12/11/2019

1

VerificatieOpleiding schoolsecretariaten 2019-2020

• AGODI en verificatie

• Inschrijvingen

• Stamboekregister

• Inschrijvingsdocumenten

• Schoolverandering

• Toelatingsvoorwaarden

• Aan- en afwezigheden

• Klassement en bewaartermijn

• Wijziging schoolbevolking na verificatie

• Onthaalonderwijs

• Herberekening in het kleuteronderwijs

Programma

12/11/2019

2

Info

• http://onderwijs.vlaanderen.be

• A-Z-lijst

• BaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs

• BaO/2006/05 Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs

Beleidsdomein Onderwijs en Vorming

12/11/2019

3

AGODI - structuur

Afdeling Basisonderwijs, DKO en CLB – Scholen en leerlingen

12/11/2019

4

AGODI AGODI AGODI AGODI ---- KernprocessenKernprocessenKernprocessenKernprocessen

Inschrijvingen

Inschrijvingsregels aangepastInschrijvingsregels aangepastInschrijvingsregels aangepastInschrijvingsregels aangepast

Vlaams minister van Onderwijs Ben Weyts past de inschrijvingsregels voor scholen aan. Scholen en

initiatiefnemers gaven het signaal dat de inschrijvingsregels voor schooljaar 2020-2021 technisch

moeilijk uitvoerbaar zijn. Daarom worden de nieuwe inschrijvingsregels niet van kracht....

De oude inschrijvingsregels blijven gelden voor de inschrijvingen van volgend schooljaar. Scholen

moeten niet langer verplicht aanmelden als ze niet alle leerlingen kunnen inschrijven op basis van

hun capaciteit. Als een school ervoor kiest om niet aan te melden, dan moet de school inschrijven

op basis van chronologie: wie eerst komt, eerst maalt.

Kamperen hoeft niet, want scholen kunnen ook kiezen om toch aan te melden. Ze werken dan

verder met dezelfde criteria van vorige schooljaren en kiezen zelf hoe ze de leerlingen ordenen.

De dubbele contingentering voor basis- en secundair onderwijs verdwijnt vanaf het schooljaar

2021-2022. Scholen krijgen tot 15 december 2019 om te beslissen of ze aanmelden of niet.

Omzendbrief inschrijvingsrecht in het basisonderwijs (BaO/2012/01)

Omzendbrief inschrijvingsrecht in het secundair onderwijs (SO/2012/01)

Meer info: inschrijvingsrecht.basisonderwijs@vlaanderen.be

12/11/2019

5

Inschrijvingen

Inschrijving leerling

• Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch

project en schoolreglement

• Inschrijvingsregister

• Registratie in DISCIMUS binnen 7 kalenderdagen

Inschrijvingen

Inschrijving bij co-ouderschap:

NO/2005/01 (13AC) Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden

12/11/2019

6

Stamboekregister

Leerlingendatabank – stamboekregister

• Elektronisch

• Uniek stamboeknummer

• Overzichtslijst met de leerlingenaantallen

Inschrijvingsdocumenten

• Identificatie

• Levensbeschouwelijk vak of vrijstelling

• Telling leerlingen aan coëfficiënt 1,5

• Leerlingenkenmerken

• Inschrijvingsverslag of verslag voor toegang tot

een individueel aangepast curriculum in het

gewoon basisonderwijs of voor toegang tot

het buitengewoon basisonderwijs

12/11/2019

7

Identificatie

• INSZ-nummer

(rijksregisternummer,

BIS-nummer)

• Officieel bewijsstuk

• Correcte naam,

geboortedatum, geslacht

• Ophalen van INSZ-nummers

via softwarepakket

Rijksregister- of BIS-nummer

• Rijksregisternummer

041012 228 80041012 228 80041012 228 80041012 228 80

Geboortedatum: 12.10.2004

Geslacht: V (228 = even)

Controlecijfers (laatste 2 cijfers)

• Bis-nummer: ‘onmogelijke’ geboortemaand (met 20,

40 vermeerderd)

070707072121212109 031 6509 031 6509 031 6509 031 65

Geboortedatum: 09.01.2007

Geslacht: M (031 = oneven)

12/11/2019

8

Keuze LBV of aanvraag vrijstelling

• Keuze levensbeschouwelijk vak (een van de 6

erkende godsdiensten of niet-confessionele

zedenleer) of aanvraag vrijstelling

• In officiële scholen

• Bij 1ste inschrijving of na schoolverandering

• Ondertekend én gedateerd keuzeformulier

• Wijziging keuze LBV uiterlijk op 30 juni van

voorafgaand schooljaar

Leerlingen aan coëfficiënt 1,5

Enkel in het gewoon onderwijs!

• Verblijven in een erkend Centrum voor

Kinderzorg en Gezinsondersteuning (CKG)

• Verblijven in de tehuizen voor kinderen van

wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben

12/11/2019

9

Leerlingen aan coëfficiënt 1,5

• Behoren tot de trekkende bevolking

• Binnenschipper

• Kermis- en circusexploitanten en –artiesten

• Personen met een nomadische cultuur

bv. Rom, Manoesj, Voyageurs, …

Leerlingen aan coëfficiënt 1,5

• Geplaatst zijn door jeugdrechter of Comité

voor Bijzondere Jeugdzorg (…)

• Thuisloos zijn =

buiten het eigen gezinsverband opgenomen

zijn i.k.v. bijzondere jeugdbijstand

of niet-begeleide minderjarige vreemdeling

12/11/2019

10

Leerlingenkenmerken

• Gewoon onderwijs en BuBaO T1 - T3 – TBA

externen en semi-internen:

• Thuistaal van de leerling

• Opleidingsniveau van de moeder

• Thuisloos* en trekkende bevolking*

• Thuistaal en opleidingsniveau via

modelformulier verklaring op eer

! * enkel in gewoon basisonderwijs

(Inschrijvings)verslag

• inschrijvingsverslag

buitengewoon onderwijs of

• verslag voor toegang tot een

individueel aangepast

curriculum in het gewoon

onderwijs of voor toegang

tot het buitengewoon

onderwijs

• attest oriënteert naar een

type

• protocol met relevante

info

12/11/2019

11

Types BuBaO

(T 1 - licht verstandelijke handicap) T 2 - verstandelijke beperking

T 3 - emotionele of gedragsstoornis

T 4 - motorische (lichamelijke) beperking

T 5 - in ziekenhuis, preventorium

T 6 - visuele beperking (gezichtsstoornis)

T 7 - auditieve beperking (gehoorstoornis), spraak-of taalstoornis

(T 8 - ernstige leerstoornis)

Sinds 1/09/2015

T basisaanbod vervangt geleidelijk T1 – T8

enkel in het lager onderwijs

T 9 - autismespectrumstoornis (ASS)

Schoolverandering

• Wijziging procedure schoolverandering (SV)

sinds 1/9/2018

• Melding SV via aangetekende zending of tegen

ontvangstbewijs afgeschaft

• BaO/1997/12 Schoolveranderen in het

basisonderwijs

12/11/2019

12

Schoolverandering

Definitie schoolverandering:

Elke inschrijving van een leerling die op een eerder tijdstip al in een andere school was ingeschreven, ongeacht of deze leerling al effectief schoolloopt in de school.

Schoolverandering

REGISTREREN

• Alle inschrijvingen binnen 7 kalenderdagen uitwisselen via Discimus (uiterlijk op eerste dag lesbijwoning)

• Registreren ‘inschrijvingsdatum’ en ‘voorziene start van de lesbijwoning’

12/11/2019

13

Schoolverandering

VASTSTELLEN

• Vaststelling via schoolsoftwarepakket van een inschrijving op later tijdstip in andere school Melding ‘wijziging in schoolloopbaan’

• SV tijdens lopende schooljaar: onmiddellijke melding

• SV voor volgende schooljaar: melding afhankelijk van inschrijvingsmoment

• Inschrijvingen in voorafgaand schooljaar tot 30 juni: melding op 1 juli

• Inschrijvingen tijdens zomervakantie: onmiddellijke melding

Schoolverandering

UITSCHRIJVEN

• Melding ‘wijziging in schoolloopbaan oorspronkelijke school mag leerling uitschrijven

• School is niet verplicht uit te schrijven

• Leerling echter in één school subsidieerbaar/financierbaar

12/11/2019

14

Toelatingsvoorwaarden BaO

• Leeftijdsvoorwaarden en afwijkingen

• Kleuteronderwijs:

Vanaf 2,5 jaar - instapdata!

Verlenging met 1j mogelijk

• Lager onderwijs:

Vanaf 6 jaar

Vervroegde instap: 1 jaar mogelijk

Verlengd verblijf mogelijk (maar géén 15 j zijn vóór 1 januari

van het lopende schooljaar)

! 250 halve dagen aanwezigheid kleuteronderwijs –! Adviezen CLB & klassenraad

BaO/2001/10 Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs

12/11/2019

15

Toelatingsvoorwaarden BuBaO

• Inschrijvingsverslag of verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in

het gewoon basisonderwijs of voor toegang tot het buitengewoon basisonderwijs

• Leeftijdsvoorwaarden en afwijkingen

• Kleuteronderwijs:

Vanaf 2,5 jaar (geen instapdata)

Verlenging met 2j mogelijk

• Lager onderwijs:

Vanaf 6 jaar

Vervroegde instap: 1 jaar mogelijk

Verlengd verblijf mogelijk (maar géén 15 j oud zijn vóór

1 januari van het lopende schooljaar)

! Adviezen CLB & klassenraad

BaO/2007/02 Toelatingsvoorwaarden in het buitengewoon basisonderwijs en verslag

voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon basisonderwijs

of voor toegang tot het buitengewoon basisonderwijs

Aanwezigheidsregister

• Elektronisch / Discimus

• Uitschrijvingen en late inschrijvingen

• Meerdere administratieve groepen samen

• Vanaf 1/9/2019 vereenvoudigde afwezigheidscodes

• BaO/2002/11 Afwezigheden van leerlingen in het

basisonderwijs

12/11/2019

16

Aanwezigheidsregister - KO

Codes kleuteronderwijs

• Code ACode ACode ACode A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie…)

• Code Z Code Z Code Z Code Z = (enkel) tijdelijk in type 5 school

Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken!

Aanwezigheidsregister - LO

Codes lager onderwijs

• Code ZCode ZCode ZCode Z

• ziekte > verklaring ouders

max 4X per jaar, max 3 opeenvolgende

kalenderdagen

ook voor/na vakanties

• ziekte > attest arts

Twijfelachtig medisch attest en dixit-attest!

12/11/2019

17

Aanwezigheidsregister - LO

• Code RCode RCode RCode R:

• Huwelijk/begrafenis

• Oproeping rechtbank

• Onbereikbaarheid of ontoegankelijkheid van de school door

overmacht

• Levensbeschouwelijke feestdag

• Afwezigheden ingevolge preventieve schorsing, tijdelijke en definitieve

uitsluiting indien leerling niet op school wordt verwacht

• Deelname als topsportbelofte aan sportieve manifestaties i.h.k.v.

individuele selectie of lidmaatschap (wedstrijden/stages - max, 10

halve dagen)

• …

Aanwezigheidsregister

• Code HCode HCode HCode H enkel bij revalidatie in buitengewoon onderwijs

• Ziekte of ongeval max 150’/week (+ uitz)

• Alg. buitengewoon onderwijs max 250’/week

• Code PCode PCode PCode P bij revalidatie in gewoon onderwijs

• Ziekte, ongeval, max 150’/week (+uitz)

• Voor leerlingen met een specifieke onderwijsgerelateerde

behoefte waarvoor een handelingsgericht advies is gegeven

max 250’/week

Revalidatiedossier

Week- of maandplanning

12/11/2019

18

Aanwezigheidsregister

• Code PCode PCode PCode P om “persoonlijke redenen”

• Rouwperiode

• Deelname aan sportieve/culturele manifestatie

• School-externe interventie (vroegere time-out)

• Trekperiode (binnenschipper, kermisexploitant,…)

• Topsporttraining voor tennis, zwemmen of gymnastiek

(6 LT/week)

• Andere persoonlijke reden door de school gewettigd …

Aanwezigheidsregister

• Code BCode BCode BCode B bij ongewettigde afwezigheid

• Schriftelijk begeleidingsdossier bij problematische

afwezigheden vanaf 5555 halve dagen B-code

Begeleidingsinspanningen:

contact met CLB/samenwerking met het CLB aan de begeleiding van de leerling,

contact met ouders,

…

• (…)

12/11/2019

19

Aanwezigheidsregister

Meer informatie:

http://www.agodi.be/aan-en-afwezigheidscodes-in-

discimus

Tabel codes:

http://www.agodi.be/registratie-afwezigheden-in-

discimus-codes-geldig-vanaf-1-september-2019

Omzettingstabel:

http://www.agodi.be/discimus-omzettingstabel-aan-en-

afwezigheidscodes

Klasseren en bewaartermijn

• Op stamboeknummer klasseren, uitgezonderd afwezigheidsattesten en

formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken

• Bewaartermijnen:

• BaO/2005/03 Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten

12/11/2019

20

Wijziging schoolbevolking na verificatie

• Voor scholen geverifieerd vóór de eerste schooldag van

februari

• Voor de leerlingen ingeschreven na verificatiedatum t.e.m. de

eerste schooldag van februari

• Teldocument wijziging schoolbevolking is afgeschaft sinds 15-16

(de zogenaamde ‘bijlage 5’)

• WEL kopies van verantwoordingsdocumenten per mail aan

verificateur bezorgen

Onthaalonderwijs

Definitie onthaalonderwijs:

Onderwijs dat de taalvaardigheid Nederlands en de sociale integratie van de anderstalige nieuwkomer bevordert.

Toepassingsgebied:

Enkel in het gewoon onderwijs!

BaO/2006/03 Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers

12/11/2019

21

Onthaalonderwijs

• Verklaring over een anderstalige nieuwkomer:

• 5 jaar of ouder ten laatste op 31/12 v/h lopende schooljaar

• Thuistaal/moedertaal niet Nederlands

• Onvoldoende de onderwijstaal beheersen

• Maximaal 9 maanden ingeschreven zijn in een school met het

Nederlands als onderwijstaal

• Max. 1 jaar ononderbroken in België verblijven

Uitzondering: verblijf open asielcentrum

• Attest Asielcentrum

• Leeftijdsvoorwaarde

12/11/2019

22

Onthaalonderwijs

• Gewezen Anderstalige nieuwkomer:

• Vorig schooljaar AN + onthaalonderwijs genoten met LT

AN

• Teldag: 1e schooldag van oktober van het lopende

schooljaar

• Geen minimumnormen; 1 GAN -> recht op 1 LT

• Schoolverandering na onthaaljaar S verklaring vorige

school waaruit blijkt dat leerling het voorafgaande

schooljaar AN was én er een onthaaljaar kreeg

Onthaalonderwijs

• Voorbeeld 1:Voorbeeld 1:Voorbeeld 1:Voorbeeld 1:

Een school of een SG telt op 1 september 20 AN.

Tijdens de maand september worden 4 AN uitgeschreven en 6 nieuwe ingeschreven.

(20 – 4 + 6 = 22)

De netto aangroei is hier dus 2. Er kan NIET herberekend worden.

• Voorbeeld 2:Voorbeeld 2:Voorbeeld 2:Voorbeeld 2:

Een SG van scholen telt op 1 september 20 AN.

Tijdens de maand september worden in school A, 2 AN en in school D, 4 AN

uitgeschreven.

In school B worden 5 AN ingeschreven en in school C, 7 AN.

(20 – 2 – 4 + 5 + 7 = 26)

De netto aangroei is hier dus 6. Er kan dus herberekend worden.

12/11/2019

23

Herberekening in het kleuteronderwijs

• Enkel indien kleuteraantal op de instapdag >

aantal kleuters op de berekeningsdatum

lestijdenpakket

• Enkel in het gewoon onderwijs

Herberekening in het kleuteronderwijs

• Op volgende instapdagen: 1ste schooldag

• na de krokusvakantie

• na de paasvakantie

• na hemelvaartsdag

Dus NIET

na de zomervakantie (uitz. 1e schooldag van sept)

na de herfstvakantie, na de kerstvakantie en de 1e

schooldag van februari

12/11/2019

24

Situaties instapmomenten

• Een kleuter werd 2,5j net voor de herfstvakantie maar

wordt ingeschreven in school x voor instap na de

kerstvakantie.

Dat kan een 1e instap zijn maar evt. ook al een SV.

• Een kleuter werd eind september 2,5j. Zijn ouders die uit

het buitenland komen, willen hem inschrijven m.i.v.

17/11…

De kleuter miste zijn instap en kan pas starten op de

volgende instapdag.

Contactpersonen

Verificateur

Dossierbeheerder schoolbeheerteam

Dossierbeheerder werkstation

agodi.academie@vlaanderen.be

www.agodi.be

12/11/2019

25

Vragen?