Projectmatig werken 1

Projectmatig werken

Module VIHoofdstuk 1

Projectmatig werken 2

Projectmatig werken

"Een gestructureerde en resultaatgerichte wijze van werken."

Projectmatig werken 3

Hoe ga je werk?

Om een bepaald doel te bereiken kan een organisatie globaal gesproken op drie verschillende manieren aan de slag gaan:1. Routinematig werken 2. Improviserend werken3. Projectmatig werken

Projectmatig werken 7

Wanneer kies je wat?

Improvisatie Projectmatig Routine

Wanneer?ad hoc,plotseling

te voorzien herhalend

Resultaat? onzeker redelijk zeker zeker

Bekendheid? nieuw,plotseling

nieuw,planmatig

bekend

Vrijheid? veelvoorafdoordacht nauwelijks

Werkwijze chaotisch geleidelijkduidelijker

vasteprocedure

Improvisatie Projectmatig Routine

Wanneer?ad hoc,plotseling

te voorzien herhalend

Resultaat? onzeker redelijk zeker zeker

Bekendheid? nieuw,plotseling

nieuw,planmatig

bekend

Vrijheid? veelvoorafdoordacht nauwelijks

Werkwijze chaotisch geleidelijkduidelijker

vasteprocedure

Projectmatig werken 8

Grenzen?

Tussen de drie werkwijzen zijn geen scherpe grenzen te trekken. Bij improviseren probeer je waar mogelijk toch terug te grijpen op

ervaring uit het verleden. Bij routinematig werken komt toch nog regelmatig een situatie

voor die improvisatie vereist. Ook bij projectmatig werken kan een zekere routine bestaan,

terwijl op bepaalde momenten in het project improvisatie ook zeker nodig zal zijn.

Projectmatigwerken

Projectmatigwerken ImprovisatieImprovisatieRoutineRoutine

Projectmatig werken 9

naar Routinevan Improvisatie

via Project

Van improvisatie naar routine

Projectmatig werken 10

Een project bestaat uit diverse fasen.Elke fase doorloopt onderstaand proces:

PlanPlan

Stel bijStel bij Voer uitVoer uit

EvaluatieEvaluatie

Projectmatig werken 11

Principes projectmatig werken Planmatig werken

‣ Werken van grof naar fijn:d.w.z. Top-Down werken.

‣ Dus eerst de grote lijnen, dan de details! Resultaat gericht werken: het eindresultaat

staat voorop. Afspraak is afspraak Eerst nadenken, dan doen!

‣ Project doordenken van voor naar achter ÈN van achter naar voor.

Planmatig werken‣ Werken van grof naar fijn:

d.w.z. Top-Down werken.‣ Dus eerst de grote lijnen, dan de details!

Resultaat gericht werken: het eindresultaat staat voorop.

Afspraak is afspraak Eerst nadenken, dan doen!

‣ Project doordenken van voor naar achter ÈN van achter naar voor.

Projectmatig werken 17

Project-planning

Benodigde tijd. Benodigde mensen. Benodigde middelen.

Wie? Wat?

Wanneer?

Projectmatig werken 18

Planning

Doel Vaststellen van de totale projecttijd. Vaststellen van de gevolgen van een

vertraging. Vaststellen van de kosten van het project. Organiseren van de werkzaamheden van de

projectmedewerkers. Bewaken van de voortgang en de kosten.

Projectmatig werken 19

Voorbeeld balkenplanning

BalkenplanningTijd

Taken dag 1 dag 2 dag 3 dag 4 dag 5 dag 6 dag 7 dag 8 dag 91a1b1c1d

2a2b2c2d

mijlpaal

voltooid

nog niet voltooid

deadline

Een planning die je eenvoudig in Excel of Word (tabel) kunt maken.Je kunt hierin zien hoe ver je op bepaalde tijdstippen bent met bepaalde taken.Op de cd-rom staat een Excel-voorbeeldbestand.

Projectmatig werken 20

Planning met de computer

Er is speciale software verkrijgbaar om (projectplanningen) mee te maken. Mogelijkheden van een planningsprogramma ('PM software') zijn bijvoorbeeld:

Eenvoudige invoer van activiteiten en benodigde tijd. Activiteiten groeperen tot fasen. Activiteiten die van elkaar afhankelijk zijn met een muisklik invoeren. Medewerkers koppelen aan activiteiten. Volledig automatisch doorrekenen van de planning. Via tarieven en materiaalkosten kunnen kosten worden gepland. Invoering kalenders.

‣ Algemene bedrijfskalender.‣ Een projectkalender.‣ Een kalender per medewerker of hulpmiddel.

Voorbeelden.

Projectmatig werken 26

Mislukken van een project

Een succesvol project: 1. Levert het juiste projectresultaat.2. Kost niet meer dan afgesproken. 3. Wordt op tijd opgeleverd.

Bij een mislukt project wordt aan één of meer van deze punten niet voldaan.

Projectmatig werken 27

Onduidelijkheid over het tijdstip van de deadline van het project.‣ Gebrekkige communicatie van de projectmanager met zijn omgeving waardoor ook

tijdens de uitvoering niet geheel duidelijk is wanneer de oplevering plaatsvindt. Onduidelijkheid over de doelstelling van het project.

‣ Bij de uitvoering van het project ligt niet duidelijkvast wat van het project wordt verwacht bij de oplevering.

Een overschrijding van het budget.‣ Het is niet duidelijk wat het project moet omvatten.

Er is wel een bedrag bekend, maar wat daarvoor wordt geleverd is niet duidelijk vastgelegd, zodat de levering maar wordt aangepastaan dit bedrag.

‣ De kosten zijn niet goed bijgehouden.Te laat wordt duidelijk dat er te veel is uitgegeven, waardoor het project niet meer kan worden bijgestuurd.

‣ De projectleden kunnen niet goed omgaan met effecten van wijzigingen in het project.

Mogelijke oorzaken mislukt project

28

'Normen' in een bedrijf

Mislukken van een project kan ook veroorzaakt worden door normen en waarden die binnen een bedrijf gelden. Problemen kunnen bijvoorbeeld ontstaan wanneer je de volgende normen hanteert: ‣ Wees het nooit oneens met je baas.‣ Wees geen dwarsligger.‣ Doe net of je het druk hebt, ook al is dit niet zo.‣ Steek de draak met elke nieuwe manier van werken.‣ Bekritiseer de organisatie t.o.v. buitenstaanders.‣ Klaag herhaaldelijk.‣ Houd informatie voor jezelf of eigen afdeling.

Projectmatig werken 29

Keuze voor vervolg

Niets doen.

Project nog een keer doen.

Projectmethode hergebruiken.

Resultaten toch invoeren in de organisatie.

Projectmatig werken 30