PrivacybeleidoudersenkinderenBos-BSO

Colofon:Bos-BSODatum: 31mei2018Versie: 1.2Opgesteld: MarionCoumans-KeulenBSc Gasthuisstraat52,6416AMHeerlenTelefoon: +31(0)641439155E-mail: marion@bos-bso.nlWebsite: www.bos-bso.nl

1

PrivacybeleidoudersenkinderenBos-BSO DitishetprivacybeleidvanBuitenschoolseopvangBos-BSO,gevestigdte6416AM,HeerlenaandeGasthuisstraat52hierna:Bos-BSO,www.bos-bso.nl

ToepasselijkheidDeinhoudvanditprivacybeleidiseenafgeleidevande“HandleidingAlgemeneVerordeningGegevensbescherming(AVG)voordeBos-BSO”.DezehandleidingisinzichtelijkbijdeBos-BSOenkanudesgewenstpere-mailwordentoegezonden.DitprivacybeleidisvantoepassingopalleprivacygevoeligeinformatieofpersoonsgegevensdieaandeBos-BSOwordenverstrektofzijnverstrekt,bijvoorbeeldviaeeninschrijfformuliermaarookviae-mailofWhatsApp.Wijhechtengrootbelangaandeprivacyvanonzeoudersenhunkinderenenbetrachtendaaromdegrootstmogelijkezorgvuldigheidinhetbehandelenenbeschermenvanpersoonsgegevens.WijverwerkendataovereenkomstigdevoorwaardendiedaaraanwordengesteldindeAlgemeneVerordeningGegevensbescherming(AVG).Bos-BSOisdeverantwoordelijkeindezinvandeAVGtenaanzienvandeverwerkingvanuwpersoonsgegevensendievanuwkind.Dithoudtindatalleenwijbepalenwelkepersoonsgegevenswordenverwerkt,metwelkdoelenopwelkemanier.WijzijnerverantwoordelijkvoordatuwpersoonsgegevensendievanuwkindopeenbehoorlijkeenzorgvuldigewijzewordenverwerktinovereenstemmingmetdeAVG.Inditprivacybeleidleggenwijuitwelkegegevenswijgebruikenenvoorwelkedoeleindenzewordengebruikt.DeverwerkingsverantwoordelijkevanalleprivacygevoeligeinformatieofpersoonsgegevensdieuaanBos-BSOverstrektofheeftverstrektisdehoudervandeBos-BSO,MarionCoumans.

OverzichtpersoonsgegevensHierondervindtueenoverzichtvandepersoonsgegevensvanoudersenkinderendiedoordeverwerkingsverantwoordelijkevandeBos-BSOwordenverwerkt:Ouders• Naam• Adresgegevens• Telefoonnummers(vast,mobiel,werk)

2

• Telefoonnummersingevalvannood• Emailadres(sen)• BSN• BankrekeningnummerKind• Naam• Adresgegevens• BSN• Geboortedatum• Geslacht• Eventuelebroertjesenzusjesmetgeboortedatum• Eventueleobservatielijstenvanuwkind• Telefoonnummerennaamhuisartsentandarts• Ziektekostenverzekeringsnummer• Dieetwensenofanderezakendievanbelangzijnvoordeopvangvanhetkind• Eventuelefoto’soffilmpjesOverigealdooruverstrekteinformatieaandeBos-BSOisdoordeverwerkingsverantwoordelijkeongelezengemaaktofvernietigd.

DoelengrondslagenverwerkingpersoonsgegevensDeverwerkingsverantwoordelijkevandeBos-BSOverwerktuwpersoonsgegevensendepersoonsgegevensvanuwkindvoordevolgendedoelen:• Bijhoudenvangegevensdievanbelangzijnvoordeopvang,verzorging,begeleidingen

ontwikkelingvanhetkind;• Omziekteenziekterisico’sinkaarttebrengenomzodegezondheidofwelzijnvanhet

kindnietteschaden.Bijhetplaatsenvaneenkind,bestaatdeplichtomvoorhetkindtezorgen.Indepraktijkkomtimmersvoordatkinderenallergieënhebbenvoorbepaaldevoedingdieuiteindelijktoternstigeaandoeningenofdoodkunnenleiden.DezeconsequentieswilBos-BSOvoorkomenwaardoorkennishierovernoodzakelijkis;

• HetBSN-nummervandeoudersenhetkindzalwordenverzameldtenbehoevevandeGGDendeBelastingdienst;

• Denamenendegeboortedatumvaneventuelebroertjesenzusjesmethungeboortedatumwordenverzameldomzorekeningtehoudenmeteventueleopvangvanbroertjesenzusjesindetoekomst;

• Naamentelefoonnummersingevalvannoodenvandehuisartsendetandartsvanhetkindevenalshetverzekeringsnummerwordenopgevraagdzodatingevalvaneencalamiteitdebestezorgvoorhetkindwordtverkregen;

• Defactureringvankinderopvangenafhandelingvaneenbetaling;• HetverzendenvanonzenieuwsbriefofanderevormenvaninformatieomtrentdeBos-

BSO;• Ouderstekunnenbellenofe-mailenteruitvoeringvanonzedienstverlening;• Oudersteinformerenoverwijzigingenvanonzedienstenenproducten;• Omonzedienstenteverlenen;

3

• Teruitvoeringvantoetsingeninspectie:denkaaneenGGD-inspecteur,interne-enexterneauditorenendeaccountant.

WijzevanverzamelenDeverzamelingvanpersoonsgegevensbegintophetmomentdatouderseeninschrijfformulierinvullenenpersoonlijkoverhandigenaandehoudervandeBos-BSOofditpere-mailtoezenden.Ophetinschrijfformulierwordtdenaam,achternaamenwoonplaatsvandeoudersenhetkindingevuld.DaarnaastwordenBurgerservicenummer,geboortedatumengeslachtvanhetkindingevuldenhetBSNvandeouders.Ouderskunnenophetinschrijfformulierbijzonderhedenaangevenvanhetkind,indienhiervansprakeis.Hetgaathieromdeeerdergenoemdebijzonderepersoonsgegevensoverdegezondheid,verzorgingeneventueleallergieën.Verderwordterophetinschrijfformuliergevraagdnaarnaamentelefoonnummervandehuisartsendetandartsvanhetkindevenalshetverzekeringsnummeringevalvaneencalamiteit.Opdeplaatsingsovereenkomstwordeneveneensdealgemenepersoonsgegevensvandeoudersenhetkindopgenomen.Overigepersoonsgegevenswordenachterwegegelaten.Ineenlijst,enkeltoegankelijkvoormedewerkersvandeBos-BSOwordenbelangrijkegegevensvoorhetkindbijgehouden.Ditzijntelefoonnummersbijnood,vanhuisarts,vantandartsenvanverzekeringsmaatschappij,geboortedatum,naamenachternaamvanhetkind,naamenachternaamvandeouders,telefoonnummersvandeoudersenallebijzonderhedenbetreffendegezondheidenwelzijnvanhetkind.Dezelijstdientsneltoegankelijktezijnbijeencalamiteit.EenverplichtingvandenieuwewetIKKvoorbuitenschoolseopvangisdataaniederkindeenmentoristoegewezen.Dezementorzalwanneerditnodigwordtgeachtbijverontrustendebijzonderhedenindeontwikkelingofhetgedragvanhetkind,observatieaantekeningenmakendiewordenvastgelegdinde“observatielijstkind-volgsysteemBos-BSO”.Eventueleobservatielijstenenbevindingenzullensteedsmetdeouder(s)wordenbesproken.

VolgensdeAVGiseenfotoeenpersoonsgegeven,enwanneerhetteridentificatiewordtgemaaktzelfseenbijzonderpersoonsgegeven.BijdeBos-BSOworden,mitshiervoortoestemmingisgekregenvandeouders,incidenteelfoto’sofvideo’sgemaaktvandekinderen.Bijvoorbeeldtijdensactiviteiten,bijzonderemomenten,uitstapjes,verjaardagenenofanderebijzonderegelegenheden.

WijzevanverwerkingenbewarenVerwerkingvanpersoonsgegevensiselkehandelingofelkgeheelvanhandelingenmetbetrekkingtotpersoonsgegevens,waaronderiniedergevalhetverzamelen,vastleggen,ordenen,bewaren,bijwerken,wijzigen,opvragen,raadplegen,gebruiken,verstrekkendoormiddelvandoorzending,verspreidingofenigeanderevormvanterbeschikkingstelling,samenbrengen,metelkaarinverbandbrengen,alsmedehetafschermen,uitwissenofvernietigenvangegevens.

4

BijdeBos-BSOwordenpersoonsgegevensverzameldenverwerktdoormiddelvanhetinschrijfformulier,deplaatsingsovereenkomsteneeneventueleobservatielijst.Enkeldeverwerkingsverantwoordelijkeheefttoegangtotdezepersoonsgegevens.Dewijzevanverwerkingwordthierondernadertoegelicht.DeBos-BSOiswettelijkverplichtomeenadministratiebijtehouden.DeGemeentelijkeGezondheidsdienst(GGD)isbevoegdomtecontrolerenofdeadministratiedaadwerkelijkgebeurtenisdaarmeedetoezichthoudendeautoriteitindezinvandiewet.Omdezeredenwordtbijdeinschrijvingvanhetkinddirecteenpapierenendigitaaldossierbijgehouden.HetinschrijfformulierendeplaatsingsovereenkomstwordengedigitaliseerddoordeverwerkingsverantwoordelijkevandeBos-BSOviahaarwerklaptop.HetdigitaliserenvindtplaatsdoordevoornoemdedocumententescannenenvervolgensalsPdf-bestandgepseudonimiseerdopteslaan.Pseudonimiserenishetzodanigaanpassenvanpersoonsgegevensdatdezezonderaanvullendegegevensnietmeerherleidbaarzijn.HiernawordthetPdf-bestandovergezetnaareenencryptieprogramma.Ditprogrammazorgtervoordatdebestandenwordenversleuteld.Versleutelenishetlangswiskundigewegomzettenvanpersoonsgegevens,zodatzonderdesleuteldepersoonsgegevensniethersteldkunnenworden.Hierdoorwordtvoorkomendatderdenhetbestandkunnenopenen,bewerkenofafdrukken.Decodehiervanisenkelbekendbijdeverwerkingsverantwoordelijke.OrigineelpapiereninschrijfformulierenplaatsingsovereenkomstwordenopgeboortedatumvanhetkindgesorteerdengeplaatstineenkluisopeenanderelocatiedandievandeBos-BSO.Zoweldedigitalealspapierendossiervormingwordtuitgebreidmetdefacturendienaarouderswordenverstuurdendeeventueleobservatielijstenvanhetkind.Voordelijstmetbelangrijkegegevensoverhetkind,hanteertdeBos-BSOdezogenoemdecleandeskpolicyenheeftomdezeredendezemapopgeborgenineenafgeslotenkast.UitsluitenddehoudervandeBos-BSO,tevensverwerkingsverantwoordelijke,endepedagogischmedewerkerskunnendezemapindienditnoodzakelijkisraadplegen.Foto’senvideo’svanhetkind/dekinderenwordensomsgedeeldmetdeoudersofanderefamilieleden.DitbeeldmateriaalzalnietwordengedeeldmetpartijenbuitendeBSO.Bijgebruikvanbeeldmateriaalvanhetkindvoorbijvoorbeeldstagerapporten,observatielijsten,opdeversleuteldewebsiteofvoorsocialemediazalsteedsdeexplicietetoestemmingvandeouderwordengevraagdondanksdathiervooralschriftelijketoestemmingisverleend.Foto’senvideo’swordenbewaardinhetversleuteldeprogrammaopdelaptopvandeverwerkingsverantwoordelijke.DehoudervandeBos-BSO,tevensverwerkingsverantwoordelijke,verzorgtdefacturatienaardeoudersviae-mail.Opdefactuurwordendenaamvandeoudersenvanhetkind/dekinderenvermeldenhetmachtigingskenmerk.Depersoonsgegevensachterditmachtigingskenmerkzijnenkelbekendbijdeverwerkingsverantwoordelijkeenopgeslageninversleuteldeengepseudonimiseerdebestanden.

5

DeverwerkingsverantwoordelijkevandeBos-BSOverstuurtdefactuurviadee-mailnaardeouders,indiendaartoetoestemmingisverleend.Isergeentoestemmingverleend,danwordtdefactuurperpostverstuurd.Hetvoorcommunicatiemetdeoudersgebruiktee-mailprogrammaisvoorzienvaneenwachtwoorddatenkelbekendisbijdeverwerkingsverantwoordelijke.

Depersoonsgegevensvandeoudersenhetkindwordennietlangerbewaarddanstriktnoodzakelijkisvoordeuitvoeringvandeplaatsingsovereenkomstdieinprincipewordtaangegaantotdathetkinddebasisschoolverlaat.Voorpersoonsgegevensgeldteenmaximalebewaartermijn,afhankelijkvanderechtsgrondvoorhetvastleggenvandegegevens.Alsdeopvangvaneenkindstopt,mogendegegevensvanhetkindnogmaximaal2jaarwordenbewaard.Nadie2jaarzijneenaantalgegevensnogsteedsnodigomaandeadministratievebewaarplichtvandeBelastingdienst(tot7jaar)tekunnenvoldoen.Degegevensvanhetkindkunnendaaromnietzomaarverwijderdworden.Welwordenallegegevenswaarvandebewaarplichtisverlopengewistenvernietigd.

VerstrekkingaanderdenWijkunnenuwpersoonsgegevensendepersoonsgegevensvanuwkinddelenmetderdenalsditverenigbaarismetdehierbovengenoemdedoelen.Verstrekkingaanderdenkannoodzakelijkzijnvoorhetuitvoerenvandeovereenkomstdiewijmetusluiten,noodzakelijkzijnvoordebehartigingvaneengerechtvaardigdbelangvanons,ofnoodzakelijkzijnomtevoldoenaaneeneventuelewettelijkeverplichtingdieoponsrust.UwgegevenswordenenkeldoordeverwerkingsverantwoordelijkevandeBos-BSOgebruikt.Buitendeindevorigealineabeschrevensituatiesverstrekkenwijuwpersoonsgegevensendepersoonsgegevensvanuwkindalleenaananderederdenmetuwnadrukkelijketoestemming.

CommerciëledoeleindenUwgegevenswordennietverkochtofgedeeldmetderdenvoorcommerciëledoeleinden,tenzijuhiervooruitdrukkelijktoestemminggeeft.Uwpersoonsgegevensen/ofdepersoonsgegevensvanuwkindkunnenwordengebruiktvoorinternmarktonderzoekendeoptimaliseringvanonzeinternedienstverlening.Depersoonsgegevenswordenindatkadergeanonimiseerdenzijndusnietmeertotuofuwkindherleidbaar.

CookiesEencookieiseenkleintekstbestanddatbijheteerstebezoekaandezewebsitewordtopgeslagenopuwcomputer,tabletofsmartphone.DewebsitevanBos-BSOmaaktgeengebruikvancookies.OokGoogleAnalyticswordtnietgebruikt.

6

Inzien,corrigerenofverwijderenUheefthetrechtomuwpersoonsgegevensendepersoonsgegevensvanuwkindintezien,tecorrigerenofteverwijderen.Daarnaastheeftuhetrechtomuweventueletoestemmingvoordegegevensverwerkingintetrekkenofbezwaartemakentegendeverwerkingvanuwpersoonsgegevensendepersoonsgegevensvanuwkind.Uheefthetrechtopgegevensoverdraagbaarheid.Datbetekentdatubijonseenverzoekkuntindienenomdepersoonsgegevensdiewijvanubeschikkenineencomputerbestandnaaruofeenander,doorugenoemdeorganisatie,testuren.Ukunteenverzoektotinzage,correctie,verwijdering,gegevensoverdragingvanuwpersoonsgegevensendepersoonsgegevensvanuwkindofverzoektotintrekkingvanuwtoestemmingofbezwaaropdeverwerkingvanuwpersoonsgegevensendepersoonsgegevensvanuwkindsturennaarmarion@bos-bso.nl.Omerzekervantezijndathetverzoektotinzagedooruisgedaan,vragenwijueenkopievanuwidentiteitsbewijsmethetverzoekmeetesturen.Maakindezekopieuwpasfoto,MRZ(machinereadablezone,destrookmetnummersonderaanhetpaspoort),paspoortnummerenBurgerservicenummer(BSN)zwart.Ditterbeschermingvanuwprivacy.Wereagerenzosnelmogelijk,maarbinnenvierweken,opuwverzoek.Wijwillenuertevensopwijzendatudemogelijkheidheeftomeenklachtintedienenbijdenationaletoezichthouder,deAutoriteitPersoonsgegevens.