portimagazineseptember 2012 BRIO4YOU

3 Editoriaal

4 BRIO4YOU

MyBroker: de iPad-applicatie van Portima

nu beschikbaar!

6 Klantenzone

“Ook wij willen onze klanten de mogelijkheid bieden om

snel online de nodige informatie te kunnen raadplegen”

8 BRIO4YOU v9.5

Overzicht van de laatste nieuwigheden

10 BRIO4YOU

Portima tot uw dienst

12 E-Marketing

E-marketing: Een andere manier om het vertrouwen

van uw klanten te winnen

13 Elektronische facturatie

Zoomit: het is begonnen!

14 BRIO4YOU in cijfers

Bedankt voor uw vertrouwen!

15 Tips & Tricks

Wist u dat..

Als u PortiMagazine BRIO4YOU in elek-tronische vorm in uw mailbox wenst te ontvangen, kunt u uw e-mailadres door-geven op onze website www.brio4you.be of op BEN via http://ben.portima.be

PortiMagazine BRIO4YOUin uw mailbox?

PortiMagazine BRIO4YOU is een magazine van Portima

Verantwoordelijke uitgever:

Claude Rapoport

Coördinatie:

Valérie Dechamps

Realisatie:

www.mindsetting.be

Heeft u vragen of opmerkingen over een artikel in

verband met onze diensten? Bel dan onze Infoline op

het nummer 02/661.44.64.

U kunt dit magazine ook bekijken en downloaden via

onze website: www.brio4you.be

Question TimeStuur ons het juiste antwoord door op de volgende vraag en win

2 bioscooptickets. We geven in totaal 25 x 2 tickets weg, dus aarzel niet en

waag uw kans!

Vraag :Welke uitspraak is de juiste?

Mogelijke oplossingen:a) MyBroker is enkel beschikbaar voor eindklanten.

b) MyBroker is enkel beschikbaar voor makelaars.

c) MyBroker is beschikbaar zowel voor eindklanten als voor makelaars.

Vul het antwoord online in op www.brio4you.be/nl/questiontime.html

De winnaars worden persoonlijk op de hoogte gebracht.

Beste makelaar,

Onze klanten zijn elke dag actief op het internet en de

groeiende interesse in de iPad is een fenomeen binnen

onze maatschappij.

Grijp uw kans! Download ‘MyBroker’ in de App Store op

uw iPad en toon het aan uw klanten

Zoals de film, die getoond werd tijdens MOVIE4YOU

en op onze website, het voorstelde zal u werkelijk

uw papieren dossiers kunnen achterlaten en met uw

klanten samen hun dossiers bekijken op een interactief

scherm.

In dit nummer vindt u meer informatie over MyBroker,

de Klantenzone en over de andere nieuwigheden in het

BRIO4YOU-gamma zoals het formulier van aangiftes

van schadegevallen en automatische selecties en

rapporten.

Het ligt ons nauw aan het hart uw leven te

vergemakkelijken en u te helpen om deze

technologieën te gebruiken.

Veel leesplezier,

Claude Rapoport

Gedelegeerd Bestuurder

Editoriaal

3

BRIO4YOU

MyBroker: de iPad-applicatie van Portima nu beschikbaar!

Met deze applicatie, die speciaal ontwikkeld

is voor de iPad, kunt u uw gegevens van uw

klanten overal meenemen. Gedaan met hun

dossiers af te drukken voor u bij hen langsgaat:

u kunt ze rechtstreeks tonen op uw iPad. Dankzij

een zoekfunctie kunt u makkelijk het volledige

dossier van elk van uw klanten terugvinden. De

toepassing is niet alleen ecologisch, maar ook

intuïtief, handig en u wint er kostbare tijd mee!

Momenteel is de applicatie enkel beschikbaar op

de iPad, maar tegen het einde van het jaar zal de

app compatibel zijn met de andere tablets. Wij

zullen u hiervan uiteraard op de hoogte houden.

Omdat wij u willen aanmoedigen te

kiezen voor meer mobiliteit bovenop

MyBroker, hebben wij met onze partner

het mobiele aanbod van PortiLink

heronderhandeld.

Zo kunt u vanaf heden een WIFI-

verbinding aanvragen bij uw PortiLink

Easy- of Professional-product.

Bovendien wordt de prijs van de 3G

PortiLink Mobile Everywhere vanaf 1

oktober verlaagd naar 30 EUR BTW incl.

of 25 EUR BTW exc. per maand!

Een belangrijke prijsverlaging zodat u in

alle comfort MyBroker kunt ontdekken.

Voor meer informatie over onze WIFI-

en Mobile Everywhere-verbindingen,

surf naar www.portilink.be.

Goed nieuws wat betreft het mobiele aanbod van PortiLink!

We hadden het al aangekondigd, maar de app is nu beschikbaar! U kunt onze nieuwe toepassing, MyBroker vanaf heden gratis downloaden. .

Hoe MyBroker verkrijgen?Als u de contracten van uw klanten graag op uw

iPad wilt raadplegen en tonen, dan kan dit erg

makkelijk.

Het enige waar u over moet beschikken is een

beveiligde verbinding van Portima. Dit is nodig

omdat MyBroker een professionele applicatie

is waarmee u toegang heeft tot al uw klanten,

zonder enige beperking. U moet dus een WIFI

PortiLink-verbinding (beschikbaar bij een

PortiLink Easy of Professional) hebben op kantoor

of een 3G PortiLink Mobile Everywhere-connectie

om bij uw klanten verbinding te kunnen maken.

Voor de rest volstaat het gewoon om de applicatie

gratis te downloaden in de App Store om te

profiteren van de maximale mobiliteit die onze

nieuwe toepassing u biedt.

4

Bied uw klanten de klantversie van MyBroker aan!Beschikt u over een website? Hebt u de functie

‘Klantenzone’ al geactiveerd en een deel van

uw klanten online toegang gegeven tot hun

gegevens? Aarzel dan niet om hen voor te stellen

de klantversie van MyBroker te downloaden! Het

is in feite niets anders dan een iPad-versie van de

Klantenzone (binnenkort eveneens beschikbaar

op de andere tablets).

De klanten met toegang kunnen dan de gegevens

van hun contracten en schadegevallen raadplegen

op hun iPad, en zelfs hun contracten en andere

documenten (in pdf-formaat) als u ze daar

toegang toe hebt gegeven. Zo kunnen ze waar én

wanneer ze maar willen hun verzekeringsdossiers

consulteren! U kunt ze zelfs, als u dat wenst,

een overzicht tonen met alle acties die u heeft

ondernomen in hun schadedossiers.

Uw klanten kunnen u overigens via hun iPad op

de hoogte brengen van een adreswijziging, een

geboorte of eender welke verandering van hun

gegevens, via een formulier dat u vervolgens

onmiddellijk in uw BRIO4YOU-beheerpakket kan

behandelen.

Kortom, de klantversie van MyBroker is een

nieuwe dienst die u uw klanten gratis kunt

aanbieden en waarmee u de relatie met uw

klanten verder kunt versterken!

Uw klanten zijn geïnteresseerd? Om MyBroker te raadplegen hebben uw klanten

op hun iPad een eenvoudige internetverbinding

met WIFI of 3G nodig.

Omdat zij enkel hun eigen gegevens kunnen

raadplegen volstaat een authenticatie met een

e-mailadres en paswoord om de toegang tot hun

persoonlijke gegevens te beveiligen.

De enige voorwaarde om MyBroker te kunnen

gebruiken is dat ze al toegang hebben

gevraagd op uw site. Vervolgens volstaat

het dat ze de applicatie downloaden in de

App Store om toegang te hebben tot hun

gegevens! Eenvoudig, niet?

Om alles te weten over hoe de applicatie

MyBroker functioneert en wat de

mogelijkheden zijn, kunt u de video op de

Hulp nodig met…

...de installatie en het gebruik van MyBroker (makelaarsversie)?

...de ‘Klantenzone’ op uw site te lanceren?

U kunt vanaf heden een nieuwe opleiding volgen:

‘MyBroker op iPad en de Klantenzone op PC’. Deze is gratis

tot 31 december 2012!

Aarzel niet om u ervoor in te schrijven via de site

www.brio4you.be, tabblad ‘Opleidingen’.

Bestel vanaf vandaag een specifieke coaching over dit

onderwerp. Onze coach komt ter plaatste om samen met

u de Klantenzone in te stellen op uw site. Hij toont u hoe

u toegangsaanvragen van klanten moet behandelen, hoe

formulieren te gebruiken, enz.

Om u in te schrijven, surf naar www.brio4you.be,

tabblad ‘COACH4YOU’.

home-pagina van www.brio4you.be raadplegen.

Of scan de QR-code hiernaast om rechtstreeks naar

de App Store te gaan en MyBroker te downloaden.

5

Interview ‘De Klantenzone’

De Klantenzone is een van de tools die dit jaar bij Portima in de schijnwerpers staan. Sinds de lancering is het aantal makelaars dat met de Klantenzone werkt alsmaar meer gegroeid. Hierdoor kunnen hun eindklanten alvast hun verzekeringsdossiers online raadplegen. Maar wat drijft makelaars tot het werken met deze tool? We gingen poolshoogte nemen bij het Verzekeringskantoor Rossignol in Ternat.

een website hebben, met een knop of link naar

de Klantenzone. Rossignol creëerde zijn website

in samenwerking met Webassur. Hij koos om

onder andere met de maatschappijcatalogus te

werken, zodat hij volop gebruik kon maken van

de banners, logo’s, pdf-en en minisites die de

maatschappijen ter beschikking stellen.

Om zijn klanten te informeren dat zij via deze

link hun eigen klantendossiers kunnen raadplegen

heeft Yves Rossignol hen een e-mail gestuurd.

Yves Rossignol: “De respons was initieel laag,

maar inmiddels hebben toch 54 klanten toegang

tot de Klantenzone. De langzame start heeft er

echter voor gezorgd dat ik op mijn eigen tempo

de gegevens van de klanten heb kunnen verifiëren

en alle overbodige documenten heb kunnen

schrappen.” Yves preciseert bovendien dat de

groep van gebruikers tegen alle verwachtingen in

zeer verscheiden is en men kan bijvoorbeeld niet

zeggen dat alleen jongere klanten geïnteresseerd

zijn. “Meer nog,” gaat Yves verder, “ouderen

“Ook wij willen onze klanten de mogelijkheid bieden om snel online de nodige informatie te kunnen raadplegen”

Yves Rossignol, de kantoorverantwoordelijke, is

een fervente gebruiker van de Klantenzone vanaf

het prille begin. “Je moet mee zijn en kunnen

concurreren met de banken. Mensen werken nu

eenmaal ‘9-to-5’ en als ze ’s avonds thuiskomen,

willen ze u onmiddellijk kunnen bereiken,” vertelt

hij. Dankzij de Klantenzone kunnen klanten

hun makelaar 24 uur op 24 eenvoudig een

bericht sturen dat rechtstreeks in BRIO belandt.

“Iedereen gaat voor alles eerst op het internet

een kijkje nemen en de maatschappij evolueert

hierin verder. Ook wij willen onze klanten de

mogelijkheid bieden om snel online de nodige

informatie te kunnen raadplegen.” vervolgt hij.

Een gestage groei

Naast snel en doeltreffend communiceren is het

raadplegen van contracten en schadegevallen

ook één van de handige mogelijkheden van de

applicatie. Maar vooraleer men de Klantenzone

ter beschikking kan stellen, moet men uiteraard

6

zullen juist nieuwsgierig zijn naar deze nieuwe

technologieën en het fijne ervan willen weten.

Terwijl jongeren en mensen van middelbare

leeftijd eerder alleen uit noodzaak –omdat ze

overdag werken- en door tijdsgebrek toegang tot

hun klantenzone willen hebben.”

De Klantenzone op punt stellen was eenvoudig,

maar de eerste versie was volgens hem niet

echt overzichtelijk en er waren te weinig

kleurschakeringen. Maar omdat Yves vanaf het

begin in de toekomst en de mogelijkheden van

de Klantenzone geloofde was hij een van de

vroege gebruikers. “Iemand moest het voortouw

nemen ook al stond het project nog in zijn

kinderschoenen. De huidige versie daarentegen

is een hele vooruitgang, ik heb écht alle

mogelijkheden, zoals schadegevallen, formulieren

en verbonden documenten geactiveerd, “ aldus

Yves. Hij merkt eveneens op dat het uiterst handig

is dat men met één e-mailadres toegang kan

krijgen tot meerdere dossiers (zie kader).

Dat belooft voor de toekomst…

De alsmaar sneller op elkaar volgende

verbeteringen en bijkomende functionaliteiten

maken dat ze bij Verzekeringskantoor Rossignol

erg opgetogen zijn over de toekomst van

de Klantenzone. Yves heeft vooral hoge

verwachtingen van de iPad-versie van de

Klantenzone, die vanaf september beschikbaar

is: “Deze versie moet hét werkinstrument voor

de makelaar worden. Het gebruik ervan zal vooral

professioneler overkomen. Men kan in deze

tijd niet met papieren dossiers blijven werken.

Alles zal evolueren naar digitaal en papierloos.

” Ook wat betreft de toekomstige evolutie van

de tool ziet hij niets dan voordelen; ter plaatse

gaan bij een schadegeval, fotograferen en foto’s

onmiddellijk in het juiste dossier toevoegen, een

factuur inlezen,… Om maar enkele voorbeelden

te noemen van mogelijke toekomstige opties.

“Best in september na de release van de iPad-

versie, toch nog eens mijn klanten informeren

over de Klantenzone!” besluit Yves.

Bedankt voor het interview!

BRIO4YOU versie 9.0Bij de laatste update van de BRIO4YOU-

beheerpakketten werd de praktische

functie, dat men met één e-mailadres

meerdere dossiers kan openen in

de Klantenzone, toegevoegd. Zo kan

bijvoorbeeld de directeur van een

KMO met één e-mailadres zowel zijn

persoonlijke verzekeringsdossiers

raadplegen als die van zijn bedrijf. Hij ziet

beide dossiers in één Klantenzone en kan

op zijn scherm vlot van dossier wisselen.

Bovendien zit er geen limiet op het aantal

dossiers dat men met één e-mailadres

kan raadplegen. En het omgekeerde is ook

mogelijk! Men kan namelijk één dossier

met een onbeperkt aantal e-mailadressen

raadplegen. Bijgevolg kan zowel een

boekhouder als de directeur met hun

eigen adres het verzekeringsdossier van

een onderneming consulteren.

"Je moet mee zijn en kunnen concurrerenmet de banken."

7

BRIO4YOU v9.5

Overzicht van de laatste nieuwigheden

Eind september 2012, krijgt

de Klantenzone er een nieuwe

functionaliteit bij: uw klanten

zullen rechtstreeks een eenvoudig

schadegeval kunnen aangeven en

u een document (foto, scan van,

enz.) in bijlage kunnen toesturen…

Deze aangifte belandt onmiddellijk

in BRIO4YOU waar u ze verder kunt

behandelen. Het bijlagedocument

dat uw klant u eventueel heeft

toegestuurd, kan u vervolgens

automatisch integreren in het

klantendossier.

Deze nieuwe mogelijkheid draagt

bij tot het versterken van uw relatie

met uw klanten en vermindert

bovendien de tijd die u nodig heeft

om het schadedossier te verwerken.

De Klantenzone: om het klantenvertrouwen te vergroten

Zoals u al weet, is het mogelijk om op

uw website een Klantenzone te creëren.

Dankzij deze zone kunnen de klanten die

u toegang hebt gegeven, hun gegevens en

verzekeringsdocumenten (die u selecteert)

raadplegen. Ze kunnen u eveneens eenvoudig

informatie of een gegevenswijziging doorgeven

met behulp van formulieren. Die informatie

integreert u indien gewenst vervolgens

gemakkelijk in uw BRIO4YOU-beheerpakket.

Versie 9.5 van BRIO4YOU voorziet in een

uitbreiding van de mogelijkheden binnen de

Klantenzone:

Als u dat wenst, zal u uw klanten aanvullingen

kunnen tonen die u zelf hebt gekozen. Tot

voor kort verschenen deze velden alleen bij

de personaliseerbare synthese die u kunt

afprinten voor uw klanten. Voortaan kunt u

ervoor kiezen dat deze velden ook zichtbaar

zijn in de Klantenzone. U geeft zo meer

uitgebreide informatie aan uw klanten.

De laatste nieuwigheid in de Klantenzone

betreft de authenticatie van uw klanten met de

elektronische identiteitskaart. Ze hoeven zich

niet meer te identificeren met een e-mailadres

en paswoord. Het volstaat dat ze hun e-id en

hun PIN-code invoeren om toegang te krijgen;

een veiligere identificatie dan die met login en

paswoord!

Geautomatiseerde rapporten om uw productiviteit te verhogen

De evolutie van de klantenportefeuille

opvolgen is een cruciaal element voor iedere

kantoorverantwoordelijke … BRIO en BRIOplus

bieden u, wat dit betreft, de mogelijkheid

zeer specifieke selecties te maken om uw

portefeuille op te volgen. Door de veelheid

aan gegevens in uw beheerpakket en de

eindeloze selectiemogelijkheden, kan een

selectie creëren veel tijd in beslag nemen; tijd

waarover u misschien niet beschikt. Daarom

hebben wij een werkgroep opgericht voor

het opstellen van een lijst van interessante

selecties (zoals bijvoorbeeld de evolutie van

het zakencijfer en het aantal nieuwe zaken

per maand). Het doel: Portima ontwikkelt deze

selecties en u laat ze automatisch uitvoeren op

regelmatig terugkerende tijdstippen. Gedaan

met tijdverlies door manipulaties: u ontvangt

de resultaten rechtstreeks in BRIO en BRIOplus

en u hoeft niets anders te doen dan ze te

raadplegen!

Eind november 2012, zal versie 9.5 van BRIO4YOU in productie gaan.Bovenop een reeks aanvragen die rechtstreeks van de Users Clubs BRIO en BRIOplus komen, zorgt deze versie ervoor dat BRIO4YOU compatibel wordt met de evoluties op de markt. Maar de belangrijkste nieuwigheden betreffen de drie grote thema’s, die de rode draad vormden in de ontwikkelingen van dit jaar: de Klantenzone, de verhoging van uw productiviteit en de dematerialisatie.

Nieuw, vanaf september !

8

De dematerialisatie wordt voortgezet...

Met PLWplus kunt u gemakkelijk uw kantoor

papierloos beheren, met talloze mogelijkheden.

In versie 9.5 breiden de functionaliteiten

verder uit en wordt er een nieuwe tool

toegevoegd. U zult namelijk in één keer alle

documenten (e-mails, gescande documenten,

enz.) aan één bepaald dossier kunnen

toewijzen. U hoeft ze niet langer één per

één toe te wijzen, maar u kunt ze wel nog

elk apart een beschrijving geven of er een

agendamelding aan toevoegen. Nuttig en

handig, met deze tool zal u zeker kostbare tijd

winnen!

Opkuis en archivering van uw database

De jaren gaan voorbij en de gegevens en

contracten in uw beheerpakket stapelen

zich op. Om de veelheid aan informatie te

kunnen sorteren, wordt de tool voor opkuis en

archivering in BRIO4YOU constant verbeterd.

Met versie 9.5 van BRIO4YOU kunt u

bijvoorbeeld risico-objecten die niet meer

verzekerd zijn, automatisch deactiveren. Een

programma speurt alle risico-objecten op die

niet meer verbonden zijn aan een contract,

vervolgens kan u, als u dat wenst, verdergaan

met de deactivatie van deze objecten. Deze

functionaliteit is eveneens een aanwinst in

het kader van de informatie die u wilt tonen

aan uw klanten in de Klantenzone, aangezien

de risico-objecten die niet gedeactiveerd zijn

zichtbaar blijven voor de klanten.

Om nog meer compatibel te zijn met de evoluties op de markt

Internet Explorer 9 en 10

Alle nodige ontwikkelingen zijn

gerealiseerd om de BRIO4YOU-

beheerpaketten compatibel te maken met

de laatste nieuwe versies van Internet

Explorer. U kunt dus zonder problemen

werken met versie 9 en 10 van Internet

Explorer.

SEPA

De bankdomicilieringen in BRIO en

BRIOplus zijn aangepast om conform te

zijn met de standaarden vastgesteld door

SEPA, in het kader van de harmonisatie

van domicilieringen in Europa.

Ter herinnering, dankzij deze harmonisatie

is het even gemakkelijk om een

domiciliëring in euro in Europa uit te

voeren als in België. Momenteel blijft

de oude domiciliëring naast de nieuwe

bestaan, maar vanaf 1 februari 2014 zal

de nieuwe domiciliëring de oude volledig

vervangen.

Aangezien niet meer de banken maar de

schuldeisers met de nieuwe regeling de

domicilieringen zullen beheren, is het met

BRIO en BRIOplus bovendien mogelijk om

zelf de domiciliëringsmandaten te beheren

Hypothecaire leningen Op aanvraag van makelaars die een

betere opvolging van de contracten inzake

hypothecaire leningen wensen zijn enkele

velden toegevoegd aan het scherm. U

beschikt zo over preciezere informatie

in BRIO4YOU terzake, waardoor u uw

contracten optimaal en professioneler

kunt beheren.

9

Opleidingen die constant evolueren, voor een snel en gemakkelijk leerproces

Uw BRIO4YOU-beheerpakket evolueert? Onze

opleidingen ook! Bovenop de releasenota die

u gedetailleerd de nieuwigheden in elke versie

uitlegt, is elke belangrijke nieuwe functionaliteit

onmiddellijk het onderwerp van een opleiding met

als doel u deze functionaliteit zo snel mogelijk aan

te leren.

Zo stellen wij bijvoorbeeld, met de lancering van de

applicatie MyBroker, u alvast een nieuwe opleiding

voor: MyBroker, de Klantenzone op de iPad.

Ons aanbod aan opleidingen omvat altijd

een complete waaier van de belangrijkste

functionaliteiten van uw beheerpakket, zelfs de

meest recente kan u er vinden!

Om u bovendien aan te moedigen alle nieuwe

functionaliteiten te leren, organiseren wij

regelmatig acties zodat u gratis een of andere

opleiding kunt volgen (zie kader).

GRatIs OPLeIdINGeNProfiteer nog van de laatste weken van onze actie!

Tot eind december bieden wij u

onderstaande opleidingen gratis aan:

Uw kantoor zonder papier met

de module PLW(plus)

MyBroker op iPad en de

Klantenzone op PC

Aarzel niet om u in te schrijven

op www.brio4you.be, tabblad

'opleiding'!

Natuurlijk, bij uw aanschaf van BRIO4YOU biedt

Portima u gratis twee halve dagen opleiding

aan, om goed te starten met uw beheerpakket.

In totaal zijn er niet minder dan 17 opleidingen

(13 voor het gedeelte verzekeringen en 4 voor

boekhouding) die wij u voorstellen om de

functionaliteiten in uw beheerpakket grondiger

te leren kennen.

Onze opleidingen hebben talloze voordelen:

Decentralisatie: al onze opleidingen zijn

gedecentraliseerd. U kunt dus dicht bij huis

opleidingen volgen en tijdverlies door het

verkeer vermijden.

Uniek thema: tijdens elke opleiding

focust men zich op één specifiek thema.

Zo kunt u een functionaliteit grondig leren

kennen en de opleidingen kiezen geheel in

functie van uw noden.

Korte duur: op een enkele uitzondering na

duren al onze opleidingen maar een halve

dag. Zo kunt u zich beter organiseren en

bent u niet verplicht een volledige dag te

reserveren voor uw opleiding.

Uw beheerpakket verrijkt zich elk jaar meer en meer: nieuwe functionaliteiten, uitbreidingen, verbeteringen… Ons doel is duidelijk: u de tools aanbieden aangepast aan de noden van de hedendaagse maatschappij, zodat u het hoofd kan bieden aan de concurrentie, die alsmaar sterker wordt. Maar deze ontwikkelingen op zich volstaan niet, want om het beste te halen uit uw beheerpakket is ook een goede kennis van de mogelijkheden onontbeerlijk.

Dit is onze uitdaging en de reden waarom Portima een reeks diensten ter beschikking stelt aan iedereen met één enkel doel: u helpen uw BRIO4YOU-beheerpakket beter te kunnen hanteren om zo uw productiviteit te verhogen!

BRIO4YOU

Portima tot uw dienst

10

Voor BRIOstartup, BRIOclassic en BRIO:

Tel.: 02/404 44 22Fax : 02/404 40 13E-mail : help.brio@portima.com

Voor BRIOplus:

Tel.: 02/404 40 00Fax : 02/404 40 13E-mail : help.brioplus@portima.com

Onze dienst is bereikbaar alle werkdagen

van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30.

Hoe bereikt u ons Brokers Contact Center?Verschillende niveaus: van sommige

functionaliteiten zijn er meerdere

opleidingen die enkel verschillen in graad

van verdieping. U kunt dus kiezen voor het

niveau (basis of geavanceerd) dat u wilt

volgen in functie van voorgaande kennis van

de functionaliteit.

Accreditatie: al onze opleidingen zijn

geaccrediteerd. Voor elke opleiding in

BRIO4YOU krijgt u drie punten in het kader

van voortgezette vorming.

Flexibiliteit: U kiest niet alleen zelf of u

al dan niet een opleiding wenst te volgen,

maar vooral ook wie in uw kantoor welke

opleiding volgt, waar en wanneer. Geheel in

functie van wat u het best past!

Om te zien welke opleidingen allemaal

beschikbaar zijn en om u ervoor in te schrijven,

consulteer onze site BRIO4YOU

(www.brio4you.be), tabblad ‘opleiding’.

Coachings om je productiviteit een boost te geven

Kunnen jongleren met alle functionaliteiten

van BRIO4YOU zorgt ervoor dat u kostbare

tijd wint en een hoger rendement behaalt.

Daarom lanceerde Portima twee jaar geleden

COACH4YOU. Dit heeft als doel het gebruik van

functionaliteiten, die niet optimaal aangewend

worden, te perfectioneren om u vervolgens tips

te kunnen geven over hoe de functionaliteit nog

beter te hanteren.

Nieuw: de specifieke coaching!

Vanaf september presenteren wij een nieuwe

vorm van coaching: de specifieke coaching. Zoals

de naam aangeeft, zal deze coaching focussen op

één specifieke functionaliteit.

U kunt een specifieke coaching aanvragen voor

de volgende vier thema’s: de Klantenzone,

PLW/PLWplus, Briefwisseling en E-marketing.

Meer dan bij een gewone opleiding heeft een

coaching als objectief u te helpen procedures uit

te werken om gemakkelijker te werken met de

gekozen functionaliteit. Toegepast en gebaseerd

op uw eigen werkmethode, zal deze coaching u

toelaten een nieuwe functionaliteit aan te leren

of optimaal te gebruiken.

COACH4YOU: een blijvende waarde

Een ‘algemene’ coaching blijft vanzelfsprekend

ook nog mogelijk. Het principe ervan is

eenvoudig: een coach analyseert op uw vraag

het gebruik van BRIO4YOU in uw kantoor.

Met deze analyse komt de coach langs bij u

op kantoor, waar hij met u de werkwijze van

u en uw medewerkers bespreekt. Vervolgens

geeft de coach gepersonaliseerde suggesties

over hoe BRIO4YOU efficiënter kan aangewend

worden in uw kantoor. Nadien analyseren we het

gebruik van BRIO4YOU nogmaals, om te zien of

het invoeren van de suggesties vruchten heeft

afgeworpen.

En er mag gezegd worden dat deze dienst erg

gewaardeerd wordt. Al meer dan 250 makelaars

hebben er beroep op gedaan en de reacties zijn

unaniem: dankzij de coaching ontdekt u veel

over het functioneren van uw beheerpakketten

en hoe uw productiviteit verder verhogen.

Om meer te weten te komen over coachings

(specifiek en algemeen) en om er aan te vragen,

surf naar onze site www.brio4you.be, sectie

‘COACH4YOU’.

Ons Brokers Contact Center gratis tot uw dienst

U heeft een probleem met uw beheerpakket?

Een foutmelding verschijnt en u weet niet hoe

u verder moet? Aarzel dan niet om beroep

te doen op ons Brokers Contact Center. Onze

ploeg van experts staat u gratis ter beschikking

om uw probleem zo snel mogelijk op te

lossen. En dat zijn geen loze woorden! Al sinds

enkele jaren gaan wij concrete en duidelijke

engagementen aan. Zo engageren wij ons om

80% van jullie oproepen binnen de 30 seconden

te beantwoorden. Verder engageren wij ons

om voor 80% van al uw vragen een antwoord

te formuleren binnen de 2 uur en voor 90%

binnen de 4 uur. Deze engagementen worden

permanent gemeten, en indien nodig nemen

we maatregelen, om u de best mogelijke

dienstverlening te waarborgen.

Onze resultaten zijn uiterst positief: sinds begin

dit jaar hebben wij deze twee objectieven

niet alleen gehaald, maar zelfs overstegen: wij

hebben 94% van uw oproepen binnen de 30

seconden beantwoord; en 90% van jullie vragen

opgelost binnen twee uur en 93% binnen vier

uur.

U vindt onze engagementen terug op BEN

(http://ben.portima.be), waar we elke maand

onze resultaten publiceren. Aarzel niet om ze te

consulteren.

11

E-Marketing

e-marketing: een andere manier om het vertrouwen van uw klanten te winnen

E-marketing samengevat

E-marketing is een verzamelnaam voor alle

mogelijke acties die u kunt ondernemen om

een dienst of product via de media of een

digitaal communicatiekanaal te promoten.

De voordelen van e-marketing zijn talrijk:

U kunt er doelgericht en gepersonaliseerd

mee communiceren, hierdoor zullen de

ontvangers zich aangesproken voelen en

worden ze aangezet tot het lezen van uw

berichten.

Als u uw klanten regelmatig nieuwsbrieven

verstuurt, dan onderhoudt u uw relatie

met hen. U kunt hen eveneens toelaten

deze berichten aan anderen te laten lezen.

Kortom, u bevestigt nogmaals uw relatie

met uw klanten en indirect creëert u

prospecten.

U kunt de statistieken van uw mailing

opvragen: Wie heeft de mail gelezen?

Welk onderwerp interesseerde hen het

meest? Enz. Met deze kennis kunt u nog

doelgerichter communiceren.

Het is goedkoop: door e-mails te versturen

bespaart u druk- en verzendingskosten.

Uw klanten segmenteren: kinderspel

Voor men van start gaat is het van primordiaal

belang dat u de klanten kent waaruit

uw database is opgebouwd: Wie zijn uw

belangrijkste klanten? Welke contracten

hebben zij? Voor wat zijn ze nog niet

verzekerd? Samengevat: wat kunt u voorstellen

aan wie en wat is het profiel van elk van uw

klanten? Het is duidelijk, van zo gauw u hierop

het antwoord kent, houdt niets u tegen een

uiterst doelgerichte service te bieden aan uw

klanten.

Naast de mogelijkheid uw klanten zelf te

segmenteren in uw beheerpakket, bevatten

BRIO en BRIOplus de functionaliteit ‘Selectie

en rapport’, die toelaat zeer precies te bepalen

wat uw doelgroep is in functie van uw criteria.

Kan u maar weinig tijd wijden aan dit werk?

Neem dan een kijkje in de ‘bibliotheek van

selecties’ binnen BRIO en BRIOplus: deze

omvat tientallen vooropgestelde selecties, u

moet niets meer doen dan ze uitvoeren om

het resultaat te kunnen gebruiken.

Een massa-e-mail of een newsletter versturen, enkele muisklikken volstaan

Portima heeft de tools ‘Addemar’ en

‘Brokermail’ geïntegreerd in BRIO en

BRIOplus. Met deze tools kunt u gemakkelijk

een elektronische mailing sturen naar uw

doelgroep, zonder risico om op een zwarte lijst

te belanden.

De mailings daarna opvolgen is eveneens zeer

makkelijk: een statistische tool toont u wie uw

bericht heeft gelezen en welke onderwerpen ze

aangeklikt hebben. Voor u rest er niets anders

dan conclusies trekken.

En wat als u nog niet alle e-mailadressen

hebt van uw klanten? U kunt ze altijd een

mailing per post sturen. En omdat zo een

mailing opvolgen niet gemakkelijk is hebben

wij in BRIO(plus) een link gecreëerd tussen

de agenda en de selectiemodule. Zo kunt

u elke keer als u een selectie uitvoert, een

agendamelding plaatsen in het dossier van

de bestemmelingen. Zo weet u perfect welke

berichten u naar welke klanten hebt gestuurd

en wanneer u ze hebt verstuurd. Als de

ontvanger van een bericht reageert, moet u

enkel nog de agendamelding sluiten.

Zin om de e-marketingtools beter te leren

gebruiken? Er zijn opleidingen en specifieke

coachings georganiseerd rond dit thema. Aarzel

niet om u in te schrijven en surf naar

www.brio4you.be.

Het is een feit: om uw zaak te kunnen uitbreiden, moet u het vertrouwen winnen van klanten en er nieuwe weten aan te trekken. Om u te helpen met deze twee uitdagingen heeft Portima tools voor u, gegroepeerd in BRIO4YOU onder de naam ‘E-marketing’. Dankzij deze tools zal u erin slagen de relatie met uw huidige en potentiële klanten nog meer te versterken.Laten we een blik werpen op de mogelijkheden van ‘E-marketing’ in BRIO4YOU.

12

Elektronische facturatie

Zoomit: het is begonnen!

Uw vervaldagberichten versturen op elektronische wijze, is vanaf nu mogelijk met BRIO of BRIOplus en Zoomit! De eerste testfase van enkele makelaars is overtuigend. Als u zelf uw boekhouding doet, verhindert niets u nog om uw facturen ecologisch te versturen!

Zoals u al weet, met Zoomit kunt u uw

facturen op elektronische wijze versturen. De

voordelen ervan zijn talrijk:

U vermindert de taken en administratieve

kosten die u heeft met het versturen van

uw vervaldagberichten.

De verzending is sneller.

Dankzij de op voorhand ingevulde

overschrijving, zijn er geen fouten

meer met bedragen of gestructureerde

mededelingen.

De berichten geraken niet meer verloren.

Ze worden dus sneller betaald.

Kort samengevat, uw facturatie beheren

zal aanzienlijk vergemakkelijkt worden. En

daarbovenop is het ook nog eens voordelig

voor het milieu want u bespaart op papier,

enveloppen, postzegels…

Voor uw klanten is het eveneens erg handig:

één klik en het is betaald. Geen enkele

extra ingave is nodig en ze kunnen achteraf

eenvoudig alle facturen terugvinden die u

verstuurd hebt.

Een vlotte overgang

U bent geïnteresseerd in elektronische

facturatie maar u wilt eerst eens zien hoe

het in zijn werk gaat? Dat is geen probleem,

met BRIO en BRIOplus, kunt u bepalen voor

welke klanten u elektronische facturatie

wenst. U bent dus niet verplicht om voor

alle klanten die keuze te maken. We raden u

overigens aan om in het begin te kiezen voor

een simultane verzending, dit wil zeggen per

post en tegelijkertijd met Zoomit. Uw klant

ontvangt zo tegelijkertijd zijn factuur per post

en met Zoomit. Hij kan dan kiezen hoe hij zijn

facturen ontvangt.

Na het versturen van uw vervaldagbericht met

Zoomit, ontvangt u 2 bestanden. Het eerste is

een ontvangstbevestiging, dat u informeert dat

de klant uw factuur goed heeft ontvangen, en

als het geval zich voordoet de reden waarom

de klant de factuur niet ontvangen heeft. Het

tweede bestand informeert u of uw klanten

ervoor gekozen hebben om ze op elektronische

wijze te blijven ontvangen. Hierdoor zal de

facturatiewijze geparametreerd worden in

BRIO of BRIOplus. Als de klant niet gereageerd

heeft blijft uw beheerpakket de simultane

verzending toepassen.

Geïnteresseerd?

Om meer te weten over de werking van

Zoomit, aarzel niet om France Desmet, Product

Manager van BRIO4YOU te contacteren via het

e-mailadres

france.desmet@portima.com.

13

BRIO4YOU in cijfers

Bedankt voor uw vertrouwen!

U bent met meer en meer om te kiezen voor een beheerpakket BRIO4YOU. Bovendien kennen zowel de oude als de nieuwe functionaliteiten die we u ter beschikking stellen een groot succes.

Een blik op enkele cijfers

U bent vandaag met meer dan 2.400

kantoren, ofwel 7.000 gebruikers om te

werken met een product uit het BRIO4YOU-

gamma. Dit betekent een algemene groei van

10% in 2011. BRIOplus kent een nog grotere

stijging in gebruikersaantal.

Al de gerealiseerde ontwikkelingen, in het

kader van de evolutie van de BRIO4YOU-

beheerpakketten, hebben als doel u te helpen

uw productiviteit te verhogen. Zo was de eerste

missie van Portima het helpen vermijden van

dubbele ingaven. Dit betekende tijdwinst en

het voorkomen van fouten.

De integratie van antwoordrecords - wat

de dubbele ingave vermijdt - is dus van

primordiaal belang. En dat heeft u goed

begrepen, want er worden meer dan 50.000

antwoordrecords verwerkt per week, of met

andere woorden meer dan 10.000 per dag!

Onder de geavanceerde functionaliteiten,

genieten de PLW- en PLWplus-modules uw

voorkeur. Terwijl de PLW-module ervoor

zorgt dat u papierloos uw kantoor kunt

beheren, gaat de PLWplus-module met meer

doorgedreven functionaliteiten nog veel verder

in het papierloos maken van uw kantoor. Meer

dan 1.000 kantoren opteren voor deze modules

en uploaden maandelijks meer dan 800.000

documenten. Dit betekent dat u met minder

en minder bent om zich te begeven naar een

papieren archiefkast om een vraag van een

klant te beantwoorden. De modules bieden

dan ook een aantal significante voordelen:

elk geüpload document is onmiddellijk

beschikbaar voor alle medewerkers in uw

kantoor. U beschikt altijd over de meest

recente informatie, u wint tijd en plaats en het

is ecologisch.

Deze resultaten zijn een teken van uw

vertrouwen en moedigen ons aan om op de

ingeslagen weg verder te gaan.

14

Tips & Tricks

Wist u dat....

Om de manuele ingave van contracten te

vereenvoudigen, kunt u meerdere risico-

objecten in één keer toevoegen aan uw

contract.

In creatie of wijziging van een contract

gaat u naar het tabblad Waarborgen en

klikt u vervolgens op de knop 'Meerdere

risico-objecten toevoegen'.

Er verschijnt een venster met het

overzicht van de actieve risico-objecten

van de verzekeringsnemer. U kunt het

overzicht uitbreiden naar de objecten

van de familie, van een groep e.d. Vink

de toe te voegen objecten aan en klik op

'Opslaan'.

Vink vervolgens de waarborg(en) aan

die voor elk van deze objecten van

toepassing is (zijn) en bevestig door op

'OK' te klikken.

... u meerdere risico-objecten in één keer kunt toevoegen aan een contract ?

1

1

2

2

15

Met MyBroker, de door Portima ontwikkelde applicatie voor tablet, consulteert u de dossiers van al uw klanten waar u zich ook bevindt! Gebruiksvriendelijk en ecologisch, MyBroker biedt u maximale mobiliteit !

Download deze revolutionaire toepassing gratis in de App Store of ontdek MyBroker op www.mybroker.be.

…dankzij de nieuwe applicatie van Portima!

Uw klantendossiers op tablet …

VANAF

S E P T E M BE

R20