Presentatie training projectleiders 17 april 2012

14
Training Projectmatig werken Toeska Renier Karin Goosens 17 april 2012

Transcript of Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Page 1: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Training Projectmatig werken

Toeska Renier

Karin Goosens

17 april 2012

Page 2: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

13-04-2023 2

Programma van de ochtend

Waar sta je met je project en wat is op dit moment je grootste uitdaging? Project versus lijn Wat is een project en wat zijn haar kenmerken Taken van de projectleider vs de opdrachtgever Projectvoorbereiding en projectplan Opstarten projectteam Het schip op koers houden Wat neem je mee uit training? Wat is je volgendestap na vandaag?

Volgende keer: meer focus op projectuitvoering en afsluiting

Page 3: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Is dit projectmatig werken?

Page 4: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Project versus lijn

Onderscheid is niet altijd eenvoudig, beiden kennen: planmatigheid, beheersing, resultaatgerichtheid, budgettering en structuur.

Project: Lijn:

Eenmalig karakter Routinematig

Uniek resultaat Terugkerend resultaat

Duidelijk begin en doel Continuiteit

Opdrachtgever Lijnmanamgement

Page 5: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Wat is een project?

Een project is een tijdelijke, resultaatgerichte en unieke samenwerking tussen mensen om een verandering tot stand te brengen, met een duidelijk begin- en eindpunt en gericht op een specifiek doel.

Page 6: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Kenmerken van een project

Een concreet en vooraf te definiëren uniek resultaat wordt opgeleverd;De realisatie plaatsvindt via een eenmalig niet-routinematig proces;Het resultaat op een vooraf gedefinieerd moment klaar dient te zijn;De beschikbare middelen (tijd, geld, mensen) schaars zijn en specifiek zijn toegekend aan het project;De organisatie zich veelal kenmerkt door een multidisciplinaire samenwerking;Een projectleider verantwoordelijk is voor het realiseren van het afgesproken resultaat;Een opdrachtgever verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Page 7: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Rolverdeling tussen opdrachtgever en projectleider (Helder!)Opdrachtgever (het wat en waarom) is eigenaar en stuurt het project; verantwoordelijk voor realiseren doelstellingen; verantwoordelijk voor beschikbare middelen; zorgt voor intern en extern alignment.

Projectleider (het hoe) leidt het project; verantwoordelijk voor de te behalen projectresultaten; stelt het projectplan op en onderhoud het; rapporteert aan opdrachtgever over voortgang, risico’s

knelpunten etc.

Page 8: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Projectvoorbereiding

Niet het project maar het doel telt!Goede voorbereiding van een project is essentieel!

De projectleider stelt samen met opdrachtgever de projectopdracht op: Waarom moet wat gerealiseerd worden? Wat is de aanleiding/achtergrond? Welk probleem moet het project oplossen? Wat is de afbakening/scope? Welke concrete resultaten (SMART) worden verwacht? Welke randvoorwaarden zijn er (geld, organisatie, communicatie,

kwaliteit, risico’s, informatie en tijd)?

Vervolgens stelt de PL het projectplan op: hoe concreter hoe beter!

Page 9: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Projectplan

Page 10: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

13-04-2023 10

Opstarten van een projectteam (1)

Hoe maak je van individuele projectmedewerkers die bijna nooit samenwerken, een goed team dat effectief samenwerkt, hoe laat ik als projectleider het geheel meer worden dan de som der delen?

Aandacht voor teamvorming: de neuzen dezelfde kant op!

4 aspecten waarop je kan sturen als projectleider om effectief projectteam te vormen:

1. Doelen: geven zin en richting!

Hoe meer enthousiasme over gem. doelen des te sterker de teamvorming.- Start met communicatie over aanleiding, doel en belang van project;- Ga niet verder voordat iedereen doelen begrijpt en zich committeert;- Laat eigen overtuiging en enthousiasme zien;- Houd de doelen gedurende project zichtbaar;- Projectdoelen en persoonlijke doelen op 1 lijn.

2. Taken: voor iedereen zijn taken en rollen helder!- Zorg dat rollen van iedereen helder zijn en passen bij competenties;- Betrek medewerkers zoveel mogelijk bij verdeling en toedeling taken;- Verbind taken met individuele resultaten;- Zorg dat iedereen elkaars rol kent en begrijpt;- Als er rolonduidelijkheid is kom dan meteen in actie.

Page 11: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

13-04-2023 11

Opstarten van een projectteam (2)

3. Procedures: om informatie uit te wisselen en tot beslissingen te komen- Zorg voor vaste informatie en communicatielijnen;- Maak duidelijk welke weg gevolgd moet worden bij een conflict;- Maak inbreng van iedereen mogelijk en bevorder constructief denken.

4. Persoonlijke verhoudingen: versterk deze-Als je met je team de eerste drie aspecten goed hebt ingevuld, versterk dan de persoonlijke verhoudingen.- Bevorder openheid;- Handel naar ‘ere wie ere toekomt’;- Maak in de groep meerdere persoonlijke rollen nodig: de serieuze persoon vs de humorist.

Page 12: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

13-04-2023 12

Opstarten van een projectteam (3)

Organiseer een project start-up/kick off: 4 doelen:

1. Het creëren van helderheid en acceptatie;

2. Het verkrijgen van commitment en motivatie;

3. Het mobiliseren van alle informatie die voor resultaat en uitvoering van belang is;

4. Versterken van de samenhang.

Voordeel: iedereen heeft dezelfde informatie en ieders bijdrage aan het project wordt zichtbaar!

Page 13: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

13-04-2023 13

Opstarten van een projectteam (4)

Start-up vorm geven:

1. Doelgericht- Heldere structuur: gebruik structuur van projectplan.

2. Praktisch en interactief- Werken in projecten is voor velen nieuw. Beantwoord praktische vragen als

hoe loopt de onderlinge communicatie, hoe worden besluiten genomen, wat kan ik zelfstandig doen en wat niet?

- Laat ruimte voor vragen en discussie.

3. Constructief

- Positieve sfeer!

Page 14: Presentatie training projectleiders 17 april 2012

Het schip op koers houden!

Leidinggeven aan de uitvoering: het project besturen en beheersen

Er is vaak geen hiërarchische verhouding naar projectleden, dus wees zichtbaar en aanspreekbaar, communiceer open, kom afspraken na, wees consequent in woorden en handelen, biedt ondersteuning en schep de juiste condities.

Voorwaarde voor effectieve sturing: Status van de uitvoering moet op ieder moment bekend zijn:-Hoever is het met de ontwikkeling van de (deel-) resultaten?-Voldoet de kwaliteit nog steeds?-Hoeveel tijd en geld is er nog?-Is het project nog goed georganiseerd of moet u bijsturen?

Verzorg de voorgangsrapportage!

Onderhoud de projectdocumentatie!