RAPPORT NAVOLGING EIGENDOMMENBEHEER · Maart 2013 Navolging Eigendommenbeheer VOORWOORD Het is...

1

1

RAPPORT NAVOLGING EIGENDOMMENBEHEER 6 maart 2013 RC 13.004

Maart 2013 Navolging Eigendommenbeheer


INHOUDSOPGAVE RAPPORT Voorwoord voorzitter Rekenkamercommissie 1. Inleiding, doel en aanpak navolgingonderzoek 2. Conclusie RKC navolgingonderzoek eigendommenbeheer 3. Bestuurlijke reactie College 4. Nawoord Rekenkamercommissie NOTA VAN BEVINDINGEN 1. Inleiding 2. Professionalisering eigendommenbeheer 3. Van passief naar actief verkoopbeleid 4. Kritischer beoordelen van WOZ aanslagen 5. Verdieping doelmatigheid en doeltreffendheid eigendommenbeheer Bijlage 1. Toelichting College bij bestuurlijke reactie


VOORWOORD Het is inmiddels goed gebruik dat de RKC na verloop van tijd een navolgingsonderzoek uitvoert om na te gaan in hoeverre de besluiten van de Verenigde Vergadering op eerdere aanbevelingen van de RKC zijn uitgevoerd. Zo ook in het onderhavige geval. Zij doet dit om daarmee de controlerende rol van de Verenigde Vergadering te ondersteunen. Gezien de omvang en het belang van het onderwerp ( het eigendommenbeheer) heeft de RKC besloten om in dit onderzoek gebruik te maken van de expertise van KPMG Meijburg enerzijds en een tweetal hoogleraren op het terrein van vastgoed anderzijds. KPMG heeft zich vooral gericht op een grondslagenonderzoek (validering) naar de waarde van het vastgoed zoals deze in diverse eerdere rapporten is aangegeven. Redenen hiervoor waren de aanzienlijke verschillen in waarde - indicaties welke andere experts hanteerden. Daarnaast hebben de beide hoogleraren op verzoek van de RKC een expertmeeting gehouden met de leden van de commissie BOD. In haar onderzoek heeft de RKC dankbaar gebruik gemaakt van de bevindingen die hieruit naar voren zijn gekomen. Zij heeft daaraan toegevoegd haar eigen bevindingen hetgeen heeft geleid tot het thans voorliggende rapport. De RKC constateert dat er sinds 2010, toen wij ons rapport "Braakliggend Terrein" hebben uitgebracht veel is gebeurd. Het college van D&H spreekt in zijn bestuurlijke reactie over 'een omwenteling in Rijnlands eigendommenbeleid' . Dat laat evenwel onverlet dat naar het oordeel van de RKC er in de uitwerking van de destijds door de Verenigde Vergadering genomen besluiten nog een aantal zaken voor verbetering vatbaar zijn. Hiertoe doen wij een viertal aanbevelingen welke de Verenigde Vergadering in staat stelt om de voortgang van de verdere uitwerking te kunnen sturen en monitoren. Tot slot rest ons dank aan allen die binnen en buiten Rijnland medewerking hebben verleend aan de totstandkoming van dit rapport.


HOOFDSTUK 1 INLEIDING, DOEL EN AANPAK NAVOLGINGONDERZOEK 1.1 Inleiding In het najaar van 2009 is door de RKC een onderzoek uitgevoerd naar het eigendommenbeheer van het Hoogheemraadschap. De uitkomsten van dit onderzoek zijn vastgelegd in het rapport “Braakliggend terrein”. De RKC werd bij dit onderzoek ondersteund door ICS Adviseurs, met name op het gebied van de indicatieve waardebepaling van de eigendommen. ICS heeft 15 objecten diepgaand onderzocht, die door de RKC waren geselecteerd op basis van een steekproef, die was uitgevoerd door KPMG. Het rapport “Braakliggend terrein is ingebracht in de VV op 10 februari 2010, waarna de VV onder meer besloot om het beheer te professionaliseren en het passieve verkoopbeleid om te zetten in een actief verkoopbeleid.

1.2 Doel navolgingonderzoek De RKC heeft in haar onderzoeksprotocol staan, dat navolgingonderzoeken plaatsvinden om vast te stellen, of de door de VV genomen besluiten naar aanleiding van de aanbevelingen van de RKC zijn uitgevoerd. Het doel van het navolgingonderzoek Eigendommenbeheer is na te gaan, in hoeverre de besluiten zijn uitgevoerd, die de VV op 10 februari 2010 heeft genomen naar aanleiding van het RKC-rapport ´Braakliggend Terrein´. In de brief van 2 september 2011 aan de voorzitter van de VV heeft de RKC de VV op de hoogte gebracht van de start van het navolgingonderzoek Eigendommenbeheer en daarbij aangegeven een expert meeting te willen houden met de commissie BOD. Het doel van de expert meeting was om het gezichtveld te verbreden. 1.3 Aanpak navolgingonderzoek Het navolgingonderzoek bestond uit 3 onderdelen: 1. Onderzoek door RKC, in hoeverre de besluiten van de VV zijn uitgevoerd (september 2011 - december 2011).

2. Analyse van waarderingsgrondslagen, uitgevoerd door KPMG Meijburg & Co. (rapport 10 februari 2012).

3. Expert meeting met commissie BOD van de VV. Op 15 februari 2012 heeft de RKC een expert meeting gehouden met de commissie BOD. Ter voorbereiding heeft de RKC 2 afzonderlijke, oriënterende gesprekken gevoerd met de hoogleraren H. Priemus van de TU Delft (21 december 2011) en P. Eichholtz van de Universiteit Maastricht (25 januari 2012). Tijdens de expert meeting hebben de beide hoogleraren hun visie gegeven op ontwikkeling van de vastgoedmarkt en op de mogelijkheden van Rijnland om - binnen de huidige vastgoedmarkt - te komen tot een professioneel vastgoedbeheer en een actief verkoopbeleid. Daarna hebben de leden van de Commissie BOD vragen gesteld aan de heren Priemus en Eichholtz.

In dit rapport heeft de RKC Rijnland het grondslagenonderzoek van KPMG Meijburg (2012, in opdracht van RKC Rijnland) en de visies van de hoogleraren Priemus en Eichholtz tijdens de expert meeting met de commissie BOD (15 februari 2012, in opdracht van RKC Rijnland) betrokken bij beoordeling van de mate van uitvoering van de besluiten, die de VV op 10


februari 2010 naar aanleiding van het rapport Braakliggend Terrein heeft genomen. Na uitvoering van de 3 onderdelen van het navolgingonderzoek heeft de RKC de nota van bevindingen op 20 augustus 2012 aan de secretaris-directeur van Rijnland aangeboden voor ambtelijk wederhoor, ter beoordeling van de (concept) rapportage op juistheid en volledigheid.


HOOFDSTUK 2 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 2.1 Conclusies Hieronder geeft de RKC een overzicht van de stand van uitvoering van de besluiten van de VV en vermeldt de RKC tevens, wat de RKC nog mist. Besluiten VV Uitgevoerd In uitvoering Wat de RKC nog mist Professionalisering eigendommenbeheer

Instemming met het verder professionaliseren van het eigendommenbeheer, waarbij het College een voorbehoud maakt om dit over te dragen aan een marktpartij (mogelijk dat door uitbreiding van ambtelijke capaciteit ook intern een adequate oplossing kan worden bereikt).

Onderzoek KPMG Advisory naar de eigendommen-administratie (rapport februari 2012).

Verbetering eigendommen-administratie. Verbetering contractenbeheer.

Inzicht in de waarde van de eigendommen en hierdoor in de reserves. Sturing en verantwoording op financieel rendement.

Van passief naar actief verkoopbeleid

Instemming met RKC Aanbeveling inzake doeltreffendheid (algemeen): Het verdient aanbeveling voor de verenigde vergadering om het passieve verkoopbeleid te heroverwegen en te vervangen door een actievere vorm.

Onderzoek naar verkoopstrategie door JonesLang-Lasalle (rapport 2010). Aanwijzing van eigendommen, die noodzakelijk zijn voor de taak-uitoefening van Rijnland. Uitvoering Pilot 20 restpercelen (rapport 2011). 300 percelen in aanmerking voor verkoop.

Rechtszaak opstalhouders (circa 2400 eigendommen). Passief beheer van (circa 2500) Eigendommen.

Concentratie op kerntaken (door overtollig vastgoed af te stoten). Verdere kennis-differentiatie binnen het vastgoedteam. Verdieping van kennis van mogelijke partners. Verdieping van bestuurlijke netwerken.

Kritischer beoordelen van WOZ aanslagen

Instemming met het kritischer beoordelen van WOZ-aanslagen.

Rijnland gaat kritischer om met WOZ aanslagen.

Verdieping doelmatigheid en doeltreffendheid eigendommenbeheer

Instemming met de RKC Aanbeveling het College op te dragen een verdere verdiepingsslag te maken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van eigendommenbeheer. Op die manier kunnen de conclusies en aanbevelingen van de RKC – onder meer op basis van vijftien objecten – nader onderschreven worden.

Verkenning mogelijke samenwerking met 2 andere water-schappen inzake eigendommen-administratie en vastgoedbeleid.

Transparantie omtrent de grondslagen voor de waardering van de eigendommen. Benchmark (met andere water-schappen).


2.2 Aanbevelingen Na de publicatie van het rapport Braakliggend Terrein is de vastgoedmarkt verder verslechterd en komen de openbare financiën – ook van de waterschappen - meer onder druk te staan. Bij de expert meeting is gebleken, dat Rijnland ook onder de huidige ongunstige omstandigheden - in de periode 2012-2025 – mogelijkheden heeft om vorm te geven aan een verdere professionalisering van het eigendommenbeheer en invoering van een actiever verkoopbeleid. De RKC doet vier aanbevelingen:

Stel een Nota Strategisch Vastgoedbeleid op voor de periode 2012-2025, waarin Rijnland aangeeft hoe de transitie wordt gemaakt van contractenbeheer en eigendommenadministratie naar een actief dynamisch vastgoedbeleid;

Neem de voortgang van het actief dynamisch vastgoedbeleid op in Burap en Jaarverslaglegging.

Geef de VV jaarlijks inzicht in de omvang van de reserves (onder meer bestaande uit eigendommen), financieel rendement van vastgoedbeheer en benchmark (vergelijking met andere waterschappen).

Geef de VV jaarlijks inzicht in de verjaring van eigendommen van Rijnland.


HOOFDSTUK 3. BESTUURLIJKE REACTIE COLLEGE VAN D&H De RKC heeft hieronder de bestuurlijke reactie van het College van D&H integraal opgenomen. In Bijlage 1 van dit rapport is de bijlage opgenomen, die het College heeft gevoegd bij de bestuurlijke reactie Bestuurlijke reactie van het College op de aanbevelingen die de RKC heeft gedaan in het navolgingsonderzoek Eigendommenbeheer:


HOOFDSTUK 4. NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE De bestuurlijke reactie van het College van D&H geeft de RKC aanleiding tot een nawoord. De RKC heeft met waardering kennis genomen van de bestuurlijke reactie en van de ‘omwenteling’, die het RKC rapport Braakliggend Terrein blijkbaar bij Rijnland teweeg heeft gebracht. De RKC heeft eveneens met waardering kennis genomen van de overwegend positieve reactie van het College van DH op de vier aanbevelingen, die de RKC heeft gedaan in dit navolgingsonderzoek. De RKC verzoekt de VV erop te letten, dat het College in de daartoe bestemde P&C documenten (Programmabegroting. Burap en Jaarrekening) de VV jaarlijks gestructureerd en bestendig informeert over:

1. Kern van het actief dynamisch vastgoedbeleid van Rijnland

2. Taakstelling van te verwachten verkooptransacties en financieel rendement (meerjarig)

3. Meerjarig overzicht van de bereikte resultaten (verkooptransacties en financieel rendement)

4. Analyse van eventuele verschillen tussen taakstelling en bereikt resultaat

5. Inzicht in de marktwaarde van Rijnlands eigendommen (in het kader van reservebeleid van Rijnland)

De RKC memoreert, dat het College van mening is: ‘dat Rijnlands vastgoedbeheer actief, professioneel, marktconform en transparant is’ (citaat uit bestuurlijke reactie). In dit stadium lijkt het zinvol dat de VV toeziet op de stappen die Rijnland in de geschetste richting heeft gezet en verder zal zetten.


NOTA VAN BEVINDINGEN NAVOLGING EIGENDOMMENBEHEER

HOOFDSTUK 1. Inleiding De RKC heeft de Nota van Bevindingen Navolging Eigendommenbeheer op 20 augustus 2012 voor ambtelijk wederhoor toegezonden aan de secretaris-directeur. De RKC heeft op 11 september 2012 het ambtelijk wederhoor op de Nota van Bevindingen Navolging Eigendommenbeheer ontvangen. In de ambtelijke reactie is gewezen op 2 onduidelijkheden. De RKC heeft de ambtelijke reactie verwerkt in bijgevoegd rapport. Het rapport Navolging Eigendommenbeheer is voor bestuurlijk wederhoor op 1 november 2012 voorgelegd aan het College van D&H.


HOOFDSTUK 2. Professionalisering eigendommenbeheer Besluit van VV d.d. 10 februari 2010: Instemming met het verder professionaliseren van het eigendommenbeheer, waarbij het college een voorbehoud maakt om dit over te dragen aan een marktpartij (mogelijk dat door uitbreiding van ambtelijke capaciteit ook intern een adequate oplossing kan worden bereikt).

Toelichting RKC in Braakliggend Terrein ´Met name het vervreemden van locaties die bezwaard zijn met opstalrechten is vanuit meerdere opzichten aan te bevelen. Voor vervreemding kunnen verschillende mogelijkheden nader worden onderzocht: • de percelen worden aangeboden aan de huidige huiseigenaren; • de percelen worden gekoppeld verkocht indien een huiseigenaar zijn woning in de verkoop zet; • Rijnland koopt de rechten van opstal af bij huidige huiseigenaren en vervreemdt vervolgens het volledig eigendom in de markt (al of niet gebundeld); • De gehele portefeuille van deze objecten wordt, al of niet in delen opgeknipt, onder de huidige omstandigheden aangeboden aan de markt (ontwikkelaars, beleggers, en dergelijke). Verder is in een aantal gevallen vervreemding alleen al aan te bevelen omdat in de huidige situatie de bedrijfswaarde negatief is: het kost meer om de locatie in beheer te houden dan dat het oplevert. Tenzij er vanuit bedrijfsmatige overwegingen toch aanleiding is om deze locaties aan te houden, zouden wij adviseren deze locaties zo snel als mogelijk af te stoten. Ook indien de opbrengstwaarde nihil is. De RKC is zich er overigens van bewust dat in het huidige economische klimaat een eventuele afstoting van de vastgoedportefeuille ‘met beleid’ en gefaseerd dient te gebeuren. Wat betreft het beheer van eigendommen verdient het aanbeveling om de 5.500 eigendommen in risicogroepen te verdelen: bij welke objecten spelen ontwikkelingen die de waarde van de objecten kunnen beïnvloeden en hoeveel invloed heeft Rijnland daarop? Er kan wat dat betreft niet gewacht worden op het volledig in kaart brengen van de totale portefeuille: daar zou het bestuur eerst nader in dienen te prioriteren.´ 2.1 Bevindingen navolgingonderzoek Ten aanzien van de opstalhouders heeft de VV op 15 december 2010 ingestemd met het voorstel van het College de opstalhouders op basis van 'coulance' een recht van eerste koop te verlenen en een passieve houding aan te nemen tot er een definitieve uitspraak is van de rechter m.b.t. de houdbaarheid van het Rijnlandse opstalvoorwaardenbeleid. De gerechtelijke procedure tussen de opstalhouders en Rijnland wordt inmiddels in hoger beroep behandeld door het Gerechtshof in Den Haag. De mogelijkheid bestaat, dat de juridische kwestie nog jaren duurt, met de daaraan verbonden kosten. Rijnland heeft de volgende acties ondernomen: 1. de eigendommenadministratie (=EDA) van Rijnland te verbeteren 2. het gebruik van de eigendommen te inventariseren


3. extern advies in te winnen, gericht op professionalisering van het eigendommenbeheer (rapport KPMG Advisory 20 februari 2012). ad 1. De eigendommenadministratie van Rijnland omvat (stand oktober 2011) 2609 percelen met zakelijke rechten en 2545 financiële dossiers (met een of meerdere percelen). De 2609 percelen met zakelijke rechten bestaan uit: 2292 opstalrechten ex waterschap Groot Haarlemmermeer, 85 opstalrechten Rijnland en 170 nieuwe opstalrechten en 62 erfpacht. De 2545 financiële dossiers bestaan uit 1981 eigendomstoestemmingen (bv. gebruik steigers, ligplaatsen etc.), 263 verhuur, 119 dijkpachten, 53 woonboten, 42 visrechten, 33 pacht, 32 retributies en 22 jachtrechten. De eigendommenadministratie (=EDA) van Rijnland is een administratie van contracten. In EDA bestaat geen automatische koppeling tussen de administratie van de contracten en de identificatie van de kadastrale gegevens. De kadastrale gegevens worden handmatig ingevoerd, voor zover deze bekend zijn. Andere informatie, die relevant is voor het professioneel beheer van de eigendommen van Rijnland (zoals bestemmingsplannen, beleidsvoornemens relevante derden, marktwaarde) worden niet stelselmatig opgenomen in EDA. Vanaf 2009 is Rijnland bezig om kadastrale gegevens op te nemen in de eigendommenadministratie (EDA), maar dat proces is nog niet voltooid. Sommige contracten omvatten meerdere kadastrale percelen. Er is ultimo 2011 een inhaalslag gaande bij nog enkele honderden contracten. ad 2. Rijnland heeft het gebruik van de eigendommen in kaart gebracht. Ultimo 2011 is het gebruik van 80-90% van de eigendommen bekend. In geval van gebruik door derden wordt een gebruiksovereenkomst aan de gebruiker voorgelegd. Ten aanzien van de mogelijkheid van verjaring van de eigendom hanteert Rijnland als uitgangspunt, dat de gebruiker van het perceel moet aantonen, dat deze een perceel al voldoende jaren in gebruik heeft om een beroep te kunnen doen op verjaring. Zolang de gebruiker het bewijs niet heeft geleverd is het onduidelijk bij hoeveel eigendommen het risico van verjaring zich voordoet. ad 3. In dit verband heeft Rijnland het bureau KPMG Advisory N.V. een onderzoek laten uitvoeren. Het onderzoek heeft geleid tot het rapport "Professionaliseren van de eigendommenadministratie van het hoogheemraadschap van Rijnland" (rapport d.d. 20 februari 2012).


Hieronder volgt een managementsamenvatting van de analyse en de conclusie van KPMG Advisory N.V. (rapport 'Professionaliseren van de eigendommenadministratie van het hoogheemraadschap van Rijnland'), dat op 20 februari 2012 is opgesteld in opdracht van Rijnland:

Analyse KPMG Advisory N.V.: "Na de fusie van Rijnland met drie inliggende waterschappen in 2005, heeft Rijnland drie vastgoedportefeuilles overgedragen gekregen inclusief een aanzienlijk hoeveelheid achterstallig administratief onderhoud. De situatie was matig in beeld, niet goed gedocumenteerd en contracten met gebruikers niet overal aanwezig. Rijnland is daarom in 2006 een structurele basisinventarisatie gestart om een beheerste situatie te verkrijgen en de inkomstenstroom te verhogen. Inmiddels is er in de jaren na de fusie veel verbeterd en is de initiële inventarisatie afgerond en de hieruit voortvloeiende contracten aangeboden aan de gebruikers. Echter, het is een misverstand om dan te concluderen dat de werkdruk hierdoor is afgenomen. Het afronden van de inventarisatie genereert juist extra werk. Door de inventarisatie zijn ten eerste eenvoudigweg het aantal contracten toegenomen, dit geeft dus meer routinewerk. Daarnaast is een groot aantal juridische procedures ontstaan die door het beheerteam met administratief werk ondersteund moeten worden. Tevens is er een werkvoorraad ontstaan ten aanzien van juridische beoordelingen van verjaringen en allerlei vervolgacties vanuit procedures met gebruikers van Rijnlands gronden. Tot slot wordt de eigendommenadministratie extra belast door de relatief nieuwe werkzaamheden die zijn ontstaan als gevolg van omvangrijker verkoop van eigendommen als gevolg van nieuw verkoopbeleid. De hoge werkdruk in het huidige beheerteam veroorzaakt een situatie waarin er onvoldoende goed geprioriteerd kan worden en weer ad hoc werkzaamheden voorrang krijgen. Door de huidige werkvoorraad in de actualisatie en digitalisering van de registratie is de volledigheid en juistheid van de eigendommenadministratie onvoldoende. De processen zijn niet allemaal goed beschreven en belegd, de organisatorische verankering van het team behoeft aandacht en de manier van werken van het beheerteam behoeft verbetering. Deze verbetering is nodig op het gebied van planmatig en procesgericht werken, op het gebied van projectmatig werken en meer coachend leidinggeven. Verder wordt het werkproces onvoldoende ondersteund door geautomatiseerde systemen. Hierdoor is er een onvoldoende efficiënte registratie en is het niet mogelijk om goede managementrapportages te genereren. Op het gebied van de bemensing is de motivatie en betrokkenheid groot, mede hieraan is het te danken dat ondanks een onevenredig hoge werkdruk de klantgerichtheid op peil is gebleven. Echter, de capaciteitsinzet is nu onvoldoende om de werkvoorraad weg te kunnen werken. Daarnaast is er veel persoonsgebonden kennis en dus een gebrek aan kennisborging. Dit is vooral een gevolg van onvoldoende kwaliteit van de geautomatiseerde ondersteuning en goede procesmatige afspraken.


Als gevolg van de complexiteit van de bij de fusie overgedragen vastgoed portefeuille moest eerst de situatie in beeld worden gebracht. Dit heeft als consequentie gehad dat Rijnland niet per direct de maximale opbrengsten kon generen, en er werden extra kosten gemaakt, voor bijvoorbeeld juridische procedures. Om de eigendommenadministratie te professionaliseren heeft Rijnland drie opties zelfstandig professionaliseren, uitbesteden en samenwerken met andere hoogheemraadschappen. Zelfstandig professionaliseren kan gestart worden op basis van de aanbevelingen in dit rapport. Dit in combinatie met het samenwerken met andere hoogheemraadschappen is het voorkeursscenario. Uitbesteding van de eigendommenadministratie is geen optie omdat de processen van de eigendommenadministratie nauw verweven zijn met andere bedrijfsprocessen van Rijnland. Hierdoor zullen coördinatie en communicatie- en informatiestromen onnodig en extra complex worden. Daarnaast is bij uitbesteding de reductie van de capaciteit niet substantieel, enkel een beperkt deel van de eigendommenadministratie kan worden uitbesteed. Ook de te betalen BTW voor uitbestedingwerk zal een extra kostenpost zijn." Conclusie KPMG Advisory N.V.: "De eigendommenadministratie van het Hoogheemraadschap van Rijnland heeft te maken met een groeiende werkdruk, een historisch gegroeide werkvoorraad en een toenemende complexiteit van de werkzaamheden. Zowel in hoeveelheid als in diversiteit. Uitbesteding aan een marktpartij is geen goede oplossing om werkzaamheden beter of goedkoper te kunnen doen. Samenwerking met andere waterschappen kan wel voordelen bieden. Dit moet echter nader worden verkend en onderzocht."

Rijnland verkent in 2012 de mogelijkheden tot samenwerking met de hoogheemraad-schappen van Delfland en Schieland/Krimpenerwaard. In september 2012 zijn een 'business case' en een plan van aanpak opgesteld, maar het overleg was nog niet afgerond bij de opstelling van dit rapport van de RKC Rijnland. 2.2. Expert meeting met de commissie BOD Professor Priemus acht de volgende thema's van belang bij het ontwikkelen van een professioneel vastgoedbeheer: 1. Inzicht in kenmerken, aard, juridische aspecten en de WOZ-waarde van eigendommen. De eerste stap is erop gericht onjuistheden en onvolledigheden weg te werken. Dit vergt op korte termijn een grondige vendordue diligence, taxatie en inspectie van eigendommen. Denk daarbij ook aan een actualisering en digitalisering van kaartmateriaal. 2. Ontwikkelen van het contractenbeheer naar een actief, dynamisch vastgoedbeheer, waarin veel aandacht wordt geschonken aan de (potentiële) waarde van de eigendommen onder de huidige marktomstandigheden. Deze waarde zal nog vele jaren in het teken staan van de schuldencrisis en de Eurocrisis. Het dynamische vastgoedbeheer zal vooral in het teken moeten staan van het verhogen van kennis en kennisintensiteit.


3. Het dynamische vastgoedbeheer dient er op gericht te zijn om te komen tot een meer marktconforme beprijzing van huren, pachten, visrechten, jachtrechten etc. Bovendien is het nuttig als de vastgoedbeheerders met de ogen van een projectontwikkelaar kijken naar de afzonderlijke eigendommen en nagaan in hoeverre een andere bestemming zou kunnen leiden tot een hogere vastgoedwaarde. Professor Eichholtz acht de volgende thema's van belang bij het ontwikkelen van een professioneel vastgoedbeheer: 1. Ondernemingsvastgoed wordt vaak gezien als een verwaarloosd actief. Die verwaarlozing wordt veroorzaakt door een structureel gebrek aan aandacht en kennis in de top van de meeste ondernemingen. Voor het topmanagement is vastgoed bijna altijd een branchevreemde activiteit en de verantwoordelijkheid ervoor zit meestal diep weggestopt in de organisatie, waar men geen prikkels heeft om de bestaande situatie te veranderen. Dit gebrek aan interesse in de top zorgt voor inertie. 2. Integriteitrisico’s vanwege lage boekwaarden. 3. Opbouw van een beperkte maar professionele vastgoedorganisatie. Gezien de stand van de vastgoedmarkt is het nu geen enkel probleem om een uitstekende vastgoedprofessional aan te trekken met verkoop- en waarderingservaring. Deze persoon zou een uitstekende aanvulling vormen op de huidige medewerkers, die al beschikken over objectspecifieke kennis van de vastgoedportefeuille. Dit is een project dat pas op middellange en lange termijn vruchten gaat opleveren. Rijnland doet er goed aan om haast te maken met de voorbereidingen, maar niet met de verkopen zelf. Gezien de omvang van de portefeuille en de toestand op de vastgoedmarkt is een geleidelijke aanpak het best. De leden van de commissie BOD maakten tijdens de expert meeting de volgende opmerkingen:

• Rijnland is in de eerste plaats een waterbeheerder en geen vastgoedbeheerder.

• Rijnland heeft inmiddels op bestuurlijk niveau de fundamentele keuze gemaakt, welke eigendommen strategisch bezit zijn (zoals hoofdkantoor, gemalen, waterzuiveringsinstallaties).

• Rijnland kan wellicht een paar jaar wachten vanwege de ongunstige omstandigheden op de vastgoedmarkt? De heer Eichholtz meent, dat afwachten niet verstandig is, omdat een gedegen vormgegeven vastgoedbeheer zal leiden tot het realiseren van een aantrekkelijk rendement, zodra deze zich op korte, middellange of lange termijn voordoen. De heer Priemus meent, dat Rijnland - als publiek orgaan - het zich niet kan permitteren de ontwikkelingen af te wachten.

• Hoe kan een stabiele interne organisatie gerealiseerd worden met betrekking tot het beheer van vastgoed? De heer Priemus wijst op het nut van een goede combinatie van diverse kennis en kundigheid met betrekking tot het eigen vastgoed, de vastgoedmarkt, de ruimtelijke ordening en de plannen van mogelijke partners) alsmede van een goede combinatie van medewerkers van verschillende leeftijden (leeftijddifferentiatie). De heer Eichholtz vat samen door te wijzen op het belang van:

• benchmark


• kennis van objecten

• kennis van waarde op de vastgoedmarkt

• kennis van bestemmingen in de omgeving

• netwerken


Hoofdstuk 3. Van passief naar actief verkoopbeleid Besluit van VV d.d. 10 februari 2010 : Instemming met RKC Aanbeveling inzake doeltreffendheid (algemeen): Het verdient aanbeveling voor de verenigde vergadering om het passieve verkoopbeleid te heroverwegen en te vervangen door een actievere vorm.”

Toelichting RKC in Braakliggend Terrein ´De resultaten uit dit onderzoek geven aan dat het meer dan de moeite waard is voor Rijnland om een actief strategisch vastgoedbeleid te ontwikkelen en uit te voeren. Rijnland bezit naar alle waarschijnlijkheid een zeer omvangrijke stille reserve. Deze reserve geheel of gedeeltelijk ten gelde maken levert een bijdrage aan het dempen van de voorziene lastenstijging in de komende jaren. De door de RKC gehanteerde categorisering van waardebepalingen biedt een goede kapstok om het vastgoed verder in kaart te brengen. Van daaruit en vanuit een heldere visie op de vastgoedstrategie kan de VV (pro)actief sturen op de vastgoedportefeuille. Een dergelijke beleid zou Rijnland als volgt kunnen ontwikkelen: 1) Maak helder wat de definitie van ‘strategisch relevant eigendom’ is. Welke eigendommen wil Rijnland met andere woorden behouden en welke niet? 2) Breng in kaart welke van de 5.500 eigendommen vervolgens daadwerkelijk strategisch zijn. 3) Organiseer de inventarisatie van deze strategische eigendommen zodanig dat er voldoende info vrijkomt voor langdurig beheer en onderhoud. 4) Beperk de inventarisatie voor de niet-strategische objecten tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor (spoedige) vervreemding.´ 3.1 Bevindingen navolgingonderzoek De VV heeft in de periode september 2010 - november 2011 drie besluiten genomen met betrekking tot het eigendommenbeleid: 1. Besluit op 22 september 2010 ter bepaling van de ‘niet te verkopen eigendommen’; 2. Besluit op 15 december 2010 over verkoopstrategie; 3. Besluit op 16 november 2011 over verkoopbaarheid van restpercelen. ad 1. De VV heeft op 22 september 2010 de volgende eigendommen aangeduid als ‘niet te verkopen eigendommen’: ‘1. Terreinen behorende bij functioneel in bedrijf zijnde werken, zoals kantoren, gemalen, stuwen en zuiveringstechnische werken en bijbehorende verplichte dienstwoningen, waarbij de overbodige restterreinen bij die objecten wel kunnen worden afgestoten. Restterreinen bij zuiveringen pas na gereedkomen strategisch zuiveringsplan; 2. Voormalige dienstwoningen in ‘milieuzone’, die zullen na vrijkomen van huur worden gesloopt; 3. De 25-meter brede strook ten noorden Oegstgeester- en Katwijkse kanaal; 4. Gereserveerde grond uitbreiding gemaal Katwijk (totdat locatie definitief bekend is).'


ad 2 De VV heeft op 15 december 2010 ingestemd met de volgende voorstellen van het college van D&H, opgesteld op basis van een rapport van JonesLang Lasalle (JLL): a. De verhuurde (voormalige dienst-)woningen (actief) te verkopen wanneer deze vrijkomen; en voor de lege voormalige dienst-/bedrijfswoningen de reeds ingezette weg (o.a. wijziging in bestemming woning) om uiteindelijk te komen tot het (actief) afstoten van deze panden te blijven volgen. b. In overleg met een externe deskundige een pilot te starten, waarbij 20 percelen (groter dan 1 hectare en niet zijnde waterpercelen), worden geselecteerd en beoordeeld op (actieve) verkoopbaarheid en daar mede samenhangende opbrengst versus kosten. Na evaluatie (o.a. op organisatorische en financiële aspecten) kan worden bekeken of met (actieve) verkoop van al deze percelen dient te worden doorgegaan. c. De opstalhouders op basis van coulance een recht van eerste koop te verlenen en passieve houding aan te nemen tot er een definitieve uitspraak is van de rechter m.b.t. de houdbaarheid van het Rijnlandse opstalvoorwaardenbeleid. Indien opstalhouders - lopende de gerechtelijke procedure - zelf aangeven de ondergrond te willen kopen, de verkoopwaarde van de ondergrond gelijk te stellen aan de door RIGO bepaalde en door de VV vastgestelde afkoopsom voor een eeuwigdurend opstalrecht. De opstalhouders, die inmiddels het opstalrecht eeuwigdurend hebben afgekocht, aanbieden de ondergrond van Rijnland over te nemen “om niet” (kosten koper).

ad 3. De VV heeft op 16 november 2011 kennis genomen van de resultaten van de pilot betreffende het cluster financiële portefeuille en restpercelen, die in 2011 is uitgevoerd door Van Lanschot Nannenga Naus Rentmeester. De VV heeft besloten met 22 voor en 4 stemmen tegen:

• het in de vergadering van 22 september 2010 door de VV vastgestelde verkoopbeleid ongewijzigd te laten;

• de in de vergadering van 15 december 2010 door de Verenigde Vergadering vastgestelde verkoopstrategie in die zin aan te passen dat agrarische percelen met een niet steil talud (< 1:3), niet in gebruik bij een (semi-) overheidslichaam, met een oppervlakte vanaf 4300 m2, actief op de markt zullen worden gezet via een externe deskundige.

De uitkomst van het besluit is, dat ongeveer 300 restpercelen in aanmerking komen voor verkoop. 3.3. Expert meeting met de commissie BOD Professor Priemus acht de volgende thema's van belang bij het voorbereiden van een actief verkoopbeleid: 1. Zodra het dynamische, op meer marktconformiteit gerichte vastgoedbeheer op de rails staat, dient te worden bepaald: a. Welke eigendommen moeten in handen van Rijnland blijven, gezien de kerntaken van het Hoogheemraadschap? b. Welke eigendommen zouden kunnen/moeten worden vervreemd, mede gezien de quick wins die hiermee zouden kunnen worden geboekt?


c. Welke eigendommen zouden kunnen/moeten worden vervreemd als de vastgoedmarkt nieuwe perspectieven zou bieden? 2. Een nota Strategisch vastgoedbeleid zou kunnen worden geformuleerd, waarin de bovenstaande driedeling wordt vastgelegd. Voor a. geldt een vastgoedbeheer, op langere termijn gericht. Voor b. geldt een actief verkoopbeleid en een actieve benadering van relevante marktpartijen. Dit verkoopbeleid zou desgewenst kunnen worden uitbesteed (na een vergelijking van kosten en baten voor de alternatieven uitbesteden/zelf doen). Voor c. is een meer oriënterende, externe visie nodig op kansen die zich voordoen, alsmede een tijdelijk beheer, waarin ook tijdelijke functies passen en in het algemeen geen grote investeringen. Met name geldt dit voor onbebouwde percelen grond. Vermoedelijk dient deze activiteit door Rijnland zelf te worden uitgevoerd. Wellicht is uitbesteding aan een rentmeester een optie. 3. Onderdeel van het strategisch vastgoedbeleid is het bepalen van de omvang, kwalificaties en kosten van het uitvoerend apparaat en de schatting van opbrengsten in de tijd. Periodiek zullen bepaalde eigendommen vermoedelijk worden overgeheveld van categorie c. naar categorie b. vice versa. 4. Het vaak genoemde rendement van 5% lijkt voorlopig een realistisch oriëntatiepunt. Voor de komende jaren is een grote spreiding rondom dit rendementspercentage te verwachten. 5. De horizon voor het actieve verkoopbeleid in categorie b. zou vijf jaar kunnen zijn. Voor categorie c. is de horizon ruimer: per subcategorie te variëren van tien tot twintig jaar. 6. Het is van groot belang dat ruimtelijke ontwikkelingen en ruimtelijk beleid actief worden gevolgd. Enerzijds gaat het om het provinciaal beleid (Zuid-Holland en Noord-Holland: structuurvisies) en de structuurvisies en bestemmingsplannen van gemeenten, anderzijds om de ontwikkeling en locatie van publieke en private grondposities. Er dient niet alleen te worden gekeken naar het juridisch eigendom van percelen maar ook naar het economisch eigendom van percelen. Het Kadaster registreert wel het juridisch eigendom, maar niet het economisch eigendom. 7. Gefaseerde bestuurlijke besluitvorming. In aansluiting op de tot nu toe verschenen studies zouden drie dynamische vastgoedscenario’s kunnen worden geformuleerd en doorgerekend (verschillende mix van in eigendom houden en verkopen van percelen). Professor Eichholtz acht de volgende thema's van belang bij het voorbereiden van een actief verkoopbeleid: 1. Het Hoogheemraadschap van Rijnland heeft een grote portefeuille vastgoed, die het niet nodig heeft voor de maatschappelijke taak en die beter verkocht kan worden. Om een verkoopproces te verwezenlijken is een professionele vastgoedorganisatie nodig, die zich na grondige voorbereiding richt op de verkoop van het niet-strategische vastgoed, zodra de markt daar rijp voor is. 2. Niet alle vastgoed is geschikt voor verkoop. Het verdient aanbeveling om, als onderdeel van de voorbereidingen voor verkoop, de portefeuille te segmenteren in drie delen. Ten eerste is er het vastgoed, dat strategisch is voor de taken die alleen Rijnland kan uitvoeren.


Ten tweede is er het vastgoed, dat niet nodig is voor de uitvoering van de kerntaken en dat dermate generiek is dat het door mogelijke andere partijen nuttig gebruikt kan worden. Tenslotte is er een derde categorie: het vastgoed dat enigszins belangrijk is voor Rijnland en waarbij de hoogte van de mogelijke verkoopprijs de doorslag moet geven om al of niet te verkopen. 3. Bestuurlijk committent is essentieel voor het slagen van vastgoedbeheer, waarbij strikt met een financiële blik wordt gekeken.


Hoofdstuk 4. Besluit Kritischer beoordelen van WOZ aanslagen Besluit van VV d.d. 10 februari 2010 : Instemming met het kritischer beoordelen van WOZ-aanslagen.

De RKC Aanbeveling inzake doelmatigheid specifiek luidde als volgt: "Het verdient aanbeveling om de WOZ-waarden van de eigendommen kritisch te bezien en frequenter dan nu het geval is bezwaar te maken tegen de opgelegde waardering." Toelichting in Braakliggend Terrein De RKC constateerde in haar onderzoek dat bij twee van de vijftien onderzochte eigendommen de berekende WOZ-waarde fors hoger lag dan de werkelijke ‘marktwaarde van de eigendommen. In één geval ging het zelfs om een reeds gesloopte woning. Rijnland zou hierdoor onnodig hoge WOZ- bijdragen betalen. Bevindingen navolgingonderzoek Voor 130 objecten wordt WOZ door Rijnland afgedragen. Door gemeentes worden jaarlijks aan Rijnland OZB aanslagen opgelegd (in 2009 totaal € 235.000) waartoe een taxatie in het kader van de WOZ de grondslag vormt. Geconstateerd is, dat de interne controle in een aantal situaties tekort geschoten is zodat uiteindelijk een te hoge aanslag werd voldaan. Ter voorkoming daarvan heeft Rijnland een protocol opgesteld, dat moet voorzien in een meer kritische benadering. Allereerst wordt per aanslag binnen de organisatie gecontroleerd, of de objecten - waarvoor aanslagen worden ontvangen - nog daadwerkelijk tot het bezit van Rijnland moeten worden gerekend. De betreffende eigendommen van Rijnland worden daartoe gesplitst in een aantal categorieën, in volgorde van financieel belang, waarvoor de volgende acties genomen worden na ontvangst van de WOZ taxatie: • Hoofdkantoor Archimedesweg: Jaarlijkse toetsing met voorgaand jaar en om de 5 jaar een second opinion door een onafhankelijk taxateur. (OZB aanslag 2009: € 178.400)

• Monumentale panden in Leiden, Hoofddorp en Spaarndam: Jaarlijkse toetsing met voorgaand jaar en periodiek een second opinion door een onafhankelijk taxateur. (OZB aanslag 2009: € 12.500)

• Dienstwoningen: Gezien het beperkt financieel belang (OZB aanslagen 2009 voor 60 dienstwoningen € 20.500) jaarlijks toetsing op rechtmatigheid (betreft het een courant eigendom van Rijnland?) in combinatie met een vergelijking met het voorgaande jaar.

• Baggerdepot: Gezien het specifieke kenmerk van dit object waarvoor geen referentiekader beschikbaar is, periodiek een second opinion laten uitvoeren door een onafhankelijk taxateur. (OZB aanslag 2009: € 6.220)

• Werkplaatsen en loodsen: Gezien het beperkte financieel belang (OZB aanslag 2009: € 3.000) jaarlijkse toetsing met voorgaande waardering en vergelijk met de geactualiseerde verzekerde waarde voor de brandverzekering.


• AWZI en diverse soorten gemalen: geen acties omdat deze objecten zijn vrijgesteld van OZB

• Een 60-tal kleinere objecten (OZB aanslagen 2009: € 6.800) aangaande verhuurde grondpercelen, opslagterreinen en kleinere panden: Gezien het beperkt financieel belang (OZB aanslagen 2009 € 6.800) jaarlijks toetsing op rechtmatigheid (betreft het een courant eigendom van Rijnland?) in combinatie met een vergelijking met het voorgaande jaar.

Hieronder volgt een overzicht van het aantal malen, dat Rijnland bezwaar heeft aangetekend tegen WOZ-aanslagen: Jaar Aantal bezwaren

tegen WOZ aanslag Toegekend Taxatiebedrag /WOZ

waarde verminderd met

2009 11 5 Niet bekend 2010 27 14 3.956.000 Euro 2011 15 9 357.000 Euro


Hoofdstuk 5. Besluit Verdieping doelmatigheid en doeltreffendheid Besluit van VV d.d. 10 februari 2010 : Instemming met de RKC Aanbeveling het college op te dragen een verdere verdiepingsslag te maken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van eigendommenbeheer. Op die manier kunnen de conclusies en aanbevelingen van de RKC – onder meer op basis van vijftien objecten – nader onderschreven worden.

Toelichting in Braakliggend Terrein De RKC verwachtte dat op basis van een verdiepingslag een beter inzicht zou kunnen worden verschaft in de omvang van de stille reserve in de eigendommen1 Bevindingen navolgingonderzoek A. Waarderingsgrondslagen Naar aanleiding van Braakliggend Terrein heeft het college in 2010 aan JonesLangLasalle opdracht gegeven een onderzoek te doen naar de verkoopbaarheid van de eigendommen. In dit rapport heeft JLL ook indicaties afgegeven over de waarde van Rijnlands eigendommen. In het verslag van de commissie BOD (bij de behandeling van het rapport van JonesLangLasalle) valt onderstaande uitspraak van de verantwoordelijk hoogheemraad lezen:

“Jammer dat de RKC een beeld heeft geschetst dat nogal afwijkt van wat nu naar buiten komt. Door Jones Lang Lasalle is het een en ander nu zorgvuldig in kaart gebracht …..”

Mede vanwege deze uitspraak heeft de RKC gemeend in haar navolgingonderzoek aandacht te moeten schenken aan de gehanteerde waarderingsmethodieken in de rapporten van ICS en JLL. De RKC heeft daarom aan KPMG Meijburg & Co. (Hierna KPMG) opdracht gegeven om de waarderingsgrondslagen, die zijn gebruikt door JLL en ICS, te beoordelen. De RKC heeft gevraagd een oordeel te geven over 4 thema's:

1. Algemene beoordeling rapporten: voldoen de rapporten van ICS en JLL aan de basisvereisten? KPMG heeft vastgesteld dat het rapport van JLL een verkoopstrategie bevat en geen taxatierapport is. JLL heeft de eigendommen van Rijnland geclusterd op basis van verkoopbaarheid. Door JLL is geen due diligence, taxatie of inspectie van de eigendommen uitgevoerd. Het rapport van ICS bevat een waardebepaling van 15 eigendommen van Rijnland. KPMG heeft vastgesteld, dat ICS de waarde van de objecten heeft bepaald en daarbij - na eigen aanvullend onderzoek - gebruik heeft gemaakt van onder meer kadastrale gegevens, objectgebonden technische gegevens, boekwaarde, WOZ-waarde, huurinkomsten, bedrijfswaarde en vervreemdingswaarde. De waardering door ICS levert volgens KPMG - binnen een grove bandbreedte - een indicatief beeld op van de waarde van de onderzochte objecten.

1 Stille reserve is het verschil tussen de vervreemdingswaarde en de waarde waarvoor het eigendom op de balans staan van Rijnland.


2. Beoordeling gebruikte waarderingsmethoden: welke waarderingsmethoden hebben ICS en JLL gebruikt en dienen zij als betrouwbare methode(n)? KPMG constateert, dat de gegevens die door Rijnland aan JLL ter beschikking zijn gesteld onvoldoende waren om de objecten te waarderen of daadwerkelijk te kunnen verkopen. KPMG constateert dat de door ICS gebruikte waarderingsmethode in principe een goede methode is, maar dat de door ICS in 2009 vergaarde gegevens inmiddels door de veranderende vastgoedmarkt geen reëel beeld meer geven. Dit geldt zowel voor de bebouwde als de onbebouwde eigendommen. 3. Beoordeling van de juistheid van de input: hebben ICS en JLL de juiste input gebruikt om tot een juiste waardering te komen? KPMG kenschetst de informatie, die JLL voorhanden had bij het bepalen van de verkoopstrategie en bij de inschatting van de opbrengsten van de typen eigendommen als 'minimaal'. KPMG concludeert, dat de waarderingsmethode van ICS in principe een goede methode is, maar dat de gegevens verfijnd en geactualiseerd dienen te worden om tot een goede inschatting te komen van de vervreemdingswaarde. 4. Benchmarken van gebruikte variabelen: zijn de door ICS en JLL gehanteerde variabelen en aannames marktconform? Volgens KPMG heeft JLL de indicatie van de opbrengsten zo ruim gesteld dat moeilijk is te bepalen of de juiste variabelen zijn gebruikt. Volgens KPMG is ICS uitgegaan van: • De WOZ-waarde op het aanslagbiljet, maar de onderliggende taxatieverslagen van de gemeenten zijn niet op juistheid gecontroleerd, waardoor een oordeel over vergelijkbaarheid niet gegeven kan worden.

• De directe en indirecte kosten, maar de indirecte kosten worden minder stringent aan een object toegeschreven en zijn te laag ingeschat.

• De vervreemdingswaarde van soortgelijke objecten in dezelfde gemeente, maar een vergelijking met de eigendommen van Rijnland is moeilijk te maken.

• Een huuropbrengst van 5% van de vervreemdingsopbrengst , maar het is niet aannemelijk dat dit voor ieder bebouwd object juist is.

KPMG Meijburg & Co. concludeerde afrondend, dat de eigendommenadministratie van Rijnland nog niet aan de eisen voldoet om eigendommen te kunnen verkopen.

De RKC constateert dat de in haar onderzoek gehanteerde waarderingsmethodiek betrouwbaarder gegevens oplevert omtrent de waarde van de eigendommen dan die waarop het college zijn oordeel (zie eerder bedoeld citaat) heeft gebaseerd. B. Mogelijkheden voor verdere verdieping


De RKC wijst verder op 2 (hiervoor ook reeds genoemde) adviezen van de hoogleraren Priemus en Eichholtz, die ter harte genomen kunnen worden bij verdere verdiepingsslagen: 1. De heer Priemus wijst op het nut van een goede combinatie van diverse kennis en kundigheid met betrekking tot het eigen vastgoed, de vastgoedmarkt, de ruimtelijke ordening en de plannen van mogelijke partners) alsmede van een goede combinatie van medewerkers van verschillende leeftijden (leeftijddifferentiatie). 2. Professor Eichholtz: “Opbouw van een beperkte maar professionele vastgoedorganisatie. Gezien de stand van de vastgoedmarkt is het nu geen enkel probleem om een uitstekende vastgoedprofessional aan te trekken met verkoop- en waarderingservaring. Deze persoon zou een uitstekende aanvulling vormen met de huidige medewerkers, die al beschikken over objectspecifieke kennis van de vastgoedportefeuille. Dit is een project dat pas op middellange en lange termijn vruchten gaat opleveren. Rijnland doet er goed aan om haast te maken met de voorbereidingen, maar niet met de verkopen zelf. Gezien de omvang van de portefeuille en de toestand op de vastgoedmarkt is een geleidelijke aanpak het best.”


BIJLAGE TOELICHTING COLLEGE BIJ BESTUURLIJKE REACTIE


RKC Hoogheemraadschap van Rijnland Voorzitter Mr. W.R. de Boer Leden: Drs. E.J.M. Willems RA MA Drs. R.H. Kerst Mr. O.H. Gennissen Ir. J. Teeuw CPC Ambtelijk secretaris: Drs. C. van Rietschoten Postadres: Postbus 156, 2300 AD Leiden Telefoon: 071-3063813 Website: www.rijnland.net/rekenkamercommissie

RAPPORT NAVOLGING EIGENDOMMENBEHEER · Maart 2013 Navolging Eigendommenbeheer VOORWOORD Het is...

Documents

Transcript of RAPPORT NAVOLGING EIGENDOMMENBEHEER · Maart 2013 Navolging Eigendommenbeheer VOORWOORD Het is...