Raadsbrief

Onderwerp: Verslag archiefzorg en -beheer 2015 Registratienummer: 5688565 Datum: 19 juli 2016 Betreft Programma: 1. Burger en bestuur Portefeuillehouder: drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel Medewerker: P.G.M. ten Dam

Aanleiding Verantwoording op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht dat daarop heeft plaats-gevonden. Inhoudelijke boodschap Voor het opstellen van het verslag archiefzorg en -beheer 2015 zijn de door de Vereniging van Neder-landse Gemeenten opgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’S) gebruikt voor de horizontale verantwoording door het college van burgemeester en

wethouders aan de gemeenteraad. Aan de hand van de KPI’s kan beoordeeld worden waar de gemeente staat. Naar aanleiding van het opgestelde jaarverslag over 2014 heeft de archiefinspecteur de toezichtskleur op archiefgebied bij de gemeente Hof van Twente bepaald op groen. Dit betekent dat een en ander op orde is. Wel komt uit inspectiebezoeken naar voren dat de klimaatregeling in de archiefkluis niet op orde is. De wettelijke marges van de temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid in de kluis worden regelmatig overschreden. Er wordt naar een oplossing gezocht. Hiervoor zijn inmiddels contacten gelegd met een extern bureau. Ook maakt de archiefinspecteur een opmerking over de personele bezetting, waardoor een geringe achterstand is ontstaan in archiefwerkzaamheden. Conclusie Het verslag wordt u ter kennisname aangeboden. Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris a.i., de burgemeester,

drs. B. Marinussen drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel

1

Verslag Archiefzorg en –beheer 2015 Gemeente Hof van Twente

Goor, juni 2016

2

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................. 3

Managementsamenvatting .................................................................................................... 4

1. Lokale regelingen .............................................................................................................. 6

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht ....................................................................................... 6

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ... 7

4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden ................................................................ 9

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden ....................................10

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats ..................................11

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot ...........................................................11

8. Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden .12

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid ..................................................................................12

10. Middelen en mensen ......................................................................................................13

3

Inleiding Het college van burgemeester en wethouders is ingevolge artikel 30 van de Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient jaarlijks verslag uit te brengen aan de gemeenteraad over de archiefzorg. Na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders wordt dit verslag ter kennis gebracht aan de gemeenteraad. Dit verslag is tevens het verslag dat de gemeentesecretaris jaarlijks dient uit te brengen aan het college over het door hem gevoerde archief- en informatiebeheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Archiefbescheiden dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn. De beheerstaken liggen op basis van de Archiefwet bij de gemeentesecretaris. Dit omvat het beheer van alle informatie, zowel fysiek als digitaal, vanaf het moment dat een document is ingekomen of opgesteld tot aan het moment dat het is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de archiefbewaarplaats of naar het digitale e-depot is overgebracht. Door de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) is de gemeente nu naast het toezicht voor de zorg voor archieven ook verantwoordelijk voor het toezicht op het (informatie)beheer. De gemeente is primair zelf verantwoordelijk voor een adequate informatiehuishouding. In ruil voor de versoepeling van het interbestuurlijk toezicht dient de gemeente de interne horizontale verantwoording van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad te versterken. Het college moet nu in de eerste plaats verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van taken. De provincie maakt vervolgens gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. Het toezichtsregime voor 2016 is door het college van gedeputeerde staten evenals voorgaande jaren bepaald op groen. Groen betekent dat het archief op orde is. De diverse wettelijke verplichtingen die voor de gemeente gelden op het gebied van archieven zijn door Vereniging van Nederlandse Gemeenten samengevat in tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’S). Op basis van de ingevulde KPI’s is dit verslag opgesteld. Door de beantwoording van de vragen blijkt of de gemeente al dan niet aan de archiefwettelijke eisen voldoet. In de managementsamenvatting is te zien of aan de diverse KPI’s wordt voldaan. De samenvatting wordt grafisch ondersteund door gekleurde stoplichtbolletjes waarmee in één oogopslag een beeld wordt verkregen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en in welke mate de gemeente aan de wettelijke eisen voldoet.

4

Managementsamenvatting 1. Lokale regelgeving De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Er wordt gewerkt aan kwaliteit van de informatiehuishouding. In het handboek vervanging zijn een aantal kwaliteitseisen opgenomen maar de gemeente beschikt niet over een kwaliteitssysteem. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Archiefbescheiden Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden worden gewaarborgd.. Er is geen overzicht van digitale bescheiden die zich buiten het zaaksysteem bevinden. Documenten voortvloeiende uit de Omgevingswet worden vanaf 1 oktober 2015 digitaal opgeslagen in het zaaksysteem. 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Met de systematische inrichting van de digitale beheeromgeving aan de hand van RODIN is een begin gemaakt. Er wordt gewerkt aan het aanpassen van de metadata in het zaaksysteem aan de TMLO standaard. Converteren van gegevens uit het voormalige Documentair Management Systeem moet nog plaatsvinden. Voordat conversie plaats kan vinden moeten eerst 55 m1 dossiers worden verwerkt in het systeem.

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Er wordt fysiek vernietigd volgens de voorschriften. De digitale vernietiging heeft nog niet plaatsgevonden. Het handboek digitale vervanging is eind 2015 geactualiseerd. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De kluis is aangewezen als archiefbewaarplaats. Hier staan alle archiefbescheiden die ouder zijn dan 20 jaar maar formeel is het merendeel van de archiefbescheiden van de voormalige gemeenten niet overgedragen. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot De archiefbewaarplaats voldoet aan de wettelijke eisen en is goedgekeurd door de provinciaal archiefinspecteur. Het klimaat van de kluis is nog niet op orde.

8. Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte Archiefbescheiden Voor het gebruik van de archieven en verzamelingen van het gemeentearchief is een bezoekersreglement vastgesteld. Er is een Interne richtlijn openbaarheid van dossiers vastgesteld.

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt over plannen voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. Het collectiehulpverleningsplan is in 2015 geactualiseerd.

5

10. Middelen en mensen De kwaliteit van de medewerkers is voldoende maar door het krappe personeelsbestand en door ziekte is er enige achterstand ontstaan in het archiveren van documenten.

Voldoet geheel

Voldoet voor aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten

Voldoet gedeeltelijk er zijn aandachtspunten

Voldoet voor een aanzienlijk deel niet

Voldoet in het geheel niet

6

1. Lokale regelingen Verordening archiefzorg en Besluit informatiebeheer De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis op welke wijze onze gemeente de Archiefwet vorm geeft. De verordening regelt het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In het besluit staan de voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen. Op 16-12-2014 is de Archiefverordening gemeente Hof van Twente 2014 vastgesteld door de gemeenteraad en het Besluit Informatiebeheer 2014 is vastgesteld op 13-1-2015 door het college van burgemeester en wethouders. Beiden hebben de goedkeuring gekregen van het college van gedeputeerde staten. Wijziging in overheidstaken In 2013 is de Regionale uitvoeringsdienst (RUD) gevormd. Hierin werken gemeenten en provincie samen op het gebied van vergunningverlening, -toezicht en -handhaving, zo mogelijk van het omgevingsrecht in de volle breedte. De gemeente is bevoegd gezag en blijft zelf verantwoordelijk voor de dossiervorming. Gemeenschappelijke regelingen Er dient een register van gemeenschappelijke regelingen bijgehouden te worden. Door het vaststellen van de nota verbonden partijen wordt aan deze eis voldaan. Deze is op 24 november 2015 aan de orde geweest in de raadsvergadering.

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem en archiefbeheer Het college van burgemeester en wethouders dient als zorgdrager van het archief er voor te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en -controle. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Er wordt structureel gewerkt aan de kwaliteit van informatiebeheer. De gemeente werkt echter nog niet met een volwaardig kwaliteitssysteem. Deels is dit geregeld in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Hof van Twente. Hierin zijn een aantal kwaliteitseisen opgenomen, onder andere eisen ten aanzien van de kwaliteit van de scans en de terugvindbaarheid van documenten. De scans worden onder ander gecontroleerd op juistheid, volledigheid en leesbaarheid. De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces wordt, naast de dubbele controle bij de postregistratie en de steekproefsgewijze controle, gewaarborgd door een periodieke audit op basis van vastgestelde normen. Ook dient er jaarlijks een audit plaats te vinden op controlepunten van technische inrichting. Dit zou onderdeel kunnen zijn van een op te stellen kwaliteitssysteem. Medewerkers archiveren zelf zaken. Door middel van voorlichting zijn ze op de hoogte van interne informatiebeheervoorschriften. Uit een audit komt naar voren dat het archiveren verbeterd moet worden.

7

Zonder een kwaliteitssysteem kan onvoldoende worden gestuurd op kwaliteit, bewaking en de juiste uitvoering van de procedures. Een algemeen landelijk kwaliteitssysteem is in ontwikkeling. De concept-handreiking Kwaliteit Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), ontwikkeld door Archief 2020 is gereed. Het streven is om in 2017 gebruik te maken van dit landelijke kwaliteitssysteem. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Er is geen gemeentearchivaris benoemd, in het Besluit Informatiebeheer 2014 is het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden neergelegd bij de gemeentesecretaris. Daarmee wordt voldaan aan artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995. Verslag toezicht archiefbeheer Op grond van artikel 8 van de Archiefverordening 2014 dient het college van burgemeester en wethouders jaarlijks verslag aan de gemeenteraad te doen over wat is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Het laatste verslag is uitgebracht over 2014. Op grond van artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer 2014 brengt de gemeentesecretaris elk jaar verslag uit over het gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Dat is onderdeel van dit verslag. Belegging bevoegdheden en mandatering verantwoordelijkheden In 2014 zijn er nieuwe functionarissen aangewezen betreffende de uitvoering van de informatievoorziening alsmede het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Ook zijn er functionarissen aangewezen betreffende de uitvoering van het beheer van de archiefbewaarplaats.

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Geordend overzicht Op grond van de Archiefregeling 2009 dient de gemeente te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. Er zijn overzichten van te bewaren archiefbestanden van de gemeente Hof van Twente en haar rechtsvoorgangers. Ook zijn er archiefbescheiden die worden opgeslagen in diverse vakapplicaties en die niet in de overzichten zijn opgenomen. Dit zijn o.a. documenten die worden gevormd op grond van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht Deze worden daarnaast nog fysiek gearchiveerd. Vanaf oktober 2015 is begonnen met het digitaal opslaan van deze documenten in het zaaksysteem. Authenticiteit en context In het handboek digitale vervanging is een overzicht vastgesteld van gebruikte metagegevens in het zaaksysteem. Van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden kan met behulp van metagegevens worden vastgesteld:

De inhoud, structuur en verschijningsvorm.

Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt.

De samenhang met andere archiefbescheiden.

De uitgevoerde beheersactiviteiten.

De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur betreffende de archiefbescheiden

8

Systeem voor toegankelijkheid en duurzaamheid In 2014 is het zaaksysteem van PerfectView in gebruik genomen. De documenten worden opgeslagen in het DMS/RMA van QNH. Het archiveringssysteem waarborgt de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is. PerfectView beschikt over een NEN 2028 gecertificeerd documentair management systeem (DMS) en een Record Management Systeem (RMA) voor het registreren, beheren en opslag van gemeentelijke archiefbescheiden. Hier worden alle digitale documenten beheerd. Het is toegankelijk voor alle medewerkers. Medewerkers zijn bekend met de werkwijze van Tesz en maken de zaken compleet door zelf zaken aan te maken en/of aanvullende documenten, die ontstaan tijdens de behandeling van de zaak, toe te voegen. Gezien het feit dat er steeds meer digitale informatie wordt opgeslagen is het noodzakelijk dat het informatiebeheer daarvan ook goed geregeld is. Om de informatie goed vindbaar, toegankelijk, betrouwbaar, authentiek en volledig te hebben wordt er bij de registratie van documenten in Tesz gebruik gemaakt van een zaaktypecatalogus. Bij de registratie wordt al nagedacht hoe documenten gearchiveerd moeten worden, tot welke zaak het document behoord en tot welk proces binnen deze zaak. Functies, rollen, locaties en doorlooptijden worden automatisch ingevuld bij de aanmaak van een zaak. Er is een generiek proces ingebouwd dat voor de meeste processen wordt gebruikt. Een aantal processen zijn specifiek ingericht.

Er zijn in de gemeentelijke organisatie documenten die in niet archiefwaardige applicaties zijn opgeslagen. Voorbeelden hiervan zijn Squit waarin alle omgevingsvergunningen zijn opgenomen en GWS waarin o.a. de documenten staan die worden gevormd ten aanzien van de cliënten van de Sociale Dienst, de Wet Maatschappelijke Ontwikkeling en de Jeugdzorg. De planning is om in 2016 een koppelvlak te realiseren in het zaaksysteem zodat de documenten rechtstreeks worden gearchiveerd in het zaaksysteem. In 2016 zal Squit worden gekoppeld. Hiervoor zijn reeds middelen beschikbaar gesteld.. Duurzame materialen en gegevensdragers Op grond van artikel 3 van de Archiefwet zijn overheidsorganen verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Voor te bewaren archiefbescheiden mag, volgens het Archiefbesluit 1995, na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang worden geconstateerd. Vervolgens stelt de Archiefregeling 2009 ook eisen ten aanzien van de duurzaamheid van archiefbescheiden. Deze regeling geldt zowel voor de papieren documenten als voor de digitale documenten. Dit zijn technische producteisen aan materialen voor gegevensdragers, voor schrijfstoffen en verpakking van gegevensdragers. De gebruikte materialen voldoen aan de gestelde eisen. Er worden duurzame materialen en gegevensdragers gebruikt bij het opmaken, beheren en voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden.

9

4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden in het bijzonder De gemeente is bekend met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). In het RODIN staan eisen beschreven voor het beleid en de organisatie, voor het informatiebeheer en voor ICT-beheer en beveiliging van een digitale beheeromgeving en vormt een voorwaarde om de duurzame toegankelijkheid van digitale archieven te borgen. Het Handboek vervanging wordt tweejaarlijks of eerder geactualiseerd aan de hand van een lijst met controlepunten die zijn opgenomen in RODIN. Gecontroleerd wordt of er informatie- en automatiseringsbeleid is, of dit beleid nog actueel is en of dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Aanvullende metagegevens Metagegevens zijn gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven. Er is een standaard voor metadatering voor de decentrale overheden. Dit is het zogeheten Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Dit draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Het toepassen van dit profiel is ook een voorwaarde om aan te sluiten bij een zogenaamd elektronisch depot. De leveranciers van ons zaaksysteem PerfectView/QenH zijn bezig om het systeem aan te passen zodat de metadata in het systeem voldoen aan het TLMO. Functionele eisen en opslagformaten Op digitale informatie en archieven, is net als op alle andere informatie, de Archiefwet van toepassing. De duurzaamheid van digitale archiefbescheiden wordt bepaald door de duurzaamheid van de gegevensdrager en de kwaliteit van de programmatuur. Archiefwaardige documenten worden geregistreerd in TESZ. Dit systeem is gecertificeerd en voldoet aan de normen NPR/-ISO 15489 en NEN 2082, opgesteld door het Nederlands Normalisatie-instituut. Deze normen bevatten eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement en programmatuur. Om aan voornoemde eisen te voldoen worden alle documenten opgeslagen als PDF/A in het DMS. PDF/A is een elektronisch bestandsformaat dat bedoeld is om documenten te representeren, waarbij de visuele verschijningsvorm en de structuur van een document over een lange periode en onafhankelijk van systemen of software gewaarborgd is. Om bestaande documenten te bewaren, onveranderd maar dan in elektronische vorm, zijn zogeheten niet-reviseerbare documentformaten, zoals PDF/A, noodzakelijk. Converteren en migreren

Van 2006 t/m 2013 is gebruikt gemaakt van het Document Management Systeem (DMS)

Verseon. Verseon bevat veel digitale documenten van de gemeente Hof van Twente en een

deel van het archief van de voormalige gemeente Goor is hierin opgenomen. Ook is het de

toegang voor de fysieke opbergplaats van papieren documenten. Verseon voldoet aan de

eisen van geordende en toegankelijke staat. De documenten die zijn opgenomen in het

systeem zijn toegankelijk. Om de toegankelijke staat van de gegevens in Verseon niet

verloren te laten gaan zal er moeten worden onderzocht hoe de gegevens veilig kunnen

worden gesteld. Er kan voor worden gekozen om de gegevens te converteren naar het

DMS/RMA van QNH of ze zouden kunnen worden overgebracht naar een E-depot. Voordat

conversie plaats kan vinden moeten eerst 55 m1 dossiers worden verwerkt in het systeem.

10

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden

Vernietiging van archiefbescheiden Op basis van de ”Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organisaties opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, actualisatie”, vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, worden documenten die hiervoor in aanmerking komen vernietigd. Bij de aanmaak van archiefbescheiden worden bewaartermijnen vastgelegd. Jaarlijks wordt er een vernietigingslijst opgemaakt. De uiteindelijke lijsten van te vernietigen archiefbescheiden worden, na controle door de afdelingsmanagers, opgesteld waarna wordt overgegaan tot het fysieke vernietiging van de betreffende documenten. Jaarlijks wordt gemiddeld 50 m1 fysiek archief vernietigd. Vernietiging geldt ook voor de digitale archiefbescheiden. De digitale archiefbescheiden, die in het niet meer gebruikte DMS Verseon zijn opgeslagen, zijn nog niet vernietigd. Voor het ophalen en vernietigen van vertrouwelijke documenten is er een contract met Van Gansewinkel Nederland BV. Dit bedrijf heeft een CA+ certificering. Dat wil zeggen dat het een vertrouwd adres is voor het vernietigen van papier. Ook is het bedrijf aangesloten bij de prestatielader en is gecertificeerd op niveau 3. Dit betekent een garantie dat de grondstoffen duurzaam worden hergebruikt. Vervanging digitale documenten door papieren Digitale documenten die voortvloeiden uit de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) werden fysiek opgeslagen in het archief. Hiervoor was door het college van gedeputeerde staten tot 1 oktober 2015 toestemming verleend. Vanaf 1 oktober 2015 worden alle documenten die voorvloeien uit de WABO digitaal opgeslagen in het zaaksysteem. Ze worden handmatig overgezet vanuit een vakapplicatie naar het zaaksysteem. Hierdoor is de toestemming tot vervanging niet meer nodig. Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Begin 2014 is het handboek digitale vervanging archiefbescheiden vastgesteld. In dit handboek is beschreven hoe de overzetting van papieren archiefbescheiden naar digitale vorm plaatsvindt en hoe daarbij de eisen van duurzaamheid en betrouwbaarheid worden gewaarborgd. Het beschrijft ook procedure die wordt gevolgd bij het digitaliseren, registreren en opslaan van de documenten in het digitale archief. Hoe toekomstige wijzigingen in proces en technische inrichting worden gewaarborgd en hoe wordt voldaan aan toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving, het zogenaamde activistisch beheer. Het handboek dient regelmatig te worden geactualiseerd naar gewijzigde omstandigheden. Eind 2015 is het handboek geactualiseerd. Dit is begin 2016 door het college vastgesteld. De belangrijkste wijzigingen zijn:

Er is een beveiligingsplan toegevoegd.

Er is een audit toegevoegd op basis van RODIN.

Er is een audit ontworpen om kwaliteitscontroles uit te voeren op zaken in het RMA en er

is beschreven welke maatregelen er worden genomen bij geconstateerde fouten.

11

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Na 20 jaar moeten archiefbescheiden formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Door de overbrenging van de bescheiden vallen ze onder de Archiefwet en worden ze openbaar, tenzij er beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn genomen. Na 75 jaar gelden er geen openbaarheidsbeperkingen meer en zijn archiefstukken openbaar. In de archiefbewaarplaats bevinden zich ook alle archiefbescheiden van de voormalige gemeenten. Dit betreft archiefbescheiden die zijn gevormd voor 2001. Deze archiefbescheiden zijn formeel nooit overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit betekent dat alle archiefbescheiden ouder dan 20 jaar in principe openbaar zijn. Het college kan besluiten deze archiefbescheiden in zijn geheel vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Daarna zijn deze bescheiden openbaar voor de burger, tenzij er een besluit is genomen waarbij er openbaarheids-beperkingen zijn opgelegd. Openbaarheidsbeperkingen mogen worden genomen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer; in het belang van de staat of zijn bondgenoten of ter onevenredige bevoordeling of benadeling. Het uitgangspunt is “openbaar wat kan, beschermen wat moet”. Dit geldt dan ook voor de archiefbescheiden die jonger zijn dan 20 jaar en zijn overgebracht. Het vervroegd overbrengen vereist extra zorgvuldigheid en er zal voor bescheiden die jonger dan 20 jaar zijn beoordeeld moeten worden of er nog openbaarheidsbeperkingen dienen te worden opgelegd.

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot De gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats. Deze bevindt zich in de kelder van het gemeentehuis. De archiefbewaarplaats is op 13 juli 2004 goedgekeurd door de provinciale archiefinspecteur en voldoet aan de wettelijke eisen. Voor de toekomst moet rekening worden gehouden met het inrichten van een digitale archiefbewaarplaats, het zogenaamde elektronisch depot (e-depot) waarin duurzaam beheer van digitale overheidsinformatie plaatsvindt. De provincie Overijssel en het HCO zijn een pilot gestart om een e-depot in te richten. De verwachting is dat de inrichting van een dergelijk depot niet goedkoper is dan een fysieke archiefbewaarplaats. Hiervoor zullen in toekomst gelden moeten worden gereserveerd om te onderzoeken of deel wordt genomen aan een gemeenschappelijk e-depot of dat de gemeente Hof van Twente zelf een e-depot gaat inrichten. Archiefbescheiden moeten bestand zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. In de archiefbewaarplaats dient klimaatbeheersing en luchtzuivering te zijn. Ten behoeve van een goede klimaatbeheersing is de temperatuur en de luchtvochtigheid maandelijks gemeten en geregistreerd. De temperatuur en luchtvochtigheid moeten binnen bepaalde waarden vallen. Zoals in de archiefverslagen van 2012/2013 en 2014 al is aangegeven is de temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefbewaarplaats niet altijd even stabiel. Dit is ook geconstateerd door de archiefinspecteur. De klimatologische omstandigheden in de kluis verdienen blijvende aandacht. In 2015 zijn er wederom metingen verricht. Hieruit blijkt dat het klimaat nog niet op orde is.

12

8. Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

Op basis van artikel 7 van de Archiefverordening 2014 kan het college van burgemeester en wethouders nadere regels stellen met betrekking tot de raadpleging van de archiefbescheiden. Naar aanleiding hiervan is voor het gebruik van de archieven en verzamelingen van het gemeentearchief van deze gemeente een bezoekersreglement vastgesteld. Deze regeling is alleen van kracht voor de raadpleging van archiefbescheiden door derden. Het bezoekersreglement geeft bezoekers antwoord op de meest gestelde vragen over het raadplegen van archiefbescheiden en geeft een duidelijk kader van wat is toegestaan. Het betreft hier uitsluitend archiefbescheiden, ouder dan 20 jaar.

Het wettelijk kader betreffende de openbaarheid van dossiers (archiefbescheiden) wordt

gevormd door de Archiefwet 1995. Hierin staat bepaald dat dossiers ouder dan 20 jaar, na

overbrenging naar de archiefbewaarplaats, in beginsel openbaar zijn en dat dossiers jonger dan

20 jaar niet openbaar zijn. Wel kan een document, vervat in een dossier, uit het archief

openbaar worden gemaakt. De regels van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) gelden dan.

In 2013 is de Interne richtlijn openbaarheid van dossiers vastgesteld. In de richtlijn wordt

beschreven welk soort documenten en dossiers openbaar zijn. De dossiers en de daarin

vervatte documenten kunnen namelijk 2 aparte zaken zijn. Bij het hanteren van dossiers dient te

worden onthouden dat dossiers als geheel 20 jaar niet openbaar zijn maar dat de stukken uit het

dossier wel openbaar kunnen zijn. Bij inzage door derden moet de verantwoordelijke ambtenaar

de stukken scannen op aanwezigheid van niet openbare stukken.

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Het college van burgemeester en wethouders is, als zorgdrager, verantwoordelijk voor het behoud van de archiefbescheiden. De archieven dienen te worden behoed tegen schade. Schade kan de bedrijfsvoering ernstig belemmeren en het cultuurhistorisch erfgoed vernietigen. Op 3 december 2013 is het ”Informatiebeveiligingsbeleid Gemeente Hof van Twente 2013” vastgesteld door het college van B&W. Het geeft algemene beleidsuitgangspunten over informatiebeveiliging.

Het beleid richt zich op de volgende doelen:

creëert besef bij de organisatie hoe met informatiebeveiliging om te gaan;

vormt de basis van het organisatorisch verankeren van informatiebeveiliging;

geeft aan betrokkenen houvast bij het opstellen en uitvoeren van een jaarlijks afgeleid

informatiebeveiligingsplan. De gemeente is aangesloten bij het Culturele Preventienetwerk “Twente”. Er is een convenant afgesloten tussen o.a. diverse gemeentelijke instellingen, musea en historische verenigingen en Stichting Twickel. Het doel van het convenant is: Integrale veiligheidszorg voor mensen, collecties en gebouwen van culturele instellingen uit de regio “Twente” en om in geval van calamiteiten elkaar met mensen en middelen, professionele ondersteuning te geven.

13

Er is een collectiehulpverleningsplan. Dit plan geeft in hoofdlijnen aan hoe de bestrijding en hulpverlening georganiseerd moeten worden en hoe gehandeld dient te worden bij een (dreigende) calamiteit ten aanzien van archief- en kunstcollecties. Van het collectiehulpverleningsplan gaat bovendien een preventieve werking uit. Door het invoeren en actueel houden van het plan wordt voortdurend de aandacht gevestigd op de veiligheidszorg van de archief- en kunstcollecties. Het plan is in 2015 geactualiseerd. Ook is de gemeente aangesloten bij de DocumentenWacht. Deze organisatie verzorgt de bereddering nadat er een calamiteit heeft plaatsgevonden. Ze zorgt o.a. voor inpakmaterialen, transport naar een opslag, ze maakt een uitgebreide schaderapportage en plan van aanpak voor restauratie van eventueel beschadigde documenten. Verder zijn in de kluis goedgekeurde brandblussers aangebracht die jaarlijks door een gespecialiseerd bedrijf worden gekeurd. Documenten die bij documentaire informatievoorziening worden bewaard zijn opgeborgen in afsluitbare, brandwerende kasten.

10. Middelen en mensen Middelen Op de begroting was voor 2015 een bedrag begroot van € 7.500,00 voor het archief en voor het DMS/RMA € 35.000. Aanschaffingen voor materiële zorg vallen onder de algemene bureaukosten. Mensen Met de reorganisatie is de formatie voor post en archief inclusief het beleid hiervoor teruggebracht van 6.41 fte in 2013 naar 3.94 fte in 2014. Hiermee komt de bezuiniging bij de reorganisatie op bijna 2,47 fte. Door de krappe bezetting zijn er achterstanden ontstaan in archivering, zowel fysiek als digitaal. Het gaat om 25 m1 achterstand in fysiek te archiveren archiefbescheiden en 1250 digitaal te archiveren zaken. Door ziekte en door de krappe bezetting zijn de achterstanden ontstaan. Het kennisniveau van de medewerkers is voldoende. De gemeente is aangesloten bij DOX support. Dit is een projectbureau voor documentaire ondersteuning en consultancy. Vanuit dit bureau wordt de nazorg verzorgd voor ondersteuning op archiefgebied. De ondersteuning betreft 15 dagen per jaar.