PROMOTION : MENDRIKA

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO ***********************************

FACULTE DE DROIT D’ECONOMIE DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE

*********************************** DEPARTEMENT GESTION

***********************************

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

ENCADREUR PEDAGOGIQUE : Madame Haingotiana Nicole RAVOJAHARISOA Enseignant chercheur en comptabilité au Département Gestion

A.U: 2008- 2009 Session : 20 Novembre 2009

ENCADREUR PROFESSIONNEL : Monsieur René RAKOTOSON Responsable financier, Société IARY

Présenté par : RAMAROMANANA Harizo Faraniaina Sous l’encadrement de :

PROMOTION : MENDRIKA

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO ***********************************

FACULTE DE DROIT D’ECONOMIE DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE

*********************************** DEPARTEMENT GESTION

***********************************

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

ENCADREUR PEDAGOGIQUE : Madame Haingotiana Nicole RAVOJAHARISOA Enseignant chercheur en comptabilité au Département Gestion

A.U: 2008- 2009 Session : Novembre 2009

ENCADREUR PROFESSIONNEL : Monsieur René RAKOTOSON Responsable financier, Société IARY

Présenté par : RAMAROMANANA Harizo Faraniaina Sous l’encadrement de :

i

AVANT PROPOS

Après l’acquisition de deux modules théoriques, les étudiants de la 4e année au sein du

département GESTION, sont tenus de monter un projet ou d’effectuer un stage pratique, en

vue de l’élaboration d’un mémoire qui sera soutenu publiquement pour l’obtention du

diplôme de « MAITRISE».

L’objectif étant d’initier les stagiaires au rythme de travail au sein d'une entreprise, à

respecter les règlements intérieurs et les horaires, de plus, il est attribué à l'étudiant la

possibilité de se doter d'une expérience professionnelle.

Grâce à la société IARY et à l'aide de tout le personnel de la société, j'ai effectué mon

stage dans les meilleures conditions, pendant lequel j’ai pu assimiler le travail tout en

rédigeant mon mémoire, dans lequel se résume notre vécu au sein de l’entreprise.

ii

REMERCIEMENTS

Nous tenons tout d’abord à rendre grâce au seigneur Tout Puissant de nous avoir

donné la santé, le savoir et la force nécessaire à la réalisation de ce mémoire.

Nous ne saurions également comment témoigner notre profonde gratitude à toutes les

personnes ou entités qui, de près ou de loin, ont bien voulu nous aider et encourager à la

contribution du présent ouvrage, en l’occurrence de :

- Monsieur Andriamaharo RANOVONA, Maître de conférences, Doyen de la Faculté

DEGS,

- Monsieur Origène ANDRIAMASIMANANA, Maître de conférences, Chef de

département Gestion,

- Madame Farasoa RAVALITERA, Enseignant chercheur, Directeur du CERG (Centre

d’Etudes et de Recherche en Gestion),

- Madame Haingotiana Nicole RAVOJAHARISOA, Enseignant chercheur, encadreur

pédagogique, qui nous a dirigée efficacement, avec sincérité et abnégation ainsi que de

nous prodiguer de ses conseils judicieux,

- Tous les enseignants du département Gestion, de la faculté DEGS, Université

d’Antananarivo, pour les connaissances qu’ils nous ont transmises,

- Madame Hanta RANDRIAMANDRANTO, Gérante de la société IARY Sarl qui a

bien voulu nous accueillir comme stagiaire,

- Monsieur René RAKOTOSON, Responsable financier de la Société IARY, encadreur

professionnel, pour sa franche et fructueuse collaboration,

- Nos chers parents et toute notre famille pour leur soutien moral et financier.

- Toutes les personnes qui ont contribué d’une manière ou d’une autre à l’élaboration du

présent ouvrage.

iii

SOMMAIRE

AVANT PROPOS

REMERCIEMENTS

SOMMAIRE

LISTE DES TABLEAUX

LISTE DES FIGURES

LISTE DES ABREVIATIONS

INTRODUCTION GENERALE

PARTIE I : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE IARY

Section 1-Historique et situation juridique

Section 2- Activités et structure organisationnelle

CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR L’ORGANISATION COMPTABLE

Section 1 : Définitions

Section 2 : Caractéristiques de l’organisation comptable

Section 3 : Liaison entre l’organisation comptable et l’organisation interne

CHAPITRE III : ORGANISATION COMPTABLE ACTUELLE AU S EIN DE LA

SOCIETE IARY

Section 1 : Documentations de la fonction comptable

Section 2 : Système comptable au sein de la Société IARY

PARTIE II : PROBLEMATIQUES

CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AUX DOCUMENTATIONS COMP TABLES

Section1 : Inexistence du manuel de procédure comptable

Section2 : Non-fiabilité du système de classement et d’archivage

CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU SYSTEME COMPTABLE U TILISE PAR LA

SOCIETE IARY

Section1 : Instabilité du système comptable utilisé par la société IARY

Section 2 : Non informatisation du système comptable

CHAPITRE III. PROBLEMES LIES À L’ORGANISATION INTE RNE

iv

Section 1. Problèmes liés aux ressources de l’entreprise

Section 2: Structure organisationnelle mal définie

PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS RETENUES

CHAPITRE I : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ABSENCE DE

DOCUMENTATIONS COMPTABLES

Section 1 : Mise en place du manuel de procédure comptable

Section 2 : Amélioration du système de classement et d’archivage

CHAPITRE II : LES SOLUTIONS CONCERNANT LE SYSTEME C OMPTABLE

UTILISE PAR LA SOCIETE IARY

Section 1 : Suivi du principe de base du système centralisateur

Section 2 : Mise en place d’un système informatisé

CHAPITRE III : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ORGANISAT ION INTERNE

DE LA SOCIETE IARY

Section 1 : Investissement en ressources matérielles

Section 2 : Acquisition et formation des ressources humaines

Section 3 : Mise en place de méthode d’organisation bien définie

CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTEN DUS

Section 1 : Acquisition des ressources humaines

Section 2 : Résultats attendus

CONCLUSION GENERALE

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

TABLE DES MATIERES

v

LISTE DES TABLEAUX

Tableau1 : Identification de la société………………………………………………………..5

Tableau 2: Journal auxiliaire fournisseur…………………………………………………….54

Tableau 3 : Journal général…………………………………………………………………..55

Tableau 4 : Impacts de la création de nouveaux postes au niveau de l’organisation

comptable…………………………………………………………………………………….70

vi

LISTE DES FIGURES

Figure 1 : Activité de la société……………………………………………………………..6

Figure 2 : Organigramme de la société……………………………………………………..7

Figure 3 : Techniques utilisées pour tenir les livres et documents comptable de la

société………………………………………………………………………………………20

Figure 4 : Estimation de chiffre d’affaires vers la fin de l’année 2009……………………72

vii

LISTE DES ABREVIATIONS CSC Conseil Supérieur de la Comptabilité GLA Grands Livres Auxiliaires INSTAT Institut National de la Statistique JA Journal Auxiliaire OECF Ordre des Experts Comptables et Financiers de Madagascar

1

INTRODUCTION GENERALE

L’environnement économique actuel est caractérisé par l’évolution technologique

comme l’utilisation du système informatique pour tenir la comptabilité au sein d’une

société.

D’autre part, le bon fonctionnement d’une entreprise est tributaire de divers facteurs

comme l’organisation comptable. Cependant, il est souvent déploré des problèmes, pour ne

citer que l’inexistence de manuel de procédure comptable, le non informatisation du système

comptable, ainsi que l’insuffisance de personnel au sein de la société IARY qui sont sources

de préjudices.

Soucieux d’en savoir davantage sur l’organisation comptable qui joue un rôle

prépondérant pour la bonne marche d’une entreprise, l’idée a germé d’étudier de près

« l’amélioration de l’organisation comptable », cas de la Société IARY.

Ainsi, les objectifs de cet ouvrage sont de contribuer à aider la société en question à

mettre en place une bonne organisation comptable, d’améliorer sa situation actuelle ainsi que

de donner un aperçu général pour les autres entités en matière d’organisation comptable.

Les méthodologies d’approche que nous avons adoptées ont été les suivantes :

Observation participative qui s’est concrétisée par des entretiens très ouverts

avec tous les responsables de la société, sur des questions précises relatives à

l’activité de la société (voir Annexe I) et la consultation des documents qui ont

été gracieusement mis à notre disposition ;

Exploitation des acquis durant les quatre années d’études auprès de l’université

d’Antananarivo. Nous avons pu exploiter les études concernant l’organisation

comptable ;

Documentation à partir d’ouvrages académiques, de documents écrits par des

auteurs de l’organisation comptable ainsi que des recherches sur Internet ;

2

Le présent mémoire se divise en trois grandes parties :

La première partie consiste à exprimer la présentation générale de la recherche.

Ainsi on y trouve la présentation de la société dans le premier chapitre. Tandis que le

second chapitre sera consacré à la théorie générale, sous forme de rappel sur l’organisation

comptable et la troisième chapitre parle l’organisation comptable actuelle de la société.

La deuxième partie qui s’intitule : « problématiques » se divise en trois chapitres

dont le premier chapitre explique les problèmes liés à la documentation de la fonction

comptable, le second concerne les problèmes liés au système comptable utilisé par la société

et le dernier chapitre énumère les problèmes relatifs à l’organisation interne de la société.

Enfin, la troisième partie énumère les propositions de solutions possibles pour

résoudre les problèmes énoncés ci-dessus. Elle discute également des solutions retenues, des

recommandations générales et des résultats attendus.

PARTIE I : PRESENTATION GENERALE DE

LA RECHERCHE

3

En général, l’entreprise n’est autre qu’un ensemble d'éléments en interaction,

regroupés au sein d'une structure régulière, ayant un système de communication pour

faciliter la circulation de l'information, dans le but de répondre à des besoins et d'atteindre

des objectifs déterminés1. Son mode de fonctionnement et d’organisation, bien qu'il varie

grandement selon l'entreprise, repose sur certaines caractéristiques communes; le

fonctionnement est influencé par la stratégie, le métier, la taille, la maturité, l'histoire et la

culture de l'organisation.

Ainsi, l’organisation comptable joue un rôle primordial pour avoir le bon

fonctionnement de l’entreprise, parce que la fonction comptable enregistre, par des

procédures et des techniques spécifiques, toute opération relative à l’activité et au

patrimoine de l’entreprise. Le traitement de ces données permet l’élaboration de documents

de gestion, d’outils d’aide à la décision et un instrument d’évaluation des performances de

l’entreprise2.

C’est pour ces raisons que cette partie se focalise sur la présentation générale de la

société IARY, la théorie générale de l’organisation comptable ainsi que l’organisation

comptable actuelle au sein de ladite société.

1 MARY J. H., Organization Theory. Modern Symbolic and Postmodern Perspectives, 1997. 2 CHARPENTIER P., Organisation et gestion de l’entreprise, Edition Nathan, 1997.

4

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE IARY

Il s’agit de faire l’historique et la situation juridique de la société, et également de

présenter ses activités et sa structure organisationnelle. Cela permet d’avoir une vue

complète sur cette société.

Section 1-Historique et situation juridique :

Toute entreprise, quelle que soit sa forme, sa taille ou ses secteurs d’activités, … a

une caractéristique spécifique qui la différencie des autres. Dans notre cas, il serait

intéressant de connaître ce que fut la société depuis sa création et sa situation juridique.

1.1 Historique3

L’histoire marque l’évolution d’une entité donnée depuis son existence jusqu’à

présent. Il montre tous les stades qu’elle a vécus durant sa création. Pour la société IARY,

elle fut créée le 19 Août 1977 par trois personnes associées, à savoir :

� Monsieur RAZAFINARIVO Louis Harovola Celli, Médecin, de nationalité

Malagasy, la somme de 350 000 Francs en numéraire

� Madame RANDRIANAIVO, Pharmacienne, de nationalité Malagasy, la

somme de 100 000 Francs en numéraire

� Madame ANDRIAMAPANDRY Aude Emma, Infirmière, de nationalité

Malagasy, la somme de 50 000 Francs en numéraire.

Soit, au total la somme de 500 000 Francs. Cette somme a été déposée au compte

ouvert au nom de la société en formation à la BANKIN’NY TANTSAHA

MPAMOKATRA.

Le 30 Juin 1992, par décision de l’Assemblée générale extraordinaire des associés

de la société IARY, ce capital a été augmenté à 15 000 000 de Francs par incorporation

de réserves facultatives.

3 Statuts de la société IARY, Août 1977.

5

1.2. Situation juridique de la société

Le droit a prévu des règles de fond et de forme, sans lesquelles une société ne

peut être légalement constituée. Pour la société IARY, elle est classée dans le secteur

secondaire, ayant pour fonction principale de fabriquer des produits d’hygiène et

pharmaceutique en vue d’obtenir du profit. Selon sa forme juridique, elle est considérée

comme une société à responsabilité limitée (Sarl), de droit malgache dont le capital

s’élève à Ariary 3 000 000. Le tableau ci-après montre les détails concernant son

identification :

Tableau1 : Identification de la société.

Raison sociale : Société Industrielle

Dénomination : IARY

Forme juridique : Société à Responsabilité Limitée

(SARL)

Siège social : PK 2 Rue Dr Raseta Andraharo

Antananarivo 101

Téléphone : 22 292 37 /22 698 80

Fax : 22 692 23

Identification statistique : 10 003

Registre de commerce : 2003 B 00688

Capital : Ariary 3 000 000

Section 2- Activités et structure organisationnelle

Cette section sera divisée en deux sous sections qui présenteront successivement

les activités et la structure organisationnelle de la société IARY.

2.1. Activité de la société

La société IARY est une société à responsabilité limitée, qui a pour objet de la

fabrication et la vente de tous produits d’hygiène et paramédicaux, et plus généralement,

toutes les opérations industrielles, commerciales ou financières se rattachant directement

ou indirectement à l’objet ci-dessus et susceptibles d’en faciliter l’extension ou le

développement.

6

L’activité de la société se résume comme suit :

Figure 1 : Activité de la société

Source : Auteur

Concernant l’achat des matières premières, la société le fait en deux manières

différentes, telles : l’achat local (pour les emballages : sachets et sacs) et l’importation

(achat de pulpe de cellulose, colle, …).

Quant à la production, la société fabrique tous ses produits au moyen de

machines industrielles. Par contre, pour l’emballage des produits, elle ne possède pas,

jusqu’à maintenant, de machine spécifique, l’emballage se fait toujours manuellement.

Pour les produits finis, la Société les vend localement par l’intermédiaire de

grossistes, et des grandes surfaces

Il est à noter que la société IARY, afin d’assurer la satisfaction des besoins de sa

clientèle, offre différents types des produits sur le marché. Ceux-ci se présentent comme

suit :

� Les serviettes hygiéniques :

⇒ Pelia rose : c’est la première serviette produite par la Société;

⇒ Pelia bleu : face à ses concurrents, la société a créé un nouveau produit avec

ailette qui suit la norme internationale.

� Les couches hygiéniques

⇒ Bambino : couche bébé à jeter

⇒ Couche adulte : large et moyenne

� Compresse medica.

2.2. Structure organisationnelle

Le système d’organisation au sein d’une Entreprise est présenté parfois sous

forme de structure, on le symbolise par un organigramme. Il s’agit de la structure de

répartition des tâches et des liens existants entre les différents responsables de ces tâches.

C’est la raison pour laquelle, cette section présente l’organigramme et les

attributions/rôles de chaque responsable du cadre d’étude.

7

2.2.1. Organigramme de la société IARY

L’organigramme de la société IARY se base sur un organigramme de type

hiérarchique. C’est la Gérante qui se trouve dans la structure hiérarchique la plus élevée,

suivi de trois(3) responsables qui sont regroupés selon leur fonction, à savoir : le

responsable commercial, le responsable financier, et le responsable machine et

production. Le responsable machine et production est rattaché au machiniste et le

personnel de production. L’organigramme se présente alors comme suit :

Figure2 : Organigramme de la société

Source : Société IARY Sarl, Janvier 2009

2.2.2. Attributions et rôles de chaque responsable :

Afin d’éviter la confrontation entre la responsabilité et les tâches de chaque

Responsable au sein de la société IARY, elle a bien identifié les missions et les

responsabilités de ces Responsables en question.

a) Gérante :

La Gérante est le premier responsable du bon fonctionnement de la société et elle

fixe l’organisation du travail des personnels. Elle a pour mission de :

⇒ Déterminer l’objectif à atteindre;

⇒ Établir la stratégie de la société ;

Gérante

Responsable commercial

Responsable machine et production

Responsable financier

Machiniste Personnel de production

8

⇒ Assurer les relations avec les tiers tels que l’administration

fiscale, les organisations syndicales, l’administration, les collectivités

locales, les autorités de marché… ;

⇒ Rendre des comptes aux associés de l’entreprise, sur sa

stratégie et sa capacité à atteindre les objectifs fixés ;

b) Le responsable commercial :

Les activités de commerce de la société sont assurées par le responsable

commercial. Il est le lien principal entre le client de la Société, et a pour mission de :

⇒ Vendre les biens et les services offerts par l'entreprise et d'assurer la

relation avec les clients ;

⇒ prospecter les acteurs de son marché pour les convaincre d'acheter les

produits de l'entreprise ;

⇒ Travailler avec les clients de l'entreprise pour, d'une part, les rendre plus

confiants et, d'autre part, les convaincre de passer de nouvelles

commandes ;

⇒ Établir les propositions commerciales et négocier les contrats de vente ;

⇒ définir les offres commerciales ;

⇒ assurer la communication de l'entreprise avec l'extérieur.

⇒ traiter les problèmes de facturation en collaboration avec le Département

comptabilité.

c) Responsable financier:

Le responsable financier gère les comptes et les ressources financières de

l’entreprise tout en assurant l’interface avec les banques, l’Administration fiscale, les

clients et fournisseurs…, il a pour tâches de :

⇒ Se charger de la gestion de la trésorerie

⇒ Superviser les déclarations fiscales et sociales

⇒ Assurer la relation avec la banque

⇒ Etablir les prévisions de la trésorerie

⇒ Contrôler la caisse

En plus, il est le responsable direct de toutes les opérations comptables, à savoir :

⇒ Enregistrer les opérations dans les journaux

⇒ Reporter dans le grand livre

⇒ Etablir une balance avant inventaire

9

⇒ Passer les écritures de régularisation

⇒ Etablir une balance après inventaire

⇒ Etablir les états financiers

⇒ Etablir des déclarations fiscales

d) Responsable machine et production :

Il est le seul responsable direct de l’atelier de production. En fait, il a pour mission

de :

⇒ Définir le planning de production et le fait respecter ;

⇒ Détenir les fiches de stocks de l’atelier de production ;

⇒ Assurer le bon fonctionnement des machines ;

⇒ Superviser les personnels de production.

Conclusion de chapitre

Ce chapitre nous a permis de connaître le parcours de la société IARY dès sa

création jusqu’à présent. Ses principales activités consistent à fabriquer et à vendre des

produits d’hygiènes et pharmaceutiques. Elle offre différents types de produits sur le

marché, tels les serviettes hygiéniques (Pelia rose et pelia bleu), les couches hygiéniques

(couche bambino et couche adulte), et le compresse medica. Quant à son organigramme,

la Gérante supervise trois responsables ayant ses propres tâches, à savoir : le

Responsable financier, le Responsable commercial et le Responsable machine et

production.

10

CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR L’ORGANISATION

COMPTABLE

L’organisation comptable vise à guider les entreprises pour la mise en place

d'une organisation adéquate couvrant toutes les fonctions de leur entité pour que leurs

états financiers répondent aux objectifs et caractéristiques qui leur sont assignés. Dans ce

chapitre seront développées quelques définitions nécessaires pour bien connaître

l’organisation comptable et les caractéristiques de l’organisation comptable ainsi que sa

liaison avec l’organisation interne.

Section 1.Définitions

Pour mieux comprendre et bien cerner la notion de l’organisation comptable, il

est indispensable de donner ce qu’on entend exactement par « comptabilité générale » et

« organisation comptable ».

1.1 Comptabilité générale:

« La comptabilité générale est à la fois un outil de gestion interne, de contrôle de

la conformité juridique et fiscale des opérations et un moyen de communication avec les

partenaires de l’entreprise (actionnaires, banquiers, fournisseurs).Elle fournit des

informations synthétiques de l’activité de l’entreprise et de sa situation vis-à-vis des

tiers »4 .

De même, « la comptabilité se définit comme un système d’organisation de

l’information financière permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de

base chiffrées ou non correspondant aux opérations de l’entité et de présenter des états

financiers5 donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des

variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes ».

La comptabilité de chaque entité doit :

respecter la terminologie, les conventions comptables de base et les autres principes

communs à l’ensemble des entités ;

mettre en œuvre des méthodes et des procédures normalisées ;

4 CHARPENTIER P., Organisation et gestion de l’entreprise, Edition Nathan, 1997. 5 Les états financiers sont une représentation financière structurée de la situation financière et des transactions conduites par une entité. L’objectif des états financiers à usage général est de fournir des informations sur la situation financière, la performance et les flux de trésorerie de l’entité qui soient utiles à un large éventail d’utilisateurs, selon PCG 2005.

11

s’appuyer sur une organisation répondant aux exigences de tenue, de contrôle, de

collecte et de communication des informations à traiter6.

1.2 Organisation comptable7 :

L'organisation comptable est une composante de base de l'organisation générale de

l'entreprise dans la mesure où elle va permettre de saisir et de mesurer l'ensemble de ses

éléments en vue de les refléter et de les maîtriser.

De même, l’organisation comptable d'une entreprise et la régularité de la tenue de

sa comptabilité s'inscrivent dans l'organisation administrative d'ensemble de cette

entreprise, quant à la collecte des faits comptables à enregistrer, quant aux circuits

d'information, quant à la vérification des faits à enregistrer, quant aux vérifications des

faits d'exactitude et de vraisemblance, quant aux supports matériels mis en œuvre, c'est dire

qu'une comptabilité régulière ne peut être construite que dans le bon ordre

organisationnel8.

Section 2.Caractéristiques de l’organisation comptable

Elle est caractérisée par les éléments suivants :

• Les documentations de la fonction comptable

• Le système comptable

2.1. Documentations de la fonction comptable9 :

Des documentations décrivant les procédures et l'organisation comptables sont

établies en vue de permettre la compréhension de traitement. Ce sont :

• Le manuel comptable de l’entreprise,

• Le document décrivant l’organisation comptable,

• Le document décrivant les supports comptables,

• Le manuel des opérations comptabilisées en devises.

6 CSC, OECFM, INSTAT, PLAN COMPTABLE GENERAL 2005 COHERENT AVEC LES NORMESCOMPTABLES INTERNATIONALES (IAS/IFRS), Décret N° 2004-272 du 18 février 2004 7 Source : "Comptable 2000 : Les textes de base du droit comptable", Les Éditions Raouf Yaïch, 2000 8 CAUSIN, E. ; Droit comptable des entreprises, Bruxelles, Larcier, 2002, p.284 9 http://www.procomptable.com

12

2.1.1. Manuel comptable de l'entreprise :

Le manuel comptable de l'entreprise décrit particulièrement l'organisation

comptable de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les

politiques comptables et les supports utilisés.

Il comprend notamment les informations ayant trait :

• À l'organisation générale de l'entreprise,

• À l'organisation comptable de l'entreprise,

• Au plan des comptes et à la description du contenu des comptes et un guide des

imputations comptables,

• A la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des

informations,

• Au système de classement et d'archivage,

• Aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et

pièces comptables,

• Au modèle retenu de présentation des états financiers,

• Au guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles de

rapprochement et d'états de justification pour les travaux récurrents,

• Au modèle d'instructions d'inventaire, et

• À l'organisation des travaux d'élaboration et de présentation des états financiers.

2.1.2. Document décrivant l'organisation comptable

Lorsque l'entreprise opte pour la méthode de centralisation mensuelle des livres et

journaux auxiliaires ou pour l'usage de l'informatique pour tenir sa comptabilité, il est

établi un document qui prévoit l'organisation comptable et comporte notamment les

intitulés et l'objet des documents utilisés pour le traitement des informations et les

modalités de liaison entre ces documents, et les pièces justificatives y afférentes.

2.1.3. Document décrivant les supports comptables

Un document identifiant les supports comptables et définissant leur contenu, ainsi

que les procédures de saisie et de traitement des données dans la comptabilité et les liens

entre pièces et livres comptables, doit être établi particulièrement pour les entreprises qui

procèdent à la centralisation mensuelle ou qui tiennent leur comptabilité au moyen de

systèmes informatisés. Ce document peut être contenu dans le manuel comptable de

l'entreprise de la norme comptable générale ou tenu de manière séparée.

13

2.1. 4. Manuel des opérations comptabilisées en devises

La comptabilité est tenue en ARIARY. L'arrondi n'est pas admis dans

l'enregistrement des opérations. Il n'est admis que pour la présentation.

Une opération libellée en une monnaie, autre qu’ARIARY, peut être enregistrée

sans être convertie si la nature de l'opération et l'activité de l'entité le justifient. Dans ce

cas, seul le solde du compte enregistrant ces opérations est converti en ARIARY à la date

de clôture de l'exercice avec l'obligation de renseigner sur les bases de conversion et de

décrire, dans un document, les procédures utilisées pour le traitement de ces opérations. Ce

document peut être inclus dans le manuel comptable ou tenu séparément.

2.2. Système comptable10

Un système comptable est une organisation du travail de la comptabilité

caractérisée par les livres et documents utilisés, l’ordre de succession des différentes

tâches, la façon dont on obtient les synthèses. En fait, il est défini comme une méthode de

travail pour tenir la comptabilité générale au sein d’une entreprise, dans le but d’obtenir

des états financiers fiables. Il existe trois systèmes comptables différents dont les deux sont

des systèmes manuels (système classique et système centralisateur) et l’autre est

l’utilisation de l’informatique (système informatique).

2.2.1. Système classique

Le système d'organisation comptable généralement baptisé « système classique »

est le plus ancien des systèmes comptables. Il est calqué sur les objectifs de base de la

comptabilité.

Ce système est décrit de la manière ci-après à partir des pièces comptables classées

chronologiquement :

1. enregistrement au journal, au jour le jour, des opérations comptables ;

2. report dans le compte de chaque opération ;

3. calcul périodique du solde des comptes et établissement de la balance générale ;

4. établissement de documents de synthèse à partir de la balance.

Ce système est valable en tant que système de base d'organisation comptable.

Mais, il est évident que si l'entreprise a de nombreux enregistrements, il s'avère très vite

10 OHADA, Actes Uniformes, www.ohada.org

14

insuffisant. Il s'ensuit un travail énorme et fastidieux au niveau des reports du grand-

livre.

2.2.2. Système centralisateur

Le système classique est devenu très vite dépassé, du fait d'un seul support pour

toutes les opérations de l'entreprise.

Le livre journal et le grand livre seront détaillés en autant de journaux auxiliaires

et de livres auxiliaires que les besoins l'exigent. Les écritures portées sur les journaux et

les livres auxiliaires sont centralisées au moins une fois par mois sur le livre journal et le

grand-livre.

En cas d'existence de journaux auxiliaires, le livre journal se limite, en pratique,

au report mensuel des mouvements débits et crédits de chaque journal auxiliaire (avec

mention de la période et identification du journal d'origine).

« Cette récapitulation mensuelle des totaux des opérations est valable à la

condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par

jour, opération par opération ».

Comme pour le livre journal, le grand-livre est détaillé en autant de livres

auxiliaires ou documents tenant lieu, que l'importance et les besoins de l'entreprise

l'exigent, par exemple le grand livre des comptes « clients ». Dans ce cas, les écritures

portées sur les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le grand

livre.

Le système centralisateur opère une division du journal unique, puis une

centralisation (au moins mensuelle) sur le journal général centralisateur. Dans ce journal

général n'apparaissent que les comptes collectifs.

L'organisation du système centralisateur comprend ainsi deux degrés :

- la comptabilité auxiliaire au premier degré :

� Les enregistrements des opérations dans les journaux auxiliaires ;

� Les reports dans les grands-livres auxiliaires ;

- la comptabilité générale ou centralisatrice ou du second degré :

� L’établissement du journal général à partir des totaux

� Les reports dans le grand-livre général,

15

� L’établissement de la balance.

L'intérêt du système centralisateur est qu'il permet de ne reporter au grand-livre

que la synthèse des journaux auxiliaires.

2.2.3. Systèmes informatiques

Les systèmes informatiques actuels, sur lesquels nous insisterons d'avantage, sont

une évolution du système centralisateur.

Leur caractéristique fondamentale est que :

- seule la première opération d'enregistrement est saisie ;

- toutes les autres opérations : report au grand livre, établissement de la

balance, établissement du bilan et du compte de résultat ; se font

automatiquement, sans aucune intervention humaine, ni risque d'erreurs, ni

aucune perte de temps.

La caractéristique de cet enregistrement est que la codification comptable est

toujours unique et correspond au journal concerné. Seul le journal des opérations

diverses fonctionnera comme le journal général.

Il se peut qu'une même opération concerne deux journaux auxiliaires. Dans ce

cas, le système que nous venons de décrire conduirait à un double enregistrement de cette

opération. Il est donc nécessaire de passer par un compte de liaison appelé « compte de

virement interne » qui doit toujours être soldé et ce compte permet d'éviter le double

enregistrement.

Dans la pratique, on créera généralement autant de comptes de virement interne

qu'il y aura des comptes banques et des comptes caisses.

En effet, une opération ne peut pas concerner à la fois le (ou les) journaux d'achat

et de vente. Il n'y a jamais de compte de liaison avec le journal des opérations diverses

puisque celui-ci n'enregistre que les opérations qui ne concernent pas les autres journaux.

L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés

implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à

16

l'exécution des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à la

vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures.

Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous

une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant

toute garantie en matière de preuve.

Aussi, est-il indispensable qu'en cas de traitement informatique de la

comptabilité, il soit notamment possible, comme en cas de traitement manuel, de

contrôler la validité des écritures centralisées sur les documents comptables obligatoires

à l'aide des écritures portées sur les documents non obligatoires qui peuvent se présenter

sous forme de listing informatique. Dès lors, les journaux auxiliaires qui revêtent une

belle forme doivent être tenus dans des conditions qui permettent aux personnes

habilitées à effectuer des contrôles de vérifier, avec suffisamment de sécurité, la sincérité

des écritures y figurant.

A cet égard, l'identification, la numérotation et la datation des listings

informatiques apparaît être un des moyens permettant d'atteindre un tel objectif.

Si aucune sanction pénale ne s`attache au non-respect de cette procédure, il

convient d'observer que l'entreprise qui s'y conforme s'expose moins au risque de voir

mettre en doute, par les contrôleurs des comptes, la fiabilité du système de traitement de

la comptabilité que celles qui ne s'y conformeraient pas.

Section 3 : Liaison entre l’organisation comptable et l’organisation interne

L'organisation comptable est une composante de base de l'organisation générale de

l'entreprise dans la mesure où elle va permettre de saisir et de mesurer l'ensemble de ses

éléments en vue de les refléter et de les maîtriser.

Pour que l'information produite par la comptabilité puisse vérifier les

caractéristiques qualitatives prévues par le cadre conceptuel, l'entreprise doit mettre en

place une organisation interne efficace, plus précisément, bien exploiter/gérer les

ressources de l’entreprise et mettre en place une méthode d’organisation adéquate.

17

3.1 Gestion des ressources de l’entreprise

Les ressources de l’Entreprise peuvent être classées généralement en cinq

catégories essentielles, à savoir : les ressources humaines, les ressources matérielles, les

ressources financières, les ressources temporelles et les ressources informationnelles. En

fait, la bonne gestion de ces ressources est cruciale pour avoir une organisation comptable

favorable et atteindre des objectifs de l’entreprise. Pour y parvenir, le diagnostic de la

potentialité des ressources propres de l’entreprise est indispensable. En d’autre terme,

dégager les points forts et les points faibles de chaque ressource (améliorer les points

faibles et exploiter les points forts). Par exemple, pour les ressources matérielles : il faut

apprécier le niveau de productivité, la capacité productive, la fiabilité, la sécurité, … ; pour

les ressources humaines : il faut évaluer la formation, le savoir faire, la motivation, la

capacité d’innovation et de changement des individus, la cohésion des groupes et l’aptitude

au travail en équipe. En fait, ce diagnostic permet d’apprécier l’équilibre entre les

potentiels ainsi que les effets de complémentarité existante (synergie) des ressources de

l’entreprise11.

3.2 Méthode d’organisation

Jusqu’à maintenant, beaucoup de chercheurs/écoles ne cessent pas d’améliorer les

méthodes existantes d’organisation du travail en recherchant des modèles adéquats pour

bien mener le pilotage d’une organisation. Pourtant, ces concepts de base restent le même,

c'est-à-dire, le principe de division et de coordination du travail.

3.2.1 Principe de division de travail

La division du travail est au sens général, la répartition du travail, entre des

individus ou des groupes spécialisés dans des activités complémentaires.

C'est aussi une forme d'organisation de la production humaine, s'appuyant sur la

décomposition du travail en tâches parcellaires, réparties entre plusieurs individus ou

groupes d'individus, afin d'augmenter la puissance productive.

Mintzberg (1982) répartit la division du travail en deux dimensions : la dimension

horizontale (basée par la spécialisation et la parcellisation des tâches) et la dimension

11 Cours 4e année en Politique Générale de l’Entreprise, Université d’Antananarivo, faculté DEGS, département GESTION, Année 2008.

18

verticale (caractérisée par la séparation bien définie entre les tâches des exécutants et de

concepteurs).

En fait, une séparation adéquate des tâches doit permettre de s'assurer que les

erreurs sont décelées et délimiter les risques de dissimulation d'irrégularités. De même, il

convient d'organiser les tâches de façon que, pour une même opération, une même

personne ne puisse pas être en mesure de commettre des omissions, des erreurs ou des

fraudes et de les dissimuler dans le cours normal des tâches qui lui sont confiées. Cette

organisation doit éviter l'attribution, à une même personne, de tâches incompatibles

consistant, à la fois, en: la conservation des actifs, l'autorisation des transactions liées à ces

actifs, la tenue des enregistrements et comptes y afférents, l'exécution de la tâche, et le

contrôle.

3.2.2 Mécanisme de coordination

Parallèlement, il est nécessaire de concevoir des mécanismes de coordination

assurant l’articulation entre ces différentes tâches et personnes. Pour plus de détails voir

annexe 3.

Conclusion de chapitre

Ce chapitre a permis de livrer la définition de la comptabilité générale et

l’organisation comptable, les caractéristiques de l’organisation comptable ainsi que la

liaison entre l’organisation comptable et l’organisation interne.

En fait, la comptabilité générale est considérée comme un outil de gestion de

l’entreprise, tandis que l’organisation comptable se définit comme une gestion des

éléments constitutifs de la comptabilité générale, en mettant en place des règles et

procédures pour que les données fournies (par exemple : états financiers) soient fiables à

la prise de décision.

L’organisation comptable est distinguée par la documentation de la fonction

comptable (manuel comptable de l’entreprise, document décrivant l’organisation

comptable, document décrivant les supports comptables, et manuel des opérations

comptabilisées en devises) et le système comptable (système classique, système

centralisateur, et système informatique).

19

Puisque l’organisation comptable est l’un des composantes de base de

l’organisation interne. La bonne ou mauvaise de cette dernière porte atteinte au niveau de

l’organisation comptable et inversement.

Après avoir présenté la théorie générale de l’organisation comptable, il sera

précisé son application dans la société.

20

CHAPITRE III : ORGANISATION COMPTABLE ACTUELLE AU S EIN DE LA

SOCIETE IARY

L’organisation comptable constitue l’un des facteurs clés de la réussite d’une

entreprise. Si le Responsable arrive à bien maîtriser les différents rouages qui forment sa

raison d’être, il gagne beaucoup d’avantages du point de vue gestion des ressources

financières et comptables de l’entreprise. Ce qui implique une augmentation des profits

dégagés par la société. Par contre, lorsqu’il n’arrive pas à mettre en place une organisation

comptable adéquate, il y aura évidemment une déstabilisation inévitable en la matière.

C’est pour cette raison que ce chapitre sera particulièrement centré sur l’organisation

comptable au sein de la société IARY en retenant les éléments suivants :

Documentations de la fonction comptable

Système comptable au sein de la société

Section 1 Documentations de la fonction comptable

Pour ce qui est des documents utilisés par la société au service comptabilité, on a

pu rendre compte de l’inexistence des documents de la fonction comptable (manuel de

procédure comptable). Il n’existe ni description des tâches pour le personnel comptable,

ni description des procédures comptables.

Ainsi, le personnel comptable n’a aucun document de référence sur son travail.

En cas de problème, il doit se référer aux travaux effectués précédemment.

Mais, suite à notre stage au sein de la société en question, une observation a été

faite concernant les procédures comptables. La figure ci-après montre les techniques

utilisées pour tenir les livres et documents comptables de la société.

Figure 3 : Techniques utilisées pour tenir les livres et documents comptables de la

Société.

GRAND LIVRE

BALANCE JOURNAL

ETATS FINANCIERS

21

Pour le journal, comme son nom l’indique, la Société l’effectue par jour. En

effet, chaque jour, le Responsable en la matière enregistre tous les faits (mouvement des

comptes journaliers) et fait un classement chronologique.

Ensuite, après le classement chronologique, le responsable reporte les écritures

du journal sur le grand livre où elles sont classées suivant le plan des comptes.

Effectivement, l’objectif du grand livre étant de connaître le solde de tous les comptes de

la société à un moment donnée. De même, le grand livre désigne l’ensemble des comptes

de l’entreprise.

Puis, le Responsable établit la balance dans le but d’assurer l’exactitude des

écritures précédentes. En vue de la présentation d’un bilan, le solde des comptes dans le

grand livre est reporté dans la balance, et les comptes sont classés dans l'ordre du PCG

2005.

Enfin, il dresse les états financiers (fournissent les informations nécessaires à la

prise de décision).

En réalité, au sein de la société IARY, la Gérante exige chaque mois

l’établissement périodique des synthèses au responsable comptable. L’objectif ici, est de

savoir la situation financière de l’entreprise permettant d’aider à la prise de décision

(savoir « où est- ce qu’on est ? Où est ce qu’on va ?).

Section 2 Système comptable au sein de la Société IARY

Chaque entreprise utilise le système comptable qu'elle considère comme étant le

plus approprié. Du côté juridique, la loi oblige chaque entreprise à tenir une comptabilité,

cette dernière sert de base pour calculer les impôts que l'entreprise doit verser à l'Etat. De

même, elle constitue un moyen de preuve en cas de conflit (mal entendu) avec les

fournisseurs ou, clients. Concernant la Société IARY, elle a choisi d’utiliser le système

centralisateur pour assurer la bonne organisation comptable, c'est-à-dire, le livre journal

et le grand livre seront détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires.

En fait, ces derniers font l'objet d'une centralisation mensuelle dans un journal et grand

livre généraux.

2.1 Comptabilité auxiliaire

Au sein de la Société IARY, l’enregistrement de toutes les pièces comptables

(facture, reçu, relevé de banque,…) ne se fait pas dans un seul support; celles-ci sont

22

enregistrées en fonction de leur nature. D’où, les journaux auxiliaires (achat, vente,

banque, caisse) et les livres auxiliaires (achat, vente, banque, caisse, opérations diverses).

Les journaux auxiliaires de la société se présentent comme suit :

Le Journal auxiliaire d’achat : le responsable enregistre tous les achats sur un

support appelé « journal d’achat ». Lors de l’imputation des comptes, il y a

une codification pour les achats locaux (40110) et pour les achats étrangers

(40120). Le compte achats est débité, en contre partie, le compte fournisseurs

ou un autre compte de trésorerie est crédité.

Le journal auxiliaire de vente : dans ce support, toutes les opérations liées à la

vente sont enregistrées. Quant à l’imputation des comptes, il y a également

une codification pour les grossistes (41110) et pour les grandes surfaces, la

Société leur a accordé un crédit (41120). L’opération de vente met en jeu les

différents comptes (soit le compte client, soit un ou plusieurs comptes de

trésorerie) qui sont débités pour le montant des ventes et le compte « vente de

produits finis » crédité de la même somme.

Le journal auxiliaire banque : toutes les opérations payées par chèque ou

virement sont inscrites dans ce journal ainsi que les virements de fonds.

Après avoir reçu le relevé bancaire, le responsable procède à la vérification

des écritures ou journal et les écritures qui sont passées par la banque (c’est le

rapprochement bancaire).

Le journal auxiliaire caisse : toutes les opérations payées en espèces sont

enregistrées dans ce support. Le compte caisse est débité en cas

d’encaissement et crédité en cas de décaissement.

Le journal auxiliaire opération diverse : enregistre les faits autre que ceux

dans ces journaux auxiliaires précédant.

En ce qui concerne les grands livres auxiliaires, comme pour le livre journal, ils

sont détaillés plusieurs livres auxiliaires, par exemple le grand livre des comptes

« clients ». Dans ce cas, les écritures portées sur les livres auxiliaires sont centralisées par

mois sur le grand livre.

2.2 Comptabilité générale ou centralisée

Dans la société, les écritures (synthèses des journaux et grands livres auxiliaires)

portées sur les livres auxiliaires sont centralisées par mois sur les livres qui sont le

journal et grand livre général.

23

En fait, la comptabilité générale ou centralisatrice de la société concernée se

synthétise comme suit :

L’établissement du journal général à partir des totaux,

Les reports dans le grand-livre général,

L’établissement de la balance.

L’établissement des états financiers : bilan, compte de résultat, tableau des

variations des capitaux propres, tableau des flux de trésorerie.

Conclusion de chapitre

Ce chapitre a permis de préciser l’organisation comptable au sein de la société

IARY. En se référant à la théorie de l’organisation comptable énumérée dans le chapitre

précèdent, il a été constaté que la société en question ne dispose pas du manuel de

procédure comptable (document de référence pour le comptable de la société). Quant au

système comptable, la société instaure le système centralisateur.

24

CONCLUSION PARTIELLE

La Société IARY fut créée par trois associés le 19 Août 1977. C’est une société

à responsabilité limitée (Sarl) de droit malgache, dont le capital s’élève à Ariary

3 000 000. Elle est aussi classée dans le secteur secondaire ayant pour fonction principale

de fabriquer des produits d’hygiène et pharmaceutique. Concernant l’organigramme de la

société, le poste « Gérant » se trouve au niveau hiérarchique le plus élevé, suivi de

trois(3) responsables qui sont regroupés selon leur fonction, à savoir : le responsable

commercial, le responsable financier, et le responsable machine et production.

Dans la théorie générale sur l’organisation comptable, différentes définitions

ont été livrées pour mieux comprendre l’organisation comptable. En plus, elle est

nettement marquée par ses deux éléments : les documentations de la fonction comptable

et le système comptable. Pour les documentations de la fonction comptable, il y en a

beaucoup : le manuel comptable de l’entreprise, le document décrivant l’organisation

comptable, le document décrivant les supports comptables et le manuel des opérations

comptabilisées en devises. La norme comptable générale exige que l’entreprise doive

mettre en place le manuel comptable de l’entreprise. Le système comptable, qui est une

organisation du travail de la comptabilité, s’évolue dans le temps. Auparavant, il n’y a

que le système classique et centralisateur ; face à l’évolution de la technologie et

l’exigence de l’entreprise, il y a l’émergence du système informatique. Quel que soit le

système utilisé dans l’entreprise, l’objectif est d’avoir des états financiers fiables.

En se basant sur la théorie générale de l’organisation comptable, il a été observé

que dans la société, il n’y a pas des procédures/règles écrites (manuel) régissant

l’organisation comptable. En réalité, elle suit la norme comptable exigée par la loi

(détention des livres comptables, établissement des états financiers au 31-12-N, …). La

comptabilisation de toutes les opérations comptables se fait manuellement en utilisant en

même temps le système centralisateur.

Si telle est la présentation générale de la recherche, qu’en est-il des problèmes

rencontrés par la société elle même ?

25

Après avoir analysé la présentation générale de la recherche, c'est-à-dire, la

présentation de la société, la théorie sur l’organisation comptable et l’organisation

comptable de la société, des problèmes ont été constatés au niveau de l’organisation

comptable de la société, puisque, tout d’abord, la norme comptable générale exige que

chaque société ait des documentations qui décrivent particulièrement la procédure

comptable, la méthode d’inventaire et le système de classement et d’archivage. Pourtant, la

société n’a pas ces documentations, ce qui provoque des conséquences négatives au niveau

des travaux comptables ; ensuite, le système comptable que la société utilise est devenu

dépassé, parce qu’actuellement, face à l’évolution de la technologie, le système

centralisateur entraîne beaucoup d’inconvénients comme le gaspillage de temps et le risque

d’erreur ; enfin, les problèmes relatifs à l’organisation interne peut également perturber

l’organisation comptable de la société.

C’est pour ces différentes raisons, que cette deuxième partie du mémoire

s’intitulera « problématiques », et elle est divisée en trois chapitres, à savoir :

Problèmes liés aux documentations de la fonction comptable

Problèmes liés au système comptable

Problèmes liés à l’organisation interne de la société

PARTIE II : PROBLEMATIQUES

26

CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AUX DOCUMENTATIONS COMP TABLES

Le problème qui en découle est qu’il n’existe pas de programme des travaux

standards formalisé en matière de travaux de tenue de la comptabilité. Cela implique

l’absence de programme de travail appelé « documentation de la fonction comptable » qui

doit faire référence pour le responsable dans la réalisation de ses missions. Les travaux

effectués sur les différents cycles d’exploitation qui doivent être entamés ne sont pas alors

matérialisés ou ne sont pas indexés, donc difficiles à repérer.

C’est pourquoi ce chapitre est consacré aux problématiques relatives aux

documentations de la fonction comptable, c'est-à-dire, l’inexistence du manuel de

procédure comptable et la non-fiabilité du système de classement et d’archivage.

Section1 : Inexistence du manuel de procédure comptable

D’après ce qu’on a vu dans la première partie (chapitre II, Section 2, 2.1), les

documentations de la fonction comptable tiennent une grande importance au niveau d’une

Société, parce que ces documentations décrivent particulièrement les procédures

comptables de la Société, c'est-à-dire, les méthodes de saisie et de traitement des

informations, les politiques comptables et les supports utilisés.

En réalité, pour avoir une bonne coordination interne, les procédures indiquent

« QUI », « COMMENT » et « QUAND » doit effectuer une telle tâche ? La première

question désigne la personne qui a la compétence sur cette tâche, tandis que la deuxième

met en évidence tous les moyens pour l’accomplir et la dernière montre les temps ou le

moment pendant lequel on doit l’exécuter. Leurs contenus constituent une sorte de bible à

laquelle chacun fait référence lorsqu’il est confronté à un problème. En effet, l’inexistence

de ces documentations au sein de la société entraîne les inconvénients suivants :

� Alourdissement des tâches du responsable financier

� Défaillance au niveau de suivi de stock

1.1. Alourdissement des tâches du responsable financier

Pendant le passage dans la société IARY, il a été remarqué que la répartition des

tâches n’est pas équilibrée, faute de règles et de procédures (documentations) mentionnant

le nombre des tâches à effectuer pour un poste donné. Le responsable financier, par

exemple, est doté de tâches généralement très étendues et très diversifiées, c'est-à-dire

qu’un poste regroupe des tâches qui ne sont pas compatibles. En tant que responsable

27

financier, il ne doit normalement assumer que des tâches relatives à la gestion financière de

la Société, en atteignant les objectifs financiers tels la solvabilité (disponibilité à bon

moment des capitaux) et la rentabilité (utilisation des capitaux de manière plus

économique). Or, il exerce en réalité des tâches véritablement interdépendantes qui ne lui

sont pas dévolues, telles les enregistrements des opérations dans les journaux, le

rapprochement bancaire, l’établissement des états financiers,…. D’où, le responsable

rencontre toujours des problèmes lors de l’exécution de ses tâches. Quand il essaie de se

focaliser sur une tâche, les autres sont oubliées ou bien délaissées. Alors, il s’avère

impossible d’exécuter très rapidement des tâches très diversifiées par une seule personne et

qui n’aurait même pas dû être conjointes. A vrai dire, ceci entraîne des conséquences

néfastes en matière de comptabilité, à savoir : la non-maîtrise des tâches « comptable » et

le retard dans l’obtention des informations.

1.1.1 Non-maîtrise des tâches « comptable »

Au sein de la société IARY, il est à noter qu’il n y a pas de personnel spécialisé

occupant le poste « comptabilité », c’est le responsable financier qui l’exerce. Parfois, il

n’arrive pas à bien maîtriser les tâches liées à la comptabilité d’une manière efficace et

efficiente. En effet, vu l’alourdissement des tâches liées à son poste, et le fait que les tâches

comptables qui sont trop volumineuses, il ne parvient pas à exécuter ses tâches à bon

escient. Par exemple, l’enregistrement des opérations reste toujours une tâche

supplémentaire, il ne se fait pas juste à temps, c'est-à-dire journalier. Souvent, il a été

constaté des factures non enregistrées qui amène des erreurs lors de l’établissement des

états financiers. Donc, le responsable doit faire une vérification de ces omissions et de ces

erreurs. D’où, un grand gaspillage de temps.

1.1.2 Retard dans l’obtention des informations

Dans la société concernée, un retard dans l’obtention des informations a été

remarqué. En effet, ce retard constitue un blocage pour le traitement des informations. Ce

problème évoqué affaiblit la gestion de l’information de la société et entraîne un retard

dans la prise de décision. Il porte atteinte même au niveau de la relation avec les tiers

(clients, fournisseurs, banques). Par exemple, lors de l’importation des matières premières

(pulpe de cellulose, colle,…), les fournisseurs étrangers demandent à l’entreprise de

joindre avec son bon de commande une Ouverture de Crédit Documentaire (OCD) cédée

par la banque de la société marquant sa solvabilité. Or, à cause du retard des dossiers

28

indispensables (bilan, compte de résultat, tableau d’amortissement, compte prévisionnel de

la trésorerie, situation active - passive,…) pour l’acceptation de cette OCD, il y a un retard

d’émission. D’où, le retard de livraison de la part du fournisseur et une mauvaise

réputation envers les tiers.

1.2. Défaillance au niveau de suivi de stocks

Il faut se rappeler que la société IARY n’a pas de manuel de procédures de gestion

de stock. Or, le manuel des procédures des inventaires physiques des stocks contient, en

général, les consignes pour l’accomplissement des travaux de préparation d’inventaire, les

méthodes de comptage, la méthode de calcul des écarts, les travaux de vérification et de

contrôle. La fiabilité de cet inventaire physique n’est pas assurée sans une harmonisation

de ces procédures.

Souvent, il y a un arrêt de fabrication au sein de la Société IARY à cause de

l’absence de suivi de stocks. En fait, cette rupture de stocks n’est signalée que quelques

semaines avant la rupture; mais, il est à noter que pour alimenter ces stocks, la société fait

des achats à l’étranger (matières premières). Pour effectuer cette importation, la société

suit normalement des règles/procédures comme le choix d'un transitaire (dédouanement,

transport,…). En réalité, cette opération dure au moins environ deux (2) à trois (3) mois.

Ce qui entraîne un arrêt de fabrication et évidemment, une baisse du chiffre d’affaires

dégagé par la société.

Section2 : Non-fiabilité du système de classement et d’archivage

Du fait de l’inexistence de procédure correcte pour effectuer le classement et

l’archivage des documentations comptables (pièces justificatives) au sein de la société

IARY, des problèmes liés au système de classement et d’archivage ont été soulevés.

2.1. Système de classement non fiable

Le classement des pièces justificatives tient, en général, une grande importance

dans la comptabilité. En effet, ce sont des pièces qui prouvent des informations comptables

et qui justifient, comme leur nom indique. Comme l’enregistrement des mouvements

comptables de la Société IARY ne suit aucun ordre chronologique, le classement des

pièces justificatives relatives à ces mouvements non plus n’est pas chronologique. En plus,

les documents au sein de la société concernée sont classés par chemise selon leur nature.

Pourtant, cette technique peut entraîner la destruction de ces documents, voire même leur

29

perte. De même, ces documents pourraient être utilisés ultérieurement pour les raisons de

justification. Tout cela peut entraîner des risques de la perte définitive de certaines pièces

et le travail du responsable pourrait être bloqué.

2.1.1 Perte définitive de certaines pièces justificatives

Toutes les pièces justificatives ne sont pas de même taille, mais dans la Société, la

chemise dans laquelle on a classée ces pièces n’a pas de support pour les attacher. Par

exemple, si le responsable a fait une recherche des pièces, parfois, il est probable que les

pièces en petite taille tombent sans être remarquées. Ce qui peut provoquer la perte

définitive de certaines pièces justificatives.

2.1.2 Blocage du travail

Pour effectuer une tâche comptable, on ne peut rien faire sans une pièce

justificative. Au sein de la société IARY, les pièces justificatives sont classées par chemise

selon leur nature et il n’y a pas non plus de séparateur de date, ni de mois. Ce qui peut

empêcher le responsable d’exécuter normalement sa tâche. Par exemple, chaque mois, la

société doit parvenir à l’Etat le bordereau de la situation ou de paiement da la TVA ; pour

effectuer cette déclaration, le responsable trie dans la chemise achat toutes les factures à

TVA déductibles et dresse le tableau récapitulatif ; il cherche ensuite dans les dossiers des

clients les factures à TVA collectées et en fait la récapitulation. Pourtant, la recherche de

ces pièces est compliquée parce que ces pièces sont très nombreuses et il faut les passer

une à une. Tout cela représente une perte de temps considérable. D’où, le blocage du

travail.

2.2. Inexistence de système d’archivage bien défini

Pour bien gérer l’archivage des documents, la mise en place des procédures

mentionnant les règles à suivre et/ou les techniques à utiliser sont indispensables. Or, dans

la société en question, il n’y a pas de procédures concernant le système d’archivage.

Chaque année, la société change toutes les chemises, et les documents de l’année

précédente restent dans les chemises qui leurs sont attribuées. En plus, toutes les pièces

justificatives périmées et nouvelles sont toutes placées dans un même endroit, plus

précisément dans un placard. Par conséquent, durant le stage au sein de la société, souvent,

il a été constaté des problèmes au niveau de la recherche des documents anciens, parce que

30

certains sont introuvables ou même détruits. Pourtant, ce sont les moyens de vérification

en cas de problèmes. Ce qui explique le désordre et la destruction de ces documents.

Conclusion de chapitre

Ce chapitre a permis d’évoquer les problèmes liés aux documentations de la

fonction comptable. Il a été remarqué qu’au sein de la société IARY, il n’y a pas des

documents (manuels) régissant la fonction comptable. Ce qui entraîne la déstabilisation de

cette fonction.

L’inexistence du manuel de procédure comptable provoque l’alourdissement des

tâches du responsable financier, en l’occurrence de la non-maîtrise des tâches comptables

et le retard d’obtention d’informations. Ceci porte atteinte également à la gestion de stocks

(défaillance au niveau de suivi de stocks) qui est souvent des sources de l’arrêt de la

fabrication.

De même, du fait de l’inexistence de procédures pour le système de classement et

d’archivage, la conservation des documents périmés qui doivent être transférés en archive,

et du fait que l’emplacement réservé à ces documents se trouve dans le même endroit que

les documents récents, le travail du responsable peut être bloqué que la recherche d’une

pièce justificative, car il est parfois difficile de trouver au moment opportun l’information

dont on a besoin.

Si tels sont les problèmes liés aux documentations de la fonction comptable, qu’en est il de

ceux du système comptable.

31

CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU SYSTEME COMPTABLE U TILISE PAR

LA SOCIETE IARY

Actuellement, les traitements manuels, devenus longs et coûteux sont presque

dépassés. L’utilisation de matériel informatique est devenue incontournable pour le

traitement rapide des informations auquel l’entreprise est soumise quotidiennement.

Or, il a été remarqué que dans la société IARY, le traitement de toutes les

opérations comptables se fait encore manuellement, y compris l’enregistrement au journal,

et l’établissement des états financiers. En fait, le système comptable utilisé par la société

est le système centralisateur qui comprend différentes sortes de journaux (clients,

fournisseurs, banques, caisse, et opérations diverses) et des grands livres. Pendant le

passage au sein de cette société, l’instabilité du système utilisé et la non informatisation du

système comptable ont été soulevés comme des problèmes relatifs au système comptable

utilisé.

Section1 : Instabilité du système comptable utilisé par la société IARY

Au sein de la société IARY, l’instabilité de système comptable utilisé (système

centralisateur) a été remarquée. Depuis longtemps la société en question n’arrive pas à bien

maîtriser l’organisation comptable. Ce problème résulte en fait le non-respect du principe

de système centralisateur. Il provient également de la méconnaissance de la situation

financière en temps voulu de la société.

1.1. Non-respect du principe de système centralisateur

Le principe du système centralisateur est d’éviter la multitude des reports, qui repose

sur une comptabilité à deux niveaux dont :

La comptabilité auxiliaire, qui enregistre chaque jour les faits comptables dans les

journaux auxiliaires spécialisés par catégorie d’opérations.

La comptabilité périodique, qui, à intervalle régulier (au moins chaque mois),

récapitule les informations contenues dans les journaux auxiliaires pour les centraliser

dans les documents généraux (journal auxiliaire et grand livre auxiliaire).

Pourtant, dans la société, à cause de la multitude des tâches du responsable financier,

les tâches comptables ne sont pas à jour. L’enregistrement n’est pas effectué

chronologiquement, il ne respecte pas l’ordre des dates, c'est-à-dire, une pièce justificative

oubliée est enregistrée dans le livre comptable même après quelques jours de retard. Par

exemple, si la Gérante achète de l’huile moteur pour l’entretien du véhicule de la Société et

32

qu’elle oublie la facture dans la voiture, la sortie d’argent ne sera enregistrée que lorsque

quelqu’un la remarquera. Ce qui implique la centralisation périodique non faite et la

difficulté de l’établissement des états financiers.

1.1.1. Centralisation périodique non faite

Au sein de la société IARY, même si la Gérante exige au responsable de la

comptabilité de faire la centralisation des journaux et des grands livres auxiliaires en vue

de connaître la situation financière de l’entreprise, ce dernier n’arrive pas souvent à

honorer cette requête à cause de l’alourdissement et diversité des tâches qu’il assume. En

effet, la principale base de ce problème est une faille au niveau de l’enregistrement

journalière des opérations (dans les journaux auxiliaires et les grands livres auxiliaires),

puisque le responsable en la matière ne le fait pas normalement, plus précisément, au jour

le jour ; parfois, il l’oublie. Par conséquent, il n’y aura pas des données à reporter aux

journaux et aux grands livres généraux. Ceci explique l’inexistence de centralisation

périodique (au moins une fois par mois) dans la société concernée. C’est le non-respect du

principe de système centralisateur.

1.1.2 Difficulté à l’établissement des états financiers

Dans la société IARY, la difficulté à l’établissement des états financiers a depuis

longtemps mis une tache noire en matière d’organisation comptable. Effectivement, avant

d’établir les états financiers, il y a plusieurs étapes indispensables à suivre, à savoir : le

journal, le grand livre, la balance, et les états financiers. Il a été remarqué des problèmes

lors de la réalisation des ces trois premières étapes, comme l’omission de l’enregistrement

des opérations sur le journal, la non-fiabilité des données (soldes) sur le grands livre, la

centralisation des journaux et grands livres auxiliaires non faite, etc., qui entraînent

évidemment des problèmes au niveau de l’établissement des états financiers. En fait, afin

d’avoir des états financiers fiables, le responsable est obligé de vérifier l’exactitude

(fiabilité) des différentes étapes précédentes.

1.2 Méconnaissance de la situation financière en temps voulu

La connaissance de la situation financière de l’entreprise est considérée comme l’un

des facteurs clés pour sa gestion. C’est un tableau de bord pour mieux gérer l’entreprise,

plus précisément, un outil d’aide permettant de contribuer à faciliter le suivi et le contrôle,

et à prendre des décisions au sein d’une organisation. Dans la Société IARY, l’instabilité

33

du système comptable utilisé constitue la principale source de la méconnaissance de la

situation financière, qui entraîne, à son tour, des conséquences néfastes, à savoir : le

problème de suivi/contrôle et le retard de prise de décision.

1.2.1 Problème de suivi et de contrôle

Les différentes informations livrées par le responsable comptable sont considérées

comme des moyens permettant à aider le Manager pour assurer le suivi et le contrôle des

activités de responsable de la comptabilité, voire l’entreprise toute entière. Par exemple, le

solde (débiteur ou créditeur) dans le grand livre permet de suivre et contrôler l’état de tous

les comptes de l’entreprise. Il en est de même pour les états financiers (permettant de

savoir si l’entreprise est bénéficiaire ou déficitaire à un moment donné). Dans la Société

IARY, la Gérante utilise les états ou rapports financiers mensuels comme un outil de suivi

et de contrôle. Elle demande au responsable de les établir mensuellement. Or, du fait de

l’instabilité du système comptable mis en place, ce dernier est confronté à beaucoup de

problèmes (enregistrement de journal et grand livre non fait, centralisation des journaux et

grands livres auxiliaires non réalisée dans le temps,…) et ne parvient pas à honorer cette

demande. Par conséquent, le problème de suivi et de contrôle demeure toujours au sein de

cette Société. En faite, il touche la vie de l’entreprise, en d’autres termes, c’est une grande

lacune empêchant l’entreprise à développer ses activités d’une manière plus économique.

1.2.2 Retard de la prise de décision

La décision prise au sein d’une société, quel que soit le type, a une influence sur

son développement : soit améliorer sa situation, soit freiner/bloquer sa croissance. Donc,

elle demande beaucoup de responsabilités et de compétences afin qu’elle soit bonne. Dans

le cas de la société IARY, la décision finale liée au développement et à la croissance de la

société est confiée personnellement à la Gérante. Par contre, pour la décision financière,

c’est le responsable financier qui va la prendre en main. En rappelant que les opérations ne

sont pas enregistrées au jour le jour dans les journaux auxiliaires, ceci entraîne la

méconnaissance à tout instant de la situation de la société vis-à-vis de tiers. Par exemple, le

responsable a oublié d’enregistrer une note de débit qui peut entraîner un solde négatif, il

ne connaît pas cette situation que si la banque a envoyé un relevé bancaire. D’où, un retard

dans la prise de décision. Ceci est d’autant plus préjudiciable à la performance de la société

que le contexte actuel du monde des affaires, surtout à cette époque où les exigences de la

mondialisation sont multiples, ne pardonne pas le retard dans la prise de décision. Or, cette

34

dernière dépend notamment les informations apportées dans la situation financière de la

société.

Section 2 : Non informatisation du système comptable

Actuellement, l’informatisation du système comptable pour le traitement des

informations comptables s’avère nécessaire. Dans la société IARY, elle n’utilise pas de

logiciel mais le volume des données à traiter est si important que le responsable n’arrive

pas à les traiter en temps voulus, entraînant des délais lourds dans l’exécution des tâches et,

par voie de conséquence, dans la prise de décision. En fait, l’enregistrement des pièces

justificatives dans le journal est la source de fiabilité des informations résultées par la

comptabilité. C’est à partir du journal qu’on doit tirer les soldes dans le grand livre, puis

ces soldes sont reportés dans la balance pour la vérification et l’établissement des états

financiers. Donc, l’enregistrement des opérations au jour le jour, c'est-à-dire par ordre jour,

est le travail préalable, et il doit être respecté. En réalité, les informations procurées par la

comptabilité sont destinées aux partenaires externes de la société pour les aider à analyser

leurs décisions d’allocation de ressources vers une telle société. C’est pourquoi la non-

utilisation de logiciel comptable provoque des défaillances au niveau de l’enregistrement

et au niveau des états financiers.

2.1. Défaillances au niveau de l’enregistrement

Dans la société, des lacunes ont été détectées au niveau de l’enregistrement de la

TVA, ce qui risque d’avoir des impacts négatifs et mérite d’être analysé. L’enregistrement

des pièces justificatives n’est pas détaillé dans la mesure où la TVA n’est pas séparée du

montant HT. Par conséquent, le montant de la TVA ne peut pas voir directement le

montant de la TVA : soit il faut la calculer, soit il faut chercher la facture.

Exemple : l’enregistrement d’une facture d’achat des matières premières est

effectué de cette manière :

60100 Achat de matière première Montant TTC

40120 Fournisseur étranger Montant TTC

35

Au lieu de :

60100 Achat de matière première Montant HT

44560 TVA déductible sur achat Montant TVA

40120 Fournisseur étranger Montant TTC

En plus, la recherche du montant pour une rubrique quand la Gérante de la société

demande le montant total d’une rubrique, cela représente des problèmes au niveau de la

recherche. En effet, le responsable doit trier dans le livre concerné tous les montants

affectés à cette rubrique. Ensuite, il doit procéder au calcul manuel pour obtenir le total.

Par exemple, la recherche du montant des déplacements effectués pendant un mois lui fait

perdre du temps puisqu’il doit vérifier page par page le livre, qui est déjà chargé, et faire le

calcul manuel. En outre, il y a des risques à courir parce que le résultat n’est pas toujours

exact, le calcul peut être erroné, d’autres éléments peuvent être oubliés, etc. Le dernier

inconvénient c’est que la gérante ne peut pas obtenir la réponse immédiatement.

2.2. Anomalies au niveau des états financiers

Toute entité entrant dans le champ d’application de l’actuel Plan Comptable

Général doit établir annuellement des états financiers .Les états financiers des entités sont

les suivants :

• un bilan ;

• un compte de résultat ;

• un tableau des variations des capitaux propres ;

• un tableau des flux de trésorerie ;

• une annexe précisant les règles et méthodes comptables utilisées et

fournissant des compléments d’information sur le bilan et le compte de

résultat.

En fait, toute entité tient un livre journal, un grand livre et un livre d’inventaire,

sous réserve des dispositions spécifiques concernant les très petites entités.

- le livre journal enregistre les mouvements affectant les actifs, passifs,

capitaux propres, charges et produits de l’entité par récapitulation au moins

mensuelle des totaux des opérations comptabilisées ;

36

- les écritures du livre journal sont portées sur le grand livre ventilée selon le

plan de compte de l’entité ;

- le livre d’inventaire reprend les états financiers de chaque exercice.

Donc, la fiabilité des états financiers dépend de l’exactitude de l’enregistrement fait

dans le journal. Pourtant, dans la société, la non-mise à jour de l’enregistrement entraîne

l’inexactitude des états financiers. En plus, faute de récapitulation mensuelle, il se peut

qu’on ne détecte les erreurs que dans l’établissement des états financiers. D’où, l’anomalie

au niveau des états financiers.

Conclusion de chapitre

Ce chapitre a permis de préciser les problèmes au niveau du système comptable

utilisé par la société. Face à la mondialisation, il a été constaté que le système comptable

utilisé par société n’arrive plus à satisfaire la fiabilité des informations générées par la

comptabilité. Des problèmes subsistent en matière de système centralisateur.

A cause de l’instabilité du système comptable utilisé par la Société IARY, qui est le

non-respect du principe de système centralisateur, il est noté une difficulté à

l’établissement des états financiers, qui entraîne la méconnaissance de la situation

financière en temps voulu. Donc, il y a un problème de suivi et de contrôle, entraînant un

retard dans la prise de décision.

La non informatisation du système comptable au sein de société constitue les

sources de défaillances au niveau de l’enregistrement et au niveau des états financiers.

Les problèmes liés aux documentations de la fonction comptable et au système

comptable ne sont pas seulement les principales lacunes perturbant l’organisation

comptable au sein de la société IARY. Mais, il y a également des problèmes en matière

d’organisation interne qui l’infectent. C’est un sujet qui sera analysé dans le chapitre

suivant.

37

CHAPITRE III : PROBLEMES LIES À L’ORGANISATION INTE RNE

La mise en place d’une bonne organisation n’est pas une chose simple. Elle

demande beaucoup de qualifications et/ou de compétences de Manager d’une entreprise.

En général, l’objectif est de bien exploiter toutes les ressources de l’organisation. Dans la

Société IARY, est-ce que la Gérante arrive à mettre en place une bonne organisation ? Ce

chapitre sera particulièrement centré sur l’étude et l’analyse des problèmes liés à

l’organisation interne au sein de cette société en question. De ce fait, il sera examiné les

problèmes liés aux ressources de l’entreprise et à la méthode d’organisation.

Section 1. Problèmes liés aux ressources de l’entreprise

Du point de vue global, une entreprise peut être considérée comme un ensemble des

ressources animées par la Direction en vue de remplir certaines missions. En fait, ces

ressources peuvent être classées en cinq (5) catégories essentielles, à savoir : les ressources

matérielles, les ressources temporelles, les ressources financières, les ressources humaines

et les ressources informationnelles. Ainsi, la réussite d’une entreprise dépend toujours des

potentiels de ces ressources. Concernant la société IARY, les problèmes relatifs aux

ressources matérielles et les problèmes liés aux ressources humaines doivent être analysés

parce qu’ils empêchent son développement.

1.1 Problèmes liés aux ressources matérielles

Les ressources matérielles de l’entreprise sont l’ensemble des immobilisations

détenues et inscrites à l’actif de son bilan (terrains, matériels, machines, …). L’entreprise

doit donc faire le point sur ses capacités productives. Actuellement, ce qui permettrait de

vaincre les concurrents est la potentialité des ressources en qualité et en quantité. Pourtant,

la situation actuelle de la société IARY présente quelques problèmes en matière de

ressources matérielles. En d’autres termes, l’ancienneté de l’usine de production et le

manque de matériel de bureau, informatique, entraînent toujours des problèmes inhibant

les membres de la société concernée à bien organiser leurs tâches et à les exécuter

normalement.

1.1.1 Ancienneté de l’usine de production

Depuis sa création, la société IARY tient le monopole en matière de fabrication de

produits hygiéniques à Madagascar. Mais face à la mondialisation, elle est soumise à une

forte concurrence, et de changement rapide de l’environnement dû principalement au

38

progrès technique. Par exemple, pour les serviettes hygiéniques et les couches bébé, les

clients ont attirés par les produits importés comme Always, Talia, Elbebec, …. Par

conséquent, depuis l’arrivée de ces produits, la diminution des chiffres d’affaires dégagés

par la société a été remarquée. Le risque majeur auquel elle court est le risque

d’obsolescence, c'est-à-dire, le vieillissement des matériels, non en raison de l’usure, mais

parce qu’il est techniquement dépassé par un matériel nouveau plus moderne et plus

productif, mieux adapté à la demande du marché. En notant que, depuis sa création (en

1977), la société n’a encore fait d’investissement de production mais en cas de panne, elle

fait toujours des entretiens et réparations. En effet, si le responsable machine et production

ne trouve pas les pièces à remplacer, il y a arrêt de la production. En bref, les machines

n’arrivent plus à atteindre leur capacité maximum ; il est possible que la société ait le

problème de perte de temps, et surtout, la diminution des chiffres d’affaires. D’où, un

problème financier qui entraîne un impact négatif dans l’organisation comptable, comme le

non-recrutement de personnels compétents.

1.1.2 Manque de matériels de bureau et informatiques

L’insuffisance de matériels de bureau et informatiques a depuis longtemps une

influence néfaste en matière d’organisation comptable au sein de la société IARY. En effet,

durant le passage dans cette société en question, il a été remarqué que les matériels de

bureau et informatiques sont insuffisants. Par exemple, l’inexistence de classeurs pour

assurer le classement des dossiers comptables entraîne des pertes de dossiers, tels les

factures, les relevés des banques, les reçus, … . Ce qui provoque à son tour des problèmes

lors de la déclaration fiscale faite par le responsable concerné, car l’administration

publique, afin de connaître la légalité/conformité des informations (états financiers) livrées

par les entreprises, demande à joindre ces dossiers (pièces justificatives) avec la

déclaration comme la TVA. De plus, il n’y a qu’un seul ordinateur dans la société, utilisé

par différentes personnes. Effectivement, les informations dans cet ordinateur ne sont pas

sécurisées ; parfois, le dossier d’une personne a été supprimé par d’autres, portant atteinte

au niveau de la relation interpersonnelle. De même, à cause du manque de matériels

informatiques, la comptabilisation se fait toujours manuellement au sein de la société (elle

n’utilise pas de logiciel de comptabilisation).

En général, ce problème n’affecte pas seulement l’organisation comptable.

Pourtant, il porte préjudice à la vie de l’entreprise toute entière.

39

1.2 Problèmes liés aux ressources humaines

La gestion des ressources humaines occupe aujourd’hui une place prépondérante au

sein de l’entreprise. Sa stratégie permet ainsi aux entreprises de diminuer les risques

sociaux internes à l’organisation comme les grèves, les plans sociaux, les conflits inter-

salariés. Un secteur aujourd’hui considéré comme un des maillons de l’entreprise. La

profession associée à ce secteur est communément connue sous le nom de responsable des

ressources humaines. Une fonction qui préconise une connaissance parfaite de l’entreprise

et de sa gestion, mais également une connaissance de l’environnement (économique et

social) qui l’entoure. Son but étant d’anticiper les changements économiques, politiques et

sociaux tout en préservant une communication interne de qualité. Dans la Société IARY, il

n’y a pas de responsable des ressources humaines distinct des autres fonctions, c’est le

responsable financier qui remplit les tâches afférentes à cette fonction. En fait, les

ressources humaines doivent être analysées tant du point de vue quantitatif que qualitatif.

Du point de vue quantitatif, on peut évidemment mesurer le nombre de salariés présents

dans la société. Tandis que sur les aspects qualitatifs des salariés qui mettent en évidence

leurs compétences et leur savoir-faire. Alors, les problèmes suivants sont retenus et

analysés, à savoir :

Insuffisance au niveau de l’effectif du personnel

Manque de politique de développement du personnel

1.2.1 Insuffisance au niveau de l’effectif du personnel

L’insuffisance des personnels a pour conséquences du retard et des négligences

dans l’exécution des tâches. D’où le retard des informations, provoquant les retards dans la

prise de décision. Mais, cette dernière est très importante pour la bonne performance de la

société. Au sein de la société concernée, il a été remarqué une insuffisance au niveau de

l’effectif du personnel pour effectuer des différentes fonctions nettement interdépendantes,

comme, l’inexistence des personnels assurant la fonction comptable, marketing,

approvisionnement, gestion des ressources humaines,…. Par exemple, en tant que société

industrielle, elle doit avoir un responsable marketing qui a pour rôle d’analyser

l’environnement ayant un impact sur les relations des produits avec les clients. Alors, la

cause de l’insuffisance du personnel n’en permet pas un traitement rapide des tâches. Ce

qui entraîne une lourdeur néfaste pour les relations avec les clients.

40

1.2.2 Manque de politique de développement du personnel

Des lacunes ont été détectées au niveau de la politique de développement du

personnel, qui risquent d’avoir des impacts négatifs pour la société et méritent d’être

analysées. Parmi ces lacunes, nous avons pu retenir plusieurs causes dont les plus

importantes sont l’insuffisance de formation, ayant engendré un manque de compétence et

absence de motivation du personnel.

Il n’existe pas de formation périodique au sein de la société, pourtant, le personnel

constitue un facteur privilégié de la société et du fonctionnement de celle-ci. C’est aussi

une richesse essentielle si et seulement si, ce personnel est bien utilisé. En fait, la

qualification de ce personnel se caractérise de la manière suivante :

Relative aux connaissances, au savoir-faire. C’est le domaine professionnel.

Relative aux droits et devoirs réciproques de l’entreprise et de son personnel.

C’est le domaine juridique.

Donc, le personnel qualifié est un vrai outil de développement pour l’entreprise. La

qualité du personnel est vitale pour la réalisation des tâches.

En plus, il y a une démotivation (insatisfaction) du personnel au sein de la société à

cause de l’alourdissement des tâches au niveau de chaque responsable, c'est-à-dire que ce

dernier assume des tâches qui ne sont pas liées à son poste. Or, la société n’a pas la

capacité d’investir en ressources humaines tant que sa situation financière ne se stabilise.

Section 2: Structure organisationnelle mal définie

La structure organisationnelle d’une entreprise définit le mode d’organisation entre

les différentes unités qui composent l’entreprise et le choix de répartition des moyens

humains mis en œuvre entre ces différentes unités. En conséquence, définir la structure

organisationnelle d’une entreprise revient à répondre aux questions suivantes :

- Comment sont mis en relation les différents éléments qui composent l’entreprise ?

- Comment sont répartis les facteurs de production utilisés par l’entreprise ?

Dans la Société IARY, il n’y a pas de définitions des tâches qui doivent être

accomplies, permettant la coordination de ces tâches entre les différents responsables.

Donc, l’organigramme et la méthode d’organisation sont imprécis.

2.1. Organigramme imprécis

Le premier contact avec la structure d’une entreprise est sa représentation

graphique, schématisée par un organigramme. Un simple coup d’œil sur ce document

41

donne une idée du mode de structuration de l’entreprise, de l’importance accordée aux

différents services, de la place et du rôle que chacun occupe, de la nature des relations de

commandement. Pourtant, dans la société IARY, des problèmes sont constatés au niveau

de l’organigramme, parce qu’il ne donne pas un mode de structuration de la société à cause

du manque de personnel. En fait, l’organigramme de la société IARY n’est pas compatible

à l’objectif et à l’activité de la société. Tout cela entraîne la non-satisfaction de la clientèle

et la démotivation du personnel.

2.1.1 Non satisfaction de la clientèle

Comme la société IARY est une société industrielle qui transforme des matières

premières en produits finis, il a été constaté un manque d’effectif du personnel, parce que,

à propos des effectifs du personnel, il n’y a que 13 personnes dont :

Un (1) Gérant

Un (1) Responsable financier et comptable

Un (1) Responsable commercial

Un (1) Responsable production et machine

Un (1) Chauffeur

Un (1) Gardien

Un (1) Femme de ménage

Six (6) Ouvriers

Il n’existe qu’un seul responsable commercial, ce qui constitue un inconvénient

pour l’activité de la société dans le travail de prospection des clients. Ce fait résulte de

l’inexistence de l’agence dans les autres régions parce que toute la clientèle ne se trouve

pas seulement à Analamanga. Par ailleurs, on peut constater que l’inexistence d’un seul

responsable commercial ne suffit pas à couvrir toutes les provinces. Le fait que la société

est présentée uniquement dans la capitale, cause certainement un handicap dans

l’acquisition de clients plus nombreux, utiles pour augmenter le chiffre d’affaires de la

société.

En plus, en tant que société industrielle, l’inexistence de responsable marketing

qui a pour rôle d’analyser l’environnement, ayant un impact sur les relations des produits

avec les clients, entraîne aussi l’insatisfaction des clients. Par exemple, au sein de la

société, il n’existe pas d’étude de marché, qui a pour but de connaître les désirs des clients.

Cela peut provoquer aussi une diminution de chiffres d’affaires au sein de la société.

42

Alors, la cause de l’insuffisance du personnel n’en permet pas un traitement rapide.

Ce qui entraîne un traînage néfaste pour les relations avec les clients.

2.1.2 Confusion des tâches

D’après l’organigramme, il a été constaté que les tâches sont trop volumineuses par

rapport au personnel parce qu’il n’y a pas une véritable division de travail. Effectivement,

l’insuffisance du personnel est la cause de la confusion des tâches, et constitue le facteur de

retard de l’exécution des tâches à accomp47

lir. En d’autres termes, une personne s’occupe de plusieurs tâches, ce qui implique le retard

face à la prise de décision à chaque responsable existant. D’où confusion des tâches à

exécuter. Donc, elle implique automatiquement l’inexistence de la rotation du personnel,

surtout l’harmonisation des tâches exécutées.

En fait, le manque de personnel amène l’inexécution des tâches en temps voulus

au niveau de chaque responsable dans la société. Ceci implique des conséquences directes

pour les chiffres d’affaires mensuels ou bien annuels au sein de la société qui sont les

mesures à la performance de la société.

2.2 Méthode d’organisation mal déterminée

L’entreprise, afin d’exécuter efficacement une activité et d’organiser le travail, a la

possibilité de choisir entre les différentes méthodes d’organisation. Au sein de la société

IARY, il n’y a pas de méthode d’organisation bien définie. Pourtant, il a été constaté un

élargissement des tâches très poussées. Plus précisément, autres que les tâches liées au

poste principal, le personnel exécute plusieurs opérations supplémentaires. D’ailleurs,

confronté à l’exécution des tâches très élargies, le personnel de cette société en question,

n’arrive pas à réaliser normalement leur tâche. D’où, une omission des tâches principales.

43

Conclusion de chapitre

Ce chapitre a précisé les problèmes rencontrés au niveau de l’organisation interne

de la société qui ont une conséquence très grave dans l’organisation comptable.

L’ancienneté de la machine de production et les manques de matériels de bureau et

informatiques au sein de la société empêchent son développement, parce que les machines

n’arrivent plus à atteindre leur capacité maximum. D’où une diminution des chiffres

d’affaires. En plus, à cause de l’insuffisance de personnel et l’inexistence de politique de

développement du personnel, plus précisément, une personne exécute plusieurs tâches

autres que ses tâches principales sans effectuer aucune formation, il a été constaté une

démotivation au niveau du personnel.

Il a été remarqué également que la structure organisationnelle est mal définie, c'est-

à-dire, l’organigramme et la méthode d’organisation sont mal définis. Cette situation

entraîne la non satisfaction de la clientèle et la confusion des tâches du personnel.

44

CONCLUSION PARTIELLE

Cette partie a soulevé les problèmes rencontrés au niveau de l’organisation

comptable existante. Pour ce faire, trois niveaux d’identification ont été retenus à savoir :

- Les problèmes liés aux documentations de la fonction comptable qui sont axés sur

l’inexistence de ces documents, ce qui entraîne l’inexistence du manuel comptable et

la non-fiabilité du système de classement et d’archivage. Tout d’abord, les tâches

lourdes au niveau du responsable financier entraînent la non-maîtrise des tâches

comptable et le retard dans l’obtention des informations. Ensuite, la défaillance au

niveau de suivi de stocks est la source de l’arrêt de fabrication. Enfin, à cause du

système de classement et d’archivage non adéquat, il y a une perte des pièces

justificatives qui doivent être utiles en cas de problème.

- Les problèmes liés au système comptable de la société, c'est-à-dire, l'instabilité du

système comptable utilisé et la non informatisation du système comptable. Cette

instabilité est vérifiée par le non-respect du principe de système centralisateur, c'est-à-

dire, la centralisation périodique non faite provoquant le problème de suivi et de

contrôle. Tandis que la non informatisation du système est intégré sur les anomalies au

niveau de l’enregistrement et des états financiers.

- Les problèmes liés à l’organisation interne de la société qui sont consacrés sur les

problèmes relatifs aux ressources matérielles et humaines et à la méthode

d’organisation. L’ancienneté de l’usine de production et les manques de matériels de

bureau et informatiques sont les sources de la diminution des chiffres d’affaires au sein

de la société. En plus, l’insuffisance en effectif du personnel et l’absence du

développement au niveau de ce personnel provoquent la démotivation de ce personnel.

Concernant, la méthode d’organisation, elle est mal déterminée parce qu’il n’existe pas

de division de travail et de mécanisme de coordination du travail, qui entraînent la non-

satisfaction des personnels au sein de la Société IARY.

Tels sont les problèmes rencontrés dans l’organisation comptable de la société.

Cependant, comme le plan mentionné au début de ce mémoire, le diagnostic n’est pas

uniquement de critiquer mais aussi de proposer quelques solutions adaptées à la société. Ce

sera l’objet de la troisième partie et dernière partie.

45

D’après les études et les analyses effectuées dans les parties précédentes, il a été

constaté que les problèmes au sein de la société IARY sont nombreux en matière

d’organisation comptable. En réalité, ce sont les défaillances dans l’absence de

documentations de la fonction comptable, les problèmes liés au système comptable utilisé

par la société et les problèmes relatifs à l’organisation interne de la société qui constituent

les obstacles à la bonne organisation comptable. Ce qui amène à émettre des propositions

d’amélioration ainsi que des recommandations générales sur le développement de

d’entreprise.

Cette dernière partie sera divisée en quatre chapitres :

Les solutions concernant l’absence des documentations de la fonction comptable

Les solutions liées au système comptable utilisé par la société

Les solutions relatives à l’organisation interne de la société

Les solutions retenues et résultats attendus

PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTIONS et

SOLUTIONS RETENUES

46

CHAPITRE I : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ABSENCE DE

DOCUMENTATIONS COMPTABLES

Les problèmes au niveau de l’absence des documentations de la fonction comptable

au sein de la société sont très diversifiés. Pour les pallier, des solutions peuvent être

proposées :

Mise en place d’un manuel comptable,

Amélioration du système de classement et d’archivage.

Section 1 : Mise en place du manuel de procédure comptable

Il est à rappeler qu’en matière de documentation de la fonction comptable, dans la

société IARY, l’inexistence du manuel de procédure comptable et la non-fiabilité du système

de classement et d’archivage sont des sources de préjudices qui pourraient affecter

considérablement le bon fonctionnement de la société.

Pour éviter les lacunes, l’alternative suivante est proposée :

Etablissement de procédure comptable,

Procédure correspondant à la gestion/suivi des stocks

1.1 Etablissement de procédure comptable

Afin d’assurer la stabilité en matière d’organisation comptable au sein d’une

entreprise, la mise en place de procédure comptable est nécessaire. Il décrit particulièrement

l'organisation comptable de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des

informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Au sein de la société IARY,

il a été constaté des failles à cause de l’inexistence de manuel (procédure) comptable. Il

serait donc préférable de préciser la procédure liée aux tâches « comptables » et celle qui

correspond à la comptabilisation.

1.1.1 Procédure liée aux tâches « comptable »

La procédure comptable n’est autre que des techniques utilisées pour tenir les livres

et documents propres aux différents systèmes (tenue à la main, usage de plus en plus

généralisé de l’informatique). Dans la société IARY, il est à souligner qu’il n’y a ni règles,

ni procédures écrites régissant la fonction comptable et/ou mentionnant les tâches de la

fonction « comptable ». Il est donc indispensable d’identifier/énumérer clairement ces

tâches « comptable ».

47

Il est à noter également qu’au sein de la société concernée, c’est le responsable

financier qui assure la fonction « comptable ». En fait, les tâches liées à ce poste ne sont pas

bien définies, qui sont la principale cause de l’alourdissement des tâches de ce responsable (il

oublie souvent les tâches « comptable »). Pour que ce problème soit résolu, il est indiqué de

définir nettement les tâches de la fonction comptable :

Comptabiliser les charges et les produits

Classer et archiver tous les documents comptables,

Calculer les amortissements,

Établir les états financiers (bilan, compte de résultat, tableau de flux de trésorerie,

tableau de variation des capitaux propres, annexes)

Etablir toutes les déclarations obligatoires (TVA, IR, IRSA,…),

Étudier les possibilités d’investissements,

Assurer l’interface avec les banques, l’Administration fiscale, les clients et

fournisseurs.

Une fois les tâches à réaliser sont bien définies, plus précisément, d’une manière claire

et nette ; il est facile de les exécuter. Ce qui contribue aussi à la maîtrise des tâches

« comptable » puisqu’ effectivement, le responsable est habitué à accomplir ces tâches et c’est

lui en personne qui organise son plan de travail.

1.1.2 Procédure liée à la comptabilisation

Lors de la réalisation de ces tâches énumérées précédemment, il faut que le

responsable respecte aussi la procédure ci-après (c’est un guide de travail précisant les

différentes étapes à suivre pour la comptabilisation au sein de la société) :

La première est celle de l’enregistrement des faits, de leur classement chronologique.

Par exemple, l’enregistrement de la facture d’achat :

48

Le libellé de l’opération doit comprendre : la nature du document justificatif, son

numéro et le nom du partenaire.

Le classement chronologique prépare l’étape suivante, qui est celle du classement

méthodique : les écritures du journal doivent ensuite être reportées sur le grand livre où

elles sont classées suivant le plan des comptes de la société. Le grand-livre désigne

l’ensemble des comptes de l’entreprise.

Il faut que chaque opération fasse l’objet d’un double enregistrement dans le journal

puis dans le grand-livre.

La troisième étape est celle de la vérification. Si c’est tout au long de la procédure

comptable qu’il convient de s’assurer de l’exactitude des écritures, il est également

nécessaire de procéder à des contrôles périodiques, et en particulier, du moins en cas de

tenue manuelle de la comptabilité, à celui des opérations de report du journal au grand

livre, ces contrôles sont réalisés grâce à la balance (permet de vérifier le principe de la

partie double).

Les comptes y sont classés dans l'ordre du PCG.

En vue de la présentation d’un bilan, chaque compte est soldé : on calcule le total

des sommes inscrites au débit du compte, puis le total des sommes inscrites au crédit. Le

solde est la différence entre les deux.

Si les débits sont supérieurs aux crédits, on dit que le compte a un solde débiteur. Par

convention on inscrit le solde débiteur en bas de la colonne Crédit.

Si les crédits sont supérieurs aux débits, on dit que le compte a un solde créditeur.

Par convention, on inscrit le solde créditeur en bas de la colonne Débit.

Le solde s’inscrit du coté où les montants sont les plus faibles afin d’avoir une

présentation du compte en équilibre.

La quatrième étape consiste à l’établissement périodique des synthèses. La synthèse est

l’aboutissement du travail comptable : c’est elle qui fournit les informations nécessaires

Numéros Intitulé Sommes

débits

Sommes

crédits

Solde

débiteur

solde

créditeur

Total

49

à la prise de décision. Les opérations correspondantes sont généralement effectuées en

fin d’exercice. Elles sont précédées d’un certain nombre de travaux préalables (travaux

d’inventaires), qui ne peuvent être réalisés qu’à ce moment.

Il est à noter que la comptabilité et les états financiers sont tenus en Ariary (doit être

mentionnée sur tous les états financiers).

En général, le respect de cette procédure proposée permet au responsable financier de

bien harmoniser ses tâches ainsi que d’assurer la bonne organisation comptable au sein de la

société IARY.

1.2 Procédure correspondant à la gestion et au suivi des stocks

Pour éviter l’arrêt de fabrication, l’incorporation des procédures liées à la gestion des

stocks est absolument nécessaire au sein de la société IARY. Il convient que la société

prévoie les modalités de déroulement des opérations d’inventaire au moyen d’instructions

écrites et rigoureuses qui préciseront : la date et les heures de l’inventaire, la préparation des

lieux de stockage, le personnel chargé de l’inventaire, l’arrêt des mouvements pendant

l’inventaire, le dénombrement et saisie de l’inventaire, la centralisation et le suivi des

quantités et les méthodes de valorisation des stocks. Pour plus de détails, voir annexe 2.

Section 2 Amélioration du système de classement et d’archivage

Pour une entreprise, il est très important de cerner les bons choix dans le système de

classement et d’archivage, qui est l’un des fondements de l’organisation comptable. Au sein

de la société IARY, il a été remarqué des failles en la matière, plus précisément, la non-

fiabilité du système de classement (expliquant l’existence d’une perte définitive de certaines

pièces justificatives et d’un blocage de travail) et l’inexistence d’un système d’archivage bien

défini. C’est pourquoi, il est indiqué d’apporter des améliorations au niveau de ces deux

systèmes.

2.1 Au niveau du système de classement

Toutes les écritures comptables doivent être appuyées par une pièce justificative. Les

pièces justificatives doivent être référencées de manière à pouvoir être retrouvées facilement

et reliées à chacune des écritures comptables. Pour la société IARY, des failles au niveau du

système de classement méritent d’être améliorées en mettant en place des techniques de

50

classement pures, des solutions d'organisation pour les affaires en cours et des méthodes de

gestion des documents hétérogènes.

Au sein de la société en question, les documents ne sont pas tous de même nature ni

utilisés de la même façon. Pour mettre en place des solutions vraiment efficaces, il faut donc

adapter celles-ci aux 3 grandes catégories de papiers qui se présentent comme suit :

1- Le classement des dossiers au sein de fichiers permanents comme les dossiers clients, les

dossiers fournisseurs, les dossiers du personnel, etc.

2- L’organisation des affaires en cours, sur le bureau telles : les commandes ventes et achats,

les commandes d’export, les réclamations clients, …

3- La gestion des dossiers divers et variés, par exemple : courriers, notes, mails, rapports et

études, comptes rendus de réunions, articles de presse, documentations techniques, etc.

Pour éviter la perte de documents et les trouver vite en cas de besoin, il est conseillé

de mettre ces trois catégories de documents sur des classeurs (parce que les classeurs ont des

supports pour attacher les documents), mais non dans une simple chemise. Les erreurs de

classement sont la hantise des secrétaires et de toute personne d'un service administratif. Et

cela coûte cher : Les études statistiques disent que 80% des dossiers mal classés se retrouvent

dans le 1/4 d'heure, 15% dans l'heure et 5% dans un laps de temps compris entre l'heure et la

demi-journée. Sachez cependant qu'il existe aussi un petit pourcentage de dossiers qui ne se

retrouvent jamais. Le système de classement chronologique est malin et sûr.

En bref, ce système de classement permet de voir et de sélectionner le dossier

recherché très rapidement dans le classement. Une fois qu'il est vu, il est immédiatement en

main. D’où un gain du temps.

2.2 Au niveau du système d’archivage

L’archivage englobe souvent les moyens nécessaires à l’enregistrement et à la

recherche de données. Elle signifie également transmettre des données (documents) pour

conservation aux Archives. C’est une conservation de données à long terme (plusieurs

années). Pourtant, il est à signaler que dans la société IARY, il n’y a pas de système

d’archivage bien défini, entraînant le désordre et la destruction de documents (qui sont parmi

les principales sources de problème en matière d’organisation comptable). Pour y pallier,

l’archivage doit être organisé de telle manière que la recherche et la consultation des

documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d’efficacité normales.

51

Des règles seront proposées :

Délai et formes de conservation

a. Délais : Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans. Elles sont classées

dans un ordre qui est défini dans le document décrivant les procédures et l'organisation

comptable.

b. Forme : Le code de commerce n'exige pas seulement la conservation des originaux. Le

Plan Comptable Général précise que les pièces justificatives sont établies sur papier ou sur un

support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant

les délais requis.

c. Sanctions en cas d'insuffisance de pièces justificatives : l'absence ou l'insuffisance de pièces

justificatives peut mettre en doute la valeur probante de la comptabilité et entraîner le rejet de

celle-ci. Le rejet de la comptabilité peut dans certains cas, notamment sur le plan fiscal, avoir

des conséquences très lourdes pour l'entreprise.

En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier : dossiers des

personnels, contrats et actes, etc.) doivent être conservés sous clef ou en coffre ;

Aucune destruction d’archive ne peut être effectuée sans autorisation préalable de la

Gérante ;

Le document d’autorisation de destruction est conservé au sein de la société ;

La destruction autorisée d’archives doit être effectuée dans des conditions propres à

préserver, si nécessaire la confidentialité des informations ;

Au besoin, il sera proposé d’utiliser un broyeur d’archives ou de massicoter les documents

à détruire à défaut d’incinérateur ;

Seules les archives insignifiantes peuvent être jetées à la poubelle sans précaution

particulière.

En général, la conservation des pièces justificatives comptables et des divers

documents administratifs et financiers de la société est une absolue nécessité.

52

Conclusion de chapitre

Face aux problèmes rencontrés par la société IARY en matière des documentations de

la fonction comptable, plusieurs solutions ont été avancées:

La mise en place de manuel comptable, composant des règles et des procédures liées

aux tâches « comptables » et à la comptabilisation, a été livrée. En d’autres termes, préciser

d’une manière claire et nette les tâches liées à la fonction « comptable » et énumérer les

différentes étapes à suivre à la comptabilisation dans le but d’harmoniser et alléger les tâches

du responsable. Et, pour éviter les problèmes liés à la gestion des stocks, il est proposé de

mettre en place aussi une procédure liée à la gestion des stocks.

Pour les problèmes liés au système d’archivage et de classement, nous proposons

d’implanter la technique de classement chronologique dans un classeur, mais pas dans une

simple chemise, suivant les catégories des documents. Quant à l’archivage, pour assurer la

conservation des documents, des règles ont été indiquées. Mais, qu’en est-il des solutions

pour remédier aux problèmes liés au système comptable ?

53

CHAPITRE II : LES SOLUTIONS CONCERNANT LE SYSTEME C OMPTABLE

UTILISE PAR LA SOCIETE IARY

Afin d’assurer la bonne organisation comptable au sein d’une entité donnée,

l’implantation du meilleur système comptable est absolument indispensable. En fait, il existe

plusieurs systèmes que les entreprises peuvent utiliser à savoir le système manuel (classique et

centralisateur) et le système informatisé. Actuellement, les deux premiers systèmes sont

presque dépassés, les entreprises tentent d’incorporer le système informatique, c'est-à-dire,

utiliser des logiciels pour mener à bien l’organisation comptable. Pourtant, au sein de la

société IARY, le système manuel demeure encore (système centralisateur), posant beaucoup

de problèmes quant à l’organisation comptable tels l’instabilité du système comptable utilisé

et la non informatisation du système. Pour les pallier, deux solutions seront proposées :

Suivi du principe de base du système centralisateur ;

Mise en place d’un système informatisé.

Section 1 : Suivi du principe de base du système centralisateur

Pour éviter la centralisation périodique non faîte, la difficulté de l’établissement

financier, le problème de suivi et de contrôle ainsi que le retard dans la prise de décision, il

faut mettre l’accent sur le respect du principe de base du système centralisateur, c'est-à-dire :

Respect de la comptabilité auxiliaire,

Respect de la comptabilité périodique.

1.1. Respect de la comptabilité auxiliaire

Au sein de la société IARY, quelles que soient la multitude et la diversification des

tâches du responsable financier, il faut qu’il enregistre quotidiennement les informations dans

les journaux auxiliaires puis dans les grands livres auxiliaires pour assurer la stabilité du

système comptable mis en place.

1.1.1. Enregistrement quotidien des opérations dans les journaux auxiliaires

Il est à noter que dans la société IARY, l’enregistrement des opérations journalières ne

se fait pas normalement. Ceci entraîne beaucoup d’omissions et porte atteinte aussi à la

fiabilité des informations fournies par le comptable. Pour y remédier, il est indiqué

d’enregistrer quotidiennement les opérations dans les journaux auxiliaires qui sont des

54

subdivisions du livre journal. Plus précisément, il y a un journal auxiliaire spécifique pour

chaque compte existant dans la société en question, tels le journal auxiliaire clients, journal

auxiliaire fournisseurs, journal auxiliaire banques, journal auxiliaire caisse, etc.

Par exemple, pour l’enregistrement au niveau du journal auxiliaire fournisseur. Ce

sont les achats à crédit qui sont enregistrés dans ce journal puisque les achats au comptant

sont directement comptabilisés dans le journal auxiliaire banque ou caisse. Le tableau ci-

après montre l’achat à crédit de matière première.

Tableau 2: Journal auxiliaire fournisseur

Date N° des

factures

N°

au

GLA

Libellés Echéance Comptes à débiter Comptes à créditer

4456 601 6241 40101 40102 401..

11/01

00406

12

Achat

matières

premières

6 300

35 000

10 000

51 300

Source : Auteur

1.1.2. Report des opérations enregistrées dans le grand livre

Il faut que certaines des opérations enregistrées dans les journaux auxiliaires cités

précédemment soient reportées chaque jour dans des documents appelés grands livres

auxiliaires. Effectivement, il est indispensable que la société connaisse à tout moment sa

situation, ses créances et ses dettes, vis-à-vis de chacun de tiers avec lesquels elle est en

relation d’affaires (clients, fournisseurs, banque, …), et elle ne peut, pour mettre à jour leurs

comptes, attendre que soit effectuée la centralisation périodique sur des documents généraux.

En conséquence, elle détient quotidiennement des grands livres auxiliaires regroupant les

comptes individuels ouverts au nom de chacun des tiers débiteurs ou créditeurs : grands livres

auxiliaires des fournisseurs, des clients, des banques, etc.

55

1.2. Respect de la comptabilité périodique

Le respect de la centralisation périodique permet à la société de connaître sa situation

financière, afin de faciliter le suivi et le contrôle.

La comptabilité périodique est réalisée avec une périodicité variable : une fois par

semaine, par quinzaine, ou par mois. Les opérations enregistrées en détail dans les journaux

auxiliaires sont centralisées dans le journal général de la société (dit aussi journal

centralisateur) dont la forme et la ténue sont similaires à celles du journal classique : il est

passé un article récapitulatif par journal auxiliaire.

Les écritures sont ensuite reportées (avec la même périodicité) au grand livre général,

qui regroupe l’ensemble des comptes ouverts par la société.

La division des tâches d’enregistrement, le décalage dans le temps entre les

inscriptions quotidiennes et les opérations de centralisation rend nécessaire le renforcement

des contrôles. Lors de chaque centralisation, il y a lieu en particulier de s’assurer :

que pour chaque journal auxiliaire, le total des débits du période est égal à celui des

crédits ;

qu’au journal général, l’égalité entre les totaux des débits et des crédits est bien respectée.

Le tableau ci après montre la centralisation au journal général du journal auxiliaire

fournisseurs.

Tableau 3 : Journal général

N°

débit

N°

crédit

Date Intitulés Débit Crédit

4456 11/01 TVA déductible 6 300

601 ------ Achat de matières premières 35 000

6241 ------ Transport sur achat 10 000

40101 ------ Fournisseurs étrangers 51 300

Suivant J.A. fournisseurs 51 300 51 300

Source : Auteur

D’après ce tableau, la centralisation des journaux auxiliaires au journal général permet

de faciliter le contrôle et le suivi de situation des comptes de la société. Ici, il est aisé de

connaître le crédit à payer envers les fournisseurs. Ceci contribue aussi à la facilitation de la

prise de décision.

56

En bref, la mise en place d’une comptabilité à deux niveaux permet ainsi à la fois de

pratiquer une division des tâches et de réduire au minimum grâce au caractère périodique de

la centralisation, le nombre des écritures, elle est donc de nature à faciliter les travaux

comptables.

Section 2 : Mise en place d’un système informatisé

Actuellement, nul n’ignore que le NTIC (Nouvelle Technologie de l’Information et de

la communication) est en pleine expansion et génère beaucoup d’avantages aux utilisateurs.

En fait, l’utilisation de l’informatique constitue l’un des facteurs clés de la réussite de

l’entreprise. Plus précisément, le traitement des informations ne se fait plus manuellement,

mais par un ordinateur (une machine de traitement logique et automatique de l’information)

en vue de faciliter et accélérer les tâches au sein d’une entreprise ainsi que de motiver leurs

membres. Ainsi, l’usage de l’informatique exige des compétences et/ou de connaissances

spécifiques pour éviter les gaspillages de temps et d’argent. Au sein de la société IARY, il a

été constaté que les personnels ne sont pas compétents en informatique. Ce qui explique

souvent le blocage des machines (mais, il est à noter que la maintenance de ces machines est

confiée par un service extérieur) et la non utilisation de logiciel comptable pour la

comptabilisation. De ce fait, pour éviter ces problèmes, des alternatives seront proposées :

Formation des personnels à l’usage de l’informatique,

Mise en place d’un logiciel comptable.

2.1. Formation des personnels à l’usage de l’informatique

Lorsqu’il s’agit d’utilisation de l’informatique au sein d’une entreprise, deux questions

qui se posent :

Est-ce que l’utilisateur est capable de manipuler et de maîtriser vraiment l’informatique ?

Est-ce qu’elle est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise et apporte

beaucoup d’avantages (profit) pour l’organisation ?

Au sein de la société IARY, la non maîtrise de l’outil informatique met une tache noire

en matière d’organisation comptable, voire l’organisation générale de la société. Pour que

cette dernière tire des profits à son utilisation, elle devrait tout d’abord mettre en place un plan

de formation concernant l’usage de logiciel de base, c'est-à-dire, la bureautique ainsi que

l’utilisation et la maintenance des matériels informatiques.

57

2.1.1. Formation en bureautique

Lors de l’implantation de l’informatique au sein de la société, il est indispensable que

les utilisateurs connaissent au moins l’usage des logiciels de bureautique comme le Ms

Office : Word, Excel, Power point,… en vue de :

faciliter la mise en forme des documents nécessaires au sein de l’entreprise et avec

les tiers ;

faciliter les calculs arithmétiques,

faciliter la présentation des documents de formation, de synthèse de réunion,

… .

Ainsi, dans la société IARY, il a été remarqué que beaucoup de personnels ne

maîtrisent pas bien ce logiciel. Il confie la tâche à d’autres personnes en cas de besoin. Donc,

afin d’éviter ce problème, il sera indiqué de les former.

En fait, l’existence de formation du personnel au sein de la société entraîne la

performance d’exécution des tâches du personnel et de sa motivation, puisque la maîtrise et

l’usage de l’informatique permettent de faciliter l’accomplissement des tâches.

2.1.2. Formation à l’usage et maintenance des matériels informatiques

A noter qu’au sein de la société IARY, à cause de la non-maîtrise des rouages de

l’outil informatiques (utilisation des imprimantes, maintenance des divers matériels,…), il y a

toujours des défaillances et blocages de certaines machines, portant atteinte à la fiabilité de

données de chacun et à l’accomplissement des diverses tâches (retard). Pour améliorer cette

situation, il est préférable de former les employés concernant l’utilisation et la maintenance de

ces matériels informatique dans le but de :

améliorer leurs connaissances et qualifications en matière d’informatique,

réduire leurs tâches,

éviter le retard de l’exécution des tâches,

assurer la fiabilité et la sécurité des données de chacun,

réduire les dépenses liées à la maintenance des matériels,

éviter le gaspillage de temps,

….

En fait, lorsque les membres de la société arrivent à maîtriser leurs taches, il y a

logiquement une accélération de l’exécution de ces tâches. D’où, l’accroissement des gains

(profits) dégagés par la société.

58

2.2. Mise en place d’un logiciel comptable

Une fois que le responsable est capable de maîtriser quelques rouages de

l’informatique, il n’est pas difficile de mettre en place un logiciel comptable. Il suffit de lui

guider à l’utilisation de ce logiciel. En d’autres termes, il doit prendre des connaissances

spécifiques en la matière afin qu’il l’utilise à bon escient, c'est-à-dire d’une manière plus

efficace et efficiente (minimum de charges et maximum de profits). Les logiciels comptables

sont le maillon final d’une chaîne qui commence généralement par des logiciels métiers,

commerciaux ou industriels. L’évolution des systèmes informatisés, comptables ne se ramène

pas seulement à l’acquisition d’un ensemble de matériels et logiciels. Il doit être aussi

l’occasion d’une modification en profondeur des processus de gestion de l’entreprise.

Il y a plusieurs logiciels comptables comme SAGE L100, CIEL COMPTA, etc. En

fait, leur caractéristique fondamentale est que :

Seule la première opération d'enregistrement est saisie ;

Toutes les autres opérations : report au grand livre, établissement de la balance,

établissement du bilan et du compte de résultat ; se font automatiquement, sans aucune

intervention humaine, ni risque d'erreurs, ni aucune perte de temps.

Au sein de la société IARY, la décision de mettre en place un logiciel comptable

peut avoir des origines multiples : obsolescence du système utilisé, développement de

l’entreprise, volonté d’améliorer la productivité des processus, etc.… En fait, l’application

de ce logiciel donne les avantages suivants :

Gain de temps : Le responsable a le temps de faire autres choses pour le

développement de la société parce que l’utilisation plus ou moins complète des

applications dérivées du logiciel comptable aura un impact direct sur la

productivité administrative. En d’autres termes, les travaux comme le

rapprochement bancaire, déclaration TVA, … peuvent être effectués sur ce

logiciel.

Facilité des suivies et des contrôles, il en résulte la réduction des délais

d’encaissements clients, le suivi de la trésorerie et les positions en devises,

l’obtention des indicateurs pertinents, des situations comptables rapides et fiables,

la gestion des écarts budgétaires, la réduction des coûts, la gestion des stocks,

l’optimisation du besoin en fonds de roulement, le développement de la gestion

prévisionnelle, etc.…

59

En général, ce scénario devrait conduire la société IARY à mener à bien

l’organisation comptable, voire l’organisation générale de l’entité. En d’autres termes, les

tâches effectuées par le responsable sont devenues légères puisque seule la saisie se fait de

façon manuelle, mais les autres opérations se font automatiquement. D’où, la fiabilité et la

facilitation d’établissement des états financier, en n’importe quel moment. Ensuite, les

autres opérations comme le rapprochement bancaire, la déclaration fiscale peuvent être

traités aussi dans ce logiciel entraînant un gain de temps. Enfin, le responsable a le temps de

faire autres choses pour le développement de la société.

Conclusion de chapitre

Ce chapitre a permis de livrer quelques solutions pour améliorer le système

comptable au sein de la société IARY, c'est-à-dire le suivi du principe de base du système

utilisé (centralisateur) et la mise en place d’un nouveau système (système informatisé). Il

faut bien respecter la comptabilité auxiliaire en faisant l’enregistrement quotidien des

opérations dans le journal auxiliaire et le report de cet enregistrement dans le grand livre.

Puis, il faut aussi respecter la comptabilité périodique, qui est la centralisation. Quant à la

mise en place d’un système informatisé, il est indiqué de former avant tout les personnels à

l’usage de l’informatique (formation en bureautique et formation à l’usage et maintenance

des matériels informatiques), puis mettre en place un logiciel comptable.

Après avoir présenté les différentes solutions concernant les problèmes liés au

système comptable, il est temps de donner des alternatives pour les problèmes relatifs à

l’organisation interne de la société IARY.

60

CHAPITRE III : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ORGANISAT ION INTERNE

DE LA SOCIETE IARY

Les solutions proposées précédemment ne suffisent pas à améliorer en réalité

l’organisation comptable au sein de la société IARY, s’il y a encore des problèmes en

matière d’organisation interne puisque les deux sont en interaction. Dans la société IARY,

des failles au niveau de l’organisation interne sont constatées telle l’ancienneté des matériels

de production, l’insuffisance des matériels de bureau et informatiques, le manque d’effectifs

du capital humain et l’inexistence d’une méthode d’organisation bien définie.

Pour bien cerner cette situation, plusieurs solutions sont proposées :

Investissement en ressources matérielles,

Acquisition et formation des ressources humaines,

Mise en place de méthode d’organisation bien définie

Section 1 : Investissement en ressources matérielles

Il est à rappeler qu’en matière des ressources matérielles, dans la société IARY, le

véillissement des matériels de production et l’insuffisance des matériels de bureau et

informatiques sont des sources de préjudices qui pourraient affecter considérablement son bon

fonctionnement.

Pour améliorer ces situations, les solutions suivantes sont proposées :

Acquisition de matériel de production,

Acquisitions de matériels de bureau et informatiques.

1.1 Acquisition de matériels de production

Comme dans toutes les entreprises industrielles, c’est la performance du matériel de

production qui assure leur développement. Au sein de la société IARY, il a été remarqué que

la machine de production n’est plus performante. Plus précisément, il y a toujours des pannes

de machine à cause de l’ancienneté des divers matériels qui la constituent, expliquant la baisse

de production. Afin d’améliorer cette situation il est indiqué d’acquérir de nouveaux matériels

de production plus compétitifs.

61

1.2 Acquisition de matériels de bureau et informatiques

A noter qu’au sein de la société IARY, l’insuffisance des matériels de bureau et

informatiques est le grand problème touchant l’organisation comptable. Afin de maîtriser les

différentes tâches relatives à l’organisation comptable, l’acquisition de ces matériels est

indispensable à savoir :

Les classeurs : permettant d’assurer la sécurité et la fiabilité des dossiers à classer grâce à

sa spécificité qui est l’existence des attaches dossiers.

Armoire : permettant d’arranger et conserver les classeurs. Il est indispensable pour éviter

les désordres des différents dossiers.

Ordinateur : Il est favorable que le service comptabilité ait son propre ordinateur pour

assurer la sécurité des informations comptables et éviter le temps morts à l’attente de

l’utilisation de l’ordinateur commun.

Imprimante : il faut également que le service comptabilité ait sa propre imprimante pour

faciliter l’exécution des tâches liées à la comptabilisation.

Photocopieuse

En général, la société doit utiliser les systèmes les plus récents et les plus sophistiqués

en matière de réseau. Tous les bureaux doivent être équipés d’ordinateurs et d’accès Internet.

Que ce soit pour le bon de commande ou le paiement des factures ; tous les systèmes doivent

être informatisés. Elle doit posséder aussi des équipements et matériels de bureau à l'état neuf

avec des formes ergonomiques contemporaines, périodiquement entretenus et renouvelés en

cas de défaillance.

Section 2 : Acquisition et formation des ressources humaines

Partant de l'énoncé du problème formulé dans la partie problématique, plus

précisément, les problèmes liés aux ressources humaines qui sont l’insuffisance en effectif et

le manque de politique de développement personnel, on comprendra facilement que les

ressources humaines sont très importantes en matière d’organisation comptable et

d’organisation interne de la société. Alors, il faut que ces problèmes soient résolus en

proposant des solutions adéquates qui sont le recrutement de personnels, d’une part, et la mise

en place d’une formation périodique d’autre part.

62

2.1. Recrutement des personnels

Au sein de la société IARY, l’insuffisance au niveau de l’effectif du personnel a été

remarquée. Afin d’éviter ce problème lié au manque de ressources humaines, il a été proposé

la création de postes. Cela permet d’assurer la diminution des problèmes en matière

d’organisation comptable c'est-à-dire la spécialisation du personnel, la séparation des tâches

au sein du de la société,… et favorise aussi l’accomplissement des tâches principales de

chaque personnel et leur motivation.

2.2. Formation du personnel

Par définition, la formation est un ensemble d’actions, de moyens, de méthodes et de

supports à l’aide desquels les travailleurs sont incités à améliorer leurs connaissances, leurs

comportements, leurs attitudes et leurs capacités mentales nécessaires à la fois pour atteindre

l’objectif de l’organisation et ceux qui leur sont personnels, sans oublier l’accomplissement

adéquat de leurs fonctions actuelles. La formation des employés est l’un des meilleurs moyens

de développement des ressources humaines, c’est pourquoi, la société IARY doit la mettre en

place au sein de son organisation même si elle demande des investissements.

En effet, la société, elle devrait proposer plusieurs thèmes de formation tels le

management et leadership, la finance et la comptabilité, l’informatique, le marketing et la

vente,… aux employés de la société, et qui, à leur tour, vont choisir les thèmes et les instituts

qui leur conviennent. Il est distingué deux types de formation : la formation interne qui se fait

au sein de l’entreprise, et la formation externe, qui se déroule dans les institutions

professionnelles telles que l’ISCAM, l’INSCAE,….

Section 3 : Mise en place de méthode d’organisation bien définie

Pour une entreprise, il est très important de cerner les bons choix dans l'organisation

du travail. Le principe de division du travail est l’un des fondements de cette organisation. Au

sein de la société IARY, il a été remarqué qu’il n’existe pas de méthode d’organisation bien

définie du fait que chaque responsable effectue des tâches multiples et incompatibles. Cela

explique l’existence du mal répartition des tâches, la confusion des tâches. C’est pourquoi, il

est indiqué d’apporter des solutions au niveau de méthode d’organisation à savoir la division

du travail et la coordination du travail.

63

3.1. Renforcement de la division du travail

La division du travail est au sens général, la répartition du travail, entre des individus

ou des groupes spécialisés dans des activités complémentaires. Mintzberg (1982) répartit la

division du travail en deux dimensions : la dimension horizontale et la dimension verticale.

3.1.1. Mis en accent la dimension horizontale

Elle correspond au découpage du processus technologique en tâches distinctes et

spécialisées. La mise en place de la division horizontale du travail au sein de la société peut

accroître la qualité de chaque responsable lors de l’accomplissement de son travail. En effet,

l'amélioration de l'habileté de chaque responsable accroît nécessairement la quantité des

tâches qu'ils peuvent exécuter, et la division du travail, tout en réduisant l'activité de chaque

responsable. De ce fait, il faut que chaque responsable n’assure que ses tâches liées à son

poste. Pour ce faire, il faut bien définir les tâches relatives à chaque poste pour que chacun

connaisse son travail. D’où, l’accroissement des compétences de chaque responsable (il est

strictement spécialisé à son poste).

3.2.2 Renforcement de la dimension verticale

La division verticale sera basée sur une séparation claire de la conception des tâches à

réaliser et de leur exécution. En effet, l’objet de la division verticale des tâches est la

séparation entre ceux qui conçoivent le travail, ceux qui le contrôlent et ceux qui l’exécutent.

Si elle est forte, la confusion de responsabilités et des tâches au sein d’une organisation est

évitée. C'est-à-dire que les subordonnés ne doivent pas prendre la place de leur chef et

inversement. Au sein de la société IARY, la confusion des tâches entre le responsable reste

toujours un grand problème pour mener à bien l’organisation interne. Ce qui nous amène à

proposer de procéder à une séparation bien définie des tâches. En effet, le responsable

financier ne doit assumer que les tâches d’exécution et/ou opérationnelles relatives à son

poste. Par contre, la Gérante assure le contrôle et la conception.

3.2. Implantation du mécanisme de coordination du travail

Par définition, la coordination des tâches n’est autre qu’une articulation entre les

tâches et les personnes au sein d’une organisation. En fait, il y a différents mécanismes de

64

coordination (voir annexe 3). L’entreprise peut choisir/implanter ces différents mécanismes

selon la situation et/ou le mode d’organisation qui lui conviennent. Concernant la société

IARY, il est suggéré d’incorporer la standardisation des qualifications et standardisation des

procédés.

3.2.1 Incorporation de la standardisation des qualifications

Par définition, la standardisation des qualifications est un mode de coordination qui se

fait par l’intermédiaire de la formation spécifique de celui qui exécute le travail. En effet, pour

assurer la coordination de leurs tâches, les employés doivent avoir l’habilité et les

connaissances spécifiques avant l’exécution des tâches. Au sein de la société IARY, des

failles sont relevées en ce qui concerne la qualification des différents responsables. Ils

n’arrivent pas à assurer leurs tâches normalement. Ils ont tendance à commettre beaucoup

d’erreurs. Alors, pour optimiser les profits dégagés par la société, nous proposons l’adoption

de ce mode de coordination

3.2.2 Mise en place de la standardisation des procédés

Pour la standardisation des procédés, la coordination du travail est assurée par la

fixation de normes et standards qui en guident la réalisation. Dans la société IARY, il a été

remarqué qu’il n’y a ni règle, ni procédure mentionnant les différentes étapes à suivre pour

réaliser telles ou telles tâches. Donc, la mise en place de la standardisation des procédés

pourrait la conduire à tirer beaucoup d’avantages à partir de ses différents membres.

Effectivement, puisque tous connaissent ses tâches ainsi que les règles et procédures à suivre

à sa réalisation, il est probable de minimiser les erreurs commises par leurs membres lors de

l’accomplissement du travail. De même, elle porte des conséquences favorables en matière

de suivi et de contrôle.

65

Conclusion de chapitre

Pour améliorer l’organisation interne au sein de la société IARY, plusieurs solutions

ont été proposées, à savoir l’acquisition de ressources matérielles, l’acquisition et formation

des ressources humaines et mise en place de méthode d’organisation bien définie.

Concernant l’acquisition des ressources matérielles, afin d’améliorer la performance

de la machine de production, il a été indiqué de faire un investissement de nouvelles

machines. De même, l’achat de matériels de bureau et informatiques a été proposé en vue

d’assurer l’harmonisation de l’organisation comptable et celle de l’organisation interne de la

société concernée.

Quant à l’acquisition des ressources humaines, pour combler l’insuffisance des

effectifs, la création de nouveaux postes occupant la fonction « comptable », la gestion des

ressources humaines, l’étude de marché, l’approvisionnement… a été conseillé. En plus, le

développement des qualifications du personnel a été suggéré en mettant en place des

politiques de formation.

Enfin, il a été évoqué une amélioration de la méthode d’organisation par le biais de la

mise en place de méthode d’organisation bien définie. Plus précisément, mettre en place le

principe de division de travail et le mécanisme de coordination.

A vrai dire, toutes les solutions proposées sont nécessaires pour l’amélioration de

l’organisation comptable dans la société IARY. Pourtant, des recommandations méritent

d’être prises en considération, ce qui est le principal sujet du dernier chapitre.

66

CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTEN DUS

La société IARY est touchée par divers problèmes du point de vue de l’organisation

comptable. Ces problèmes ont porté préjudices depuis quelques années, notamment dans

l’harmonisation des tâches relatives à la comptabilisation. C’est pourquoi, plusieurs solutions

sont proposées. Mais en plus, des recommandations méritent d’être prises en considération

comme la: « la création de nouveaux postes ». De ce fait, après avoir analysé et évalué ces

solutions, les résultats attendus en matière de l’organisation comptable et au sein de la société

devraient être précisés.

Section 1 Acquisition des ressources humaines

L’acquisition des ressources humaines au sein d’une entreprise nécessite une analyse

et une évaluation très pertinentes. A ce sujet, l’analyse se focalise sur des raisons essentielles

et les conditions de la nécessité de la création de nouveaux postes et des avantages y afférents.

1.1 Raisons et conditions de la nécessité de création de nouveaux postes

A cause de l’alourdissement des tâches au sein de la société IARY, le responsable

financier est doté des tâches très diverses. Plus précisément, il exerce plusieurs tâches

supplémentaires qui ne lui sont pas dévolues. Ce qui explique l’opportunité de la création de

nouveaux postes. Tout en tenant compte des facteurs suivants : l’objet de la création de poste,

la définition des missions et des tâches liées au poste, les critères de recrutement et la

formation.

1.1.1 Objet de la création de poste

En général, la diversification et l’élargissement des tâches dans la société IARY

portent atteinte à sa stabilité. En effet, en tant que responsable financier, sa principale

fonction est de gérer les ressources financières de l’entreprise. Au sein de la société en

question, ce responsable a tendance à négliger cette fonction fondamentale ; il est souvent

contraint d’effectuer d’autres tâches occasionnelles qui ne sont pas liées à son poste. Parfois,

il n’arrive pas à réaliser normalement son travail. De surcroît, il n’a pas de spécialisation, ni à

la gestion des ressources financières, ni aux autres tâches occasionnelles. D’où, une perte de

temps à l’exécution du travail et des failles concernant l’organisation comptable. C’est la

raison pour laquelle, le choix de la création de nouveaux postes s’occupant des tâches

occasionnelles, telles que les tâches d’approvisionnement (gestion des stocks), les tâches des

67

ressources humaines, les tâches de comptabilité, les tâches de « marketing ». Non seulement

la création de ces postes tendra à résoudre les impacts négatifs de l’organisation interne, mais,

elle aidera également à l’amélioration de l’organisation comptable de la société.

1.1.2 Identification des objectifs, des missions et des tâches relatives à un poste.

Après la définition de l’objet de la création de nouveaux postes, il est question de la

description des objectifs, des missions et des tâches relatives aux postes cités précédemment,

qui sont illustrés dans l’annexe 4.

Il faut également préciser les moyens et les ressources mis à disposition pour ces

quatre postes, les rémunérations, les frais pris en charge (déplacement – restauration –

hébergement).

1.1.3 Profils des postes nouvellement créés

Ils mentionnent les critères indispensables aux candidat(e)s pour les postes vacants au

sein de la société. Pour plus de précision, voir annexe 5.

1.1.4 Recrutement

L’objet du recrutement est d’élaborer des moyens permettant à la Société IARY de

recruter un candidat compétant, de procurer à la Société des ressources humaines au meilleur

coût possible, et de placer le candidat au poste qui lui convient le mieux, de façon à ce que

celui-ci utilise ses aptitudes, sa formation, son expérience, sa motivation et son tempérament

de la meilleure manière possible. Alors, il faut entreprendre les actions suivantes :

__choix de communication de l’offre : par annonce, par chasse de tête et cabinet de

recrutement, par Internet, par approche directe.

__ Système de sélection : par des entretiens, par des tests, par centre d’évaluation

« assessment center ». Pour ce poste, il est préconisé la méthode par test.

1.1.5 Formation

Juste après le recrutement, il faut passer à la formation d’un candidat sélectionné du

point de vue usage des ressources et des moyens mis à sa disposition ; sans omettre la

connaissance de la culture de la société.

A vrai dire, pour avoir un candidat satisfaisant et capable d’exécuter parfaitement ce

poste ; il faut respecter les contraintes citées ci-dessous.

68

Les critères (contraintes) dus à la création d’un poste supposent l’existence et

l’importance des coûts. Chaque critère a un coût correspondant. Mais pour confidentialité, il

n’est pas indiqué de fournir les informations y afférentes.

Mais, quels sont les avantages dus à sa création ?

1.2 Avantages dus à la création de nouveaux postes

Quelle que soit l’alternative prise en considération, les avantages obtenus par la suite

de sa mise en place, dégagent les constatations et les implications suivantes :

la diminution de l’étendue et de l’ampleur de tâche, et

la spécialisation du personnel.

1.2.1 Diminution de l’étendue et de l’ampleur de la tâche

L’étendue de la tâche mesure le nombre d’opérations nécessaires à sa réalisation,

tandis que l’ampleur de la tâche évalue le degré d’autonomie dont dispose un salarié pour

décider des opérations qu’il doit accomplir, de la manière dont il va l’effectuer, et en évaluer

les résultats. C’est un indicateur du degré de division verticale du travail : plus elle est élevée,

plus l’ampleur de tâche est réduite.

Pour le responsable financier au sein de la société IARY, grâce à l’instauration de

nouveaux postes ne s’occupant que des opérations indépendantes de la gestion des ressources

financières de l’entité, l’étendue et l’ampleur de la tâche sont très faibles. Effectivement, les

tâches de ce responsable sont actuellement très diversifiées et très variées. Il exécute des

tâches occasionnelles qui ne sont pas du tout liées à son poste. Ces dernières sont plus

nombreuses que prévues. Alors, la mise en place de nouveau poste pour exécuter ces tâches

occasionnelles peut rendre plus précises et plus simples les tâches du responsable en question.

1.2.2 Spécialisation du personnel

La création de nouveaux postes peut également conduire à l’amélioration des

compétences du responsable financier, puisqu’il se résume à gérer les ressources financières

de l’entreprise. Il devient plus spécialisé en la matière. Les autres tâches sont relatives à ces

nouveaux postes. Par conséquent, il n’existera plus des problèmes liés à l’organisation

comptable (le poste « comptable » nouvellement créé qui va l’assurer), voire l’organisation

interne.

69

En fait, tous les avantages cités ci-dessus contribuent à une amélioration de la santé de

la société IARY en termes d’organisation comptable et d’organisation interne.

D’après l’analyse et l’évaluation de la solution retenue, il existe plusieurs raisons

essentielles et conditions de la nécessité de création de nouveaux postes : l’objet de création,

la définition des objectifs, des missions et des tâches liées aux postes, les profils des postes

nouvellement créés, le recrutement et la formation, entraînant beaucoup d’avantages. Mais,

quels sont les résultats attendus par cette alternative en matière de l’organisation comptable et

au sein de la société IARY?

Section 2 Résultats attendus

La société IARY est confrontée actuellement à des nombreux problèmes du point de

vue organisation comptable. Le responsable concerné n’arrive pas à les gérer de manière

efficace et efficiente. Les problèmes se situent dans trois niveaux : le premier, au niveau de la

gestion des documentations de la fonction comptable ; le second, au niveau du système

comptable utilisé ; tandis que le troisième, au niveau de l’organisation interne. Lorsque l’on

essaie de maîtriser l’un de ces niveaux, les autres s’aggravent. De ce fait, suite à des analyses

et des études effectuées au niveau de la société, en général, quelques solutions ont été émises

pour l’améliorer. Parmi ces solutions, il a été choisi la création de nouveaux postes comme

solution optimale.

La question est de savoir ses impacts au sein de la société IARY en matière

d’organisation comptable?

2.1 Résultats attendus en matière d’organisation comptable

A part les avantages cités précédemment, l’implantation de nouveaux postes apporte

des conséquences considérables au sein de la société IARY en matière d’organisation

comptable. La création de nouveaux postes puisse-t- elle y remédier ? Alors, il sera précisé

dans le tableau récapitulatif ci-dessus.

70

Tableau 4 : Impacts de la création de nouveaux postes au niveau de l’organisation comptable

Source : Auteur.

En réalité, après la mise en place des postes, le responsable financier n’assume plus

d’autres tâches qui ne sont pas liées à son poste. Il n’y a plus d’alourdissement des tâches,

c'est-à-dire, chacun se spécialise à son poste. D’où, les problèmes au niveau de l’organisation

comptable (non maîtrise des tâches « comptables », enregistrement non à jour, perte, désordre

et destruction des documents…) peuvent être résolus. En plus, l’informatisation du système

comptable au sein de la société entraîne la fiabilité des informations comptables qui facilite le

suivi et le contrôle.

SITUATIONS ACTUELLES RESULTATS ATTENDUS

Alourdissement des tâches

-Non maîtrise des tâches « comptables »

-Retard dans l’obtention des informations

Allégement des tâches

-Maîtrise des tâches « comptables »

-Obtention des informations en temps

voulues

Absence de suivi des stocks.

-Arrêt de fabrication

-Etats financiers non fiables

Bonne gestion des stocks

-Inexistence de rupture de stocks

-Fiabilité des états financiers

Système de classement et

d’archivage non fiable.

-Perte définitive de certaines pièces

justificatives

-Blocage du travail

-Désordre et destruction des documents.

Système de classement et d’archivage

bien défini

-Pièces justificatives sécurisées

-Maîtrise de travail

-Documents bien classés et conservés

Non informatisation du système

comptable

-Enregistrement non à jour

-Méconnaissance de la situation

financière en temps voulu

-Problème de suivi et contrôle

-Retard de la prise de décision

système comptable informatisé

-Enregistrement à jour

- Obtention des états financiers de façon

automatique

-Facilité du suivi et de contrôle

-Décision prise fiable

71

2.2. Résultats attendus au sein de la société IARY

L’organisation comptable est l’un des éléments constituant l’organisation interne de la

société IARY. Plus un changement est noté au niveau de l’organisation comptable, plus il y a

logiquement des impacts au sein de la société. Les impacts de la création de nouveaux postes

dans la société IARY ne sont pas des moindres. Les résultats attendus de la mise en place de

cette solution sont très nombreux, entre autres :

les résultats attendus sur le chiffre d’affaires,

les résultats attendus sur l’image de la société,

2.2.1. Résultats attendus sur le chiffre d’affaires

Il ne s’agit pas d’affirmer que la mise en place de ces postes n’a pas d’impacts positifs

au niveau du chiffre d’affaires de la société IARY. En effet, d’après les informations énoncées

précédemment, cette solution retenue peut harmoniser cette société. Plus les ressources

(matérielles, humaines, informationnelles,…) sont bien exploitées, plus les profits dégagés par

l’entreprise augmentent. D’où, l’augmentation du chiffre d’affaires également.

Dans notre cas d’espèce, il n’est pas aisé de chiffrer les impacts sur le chiffre

d’affaires de la société. En fait, étant donné que chaque responsable s’est bien spécialisé à son

poste, le problème lié à l’organisation (comptable et interne) n’est plus menaçant. L’objectif

est : « d’accroître au moins jusqu’à plus de 50% le chiffre d’affaires de la société à la fin de

l’année 2009 ».

Figure 4 : Estimation de chiffre d’affaires vers la fin de l’année 2009

ESTIMATION DES VENTES AU 31-12-09

2006 2007 2008 2009

112 604 431

131 566 382

100 568 954

150 853 431

0

20000000

40000000

60000000

80000000

100000000

120000000

140000000

160000000

1 2 3 4

ANNEE

CH

IFFR

E D

'AFFAIR

ES

ANNEE

CHIFFRE D'AFFAIRE

Source : Société IARY

72

2.2.2 Résultats attendus sur l’image de la société.

En réalité, la création des nouveaux postes au sein de la société IARY a une

conséquence favorable sur son image envers les tiers (clients, fournisseurs, banques,

administration fiscale). En effet, grâce à la mise en place de ces nouveaux postes, les

personnels deviennent plus performants, plus spécialisés et plus motivés. Par conséquent, les

contraintes liées à la réalisation de leurs tâches diminuent. Ce qui permet d’optimiser les

profits dégagés par la société en surpassant les objectifs à atteindre.

Ainsi, dû à la fiabilité des états financiers, les problèmes relatifs aux relations avec les

tiers ne s’aggravent pas. En d’autres termes, il n’a plus de litige entre la société et les

banques, les fournisseurs, les administrations fiscales, …. Ce qui amène à la bonne image de

la société.

De même, grâce à l’acquisition de nouveaux postes s’occupant de

l’approvisionnement, les problèmes liés à la gestion de stocks sont résolus, par exemple, il n’y

a plus d’arrêt de fabrication. D’où, l’augmentation de la production, ce qui entraîne, à son

tour, la satisfaction des besoins de la clientèle. Par conséquent, à cause de la qualité de service

qu’il propose, le phénomène de bouche à l’oreille passe, c'est-à-dire rehausser l’image de la

société.

Conclusion de chapitre

Dans ce chapitre, une recommandation générale a été précisée pour améliorer

l’organisation comptable au sein de la société IARY. C’est la création de nouveaux postes

pour assurer les tâches qui ne sont pas liées à la gestion des ressources financières tels les

postes « Approvisionnement », « Gestion des ressources humaines », « Comptabilité » et

« Marketing ». Le premier assure les tâches relatives à la gestion des stocks, le second se

charge de l’acquisition, l’évaluation et la valorisation des personnels, le troisième s’occupe

les tâches liées à la comptabilité, et le dernier assure quant à lui, l’étude de marché et la

relation avec le public (publicité et promotion)…. Cependant, cette recommandation nécessite

beaucoup de conditions/critères pour qu’elle soit applicable : l’objet de création, la définition

des objectifs, des missions et des tâches liées aux postes, les profils des postes nouvellement

créés, le recrutement et la formation.

La diminution de l’étendue et de l’ampleur des tâches, ainsi que la spécialisation du

personnel sont des avantages dus à la création de nouveaux postes.

En matière d’organisation comptable, elle contribue à la maîtrise des tâches

comptables, la maîtrise du système comptable informatisé, la sécurisation des pièces

73

justificatives, à la bonne gestion/suivi des stocks, ainsi qu’à l’automatisation des traitements

des informations comptables. Elle a aussi des portées considérables au sein de la société

IARY, telles l’amélioration de l’image de la société et l’optimisation des ventes.

CONCLUSION PARTIELLE

Cette partie a permis de proposer quelques solutions possibles et de préciser une

solution retenue en matière d’amélioration d’organisation comptable.

De ce fait, il a été proposé des solutions telles que la mise en place d’un manuel de

procédures qui facilite l’exécution des tâches du responsable et empêche l’arrêt de la

fabrication (procédure de gestion des stocks), l’amélioration du système de classement et

d’archivage, qui diminue la perte de documents comptables, la mise en place du système

informatisé, entrainant un gain de temps et facilité des suivis et contrôles en temps voulus,

l’acquisition de nouvelles machines et des personnels qui amènent respectivement à

l’augmentation du chiffres d’affaires et l’allégement des taches du responsable financier, la

mise en place de méthode de formation pour motiver les personnels, le renforcement de la

division du travail en adoptant les méthodes de la dimension verticale et horizontale, ainsi que

l’implantation du mécanisme de coordination en utilisant la coordination de qualification ou

la coordination de standardisation des procédés pour la spécialisation et la motivation des

personnels au sein de la société IARY.

Ainsi, parmi ces solutions, il est retenu uniquement la création de nouveaux postes

(Approvisionnement-Gestion des Ressources Humaines-Comptabilité-Marketing) assurant

l’exécution de toutes les tâches qui ne sont pas liées au poste financier.

Une analyse et une évaluation de la solution appropriée sont effectuées en dégageant les

critères nécessaires à la création d nouveaux postes : l’objet de la création, la définition des

missions et des tâches liées à un poste, le recrutement et la formation d’un candidat à l’usage

des ressources et des moyens mis à la disposition sans omettre d’identifier les avantages dus à

la création de ces postes, à savoir : la diminution des tâches, la spécialisation du personnel et

l’accroissement des performances des personnels.

Cette solution génère des conséquences positives sur l’organisation comptable, c’est-à-

dire, les tâches comptables sont assurées par un personnel compétent à la comptabilité. Donc,

les informations comptables sont devenues fiables grâce à l’utilisation du système

informatique (utilisation d’un logiciel).

Au niveau de la société IARY, elle peut améliorer son image envers les tiers, d’une

part et accroitre le chiffre d’affaires d’autre part.

74

CONCLUSION GENERALE

La société IARY fut créée le 19 Août 1977 par trois associés qui avaient un capital de

500 000 Fmg. Le 30 Juin 1992, par décision de l’Assemblée générale extraordinaire des

associés de la société IARY, ce capital a été augmenté à 15 000 000 de Francs par

incorporation de réserves facultatives avec création de 3 000 parts nouvelles .Il est donc fixé à

la somme de 15 500 000Francs, divisés en 3 100 parts sociales entièrement libérées et

attribuées en représentation de leurs apports respectifs. C’est une société à responsabilité

limitée, qui a pour objet la fabrication et la vente de tous produits d’hygiène et paramédicaux

(serviettes hygiéniques, couches hygiéniques et compresses medica). A noter que, c’est la

société IARY uniquement qui offre ces produits depuis sa création, mais face à la

mondialisation, sa clientèle est attirée par des produits importés. Ainsi, elle a eu beaucoup de

problèmes sur le plan financier (diminution du chiffre d’affaires) comme le non moyen de

recrutement des personnels (c’est le responsable financier qui assure les tâches comptables).

En effet, l’étude est axée sur l’organisation comptable. Un rappel sur la théorie

générale de l’organisation comptable est indispensable pour mener à bien l’analyse, à savoir :

sa définition et ses caractéristiques (documentation de la fonction comptable et système

comptable). Vu sous cet angle, même si le Responsable financier a essayé de bien organiser

toutes les tâches, il existe encore des failles. Premièrement, des lacunes dans la documentation

de la fonction comptable (inexistence du manuel de procédure en matière de comptabilité).

Deuxièmement, les problèmes relatifs au système comptable utilisé (enregistrement non à

jour, non fiabilité des états financiers). Troisièmement, les problèmes liés à l’organisation

interne (manque des ressources matérielles et humaines, inexistence de méthode de travail en

matière d’organisation générale) provoquant l’alourdissement des tâches au niveau du

responsable financier, la non-fiabilité des informations comptables, la confusion des tâches

ainsi qu’à la diminution du chiffre d’affaires.

Dans le but de résoudre ces problèmes, il est opportun de faire une proposition

d’amélioration de l’organisation comptable de la société IARY. Différentes propositions sont

possibles à divers points de vue :

En améliorant les lacunes dans la documentation de la fonction comptable, la mise en

place d’un manuel de procédure comptable est indispensable dans le but de définir les tâches

comptables, procédure comptable, la procédure de gestion de stocks ainsi que le système de

classement et d’archivage, dans le but de guider les personnels dans l’accomplissement de ses

tâches.

75

Quant au système comptable utilisé par la société, il faudrait mettre en place un

système informatisé en utilisant un logiciel comptable, c'est-à-dire améliorer les informations

comptables pour que la décision prise soit fiable.

L’acquisition de nouveaux matériels, la création de nouveaux postes et l’implantation

de la méthode de division de travail (dimension horizontale et verticale), et le mécanisme de

coordination (standardisation des qualifications et des procédés) sont tous des moyens pour

améliorer l’organisation comptable en vigueur.

Toutes ces solutions contribuent à l’amélioration de l’organisation comptable au sein

de la société IARY. Pourtant, la création de nouveaux postes est considérée comme une

solution adéquate puisqu’elle participe à une amélioration de l’organisation comptable

(diminution des tâches du responsable financier, spécialisation du personnel, accroissement

des performances des informations comptables). Au niveau de la société IARY, elle peut

optimiser l’accroissement du chiffre d’affaires.

Enfin, notre passage au sein de la société IARY, nous a permis d’augmenter nos

connaissances pratiques et la question est de savoir si les suggestions émises seront tenues en

compte par l’entité en vue d’améliorer la situation existante.

viii

BIBLIOGRAPHIE

- CAUSIN, E., Droit comptable des entreprises, Bruxelles, Larcier, 2002.

- CHARPENTIER P., Organisation et gestion de l’entreprise, Edition Nathan, 1997.

- "Comptable 2000 : Les textes de base du droit comptable", Les Éditions Raouf Yaïch

- Décret N° 2004-272 du 18 février 2004 portant sur le Plan comptable général 2005

cohérent avec les normes comptables internationales (IAS/IFRS).

- MARY J. H., Organization Theory. Modern Symbolic and Postmodern Perspectives,

1997.

- Statuts de la société IARY, Août 1977.

ix

LISTE DES ANNEXES Annexe 1 : Questionnaire concernant la Société

Annexe 2 : Proposition des procédures lies à la gestion de stocks au sein de la Société IARY.

Annexe 3 : Différents mécanismes de coordination

Annexe 4 : Description des objectifs, missions, et des tâches relatives aux postes

nouvellement crées

Annexe 5 : Profils pour les nouveaux postes

x

ANNEXE1 : QUESTIONNAIRE CONCERNANT LA SOCIETE

Source : Auteur

xi

ANNEXE1 (suite)

Source : Auteur

xii

ANNEXE 2 : PROPOSITION DES PROCEDURES LIEES A LA GESTION DES STOCKS AU

SEIN DE LA SOCIETE IARY

LES DIFFERENTES

ETAPES A SUIVRE

OBSERVATION

ETAPE 1 :

Préciser la date et

heures de l’inventaire

- utiliser un inventaire permanent afin de savoir l’état et la valeur

des stocks en temps réel,

- faire l’inventaire à une date antérieure de deux ou trois mois

maximum,

- fixer les heures de début et de fin des opérations de façon à prévoir

la disponibilité du responsable pendant cette période.

ETAPE 2 :

Préparer des lieux de

stockage

- délimiter les aires de stockage pour éviter les omissions et les

double-emplois.

- ranger au préalable les articles et leur regrouper par référence.

- A ce stade, il faudra identifier et ranger séparément les stocks qui

n’appartiennent pas à la société (dépôt, consignation, réparation,

sous-traitance).

- demander aux tiers de confirmer l’état des stocks appartenant à la

société et un dépôt chez eux.

- définir clairement les unités de comptage afin d’éviter des erreurs.

ETAPE 3 :

Désigner le personnel

chargé de

l’inventaire

Il est chargé de contrôler les résultats, de coordonner et centraliser les

informations. Il est nécessaire que ce responsable soit totalement

disponible pendant toute la durée de l’inventaire pour s’assurer que les

comptages se déroulent selon les instructions prévues et afin de pouvoir

résoudre rapidement les problèmes qui pourraient survenir et pour

lesquels une solution n’a pas été prévue.

xiii

ANNEXE 2 : PROPOSITION DES PROCEDURES LIEES A LA GESTION DES STOCKS AU

SEIN DE LA SOCIETE IARY (suite)

ETAPE 4 :

Faire le

dénombrement et

saisie de l’inventaire

Le responsable sera muni des feuilles d’inventaire. Les comptages seront

immédiatement inscrits sur les feuilles qui doivent être remises au

contrôle aussitôt qu’elles sont complétées : il est recommandé d’effectuer

le comptage de manière rationnelle en partant d’un bout du magasin pour

terminer à l’autre. De même, il doit s’effectuer de façon systématique

dans chaque zone et tous les articles comptés doivent être identifiés par

un marquage approprié : autocollant, feutre, craie,….

Il est nécessaire de contrôler l’exactitude des comptages et informations

figurant sur les feuilles d’inventaires.

ETAPE 5 :

Passer à la

centralisation et le

suivi des quantités

Les feuilles d’inventaires doivent être regroupées rapidement sans

attendre la fin de l’inventaire dans le but :

• de vérifier qu’elles comportent toutes les mentions nécessaires,

• de procéder, le cas échéant, à leur comparaison avec l’inventaire

permanent. Les instructions doivent prévoir le niveau de l’écart

acceptable qui conduira à un ajustement de l’inventaire permanent

sans recherche complémentaire. Lorsque l’écart dépasse cette

limite, il est nécessaire d’effectuer une recherche pour en

déterminer des causes et éventuellement les erreurs de comptage.

ETAPE 6 :

Préciser la méthode

de valorisation des

stocks

Lors de l’inventaire, pour comptabiliser correctement les stocks, il faut

leur attribuer une valeur.

Utiliser la méthode :

Méthode de coût moyen pondéré (CUMP) : cette méthode suppose

que les articles soient interchangeables et qu’aucun lot particulier

de marchandises ne soit identifiable dans les stocks. Ainsi, les

articles en magasin sont valorisés au moyen d’un coût unitaire

moyen pondéré par les quantités achetées à chaque prix:

CUMP = Total des coûts des unités destinées à la vente / unités

destinées à la vente

Valeur de stock = Stock final X CUMP

Source : Auteur

xiv

ANNEXE 3 : DIFFERENTS MECANISMES DE COORDINATION

Mécanismes de coordination Signification

L’ajustement mutuel Les individus coordonnent leur travail en se

communiquant de façon informelle les uns

avec les autres.

La supervision directe Une personne (en général un cadre) donne

des ordres spécifiques aux autres et de cette

manière coordonne leur travail.

La standardisation des procédés La coordination du travail est assurée par

l’imposition, généralement par la

technostructure, de normes et standards qui

en guident la réalisation.

La standardisation des résultats La coordination du travail se fait par la mise

en place, généralement par la

technostructure, de mesures d’évaluation de

la performance standardisée ou de

spécification précises de la production.

La standardisation des qualifications La coordination du travail est alors assurée

par l’acquisition par les employés d’habiletés

et de connaissances spécifiques, acquises

généralement avant qu’ils ne commencent le

travail.

La standardisation des normes C’est un système de croyances et de valeurs

auquel les membres adhèrent et qui est sous-

jacent à des modes d’agir et de pensées

valorisés par l’organisation.

Source : MINTZBERG H., Structure et dynamique des organisations, les éditions

d’organisation, 1982

xv

ANNEXE 4 : DESCRIPTION DES OBJECTIFS, DES MISSIONS ET DES TACHES RELATIVES AUX POSTES NOUVELLEMENT CREES

POSTES APPROVISIONNEMENT

OBJECTIFS - Contribuer à l’augmentation de chiffre d’affaires de la

société ;

- Contribuer à la gestion optimale des stocks.

MISSIONS - Assurer la gestion et suivi de stocks en évitant sa

rupture ;

- S’assurer de la manutention pour les matières unitaires

et encombrantes.

- S’assurer du respect des règles de sécurité et d’hygiène à

l’intérieur et à l’extérieur du magasin (aires de stockage

extérieures).

TACHES A EFFECTUER - Gère des stocks de la société;

- prépare l’inventaire permanent ;

- Prépare l’inventaire (stocks) de la fin de l’année (avant

le 31-12-N) ;

- Liste les besoins en matériels consommables ;

- Etablit des rapports périodiques des activités au Gérante

POSTES GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

OBJECTIFS - Contribuer à l’augmentation de chiffre d’affaires de la

société ;

- Contribuer à identifier, analyser, évaluer et prévoir les

besoins en effectif des personnels au sein de la société.

MISSIONS - Assurer l’acquisition (recrutement) des personnels

- Assurer l’évaluation (appréciation en fonction des

objectifs, rémunération, gestion de chacun dans sa

différence) des personnels;

- Assurer la valorisation (développement) des personnels.

xvi

TACHES A EFFECTUER - Prépare le recrutement ;

- Recrute les personnels exigés par la société;

- Met en place un plan de formation ;

POSTES COMTABILITE

OBJECTIFS - Contribuer à l’augmentation de chiffre d’affaires de la

société ;

- Contribuer à traiter les documents de la société en vue

d’élaborer des documents de gestion (bilan, compte de

résultat, …)

MISSIONS - Assurer l’enregistrement de toutes les opérations qui se

passent au sein de la société ;

- Faire l’inventaire, établir les états financiers,….

TACHES A EFFECTUER - Enregistre les faits au sein de la société

quotidiennement ;

- Etablit les états financiers ;

- Fait la déclaration fiscale ;

POSTE MARKETING

OBJECTIFS - Contribuer à l’augmentation de chiffre d’affaires de la

société ;

- Participer à la définition de la politique marketing et la

stratégie à mettre en place

MISSIONS - Analyser la concurrence et le potentiel des différents

circuits de distribution ;

- Mettre en place le marketing mix défini ;

- Etablir les plans marketing et toutes les actions

nécessaires à court terme;

TACHES A EFFECTUER • Etablit la politique de communication (publicité,

promotion);

• Réalise de la veille technologique ;

Source : Auteur

xvii

ANNEXE 5 : PROFILS POUR LES NOUVEAUX POSTES

POSTES PROFILS

COMPTABILITE

Minimum titulaire d’une licence ou d’un

diplôme équivalent (Domaine Gestion, Finances

et comptabilité) ;

Au moins 3 années de l’expérience en matière

de comptabilités ;

Maîtrise de logiciels comptables et de logiciels

bureautiques (Word, Excel, Access)

Maîtrise du français et bonne connaissance en

Anglais.

APPROVISIONNEMENT

GESTION DE STOCKS

Diplôme d’Études Supérieures en Logistique

(Bacc +2) ou Diplôme équivalent

2 années d’expérience dans un poste similaire

Maîtrise de Microsoft Office et Internet

Français et Anglais courant (lu, écrit, parlé)

Honnêteté

Aisance relationnelle

Sens de la communication et de la logique

Dynamisme et Pro activité

RESSOURES HUMAINES Diplôme universitaire en Gestion ou titre

équivalent.

Expérience minimum de 5 ans dans un service

de la gestion des ressources humaines.

Français et Anglais courant (lu, écrit, parlé)

Discipliné et méthodique.

Sens de la communication et du dialogue.

Honnête et intègre.

xviii

ANNEXE 5 (suite) : PROFILS POUR LES NOUVEAUX POSTES

Source : Auteur

POSTES PROFILS

MARKETING

Minimum titulaire d’une Maîtrise ou d’un

diplôme équivalent (Domaine commerce,

marketing, communication) ;

Au moins 3 années de l’expérience en matière

de marketing;

Maîtrise du français et bonne connaissance en

Anglais.

Sens des responsabilités.

Esprit de synthèse et d’analyse.

xix

TABLE DES MATIERES AVANT PROPOS ............................................................................................................ i

REMERCIEMENTS ....................................................................................................... ii

SOMMAIRE ................................................................................................................... iii

LISTE DES TABLEAUX .............................................................................................. v

LISTE DES FIGURES ................................................................................................... vi

LISTE DES ABREVIATIONS ................................................................................... vii

INTRODUCTION GENERALE ................................................................................... 1

PARTIE I : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE IARY ...... ............................... 4

Section 1-Historique et situation juridique ................................................................... 4

1.1Historique ......................................................................................................... 4

1.2. Situation juridique de la société ..................................................................... 5

Section 2- Activités et structure organisationnelle ....................................................... 5

2.1. Activité de la société ...................................................................................... 5

2.2. Structure organisationnelle ............................................................................. 6

2.2.1. Organigramme de la société IARY .................................................. 7

2.2.2. Attributions et rôles de chaque responsable ..................................... 7

CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR L’ORGANISATION

COMPTABLE ............................................................................................................... 10

Section 1.Définitions ...................................................................................................... 10

1.1 Comptabilité générale .................................................................................... 10

1.2 Organisation comptable ................................................................................. 11

Section 2.Caractéristiques de l’organisation comptable ............................................ 11

2.1. Documentations de la fonction comptable ................................................... 11

2.1.1. Manuel comptable de l'entreprise .................................................. 12

2.1.2. Document décrivant l'organisation comptable............................... 12

2.1.3. Document décrivant les supports comptables ................................ 12

2.1. 4. Manuel des opérations comptabilisées en devises ........................ 13

2.2. Système comptable ....................................................................................... 13

2.2.1. Système classique .......................................................................... 13

2.2.2. Système centralisateur ................................................................... 14

xx

2.2.3. Systèmes informatiques ................................................................. 15

Section 3 : Liaison entre l’organisation comptable et l’organisation interne .......... 16

3.1 Gestion des ressources de l’entreprise ........................................................... 17

3.2 Méthode de l’organisation ............................................................................. 17

3.2.1 Division de travail ........................................................................... 17

3.2.2 Mécanismes de coordination ......................................................... 18

CHAPITRE III ORGANISATION COMPTABLE ACTUELLE AU SEI N DE LA

SOCIETE IARY ........................................................................................................... 20

Section 1 Documentations de la fonction comptable .................................................. 20

Section 2 Système comptable au sein de la Société IARY ........................................ 21

2.1 Comptabilité auxiliaire .................................................................................. 21

2.2 Comptabilité générale ou centralisée ........................................................... 22

PARTIE II : PROBLEMATIQUES

CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AUX DOCUMENTATIONS

COMPTABLES ............................................................................................................. 26

Section1 : Inexistence du manuel de procédure comptable ....................................... 26

1.1. Alourdissement des tâches du responsable financier ................................... 26

1.1.1Non-maîtrise des tâches « comptable » .......................................... 27

1.1.2 Retard dans l’obtention des informations ....................................... 27

1.2 Défaillance au niveau de suivi de stocks ...................................................... 28

Section2 : Non-fiabilité du système de classement et d’archivage ........................... 28

2.1. Système de classement non fiable ................................................................ 28

2.1.1 Perte définitive de certaines pièces justificatives ........................... 29

2.1.2 Blocage du travail ........................................................................... 29

2.2. Inexistence de système d’archivage bien défini .......................................... 29

CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU SYSTEME COMPTABLE U TILISE

PAR LA SOCIETE IARY ............................................................................................ 31

Section1 : Instabilité du système comptable utilisé par la société IARY ................ 31

1.1Non-respect du principe de système centralisateur ........................................ 31

1.1.1Centralisation périodique non faite ................................................. 32

1.1.2 Difficulté à l’établissement des états financiers ............................. 32

xxi

1.2 Méconnaissance de la situation financière en temps voulu ........................... 32

1.2.1 Problème de suivi et de contrôle ................................................. 33

1.2.2 Retard de la prise de décision ..................................................... 33

Section 2 : Non informatisation du système comptable ............................................. 34

2.1. Défaillances au niveau de l’enregistrement...................................... 34

2.2. Anomalies au niveau des états financiers ......................................... 35

CHAPITRE III. PROBLEMES LIES À L’ORGANISATION INTE RNE ............ 37

Section 1. Problèmes liés aux ressources de l’entreprise .......................................... 37

1.1Problèmes liés aux ressources matérielles ...................................................... 37

1.1.1 Ancienneté de l’usine de production ............................................ 37

1.1.2 Manque de matériels de bureau et informatiques ......................... 38

1.2 Problèmes liés aux ressources humaines ....................................................... 39

1.2.1 Insuffisance en effectifs du personnel……………………………..39

1.2.2 Manque de politique de développement du personnel…………….40

Section 2: Structure organisationnelle mal définie……………………….………….40

2.1. Organigramme imprécis………………………………………………….…40

2.1.1 Non satisfaction de la clientèle…………………………………….41

2.1.2 Confusion des tâches………………………………………………42

2.2 Méthode d’organisation mal déterminée…………………………………….42

PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS RETENUES

CHAPITRE I : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ABSENCE DE

DOCUMENTATIONS COMPTABLES……………………………………………..46

Section 1 : Mise en place du manuel de procédure comptable………………………46

1.1 Etablissement de procédure comptable………………………………………46

1.1.1 Procédure liée aux tâches « comptable »…………………………..46

1.1.2 Procédure liée à la comptabilisation………………………………..47

1.2 Procédure correspondant à la gestion et au suivi des stocks………………...49

Section 2 Amélioration du système de classement et d’archivage……………….…..49

2.1 Au niveau du système de classement………………………………………...49

2.2 Au niveau du système d’archivage……………………………………….….50

xxii

CHAPITRE II : LES SOLUTIONS CONCERNANT LE SYSTEME C OMPTABLE

UTILISE PAR LA SOCIETE IARY……………………………………… …………53

Section 1 : Suivi du principe de base du système centralisateur…………………….53

1.1 Respect de la comptabilité auxiliaire………………………………………...53

1.1.1 Enregistrement quotidien des opérations dans les journaux

auxiliaires………………………………………………………….53

1.1.2 Report des opérations enregistrées dans le grand livre…………..54

1.2 Respect de la comptabilité périodique……………………………………...55

Section 2 : Mise en place un système informatisé…………………………………….56

2.1. Formation des personnels à l’usage de l’informatique……………………...56

2.1.1. Formation en bureautique…………………………………………57

2.1.2. Formation à l’usage et maintenance des matériels

informatiques….....................................................................................................57

2.2. Mise en place d’un logiciel comptable……………………………………...58

CHAPITRE III : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ORGANISAT ION INTERNE

DE LA SOCIETE IARY ............................................................................................... 60

Section 1 : Investissement en ressources matérielles………………………………...60

1.1 Acquisition de matériels de production………………………………..…..60

1.2 Acquisition de matériels de bureau et informatiques……………………....61

Section 2 : Acquisition et formation des ressources humaines……………...………61

2.1. Recrutement des personnels..……………………………………………….62

2.2. Formation du personnel………………………………………………….…62

Section 3 : Mise en place de méthode d’organisation bien définie………………….62

3.1. Renforcement de la division du travail……………………………………...63

3.1.1. Mis en accent sur la dimension horizontale…………………….…63

3.1.2. Renforcement de la dimension verticale………………….……….63

3.2. Implantation du mécanisme de coordination du travail……………….…….63

3.2.1 Incorporation de la standardisation des qualifications………….….64

3.2.2 Mise en place de la standardisation des procédés…………………64

CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTEN DUS……66

Section 1. Acquisition des ressources humaines……………………………………...66

1.1 Raisons et conditions de la nécessité de création de nouveaux postes……...66

xxiii

1.1.1 Objet de la création de poste…………………………………… 67

1.1.2 Identification des objectifs, des missions et des tâches relatives

à un poste…………………………………………………………… 67

1.1.3 Profils des postes nouvellement créés……………………………67

1.1.4 Recrutement…………………………………………………… .67

1.1.5 Formation…………………………………………………………68

1.2 Avantages dus à la création de nouveaux postes………………………… 68

1.2.1 Diminution de l’étendue et de l’ampleur de la tâche…………………… 68

1.2.2 Spécialisation du personnel……………………………………… 69

Section 2 Résultats attendus…………………………………………………………..69

2.1 Résultats attendus en matière d’organisation comptable………………… 70

2.2. Résultats attendus au sein de la société IARY…………………………… .71

2.2.1. Résultats attendus sur le chiffre d’affaires .................................... 71

2.2.2 Résultats attendus sur l’image de la société ................................... 72

CONCLUSION GENERALE ...................................................................................... 74

BIBLIOGRAPHIE ....................................................................................................... viii

ANNEXES ....................................................................................................................... ix

TABLE DES MATIERES ........................................................................................... xix