Aan de andere kant van de tafelContractmanagersdag Nevi16 maart 2017

Public (R4)

AGENDA

• Voorstellen en doelstelling

• Canon

• Metrics RFP’s

• Salesproces

• Pre-bid fase

• RFP Fase

• Van implementatie tot nieuwe uitvraag

• Relaties die werken

2

Public (R4)

Voorstellen en Doelstelling

Wout Groeneveld

Verantwoordelijk voor Bid Management en Best Value Development12,5 jaar werkzaam voor Canon

Een opportunist: Huub Gerritsen - Accountmanager

Een realist: Chantal Spierings - Bidmanager

Doelstelling

Inzicht geven in de wereld van de leverancier en de wijze waarop deze inzichten kunnen bijdragen aan onze relatie.

17/03/2017

3

Leverancier van systemen en diensten voor document management

We investeren in nieuwe business

Bij acquisities richten we ons op bedrijven die ons versterken en aanvullen. Recente voorbeelden zijn:

Photo-sharing app voor families

Specialist in securityen video surveillance

Specialist in medischeoplossingen

Leverancier van document management solutions

Wereldwijde leverancier van diagnostische medischeimaging systemen

Producent van open platform video management software

Leverancier van maatwerkoplossingen voortechnische documentatie

Specialist in document- en business process outsourcing

Leverancier van information management solutions

METRICS CANON EAB/RFP’s (2016)

52%

42%

28%

1,4

1,75

3,04

157 trajecten in totalContractwaarde >200 mio

SALESPROCES

6

Public (R4)

Accountmanagement Bidmanagement Project mgt Service mgt

5-1 jaar 12-6 mnd 6-8 weken 2–12 mnd 1–5 jaar

RFP FASERFP FASE

Ac

co

un

tma

na

ge

me

nt

Ac

co

un

t p

lan

nin

g

Be

ïnvlo

ed

ing

?

RFP

Tran

sitie/

pro

jec

t

Se

rvic

e m

an

ag

em

en

t

Bid kwalificatieSolution Design ReviewPricing Approval

Strategiesessies

Is it real?Do we want it?Can we do it?Can we win it?

Content Design

Commodity….??Van hardware naar IT domeinSterk professionalisering inkoopRechtmatigheid vs. doelmatigheid

PRE-BID FASE

7

Public (R4)

Sales komt niet aan tafel bij inkoop/CM

Geen interesse in lessons learned

ervaring leveranciers

Waarom al die achterdocht?

“Inkoper geeft ons niet de ruimte om zijn organisatie goed te informeren over de ontwikkelingen in onze markt die relevant zijn voor zijn/haar organisatie”

“Inkoper kiest voor een ongelijkwaardige, onprofessionele uitgangspositie (jij verkopertje…)”

90% van de planningen wordt

niet gehaald

RFP FASE

8

Public (R4)

- Sales -> ja ja ja!- Doorlooptijd- Showstoppers

- Kick-off- Vragen NvI

Alle experts aan tafel krijgen op zeerkorte termijn (5 dagen nadat bestek

binnen is)

Review/approval

Content

Solution

Kwalificatie

- Feiten versus realiteit- Klantgerichte benadering/winthema’s

- Antwoord geven op de vraag- Metrics/Visuals

Bidmanager aan het stuur

Sales eind-verant-

woordelijk

Waarom niet meer tijd!

- Reviewen stukken (Red Team)- Approval MT/Directie

BESTEDING PER BID

Prijs uitvraag

“Commodity”

Dienstverlening/outsourcing

Gem. aantal medewerkers per bid

• Accountmanager• Bidmanager• Controller• Service Line Architect• Solution Consultant• Enterprise Architect• Projectmanager (implementatie)• Legal• HR• MT/Directie

PLANNING

Verantwoordelijk voor planning,

kwaliteit stukken en compliance

Onderdeel Tijd

Kwalificatie Binnen 3 dagen (1 uur)

Kick-off Binnen 5 dagen (2 uur)

Vragenstellen

Binnen 2 weken

Solution Binnen 2 weken (2x 4uur)

Content Tot 4 weken

ConsensusNvI

Tot 5 weken

Pricing Tot 5 weken (2 x 1,5 uur)

Review Tot 5 weken (Redteam)

Approval Tot 6 weken

VAN IMPLEMENTATIE TOT NIEUWE UITVRAAG

11

Public (R4)

De euforie over de lage prijs is allang verdwenen als de frustratie over de slechte kwaliteit nog voortduurt

Je krijgt wat je vraagt, niet wat je

nodig hebt

Aandacht en verbetering tijdens

overeenkomst moet van twee kanten komen

VAN IMPLEMENTATIE TOT NIEUWE UITVRAAG

12

Public (R4)

RELATIES DIE WERKEN

• Aan tafel met sales/bidmanagement om zo te weten wat de markt biedt en te leren van de expertise van de leverancier op het gebied van RFP–fase (mogelijkheden vs onmogelijkheden)

• Besef en begrip van de doorlooptijd tijdens de RFP-fase

• Ga er van uit dat leveranciers klantgericht denken en dus ECHT het beste met u voor hebben!

• Waardeer en handel naar de openheid van leveranciers op het moment dat ze aangeven dat iets niet kan. U krijgt dan namelijk wat er geboden wordt ipv ellende aan de achterkant

17/03/2017

13

THANK YOUPublic (R4)