gebruiken als stuurmiddel bij het nemen van besluiten.

SamenvattingLaten we voorop stellen dat het verkrijgen van inzicht in de totale ICT-uitgaven een intensief traject is waarbij de onderste steen boven moet komen. Het met moeite ver-kregen inzicht moet ook behouden en actueel blijven. Ook dit vergt een blijvende inspanning. Gelukkig is het net zo als met een tuin waar een tijd geen onderhoud aan is gepleegd. De eerste keer dat er doorheen wordt ge-gaan, zal een enorme hoeveelheid tuinafval, rot en dood hout, bladeren en onkruid opleveren. De tweede keer is het al een stuk minder en daarna is het een kwestie van bijhouden. Uiteindelijk blijft er een nette tuin over

29januari 2012 XR Magazine

Hoeveel % zit in kapitaallasten? Hoeveel in loonkosten van het technisch beheer? Als het eerste getal laag is, en het tweede hoog, dan

is een kwaliteitsissue zeer waarschijnlijk

waar het een genot is om in te zitten en van te genieten.De Diamant geeft de essentie weer van Inzicht en Con-trol: de koppeling tussen gebruik en kosten, uitgedrukt in euro’s per gebruiker per periode.

Om dit te kunnen bepalen gebruiken we de Kubus om de verschillende kostencategorieën in onder te brengen. Vanuit de Kubus vindt een toewijzing plaats van dienst en functionaliteit die gebruikers nodig hebben bij hun werk-zaamheden.In de Stack worden de onderliggende kosten getotali-seerd zodat bepaald wordt wat de kosten zijn per afge-nomen dienst en functionaliteit. Hiermee komen we weer terug bij de essentie van de Diamant: Control door inzicht in euro’s per medewerker per periode.

30 XR Magazine januari 2012

Deel 3: Toepassing van transparantie en inzichtIn het derde deel zal verder worden ingegaan hoe het verkregen inzicht helpt bij het inrichten van een ko-stenefficiënt werkende ICT-organisatie. Wat kunnen we doen met dit inzicht en waar zitten de knoppen waar we aan kunnen draaien om te komen tot optimaal gebruik van ICT. Optimaal in de zin van effectief en efficiënt tegen gerechtvaardigde kosten en de juiste kwaliteit.De effecten van uitfasering, consolidatie, samenvoeging, migratie, schaalvergroting of juist krimp etc. kunnen nauwkeurig worden doorgerekend en voorspeld. Ook gaan we in op de mogelijkheid van doorbelasting van ICT kosten aan de organisatie. Doen of juist niet!

Kurt de Koning is medeoprichter en consul-tant binnen Ratio Consultants. www.ratioconsultants.nl

Tom Louwrier is medeoprichter en consultant binnen Ratio Consultants. www.ratioconsultants.nl

De Diamant: Control door inzicht in euro’s per medewerker

per periode

Uw vacature gratis op deXR website?XR Magazine biedt een overzicht

van vacatures voor architecten, ont-

wikkelaars, managers en andere

professionals binnen diverse secto-

ren. U kunt zelf gratis vacatures plaat-

sen op de XR website. Kijk voor meer

informatie op:

www.xr-magazine.nl/vacatures