Projectplan Koploperproject Duurzaam Ondernemen

Samen werken aan duurzaam ondernemen.

Lokale koplopers als inspirerend voorbeeld voor andere lokale ondernemers, het peloton.

December 2011, afd. Ruimte, Milieu; J. Gropstra, A. Lukkes

Projectnaam : Koploperproject Duurzaam Ondernemen

Opdrachtgever : Gemeente Ooststellingwerf

Projectleider : J. Gropstra/A. Lukkes, afd. Ruimte

Datum : december 2011

Goedgekeurd d.d. : …

Betrokken afdelingen : Afd. Ruimte

Start project : januari 2012

Doorlooptijd : 2 jaar actief, met uitloop naar 4 jaar.

1. Inleiding De toekomst van de Gemeente Ooststellingwerf staat in het teken van een duurzame ontwikkeling en een duurzame samenleving. In het Milieubeleidsplan Ooststellingwerf 2010 – 2016 heeft de gemeente deze doelstelling uitgewerkt, met als doel een duurzaam Ooststellingwerf in 2030 door besparing op de CO2 uitstoot.

De focus bij de uitvoering van het MBP ligt op de thema’s energie, duurzame leefomgeving en samenwerking. Voor het thema samenwerking is een Plan van Aanpak DOZO opgesteld. De doelstelling van het project DOZO is om de bewustwording over duurzaamheid te vergroten, door een aantal projecten te ontwikkelen en uit te voeren. Een belangrijk uitgangspunt is dat er samenwerking is met verschillende partijen en dat gekozen wordt voor een integrale aanpak. Eén van de projecten is het Koploperproject Duurzaam Ondernemen voor Ondernemers. Hierin is sprake van samenwerking tussen de gemeente en een aantal ondernemers, en tussen ondernemers onderling. In dit projectplan wordt het Koploperproject Duurzaam Ondernemen nader toegelicht.

2. Aanleiding De gemeente is actief om samen met diverse doelgroepen te werken aan duurzaamheid. Een belangrijke doelgroep zijn de bedrijven, zowel de grotere eenheden als het Midden en KleinBedrijf. In de gemeente Ooststellingwerf bestaan relatief veel MKB-ers en daarom is deze groep in beeld om actief mee samen te werken op het gebied van duurzaam ondernemen. Duurzaam ofwel maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) wordt bij steeds meer bedrijven en organisaties gezien als een voorwaarde voor het voortbestaan van de onderneming, zeker op de langere termijn. De meeste grote bedrijven hebben MVO op de een of andere manier opgenomen in hun beleid, alhoewel de mate waarin en de kwaliteit waarmee dit ook concreet wordt geïmplementeerd, nog sterk varieert. Grote bedrijven hebben vaak zelf middelen voorhanden, zoals het aanstellen van een speciale MVO-coördinator. Voor het MKB is dat vaak lastiger. Veel MKB-ers zien de noodzaak van MVO wel in, maar weten niet zo goed hoe ze hier concreet handen en voeten aan moeten geven. Vaak hebben ze ook niet de tijd en de middelen om hier zelfstandig mee aan de slag te gaan. Toch is het zaak dat ook het MKB verduurzaamt. Dat is ook goed voor de regionale economie. En, 99% van de bedrijven in Nederland valt onder het MKB! Het gaat dus om een heel grote groep bedrijven. Hieronder wordt het Koploperproject en de aanpak beschreven.

3. Project omschrijving ; De koploper en het peloton

Adviesbureau DGMR heeft voor het MKB het Koploperproject duurzaam ondernemen ontwikkeld. In dit project werken lokale MKB-bedrijven binnen een gemeente, bedrijventerrein of regio met elkaar samen aan het concreet maken van duurzaam ondernemen. Met het koploperproject worden door de gemeente een aantal MKB-bedrijven uit Ooststellingwerf benaderd om actief deel te nemen om de duurzaamheid in het eigen bedrijf te inventariseren en daar een eigen aanpak voor op te stellen. De deelnemers hoeven bij aanvang van het proces niet een duurzame koploper te zijn, want het gaat juist om het bewustwordingsproces wat door dit traject gaat ontstaan. Voor het creëren van draagvlak is het van belang dat de gemeente zelf als gelijkwaardig partner meedoet in het project. Daarmee verkrijgt de gemeente inzicht in de duurzaamheid van haar eigen bedrijfsvoering en dienstverlening. En naar de andere Koplopers toe geeft ze hiermee het goede voorbeeld. In andere gemeenten is de ervaring dat dit erg positief werkt. Het primaat voor de projectdeelname ligt bij de afdeling Ruimte. De groep Koplopers wordt doorgelicht en gaat, samen met de gemeente, aan de slag met praktische verbeteringen. De bedrijven worden geholpen door het aanbieden van een adviestraject met een duurzaamheidscan en bij het opstellen van een actieplan. Zij laten zien dat duurzaam ondernemen inspirerend is en concrete voordelen oplevert en stimuleren daarmee ook weer andere ondernemers in de gemeente of regio. Lokale voorbeelden, van bedrijven die mensen kennen, werken het best! Doordat er rondom het Koploperproject de nodige PR wordt gegenereerd, kunnen de Koplopers zich ook als zodanig profileren. Tegelijkertijd verplicht dit ook om er serieus werk van te maken. Het mes snijdt daarmee aan twee kanten.

Inmiddels voert DGMR dergelijke Koploperprojecten uit in een achttal gemeenten. En met veel succes. Zowel de gemeenten als de bedrijven zijn zeer enthousiast. In de drie gemeenten waar een eerste project inmiddels is afgerond, wordt dan ook een tweede ronde met een nieuwe groep ondernemers gestart. Diverse andere gemeenten hebben reeds aangegeven ook een Koploperproject te willen starten. Samen met de provincie Fryslân wordt inmiddels gebouwd aan een netwerk van Koplopers, gericht op verbinding, samenwerking en synergie. De deelnemers aan de eerder uitgevoerde Koploperprojecten noemen onder andere de volgende resultaten:

• helder inzicht in wat MVO nu precies voor de eigen organisatie betekent

• een praktisch plan van aanpak

• beter kunnen communiceren over MVO

• nieuwe klanten en partnerships

• energie- en kostenbesparing

• andere kostenbesparende milieumaatregelen

• betrokken en enthousiaste medewerkers

• een goed gevoel Doelen gemeente Ooststellingwerf Het Koploperproject richt zich op: o Bewustwording creëren bij bedrijven in de gemeente Ooststellingwerf, dat duurzaam ondernemen geen modeverschijnsel is, maar een voorwaarde om op termijn nog te kunnen ondernemen.

o Samen met een groep koploperbedrijven concreet aan de slag gaan om te laten zien dat duurzaam ondernemen niet lastig is, maar juist inspirerend kan zijn en vooral veel voordelen kan opleveren voor de bedrijven zelf.

o Ervaringen met de koploperbedrijven communiceren naar andere bedrijven, om ook hen te stimuleren om met duurzaam ondernemen aan de slag te gaan.

o De samenwerking tussen bedrijven onderling en met de gemeente bevorderen.

o Concreet invulling geven aan (een deel van) het gemeentelijk duurzaamheidbeleid.

o Stimuleren van de lokale economie. o Concrete maatregelen die leiden tot een daling van CO2 uitstoot

4. Fasering In het plan van aanpak DOZO is vastgesteld dat het koploperproject gepland is om te starten in januari 2012, met voorbereidingen in het 4e kwartaal 2011. Belangrijk uitgangspunt is het duurzame karakter van het project, dus het moet niet een eenmalige actie zijn, maar de beweging in het MKB moet op langere termijn geborgd worden. De gemeente zal het project twee maal faciliteren en meefinancieren en trekt zich daarna steeds meer terug. Na twee jaar kunnen ondernemers het project overnemen en wordt de rol van de gemeente kleiner, maar blijft wel betrokken. De visie is dat de regie van het project wordt overgedragen, bijvoorbeeld naar een ondernemersvereniging, maar dat de gemeente de start- en evaluatiebijeenkomsten nog wel faciliteert.

Er wordt bewust gekozen om de eerste 2 jaar de regie bij de gemeente te houden, zodat gewaarborgd wordt dat

- de gereserveerde financiële middelen voor milieu op de juiste wijze worden besteed. - de gemeente de regie heeft bij de selectie van bedrijven - de gemeente aantoont dat duurzaamheid middels projecten vorm krijgt. - de continuïteit wordt gewaarborgd

In het eerste jaar wordt een gezamenlijk Koploperproject uitgevoerd met 5 koplopers en de gemeente zelf. Hiervoor wordt een kleine eigen financiële bijdrage gevraagd aan de deelnemers. In het tweede jaar wordt eenzelfde project uitgevoerd, met 10 nieuwe Koplopers. Deze betalen een eigen bijdrage gelijk aan het eerste jaar, om geen verschillen te krijgen. In deze tweede ronde spelen de Koplopers uit de eerste ronde een belangrijke ambassadeursrol: bij het zoeken en selecteren van nieuwe Koplopers en het begeleiden en adviseren daarvan, vanuit hun eigen ervaringen in de eerste ronde. Tegelijkertijd werken zij ook verder aan hun eigen MVO-proces. Bovendien wordt een begin gemaakt met een permanent ‘netwerk’ van duurzame ondernemers, die elkaar scherp houden, mogelijk met elkaar zaken kunnen doen en andere ondernemers motiveren om ook met duurzaam ondernemen aan de slag te gaan. Dit zou kunnen in de vorm van een soort ‘MVO-café’. Maar de vorm waarin dit gebeurd wordt met de Koplopers zelf verder uitgewerkt, waarbij ook de ondernemersverenigingen een rol kunnen spelen. Het moet iets worden waarin de ondernemers zich herkennen en het onderwerp duurzaamheid aandacht krijgt. Uiteraard kunnen de Koplopers ook aanhaken bij het netwerk van Koplopers uit andere gemeenten. Tijdens het tweede jaar zal de vervolgaanpak moeten worden vastgesteld en zal een partner moeten worden gezocht die de regie van het project overneemt. Hier bestaat een risico dat een succesvol project toch verloren gaat. De afwegingen zullen tijdig en grondig aangepakt moeten worden. Door de huidige financiële constructie is er een mogelijkheid om met een financiële bijdrage de doorstart mogelijk te maken. Met het bureau Plattelandsprojecten zijn contacten om het project regionaal vorm te geven. Hier is wellicht ook nog financiering mogelijk. In het derde jaar zal de regie komen te liggen bij een andere partij dan de gemeente, bijvoorbeeld een ondernemersvereniging. De gemeente zal de start- en evaluatiebijeenkomst nog faciliteren. Bedrijven (het ‘peloton’) kunnen op individuele basis aan de slag gaan, met dezelfde instrumenten als in de eerste twee rondes. Ze kunnen daarvoor advies inhuren van DGMR (of andere partijen). Het peloton sluit aan bij het inmiddels actieve netwerk van duurzame ondernemers. Na het derde jaar moet duurzaam ondernemen bij de meeste ondernemers goed ‘tussen de oren’ zitten. De Koplopers en het peloton zorgen voor een continue verbetercyclus in hun eigen organisaties en stimuleren de ‘volgers’ vanuit het netwerk om ook werk te maken van duurzaam ondernemen. De gemeente kan bedrijven altijd doorverwijzen naar het netwerk, MVO-organisaties of adviesbureaus, maar heeft geen sturende rol meer. Uiteraard blijft zij ook met haar organisatie steeds alert op verbeteringen en neemt actief deel aan het netwerk. DGMR begeleidt de eerste twee rondes (die beide ongeveer een jaar duren) inhoudelijk. De gemeente is hiervoor opdrachtgever. Daarna kunnen individuele bedrijven en organisaties voor eigen rekening advies vragen voor een nulmeting en/of de verdere implementatie van duurzaam ondernemen.

De taken op het gebied van de projectbegeleiding liggen bij de netwerkregisseur in overleg met de beleidsambtenaar Milieu. De volgende tabel vat het proces kort samen.

Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 en verder

Aantal deelnemers 5 + gemeente 10 vrij vrij

Vorm collectief koploperproject

collectief koploperproject

individueel adviestraject individueel adviestraject

Verbinding koplopersymposium en externe pr

nieuwsbrief, netwerk/mvo-café etc. met 1e ronde koplopers als aanjagers

nieuwsbrief, netwerk/mvo-café etc. met koplopers als aanjagers

nieuwsbrief, netwerk/mvo-café etc. met koplopers als aanjagers

Rol gemeente stimuleren, informeren, regisseren, financieren

regisseren, informeren, financieren

informeren, eventueel kleine subsidie (via Plattelandsprojecten)

informeren

Rol externe partij Regisseren, informeren Regisseren, informeren

Financiële bijdrage

gemeente advieskosten dgmr, organisatie bijeenkomsten, pr

advieskosten dgmr, organisatie bijeenkomsten, pr

- -

Financiële bijdrage

deelnemers eigen bijdrage eigen bijdrage advieskosten (dgmr) advieskosten (dgmr)

Rol 1e ronde

Koplopers deelnemer ambassadeur, adviseur ambassadeur, adviseur ambassadeur, adviseur

Rol 2e ronde

Koplopers - deelnemer ambassadeur, adviseur ambassadeur, adviseur

Rol Peloton - - deelnemer ambassadeur, adviseur

Rol DGMR advies aan gemeente over gehele proces, doorlichting en advies aan koplopers, inhoudelijke begeleiding bijeenkomsten

doorlichting en advies aan koplopers, inhoudelijke begeleiding bijeenkomsten,

doorlichting en advies op aanvraag van afzonderlijke bedrijven of netwerk

doorlichting en advies op aanvraag van afzonderlijke bedrijven of netwerk

5. Aanpak Hieronder wordt de aanpak van de eerste ronde van het Koploperproject beschreven. De tweede ronde verloopt grotendeels gelijk. Wel krijgen de Koplopers uit de eerste ronde hierin een belangrijke rol als ambassadeurs en mogelijk ook adviseur (op basis van hun eigen ervaringen). In de eerste ronde zal bij stap 6 ook een Duurzaam ondernemen gids worden uitgegeven waarin de behaalde businesscases worden toegelicht. De aanpak bestaat uit een zevental stappen: 1. Voorbereiding (DGMR en gemeente)

2. Startbijeenkomst (DGMR, gemeente en deelnemers)

3. Doorlichten van de bedrijven en opstellen actieplan (DGMR)

4. Terugkoppeling (presentatie deelnemers onderling, met vervolg-opdracht)

5. Uitvoering actieplannen (deelnemers)

6. Verbreding (openbaar symposium met presentatie ervaringen deelnemers, gids)

7. Eindevaluatie (deelnemers en gemeente)

6. Uitgangspunten bij selectie bedrijven De gemeente heeft de eerste twee jaren de regie en heeft bij de selectie van deelnemers gelet op de volgende aspecten:

- spreiding over branches

- spreiding in gemeente Ooststellingwerf - grootte van het bedrijf - contacten van de ondernemer in de regio - de kwaliteit om duurzaam ondernemen te stimuleren bij anderen.

Er is afstemming met de diverse geledingen binnen de gemeente en met Rabobank De Stellingwerven.

7. Financiële planning In het Plan van Aanpak DOZO is als uitgangspunt vastgesteld dat het project gefinancierd wordt door een bijdrage vanuit de gemeente, door sponsoring en door de deelnemers zelf. De deelnemers wordt gevraagd een eigen bijdrage te leveren omdat het hun veel publiciteit oplevert, het belang bevordert om actief mee te doen en daarnaast blijkt deelname aan het project inzicht te bieden in besparingsmogelijkheden. De kosten van het project zijn € 24.660,- voor jaar 1 met 6 deelnemers, en € 32.130,- voor jaar 2 met 10 deelnemers: Totaal € 56.790,- excl. BTW. De gemeente kan de BTW verrekenen. De projectkosten voor de gemeente zijn € 12.500,- en zijn begroot in het MBP/DOZO. De Rabobank is bereid gevonden ook een bijdrage te leveren van € 12.500,-. De 16 deelnemers (incl. gemeente) betalen ieder de eigen bijdrage ad € 2.500,- . Daarmee zijn de kosten voor 2 jaar gedekt en is er een overschot van € 8.000,-. Dit is het startkapitaal voor de doorstart in het 3e jaar. Er zijn contacten gelegd met Plattelandsprojecten over financieringsmogelijkheden. In de aanvangsfase zijn deze nog niet haalbaar, maar er wordt overwogen het project de komende twee jaar mee te nemen in de Streekagenda. Er is afgesproken medio 2012 weer contact te leggen. Er is een kans om voor de voortgang in jaar 3 en 4 een financiële bijdrage te kunnen ontvangen.

8. Communicatie Bij dit project is behoefte aan interne en externe communicatie. Intern moet gecommuniceerd worden dat de gemeente dit project faciliteert en dat de gemeente zelf als partij meedoet. Om intern het bewustwordingsproces te vergroten is het van belang de resultaten uit de scan en de aanpak af te stemmen met het CMT, de betrokken medewerkers en te communiceren. Extern moet ook gecommuniceerd worden dat de gemeente dit project faciliteert. Door over het project te communiceren bevestigt de gemeente dat ze met duurzaamheid aan de slag zijn, en dat concrete projecten worden uitgevoerd. Tijdens het project zijn er diverse momenten die om publiciteit vragen, zoals de start- en eindbijeenkomst, maar het is belangrijk om ook gedurende het project tussentijdse communicatiemomenten te kiezen. Een geschikt moment is de terugkoppelingsbijeenkomst, waarin de deelnemers de eerste inzichten met elkaar delen. Deze ervaringen moeten ook gecommuniceerd worden naar andere ondernemers. De vorm waarin dit gebeurd kan nog nader ingevuld worden, maar kan ook een tussentijdse presentatie betekenen, bijv. op locatie van een deelnemer.

Het delen en uitdragen van ervaringen is een rol voor de deelnemende bedrijven zelf. Reguliere netwerken en bestaande communicatiemiddelen, zoals de Ondernemersupdate, kunnen ingezet worden. Bij externe communicatie momenten is een aandachtspunt dat de logo’s van o.a. Leren voor Duurzame Ontwikkeling gebruikt worden, maar ook die van DGMR en Rabobank.