Quarant - presentatie samenwerken - Golfevent 2012

Digitaal samenwerken voor elke gemeente.

Seminar Samenwerken7 september 2012

Samenwerken in het publieke domein doen we al eeuwen

7 september 2012 Digitaal (samen-)werken voor iedere gemeente2

TakenpakketOverheid

TakenpakketOverheid

Is erconcurrentie

Is erconcurrentie

Verplichtzelf uitvoeren

Verplichtzelf uitvoeren

Principiëleoverheidstaak

Principiëleoverheidstaak

Politiek ofstrategische reden

zelf beheer

Politiek ofstrategische reden

zelf beheer

100% overheidStichting

100% overheidStichting

EigenOverheids-

Dienst/bedrijf

EigenOverheids-

Dienst/bedrijf

neeja

nee

nee

nee

nee

ja

ja

nee

nee

Verkoop c.q. buy outVerkoop

c.q. buy out

AmbtelijkeUitvoering

gewenst


gewenst

Beleidvraagin uitvoeringBeleidvraagin uitvoering

GR-bedrijfGR-

bedrijf

Subsidiederden mogelijk /

gewenst

Subsidiederden mogelijk /

gewenst

100% overheidNV/BV

100% overheidNV/BV

Activiteit teverkopen

Activiteit teverkopen

EerstVerzelfstandigen

EerstVerzelfstandigen

OutsourcenOutsourcen

nee

ja

nee

ja

ja

nee

Intergemeen-telijk

samenwerken

Intergemeen-telijk

samenwerken

Samen metgemeentenSamen metgemeenten

ja

ja


duurder


duurder

Garantieomzet

Garantieomzet

ja

nee

ja

ja

Belang van een juiste juridische entiteit

Gebaseerd op een sluitende business case


Onontkoombaarheid van digitaal samenwerkenin relatie tot

factoren die organisaties succesvol maken

Basisregistraties10 Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA)11 Registratie Niet Ingezetenen (RNI)12 Nieuw Handelsregister (NHR)13 Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG)14 Topografie15 Kadaster16 Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN)

Digitaal werken is onontkoombaar

Maar wat maakt digitaal werkende organisaties nu succesvol?


Inleidende vragen

Door wie ben je uitgenodigd?1. Cyber2. Quarant

Bij welk type organisatie ben je werkzaam?1. Overheid2. Bedrijfsleven

Welke rol heb je in je huidige functie?1. Manager2. Inhoudelijk specialist

Klik om de stijl te bewerken

Vakbekwaam en juist toegerust

Onze vakbekwame medewerkers beschikken over toereikende digitale vaardigheden

Digitale vaardigheden: digitaal rijbewijs

Vakbekwame medewerkers

Een digitaal rijbewijs is een norm die gesteld wordt aan de digitale vaardigheden van medewerkers werkend binnen gegevensverwerkende organisaties.

Te weinig Meer dan genoeg

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Digitale vaardigheden worden besproken tijdens de functioneringsgesprekken

Borging in HRM


Het sturen op digitale vaardigheden begint bij het benoemen hiervan in functie- en competentieprofielen. Daarnaast moet duidelijk worden afgesproken op welke momenten medewerkers een terugkoppeling krijgen van de mate waarin zij voldoen aan de benodigde eisen en wensen op dit gebied.

Te weinig Meer dan genoeg

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Onze medewerkers worden continu bijgeschoold op hun digitale vaardigheden


De digitale wereld verandert steeds weer. Om bij te blijven is structurele opleidingsaandacht vereist.

Opleidingsbeleid

Nooit Heel veel

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


Cultuur gericht op samenwerking

Managementstijl


De manager 2.0 stuurt op output en niet op aanwezigheid. Hij stuurt nadrukkelijk op het verbeteren van processen en is zich bewust van de keuzes die hij heeft in het informatiebeleid.

Nooit Heel veel

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bij ons sturen we op resultaat en niet op aanwezigheid.

Focus op de klant


De klant staat centraal. Leveren we wel wat de klant wil? Leveren we toegevoegde waarde? Dit natuurlijk wel omkaderd door weten regelgeving.

Helemaal oneens Helemaal eens

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bij het samen werken staat de klant centraal

Ambtenaar 2.0


De Ambtenaar 2.0 is open, zowel transparant naar de interne en externe klanten als open voor nieuwe ideeën. Kennis delen is kennis vermenigvuldigen. Je netwerk gebruiken door middel van de kennisvraag.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bij ons is kennisdelen heel normaal

Klik om de stijl te bewerkenProcessen gestroomlijnd

Efficiënte en effectieve processen (lean)

Processen gestroomlijnd

Klanten (burgers) willen dat de gevraagde producten snel geleverd worden en dat deze producten dan ook in één keer goed zijn.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Het verbeteren van processen zit in onze genen

Zaakgericht


“Product/dienst (een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat) waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden". Alle zaakkenmerken en informatie die aan een zaak zijn gekoppeld vormen samen een ‘zaakdossier’.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Statusinformatie over alle zaken is gemeentebreed beschikbaar.

Wij weten continu of we onze producten tijdig opleveren.

Stuurinformatie


Verzamelen en interpreteren van cijfers uit processystemen om te sturen op productiviteit, kwaliteit, kosten, normering, aantallen en doorlooptijd.

Creëren en onderhouden van integraal inzicht in klant en medewerkers-tevredenheid.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Klik om de stijl te bewerkenInformatie ontsloten

Onze medewerkers kunnen de informatie die ze zoeken direct vinden

Zoeken en vinden

Informatie ontsloten

Tijdbesteding medewerkers 5 % directe waarde 35 % indirecte waarde 60% zoeken en vinden


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Wij hebben het beheer van onze kernregistraties (wettelijk en concern) adequaat ingericht.

Registraties op orde


T.a.v. de basisregistraties voldoen aan wettelijke eisen (beheerregime) Concern (interne) registraties: beheerregime ingeregeld/geformaliseerd

Principe: beheerregime Basisregistraties geldt ook voor concernregistraties Stelselbeheer ingeregeld (stelselregisseur tactisch/strategisch) ‘Bron’ verantwoordelijk voor inwinning en kwaliteit, ‘Distributie’ verantwoordelijk voor SLA (realtime, near realtime, terugmeldingen op kwaliteit) ‘Afnemer’ verantwoordelijk voor terugmeldingen op inhoud, verplicht gebruik


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

De papierstroom in onze organisatie is geminimaliseerd

Digitaal beschikbaar


Documenten, tekeningen, kaarten digitaal maken Analoog ontvangen, digitaal gemaakt (kraan dicht) Analoge documenten/dossiers backlog (archieven) digitaal maken (on demand of bulk

scanning: dweilen) Principe: wat digitaal is blijft digitaal


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Klik om de stijl te bewerkenSystemen op orde

Veelvuldig heen-en-weer mailen voorkomen wij door gebruik te maken van onze digitale samenwerkingsomgeving (Alfresco, SharePoint, etc.)

Moderne infrastructuur en werkomgeving

Systemen op orde

Werkomgeving 2.0: content en communicatie functionaliteit gekoppeld

Communicatie: integratie vast en mobiele telefonie,

Kort cyclische verbeteringen/innovaties Open connectiviteit/draadloos


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Performance ok, beschikbaarheid 24x7 (99,99%) Mix private en public clouds Digitale samenwerkingsvormen faciliteren over

organisatie/domeingrenzen heen. Informatiebeveiliging: balans tussen technische

oplossingen en individuele verantwoordelijkheden

Het overkloppen van gegevens van het ene systeem naar het andere is bij ons tot een minimum beperkt.

Gekoppelde applicaties

Systemen op orde

Eenmalige opslag, meervoudig gebruik. Dus gekoppelde Apps+databases

Standaard koppelvlakken (stuf, wmsw, etc) AD-aware, single sign-on, gebruikersbeheer

op orde Webbased, SOA-architectuur


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Ook ontsloten via internet Waar mogelijk toepassingen voor mobiele

devices Applicatielandschap ontwikkelen onder

architectuur (SOA) Applicatiebeheer gecentraliseerd

Bij ons kan iedereen overal en altijd bij zijn werkplek

Tijd, plaats en apparaat onafhankelijk

Systemen op orde

24x7 beschikbaarheid Toegang via internet, always connected Webbased, Byod Intern: Wifi/draadloos toegang


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


…en een structuur die niet dwars zit

Ketenmanagement

Structuur die niet dwars zit

Structuur volgt proces ook over organisatiegrenzen heen. Complexiteit rond klant/productprocessen neemt toe Afspraken maken over organisatiegrenzen heen over processen, uitwisseling gegevens, mensen,

dossiers (SLA's, wetgeving) Bevoegd gezag vaststellen tbv het inrichten van casemanagement, feedback geven en ontvangen

over organisatiegrenzen heen


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

De structuur maakt het samenwerken met ketenpartners eenvoudig.

Regelcapaciteit in het proces


Mandatering/besluitvorming, planning, controle in het werkproces beleggen. Rijkere functies Ontstaffen Managementinformatie op orde


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Onze medewerkers kunnen autonoom beslissingen nemen

Bij elke organisatiewijziging is een soepele procesgang leidend. De organisatiestructuur is van ondergeschikt belang.

Structuur volgt proces


Lijnorganisatie inrichting mag niet leiden tot extra afstemmingsmomenten/overdrachtsmomenten (additionele afstemmingsmechanismen)

Verschuiving van macht van lijn naar Procesmanagement.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DoeDigiWijs™ Aanpak


Lean ZGW SW 2.0

MODEL DoeDigiWijs™Sneller realiseren van digitaal werken

BELEIDSONTWIKKELING GERELATEERD AAN DIGITAAL WERKEN

PROGRAMMA-AANPAK DIGITAAL WERKEN

PROJECTENAANPAK

VISIEVORMING ROND DIGITAAL WERKEN

Wat is DoeDigiWijs™• DoeDigiWijs™ is een totaal aanpak voor het realiseren van digitaal

(samen)werken binnen gemeenten.

• Centraal staat een krachtige workshopaanpak voor het analyseren en ontwerpen van digitale werkprocessen.

• Daarnaast bestaat DoeDigiWijs™ uit een set sjablonen, methoden, oplossingen, technieken, trainingen en standaarden om visievorming, beleidsontwikkeling, de uitvoering van programma’s en realisatieprojecten te ondersteunen.

• DoeDigiWijs™ ondersteunt de volgende concepten:– Zaakgericht Werken– Lean Thinking– Samenwerking 2.0 (Collaboration)

• DoeDigiWijs™ is afgestemd op de bouwstenen van de e-overheid/GEMMA architectuur, I-NUP.

• Het is een standaardmaatwerk aanpak waarbij diensten in de vorm van afgemeten producten worden aangeboden. Dit maakt zowel de prijs en het voor de klant beoogde resultaat voorspelbaar.

We brengen de ambitie in kaart


Het DoeDigiWijs™ wielvertaald in een Quick Scan

Cultuur gericht op sam

en--w

erken

Structuur die

niet dwars

zit

Syst

emen

op

ord

e

Informatie

ontsloten

Processen

gestroomlijnd

Vakbekwamemede-werkers

Dig

itale

va

ardi

ghed

enS

tructuur volgt

proces

Bor

ging

in

HR

M

Opleidings-

beleid

Managementstijl

focus op klant

Ambtenaar2.0

Tijd, plaats en apparaat onafhankelijk

Gekoppelde applicaties

moderne

infrastructuur en

werkomgeving

Digitaal

beschikb

aar

Reg

istra

ties

op o

rde

Zoe

ken

en v

inde

n

Effectief en efficiënt

(Lean)Zaakgericht

Stuur-i

nformatie

Keten

managem

ent

Regelcapaciteit in

de processen


0

5

10

Specialisten

Man-age-ment

Vertalen ambitie en quick scan in een Gap-analyse


Vertaald in een Doelen Inspanningen Netwerk

Opleiding/training

Moderne open werk-omgeving

Tijd-/locatie onafhankelijk

werken

Externesamenw.- omgeving

Digitale documenten

Internesamenw.- omgeving

BYOD

SharePoint installatie

Scannen analoge docu-menten

Internet ontsluiting van functionaliteit en data

Hoge beschik-baarheid infrastructuur

SharePoint extern ontsluiten

Adviseurs opleiden

DMS koppelen

J/G-schijf schonen en migratie naar SharePoint

Koppeling DMS / vak-applicatie

Beheerom-geving I&A

Mobiele devices beschikbaar stellen

Test digitaal rijbewijs

Open Wifi

Beleid formuleren

Integratie met kantoorauto-matisering

Implementatie Kennis, Afd. , Proj. , Vergader sites

Vergaderop-lossing implemente-ren

Zaaktypes configureren

Digitaal loket installatie

Scanstraat inrichten

Processen lean maken

ProcessenLean

Zaak-gerichtwerken

Sociaal intranet

Trainingen digitaal rijbewijs

Implemen-tatie sharepoint

Integratie AD met smoelen-boek

Projectsites implemente-ren

E-formulieren implemente-ren

Implementatiebeleid

Flexwerken toegestaan (tijd/locatie onaf-hankelijk)

Kantoorauto-matisering up-to-date

Borging in Beleid &

Organisatie

Deelstoel inrichting & promotie

Oprichtingi-Team

Oprichting ICT-Beraad

MySite imple-menteren

Videoconferencing

Applicatie rationali- satie

Share-Point oplei-dingen

Applicatie opleidin-gen

Ontsluiting gescande docs via Kennissites

Verbeter-cyclus implementeren

Resultaat-verplich-ting

Iedereen digitaal rijbewijs

Geen archief meer op de afdeling

Chat & Presence


Vertaald in een planning


[email protected]: @wihoekwww.quarant.nl


Quarant - presentatie samenwerken - Golfevent 2012

Business

Transcript of Quarant - presentatie samenwerken - Golfevent 2012